Manuale d'uso. Versione 1.0

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1 Manuale d'uso Versione 0

2 Indice generale Introduzione a Zimbra Web Client...8 Componenti di Zimbra...9 Compatibilità dei browser...10 Log in...10 Hai dimenticato la password?...11 Se termina la sessione...12 Navigare in Zimbra...12 All'accesso viene visualizzata una schermata simile a quella indicata di seguito:...12 Tre opzioni per la "visualizzazione"...13 Funzionalità dell'interfaccia utente...14 Tasti di scelta rapida...16 Ricevere ed organizzare le Personalizzare la pagina iniziale delle Ricevere una Visualizzazione delle Campi del riquadro di lettura...19 Lavorare con le conversazioni...19 Messaggi in una conversazione...20 Leggere le Il riquadro di lettura...20 Visualizzazione HTML nelle Componenti di una Visualizzazione di un allegato...22 Segnare una come non letta...23 Impostazione delle preferenze delle Stampare una Organizzare le utilizzando le cartelle...25 Panoramica delle cartelle Mail...25 Condividere le cartelle di posta...26 Spostare le Ordinare le dal pannello di contenuto...27 Eliminare una Svuotare il cestino...27 Gestione della posta indesiderata...28 Spam...28 Contrassegnare una come posta indesiderata:...28 Svuotare la cartella Posta indesiderata...28 Opzioni della posta indesiderata...29 Impostare le opzioni della posta indesiderata...29 Comporre ed inviare Comporre una nuova Utilizzare un editor HTML...32 L'utilizzo del controllo ortografico...33 Aggiungere un allegato...34 Allegati: Tipi di file supportati...35 Richiesta Conferma Lettura

3 Completamento automatico dell'indirizzo...36 Salvare il proprio lavoro...36 Rispondere ad una Inoltrare una Opzioni delle Firme non inviate...40 Impostare un indirizzo di inoltro...40 Utilizzo dei Tag...41 Lavorare con i tag...41 Creare un tag...41 Assegnare un tag ai messaggi...43 Eliminare un tag...45 Applicare una flag...46 Utilizzo delle cartelle...46 Creare una cartella...47 Rinominare una cartella...48 Eliminare una cartella...48 Creazione dei filtri...49 Condizioni ed azioni dei filtri...49 Condizioni...49 Azioni...50 Utilizzare le opzioni Tutte o Alcune...50 Utilizzo dei filtri...50 Ordinare i filtri...50 Creazione di un filtro...50 Creazione di un filtro nella cartella dei filtri di posta...51 Creazione di un filtro da una Modifica di un filtro...55 Eseguire un filtro sui contenuti esistenti...56 Approfondimento: condizioni ed azioni dei filtri...56 Condizioni...57 Azioni...57 Azioni molteplici...58 Filtro jolly...58 Personalizzazione delle ...5\9 Impostare una notifica ...5\9 Creare una risposta automatica...60 Gestione di diversi account...60 Creare un account...60 Recuperare le da un account esterno...62 Informazioni necessarie...62 Ricezione messaggi dall'account esterno...62 Aggiungere un account esterno...62 Iscriversi ad un feed RSS...64 Dimensione della posta...66 Modifica il fuso orario...67 Gestione della Rubrica

4 Visualizzazione dei contatti in Rubrica...68 Aggiungere un nuovo contatto...6\9 Aggiungere indirizzi dalla rubrica...72 Rubrica Globale...72 Aggiungere i contatti automaticamente...73 Creare un Gruppo di contatti...73 Importare la rubrica...74 Esportare la rubrica...75 Stampare la rubrica...75 Modificare le informazioni di un contatto...75 Eliminare i contatti...76 Condividere la rubrica...76 Gestione dell'agenda...77 Visualizzazione dell'agenda...77 Creazione di una agenda...77 Assegnare un colore ad una agenda...7\9 Visualizzazione di più agende...7\9 La visualizzazione Elenco...80 La visualizzazione pianificazione...80 Importazione di agende ical...81 Esportazione dell'agenda ical...81 Inviare l'orario liberi/occupati...82 Invia link orari liberi/occupati...82 Condividere le agende...83 Stampare un'agenda...83 Cancellare un'agenda...84 Pianificare appuntamenti, riunioni ed eventi...85 Creare un appuntamento...85 La scheda Dettagli Appuntamento...85 Finestra di dialogo Aggiunta Rapida Appuntamento...86 Aggiunta Rapida Appuntamento...88 La scheda "dettagli dell'appuntamento"...89 La scheda Trova partecipanti...92 La scheda Pianificazione...\93 La scheda Trova Luoghi...94 Creare un appuntamento ricorrente...\95 Modificare un appuntamento...\97 Eliminare un appuntamento...98 Stampare un appuntamento Trasformare un messaggio in appuntamento Trasformare una in un appuntamento Inserire un contatto in un appuntamento Rispondere ad un invito Modificare la risposta di un invito Impostare le preferenze Salvare e cancellare le modifiche delle preferenze Generali Mail

5 Visualizzazione dei messaggi Ricezione messaggi Accesso da altri client di posta Composizione Firme Rubrica...10\9 Account...10\9 Agenda Creazione appuntamenti Condivisione Dispositivi mobili Wiping del dispositivo mobile Importa/Esporta Tasti di scelta rapida Zimlet Gli Impegni Creare un nuovo elenco impegni Creare un nuovo Impegno Aggiungere un impegno rapidamente Modifica od aggiornamento di un impegno Spostare un impegno Eliminare un impegno Ordinare gli impegni Stampare l'elenco di impegni Ricerca degli impegni in base allo stato Importare gli impegni Esportare gli Impegni Condividere gli Impegni Documenti Creare un nuovo blocco note Creare una nuova pagina Formattazione di una pagina del Blocco Note Formattazione di una pagina mediante l'editor di testo Aggiunta di uno stile di paragrafo Aggiungere una tabella alla pagina Aggiunta di un foglio di calcolo alla pagina Aggiungere allegati, immagini e link alla pagina Formattazione HTML Condividere un Blocco note Valigetta Creare una cartella nella valigetta Aggiungere file alla Valigetta Visualizzazione dei file nella Valigetta Lavorare nella valigetta Aprire un file Spostare i file Applicare un tag al file Inviare una con link ad un file

6 Inviare un file come allegato Condividere le cartelle della valigetta Ricerca Sintassi della ricerca Utilizzo della ricerca rapida Ricerca avanzata Ricerca di messaggi utilizzando la ricerca rapida Ricerca di messaggi utilizzando la ricerca avanzata Utilizzare * come jolly nella Ricerca Condivisione cartelle Individuare i privilegi di accesso Come funziona la condivisione? Condivisione delle cartelle di posta Condivisione della rubrica Condivisione delle agende Condivisione degli impegni, Blocco note e valigetta Impostazioni della condivisione Annullare o modificare una condivisione Accettare l'invito della condivisione Lavorare all'interno di una cartella condivisa Link ad elementi condivisi Gestire le condivisioni

7 Introduzione a Zimbra Web Client Zimbra Web Client (ZWC~) è un software completo per la messaggistica e la collaborazione che offre la possibilità di gestire , rubriche, agende ed elenchi di impegni in modo ottimale. Le pagine che seguono, pertanto, costituiscono un manuale essenziale ed esaustivo, che ha lo scopo di fornire all'utente le cognizioni necessarie per poter utilizzare correttamente ed efficientemente il sopraccitato groupware. Va, inoltre, precisato che la struttura modulare di Zimbra consente di selezionare i "moduli" che devono essere "attivati" a seconda delle necessità. Zimbra Web Client comprende, infatti, due differenti tipologie di client: il client Avanzato, basato su Ajax, offre il set completo di funzionalità ed è utilizzabile solo con i browser più recenti e con una connessione ad internet veloce. il client Standard è ottimo quando la connessione ad internet è lenta oppure quando gli utenti preferiscono un client basato su HTML. Attenzione: Alcune delle funzionalità esplicate in questa guida, che descrive Zimbra Web Client Avanzato, potrebbero non essere "disponibili" sul proprio account, in quanto non abilitate dall'amministratore. 8

8 Componenti di Zimbra Le principali componenti di Zimbra sono finalizzate alla gestione della posta elettronica, della rubrica, dell'agenda e dei documenti, senza dimenticare la possibilità di effettuare "preferenze" (una peculiarità che costituisce un'importante funzionalità~). Al fine di offrire una rapida panoramica delle potenzialità del groupware, nella sottostante tabella sono elencate le caratteristiche principali di ciascun componente. Componenti Caratteristiche Consente di...: comporre ed inviare nuove allegare diverse tipologie di file alle proprie leggere e rispondere alle inoltrare ad uno o più destinatari modificare la visualizzazione delle scegliendo tra conversazione o messaggio effettuare ricerche fra le , gli allegati e in altre aree creare cartelle personalizzate per organizzare le creare tag per organizzare le , i contatti, ecc.. creare i filtri per le in arrivo designandole a precise cartelle configurare il proprio account per ricevere da account POP3 condividere le proprie cartelle Rubrica creare e gestire differenti rubriche aggiungere facilmente i contatti presenti nelle importare ed esportare elenchi di contatti condividere le rubriche Agenda creare e gestire agende multiple creare appuntamenti, incontri ed eventi visualizzare la disponibilità dei partecipanti importare ed esportare le agende condividere le agende Impegni creare una lista degli impegni creare liste di impegni multipli aggiungere allegati ai propri impegni gestire un impegno, impostare la priorità e visualizzarne l'evoluzione condividere il proprio elenco impegni con altri utenti Documenti creare diversi documenti rendendoli disponibili sul web (tabelle, fogli di calcolo ecc.) realizzare i documenti utilizzando un editor HTML aggiungere immagini e creare dei collegamenti alle pagine web. condividere i propri documenti. Valigetta caricare qualsiasi tipo di file nella valigetta in modo da potervi accedere ogni volta che si accede a Zimbra creare diverse cartelle per organizzare i file caricati condividere le proprie cartelle presenti nella valigetta 9

9 Preferenze gestire la funzionalità delle proprie , della rubrica e dell'agenda creare filtri di posta elettronica configurare l'inoltro automatico delle ad un altro account creare messaggi di notifica quando si è fuori ufficio e definire quando attivarli scegliere una lingua differente per ciascun utente configurare diversi indirizzi Compatibilità dei browser Poiché Zimbra Web Client è progettato per lavorare sfruttando un browser Internet, al fine di evitare problemi di compatibilità, si consiglia di utilizzare Internet Explorer 7/8, Firefox 3.0/3.5 o versioni successive. Considerato quanto appena detto, in Zimbra vanno seguite le seguenti linee guida generali: il tasto indietro del browser vi reindirizza alla pagina precedentemente visualizzata; allo stesso modo è possibile utilizzare il pulsante Avanti. non usate il pulsante "aggiorna" per ricaricare la pagina web, in quanto sarà riavviata la sessione di Zimbra utilizzata. Log in Qualsiasi accesso ad un account necessita di un log in, che si basa principalmente sull'inserimento di un nome utente e di una password. Tuttavia, anche prima della fase di "autenticazione" informatica, è possibile accedere alla visualizzazione standard di Zimbra. Illustrazione 1: Accesso a Zimbra Al fine di favorire una corretta convalida delle credenziali, è necessario seguire la seguente procedura: Aprire una finestra del browser e digitare l'indirizzo fornito dall'amministratore di Zimbra. Ad esempio: Nota: nella maggior parte dei casi la modalità di accesso predefinita potrebbe essere impostata su un client Avanzato per default. 2. Nella schermata di login, digitare il nome utente (potrà essere richiesto l'inserimento del proprio indirizzo completo come nome utente) e la password. Ad esempio: 10

10 3. nome utente: password: myra123 La password sarà visualizzata mediante asterischi, al fine di proteggere la privacy dell'utente. E' possibile memorizzare le proprie credenziali di accesso sul computer che si sta utilizzando sino al termine della sessione, scegliendo l'opzione ricorda nome utente e password su questo computer: in tal modo non sarà necessario effettuare il login al riavvio del browser durante la giornata. Se si dimentica, inoltre, di "uscire" da Zimbra (effettuando il log out), la sessione rimarrà attiva fino alla sua scadenza. Tale scadenza è configurata dall'amministratore di sistema. N.B.: Se Zimbra è attivo nel browser, ma non vi è alcun accesso alle per un determinato periodo di tempo, la sessione termina. Sarà necessario, quindi, eseguire nuovamente l'accesso. Fare clic su Entra. Per impedire ad altri l'accesso al proprio account di posta elettronica, è consigliato utilizzare sempre il link Esci per chiudere la sessione. Illustrazione 3: Uscire da Zimbra Dopo aver completato la procedura di log in, ogni utente può cambiare l'impostazione predefinita: Selezionate Preferenze> Generali. 2. Scegliete Avanzato o Standard nella sezione Opzioni di accesso. Illustrazione 2: Definizione delle Opzioni di accesso 3. Fate clic su Salva. Al prossimo accesso l'opzione selezionata verrà considerata come predefinita. Hai dimenticato la password? Se avete dimenticato la password, dovete contattate l'amministratore di Zimbra per reimpostarne una nuova. 11

11 Se termina la sessione Il sistema può essere configurato con un timeout di sessione, che viene chiusa automaticamente, se rimane inattiva per un periodo di tempo prestabilito. L'amministratore, infatti, ha la possibilità di impostare una "durata massima" della sessione e decidere, ad esempio, l'arco di tempo nel quale si può effettuare l'accesso, indipendentemente dall'esecuzione di una qualsiasi attività. Pertanto è possibile che venga riproposta periodicamente la schermata di login, anche se si è già loggati. Qualora si verifichi tale evento, è sufficiente effettuare nuovamente la procedura di accesso al proprio account per continuare a lavorare. Navigare in Zimbra All'accesso viene visualizzata una schermata simile a quella indicata di seguito: Illustrazione 4: Navigare in Zimbra Per quanto riguarda la schermata di Zimbra si faccia riferimento alla seguente tabella: Numero 1 2 Descrizione La barra di intestazione include: la barra di ricerca e i pulsanti Salva e Avanzate (utili per effettuare ricerche in Zimbra) sono collocati a destra di Avanzate La barra degli strumenti e formata da: tab degli Strumenti, suddiviso in varie "schede", ognuna delle quali può essere selezionata per accedere agli strumenti disponibili di Zimbra. Nel nostro esempio è attiva la scheda 12

12 i pulsanti di azione consentono di eseguire le attività disponibili per l'applicazione che si sta utilizzando. Nel nostro esempio i pulsanti di azione per vengono visualizzati nella barra degli strumenti La panoramica comprende: il nome utente con cui si accede a Zimbra la dimensione delle , ossia lo spazio occupato in memoria dall'insieme delle missive le directory, organizzate in una struttura ad albero e suddivise in cartelle di sistema (In arrivo, Inviato, Bozze, Posta Indesiderata, Cestino) ed eventuali cartelle create dall'utente. le ricerche effettuate, che possono essere salvate per usi futuri i tag creati dall'utente (cliccando su uno di essi, è possibile visualizzare rapidamente tutti i messaggi salvati con lo stesso tag). Zimlet, che contiene diverse applicazioni da utilizzare all'interno della casella di posta. un Mini-Calendario, che può essere disattivato, accedendo a Preferenze> Calendario. Pannello dei contenuti. Il contenuto di quest'area cambia a seconda delle applicazioni in uso. Nel schermata presa in considerazione, vengono visualizzati tutti i messaggi o le conversazioni presenti nella cartella "in arrivo". Nel Riquadro di lettura viene visualizzato il "corpo" della selezionata Nel messaggio di posta elettronica mostrato, si può osservare: Zimlet contatti: cliccando su un nome presente in una , esso viene aggiunto rapidamente come contatto della rubrica. Zimlet agenda: cliccando su un appuntamento in qualsiasi messaggio di posta elettronica, è possibile aggiungerlo rapidamente all'agenda. Cliccando su una data, inoltre, si possono visualizzare rapidamente tutti gli appuntamenti presenti. Tre opzioni per la "visualizzazione" É possibile rendere visibile il corpo di una selezionata, sfruttando due differenti tipi di visualizzazione: riquadro di lettura sotto e riquadro di lettura a destra. Qualora non si desideri tale opzione, Zimbra consente all'utente di disattivare il riquadro di lettura. Per impostare, ad esempio, il riquadro a destra dell'elenco delle missive, è sufficiente cliccare su Visualizza, presente sulla barra degli strumenti, e selezionare Riquadro di lettura a destra. 13

13 Illustrazione 5: Riquadro di lettura a destra Funzionalità dell'interfaccia utente L'interfaccia di Zimbra Web Client include molte funzioni utili. I Menu a tendina sono caratterizzati da una piccola freccia rivolta verso il basso, collocata accanto all'icona del "pulsante azione" (presente nell'apposita barra degli strumenti). Cliccando sul pulsante nuovo, viene eseguita una specifica azione (come ad esempio aprire una nuova finestra di composizione) Cliccando sull'icona a forma di freccia, viene visualizzato il menu a tendina, contente diversi comandi selezionabili dall'utente Il drag and drop indica il "cliccare" su un oggetto virtuale e il "trascinarlo" (drag) in un'altra posizione, dove viene rilasciato (drop) Possiamo, infatti, cliccare e trascinare i messaggi, le conversazioni e gli impegni, spostandoli tra le varie cartelle. Il bordo "mobile" è utile per modificare il riquadro di lettura, aumentandone o diminuendone le dimensioni. Per farlo, è sufficiente cliccare sul bordo, che separa l'elenco delle dalla visualizzazione delle stesse, e trascinarlo verso il basso o verso l'alto a seconda delle esigenze. Oggetti "cliccabili": Zimbra modifica il cursore del mouse in una mano quando si seleziona un link o un'icona su cui è possibile eseguire una determinata azione. 14

14 Tool-tips: puntando con il cursore del mouse alcuni elementi, come -ad esempio- i pulsanti "azione" e gli indirizzi , viene visualizzata una piccola casella di testo, contenente una breve descrizione dell'icona o del comando selezionato. Il menu contestuale si attiva cliccando con il tasto destro del mouse su un oggetto (come ad esempio una cartella, una conversazioni o una ) e contiene tutte le azioni che l'utente può eseguire su di esso. L'esempio a sinistra raffigura il menu contestuale di Posta in arrivo. Il sopraccitato menu viene visualizzando, cliccando anche su: Conversazioni - l'utente può contrassegnare le conversazioni come lette o da leggere, applicare tag, eliminarle o spostarle in altre cartelle Messaggi - è possibile rispondere o inoltrare i messaggi, segnarli come letti o da leggere, applicare tag, eliminarli, spostarli in un'altra cartella, stamparli, visualizzare le informazioni dell'intestazione originale e creare un nuovo filtro Intestazioni dei messaggi - è consentito eseguire ricerche su un contatto, comporre una nuova inviandola al destinatario selezionato, aggiungere la stessa alla lista dei contatti personali, modificare il nome di un contatto Le informazioni sulla cartella compaiono, se si posiziona il cursore su una directory. Nel nostro esempio sono visualizzati il numero dei messaggi presenti nella cartella e le sue dimensioni Azioni con "selezioni multiple" In Zimbra, oltre alle basilari azioni con il puntatore del mouse (cliccando una volta si seleziona un elemento, mentre con un doppio clic è possibile "aprirlo"), esiste la possibilità di effettuare selezioni multiple, qualora sia necessario applicare la stessa azione su più oggetti. Per far ciò l'utente deve: tener premuto il tasto Ctrl, selezionando con un solo clic gli elementi desiderati tener premuto il tasto Shift, cliccare sul primo elemento e quindi sull'ultimo, per selezionare più file o cartelle adiacenti premere il tasto destro del mouse su uno degli elementi selezionati, per visualizzare il menu contestuale e scegliere il comando desiderato È possibile, ad esempio, selezionare più elementi e con il tasto destro del mouse scegliere Segna come non letto, Tag, Elimina o Sposta. L'azione scelta sarà applicata a tutti gli elementi selezionati. 15

15 Tasti di scelta rapida Molte delle funzioni e dei comandi presenti in Zimbra sono associati a tasti di scelta rapida presenti sulla tastiera. Per visualizzarne l'elenco è necessario accedere a Preferenze> Tasti di scelta rapida. Tale elenco può anche essere stampato o semplicemente visualizzato con la combinazione di tasti Ctrl + Q, mentre state lavorando. 16

16 Ricevere ed organizzare le Personalizzare la pagina iniziale delle Per impostazione predefinita Zimbra si apre mostrando la finestra della posta in arrivo, quindi tutti i messaggi presenti in essa vengono visualizzati nel riquadro di lettura. È possibile, tuttavia, modificare tale visualizzazione iniziale, al fine di rendere visibili solo alcune specifiche, utilizzando il campo Ricerca Mail predefinita in Preferenze> Mail. Illustrazione 6: Visualizzazione messaggi Per essere maggiormente esaustivi, sono stati formulati i seguenti esempi: per visualizzare solo i messaggi non letti, è necessario inserire nel campo Ricerca mail predefinita la stringa tipo: non letti. per visualizzare, invece, i messaggi che sono etichettati con tag specifici, bisogna inserire nel medesimo campo la stringa tipo Tag: <tagname>. per visualizzare i messaggi inviati in una cartella specifica attraverso un filtro , si deve digitare nel campo sopraccitato <NomeCartella>. Nota: utilizzate le virgolette, se la cartella o il tag contiene più di una parola. Per esempio: " da leggere". Ricevere una Viene verificata la presenza di un nuovo messaggio in base all'intervallo di tempo impostato (il valore predefinito è di 5 minuti), ma è possibile visualizzare -in qualsiasi momento- le nuove , utilizzando il comando Ricevi posta, e/o impostare avvisi per notificare l'arrivo di ulteriori missive, accedendo a Preferenze> Mail. 17

17 Illustrazione 7: Ricezione In particolare è possibile selezionare: Riproduci un suono - L'utente viene avvisato da un segnale acustico dell'arrivo di una nuova mail nella propria casella di posta. Tuttavia è necessario avere installato sul proprio computer QuickTime o Windows Media Player. Evidenzia la scheda Mail - L'icona Mail (vedi immagine sottostante) viene evidenziata all'arrivo di una nuova , se non si sta lavorando nella scheda stessa. Fai lampeggiare il titolo del browser - All'arrivo di una nuova mail il browser lampeggia fino all'apertura della scheda Mail. Mostra una notifica popup - Si apre un messaggio di avviso all'arrivo di una nuova mail, ma è necessario installare Yahoo! BrowserPlus. Visualizzazione delle Se si ricevono decine di al giorno, si consiglia di raggrupparle, per trovare rapidamente ciò che si sta cercando. A tal fine Zimbra offre due opzioni per la visualizzazione delle 1) Per messaggio - Le possono essere visualizzate nella posta in arrivo in base alla data. La barra degli strumenti indica quanti messaggi si stanno visualizzando e quanti ne sono presenti. Illustrazione 8: Visualizzazione per messaggio 2) Per conversazione - I messaggi sono riuniti per argomento, ossia vengono raggruppati in un'unica conversazione con lo stesso soggetto, anche se sono memorizzate in cartelle diverse. Il soggetto compare una sola volta nel riquadro di visualizzazione. 18

18 Illustrazione 9: Visualizzazione per conversazione Campi del riquadro di lettura Ogni messaggio o conversazione fa riferimento ad una barra, contenente differenti campi, aventi ciascuno una specifica funzione e di seguito analizzati in base alla loro posizione (partendo da sinistra e procedendo verso destra) Illustrazione 10: Campi del riquadro di lettura Casella di controllo - Utilizzate la casella di controllo per selezionare uno o più messaggi sui quali si vuole eseguire la stessa azione (ad esempio cancellare, spostare, segnare come già letti). Indicatore di conversazione - Se visualizzato, indica che il messaggio è parte di una conversazione. Flag - Si tratta di un elemento utilizzato per distinguere il messaggio o la conversazione da un più ampio numero di . Priorità - Il mittente ha assegnato al messaggio la massima priorità. Tag - All' è stato assegnato un tag, precedentemente definito. Stato - Indica se un messaggio è aperto o chiuso: se il testo è in grassetto, il messaggio non è stato letto. Da - Indica il nome o l'indirizzo del mittente. Allegato - Una graffetta indica la presenza di allegati in una . Oggetto - Oggetto dell' . Cartella - Mostra il nome della cartella in cui si trova il messaggio. Nella visualizzazione per conversazione, tuttavia, non viene visualizzato tale nome, poiché i messaggi possono essere presenti in più directory. Dimensioni - Indica la dimensione della o il numero di messaggi, se si utilizza una visualizzazione per conversazione. Ricevuto - Indica la data e l'ora della ricezione del messaggio. Lavorare con le conversazioni La visualizzazione per conversazione, come abbiamo già accennato, consente di mostrare i messaggi raggruppati per argomento, anche se salvati in cartelle differenti, facendo comparire l'oggetto della conversazione una sola volta. Il numero di messaggi presenti nella conversazione viene visualizzato tra parentesi nella colonna dimensioni. Le conversazioni contenenti messaggi non letti, inoltre, sono evidenziate in grassetto. 19

19 Messaggi in una conversazione È possibile leggere i messaggi raggruppati e classificati in ordine di data, compresi quelli inoltrati e le risposte inviate. Le conversazioni, però, non continuano all'infinito: se l'ultimo messaggio della stessa risale a 30 prima dell'ultimo inviato con lo stesso oggetto sarà iniziata una nuova conversazione. Leggere le In questo paragrafo rivedremo insieme alcuni punti (già analizzati) inerenti la visualizzazione e la lettura di una . In primis ricordiamo che, per leggere, una missiva è possibile scegliere tra: Visualizzazione per messaggio o Se avete il riquadro di lettura, cliccate su un messaggio per visualizzare il suo contenuto o Se non avete il riquadro di lettura, effettuate doppio clic sul messaggio, il quale vi sarà mostrato in una finestra separata Visualizzazione per conversazione o Cliccate sulla freccia nella riga di conversazione contenente il messaggio Illustrazione 11: Visualizzazione per conversazione Per quanto riguarda l'oggetto, esso è presente nella prima riga del corpo del messaggio. Se avete abilitato il riquadro di lettura, cliccate sulla linea che contiene l' da leggere, per visualizzarne il testo nel riquadro di lettura. In caso contrario effettuate doppio clic sulla linea che contiene il messaggio, per aprirlo in un'altra finestra. Il riquadro di lettura Come abbiamo già detto, il riquadro di lettura consente di leggere le dalla propria casella di posta elettronica senza doverla aprire. A seconda delle preferenze impostate, tale riquadro può comparire sotto l'elenco dei messaggi o alla sua destra. È possibile, in ogni caso, modificare la visualizzazione dal menu Visualizza presente sulla barra degli strumenti. Se avete il riquadro di lettura disabilitato facendo click sull' , essa viene visualizzata in una nuova finestra ed il messaggio viene contrassegnato come letto. Per regolare la dimensione del riquadro di lettura cliccare e trascinare la barra di divisione verso l'alto o verso il basso. Per attivare il riquadro di lettura cliccare sulla freccia accanto a Visualizza sulla barra degli strumenti e selezionare il riquadro di lettura. 20

20 Illustrazione 12: Inserire il riquadro di lettura Visualizzazione HTML nelle È possibile visualizzare le in due formati: Testo - I messaggi in formato testo sono quelli non strutturati sulla base del linguaggio HTML e possono sempre essere letti da altri client di posta elettronica. HTML. I messaggi in formato HTML possono avere la formattazione del testo e dello sfondo e contenere collegamenti ipertestuali. Per visualizzare i messaggi sempre in HTML è necessario: Accedere a Preferenze>Mail. 2. Abilitare Come HTML (se possibile). Illustrazione 13: Visualizzare le come HTML Componenti di una Un messaggio in Zimbra è composto da due sezioni principali: L'Intestazione del messaggio contiene le seguenti informazioni: o Oggetto - Breve descrizione del messaggio o Inviato da - Il nome del mittente e/o indirizzo o Data e ora in cui è stato ricevuto il messaggio o Per - Nome e/o indirizzo del destinatario o Allegati - Tutti i file allegati al messaggio di posta elettronica Il Corpo, ossia il contenuto dell' , può includere firme e/o testo inserito dal sistema di posta elettronica del mittente. 21

21 Visualizzazione di un allegato Le possono includere diverse tipologie di allegati, quali: documenti di Word fogli di lavoro file di testo file Zip immagini (bmp,jpg, ecc) applicazioni eseguibili I messaggi contenenti un allegato sono caratterizzati dall'icona, collocata accanto all'oggetto. Alcuni tipi di file, come immagini jpeg o file di testo, possono essere aperti su qualsiasi sistema informatico; altri, come i documenti di Microsoft Word, necessitano della stessa applicazione con la quale sono stati creati. Per visualizzare un allegato bisogna cliccare sul suo nome o sul link Scarica. Scegliete Valigetta, se volete salvare l'allegato nella valigetta di Zimbra. Illustrazione 14: Allegato in Zimbra Il seguente esempio fornirà ulteriori chiarimenti: Per aprire il file "Questionario_Fimesan..." (vedi illustrazione 14), è sufficiente cliccare sulla stringa di testo contente il suo nome e la sua estensione (.doc), ma solo se avete installato sul computer la corretta applicazione (ossia l'apposito programma di videoscrittura) Cliccando su Scarica, invece, comparirà una finestra di dialogo che richiederà l'apertura o il salvataggio del file. Illustrazione 15: Scaricare un allegato Se si sceglie il comando Salva file, un'ulteriore finestra di dialogo chiederà all'utente di selezionare la cartella in cui salvare l'allegato, rendendo possibile aprire il "Questionario" al di fuori di Zimbra. 22

22 Cliccando su Valigetta, l'utente decide di conservare una copia dell'allegato nella Valigetta di Zimbra, ma sarà necessario selezionare anche la cartella della Valigetta nella quale salvare il file. Scegliendo Rimuovi, si eliminerà l'allegato dall' . Esso, tuttavia, rimarrà presente nella memoria del computer o nella Valigetta, se è stato precedentemente salvato. Scegliete Anteprima, se impostata dall'amministratore, per aprire l'allegato. Segnare una come non letta Per default Zimbra segna i messaggi aperti come letti. Le conversazioni contenenti messaggi non letti sono evidenziate in grassetto. Tuttavia è possibile cambiare lo stato di un messaggio: Cliccate con il tasto destro sul messaggio Scegliete Segna come non letto L'utente, inoltre, può contrassegnare una conversazione, scegliendo dal menu contestuale l'opzione sopraccitata. In questo caso tutti i messaggi all'interno della conversazione saranno segnati con il medesimo stato. Se si decide, invece, di segnare come da leggere un singolo messaggio, tale stato verrà attribuito anche alla conversazione che lo contiene. Impostazione delle preferenze delle È possibile modificare le impostazioni per la marcatura delle (vedi paragrafo precedente), accedendo a Preferenze> Mail. Selezionate una delle seguenti opzioni presenti nell'area Quando leggo un messaggio nel riquadro di lettura: Illustrazione 16: Impostazioni della marcatura delle Segna immediatamente come letto - Non appena si fa clic su un messaggio per visualizzarlo nel riquadro di lettura, esso sarà contrassegnato come letto. Segna come letto dopo "x" secondi - Il valore predefinito è 5 secondi. Cliccando su un messaggio, dopo 5 secondi esso sarà segnato come letto. Non segnarlo come letto - I messaggi da leggere presenti nel riquadro di lettura non saranno mai contrassegnati con lo stato letto. Stampare una Per stampare una è sufficiente: Selezionare l' che si desidera stampare 2. Cliccare su presente sulla barra degli strumenti 23

23 3. 4. Scegliere la stampante Cliccare su OK per avviare il processo di stampa. Nota: non utilizzate il menu del browser File> Stampa, in quanto la pagina non sarà formattata correttamente ed il messaggio potrebbe risultare difficile da leggere. Per stampare una conversazione, includendo tutti i messaggi contenuti, è necessario: Cliccare con il tasto destro del mouse sulla conversazione che si vuole stampare e scegliere Stampa. Tuttavia, per far ciò, bisogna aver impostato la visualizzazione per conversazione. Illustrazione 17: Stampare una conversazione Appariranno due finestre o La prima mostrerà tutti i messaggi della conversazione raggruppati in un unico riquadro, mentre il numero totale di messaggi da stampare sarà visualizzato nella parte superiore. Nota: Se si desidera modificare la dimensione del carattere di stampa prima di stampare (vedi illustrazione 18), chiudete la finestra di dialogo del processo di stampa e cliccate su + o - (comandi presenti accanto alla dimensione del carattere in alto a destra). Dopo aver effettuato la scelta più rispondente alle vostre esigenze, cliccate sul pulsante Stampa del browser. o La seconda sarà la finestra standard di stampa: Scegliete una stampante. Fate clic su OK. Chiudete la finestra in oggetto. 24

24 Illustrazione 18: Modificare la dimensione del carattere di stampa Organizzare le utilizzando le cartelle Zimbra permette di organizzare i messaggi di posta elettronica (compatibilmente con la funzione di ricerca) in differenti modalità: tramite Cartelle - È possibile creare cartelle per organizzare le . tramite Filtri - Accedendo a Preferenze>Mail>Filtri, è possibile creare regole per classificare le in arrivo in base all'oggetto, al mittente o altre caratteristiche. tramite Tag - È possibile utilizzare i tag come etichette da applicare alle . L'utente può, quindi, sfruttare la funzione di ricerca per visualizzare tutte le con un determinato tag. Panoramica delle cartelle Mail Le cartelle di sistema di Zimbra sono Posta in arrivo, Inviati, Bozze, Posta indesiderata, e Cestino. Esse sono sempre visibili nella parte superiore dell'elenco delle cartelle, seguite da tutte le directory create, e non è possibile spostarle, rinominarle o eliminarle. Nella tabella seguente sono inserite ulteriori informazioni sulle sopraccitate directory di sistema. Nome Cartella Descrizione Posta in arrivo La cartella di Posta in arrivo contiene le ricevute e viene visualizzata per default all'accesso in Zimbra. Inviati Una copia di ogni messaggio inviato viene salvato nella cartella Inviati. I messaggi elaborati ma non inviati vengono salvati automaticamente (durante la composizione) nella cartella Bozze. Lo spam e la posta indesiderata vengono gestiti da un filtro anti-spam durante la ricezione delle . È possibile, comunque, visualizzare questi messaggi, spostarli od eliminarli. Bozze Posta indesiderata 25

25 Cestino Gli elementi eliminati vengono inseriti nel Cestino, finché non saranno manualmente cancellati dall'utente. In caso contrario saranno rimossi automaticamente e definitivamente dopo un periodo di tempo specificato dall'amministratore. Nota: Se l'account è stato importato da un altro software di posta elettronica, quale Microsoft Outlook, è possibile visualizzare tutte le cartelle presenti nel precedente sistema. Condividere le cartelle di posta È possibile condividere le cartelle di posta (incluse quella In arrivo e le varie sottocartelle), con utenti interni, ai quali si possono fornire differenti modalità di accesso. In questo caso una copia della directory condivisa sarà presente nel riquadro di visualizzazione dell'utente con cui si è effettuata la condivisione. Spostare le È possibile spostare le o le conversazioni da una cartella ad un'altra in due differenti modalità: Trascinate l'elemento selezionato nella cartella desiderata, presente nel riquadro Panoramica a sinistra. Illustrazione 19: Spostare una mediante drag and drop Selezionando la voce con il tasto destro del mouse e scegliendo, apparirà la seguente finestra di dialogo, in cui dovrete scegliere la cartella di destinazione prima di cliccare su OK: 26

26 Illustrazione 20: Finestra di dialogo: Sposta messaggio Se si spostano alcuni messaggi di una conversazione, quest'ultima apparirà in entrambe le cartelle. Ordinare le dal pannello di contenuto Ogni finestra contenente messaggi di posta elettronica, può essere ordinata sfruttando le colonne Oggetto, Da e Ricevuto. Per far ciò basta cliccare sul titolo della colonna, accanto al quale è visibile una freccia: se la freccia è rivolta verso l'alto, è possibile ordinare i messaggi in ordine crescente; se è rivolta verso il basso l'ordine sarà decrescente. L'utente può ordinare le mediante una sola colonna. Eliminare una Quando si elimina un messaggio, esso viene spostato nel Cestino. Per recuperare un messaggio cancellato basta trascinare il messaggio dal Cestino in un'altra cartella. Illustrazione 21: Recuperare un messaggio dal Cestino Svuotare il cestino È possibile eliminare i messaggi in modo definitivo dal Cestino, cliccando con il tasto destro sul Cestino e scegliendo il comando Svuota Cestino. 27

27 Illustrazione 22: Svuotare il cestino L'amministratore può impostare il periodo di tempo durante il quale le resteranno nel Cestino prima di essere eliminate definitivamente. Gestione della posta indesiderata La maggior parte della posta elettronica nota come spam o posta indesiderata, viene gestita da un filtro anti-spam prima che le raggiungano la cartella in arrivo. È possibile rivedere queste , spostarle o eliminarle. Se non spostate o cancellate, esse saranno eliminate dopo un determinato numero di giorni specificato dall'amministratore. Spam Se ricevete un elevato numero di indesiderate, spesso indicate come spam, contattate l'amministratore, il quale potrà creare delle regole di filtraggio. Contrassegnare una come posta indesiderata: Per contrassegnare un come posta indesiderata: Selezionate il messaggio nella cartella in arrivo 2. Scegliete il comando Operando in questo modo, l' sarà spostata nella cartella Posta indesiderata. Potrebbe capitare che i messaggi presenti nella posta indesiderata non siano realmente spam e che, quindi, l'utente voglia leggerli. Per far ciò è necessario: trascinare il messaggio nella cartella appropriata oppure selezionarlo e scegliere Posta legittima sulla barra degli strumenti il messaggio selezionato verrà spostato nella cartella della posta in arrivo 28

28 Illustrazione 23: Posta Legittima Svuotare la cartella Posta indesiderata Cliccare con il tasto destro sulla cartella Posta indesiderata e selezionare il comando Svuota Posta Indesiderata. Illustrazione 24: Svuotare la Posta Indesiderata Il contenuto della cartella Posta indesiderata sarà automaticamente eliminato dopo il periodo di tempo definito dall'amministratore. Opzioni della posta indesiderata Oltre alle regole di filtraggio già presenti per default, Zimbra consente all'utente di impostare le proprie preferenze, al fine di individuare gli indirizzi che si desidera bloccare all'interno della propria posta in arrivo. La finestra di dialogo sottostante è divisa in due campi: Illustrazione 25: Opzioni della posta indesiderata In Blocca messaggi da si devono specificare gli indirizzi dei mittenti, i cui messaggi saranno segnalati come posta indesiderata 29

29 In Permetti messaggi da, invece, si devono inserire gli indirizzi degli utenti da cui si desidera ricevere messaggi. Le provenienti da questi indirizzi non saranno mai bloccati. Non è necessario aggiungere tutti gli indirizzi fidati, ma solo quelli che inviano posta potenzialmente segnalabile come spam (ad esempio una newsletter a cui siete iscritti). Impostare le opzioni della posta indesiderata Per impostare le suddette opzioni: Accedete a Preferenze e selezionate Mail. 2. Nella pagina che si apre scegliete Opzioni posta indesiderata. 3. Inserite gli indirizzi nelle caselle appropriate, sia Blocca messaggi da sia Permetti messaggi da. È possibile inserire fino a 100 indirizzi per ciascun campo. 4. Cliccate su Salva sulla barra degli strumenti. 30

30 Comporre ed inviare Comporre una nuova Zimbra, oltre alle funzionalità standard per la creazione delle , consente di: utilizzare il completamento automatico di un indirizzo , per aiutarvi nella digitazione degli stessi nei campi A, Cc e Ccn allegare numerosi tipi di file supportati da Zimbra creare firme personalizzate da utilizzare nei messaggi di posta elettronica È possibile, inoltre, comporre un nuovo messaggio Cliccando su sulla barra degli strumenti. Cliccando con il tasto destro sul mittente nella posta in arrivo, e selezionando Nella scheda Composizione è possibile creare un nuova mail, così come viene mostrato di seguito: Illustrazione 26: Scheda Componi A seconda delle preferenze impostate, la pagina vuota si aprirà in una nuova scheda oppure in una finestra separata. Per completare una è necessario: inserire l'indirizzo del destinatario nei campi A e/o Cc. Digitare l'indirizzo nel campo oppure cliccare su per cercare i contatti nella lista degli indirizzi globale. 2. Aggiungere, se necessario, gli indirizzi nel campo Ccn, facendo clic su Mostra Ccn nella finestra di composizione. 3. Immettere l'oggetto del messaggio nel campo omonimo. 4. Inserire il corpo dell' nel campo di testo che appare sotto le icone di formattazione. Successivamente -dalla barra degli strumenti- potete scegliere: per controllare l'ortografia del messaggio. per aggiungere un allegato. 31

31 e selezionare Richiedi conferma lettura, se si vuole ricevere una notifica all'apertura del messaggio da parte del destinatario. Nota: il destinatario deve disporre dell'abilitazione di quest'ultima nella propria casella di posta, prima di ricevere un avviso. Illustrazione 27: Richiedi conferma lettura per inviare una . per salvare il messaggio come bozza nella cartella omonima. Qualora l'utente intenda recuperarlo, sarà sufficiente aprire la cartella sopraccitata e cliccare sul messaggio. Dopo averlo inviato, il messaggio sarà rimosso dalla cartella Bozze. per selezionare una firma definita precedentemente. Nota: Se si dispone di più indirizzi , verrà visualizzata una lista di account. Scegliete quello da utilizzare per il messaggio in oggetto. Qualora si inserisca - nell'apposito campo - un indirizzo non valido, l'utente ne sarà informato attraverso una finestra di dialogo. É possibile, inoltre, scegliere di inviare la missiva anche quando essa non potrà giungere al destinatario. Indirizzi CC e CCn Le abbreviazioni Cc e Ccn indicano rispettivamente Copia Carbone e Copia Carbone Nascosta: Cc consente di inviare la copia di un messaggio ad una persona, che non è il principale destinatario. Tutti coloro che ricevono un missiva tramite Cc possono visualizzare l'intero elenco degli utenti a cui è destinata l' . il campo Ccn contiene gli indirizzi dei destinatari in "copia carbone nascosta", ovvero coloro che riceveranno il messaggio, ma il cui indirizzo non apparirà tra i destinatari. Sarà possibile inviare un messaggio senza indirizzi nel campo A, qualora vi sia almeno un indirizzo in Cc o Ccn. Utilizzare un editor HTML Per la composizione delle è disponibile un editor HTML. Ciò consentirà all'utente di formattare il testo, scegliendo le dimensioni delle parole, il tipo di carattere, la posizione, il colore che esso dovrà assumere ecc. Per modificare rapidamente il formato di un unico messaggio, è necessario: 32

32 Scegliere Opzioni> Formatta come HTML per sfruttare tutti i vantaggi della formattazione Scegliere Opzioni> Formatta come testo normale per produrre il testo senza stile o formattazione. È possibile impostare l'editor HTML come editor di default accedendo a Preferenze> Composizione. Illustrazione 28: Composizione messaggi Nota: alcuni client di posta elettronica non accettano i messaggi formattati in HTML. L'utilizzo del controllo ortografico Per controllare l'ortografia del messaggio è sufficiente: Scegliere saranno evidenziate) sulla barra degli strumenti (le parole sconosciute Illustrazione 29: Controllo ortografico cliccare con il tasto destro del mouse su una parola evidenziata, al fine di far comparire un menu contestuale contenente le proposte di correzione. Illustrazione 30: Correzzione controllo ortografico Selezionare la parola corretta, la quale sarà evidenziata in un altro colore. 33

33 Illustrazione 31: Parola corretta Scegliere nella parte superiore del corpo, accettare i cambiamenti e chiudere il controllo ortografico. Nota: Prima di convalidare il controllo ortografico è sempre possibile cambiare una parola corretta, cliccando su di essa con il tasto destro e selezionando Ignora. Se si desidera rendere obbligatorio il controllo ortografico prima che un messaggio venga inviato, abilitate Controllo ortografico obbligatorio prima di inviare un messaggio accedendo a Preferenze> Composizione. Aggiungere un allegato I messaggi possono includere anche file in allegato quali documenti, fogli di calcolo, immagini, presentazioni e altri tipi di file. Per allegare un file a un messaggio: Componete il messaggio selezionate il comando ed apparirà la finestra di dialogo per la scelta del file da allegare Se potete accedere alla Valigetta, la finestra di dialogo vi consentirà di selezionare un file dalla directory omonima Illustrazione 32: Allegare file Scegliete Sfoglia.. per individuare il file da allegare. Selezionate il file e cliccate su Apri. Il nome del file sarà visualizzato nel campo Allega file 34

34 Tramite Aggiungi altri allegati potrete includere nuovi file. Cliccate su Allega e nella finestra di composizione appariranno i diversi allegati. Utilizzate per inviare il messaggio con gli allegati. Nota: i destinatari del messaggio di posta elettronica devono aver installato il software appropriato per aprire e leggere i file allegati. Allegati: Tipi di file supportati È possibile allegare ed aprire qualsiasi file direttamente da Zimbra, a condizione che si possieda la giusta applicazione e che l'estensione non sia bloccata dall'amministratore. Ad esempio, per aprire un documento creato utilizzando Microsoft Word, è necessario disporre di Microsoft Word sul proprio computer. Molti tipi di file possono essere aperti direttamente dal proprio browser, utilizzando vari plug-in. Tuttavia è necessario essere cauti, in quanto numerosi sono i virus che si diffondono mediante gli allegati. Per evitare ciò -in alcuni ambienti lavorativi- gli amministratori di sistema scelgono di bloccare le in entrata, se contengono particolari tipi di allegati (come quelli con estensione.exe o.zip). Si riportano di seguito alcune estensioni di file ampiamente utilizzate: Estensione.txt.htm.zip.exe.doc.jpg.gif.mpg.wmv.pdf Descrizione Indica un file contenente solo informazioni di testo, che può essere aperto e letto tramite una grande varietà di editor di testo quali Blocco note, WordPad, Word, browser. Indica un file HTML, ossia un particolare tipo di file di testo che viene aperto utilizzando un browser web. Indica un file compresso, che necessita di WinZip o altri programmi di compressione per essere letto e "espanso" Indica un file eseguibile o un file di programma. Effettuando un doppio click su di esso, viene lanciata l'applicazione. Indica un file di Microsoft Word che può essere aperto con il software citato oppure tramite OpenOffice. Indica un'immagine in formato jpeg, visionabile per mezzo di un browser o attraverso un programma di grafica (quali Paint o Adobe Photoshop). Indica un'immagine in formato gif, che può essere visionata con un browser o con un programma di grafica. Indica un filmato clip o un'animazione in formato mpeg, spesso riproducibile con un plug-in del browser o di un player come Windows Media Player. Indica un filmato in formato wmv (ossia un formato compatibile solo con Windows). Indica un documento in formato pdf, che può essere visionato all'interno del browser utilizzando un plug-in Adobe. 35

35 Richiesta Conferma Lettura È possibile essere informati dell'avvenuta lettura di una , selezionando Richiedi conferma lettura dal menu Opzioni, prima di inviare il messaggio. Tale conferma sarà automaticamente recapitata al mittente, quando il destinatario aprirà la missiva. Tuttavia, anche se l'utente richiede la ricevuta di ritorno, il destinatario può sempre scegliere di non confermarla (selezionando l'apposita opzione tramite il menu Preferenze> Mail. Nota: la ricevuta di ritorno non è attiva per i messaggi inviati ad utenti che utilizzano sistemi diversi da Zimbra. Completamento automatico dell'indirizzo La funzione di completamento automatico ha il compito di aiutare l'utente, "suggerendogli" i contatti da digitare nei campi A, Cc e Ccn : quando si inserisce l'iniziale del nome del destinatario, infatti, viene visualizzato un elenco con tutti i possibili contatti che iniziano con quella lettera. L'elenco scompare, qualora non ci siano ulteriori indirizzi. La sopraccitata funzione subentra digitato il testo nei campi: Nome, Cognome, indirizzo . Per essere maggiormente esaustivi, è stato formulato il seguente esempio. Digitando la lettera D (vedi illustrazione 33) nel campo A:, comparirà un elenco che potremo scorrere utilizzando i tasti freccia presenti sulla tastiera. Successivamente, posizionando il cursore del mouse sul nome dell'utente desiderato e cliccandovi sopra con il tasto sinistro (o con Invio), sarà possibile effettuare il completamento dell'indirizzo (illustrazione 34). Illustrazione 33: Auto-completamento indirizzi Illustrazione 34: Inserire indirizzo Salvare il proprio lavoro All'interno di Zimbra è possibile adottare le seguenti regole per il salvataggio di una se l'utente, durante la composizione del messaggio, clicca in un'altra porzione dello schermo, Zimbra richiederà il salvataggio del lavoro in corso (il messaggio sarà posizionato nella cartella Bozze). Tuttavia, per impostazione predefinita, le vengono salvate periodicamente nella directory sopraccitata (con una frequenza 36

36 impostata dall'amministratore) durante la loro composizione. Per default una copia di ogni inviata viene salvata nella cartella Inviati. Tali copie possono essere cancellate dall'utente in qualsiasi momento. É, comunque, possibile cambiare l'impostazione predefinita, selezionando Preferenze> Composizione ed accedendo alla sezione Messaggi inviati. Illustrazione 35: Preferenze dei Messaggi inviati Successivamente l'utente dovrà scegliere l'opzione Non salvare i messaggi inviati e cliccare su. Rispondere ad una È possibile rispondere ad una missiva oppure inoltrare il messaggio ad altri utenti, seguendo la procedura di seguito strutturata. Cliccate su, presente nella barra degli strumenti, per creare un messaggio di risposta. In tal modo - all'apertura della finestra di composizione di una nuova - il nome del destinatario comparirà automaticamente nel campo A: Utilizzando il comando, l' di risposta sarà inviata a tutti gli utenti presenti nei campi A:, Cc: e Ccn: del messaggio originale. Nota: Sfruttando entrambe le opzioni, nella risposta sarà presente anche il corpo originale del messaggio ma non gli allegati. Se la risposta, inoltre, è parte di una conversazione e nelle preferenze è impostato Includi messaggio originale e Prefisso del messaggio incluso >, il testo viene indicato con parentesi angolari. In presenza di un messaggio che è parte di una conversazione, modificando l'oggetto, si aprirà una nuova conversazione. Inserite la risposta. Scegliete sulla barra degli strumenti, se volete modificare la visualizzazione del testo del messaggio a cui state rispondendo: o Non includere il messaggio originale. o Includi originale come allegato. o Includi originale. o Includi testo originale con prefisso. o Includi originale con intestazioni e prefisso. o Includi solo l'ultimo messaggio. Cliccate su Nota: Se avete impostato la firma automatica, essa sarà inserita in tutti i vostri messaggi sulla base delle preferenze selezionate. 37

37 Inoltrare una Potete inoltrare una ad un altro indirizzo, includendo anche i file allegati del messaggio originale, seguendo le indicazioni di seguito elencate: Selezionate l'indirizzo a cui si desidera inoltrare il messaggio. 2. Scegliete sulla barra degli strumenti, per fa comparire la finestra di composizione (il testo del messaggio inoltrato sarà visualizzato nel corpo della nuova missiva, a meno che non abbiate deciso di inoltrare i messaggi come allegati in Preferenze> Mail). 3. Inserite i destinatari nei campi A, Cc o Ccn. 4. Inserite il testo del messaggio. 5. Scegliete E' possibile utilizzare il messaggio esistente come modello da inviare nuovamente. Per far ciò dovete cliccare con il tasto destro sul messaggio e selezionare Modifica come nuovo. Illustrazione 36: Modificare un messaggio come nuovo Opzioni delle Sono disponibili diverse funzionalità opzionali per le in Zimbra, in quanto potete: creare una firma, inoltrare le propria ad un altro indirizzo, personalizzare la pagina iniziale delle . Firme Una firma include il nome dell'utente ed -eventualmente- del testo aggiuntivo. Se decidete di formattare la firma utilizzando il linguaggio HTML, potete aggiungere anche collegamenti ipertestuali ed immagini. È possibile creare più di una firma e scegliere quale utilizzare durante la composizione del messaggio. Qualora, inoltre, abbiate configurato diversi indirizzi , potete assegnare ad ogni indirizzo una firma diversa. 38

38 Creare una firma 2. Accedete a Preferenze> Firme. Nel campo Nome Firma, digitate il nome da far comparire nella firma. Illustrazione 37: Scrivere una firma 1) Specificate la posizione della firma nel corpo del messaggio nella sezione Uso delle firme. Potete, infatti, selezionare: a. Sopra i messaggi inclusi b. Sotto il corpo del messaggio incluso 2) Cliccate, infine, su Aggiungi firma. Applicare una firma predefinita Se volete applicare una firma predefinita anziché crearne una nuova, dovrete: Accedere a Preferenze> Account. Illustrazione 38: Applicare la firma come predefinita ad un account 2. Selezionare il nome della firma dal menu a tendina accanto alla voce Firma. 39

39 non inviate A volte un messaggio può "rimbalzare", ossia non può essere inviato per un motivo specifico: il destinatario non ha un indirizzo valido o esistente (in tal caso verificate che si disponga dell'indirizzo corretto) il sistema di posta elettronica del destinatario respinge le missive (la sua casella di posta potrebbe essere piena). Se il messaggio viene rifiutato, si riceverà una notifica che comprende: almeno una parte del messaggio originale, alcuni messaggi di errore (generati dal sistema) che forniscono ulteriori informazioni. Impostare un indirizzo di inoltro È possibile identificare un indirizzo a cui trasmettere i messaggi ricevuti, conservarli o eliminarli automaticamente quando sono inviati: Accedete a Preferenze> Mail e -successivamente- a Ricezione messaggi. Illustrazione 39: Inoltrare una 2. Digitate un indirizzo nell'area All'arrivo di un messaggio: Inoltra una copia a. 3. Se si desidera eliminare automaticamente le mail dal proprio account, abilitate Non conservare una copia locale dei messaggi. 4. Scegliete 40

40 Utilizzo dei Tag Lavorare con i tag I tag sono fondamentali per classificare le , i contatti, gli impegni e gli appuntamenti e possono essere utilizzati anche per effettuare delle ricerche, se si vuole, ad esempio, visualizzare tutti i messaggi identificati con uno stesso tag. É possibile creare diversi tag ed applicarne diversi alle stesse ed ai contatti. Creare un tag Per creare un nuovo tag: Cliccate con il tasto destro su Tag nel Riquadro di visualizzazione e scegliete il comando Nuovo Tag. Illustrazione 40: Nuovo tag (1) 2. Selezionate una e cliccate su 3. Nella barra degli strumenti, scegliete Nuovo Tag. Illustrazione 41: Nuovo tag (2) 41

41 4. Cliccate con il tasto destro del mouse su una , selezionate -nel menu contestuale- Applica tag al messaggio e, successivamente, Nuovo Tag. Creare un nuovo tag Se desiderate creare un tag, dovrete: Selezionare Nuovo Tag per far apparire le seguente finestra di dialogo. Illustrazione 42: Finestra di dialogo per la creazione di un nuovo tag Illustrazione 43: Scelta del colore da applicare al tag Inserire il nome del Tag nel campo omonimo e scegliere un colore da applicarvi (illustrazione 43) 42

42 Convalidare il tutto tramite il comando OK. I nomi dei tag possono contenere qualsiasi carattere ad eccezione dei "due punti", dello slash e delle virgolette. Il nuovo tag sarà inserito nell'apposito elenco (presente nel riquadro di visualizzazione) e potrà essere applicato alle od ai contatti. Illustrazione 44: Visualizzazione dei tag nel riquadro di lettura E' possibile assegnare ai messaggi tag multipli, visualizzati con diversi colori. Illustrazione 45: Visualizzazione di più tag applicati ad una Assegnare un tag ai messaggi Un tag è simile ad un flag, ma, a differenza del secondo, l'utente può crearne ed applicarne diversi ad un singolo elemento (conversazioni, o contatti). Contrassegnare una voce utilizzando il drag and drop Trascinate i tag dal riquadro di sinistra sull'oggetto a cui si lo si vuole applicare. Illustrazione 46: Tag con il drag and drop Applicare un tag a un oggetto utilizzando i menu 2. Cliccate con il tasto destro sulla voce del riquadro dei contenuti. Scegliete Applica Tag al messaggio. 43

43 Illustrazione 47: Applicare un tag ai messaggi utilizzando i menu Rimuovere un tag da un elemento Cliccate con il tasto destro sull'oggetto dal quale si vuole eliminare il tag e scegliete Rimuovi tag (vedi illustrazione 48) Illustrazione 48: Rimuovere Tag 44

44 2. Selezionare il tag che si desidera rimuovere o scegliete il comando tutti i Tag per rimuoverli tutti. Per applicare (o rimuovere) un tag a più elementi contemporaneamente: Selezionate tutti gli elementi, sfruttando la corretta combinazione di tasti per la "selezione multipla" (vedi l'apposito paragrafo) 2. Cliccate con il tasto destro su uno degli oggetti selezionati e scegliete Nuovo tag o Rimuovi tag. Per trovare rapidamente i messaggi contrassegnati, potete: 1) cliccare su un tag nel riquadro a sinistra. Illustrazione 49: Tag Tutti i messaggi con il tag selezionato compariranno, allora, nel riquadro di visualizzazione. 2) digitare nel campo di ricerca tag: < nome di tag >. Illustrazione 50: Cerca tag (1) Eliminare un tag Per eliminare un tag: cliccate con il tasto destro sul tag presente nel riquadro a sinistra, scegliete Elimina. 45

45 Illustrazione 51: Elimina Tag Eliminando un tag, lo si rimuove da qualsiasi elemento a cui era applicato. Applicare una flag L'icona della bandiera nella lista dei messaggi indica una missiva che ha una priorità nella lettura. Attivare la flag Posizionate il cursore sulla colonna della flag (in corrispondenza del messaggio o della conversazione) per far apparire l'icona in trasparenza. Illustrazione 52: Applicare un flag Cliccate sulla sopraccitata icona per abilitare la flag. Illustrazione 53: Applicare un flag (2) Per disattivarla, è sufficiente cliccare nuovamente sulla stessa icona. Utilizzo delle cartelle Esistono due tipi di cartelle in Zimbra: le cartelle di sistema (In arrivo, inviata, posta indesiderata e cestino), che non possono essere spostate, rinominate o eliminate. le cartelle create dall'utente per organizzare le proprie . Esse sono inserite nell'elenco delle directory (presente nel riquadro di visualizzazione) ed il loro nome deve essere univoco all'interno delle , del calendario o della rubrica. 46

46 Creare una cartella Le cartelle personalizzate possono essere create all'interno di altre cartelle, comprese le directory di sistema. Non è possibile creare due cartelle con lo stesso nome all'interno della stessa directory. Creare una nuova cartella Scegliete o cliccate con il tasto destro del mouse nel riquadro di visualizzazione, selezionando successivamente Nuova cartella. Illustrazione 54: Creare una nuova cartella Apparirà la seguente finestra di dialogo Crea Nuova cartella. Illustrazione 55: Finestra di dialogo: Crea nuova cartella Assegnate un nome alla nuova directory, digitandolo nel campo Nome, e scegliete dove collocarla, cliccando su una cartella presente nell'elenco. Successivamente convalidate il tutto con il comando OK. 47

47 Rinominare una cartella Per rinominare una cartella definita dall'utente: cliccate con il tasto destro sulla cartella e scegliete Rinomina cartella. Illustrazione 56: Rinominare una cartella Quando apparirà la finestra di dialogo Rinomina cartella, digitate il nuovo nome nell'apposito campo e cliccate su ok. Illustrazione 57: Finestra di dialogo: rinomina cartella Nota: i nomi delle cartelle possono contenere qualsiasi carattere ad eccezione di "due punti", slash, virgolette. Eliminare una cartella Per eliminare una cartella definita dall'utente esistono due modalità: 1) Trascinate la cartella nel Cestino. Illustrazione 58: Eliminare una cartella 2) Cliccate con il destro sulla cartella e scegliete Elimina. 48

48 Illustrazione 59: Eliminare le cartelle Quando si elimina una cartella, il suo contenuto viene spostato nel cestino ma è possibile recuperalo, trascinandolo in un'altra directory. Se si desidera salvare alcuni messaggi prima di eliminarli, è sufficiente spostare gli stessi in un'altra cartella. Nota: il Cestino viene svuotato ad intervalli di tempo regolari definiti dall'amministratore. Creazione dei filtri Il sistema di filtraggio delle consente all'utente di creare delle regole per la gestione delle missive in arrivo e permette di: ordinarle in cartelle applicarvi automaticamente dei tag eliminarle Condizioni ed azioni dei filtri Ogni regola del filtro è costituita da una o più condizioni e/o azioni. Condizioni Le Condizioni comprendono: specifici indirizzi nei campi Da, A, Cc, messaggi di una dimensione specifica (espressa in Byte, KB o MB), data di ricezione (prima o dopo una determinata data), presenza o assenza di file allegati, indirizzi presenti o meno nella Rubrica, parole o caratteri presenti nell'oggetto o nel corpo dell' , messaggio individuato come un invito ad un appuntamento presente nel calendario. Tutte le condizioni non possono essere specificate con una condizione negativa, ma è possibile combinarle per creare filtri più complessi. 49

49 Azioni Ogni regola del filtro determina una o più azioni, come: lasciare il messaggio nella cartella Posta in arrivo (nessuna azione), spostare il messaggio in un'altra cartella specifica, applicare un Tag al messaggio, segnare il messaggio come letto, eliminare il messaggio (ossia il messaggio non raggiunge la casella postale ma viene spostato direttamente nel cestino). inoltrare il messaggio a un indirizzo specificato. Nota: Verificate che sia attiva la voce Non elaborare altri filtri, al fine di impedire che allo stesso messaggio corrispondano più filtri (che potrebbero generare azioni forse contraddittorie). Utilizzare le opzioni Tutte o Alcune Le condizioni all'interno di un filtro possono essere raggruppate in tutte o una o più: una o più indica che se un messaggio soddisfa una delle condizioni può essere correttamente filtrato. Tutti indica che tutte le condizioni specificate devono essere soddisfatte affinché il messaggio sia filtrato. Utilizzo dei filtri Tutti i filtri definiti sono presenti in Preferenze> Mail> Filtro. La casella di controllo Attivo permette di attivare o disattivare i filtri senza eliminarli. Ogni messaggio in arrivo viene analizzato dai filtri attivi e le azioni vengono applicate ai messaggi corrispondenti. Illustrazione 60: Filtri Ordinare i filtri I filtri vengono applicati nell'ordine in cui sono elencati nella pagina Mail> Filtri. É possibile modificare l'ordine in qualsiasi momento, cliccando su e Creazione di un filtro È possibile creare un filtro in due modi: accedendo a Preferenze> Mail> Filtri. utilizzando un messaggio nella Posta in arrivo. 50

50 Creazione di un filtro nella cartella dei filtri di posta Accedete a Preferenze> Mail> Filtri. Illustrazione 61: Filtri 2. Selezionando si aprirà la finestra di dialogo Aggiungi Filtro. Illustrazione 62: Finestra di dialogo Aggiungi Filtro 3. Digitate il nome nel campo Nome filtro. 4. Nell'area Se vengono soddisfatte le condizioni seguenti, scegliete: Illustrazione 63: Scelta delle condizioni a. "una o più delle" - il filtro verrà applicato se una delle sue condizioni sarà soddisfatta 51

51 b. "tutte le" - il filtro verrà applicato se tutte le condizioni saranno soddisfatte Nota: i passi 5-11 possono essere ripetuti per creare diverse condizioni ed azioni all'interno di un singolo filtro. 5. Selezionate dal menu "oggetto" quale parte del messaggio filtrare (illustrazione 64). Illustrazione 64: Indicare quale parte del messaggio filtrare 6. Scegliete un metodo di confronto (le opzioni mostrate dipendono dalla scelta effettuata nel passaggio precedente) Illustrazione 65: individuare il metodo di confronto 7. Inserite una parola o una frase da confrontare nel campo di testo. 52

52 8. Cliccate su per aggiungere altre condizioni, se necessarie. 9. Scegliete un'azione dal menu a tendina nell'area Effettuare le seguenti azioni. Illustrazione 66: Scegliere l'azione da eseguire 10.Specificate una cartella, se necessario. Illustrazione 67: Individuare una cartella 53

53 1 Se non è già selezionata, verificate che sia presente l'icona superiore destro della finestra Aggiungi filtro) per attivare il filtro 12.Scegliete per aggiungere ulteriori azioni oppure OK per terminare. (angolo Il filtro sarà applicato automaticamente a tutti i nuovi messaggi in entrata. Creazione di un filtro da una Per creare un nuovo filtro da una Cliccate con il tasto destro sul messaggio, aprite il menu contestuale e scegliete il comando Nuovo filtro (vedi illustrazione 68) Illustrazione 68: Applicare filtro da 2. La finestra di dialogo Modifica filtro consente all'utente di visualizzare le informazioni dal messaggio di posta elettronica (contenute -ad esempio- nei menu Da, Oggetto ecc.) 54

54 Illustrazione 69: Finestra di dialogo Modifica Filtro 3. Se le condizioni del filtro sono corrette, immettete un nome nel campo Nome filtro e scegliere OK. È possibile modificare le condizioni e le azioni, utilizzando il menu a discesa nella finestra di dialogo Modifica filtro. Modifica di un filtro Per modificare un filtro: Selezionate Preferenze> Mail> Filtri. Illustrazione 70: Filtri 2. Scegliendo apparirà la finestra di dialogo Modifica filtro. 55

55 Illustrazione 71: Finestra di dialogo Modifica filtro Utilizzate i menu a discesa per modificare il filtro. Scegliete, infine, OK. Eseguire un filtro sui contenuti esistenti È possibile eseguire i filtri di posta già esistenti, accedendo a Preferenze> Mail> Filtri e cliccando su Esegui Filtro. Successivamente, nella finestra di dialogo Seleziona cartella, selezionate le cartelle a cui applicare il filtro. Illustrazione 72: Eseguire un filtro Approfondimento: condizioni ed azioni dei filtri Questa sezione descrive le condizioni e le azioni supportate dai filtri di Zimbra. Le regole di filtraggio non sono case-sensitive, al fine di ignorare le regole di capitalizzazione. 56

56 Condizioni Nella tabella seguente sono indicate le condizioni dei filtri. Condizioni Descrizione Da usate questa funzione per filtrare le in base al un nome del mittente A usate questa funzione per filtrare i messaggi in base al nome del destinatario CC usate questa funzione per trovare una sulla base degli utenti che hanno ricevuto il messaggio in copia carbone Oggetto usare questa funzione per filtrare i messaggi in base all'oggetto del messaggio Intestazione scegliendo questa opzione, apparirà un ulteriore campo dove potrete inserire le intestazioni di una . È possibile specificare i campi standard A, Da, Inoltra a, o quelli personalizzati inclusi nell'intestazione del messaggio. Dimensione utilizzate questa opzione per selezionare le di una dimensione specifica, compresi eventuali file allegati. Data utilizzate questa opzione per specificare le inviate prima o dopo una determinata data. Corpo le opzioni per il corpo dell' sono contiene e non contiene e consentono di filtrare la posta sulla base delle parole presenti nel corpo del messaggio, escludendo quelle presenti nei file allegati. Allegati utilizzate questa opzione per filtrare le in base alla presenza o meno di allegati. Indirizzo permette di specificare un campo di indirizzi. Calendario utilizzate questa opzione per filtrare i messaggi in base agli inviti del calendario. Nella tabella seguente vengono analizzati gli operatori di confronto. Operatori di confronto Descrizione Corrisponde esattamente Richiede una corrispondenza esatta contiene/non contiene Richiede una corrispondenza ad una o più parole presenti nel testo Corrisponde al criterio Richiede una corrispondenza ad una determinata stringa di jolly/ testo, che comprende i caratteri jolly. Il carattere jolly (*) non corrisponde al criterio viene utilizzato nel campo per sostituire uno o più jolly caratteri. esiste/non esiste Verifica che il campo specificato sia presente o meno. Viene utilizzato per i campi Nome ed Allegati. Azioni Le azioni disponibili sono illustrate nella tabella seguente. Azione Tieni In arrivo Descrizione Salva l' nella Posta in arrivo. Utilizzate questa opzione, se non si vuole applicare alcuna regola di filtraggio. 57

57 Archivia nella cartella Ignora Inoltra all'indirizzo Segna Applica tag con Sposta il file in una cartella specificata. Elimina definitivamente il messaggio senza consegnarlo. Inoltra l' all'indirizzo specificato. Contrassegna come letto o applica un flag. Permette di applicare tag ai messaggi. Azioni molteplici Una filtro può consentire azioni multiple, così come specificato nella seguente tabella Azioni multiple Inoltra File in una cartella Tag Tieni in arrivo Descrizione Se combinato con altre azioni le vengono ignorate ed è possibile eseguire altre azioni. Zimbra salverà più copie del messaggio in cartelle differenti. Se una cartella non esiste, il messaggio sarà salvato nella directory della posta in arrivo. Alcune copie del messaggio possono essere memorizzate senza e/o con un tag. E' possibile specificare azioni multiple ma solo una copia viene salvata nella cartella in arrivo. Filtro jolly I caratteri jolly (* e?) possono essere sfruttati qualora si utilizzi un operatore di confronto. 58

58 Personalizzazione delle Zimbra offre numerose funzionalità per la personalizzazione delle Nuove Comunicazioni - Potete inviare le ricevendone una nella vostra casella di posta. Messaggi di notifica - É possibile inviare messaggi di risposta automatica. Configurare diverse identità -É possibile creare identità separate (ad esempio, una per lavoro e una per uso personale). Account esterni - Zimbra può controllare gli account esterni. Feed RSS - Potete creare una cartella per ricevere gli RSS direttamente nella casella di posta. Dimensione della posta elettronica - Avete la possibilità di gestire la dimensione della casella di posta di Zimbra, in modo da non superare quella prestabilita. Impostare una notifica Zimbra vi consente di abilitare la ricezione di una notifica nella sua casella di posta. Impostare la notifica Accedete a Preferenze> Mail, quindi Ricezione Messaggi. Illustrazione 73: Impostare la richiesta di notifica Abilitate Invia notifica a: Inserite l'indirizzo . Scegliete 59

59 Creare una risposta automatica È possibile impostare un messaggio di risposta automatica, quando si è fuori sede per un lungo periodo di tempo. Il messaggio di risposta automatica viene inviato una sola volta, indipendentemente dal numero di messaggi ricevuti dalla stessa persona durante il periodo di assenza. È possibile impostare la risposta automatica in anticipo e fissare la data di inizio e di fine della stessa. Impostare un messaggio di risposta automatica Accedete a Preferenze> Mail, quindi Ricezione Messaggi. Illustrazione 74: Impostare il messaggio di risposta automatica Abilitate Invia risposta automatica. Inserite il messaggio da inviare nella casella di testo. Inserite la data di inizio e fine. Scegliete Salva. Gestione di diversi account Esistono due diversi modi per la gestione delle identità in Zimbra: gli account interni sono quelli riconosciuti come account interni a Zimbra. gli account esterni sono altri account esterni a Zimbra (gmail, libero, virgilio). Quando si inviano o inoltrano , viene associata all'utente un'identità predefinita, a cui è possibile aggiungerne altre mediante la configurazione di account esterni a Zimbra, in modo da impostare la propria di uscita. Creare un account Per creare un nuovo account: Accedete a Preferenze> Account (sarà visualizzato, in questo modo) l'account predefinito. 60

60 Illustrazione 75: Account predefinito 2. Scegliete per gestire le nuove Impostazioni account. Illustrazione 76: Visualizzazione degli account 3. Compilate i campi nella finestra di Impostazioni personalità. 4. Scegliete Salva sulla barra degli strumenti per salvare la nuova personalità. 5. Specificate nel campo da le informazioni della "personalità": a. Digitate il nome che comparirà nel sopraccitato campo e che sarà visualizzato prima del proprio indirizzo . b. Indicate l'indirizzo di posta elettronica da cui inviare i messaggi. Se tale campo non è modificabile, significa che non si dispone di ulteriori indirizzi esterni. 6. Per indirizzare le risposte delle ad un indirizzo diverso da quello configurato nel campo Da: a. abilitate il campo Rispondi a, b. specificate il nome e l'indirizzo del destinatario. 7. Selezionate una firma utilizzando il menu a discesa Firma. a. Se non si possiede la firma, è possibile tornare indietro e modificare successivamente la personalità. b. Se non si desiderate che la firma sia applicata automaticamente, scegliete Non allegare la firma. 8. Scegliete: a. Abilitate il comando Nella risposta o nell'inoltro di messaggi a:, se si vuole inoltrare il messaggio ad un altro indirizzo. b. Successivamente inserite l'indirizzo di posta elettronica. Nel caso in cui vogliate inserire più indirizzi , è necessario separarli con una virgola. 9. Per utilizzare la personalità automaticamente alla risposta oppure se si vuole indirizzare l' ad una specifica cartella: abilitate il comando Nella risposta o nell'inoltro di messaggi nelle 61

61 cartelle: cliccate sull'icona della cartella desiderata, per selezionarla nella lista di quelle già esistenti, o create una nuova directory. Se si selezionano diverse cartelle, dovete separarle con una virgola o con un punto e virgola. Per creare una firma da utilizzare nella personalità, accedete a Preferenze> Firme. Recuperare le da un account esterno Potete collegare un account di posta esterno ad uno interno a Zimbra, recuperando così le . In modo specifico è possibile: indicare se i messaggi devono essere salvati. creare una personalità da utilizzare alla risposta o all'inoltro di un messaggio ricevuto dall' account esterno. Informazioni necessarie Quando si imposta il proprio account esterno è necessario conoscere i seguenti dati: Tipo di account, ossia il servizio utilizzato dal provider POP o IMAP. Nome utente dell'account, ossia il nome utente associato all'account. Esso può corrispondere alla parte dell' che precede oppure all'indirizzo completo. Server di posta, cioè il nome del server dell'account esterno. Impostazioni avanzate - Specificate se si sfrutta una connessione IMAP (143) o POP (110), se utilizzate una connessione criptata (SSL) quando accedete al server. Ricezione messaggi dall'account esterno Quando si utilizzano account esterni, i messaggi vengono salvati in una cartella specificata dall'utente durante la procedura di configurazione. I messaggi inviati dall'account esterno non vengono ricevuti automaticamente in Zimbra. Per controllare la posta dall'account esterno, dovete prestare attenzione a quanto segue: Se avete configurato la cartella In arrivo come destinazione dei messaggi dell'account esterno, cliccate su Ricevi posta, per effettuare l'azione omonima. La cartella In arrivo sarà aggiornata con le nuove . Se avete configurato una cartella diversa, invece, posizionatevi all'interno della stessa e cliccate Ricevi posta esterna. Aggiungere un account esterno Per aggiungere un account esterno a Zimbra: Accedete a Preferenze> Account. Il proprio account predefinito e le informazioni sulla personalità saranno visualizzate nella parte superiore della scheda. 62

62 Illustrazione 77: Sezione Account di Preferenze Scegliete Aggiungi account esterno. Un nuovo account esterno sarà aggiunto ed apparirà la sezione Impostazione account esterno. Nota: Scegliete per salvare le impostazioni dell'account 2. Compilate i campi come mostrato di seguito Illustrazione 78: Configurazione account esterno a. Inserite l'indirizzo dell'account esterno b. Digitate un nome nel campo Nome account. È possibile selezionare un nome nel campo Da nella lista degli indirizzi, durante la composizione di nuovi messaggi. c. Indicate il tipo di account (POP o IMAP). d. Inserite il nome dell'account di posta elettronica nel campo Nome utente dell'account. e. Immettete il nome del server nel campo Server di posta. f. Digitate la password utilizzata per accedere all'account nel campo Password (per verificare la correttezza della password, abilitate il campo Mostra password). g. Se il fornitore di servizio utilizza una porta diversa da quella predefinita, è 63

63 h. i. j. k. l. possibile modificarla nella sezione Impostazioni avanzate. Se si utilizza una connessione sicura, abilitate Usa una connessione criptata (SSL) quando accedi a questo server. Selezionate la cartella, dove devono essere salvati i messaggi, nella sezione Scarica messaggi in (scegliendo una nuova directory oppure quella In arrivo). Abilitate Elimina i messaggi sul server dopo averli scaricati, se si desidera che le vengano eliminate dall'account esterno, quando giungono in Zimbra. Digitate il nome visualizzato nel campo Da dell' in uscita (tale nome viene visualizzato prima dell'indirizzo ). Specificate se le risposte devono essere inviate ad un indirizzo diverso da quello configurato nel campo Da; (immettete il nome e l'indirizzo del destinatario delle ). Selezionate una firma per l'account esterno tramite il menu a discesa. Se non si è creata alcuna firma, è possibile tornare indietro e modificare l'account esterno in seguito. Se non si desidera che la firma sia applicata automaticamente, selezionate dal menù a discesa Non allegare la firma Cliccate su per salvare le impostazioni dell'account. Nota: per creare una firma da utilizzare nell'account esterno, accedete a Preferenze> Firma. Iscriversi ad un feed RSS È possibile iscriversi a siti Web che forniscono i feed RSS (Really Simple Syndication), al fine di inviare informazioni aggiornate direttamente al proprio indirizzo . É sufficiente conoscere l'indirizzo del feed. Per iscriversi a un feed RSS: Scegliete diversa per ogni feed RSS. nel riquadro di lettura, se si vuole creare una directory Illustrazione 79: Cartelle Apparirà la finestra di dialogo Crea una nuova cartella. 64

64 Illustrazione 80: Finestra di dialogo: crea nuova cartella 2. Digitate il nome della cartella di feed RSS nel campo Nome. 3. Abilitate Iscriviti al feed RSS/ATOM. Verrà visualizzato, successivamente, il campo URL. Illustrazione 81: Creare una nuova cartella RSS 4. Inserite l'indirizzo del feed nel campo URL. 5. Scegliete la posizione della cartella feed RSS. 6. Cliccando su OK, sarà creata la nuova cartella con l'icona del feed RSS, dove saranno automaticamente inviati gli aggiornamenti 65

65 Illustrazione 82: Cartella Feed RSS 7. Accedendo alla cartella RSS, il suo contenuto sarà visualizzato nel riquadro dei contenuti. Illustrazione 83: Contenuto della cartella Feed RSS 8. Scegliete nella barra degli strumenti per aggiornarne il contenuto. Dimensione della posta Per utilizzare le risorse in modo ottimale, l'amministratore può limitare la quantità di spazio occupato dalla posta sull'hard disk. Tale spazio viene mostrato sotto il nome dell'utente. Illustrazione 84: Spazio utilizzato Se avete superato il limite consentito, riceverete una notifica via , che sarà mostrata all'accesso di Zimbra. La posta inviata al vostro account, inoltre, sarà restituita al mittente insieme ad una notifica. Per recuperare maggiore spazio nella casella postale: eliminate i messaggi vecchi e non più necessari, eliminate gli allegati di grandi dimensioni e salvateli in locale, se desiderate mantenerli, eliminate i file non necessari (documenti, pagine, immagini ecc.) presenti nella valigetta. 66

66 Nota: Se avete salvato l'allegato di una all'interno della valigetta, potete tranquillamente eliminare il file originale. In ogni caso ricordatevi di svuotare il Cestino. Zimbra supporta, inoltre, l'eliminazione automatica dei messaggi dopo un periodo di tempo definito dall'amministratore. Modifica il fuso orario È possibile cambiare il fuso orario predefinito accedendo all'area Opzioni d'accesso in Preferenze> Generali. Illustrazione 85: Opzioni di accesso Nota: Per impostazione predefinita, il fuso orario viene utilizzato per individuare l'ora e la data dei messaggi ricevuti e per le attività dell'agenda. 67

67 Gestione della Rubrica L'amministratore può impostare un limite massimo di voci da inserire nella rubrica. Una volta raggiunto tale limite, non sarà possibile aggiungere alcun contatto. Tuttavia potrete sempre eliminare i contatti non utilizzati, al fine di liberare spazio. Quando si scrive una nuova , inoltre, l'utente può usufruire della funzione di completamento automatico (costituito da un elenco di nomi presenti nella rubrica corrispondenti al testo digitato). Nota: La rubrica dei Contatti usati per si arricchisce automaticamente, inviando un messaggio ad un nuovo indirizzo non memorizzato in essa. È possibile disattivare questa funzionalità, disabilitando l'opzione Aggiungi contatti a "Contatti usati per " da Preferenze> Rubrica. Visualizzazione dei contatti in Rubrica Potete visualizzare i nomi dei contatti sotto forma di elenco o come biglietto. La visualizzazione tramite elenco è costituita da una lista verticale di tutti i tuoi contatti. Illustrazione 86: Rubrica: Visualizzazione elenco La visualizzazione tramite biglietto, invece, mostra tutte le informazioni relative al contatto. Illustrazione 87: Rubrica: Visualizzazione biglietto Per modificare la visualizzazione, utilizzate l'apposito menu a discesa, cliccando su Visualizza nella barra degli strumenti. 68

68 Illustrazione 88: Modifica visualizzazione rubrica Per modificare la visualizzazione predefinita della rubrica: Accedete a Preferenze> Rubrica. 2. Selezionate l'opzione desiderata dal menu a discesa nella sezione Vista predefinita (area Opzioni). Illustrazione 89: Modifica della vista predefinita della rubrica Quando posizionerete il cursore del mouse sopra un indirizzo, sarà visualizzata una casella di testo contenente alcuni suggerimenti. Se il nome è già presente nella rubrica, inoltre, saranno visualizzate anche le informazioni sul contatto. Illustrazione 90: Visualizzazione indirizzo ed informazioni del contatto Aggiungere un nuovo contatto È possibile aggiungere un nuovo contatto seguendo diverse procedure: Utilizzando presente nella barra degli strumenti delle . Sfruttando presente nella barra degli strumenti della Rubrica. Cliccando con il tasto destro sul nome presente nell'intestazione del messaggio e 69

69 scegliendo Contatti. Quando si aggiunge un nuovo contatto, è possibile: immettere nome, telefono e altre informazioni scegliere la modalità di visualizzazione del contatto nella lista inserire le informazioni del contatto, inclusi gli indirizzi (fino ad un massimo di tre indirizzi ) Aggiungere un nuovo contatto dalla barra degli strumenti Scegliete contatto. Illu strazione 91: Aggiungere un nuovo contatto dalla barra degli strumenti sulla barra degli strumenti (illustrazione 91), quindi selezionate Nuovo Illustrazione 92: Finestra di nuovo contatto Nell'apposita finestra di dialogo (vedi illustrazione 92) immettete le informazioni del contatto e scegliete, eventualmente, una foto da caricare all'interno del profilo. Il segno indica un campo che ha più di una voce (come, ad esempio, Mobile, lavoro, casa, fax, ecc.). Il comando Altro, invece, permette di inserire un campo 70

70 personalizzato (come compleanno ed anniversario), ma è sempre possibile crearne nuovi. Cliccate su e selezionate Personalizza per aggiungere un campo personalizzato. Illustrazione 93: Inserire campo personalizzato Modificate la voce personalizza con un nome a scelta ed inserite le informazioni nella casella di testo. Illustrazione 94: Modificare il campo personalizza In via opzionale è possibile selezionare: Archivia come, per specificare la modalità di memorizzazione del contatto, (per default è cognome e nome). Luogo, per indicare la rubrica nella quale si desidera salvare il contatto. Scegliete, infine, Salva. Aggiungere un nuovo contatto da una Aprite il messaggio di posta elettronica. 2. Cliccate sul nome da aggiungere alla rubrica (presente nei campi Da, A, Cc e Ccn) e scegliete Aggiungi ai contatti. Illustrazione 95: Aggiungere un contatto da una 3. Si aprirà una finestra, contenete già le informazioni disponibili nell'intestazione del messaggio di posta elettronica e nella quale potrete aggiungere ulteriori dati. 4. Selezionate: a. Archivia come per specificare la modalità di memorizzazione del contatto. b. Luogo per individuare la rubrica nella quale si desidera salvare il contatto. 5. Scegliete, infine, Salva. 71

71 Aggiungere indirizzi dalla rubrica Durante la composizione di una , è possibile selezionare dalla rubrica gli indirizzi di posta elettronica. Rubrica Globale Spesso può risultare difficoltoso scegliere il corretto indirizzo a cui inviare un messaggio, in quanto il destinatario potrebbe averne diversi. Per questo motivo Zimbra contiene una rubrica globale (Global Address List), che permette di individuare facilmente gli indirizzi di posta elettronica. Aggiungere indirizzi dalla rubrica Scegliete per aprire un nuovo messaggio. 2. Cliccate sul campo A e, nella finestra che appare, selezionate l'indirizzo desiderato. Illustrazione 96: Selezionare indirizzi 3. Scegliete una rubrica dal campo Mostra i nomi da. Illustrazione 97: Mostra i nomi da 4. Inserite un nome o una parte di esso nel campo Cerca. 5. Cliccate sul comando Cerca, per visualizzare l'elenco degli indirizzi cercati. 6. Selezionate il nome da aggiungere alla lista dei destinatari (a destra). 7. Cliccate sui pulsanti A, Cc e Ccn per specificare il campo nel quale sarà visualizzato l'indirizzo . Utilizzate il comando Rimuovi per eliminare un nome dall'elenco dei destinatari. 8. Convalidate il tutto con Ok. 72

72 Aggiungere i contatti automaticamente Accedendo a Preferenze> Rubrica, è possibile abilitare Aggiungi contatti a "Contatti usati per ". In questo modo, ogni volta che si invia una , l'indirizzo sarà automaticamente aggiunto alla rubrica Contatti usati per . Illustrazione 98: Opziomi rubrica Creare un Gruppo di contatti La funzione Gruppo di Contatti consente di creare degli elenchi di indirizzi multipli. Quando si seleziona un nome dal sopraccitato gruppo, tutti gli indirizzi inclusi nella lista saranno automaticamente aggiunti nel campo dei destinatari dell' . Nota: L'icona indica che il contatto appartiene a un gruppo di contatti. Per creare tale gruppo: Scegliete, quindi Gruppo Contatti Sarà visualizzata la finestra di Nuovo Gruppo Contatti. 73

73 Illustrazione 99: Nuovo gruppo di contatti Digitate il nome del gruppo nell'apposito campo. Selezionate la rubrica nella quale si desidera aggiungere il gruppo di contatti. Per aggiungere membri al gruppo di contatti: Digitate un nome nel campo Cerca. Scegliete la rubrica nella quale si desidera effettuare la ricerca, utilizzando il menu a discesa. I nomi che corrispondono alla ricerca saranno elencati nella casella sottostante il campo Cerca. Individuate i nomi da aggiungere e fate clic su Aggiungi o Aggiungi tutto 5. È possibile digitare gli indirizzi direttamente nella casella che contiene l'elenco dei membri, separandoli con una virgola (o un punto e virgola) oppure utilizzando Invio. 6. Scegliendo Salva sulla barra degli strumenti, il nuovo gruppo di contatti sarà aggiunto alla rubrica Importare la rubrica È possibile importare rubriche salvate in formato csv e file di testo. Per importare una rubrica: Accedete a Preferenze e scegliete Importa / Esporta. 2. Nella sezione Importa, selezionate il file da caricare. 3. Specificate la destinazione. Illustrazione 100: Importazione in Zimbra 4. Nel campo File scegliete Sfoglia ed individuate il file csv da importare. 5. Cliccate su Importa. 6. A seconda della dimensione del file csv, l'importazione può richiedere alcuni minuti. 74

74 Quando l'importazione sarà completa, verrà mostrata la casella di stato di completamento avvenuto con successo ed i contatti saranno ordinati alfabeticamente. Esportare la rubrica La rubrica viene esportata e salvata in un file.csv. Per esportare una rubrica: Accedete a Preferenze e scegliete Importa / Esporta 2. Nella sezione Esporta selezionate Contatti. Illustrazione 101: Esportazione contatti Nell'area Fonte individuate i contatti da esportare. Scegliete Esporta e si aprirà una finestra di dialogo. Cliccate su Salva, quindi su OK. Stampare la rubrica È possibile stampare l'intera rubrica o solo alcuni contatti. Per stampare una rubrica: Selezionate una rubrica. 2. Specificate la modalità di stampa: Scegliete uno specifico contatto, quindi cliccate sull'icona Stampa. Cliccate sulla freccia accanto all'icona sopraccitata e selezionate Stampa risultati. Illustrazione 102: Stampa rubrica Nota: Se si decide di stampare un gruppo di contatti molto lungo, solo il primo sarà stampato. Il termine Altri... indica la presenza di eventuali nomi non stampati. Modificare le informazioni di un contatto Per modificare un contatto: Nella rubrica selezionate il contatto da modificare e scegliete 2. Nella finestra di dialogo Modifica contatto apportate le opportune modifiche. 3. Scegliete per rendere effettivi i cambiamenti. 75

75 Per spostare un contatto da una rubrica all'altra: individuate il contatto da spostare e cliccate su di esso con il tasto destro del mouse; successivamente scegliete Modifica contatti. 2. selezionate la rubrica nella quale si desidera spostare il contatto. 3. cliccate su. Eliminare i contatti Tutte le liste di contatti create possono essere eliminate in tre differenti modalità: entrate nella rubrica e selezionate il contatto da rimuovere. Successivamente scegliete (presente nella barra degli strumenti). trascinate il nome del contatto nel Cestino selezionate il contatto, fate comparire il menu contestuale (cliccando con il tasto destro) e scegliete il comando. Quando i nomi dei contatti vengono eliminati, non sono più visualizzati nella rubrica. Non è disponibile, pertanto, l'auto-completamento o la ricerca dell'indirizzo stesso durante la composizione del messaggio. Condividere la rubrica È possibile condividere la propria rubrica, se si desidera che altri utenti vi abbiano accesso. A seconda delle necessità, la rubrica può essere solo visualizzata oppure l'utente può gestirla in modo completo, modificando e/o eliminando le informazioni contenute in essa. 76

76 Gestione dell'agenda L'agenda di Zimbra permette di monitorare e pianificare gli appuntamenti, le riunioni e gli eventi. È possibile impostare viste multiple, utilizzare il drag and drop, per spostare gli appuntamenti, e condividere l'agenda con altri utenti. Visualizzazione dell'agenda Per visualizzare l'agenda, selezionate l'omonima scheda all'interno di Zimbra. La modalità di visualizzazione predefinita è quella settimanale. Illustrazione 103: Calendario: vista settimanale È possibile cambiare la visualizzazione dell'agenda, accedendo a Preferenze> Agenda e scegliendo tra Giorno, Settimana lavorativa, settimana o mese. Se effettuate delle preferenze sfruttando la barra degli strumenti, modificherete la visualizzazione per la sola sessione in corso. Creazione di una agenda Potete creare diverse agende a seconda delle esigenze (ad esempio, è possibile crearne una per il lavoro ed una per gli appuntamenti personali). Per creare una nuova agenda: selezionate la scheda Agenda in Zimbra cliccate con il tasto destro del mouse nel riquadro di descrizione e selezionate Nuova Agenda, Illustrazione 104: Creare una nuova agenda (1) Cliccate sulla freccia dell'icona (presente nella barra degli strumenti) e selezionate Nuova Agenda. 77

77 Illustrazio ne 105: Creare una nuova agenda (2) Apparirà la finestra di dialogo Crea nuova Agenda. Illustrazione 106: Finestra di dialogo Crea nuova Agenda Digitate il nome dell'agenda nel campo Nome. Selezionate un colore per l'agenda, utilizzando il menu Colore. Scegliete le altre opzioni, se necessario: Escludi questa agenda quando si segnalano gli orari libero/occupato la disponibilità di questa agenda non sarà visualizzata, se saranno presenti altri appuntamenti. Sincronizza appuntamenti da agenda remota - sarà visualizzato il campo URL, in cui inserire l'indirizzo valido per sincronizzare il calendario remoto. 78

78 Cliccando su OK, la nuova agenda apparirà nell'elenco delle agende. Assegnare un colore ad una agenda È possibile assegnare alle varie agende un colore, al fine di distinguere le informazioni contenute in ognuna di esse: quando si visualizzano le attività di tutte le agende in un'unica finestra, il colore indica il tipo di calendario in cui sono inserite. Per assegnare un colore ad un'agenda: scegliete il colore durante la creazione dell'agenda, specificate il colore quando si accetta la condivisione dell'agenda, cliccate con il tasto destro sull'agenda, scegliete Modifica Proprietà e modificate il colore. Visualizzazione di più agende Tutte le agende, comprese quelle condivise, sono visibili nell'apposito elenco. Inserendo un segno di spunta nelle caselle di controllo (posizionate a sinistra del nome), è possibile selezionare l'agenda che si desidera visualizzare. Illustrazione 107: Visualizzazione di più agende La visualizzazione Settimana lavorativa è utilizzata come impostazione predefinita, ma è 79

79 possibile modificarla per la sessione in corso, cliccando su Visualizza (presente nella barra degli strumenti). Successivamente accedete a Preferenze>Agenda. Le opzioni disponibili sono le seguenti: - visualizza le attività di un giorno. - visualizza le attività dal lunedì al venerdì. - visualizza le attività dal lunedì alla domenica - visualizza le attività di un mese. - visualizza l'elenco di appuntamenti di tutti i calendari per un periodo di due settimane. - visualizza ogni agenda in una colonna separata. La visualizzazione Elenco La suddetta visualizzazione mostra gli appuntamenti delle varie agende (relativi ad un arco di tempo di due settimane), organizzati in un elenco che è ordinato per data /ora e contiene ulteriori dettagli (oggetto, luogo, stato). Illustrazione 108: Agenda visualizzazione elenco È possibile modificare le colonne visualizzate, cliccando con il tasto destro sull'intestazione, deselezionando quelle che non si desidera visualizzare e/o ordinandole per oggetto, stato, agenda o data. Potete anche eliminare gli appuntamenti selezionati, spostarli in un altro calendario oppure applicare tag. Nota: non è possibile stampare la visualizzazione Elenco. La visualizzazione pianificazione La visualizzazione pianificazione permette di mostrare le agende selezionate dalla lista, evidenziandone il nome nell'intestazione. Un indicatore al fianco dell'agenda, inoltre, ne mostra lo stato. 80

80 Illustrazione 109: Agenda Visualizzazione pianificazione È possibile scegliere qualsiasi calendario, per creare nuovi appuntamenti o per verificarne i dettagli. La colonna Tutto mostra la disponibilità dei calendari visualizzati: il colore bianco segnala l'assenza di attività, mentre il colore maggiormente marcato indica la sovrapposizione di più appuntamenti. Importazione di agende ical È possibile importare agende ical salvate nel formato ics (ossia il formato standard per lo scambio di agende di dati su Internet). Per importare un calendario ical: Accedete a preferenze, quindi Importa/esporta. 2. Scegliete la sezione Importa. 3. In Destinazione selezionate l'agenda da importare oppure createne una nuova. 4. Scegliete Sfoglia, per individuare il file ics da importare. 5. Cliccate su Importa. 6. Convalidate il tutto con OK. A seconda della dimensione del file ics, l'importazione può richiedere alcuni minuti. Esportazione dell'agenda ical È possibile esportare agende in formato ics. Per far ciò: Accedete a Preferenze, quindi Importa/Esporta. In Esporta scegliete il tipo Agenda. Illustrazione 110: Esportare Agenda In Fonte selezionate il calendario da esportare. 81

81 Illustrazione 111: Selezionare l'agenda da esportare Scegliete Esporta nella finestra di dialogo che apparirà successivamente e selezionate Salva su disco. Infine cliccate su OK. Inviare l'orario liberi/occupati Quando si fissano degli incontri nell'agenda, è possibile visualizzare i partecipanti, la posizione e l'intervallo di tempo. Per verificare lo stato (libero o occupato), è necessario aprire l'appuntamento e accedere alla scheda di pianificazione. Nella prima colonna, selezionate il tipo di oggetto da pianificare, i partecipanti, il luogo o le risorse. Nella colonna successiva inserite i nomi e gli indirizzi . Se l'agenda è conosciuta, la disponibilità apparirà in barre orizzontali accanto ai nomi e sarà possibile verificare se il partecipante è occupato, fuori sede, provvisoriamente occupato o libero. Invia link orari liberi/occupati È possibile inviare la propria disponibilità (a seconda degli impegni presenti sulle diverse agende), cliccando con il tasto destro sul riquadro panoramica (contenente le diverse agende) e scegliendo Invia link orari liberi/occupati. Illustrazione 112: Inviare link orari liberi/occupati 82

82 Si aprirà la finestra di composizione e il link dell'agenda sarà presente nell'area di testo. Potrete aggiungere ulteriori informazioni ed inserire l'indirizzo di posta elettronica del destinatario, il quale, cliccando sul link, visualizzerà le informazioni contenute nell'agenda. Nota: con l'aggiunta di nuovi eventi da parte del mittente, anche l'agenda visualizzata dal destinatario sarà aggiornata. Illustrazione 113: Visualizzazione stato libero/occupato Condividere le agende È possibile condividere le agende con altri utenti (interni ed esterni), funzionalità utile se si utilizzano diverse agende e se sussiste la necessità che anche altre persone debbano visualizzarle. Occorre, in presenza di utenti interni, selezionare il tipo di accesso: Manager: consente l'accesso completo per visualizzare e modificare l'agenda. Viewer: consente l'accesso per sola lettura. Amministratore: consente all'utente di visualizzare, modificare, condividere e revocare l'agenda. É, inoltre, possibile permettere agli utenti interni, a quelli esterni ed ai gruppi di visualizzare gli appuntamenti privati. Stampare un'agenda Potete stampare le singole agende in tutte le diverse visualizzazioni (tranne quella Elenco): Aprite l'agenda in una visualizzazione qualsiasi. 2. Scegliete sulla barra degli strumenti. Si aprirà l'anteprima dell'agenda e la finestra di dialogo della stampante. 3. Cliccate su Ok nella finestra di dialogo sopraccitata e chiudete l'anteprima dell'agenda. 83

83 Cancellare un'agenda È possibile eliminare qualsiasi agenda presente nell'elenco, eccetto quella predefinita. 2. Cliccate con il tasto destro sull'agenda da eliminare. Scegliete Elimina (apparirà la finestra di dialogo di conferma). Illustrazione 114: Eliminazione Agenda 3. Scegliete Sì. L'agenda sarà immediatamente eliminata, ma gli appuntamenti creati non saranno cancellati dalle agende dei partecipanti. 84

84 Pianificare appuntamenti, riunioni ed eventi Le attività pianificate nell'agenda possono essere appuntamenti, riunioni, o eventi: Un appuntamento è un'attività senza partecipanti, quindi non viene inviata alcuna richiesta di conferma via . Nota: è possibile impostare appuntamenti ricorrenti. Le riunioni sono appuntamenti che comprendono altri partecipanti, quindi è necessario selezionarli ed inviare loro un invito via . Un evento è un'attività della durata di un giorno. Esso non viene visualizzato in agenda, ma appare come banner nella parte superiore. Tutti e tre i tipi di attività possono essere inseriti in diverse modalità: nella sezione Mail, si può facilmente vedere il calendario ed aggiungere nuovi eventi, senza spostarsi in altre sezioni; durante la composizione di una è possibile visualizzare la pianificazione nel corpo del messaggio per renderla più semplice. Creare un appuntamento Esistono diverse modalità per creare un appuntamento in Zimbra: utilizzare la finestra Aggiunta rapida appuntamento, utilizzare la scheda Dettagli Appuntamento, trascinare un messaggio dalla posta in arrivo nel mini-calendario. Nota: La riunione prevede la presenza di partecipanti, a differenza dell'appuntamento, ma la loro procedura di creazione è la stessa. La scheda Dettagli Appuntamento Per utilizzare la scheda Dettagli Appuntamento: Sulla barra degli strumenti scegliete e, successivamente, Nuovo Appuntamento. Questa opzione è disponibile nel menu Nuovo di qualsiasi scheda, tranne nelle Preferenze. 85

85 Illustrazione 115: Menu Nuovo della sezione Agenda Si aprirà la scheda Dettagli Appuntamento. Illustrazione 116: Scheda Dettagli appuntamento Finestra di dialogo Aggiunta Rapida Appuntamento Le seguenti procedure possono essere utilizzate per aprire la finestra di dialogo Aggiunta Rapida Appuntamento. Cliccate con il tasto destro sul mini-calendario e scegliere Nuovo Appuntamento. 86

86 Illustrazione 117: Creare un nuovo appuntamento All'interno di una le date vengono visualizzate sottoforma di link, quindi: posizionate il puntatore del mouse sulla data per visualizzare gli appuntamenti cliccate con il tasto destro per aprire l'agenda Inserite gli appuntamenti direttamente nel calendario, accedendo con qualsiasi visualizzazione (ad eccezione di quella mensile): scegliete l'orario di inizio per l'appuntamento e trascinate il tutto fino alla scadenza temporale desiderata Illustrazione 118: Fissare un appuntamento mediante drag and drop oppure effettuate doppio click sull'ora di inizio dell'appuntamento. Apparirà la finestra di dialogo Aggiunta Rapida Appuntamento. 87

87 Illustrazione 119: Finestra di dialogo Aggiunta Rapida Appuntamento Aggiunta Rapida Appuntamento Tutte le operazioni precedentemente descritte sono utili per far apparire la finestra di dialogo Aggiunta Rapida Appuntamento. Per creare un appuntamento utilizzando la suddetta finestra: Specificate le seguenti informazioni: Oggetto - inserite una breve descrizione della riunione. Luogo - Indicate il luogo dell'appuntamento. É possibile accedere alla scheda Trova Luoghi per una ricerca più approfondita. Mostra come - Evidenziate le disponibilità per l'appuntamento. É possibile visualizzare le informazioni nella sezione Trova Partecipanti. Illustrazione 120: Mostra come Agenda - Nell'elenco vengono illustrate tutte le agende con in testa quella predefinita. 88

88 Illustrazione 121: Scelta dell'agenda Segna come - Specificate se un appuntamento è privato o pubblico. Gli eventi contrassegnati come privati non sono visualizzabili nell'agenda condivisa, che ne riporta solo la durata e l'identità dell'organizzatore. Illustrazione 122: Segna come Tempo di inizio e di fine - Definite l'inizio e la fine dell'appuntamento. Ripeti - Specificate la frequenza con la quale ripetere l'appuntamento. Illustrazione 123: Ripeti 2. Altri Dettagli - Permette di aprire la scheda dell'appuntamento per specificare informazioni aggiuntive, quali i partecipanti e le risorse. Scegliete OK. La scheda "dettagli dell'appuntamento" In questa paragrafo si descrive come pianificare una riunione utilizzando la scheda Dettagli Appuntamento: Nella barra degli strumenti selezionate, quindi Nuovo Appuntamento. Questa opzione è disponibile dal menu Nuovo in qualsiasi scheda, ad eccezione delle Preferenze. 89

89 Illustrazio ne 124: Nuovo appuntam ento Apparirà la scheda Dettagli Appuntamento. Illustrazione 125: Scheda Dettagli Appuntamento Inserite le seguenti informazioni nella sezione Dettagli: Illustrazione 126: Sezione Dettagli Oggetto - digitate una breve descrizione dell'appuntamento Luogo - Inserite il luogo nel quale si terrà l'appuntamento: 90

90 Inserire il percorso; se esso si trova nella directory aziendale, quando si inizia a digitare il nome appaiono indicati elencati gli stessi. Accedete alla scheda Trova Luoghi. Inserite la località. Mostra come - Segnalate la disponibilità per l'appuntamento (è possibile visualizzare le informazioni nella sezione Trova partecipanti). Illustrazione 127: Mostra come Segna come - Specificate se l'appuntamento è pubblico o privato. I dettagli di un appuntamento privato non saranno visualizzati nel calendario condiviso (eccetto le informazioni relative all'inizio, alla fine e alla durata). Illustrazione 128: Segna come Agenda - Scegliete l'agenda con la quale fissare l'appuntamento (la prima visualizzata è quella di default). Illustrazione 129: Agenda Specificate le seguenti informazioni nella sezione Ora: Illustrazione 130: Ora Giornata intera - Selezionate questa opzione per fissare un appuntamento 91

91 della durata di un giorno. Esso apparirà come banner nella parte superiore dell'agenda. Inizio e fine - Definite l'orario di inizio e di fine dell'appuntamento. Ripeti - specificate la frequenza con la quale si dovrà ripetere l'appuntamento. Illustrazione 131: Ripeti Promemoria - Impostate una messaggio di notifica per ricordare l'appuntamento. Se il partecipante ha una diversa impostazione, essa prevale su quella impostata. Specificare le seguenti informazioni: Partecipanti: Digitate gli indirizzi dei partecipanti, separandoli con un punto e virgola. Accedete alla scheda Trova partecipanti. Deselezionate la casella di controllo Richiedi risposte, se non si desidera ottenere risposte dai partecipanti. Tale opzione viene impostata per default. Risorse: Digitate gli indirizzi delle risorse, separandoli con un punto e virgola. Accedete alla scheda Trova risorse. Corpo: Digitare il messaggio che sarà incluso nell'invito, spedito via . Opzioni: Sfruttate il comando (presente nella barra degli strumenti), per inserire un allegato nell'invito . Scegliete (presente nella barra degli strumenti), per effettuare un controllo ortografico. Cliccate su. La scheda Trova partecipanti Quando si crea un appuntamento sfruttando la sezione Dettagli Appuntamento, è possibile utilizzare la scheda Trova partecipanti, per cercare gli utenti all'interno della rubrica GAL. Per utilizzare la suddetta scheda: Scegliete e si aprirà la scheda omonima. 92

92 Illustrazione 132: Scheda Trova Partecipanti 2. Digitate un nome nel campo Cerca. 3. Selezionate la lista da utilizzare, scegliendola nel menu a discesa Origine. 4. Cliccate su Cerca. 5. Selezionate il nome visualizzato. 6. Scegliete Aggiungi tutto o Aggiungi, per visualizzare i partecipanti nell'omonima sezione. 7. Al termine convalidate il tutto con La scheda Pianificazione Dopo aver selezionato i partecipanti all'appuntamento, è possibile utilizzare la scheda pianificazione per verificare l'intervallo di tempo libero/occupato degli stessi. Se il partecipante consente solo ad alcuni utenti di leggere le proprie informazioni sulla disponibilità e voi siete esclusi dalla lista, non potrete visualizzarne lo stato. Per utilizzare la scheda pianificazione: Scegliete ed apparirà la scheda omonima. Illustrazione 133: Scheda Pianificazione Determinate la disponibilità di ciascun partecipante. Le seguenti icone, presenti nella seconda colonna, hanno un significato ben preciso: indica che il partecipante non ha ancora accettato l'invito. indica un luogo. 93

93 indica una risorsa. La scheda Trova Luoghi Quando si crea un appuntamento tramite la scheda Dettagli Appuntamento, è possibile utilizzare la funzionalità Trova Luoghi. Per far ciò: Scegliete ed apparirà la scheda omonima. Illustrazione 134: Trova Luoghi 2. Digitate un parametro di ricerca in uno dei campi presenti (ad esempio, il nome di un luogo nel campo Nome o quello del sito nell'omonimo campo). 3. Cliccate su Cerca e saranno visualizzate le sedi corrispondenti alla ricerca. 4. Selezionate il luogo desiderato. 5. Scegliete Seleziona e il luogo apparirà nell'area Luogo dell'appuntamento. 6. Al termine cliccate su Nota: Se si aggiunge un appuntamento in un'agenda condivisa, potrebbe essere necessario aggiornare la pagina per visualizzare l'appuntamento. Pianificare l'evento per un giorno intero Un appuntamento, che ha la durata di un giorno, in Zimbra è chiamato evento. Per fissarlo, è necessario selezionare l'opzione Giornata intera nella scheda Dettagli Appuntamento. 94

94 Illustrazione 135: Giornata intera Se si utilizza la finestra di dialogo Aggiunta Appuntamento Rapido, scegliete Altri Dettagli e si aprirà la scheda Dettagli Appuntamento, dalla quale sarà possibile selezionare l'opzione Giornata intera. Illustrazione 136: Altri dettagli... Creare un appuntamento ricorrente Gli appuntamenti ricorrenti sono degli eventi che si ripetono sulla base di una pianificazione (giornaliera, settimanale, mensile o annuale). É, inoltre, possibile personalizzare gli orari delle ricorrenze. Per creare un appuntamento ricorrente, occorre: Selezionare un'opzione dal menu a discesa Ripeti (presente sia nella finestra di dialogo di Aggiunta Rapida appuntamento sia nella scheda Dettagli Appuntamento). Illustrazione 137: Ripeti 2. Cliccare su ed apparirà la finestra di dialogo Ripetizione 95

95 Personalizzata. Illustrazione 138: Ripetizione personalizzata 3. Selezionate le seguenti opzioni (presenti nella finestra di dialogo sopraccitata). Ripeti - Utilizzate questo menu a discesa per specificare la frequenza dell'appuntamento (giornaliera, settimanale, mensile o annuale). Quotidiana - Scegliete questa opzione, per ripetere l'appuntamento ogni giorno. Illustrazione 139: Quotidiano Settimanale - Consente di ripetere l'appuntamento ogni settimana. Illustrazione 140: Settimanale Mensile - L'appuntamento viene ripetuto ogni mese. Illustrazione 141: Mensile Annuale - L'appuntamento viene ripetuto ogni anno. 96

96 Illustrazione 142: Annuale Cliccate, infine, su OK. Modificare un appuntamento È possibile modificare qualsiasi campo dell'appuntamento (data, ora, partecipanti, frequenza) in qualsiasi momento. Se avete creato un appuntamento ricorrente, potete cambiare il singolo evento (oppure la serie di incontri) e scegliere se inviare o meno una ai partecipanti, per aggiornarli delle modifiche. Esistono due differenti modalità per modificare un appuntamento: effettuare doppio clic sulla riunione che si desidera modificare, cliccare con il tasto destro sulla riunione e selezionare Apri. Illustrazione 143: Modificare un appuntamento Se si sta aprendo una appuntamento ricorrente, il sistema permette di scegliere se modificare la singola istanza oppure tutta la serie. Illustrazione 144: Modificare un appuntamento ripetuto Nella finestra di dialogo Dettagli Appuntamenti, modificate le informazioni e scegliete. È possibile modificare il calendario, i partecipanti, il campo di testo ed aggiungere allegati. Se i partecipanti non devono rispondere al cambiamento effettuato, deselezionare 97

97 Richiedi risposte. Se avete effettuato un cambiamento per il quale i partecipanti non hanno bisogno di notifica, deselezionare Invia Mail Notifica. Convalidate il tutto, scegliendo OK. Nel caso in cui non abbiate deselezionato l'opzione di invio, sarà inviata una ai partecipanti. Eliminare un appuntamento È possibile annullare o eliminare un appuntamento. Se si tratta di un evento ricorrente, dovrete scegliere se eliminare il singolo appuntamento o l'intera serie di incontri. In quest'ultimo caso sarà inviata una ai partecipanti per comunicare loro tale annullamento. Nota: Solo il mittente di un appuntamento può annullarlo, mentre i partecipanti potranno solo revocare la loro presenza. È possibile eliminare un appuntamento in due differenti modalità: cliccate con il tasto destro sull'appuntamento e selezionate Cancella. Illustrazione 145: Eliminare un 2. Selezionate l'appuntamento e scegliete nella barra degli strumenti. Se si elimina un appuntamento, apparirà una finestra di dialogo che ne chiederà la conferma. Potrete anche scegliere Notifica, se desiderate comunicare all'organizzatore l'eliminazione. Illustrazione 146: Finestra di dialogo di conferma eliminazione appuntamento 98

98 3. Scegliete Sì per cancellare l'appuntamento. In tal caso esso sarà immediatamente rimosso dall'agenda. Si ricorda che non è possibile annullare l'eliminazione. Illustrazione 147: Finestra di dialogo di conferma eliminazione appuntamento (2) 4. Scegliete Sì per modificare l' da inviare ai partecipanti. Modificate il corpo dell' , se è necessario, e scegliete Invia, per effettuare l'operazione omonima. L'appuntamento sarà immediatamente rimosso dall'agenda e sarà inviato un messaggio ai partecipanti. Esistono due diverse modalità per eliminare un appuntamento ricorrente: Cliccate con il tasto destro sull'appuntamento e selezionate Istanza o Serie, quindi scegliete Elimina. Illustrazione 148: Eliminare u appuntamento ricorrente 2. Scegliete un appuntamento e cliccate su nella barra degli strumenti. Apparirà una finestra di dialogo nella quale sarà possibile specificare se eliminare l'istanza o la serie. Illustrazione 149: Eliminare una serie o istanza di appuntamenti 3. effettuate la scelta e cliccate su OK. Apparirà una finestra di dialogo che ne confermerà l'eliminazione. 4. Scegliete Sì per eliminare l'istanza o la serie di appuntamenti. Essi saranno immediatamente rimossi dall'agenda e sarà inviata una ai partecipanti. 99

99 Stampare un appuntamento Per stampare un appuntamento consultate la procedura di stampa di un'agenda nei capitoli precedenti. Trasformare un messaggio in appuntamento È possibile creare rapidamente un appuntamento, trascinando semplicemente un messaggio oppure una conversazione in una data nel mini-calendario. Quando si trascina e si rilascia il messaggio o la conversazione, le informazioni presenti sono utilizzate per compilare i campi dell'appuntamento: L'oggetto dell'appuntamento è l'oggetto del messaggio. I partecipanti sono costituiti dagli indirizzi presenti nei campi A e Cc del messaggio o della conversazione. Allo stesso modo, quando si trascina un contatto dalla rubrica nel mini-calendario, esso viene aggiunto nel campo dei partecipanti. Il testo del messaggio o di tutti i messaggi presenti nella conversazione costituisce il testo dell'appuntamento. Trasformare una in un appuntamento Per trasformare un messaggio od una conversazione in una richiesta di appuntamento: Selezionate il messaggio o la conversazione e trascinatelo su una data del minicalendario. Illustrazione 150: Trasformare una in un appuntamento Apparirà la finestra di dialogo Dettagli Appuntamento. Illustrazione 151: Dettagli appuntamento Esaminate i dettagli dell'appuntamento ed apportate le modifiche necessarie. Scegliete per inviare l'invito a tutti i partecipanti. 100

100 Inserire un contatto in un appuntamento Per inserire un contatto in un appuntamento: Selezionate un nome dalla rubrica e trascinatelo in una data del mini-calendario. Illustrazione 152: Inserire un contatto in un appuntamento Si aprirà la finestra Dettagli appuntamento con il nome del contatto presente nel campo dei partecipanti. 2. Completate i campi dell'appuntamento (oggetto, durata, elenco dei partecipanti, ecc) 3. Scegliete per spedire l'invito dell'appuntamento. Rispondere ad un invito Quando si riceve una notifica via per un appuntamento, quest'ultimo viene aggiunto all'agenda e segnato come Nuovo. É possibile rispondere rapidamente all'invito sia tramite la casella di posta elettronica sia attraverso il riquadro dell'elenco delle agende: aprite il messaggio che contiene la richiesta di appuntamento, 2. cliccate sull' di invito presente nella cartella In arrivo, 3. cliccate con il tasto destro sull'appuntamento (nel riquadro dell'elenco delle agende) e selezionate Nuovo. Illustrazione 153: di richiesta appuntamento 4. Scegliete uno dei seguenti comandi: per accettare la riunione, 101

101 per mostrare la riunione con un colore più marcato all'interno dell'agenda, per eliminare la riunione dall'agenda. Selezionando una di queste azioni, viene inviata automaticamente una risposta all'organizzatore. Cliccando sulla freccia, inoltre, è possibile scegliere Modifica risposta, per aggiungere ulteriori commenti. Illustrazione 154: Modificare la risposta Se la riunione è ricorrente, Zimbra vi consente di rispondere all'istanza o alla serie. Per aggiungere commenti, nel riquadro della lista Agende selezionate l'appuntamento e scegliete Modifica Risposta. Illustrazione 155: Modificare la risposta in un'istanza o serie Dopo aver effettuato la scelta, l'invito sarà spostato nel cestino. Gli appuntamenti rifiutati, inoltre, verranno contrassegnati con colore più chiaro nella propria agenda. Nota: Se si preferisce che l' di notifica resti nella cartella In arrivo o se si desidera modificare altre impostazioni, è necessario accedere a Preferenze> Agenda Modificare la risposta di un invito Se si decide di cambiare la risposta di un invito: selezionate l'appuntamento presente nell'agenda, 2. scegliere Accetta. Sarà inviata una risposta automatica all'organizzatore della riunione, per confermare la partecipazione all'incontro. 102

102 Impostare le preferenze La configurazione predefinita dell'utente viene impostata durante la creazione dell'account, ma nella scheda Preferenze è possibile modificarla. Illustrazione 156: Preferenze Salvare e cancellare le modifiche delle preferenze Esistono tre comandi standard nella scheda Preferenze: Scegliete nella barra degli strumenti, per salvare le modifiche apportate e tornare alla visualizzazione di Zimbra. 2. Scegliete nella barra degli, per annullare le modifiche e tornare alla visualizzazione di Zimbra. 3. Scegliete (presente nell'angolo superiore destro di qualsiasi pagina delle Preferenze), per reimpostare eventuali modifiche in base alle ultime impostazioni salvate. Generali 103

103 Illustrazione 157: Generali Di seguito sono elencate le opzioni presenti in Preferenze> Generale: Opzioni di accesso - Definiscono il client predefinito. Avanzate - Offre una serie completa di funzionalità di collaborazione web, disponibili con browser più recenti e connessioni internet più veloci. Standard - Impostazione consigliata quando le connessioni internet sono lente e quando si utilizzano browser meno recenti. Tema - Definisce il colore di sfondo per l'interfaccia della casella postale. Lingua - Definisce la lingua utilizzata in Zimbra. Fuso orario predefinito - É possibile impostare il fuso orario predefinito per l'account (anche se differente da quello configurato sul proprio computer). Nota: All'interno del client web questa opzione determina la data e l'ora dei messaggi (inviati o ricevuti) e degli appuntamenti nell'agenda. Cambia password - Utilizzate questa opzione per modificare la password. Impostazioni di ricerca - Abilitate Includi nelle ricerche la cartella Posta Indesiderata e/o Includi nelle ricerche il Cestino per includere queste directory durante una ricerca. Lingua di ricerca - Abilitate Mostra la lingua di ricerca avanzata nella barra degli strumenti della ricerca, per visualizzare i dettagli nella stringa di ricerca all'interno della casella di testo (collocata nella parte superiore della finestra di Zimbra). Impostazioni - Abilitate Visualizza le caselle di controllo per selezionare rapidamente gli elementi negli elenchi (richiede l'aggiornamento della pagina), per rendere visibile la casella di controllo per ciascun elemento contenuto nel riquadro di visualizzazione. Mail Nella sezione Mail è possibile: scegliere la visualizzazione dei messaggi, impostare la gestione dei messaggi ricevuti, creare un messaggio di risposta automatica utilizzabile quando si è fuori ufficio, configurare l'accesso POP alla ricezione dei messaggi scaricati sul client omonimo, se si è impostato l'utilizzo di un client POP3, 104

104 impostare le opzioni di posta indesiderata, per bloccare i messaggi e per consentire la ricezione da indirizzi specificati. Visualizzazione dei messaggi Illustrazione 158: Visualizzazione messaggi Controlla l'arrivo di nuove mail ogni - Selezionate ogni quanti minuti il sistema deve controllare l'arrivo di nuovi messaggi. L'impostazione predefinita è 5 minuti, ma l'intervallo di tempo minimo è definito dall'amministratore. Visualizza Mail - Scegliete l'opzione come HTML (quando possibile) per visualizzare i messaggi con la formattazione HTML (grassetto, colorato, stile di testo), mentre come testo per visualizzare i messaggi in formato testo normale. Anteprima Messaggio: Visualizza snippet dei messaggi nell'elenco delle mail - la prima linea della missiva viene mostrata al passaggio del cursore sopra l'oggetto di un messaggio. In caso contrario solo le prime parole saranno visualizzate. Cliccando due volte apri il messaggio in una nuova finestra. Immagini - Scegliete se scaricare le immagini HTML automaticamente. Quando leggo un messaggio nel riquadro di lettura - Selezionate tale opzione se il messaggio deve essere contrassegnato come letto subito (dopo il tempo specificato in secondi) oppure no. Dopo aver sposto o cancellato un messaggio - Specificate dove posizionare il cursore, dopo aver spostato o eliminare un messaggio. Ricerca mail predefinita - Definite la ricerca da eseguire quando si accede a Zimbra. La cartella impostata per default è In arrivo. I risultati vengono visualizzati nel riquadro di contenuto. Ricezione messaggi 105

105 Illustrazione 159: Ricezione messaggi Nella scheda ricezione messaggi l'utente può scegliere le seguenti opzioni: Riproduci un suono - All'arrivo di un messaggio sarete avvisati tramite un segnale acustico. É richiesto, tuttavia, il plug-in di Windows Media o Quicktime. Se il volume del computer è impostato su mute, non si sentirà alcun suono. Evidenzia la scheda Mail - L'icona della scheda Mail sarà evidenziata all'arrivo di un nuovo messaggio. Fai lampeggiare il titolo del browser - Potete decidere se il titolo del browser deve lampeggiare alla ricezione di un nuovo messaggio. Mostra una notifica popup - Specificate se il browser deve mostrare una notifica popup. È necessario disporre di Yahoo! BrowserPlus per utilizzare questa opzione. Inoltra copia a - Digitate l'indirizzo al quale si desidera inoltrare le proprie . Selezionate Non conservare una copia locale dei messaggi, se non desiderate conservare una copia del messaggio inoltrato. Invia notifica a - Digitate un indirizzo al quale si desidera notificare l'arrivo di nuove . Invia risposta automatica - Utilizzate tale opzione per inviare un messaggio di risposta automatica, quando si è fuori ufficio. Inserite il testo del messaggio nel campo omonimo ed impostate l'arco di tempo in cui far rimanere attivo il suddetto invio automatico. Conferma di lettura - Quando aprirete una , sarà inviato un messaggio di conferma lettura al mittente. Possono essere impostate le seguenti opzioni: Non inviare mai la conferma di lettura - Tale opzione è impostata per default. Invia sempre la conferma di lettura - Alla ricezione di un messaggio viene sempre inviata "automaticamente" una conferma al mittente. Chiedimi - Il destinatario sceglie se inviare o meno la conferma di lettura. Messaggi da me - Questa opzione è utile per gestire i messaggi inviati, includendo il proprio indirizzo nel campo dei destinatari. 106

106 Accesso da altri client di posta Illustrazione 160: Accesso da altri client di posta Accesso POP - Selezionate questa opzione, se desiderate scaricate dal proprio client di posta esterno tutte le (anche quelle meno recenti) o soltanto quelle ricevute da un preciso momento in poi. Composizione Illustrazione 161: Composizione messaggi Utilizzate le opzioni presenti in Preferenze> Composizione, considerando le seguenti delucidazioni: Componi - Selezionate l'editor di testo predefinito scegliendo tra HTML o testo. Impostate il carattere predefinito da utilizzare, lo stile, la dimensione ed il colore, se avete scelto il formato HTML. Rispondi/inoltra usando il formato del messaggio originale - Scegliete questa opzione per rispondere alle nello stesso formato pervenutovi, anche in presenza di un editor di testo diverso. Componi i messaggi sempre in una nuova finestra - Abilitate tale opzione per comporre i messaggi in una nuova finestra. Controllo ortografico obbligatorio prima di inviare un messaggio - Potete effettuare automaticamente un controllo ortografico di tutti i messaggi prima che questi vengano inviati. Salva automaticamente le bozze dei messaggi mentre componi - Abilitate 107

107 questa opzione, se desiderate che le bozze siano salvate durante la loro composizione. Rispondi/Rispondi a tutti - Specificate se includere o meno il testo originale nel corpo del messaggio di risposta. È possibile scegliere: Includi messaggio originale Non includere messaggio originale Includi messaggio originale con il prefisso indicato sotto (o> o ) Includi messaggio originale come allegato Includi messaggio originale ed intestazioni con il prefisso indicato sotto Includi solo l'ultimo messaggio (comprende solo l'ultimo messaggio scritto dalla persona che ha inviato la missiva e non quelli precedenti) Inoltra - Scegliete se includere o meno il testo originale nel corpo di un messaggio inoltrato. È possibile scegliere: Includi messaggio originale Includi messaggio originale con il prefisso indicato sotto (o> o ) Includi messaggio originale e le intestazioni con il prefisso sotto indicato Includi messaggio originale come allegato Prefisso - Se avete scelto di includere il messaggio originale, specificate se il prefisso sia > o per le trasmesse. Messaggi Inviati - Specificate se salvare una copia dei messaggi inviati nella cartella omonima. Per impostazione predefinita è abilitata l'opzione Salva una copia nella cartella Inviati. Firme Illustrazione 162: Firme È possibile creare firme per le contenenti il nome e il testo di chiusura. Se si creano personalità multiple, è possibile creare diverse firme ed assegnarle ai diversi indirizzi. Digitate un nome che identifica la firma nel campo Nome Firma. 2. Digitate il testo della firma nella casella di testo. 3. Scegliete nella sezione Uso delle firme la visualizzazione della vostra firma. 4. Selezionate Sopra i messaggi inclusi, se si vuole visualizzare la firma sopra i messaggi (viceversa scegliete Sotto il corpo del messaggio incluso). 5. Cliccate su Salva. 108

108 Rubrica Illustrazione 163: Rubrica Utilizzate le opzioni presenti in Preferenze> Rubrica come segue: Impostazioni - Selezionate Aggiungi nuovi contatti a "Contatti usati per mail", per aggiungere automaticamente gli indirizzi nella rubrica Contatti usati per all'invio di un messaggio di posta elettronica. Selezionate Cerca inizialmente nell'indirizzario globale GAL quando usi il selettore di contatti, quando si usa la GAL per aggiungere contatti a un messaggio e/o ad un appuntamento. Account Illustrazione 164: Account L'area Account viene utilizzata per creare e gestire i propri account di posta elettronica esterni. La personalità rappresenta l'identità di posta elettronica utilizzata nel campo Da nei messaggi di posta elettronica inviati. L'aggiunta di account esteri e personalità è comunemente svolta dagli utenti finali di Zimbra. 109

109 Filtri Illustrazione 165: Filtri Utilizzare la scheda filtri delle per definire le regole di filtraggio. Agenda Illustrazione 166: Agenda Utilizzate le opzioni presenti in Preferenze> Agenda come segue: Vista predefinita - Scegliete la visualizzazione dell'agenda di Zimbra (la modalità predefinita è Settimana lavorativa). Le opzioni di visualizzazione includono: Giorno, Settimana lavorativa, Settimana, mese, Elenco e Pianificazione. La settimana inizia di - Specificare il primo giorno della settimana nell'agenda. Visibilità appuntamenti predefinita - L'impostazione predefinita è pubblico, ossia tutte le agende vengono contrassegnate come pubbliche, a meno che il creatore non abbia segnato l'appuntamento come privato. Mostra sempre il mini-calendario - Potete scegliere se visualizzare o meno il mini-calendario nella parte inferiore del riquadro dei contenuti. Aggiungi automaticamente all'agenda gli appuntamenti ricevuti - Quando questa opzione è abilitata, gli inviti giunti via vengono automaticamente aggiunti 110

110 all'agenda. È possibile accettare o rifiutare l'invito sia dalla cartella In arrivo sia dall'agenda. Se l'opzione non è abilitata, l'appuntamento sarà aggiunto alla propria agenda dopo aver scelto Accetta o In dubbio nell' . Dopo aver risposto a un invito - Potete eliminare automaticamente gli inviti dalla cartella In arrivo, dopo aver risposto agli stessi. Mostra promemoria - Potete scegliere se visualizzare o meno un promemoria e stabilire la sua durata nel tempo (il valore predefinito è di 5 minuti). È anche possibile scegliere un suono. Selezionate Fai lampeggiare il titolo del browser, se volete consentire l'omonima azione, mentre state lavorando in un'altra scheda. Creazione appuntamenti Illustrazione 167: Creazione appuntamenti Per creare nuovi appuntamenti, usa la finestra di dialogo Aggiunta rapida Potete creare nuovi appuntamenti utilizzando la sopraccitata finestra di dialogo. Questa opzione si rivela molto utile, quando si creano molti appuntamenti senza partecipanti. Visualizza l'elenco dei fusi orari nella vista degli appuntamenti - Selezionate questa opzione, se dovete fissare incontri con fusi orari differenti. Condivisione Illustrazione 168: Condivisione La scheda dell'illustrazione 168 mostra sia gli elementi condivisi sia quelli in attesa di conferma per la condivisione. La sezione cartelle condivise con me, ma non ancora accettate è suddivisa in: 111

111 Mostra le cartelle condivise con me attraverso una lista di distribuzione (è selezionata per impostazione predefinita). Mostra le cartelle condivise con me dal seguente utente (quando si seleziona questa opzione, dovete immettere il nome dell'utente con cui si ha effettuato la condivisione). Nella sezione Cartelle condivise con me e già accettate sono elencate le cartelle condivise. In particolare: In Cartelle condivise da me vengono elencate le cartelle condivise corredate di ulteriori dettagli (ad esempio il ruolo assegnato e l'oggetto condiviso). È possibile modificare le proprietà di condivisione, revocare le autorizzazioni ed inviare nuovamente l'invito. In Condividi una cartella è possibile condividere , rubrica, agenda, attività ed impegni. Dispositivi mobili (Solo Zimbra Network Edition) Se è attivata la funzione Mobile, la cartella Dispositivi mobili è disponibile nella scheda Preferenze. In questa directory sono mostrati i dispositivi mobili configurati, in modo da poterli sincronizzare con il proprio account Zimbra o eliminare. Wiping del dispositivo mobile Se il proprio dispositivo mobile viene perso o rubato, è possibile rimuovere tutto il suo contenuto utilizzando il link "wipe. Questo comando permette di cancellare tutti i dati presenti sul dispositivo, restituendogli le impostazioni originali di fabbrica. Nota: Non eseguite questo comando per ripulire il dispositivo se lo avete in vostro possesso. Per cancellare il contenuto del dispositivo smarrito o rubato: Cliccate su Preferenze e selezionate la cartella dispositivo mobile. 2. Scegliete il dispositivo. 3. Viene mostrato il Wipe in attesa (il server è in attesa della connessione del dispositivo e sta avviando la richiesta). 4. Dopo che il dispositivo sarà connesso al server, lo stesso sarà cancellato. Importa/Esporta 112

112 Illustrazione 169: Importa/Esporta la funzionalità Importa/Esporta viene utilizzata per importare od esportare i dati dell'account (cartelle specifiche, agende ed elenchi di contatti). L'esportazione di tutti i dati è utile, se si desidera effettuare un backup dell'account o di una directory specifica sul proprio computer. Tasti di scelta rapida Illustrazione 170: Tasti di scelta rapida I tasti di scelta rapida che consentono l'utilizzo delle applicazioni senza il mouse vengono elencati in questa sezione, che può essere comodamente stampata. Per visualizzare rapidamente il suddetto l'elenco, digitate Ctrl+Q in qualsiasi scheda vi troviate. Zimlet 113

113 Illustrazione 171: Zimlet Gli Zimlet sono applicazioni aggiuntive che migliorano la funzionalità di Zimbra. L'amministratore di sistema può consentire il loro utilizzo e sono visualizzati nella sezione Preferenze> Zimlet. Alcuni Zimlet sono abilitati di default, quali: data - Posizionando il cursore su una qualsiasi data, viene evidenziata l'agenda e gli appuntamenti legati ad essa. Illustrazione 172: Zimlet data Numeri di telefono - Cliccando su un numero di telefono presente nel messaggio, è possibile effettuare direttamente la chiamata. Per utilizzare questo Zimlet è necessario installare sul proprio computer un software VoIP (come Skype). Selezionate il numero e sfruttate il tasto destro del mouse per aggiungerlo come contatto. URL - Cliccate su un indirizzo per visitare il sito web corrispondente. Indirizzi /nome - Cliccate su un indirizzo nell'intestazione di un messaggio, per verificarne la presenza nella rubrica. In caso contrario cliccate nuovamente per aggiungerlo alla rubrica. Illustrazione 173: Indirizzi Gli altri Zimlet abilitati sono elencati nel riquadro panoramica nella sezione Zimlet. 114

114 Gli Impegni È possibile utilizzare la propria lista di impegni per creare e monitorare i progressi di un progetto, scrivendo note, allegando file e condividendo l'elenco con altri utenti. Per visualizzare gli impegni, selezionate la scheda Impegni in Zimbra. Illustrazione 174: Impegni Per creare un nuovo impegno, accedete al riquadro dei contenuti. É possibile aggiungere ulteriori dettagli all'impegno, specificandone l'inizio e la data di scadenza, impostando la priorità (alta, normale o bassa) e visualizzando i progressi mediante la percentuale di completamento. Creare un nuovo elenco impegni Ci sono due differenti modalità per creare un nuovo elenco impegni: Cliccate sulla freccia nella barra degli strumenti e selezionate Impegni. Questa opzione è disponibile dal menu Nuovo di tutte le schede (eccetto quella delle Preferenze). 2. Cliccate su. Utilizzando entrambi i metodi apparirà la finestra di dialogo Crea nuovo elenco impegni. Illustrazione 175: Finestra di dialogo Crea nuovo elenco impegni Inserite un nome (da associare all'elenco degli impegni) nel campo omonimo. Selezionate un colore Se si desidera sincronizzare questo elenco di impegni con un servizio remoto, selezionate la casella omonima e immettete l'url. Scegliete OK per visualizzare l'elenco delle attività. 115

115 Illustrazione 176: Elenco Impegni Creare un nuovo Impegno Cliccate sulla freccia nella barra degli strumenti e selezionate Impegni. Questa opzione è disponibile dal menu Nuovo di ogni scheda (tranne quella delle preferenze). Apparirà la scheda di Dettagli Impegni. Illustrazione 177: Dettagli Impegni 2. Specificate le seguenti informazioni nell'area Dettagli: Illustrazione 178: Dettagli Oggetto - Digitate una breve descrizione dell'impegno Luogo - Inserite il luogo nel quale si svolgerà l'impegno. Priorità - Selezionate la priorità per l'impegno. Illustrazione 179: Priorità 116

116 Elenco Impegni - Selezionate l'elenco di attività nel quale si desidera visualizzare l'impegno. Illustrazione 180: Elenco impegni 3. Specificate le informazioni seguenti presenti nell'area Avanzamento: Illustrazione 181: Avanzamento Stato - Selezionate lo stato dell'impegno e modificatelo in qualsiasi momento. Percentuale - Scegliete una percentuale in corrispondenza dello stato precedentemente impostato. Definite l'inizio, il giorno, l'ora e la fine dell'attività. Corpo - Digitate eventuali note da inserire nell'impegno. Cliccate, inoltre, su: (nella barra degli strumenti), per includere un allegato. (nella barra degli strumenti), per abilitare il controllo ortografico., per convalidare le modifiche apportate Aggiungere un impegno rapidamente Per aggiungere rapidamente una nuovo impegno: Aprite l'apposito elenco, effettuando un doppio clic sulla lista presente nell'area Impegni del riquadro Panoramica. Illustrazione 182: Elenco Impegni 2. Scegliete il comando Clicca qui per aggiungere un nuovo impegno. 3. Digitate un nome da assegnare al nuovo impegno e premete Invio. 117

117 Questa procedura permette di aggiungere l'oggetto dell'impegno senza fornire alcun dettaglio. Per inserire ulteriori informazioni, è necessario modificare l'impegno stesso, scegliendo fra due differenti modalità: Effettuate doppio clic sull'impegno. 2. Cliccate sull'impegno e selezionate nella barra degli strumenti. Si aprirà la scheda Dettagli Impegni, nella quale potrete modificare le informazioni visualizzate e scegliere Se si aggiunge o si crea un impegno in un elenco sbagliato, è possibile: aprire l'impegno e selezionare l'elenco corretto dalla lista degli impegni (presente nel menu a comparsa). trascinare l'impegno dal riquadro dei contenuti nell'elenco corretto (presente nel riquadro della panoramica). Modifica od aggiornamento di un impegno Si consiglia di aggiornare lo stato dell'impegno e le informazioni contenute in esso. Per aggiornare un impegno: Aprite l'elenco degli impegni, effettuando doppio clic sull'apposita lista (presente nell'area del riquadro panoramica). Illustrazione 183: Elenco Impegni 2. Modificate le informazioni, effettuando doppio clic sull'impegno selezionandolo e scegliendo nella barra degli strumenti. Apparirà la scheda Dettagli Impegni. oppure Illustrazione 184: Dettagli Impegni 3. Modificate le informazioni e scegliete Salva. Spostare un impegno È possibile spostare un impegno in un'altra lista in uno dei seguenti modi: Utilizzante l'opzione Sposta dal menu contestuale (che apparirà cliccando con il 118

118 tasto destro del mouse sull' impegno). Utilizzate il drag-and-drop. Modificate i dettagli dell'impegno. Per spostare l'attività utilizzando l'opzione Sposta: Selezionate l'impegno e successivamente Sposta. Illustrazione 185: Spostare un impegno Apparirà la finestra di dialogo Sposta Impegno. Illustrazione 186: Finestra di dialogo Sposta Impegno 2. Selezionate l'elenco nel quale si desidera spostare l'impegno e scegliete OK. Per spostare l'impegno utilizzando il drag-and-drop, selezionatelo e trascinatelo nell'elenco presente nel riquadro Panoramica. Illustrazione 187: Spostare un impegno con il drag and drop Per spostare un impegno modificandone i dettagli, apritelo e nel campo elenco impegni selezionate l'elenco nel quale spostarlo. 119

119 Illustrazione 188: Spostare un impegno modificando lo stesso Eliminare un impegno Per eliminare un impegno: Aprite l'elenco di impegni (che contiene l'oggetto da eliminare) e effettuate doppio clic sull'elenco di attività nell'area impegni. Illustrazione 189: Area Impegni Selezionate l'impegno che si intende cancellare e scegliete Cliccate con il tasto destro sull'impegno e selezionate Elimina. Illustrazione 190: Eliminare un impegno Ordinare gli impegni È possibile ordinare gli impegni per argomento, stato, percentuale di completamento e data di scadenza. Aprite l'elenco che contiene gli impegni da ordinare ed effettuate doppio clic sullo stesso. Cliccate su una delle seguenti intestazioni di colonna per ordinare gli impegni: Oggetto

120 Stato Percentuale di completamento Data di scadenza Stampare l'elenco di impegni È possibile stampare un elenco completo di impegni o solo alcune informazioni: sulla barra degli strumenti degli impegni, cliccate su e scegliete se stampare gli impegni selezionati oppure tutti gli elementi presenti. 2. Nella finestra di dialogo di stampa cliccate su OK. Ricerca degli impegni in base allo stato È possibile cercare gli impegni in base allo stato. Illustrazione 192: Visualizzazione Impegni Sulla barra degli strumenti scegliete Visualizza e selezionate il tipo di impegni che si desidera visualizzare. Importare gli impegni È possibile importare gli elenchi di impegni salvati in un file con estensione tgz. Per importare: Accedete alle preferenze e scegliete Importa/Esporta. 2. Nella sezione Importa selezionate il file da importare. 3. Individuate la destinazione. 4. Scegliete Importa. A seconda della dimensione del file tgz l'importazione richiederà alcuni minuti. Esportare gli Impegni È possibile esportare l'elenco di impegni salvato in un file in formato tgz.: Accedete alle Preferenze e scegliete Importa/Esporta. 2. Nella sezione Esporta, selezionate il tipo di account. 3. Abilitate la casella Impostazioni avanzate 121

121 4. Rimuovete il segno di spunta da tutte le applicazioni ad eccezione degli Impegni. Illustrazione 193: Esportare gli impegni 5. Nell'area Fonte scegliete Tutte le cartelle e selezionate l'elenco degli impegni da esportare. 6. Cliccate su Esporta. 7. Scegliete Salva su disco, quindi OK. Condividere gli Impegni È possibile condividere gli elenchi di impegni con utenti interni, esterni ed ospiti. Nel primo caso è possibile selezionare il tipo di accesso: manager: permette l'accesso completo per visualizzare e modificare un impegno, visualizzatore: permette la lettura ed il solo accesso, ospite esterno: permette la sola lettura. 122

122 Documenti La sezione Documenti di Zimbra permette la condivisione di documenti e applicazioni per sviluppare e organizzare informazioni. Le immagini, i fogli elettronici ed altri formati possono essere incorporati nelle pagine del documento, così come possono essere caricati i documenti esterni. Illustrazione 194: Documenti La sezione sopraccitata è composta da un blocco note con singole pagine, organizzate in una tabella che contiene la cronologia dei differenti documenti inseriti. Creare un nuovo blocco note Per impostazione predefinita ogni account di Zimbra include un blocco note, ma è possibile aggiungerne altri: Cliccate sulla freccia presente nella barra degli strumenti e selezionate Nuovo Blocco Note. Questa opzione è disponibile nel menu Nuovo presente in qualsiasi visualizzazione (ad eccezione delle Preferenze). Illustrazion e 195: Nuovo Blocco Note 2. Scegliete l'icona Blocco note nel riquadro Panoramica dei Blocchi Note. 123

123 Illustrazione 196: Nuovo Blocco Note(2) In entrambi i casi apparirà la finestra di dialogo Crea nuovo blocco note. Illustrazione 197: Finestra di dialgo Crea Nuovo Blocco Note Inserite il nome del Blocco Note nel campo Nome. Scegliete il colore da associare. Selezionate il percorso nel quale salvare il blocco note. Scegliendo OK, il blocco note sarà visualizzato nell'area stessa. Illustrazione 198: Lista Blocco Note Nota: Tutti i nomi dei Blocchi note devono essere univoci all'interno della gerarchia della casella postale, poichè non possono avere lo stesso nome di qualsiasi altra cartella presente in Zimbra. Creare una nuova pagina Potete creare una pagina di un blocco note e: scegliere il layout dei contenuti, utilizzando sia gli strumenti in formato RTF sia i tag HTML, controllare l'ortografia della pagina, usare parole chiave per creare facilmente collegamenti ad altre pagine. Per creare una nuova pagina in un blocco note: 124

124 Aprite il blocco note, al quale si desidera aggiungere una pagina, ed effettuate doppio clic sullo stesso. Il sommario delle pagine sarà visualizzato nel contenuto. Illustrazione 199: Contenuto blocco note 2. Scegliete nella barra degli strumenti, per aprire una pagina vuota. Illustrazione 200: Nuova Pagina 3. Immettete il nome della nuova pagina nel campo Pagina (esso sarà visualizzato nella tabella dei contenuti). 4. Inserite il contenuto della pagina, utilizzando: un editor di testo predefinito che permette di aggiungere stili, colori, tabelle e fogli di calcolo, un tag HTML. Scegliete e -successivamente- il formato della pagina oppure cliccate su per tornare al sommario. Formattazione di una pagina del Blocco Note È possibile comporre le pagine utilizzando un editor di testo oppure HTML per formattare la pagina utilizzando i tag. Formattazione di una pagina mediante l'editor di testo Quando si modifica una pagina utilizzando l'editor di testo, i comandi -distribuiti su due barre degli strumenti- permettono facilmente di formattare il layout di pagina. È possibile selezionare, modificare o aggiungere: dimensione dei caratteri e colori, stili del testo, colori di sfondo, tabelle, fogli di lavoro, allegati, immagini. Questi strumenti di formattazione sono identici a quelli utilizzati da altri programmi di videoscrittura. 125

125 Illustrazione 201: Formattazione editor di testo Aggiunta di uno stile di paragrafo Utilizzate l'icona -collocata sulla barra degli strumenti- per visualizzare gli stili disponibili per un paragrafo: Normale Intestazione - Utilizza sei livelli per identificare i titoli. Indirizzo - Trasforma in corsivo il testo. Preformattato - Da utilizzare quando si desidera visualizzare il testo in carattere Courier. Tali stili non possono essere modificati, ma usando le opzioni di editing del formato si può rendere diverso lo stile. Aggiungere una tabella alla pagina Per aggiungere una tabella alla pagina è necessario: Scegliere nella barra degli strumenti per visualizzare il menu della tabella. Illustrazione 202: Menu tabella 2. Selezionare Inserisci Tabella, quindi inserire il numero di righe e colonne. 126

126 Illustrazione 203: Inserire le righe e le colonne della tabella La tabella sarà aggiunta alla pagina. 3. Per impostare le proprietà della tabella, scegliete sulla barra degli strumenti e selezionate Proprietà tabella. Sarà visualizzata la finestra di dialogo omonima. Illustrazione 204: Proprietà tabella È possibile definire l'allineamento, la larghezza, lo stile del testo, il colore del font, lo sfondo e lo stile del bordo. Per impostare le proprietà della cella scegliete sulla barra degli strumenti e selezionate Proprietà celle. In tal modo apparirà la finestra di dialogo omonima. Illustrazione 205: Proprietà celle tabella 127

127 È possibile definire lo stile del bordo della cella, il layout e gli stili di testo, il font e il colore dello sfondo per una cella. Scegliete per inserire ulteriori righe e/o colonne ed unire o dividere le celle, dopo aver creato la tabella. Quando la tabella è pronta, selezionate una cella e cliccate in essa per digitare il testo. Aggiunta di un foglio di calcolo alla pagina Per aggiungere un foglio di calcolo, cliccate sull'icona strumenti). Tale foglio è costituito da sei colonne. (presente nella barra degli Illustrazione 206: Foglio di calcolo I fogli di lavoro possono essere utilizzati per creare database e/o le liste di attività, orari, compiti, ecc. e comprendono l'insieme delle funzioni predefinite. Aggiungere allegati, immagini e link alla pagina È possibile caricare file ed immagini che comprendono collegamenti alla pagine dei blocchi note. Scegliete Utilizzate per allegare un file. per aggiungere un'immagine. Scegliete per aggiungere un link di collegamento a pagine di altri blocchi note oppure a siti web esterni. Sfruttate il comando Sfoglia, per trovare il file da caricare, o inserite un titolo descrittivo per il link che sarà visualizzato al posto dell'indirizzo. Formattazione HTML Se conoscete il formato HTML, potete utilizzarlo per creare determinati contenuti. Per creare pagine in HTML: Scegliete Formato sulla barra degli strumenti, quindi Origine HTML. 128

128 Illustrazione 207: Scelta del formato Condividere un Blocco note È possibile condividere il proprio blocco note con utente interno, esterno ed ospite, selezionando il tipo di accesso: manager: permette l'accesso completo per visualizzare e modificare un impegno visualizzatore: permette la lettura ed il solo accesso ospite esterno: permette la sola lettura. È possibile avvisare gli utenti -con cui si condivide il blocco note- quando si apportano modifiche, cliccando su Notifica (presente sulla barra degli strumenti). 129

129 Valigetta La sezione Valigetta è usata per salvare i file direttamente sul proprio account, rendendo più facile l'accesso agli stessi ogni qualvolta si accede a Zimbra da qualsiasi computer. È possibile condividere le cartelle portadocumenti con altri utenti, i quali possono visualizzare e modificare i file stessi. Illustrazione 208: Valigetta Potete creare cartelle multiple e caricare qualsiasi tipo di file, salvare gli allegati inviati in e creare nuovi documenti. Nota: È possibile accedere ai file nella Valigetta anche da un client WebDAV. Creare una cartella nella valigetta 2. Selezionate la scheda Valigetta. Scegliete Nuovo sulla barra degli strumenti. Illustrazione 209: Creare una nuova Valigetta Apparirà la finestra di dialogo Crea Nuova Cartella Valigetta 3. Digitate il nome della nuova valigetta. Il nome della Valigetta deve essere univoco all'interno della gerarchia delle cartelle inerenti la casella postale ( , calendario, rubrica e documenti). 4. Selezionate la posizione della cartella (nel primo o secondo livello). 5. Scegliete OK per visualizzare la nuova Valigetta nel riquadro Panoramica. Aggiungere file alla Valigetta Un file, trasferito dal computer alla Valigetta di Zimbra, è disponibile ogni volta che si accede all'account. 130

130 Illustrazione 210: Finestra di dialogo Crea nuova cartella Valigetta È possibile caricare i file nelle seguenti modalità: cliccando sugli allegati stessi visualizzati nelle , utilizzando lo strumento carica file, quando si lavora nella scheda Valigetta, sfruttando gli strumenti del client WebDav. Per caricare i file dalla Valigetta: Aprite la Valigetta e selezionate la directory dove si vogliono salvare i file, quindi scegliete Carica file sulla barra degli strumenti. Illustrazione 211: Carica file 2. Nell'apposita finestra di dialogo (illustrazione 212) scegliete Sfoglia, per cercare il file da caricare. Illustrazione 212: Carica il nuovo file nella Valigetta 3. Per inserire un altro file, scegliete Aggiungi. Non è possibile caricare più file con lo stesso nome in una medesima cartella. Per tale motivo, nella sezione Se esiste già un file con lo stesso nome, l'utente può 131

131 scegliere tra le seguenti opzioni: a. Chiedimi - Zimbra vi avviserà, se state caricando un file dal nome identico ad un altro (già presente nella directory). In tal caso sarà visualizzata una finestra di dialogo, che permetterà all'utente di mantenere il file attuale o sostituirlo con quello caricato. b. Sostituisci con il mio file - Scegliete questa opzione, se desiderate che il file caricato sostituisca quello esistente. c. Tieni il file esistente - Potete decidere di mantenere il file già presente nella Valigetta senza sostituirlo. 4. Quando tutti i file sono stati caricati, scegliete OK per visualizzarli nella Valigetta. Nota: Se si seleziona la cartella sbagliata, è possibile utilizzare il drag and drop per spostare il file nella directory corretta. Gli allegati presenti in una possono essere rapidamente aggiunti alla Valigetta: scegliete il link Valigetta (vedi illustrazione 213), Illustrazione 213: Allegati Valigetta 2. nella finestra di dialogo Aggiungi alla Valigetta selezionate la cartella di destinazione oppure create una nuova directory, 3. Scegliete OK. Nota: Una copia dell'allegato sarà salvato nella Valigetta. Ciò può essere utile per eliminare eventualmente l'allegato dell' . Visualizzazione dei file nella Valigetta È possibile scegliere la visualizzazione dei file nella Valigetta, selezionando una delle seguenti opzioni dal menu Visualizza. Illustrazione 214: Visualizzazione Valigetta Vista Gestione elementi - I file vengono visualizzati come miniature. 132

132 Illustrazione 215: Vista Gestione elementi Vista dettagliata - I file vengono visualizzati in un elenco e sono corredati di ulteriori informazioni (ad esempio data caricamento, proprietario, eventuale condivisione). Illustrazione 216: Vista dettagliata Vista a colonne - I file vengono visualizzati in una colonna e possono essere selezionati, per visualizzare alcune informazioni (dimensione, data di creazione, creatore, data di modifica). Illustrazione 217: Vista a colonne Lavorare nella valigetta Nella Valigetta è possibile aprire i file, modificarli, spostarli, applicare tag e creare link da inviare via . Illustrazione 218: Operazioni della valigetta Aprire un file È possibile aprire i file presenti nella valigetta da qualsiasi computer, ma è necessaria l'applicazione software adeguata (che consenta, quindi, di leggere o aggiornare i file in questione). I formati più comuni sono quelli relativi a file di testo, HTML e immagini (quali gif o jpg). Per aprire il file, cliccate con il tasto destro e scegliete Apri. Se il tipo di file è sconosciuto, 133

133 sarà visualizzata una finestra di dialogo che vi consentirà di scegliere l'applicazione specifica. Spostare i file È possibile spostare i file da una cartella in un'altra. Sulla barra degli strumenti scegliete 2. Selezionate la cartella di destinazione o create una nuova directory. 3. Scegliete OK. Applicare un tag al file Selezionate il file, a cui si vuole applicare il tag, e sulla barra degli strumenti scegliete 2. Selezionate il tag. 3. Cliccate su OK. I Tag sono visualizzati solo nella modalità di visualizzazione dettagliata. Inviare una con link ad un file È possibile inviare una contenente un collegamento ad un file presente nella Valigetta, ma il destinatario deve disporre dell'autorizzazione appropriata -per lavorare con il file stesso- e del software per aprirlo. Tutte le modifiche apportate al file si ripercuotono su quello presente nella Valigetta. Selezionate il file contenuto nella Valigetta e cliccare con il tasto destro del mouse. Illustrazione 219: Menu del tasto destro 2. Scegliete Invia link, per aprire una finestra di conferma che ricorda di attribuire i permessi di visualizzazione al destinatario. Cliccate su Sì per procedere. 134

134 Illustrazione 220: Finestra di dialogo di conferma 3. All'apertura della finestra di composizione, il link sarà presente nel corpo del messaggio. Completate l' ed inviatela. Inviare un file come allegato È possibile inviare un file, come allegato di una , direttamente dalla Valigetta: Selezionate il file presente nella directory sopraccitata e cliccate con il tasto destro. 2. Scegliete Invia come allegato, per aprire la pagina di composizione con il file in allegato. 3. Inserite l'indirizzo del destinatario e completatela. 4. Cliccate su Invia. Condividere le cartelle della valigetta È possibile condividere le cartelle delle Valigette con utenti interni, esterni ed ospiti. Quando si condividono le liste di impegni con gli utenti interni, è possibile selezionare il tipo di accesso: manager: permette l'accesso completo per visualizzare e modificare un impegno, visualizzatore: permette la lettura ed il solo accesso, ospite esterno: permette la sola lettura. 135

135 Ricerca È possibile cercare messaggi, contatti, appuntamenti, blocchi note, pagine e file. La ricerca può essere effettuata in base a: parole specifiche date URL dimensioni del file Tag allegati (potete cercare le che contengono o meno un file oppure effettuare una ricerca in base al tipo di allegato). Esistono due strumenti di ricerca delle Cerca - Si tratta di una ricerca rapida in base al testo digitato nella casella di testo Cerca. Il menu a destra della sopraccitata casella consente di selezionare il tipo di elemento nel quale effettuare la ricerca. Avanzate - Questa ricerca permette di aprire un nuovo riquadro e rende più facile l'esecuzione di ricerche complesse. Potete salvare la ricerca avanzata e eseguirla nuovamente in un secondo momento. Sintassi della ricerca É necessario fornire delucidazioni sulla sintassi di ricerca in Zimbra: Ricerca del testo - Potete cercare frasi, tenendo presente che ogni parola è considerata singolarmente. Ricerca non case sensitive - sud, Sud e SUD sono considerati tutti egualmente (senza differenze fra lettere maiuscole e quelle minuscole) I caratteri speciali che non possono essere utilizzati nel testo di ricerca sono: ~ # $% ^ & * () _-+? / () []; " L'asterisco * è considerato come carattere jolly (ad esempio, se si ricerca can*, sarà visualizzato l'elenco di file contenenti la parola cane, canto, ecc.) La ricerca dei contenuti avviene nel corpo del messaggio e in tutti gli allegati leggibili, ossia tutti quei tipi di file che possono essere convertiti in formato HTML, come -ad esempio- documenti di Microsoft Office (Word, PowerPoint o Excel) e file di testo. Utilizzo della ricerca rapida La ricerca rapida è uno strumento che fornisce un collegamento veloce nella ricerca senza parole chiave. Ad esempio, per trovare tutte le contenenti la parola Tim in qualsiasi campo (Oggetto, A, Da, Cc o Ccn, corpo del messaggio, o come file allegato) è necessario digitare la suddetta parola nella casella di ricerca e scegliere Cerca. È possibile immettere in tale campo qualsiasi valore (nome, cognome e numero di telefono). Per eseguire una ricerca rapida: Immettete il termine da ricercare nel campo Cerca. Illustrazione 221: Ricerca rapida 136

136 2. 3. Selezionate una delle seguenti opzioni dal menu a tendina: Nota: Se non è selezionata alcuna caratteristica specifica, non sarà visualizzata alcuna opzione di ricerca. - Sono ricercati tutti i tipi di elementi nella casella postale - La ricerca è effettuata all'interno dei messaggi di posta elettronica - La ricerca è svolta all'intero dei contatti nella rubrica personale - Gli elementi desiderati sono cercati all'interno dell'indirizzario globale - La ricerca interessa la sezione degli appuntamenti - La ricerca è effettuata all'interno degli impegni - Potete cercare all'interno delle pagine del blocco note - La ricerca è svolta all'interno dei file Scegliete Ricerca avanzata La ricerca avanzata permette di scegliere fra diverse opzioni, per eseguire ricerche più complesse. Si può fare riferimento alla tabella sottostante per i criteri da utilizzare nella ricerca avanzata. Criteri Base Descrizione Ricerca le informazioni nell'intestazione, nei campi da, a ed Oggetto (oltre che in base agli allegati) digitando una parola o una frase specifica. Allegati Cerca senza allegato, con allegato o con allegato specifico. In quest'ultimo caso apparirà un elenco dei differenti tipi di allegato. Data Cerca i messaggi ricevuti in base ad una determinata data. Dominio Ricerca informazioni nell'intestazione dei messaggi, nei campi Da, a e cc (contenti gli indirizzi di determinati domini). I domini nei quali è possibile effettuare la ricerca sono predefiniti ed è possibile sceglierli abilitando le apposite caselle di controllo. Cartella Limita la ricerca alle sole cartelle selezionate. Ricerca Salvata Permette di accedere ad una ricerca precedentemente salvata. Dimensioni Cerca messaggi in base ad una dimensione specifica espressa in byte, KB o MB. Zimlet Cerca nei messaggi o contatti che contengono gli URL, i numeri di telefono o altri oggetti definiti dall'amministratore. Stato Cerca informazioni nei messaggi o contatti contrassegnati o meno, tra quelli letti o non letti. Tag Cerca messaggi o contatti a cui è stato applicato uno specifico tag o un insieme definito di tag. Ora Cerca messaggi ricevuti in una determinata ora, settimana o mese. 137

137 Ricerca di messaggi utilizzando la ricerca rapida Per cercare i messaggi utilizzando la ricerca rapida: Illustrazione 222: Ricerca Rapida Inserite i criteri per effettuare la ricerca nella casella di ricerca. 2. Selezionate un'opzione dal menu a discesa della ricerca (per impostazione predefinita è selezionata l'opzione ). 3. Scegliete - I risultati della ricerca saranno visualizzati nel riquadro dei contenuti. 4. Selezionate qualsiasi scheda per uscire dalla ricerca. Ricerca di messaggi utilizzando la ricerca avanzata Per cercare i messaggi utilizzando la ricerca avanzata: Selezionate Avanzate per aprire l'area di ricerca avanzata. Illustrazione 223: Ricerca avanzata 2. A seconda delle esigenze di ricerca scegliete un'icona nella barra degli strumenti, per aprire il riquadro omonimo. 3. Inserite le informazioni nei campi. Se è stata attivata l'opzione Mostra la lingua di ricerca avanzata nella barra degli strumenti della ricerca in Preferenze> Generale, il campo di ricerca si aggiornerà durante la digitazione della ricerca. Esecuzione della ricerca - Quando si immette il testo nell'apposito campo, la ricerca viene eseguita. Risultati della ricerca - I risultati della ricerca sono elencati nel riquadro dei contenuti. Se è abilitata la visualizzazione conversazione, saranno elencate tutte le conversazioni contenenti i messaggi ricercati. 4. Aggiornate la pagina e scegliete per aggiornare i risultati nell'area di ricerca. 5. Utilizzate per uscire dalla ricerca. 138

138 Utilizzare * come jolly nella Ricerca L'asterisco * può essere usato come un simbolo jolly all'interno di una ricerca, per trovare file che contengono parole formate da lettere simili a quelle inserite nell'apposito campo. Salvare una ricerca Se si crea una ricerca da utilizzare anche in altre occasioni, è possibile salvarla. Effettuate la ricerca, sfruttando sia la barra di ricerca sia una ricerca avanzata. Illustrazione 224: Salva ricerca 2. Scegliete Salva nell'area di ricerca, per aprire la finestra di dialogo Salva ricerca. 3. Inserite il nome della ricerca nel campo omonimo. 4. Selezionate la posizione nella quale salvare la ricerca. Per default ogni ricerca viene salvata nell'apposita sezione del riquadro Panoramica, ma è possibile impostare un'altra destinazione. 5. Scegliete OK. La ricerca salvata sarà visualizzata nel riquadro Panoramica. Per usare una ricerca salvata, selezionatela ed i risultati della stessa saranno immediatamente visualizzati nel riquadro dei contenuti. 139

139 Condivisione cartelle È possibile condividere le cartelle di posta, le rubriche, i calendari, gli appuntamenti, i blocchi note, i documenti e le valigette. In questo modo potete collaborare con gli altri utenti, permettendo loro di apportare modifiche o semplicemente visualizzare la cartella. Il processo per condividere una cartella è il seguente: L'utente seleziona la cartella da condividere (cartella di posta elettronica, rubrica, calendario, blocco note, elenco degli impegni o una cartella della valigetta). L'utente può decidere i privilegi di accesso ed inviare un invito. L'utente che riceve la condivisione accetta l'invito e ottiene l'accesso alla cartella condivisa. Individuare i privilegi di accesso Entrate in una scheda e selezionate la cartella, specificando il tipo di privilegi di accesso. È possibile effettuare la condivisione con utenti interni, esterni e ospiti, impostando le autorizzazioni per singolo utente o gruppo. Selezionate il tipo di privilegi da concedere agli utenti interni ed inserite l'indirizzo corrispondente: Visualizzatore - L'utente può leggere il contenuto della cartella condivisa, ma non può modificarne il contenuto. Gestore - L'utente ha l'autorizzazione completa per visualizzare e modificare i contenuti di una cartella condivisa, creare nuove sottocartelle, modificare e cancellare i file. Amministratore - L'utente ha l'autorizzazione completa per visualizzare, modificare, aggiungere, rimuovere, accettare, rifiutare e gestire contenuti. Nessuno - L'accesso alla cartella condivisa è temporaneamente disattivato senza la revoca dei privilegi di condivisione. L'utente ha ancora la cartella condivisa nella sua casella di posta, ma non può visualizzarla o gestirla. Nota: è possibile condividere le cartelle di posta solo con utenti interni o gruppi. Ospiti esterni - Si crei una password per la cartella condivisa a cui devono accedere gli ospiti. Tali utenti non possono apportare modifiche alle informazioni presenti. Pubblico - Chiunque conosca l'url della cartella può visualizzarne il contenuto, senza apportare modifiche alle informazioni. 140

140 Illustrazione 225: Proprietà condivisione Come funziona la condivisione? I privilegi di accesso per ogni applicazione sono descritti nella seguente sezioni. Condivisione delle cartelle di posta È possibile condividere le cartelle di posta (comprese la cartella In arrivo e le sottocartelle) con utenti interni ma non con quelli esterni o con il pubblico. Una copia della cartella condivisa viene visualizzata nella lista delle directory sul riquadro Panoramica di chi riceve la condivisione. Gli utenti con il ruolo di gestore hanno il permesso di visualizzare e modificare il contenuto della cartella di posta condivisa, creare nuove sotto-cartelle e cancellare messaggi di posta elettronica. Gli utenti con il ruolo di amministratore hanno l'autorizzazione completa per visualizzare e modificare il contenuto della cartella di posta, creare nuove sottocartelle, cancellare e condividere la cartella con altri utenti. Condivisione della rubrica È possibile condividere la rubrica con utenti interni, ospiti esterni e con il pubblico. A seconda del ruolo assegnato, la lista dei contatti può essere condivisa in sola visualizzazione oppure con privilegi di accesso per modificare, aggiungere ed eliminare i contatti della rubrica. La condivisione della rubrica è utile, se si vuole che altri utenti vi abbiano accesso. Condivisione delle agende Potete condividere le agende con utenti interni, ospiti esterni e con il pubblico, assegnando tre tipologie di permessi (visualizzatore, gestore o amministratore). È anche possibile scegliere se l'utente selezionato può visualizzare gli appuntamenti "privati" sul calendario. 141

141 Condivisione degli impegni, Blocco note e valigetta È possibile condividere gli impegni, i blocco note e la valigetta con utenti interni, ospiti esterni e con il pubblico. Quando si condividono le cartelle con utenti interni, Zimbra vi consente di selezionare il tipo di accesso: ad esempio un utente amministratore o gestore può visualizzare e modificare il contenuto della cartella stessa, mentre gli ospiti esterni possono avere l'accesso in sola lettura. Impostazioni della condivisione Quando decidete di effettuare una condivisione, è possibile selezionare una cartella di primo livello oppure una specifica sotto-cartella. Se si sceglie di condividere una directory di primo livello, tutte le cartelle contenute saranno condivise. Selezionate la cartella che si desidera condividere e cliccate con il tasto destro del mouse. Nota: Non è possibile condividere il cestino o la posta indesiderata. 2. Scegliendo Condividi cartella, si aprirà la finestra di dialogo Proprietà Condivisione; selezionate l'utente con il quale condividere la cartella (utenti interni o gruppi, ospiti esterni o pubblico). Illustrazione 226: Finestra di dialogo Proprietà Condivisione 3. Impostate la tipologia di utente con il quale condividere la cartella: utenti interni o gruppi - Inserite gli indirizzi e nell'area Ruolo selezionate i privilegi di accesso. ospiti esterni - Inserite gli indirizzi degli ospiti e la password per l'accesso alla cartella di posta. pubblico - Inserite l'indirizzo esterno per l'accesso a Zimbra. Nell'area dei messaggi impostate il tipo di messaggio da inviare agli utenti interni ed agli ospiti esterni, scegliendo tra: Non inviare posta in merito a questa condivisione - Non sarà inviato alcun messaggio. Invia messaggio standard - Sarà inviato il messaggio di notifica standard 142

142 all'indirizzo di posta elettronica precedentemente indicato. Tale messaggio includerà il nome della cartella condivisa, il proprio indirizzo, il ruolo assegnato e l'elenco delle azioni consentite. Aggiungi una nota al messaggio standard - È possibile aggiungere ulteriori informazioni al messaggio standard. Componi mail in una nuova finestra - Potete creare e inviare una nuovo messaggio . Scegliete OK. Nota: Qualora sia stata scelta la condivisione con l'utente pubblico, è necessario indicare l'indirizzo esterno di accesso a Zimbra. Annullare o modificare una condivisione È possibile annullare i privilegi della condivisione e modificare il ruolo dell'utente con cui è stata effettuata la stessa. Selezionate la cartella e cliccate su di essa con il tasto destro. 2. Scegliendo Modifica Proprietà, si aprirà la finestra di dialogo Proprietà cartella, contente i nomi degli utenti con i quali condividete la cartella. 3. Cliccate su Modifica. Nella finestra Proprietà condivisione, è possibile modificare i privilegi: a. Visualizzatore - L'utente può leggere il contenuto della cartella, ma non può modificarlo. b. Gestore - L'utente ha l'autorizzazione per visualizzare e modificare il contenuto della cartella, aggiungere e rimuovere le pagine. c. Amministratore - L'utente ha l'autorizzazione per visualizzare, modificare, aggiungere, rimuovere, accettare, rifiutare e gestire contenuti. d. Nessuno - Si tratta di un'opzione utile per disattivare temporaneamente l'accesso alla cartella condivisa senza revocare i privilegi della condivisione. 4. Sarà inviato un messaggio di posta elettronica per informare l'utente. In caso contrario, potete selezionare Non inviare posta in merito a questa condivisione oppure Invia messaggio standard. 5. Scegliete OK. Per annullare la condivisione: Selezionate la cartella condivisa e cliccate con il tasto destro su di essa. 2. Scegliete Modifica Proprietà, per aprire la finestra di dialogo che visualizzerà la cartella da condividere. 3. Selezionate Revoca. Sarà inviata una per informare l'utente, ma è possibile scegliere di non inviare alcun messaggio oppure di inviarne uno personalizzato. 4. Cliccate su OK; l'utente non potrà più accedere alla cartella. Accettare l'invito della condivisione Alla ricezione di una riguardante una condivisione, è possibile accettare o rifiutare la stessa. Qualora l'utente accetti, la cartella condivisa apparirà nell'elenco del riquadro Panoramica. Per accettare la condivisione: Scegliete Accetta nel messaggio ricevuto, per aprire la finestra di dialogo che 143

143 descrive il ruolo concessovi. Illustrazione 227: Accettare la condivisione 2. Prima di accettare è possibile modificare il nome della cartella e selezionare un colore da associare alla stessa. 3. È possibile scegliere di inviare una conferma di notifica sulla condivisione. 4. Scegliete Sì per aggiungere la cartella nella lista presente del riquadro Panoramica. Il messaggio sarà spostato nel Cestino. Lavorare all'interno di una cartella condivisa Quando si accetta di condividere una cartella, questa sarà visualizzata nel riquadro Panoramica e potrà essere aperta per visualizzarne il contenuto. Tale contenuto non è effettivamente salvato nella casella postale. Quando si condivide una cartella di posta, gli utenti possono aprire l' e, se gestori, possono rispondere, inoltrarla o cancellarla. Le copie dei messaggi sono salvate nella casella postale del proprietario. Se l'utente -che ha ricevuto la condivisione- elimina i messaggi presenti nella cartella condivisa, essi saranno spostati nel cestino o nella posta indesiderata. Se l'utente ha accesso a diverse cartelle, può: spostare il contenuto da una cartella in un'altra, copiare un messaggio di posta elettronica dalla cartella condivisa in un'altra e conservarne una copia, creare altre cartelle all'interno della directory condivisa Quando si condivide la rubrica, l'utente con permesso di amministratore o gestore può aggiungere, eliminare e modificare i contatti della stessa. Quando si condivide un'agenda, l'utente con permesso di gestore o amministratore può aggiungere, eliminare e modificare gli appuntamenti sull'agenda stessa. Egli può anche visualizzare gli appuntamenti privati, se è impostato l'apposito permesso. Quando si condivide un impegno, l'utente con permesso di gestore o amministratore può aggiungere, modificare ed eliminare gli impegni. Quando si condivide un blocco note, l'utente con i permessi di gestore o amministratore può aggiungere, modificare e cancellare le pagine del blocco note. Quando si condivide una Valigetta, l'utente con il permesso di gestore o di amministratore può aggiungere nuovi file alla cartella, modificare quelli esistenti e cancellarli. 144

144 Link ad elementi condivisi Oltre ad accettare le di notifica sulla condivisione è possibile creare collegamenti a cartelle condivise, utilizzando l'opzione Link a cartella condivisa. Tale procedura è valida anche qualora si voglia condividere la stessa cartella con un utente pubblico, il quale potrà visualizzare, ma non gestire, la directory in questione. Nota: I privilegi di accesso sono stabiliti dal proprietario della condivisione. Scegliete il blocco note da condividere, cliccate con il tasto destro e selezionate Link a Blocco Note condiviso. Si aprirà una finestra di dialogo. Illustrazione 228: Link a blocco note condiviso 2. Per aggiungere il link alla cartella condivisa, è necessario conoscere l'indirizzo del proprietario e il nome della cartella condivisa. Illustrazione 229: Finestra di dialogo Link a blocco note condiviso 3. Scegliete OK. Il blocco note sarà aggiunto alla lista dei Blocchi Note. Gestire le condivisioni È possibile visualizzare e gestire gli elementi condivisi, accedendo a Preferenze> Condivisione: Cartelle condivise con me ma non ancora accettate - Accettate la condivisione per visualizzare tutte le cartelle condivise. Cartelle condivise con me e già accettate - Le informazioni visualizzate includono il proprietario della cartella ed il ruolo concessovi. Cartelle condivise da me - È possibile modificare le proprietà, revocare le condivisioni, re-inviare l'invito o condividere una cartella direttamente da questa pagina. 145

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