Banana Contabilità. versione 4.0. Copyright Parsec System sa Lugano Svizzera.

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1 Banana Contabilità versione 4.0 Copyright Parsec System sa Lugano Svizzera

2 2 Le informazioni riportate in questo documento sono soggette a cambiamento senza notizia alcuna e non rappresentano alcun impegno per la Parsec System SA. Il programma descritto in questo documento è fornito in virtù della licenza d'uso e delle condizioni di distribuzione. Il programma può essere usato o copiato unicamente conformemente a queste condizioni. Tutti i diritti sono riservati. Nessuna parte di questo documento può essere riprodotta, memorizzata in sistemi d'archivio, o trasmessa in qualsiasi altra forma o mezzo, elettronico, meccanico, fotocopia, registrazione o altri senza la preventiva autorizzazione da parte della Parsec System SA. Copyright Parsec System SA, Lugano (Svizzera) 1988/1999. Tutti i diritti riservati. BANANA e BANANA CONTABILITÀ sono marchi registrati della Parsec System SA, Lugano (Switzerland). Windows, Microsoft, Word e Excel sono marchi della Microsoft Corporation.

3 1 INSTALLAZIONE DEL PROGRAMMA INSTALLAZIONE GUIDATA NOTE SULL INSTALLAZIONE NOTE SULL USO DI PIÙ LINGUE ALTRE INFORMAZIONI 1 2 LA CONTABILITÀ IN UN ATTIMO CREARE UNA NUOVA CONTABILITÀ Provare un esempio senza salvare Creare la propria contabilità CONSIGLI UTILI Importante Lavorare in modo veloce 5 3 MANUALE BASE CONVENZIONI GENERALI Convenzioni tipografiche Convenzioni per il mouse Convenzioni per la tastiera Selezionare zone Selezionare zone con il mouse Selezionare zone con la tastiera Ridefinizione di alcuni tasti e del doppio clic Immissione di date (anno 2000) CONCETTI BASE I menu La barra degli strumenti in alto La zona immissione testo (in alto) La finestra informativa (in basso) Le finestre delle contabilità La finestra messaggi I comandi del menu finestre Impostazioni di base Uscire dal programma LE CARTELLE O ARCHIVIO Creare una nuova cartella (contabilità) Cartella nuova vuota Aprire una cartella Salvare una cartella Chiudere una cartella Compatibilità con le versioni precedenti 15

4 ii Dati base cartella (menu opzioni) Lingua (menu opzioni) Cambia password (menu opzioni) Unione di due cartelle (menu opzioni) Converti cartella in nuova (menu opzioni) Statistica (menu opzioni) Archivia HTML (menu opzioni) LE TABELLE Tabelle principali e tabelle ausiliarie La tabella selezioni La tabella righe memorizzate LE OPERAZIONI DI MODIFICA I comandi per modificare le celle Modifica del contenuto di una cella Smart fill Copiare celle Incollare celle Il comando Maiusc+F Cancellare il contenuto delle celle Esegui comando (F6) Comando ricopia da sopra (F4) I comandi per modificare le righe Copiare righe Incollare righe copiate Cancellare righe Inserire ed aggiungere righe vuote Duplica righe Proteggere righe e rimuovere la protezione Copia righe IN righe memorizzate e copia righe DA righe memorizzate I comandi annulla e ripristina operazioni Il comando annulla operazione Il comando ripristina operazione LE OPERAZIONI SUI DATI Ricerca del testo all interno di una tabella Sostituzione totale dei dati Sostituzione parziale di dati Ordinamento dei dati Ripristina ordinamento Estrai righe DISPORRE I CAMPI E SCEGLIERE LE VISTE Disporre i campi all interno delle tabelle Modificare gli attributi del campo Modifica del formato data, ora e numeri Modificare i dati del campo Aggiungere un campo Le viste della tabella SCAMBIO DATI CON ALTRE APPLICAZIONI Uso del copia e incolla Importare dati creati con altre applicazioni 34

5 Banana Contabilità iii Esportare i dati delle tabelle in altri formati Esportare i dati in formato HTML COLLEGAMENTO CON ALTRI PROGRAMMI Collegamento con Microsoft Word Aggiornamento dati in Word: Collegamento con Microsoft Excel Aggiornamento dati in Excel: STAMPARE Impostare una pagina di stampa I comandi formato Calcola altezza riga Il comando cambio pagina Stampa 41 4 FUNZIONI CONTABILI DI BASE IL PIANO DEI CONTI Il conto (colonna conto) La colonna GR I gruppi (colonna gruppo) Disporre il piano dei conti Creare dei totali nel piano dei conti Totalizzazione libera Usare la totalizzazione per la contabilità doppia I totali devono essere aggiornati con F Ricontrollo contabilità (Maiusc+F9) Prospetti esterni LA GESTIONE DELL IVA INTEGRATA NELLA CONTABILITÀ La scomposizione contabile dell IVA Il tipico resoconto IVA La tabella dei codici IVA Le colonne IVA nel piano dei conti Le colonne aggiuntive IVA nella tabella registrazioni La registrazione dell IVA Storno operazioni IVA IVA non deducibile completamente IVA su transazioni pagate con carta di credito Altri dati IVA per la registrazione IVA pagata all importazione IVA con metodo forfetario Registrazione senza scorporo Registrazione con scorporo Il riassunto IVA La tabella riassunto IVA Riassunto IVA e registrazione al lordo (senza scomposizione IVA) CENTRI DI COSTO E DI PROFITTO Maggior flessibilità minore sicurezza Fino a tre centri di costo Centri di costo: alcuni esempi 56

6 iv Come si creano i conti centri di costo Registrazioni su centri di costo Registrazioni su ulteriori centri di costo I COMANDI COMUNI A TUTTE LE APPLICAZIONI CONTABILI Scheda conto Stampa tutte le schede conto Calcola totali conti (F9) Ricontrolla contabilità (Maiusc+F9) Ordina registrazioni per data Blocca registrazioni Sblocca registrazioni Numerazione automatica Copia veloce Operazioni ripetitive Ripresa righe memorizzate 62 5 CONTABILITÀ IN PARTITA DOPPIA INTRODUZIONE Conoscenze contabili Creare una nuova contabilità Diverse tipologie di contabilità Contabilità doppia Contabilità doppia con IVA Con due monete e cambi fissi (per Euro) Con o senza valute estere Le tabelle della contabilità doppia I dati base delle contabilità doppia LA TABELLA CONTI Le colonne della tabella conti Aggiungere un nuovo conto LA TABELLA TOTALI LA TABELLA CAMBI (OPZIONE MULTIDIVISA) Le colonne della tabella cambi LA DIVISA Bilanci anche in una seconda divisa Contabilità con una seconda divisa a cambi fissi (Euro) LA TABELLA REGISTRAZIONI Le colonne della tabella registrazioni Inserire registrazioni Registrazione semplice Registrazione su più conti Aiuti per l immissione delle registrazioni Inserire registrazioni con IVA Registrazione con codici per IVA dovuta Registrazioni con codice per IVA recuperabile Registrare centri di costo Inserire registrazioni con divise estere (opzioni multidivise) La registrazione normale 77

7 Banana Contabilità v La registrazione fra due conti con divise diverse e non in divisa base La registrazione differenze di cambio BILANCIO E CONTO ECONOMICO Cambiare l appartenenza di un conto Comandi che si basano sulla colonna classe del piano conti Il Comando bilancio per classi Il comando bilancio abbellito Comandi con raggruppamento libero Totali nel piano dei conti Conti solo con saldo Prospetto esterno Calcola periodo Visualizza scadenze CONTROLLO E CHIUSURA Cerca differenza Crea registrazioni differenze di cambio (opzione multidivise) Nuovo anno Chiusura anno in corso Chiusura di una contabilità multidivisa Crea contabilità per il nuovo anno Riprendi saldi d apertura PASSAGGIO ALL EURO Nuova con valute per Euro Converti saldi in Euro Crea nuovo anno solo Euro Contabilità solo in Euro IMPORTA IN CONTABILITÀ Riprendi movimenti dal libro cassa Importa registrazioni Importa da contabilità doppia Importa movimento conto Importa conti Formato testo Importa cambi ESPORTA DATI 92 6 MANUALE LIBRO CASSA LE TABELLE DEL LIBRO CASSA LIBRO CASSA PER EURO (CAMBI FISSI) I DATI BASE DEL LIBRO CASSA LA TABELLA CATEGORIE LA TABELLA REGISTRAZIONI Le colonne della tabella registrazioni Inserire registrazioni Registrazioni normali Registrazioni con IVA Registrazioni con codici per IVA dovuta Registrazioni con Codice per IVA recuperabile 97

8 vi Registrare centri di costo 97 7 MANUALE DICHIARAZIONE IVA LE TABELLE DELLA DICHIARAZIONE IVA LA TABELLA REGISTRAZIONI Le colonne della tabella Registrazioni Inserire registrazioni 99 8 MANUALE ETICHETTE CREAZIONE DI UNA NUOVA CARTELLA ETICHETTE LA LOGICA DELLA STAMPA ETICHETTE La stampante non stampa su tutta la pagina I COMANDI STAMPA ETICHETTE1 E STAMPA ETICHETTE Stampa unione Per stampare le etichette Selezione dei campi dell etichetta Selezione di dati delle etichette I MESSAGGI DI ERRORE TASTI DI SCELTA RAPIDA 114

9 1 Installazione del programma 1.1 Installazione guidata L installazione del programma è completamente automatica, si basa sugli standard d installazione dei programmi Windows e non richiede la conoscenza tecniche. La procedura d installazione potrebbe variare a seconda se si installa da CD o si è scaricato il programma da Internet. Inserire il CD nell unità di lettura. Se non è attivato l avvio automatico del CD fate eseguire voi il programma setup.exe. Da questo momento in poi l installazione procede in modo automatico secondo gli standard di Windows. L installazione verifica se il programma è già stato installato in precedenza. In questo caso si deve confermare o scegliere un altra directory per l installazione. 1.2 Note sull installazione L installazione non modifica file principali o di sistema e non installa nessuna componente nelle directory di sistema di Windows. Il Programma d installazione decomprime e copia i file d esempio e di programma sul disco fisso. Viene installato un programma per la rimozione di quanto installato (disinstallatore). Il programma di deinstallazione provvede a rimuovere tutti i file che sono stati installati. 1.3 Note sull uso di più lingue Nella sotto directory LangDll vengono copiate le componenti multilingue. Si tratta di files con nome uguale ma con l estensione diversa che indica la lingua. Il programma rileva automaticamente le lingue disponibili. Per aggiungere una lingua non installata basta copiare l archivio della lingua nella directory LangDll e riavviare il programma. Per rimuovere una lingua basta cancellare il file relativo alla lingua che si desidera rimuovere. Per procedere a questa operazione il programma non deve essere in uso. Lingua all avvio All avvio il programma verifica la lingua impostata in Windows e se disponibile usa questa. Eventualmente il programma mostra una scelta delle lingue disponibili. La lingua del programma può sempre venire reimpostata nelle impostazioni di base (Menu File). 1.4 Altre informazioni E possibile che sul CD vi sia un file con informazioni più aggiornate relative all installazione o a novità. Verificare se esiste questo archivio e consultare il contenuto.

10 2 La contabilità in un attimo In un attimo si crea la propria contabilità (si presuppone la conoscenza di Windows). I capitoli successivi spiegano invece in dettaglio le possibilità offerte dal programma. 2.1 Creare una nuova contabilità Creare una nuova contabilità è semplice, ma prima vale la pena di esplorare il programma usando un esempio. Una contabilità viene creata con il comando File, Nuova. La finestra per la scelta della contabilità Il programma è corredato da una serie di modelli. Per fare la propria contabilità è infatti meglio adattare un modello alle proprie esigenze che non iniziare senza nulla. Una contabilità consiste in un piano dei conti e registrazioni. Se la contabilità prevista è con IVA, ci saranno anche i codici IVA e le colonne per l IVA. Se la contabilità prevista é con valute estere, ci saranno anche i cambi e le colonne per gli importi in divisa. Ci sono sia modelli con il piano dei conti già impostato (eventualmente codici IVA e cambi) e sia modelli d esempio che, oltre al piano dei conti, hanno anche i saldi d apertura e le registrazioni. Scegliere un esempio di contabilità Per creare una nuova contabilità, bisogna scegliere dalla finestra di dialogo il tipo di contabilità desiderata. Per la contabilità in partita doppia si può scegliere fra quella con o senza IVA e quella con o senza valute estere. Per ogni tipo di contabilità che si seleziona vi è in basso una scelta di modelli/esempi.

11 Banana Contabilità Provare un esempio senza salvare Scegliere un modello di contabilità con gli esempi di registrazioni. Il programma con alcune contabilità aperte Provare a stampare il piano dei conti (Menu File, Stampa). Aggiungere un nuovo conto (aggiungere una riga nel piano dei conti e scrivere il numero di conto, la descrizione, la classe e il gruppo). Richiedere una scheda conto (doppio clic, su di un qualsiasi numero di conto). Inserire una nuova registrazione (aggiungere una riga nelle registrazioni e inserire i dati necessari). Fino ad ora sono state fatte delle prove che non si desiderava salvare. Chiudere la contabilità creata senza salvare (Menu File, Chiudi : rispondere no alla domanda se si desidera salvare il lavoro). Allo stesso modo si possono vedere altri esempi o provare a fare delle modifiche Creare la propria contabilità Creare una nuova contabilità, questa volta scegliendo il modello senza registrazioni. Dare il nome alla contabilità Scegliere il comando Salva con Nome dal Menu File. Usare un nome che ricorda quello della ditta per cui fate la contabilità e che contenga l anno della contabilità corrente (conta-97.ac2). Adattare il piano conti Spostarsi sulla finestra conti ed aggiungere o modificare il piano dei conti secondo le proprie esigenze. Attenzione, mettere il numero del conto, della classe e del GR giusto. Per il momento, seguite lo schema (Gruppo, GR) esistente. Se i raggruppamenti non vi soddisfano potete cambiarli anche in un secondo tempo. Inserire i saldi iniziali Per iniziare una contabilità (a meno che si tratti di una società nuova), bisogna immettere i saldi iniziali. Utilizzare la colonna Apertura nel piano dei conti. Per i conti con il saldo in avere (Passivi) il saldo d apertura deve essere messo in negativo. Controllare nella finestra informativa (in basso) che non sia segnalata alcuna differenza nei saldi iniziali

12 4 La contabilità in un attimo Adattare la tabella codici IVA Se la vostra contabilità è con IVA andate nella tabella codici IVA e verificate che i codici corrispondano alle vostre esigenze. Se dovete aggiungere un nuovo codice IVA ricopiate le opzioni di un codice già presente. Se pensate di avere necessità particolari, ma non ancora chiare, non preoccupatevi potrete sempre ritornare successivamente a modificare la tabella. Inserire registrazioni Passate nella tabella registrazioni e immettete i movimenti contabili. Stampare una scheda conto Cliccate due volte su di un numero di conto e immediatamente apparirà la scheda del conto. Con il comando stampa potete stampare la scheda del conto. Se cliccate due volte sul numero riga della scheda conto (con il puntino verde) ritornerete immediatamente alla riga di registrazione originale. Verificare che tutto sia giusto Nella finestra informativa (in basso) non deve essere segnalato alcun errore. Nella tabella totali non deve risultare nessuna differenza (differenza deve essere = 0) Se vi è una differenza: ci sono degli errori nelle registrazioni o nei saldi iniziali, oppure non avete messo la classe ai conti. Usate il comando Ricalcola contabilità (Maiusc+F9) se ci sono errori nelle registrazioni vi saranno di nuovo segnalati. Il bilancio nella tabella conti Con il comando Ricalcola totali (F9) si ricalcolano i totali nella tabella conti. Il bilancio della tabella conti contiene tutti i raggruppamenti da voi predisposti. Potete stamparlo scegliendo la vista che più vi interessa. Stampare il bilancio di controllo Con il comando Bilancio e conto economico (menu conta1) si ottiene immediatamente un bilancio e un conto economico riassuntivo. Stampare il bilancio abbellito Con il comando Stampa abbellita si stampa il bilancio e il conto economico secondo uno schema predefinito. Salvare Scegliere il comando salva (Menu File, salva) Chiudere Scegliere il comando Chiudi (Menu File, chiudi)

13 Banana Contabilità Consigli utili Importante Fate copie di sicurezza della contabilità. Ricopiate regolarmente su dischetto l archivio della contabilità (dopo aver aggiornato la contabilità). Il vostro computer non è perfetto. Anche voi potete fare degli errori, cancellare involontariamente dei dati o degli archivi. Leggete il manuale Nel manuale vi sono informazioni importanti sul programma e sul modo di operare. Se non leggete il manuale non potete scoprire le notevoli possibilità offerte dal programma Lavorare in modo veloce Vi sono molte opzioni studiate appositamente per lavorare in modo veloce. Qui se ne mettono in evidenza alcune. Tasto F4 Quando siete su di una riga di registrazione, questo tasto ricopia il contenuto della riga precedente (Per non riscrivere la data, per esempio). Data veloce Se scrivete solo il giorno o il giorno e il mese, il programma lo completa automaticamente con il mese e l anno. Creare delle righe d esempio per le operazioni ripetitive Creando delle righe d esempio (Registrazioni d esempio) potete riprenderle con il tasto F6 per non riscrivere sempre le medesime registrazioni.

14 3 Manuale base 3.1 Convenzioni generali I termini e le convenzioni tipografiche utilizzate nella documentazione sono qui elencati. Per la maggior parte saranno termini già conosciuti in quanto completamente conformi all ambiente Windows Convenzioni tipografiche La parola scegliere indica: eseguire un comando di un menu o un pulsante di comando, in una finestra di dialogo o in una di guida. La frase scegliere OK indica: la possibilità d eseguire un operazione sia facendo clic sul pulsante OK, sia premendo Invio sulla tastiera. La parola selezionare indica: evidenziare quella parte di finestra sulla quale si desidera eseguire l operazione successiva, inoltre, la selezione di una determinata opzione di una finestra di dialogo. Un elenco numerato (1, 2,..) indica: una procedura composta da due o più passaggi sequenziali; le procedure si riferiscono di solito ad operazioni eseguite con il mouse. Le procedure relative alla tastiera si trovano in Convenzioni per la tastiera e Lista dei tasti di scelta rapida Convenzioni per il mouse Puntare significa posizionare il puntatore del mouse in modo che la sua estremità si trovi sull oggetto che si desidera visualizzare. Ad esempio, Puntare sulla cella della prima riga, prima colonna. Fare clic significa premere e rilasciare rapidamente il pulsante del mouse senza spostare il mouse. Fare doppio clic significa fare due volte clic sul pulsante del mouse in rapida successione. Trascinare significa tenere premuto il pulsante del mouse mentre lo si sposta, quindi rilasciarlo. Ad esempio: per selezionare un intervallo di celle, trascinare dalla cella d inizio alla cella di fine Convenzioni per la tastiera I nomi dei tasti corrispondono a quelli presenti sulla maggior parte delle tastiere ed appaiono in maiuscolo. Il tasto Alt ad esempio, è indicato con Alt e permette di scegliere i comandi sulla barra dei menu. Un segno più (+) tra due nomi dei tasti indica che i due tasti devono essere premuti contemporaneamente. Ad esempio, Premere Maiusc+F1 significa premere Maiusc e tenerlo premuto mentre si preme F1. Una virgola (,) tra due nomi dei tasti indica che i due tasti devono essere premuti in successione. Ad esempio, Premere Alt,F,A significa premere Alt, rilasciarlo, premere F, rilasciarlo, quindi premere A e rilasciarlo. Per spostarsi all interno delle tabelle si usano i tasti di DIREZIONE o tasti CURSORE (la freccia Su, la freccia Giù, la freccia Sinistra e la freccia Destra); Home; End; PgSu, PgGiù e le relative combinazioni (ad es. Ctrl+Home).

15 Banana Contabilità Selezionare zone Spesso, prima di eseguire delle operazioni, è necessario selezionare la parte del foglio sulla quale si desidera lavorare. Una selezione è costituita dagli elementi evidenziati sullo schermo sui quali avrà effetto il comando o l operazione successiva. In una finestra è possibile selezionare una cella o una serie di celle. Tramite le barre di scorrimento è possibile spostarsi all interno di una tabella molto grande in modo da visualizzarla interamente sullo schermo. La cella attiva e la selezione corrente rimangono invariate. L intera lunghezza orizzontale e verticale di una barra di scorrimento rappresenta l intera area dati orizzontale e verticale di una finestra. Le caselle e le barre di scorrimento si spostano per indicare la posizione all interno della finestra durante lo scorrimento. Una cella o serie di celle può essere selezionata mediante l uso del mouse o della tastiera Selezionare zone con il mouse Una cella singola selezionata è chiamata cella attiva. Come selezionare una cella singola: Fare clic sulla cella che si desidera selezionare. Come selezionare un intervallo di celle: Puntare sulla prima cella che si desidera selezionare. Trascinare il mouse sulle celle che si desidera selezionare, tenendo premuto il pulsante. Oppure tenere premuto il tasto Maiuscolo e selezionare con il mouse. Per effettuare altri tipi di selezione con il mouse: Per selezionare un intera riga o colonna, fare clic sul numero di riga o sull intestazione della colonna. Per selezionare più righe o colonne, trascinare il mouse sui numeri di riga o sulle intestazioni delle colonne, tenendo premuto il pulsante. Per selezionare tutta la tabella fare clic sull intersezione tra le intestazioni delle colonne ed i numeri di riga Selezionare zone con la tastiera Naturalmente, come accennato in precedenza, i comandi si possono eseguire anche con la tastiera. Per quanto riguarda la selezione: Tasto Maiusc+PgSu Maiusc+PgGiù Maiusc+Destra Maiusc+Sinistra Maiusc+Su Maiusc+Giù Maiusc+Home Maiusc+Fine Maiusc+Ctrl+Home Maiusc+Ctrl+Fine Descrizione Seleziona la colonna andando verso l alto pagina per pagina. Seleziona la colonna andando verso il basso pagina per pagina. Seleziona la riga verso destra. Seleziona la riga verso sinistra. Seleziona la colonna verso l alto. Seleziona la colonna verso il basso. Seleziona fino ad inizio riga. Seleziona fino a fine riga. Seleziona fino ad inizio finestra. Seleziona fino a fine finestra.

16 8 Manuale base Maiusc+Invio Maiusc+Spazio Ctrl+Spazio Maiusc+Spazio, Ctrl+Spazio Seleziona campo per campo avanzando di una cella. Seleziona tutta la riga. Seleziona tutta la colonna. Seleziona tutta la finestra Ridefinizione di alcuni tasti e del doppio clic Come in tutte le applicazioni in ambiente Windows, anche il doppio clic ha il significato di selezione e di conferma (ad es. quando si sceglie il nome di un file dalla finestra di dialogo Apri). In alcuni contesti il doppio clic assume significati particolari, come aprire una finestra correlata ad un dato specifico o ritornare alla riga che ha causato l errore. Anche alcune combinazioni di tasti, ad esempio con F6, attivano comandi differenti a seconda del contesto in cui sono utilizzate; nei manuali relativi ad ogni cartella, queste ridefinizioni sono sempre documentate Immissione di date (anno 2000) Il programma è predisposto per l anno Gli anni vengono memorizzati con 4 cifre. E possibile immettere gli anni con 2 cifre e il programma li converte in 4 cifre secondo questa convenzione. Se si immette un anno minore di 30 verrà inteso come appartenente al 2000; mentre se maggiore di 30 verrà inteso come appartenente al Quindi immettendo come data " diventerà ", mentre il " diventerà ". 3.2 Concetti base I menu Il programma con alcune finestre E possibile scegliere i comandi in diversi modi: Dalla barra dei menu Tramite la Lista dei tasti di scelta rapida, visualizzabile in qualsiasi istante dalla Guida Dalla barra degli strumenti, i comandi d uso più frequenti sono rappresentati da pulsanti ed icone.

17 Banana Contabilità 9 Le istruzioni di base per la selezione dei comandi dai menu, l utilizzo delle finestre di dialogo ed altri concetti fondamentali, sono contenuti nella documentazione dei sistemi Microsoft Windows. I comandi sono raggruppati in menu. I nomi dei menu vengono visualizzati all interno della barra dei menu, nella parte superiore della finestra dell applicazione. Le barre dei menu variano a seconda del tipo di finestra sulla quale si sta lavorando. Se ad esempio, è attiva la finestra dei messaggi, verrà visualizzata la barra dei menu ridotta. Quando si sceglie un comando seguito da puntini di sospensione (..), viene visualizzata una finestra di dialogo. In questa finestra si possono così inserire ulteriori informazioni oppure selezionare delle opzioni, prima di eseguire il comando. Per chiudere la finestra e poter confermare le opzioni, basta fare clic sul pulsante OK. Se alcuni comandi appaiono a luminosità, ridotta significa che il comando non è al momento disponibile oppure è necessario eseguire una selezione o un operazione prima di sceglierlo La barra degli strumenti in alto Se si utilizza il mouse, la barra degli strumenti consente d accedere rapidamente alle finestre e ad alcuni tra i comandi più usati, ad esempio: Salva, Apri, ecc... Sulla barra degli strumenti, andando da sinistra verso destra, ci sono dei pulsanti che corrispondono a delle opzioni del menu. E sufficiente spostarsi sopra con il mouse e attendere un attimo per avere una descrizione del significato La zona immissione testo (in alto) E posizionata appena sotto la barra degli strumenti. I testi vengono immessi in questa zona. Per modificare una cella esistente, cliccare con il mouse su questa zona e si procede alla modifica. Per passare in modifica si può anche premere il tasto F2. Se ci si trova nella funzione smart fill, alla fine del testo c é una finestra informativa con una lista di valori e, premendo il tasto freccia destra si può scegliere direttamente il valore adatto alle nostre esigenze, senza doverlo digitare per intero La finestra informativa (in basso) E una finestra fissa, priva del titolo e posizionata nella parte inferiore dello schermo. Su questa finestra vengono visualizzate informazioni utili per operare. I dati riportati nella Finestra delle Informazioni sono specifici ad ogni cartella e tabella. Per la cartella della Contabilità, la finestra è collegata alle Registrazioni e riporta, ad esempio, la differenza tra attivi e passivi del conto selezionato. Diventa anche una finestra di selezione; per esempio, quando si sta scegliendo un conto, visualizza tutti gli identificatori dei conti che iniziano con i caratteri digitati. Si può scegliere il valore desiderato facendo un doppio clic e il valore viene riportato nella cella dove si stava operando. Nelle Impostazioni di base si può variare la dimensione della finestra informazioni Le finestre delle contabilità Si possono avere più contabilità aperte contemporaneamente e ciascuna contabilità ha una propria finestra La finestra messaggi Tutti i messaggi vengono raccolti nella finestra Messaggi. Ogni messaggio indica la tabella e la riga dove si è verificato l errore. Con un doppio click sul messaggio si passa alla riga dove si è verificato l errore. Nel menu Finestre vi sono dei comandi per operare sulla Finestra Messaggi.

18 10 Manuale base Avvisa messaggi I messaggi vengono visualizzati prima in una finestra di dialogo. Se questa opzione non è attivata non appare nessuna finestra, pertanto, i messaggi sono messi solamente nella Finestra Messaggi. Nella finestra di dialogo degli errori, se si clicca Non Avvisare viene disattivata la visualizzazione dei messaggi e bisogna usare nuovamente questa opzione per riattivarla. Finestra Messaggi Rende attiva la Finestra Messaggi. Cliccando due volte su una riga di errore si ritorna alla tabella e alla riga che ha generato l errore. Vuota Messaggi Elimina tutti i messaggi contenuti nella finestra relativa. Quando si fa un ricalcola contabilità, il programma vuota automaticamente la finestra. Il capitolo I messaggi di errore contiene l elenco in ordine alfabetico dei messaggi che è possibile incontrare, utilizzando il programma con il relativo significato I comandi del menu finestre Le finestre possono essere spostate e ridimensionate a piacimento secondo le regole di Windows. Nel menu Finestre vi sono i comandi per disporre e visualizzare le finestre: Disponi affiancate Con questo comando le finestre vengono disposte orizzontalmente l una sopra l altra, occupando tutto lo schermo; la Finestra Messaggi, se attiva, è posta nella parte inferiore. Disponi cascate Le finestre vengono sovrapposte partendo dall angolo superiore sinistro, in modo che siano visibili il titolo e il bordo sinistro della finestra; se è attiva la Finestra Messaggi viene posta nella parte inferiore dello schermo. Disponi icone Se le finestre sono state iconizzate, le icone vengono disposte l una accanto all altra nella parte inferiore dello schermo. Prossima finestra Passa alla prossima finestra Precedente finestra Ritorna alla finestra sulla quale si era precedentemente Impostazioni di base Le impostazioni di base riguardano scelte di vario genere che servono principalmente a due scopi: per personalizzare l aspetto estetico delle cartelle (Scelta della famiglia di caratteri) e per adattarlo alle proprie esigenze (copie di backup e salvataggio automatico). La finestra impostazioni di base

19 Banana Contabilità 11 Qui di seguito sono elencate le impostazioni con le descrizioni relative: Nr massimo annulla operazioni Famiglia e tipo di carattere Percentuale Zoom Salva automaticamente ogni tot minuti Crea copia di backup Altezza finestra info (in righe) Lingua programma Somma durante la selezione Limite righe smart fill Elenco ultimi file usati Nuove cartelle Directory documenti Uscire dal programma Bisogna digitare il numero massimo di operazioni che si possono annullare (una per volta) mediante il comando Annulla operazione nel menu Modifica. Si può inserire il nome di una famiglia di caratteri. Se la vostra stampante non stampa tutti i caratteri scegliete un altro tipo di carattere. Se si desidera che i dati nelle tabelle vengano mostrati più in piccolo o in grande, basta adattare la percentuale Zoom. L opzione consente il salvataggio automatico della cartella con frequenza (in minuti) da decidere. Quando si salva su disco con lo stesso nome la versione del file preesistente viene rinominata con l estensione BAK. Viene messo il numero di righe da visualizzare nella Finestra Informazioni. Attenzione: La dimensione della finestra viene fissata quando il programma viene lanciato. Se si modifica il parametro non si avrà alcun effetto immediato, ma verrà utilizzato solo quando si rilancia di nuovo il programma. E la lingua d uso del programma. Cambiare questa impostazione se si desidera usare una lingua diversa da quella predefinita oppure quella predefinita non è disponibile. Se il programma deve fare la somma degli importi selezionati. Disattivare questa funzione se la somma istantanea dovesse rallentare certe operazioni. Durante l inserimento dei dati, il programma legge i dati già immessi e cerca di suggerire come completarli. Laddove vi sono molte righe, questa funzione può rallentare l inserimento. Si può fissare un limite di righe oltre il quale non usare lo smart fill. Dipende molto dalla velocità del proprio computer. Se si riscontra un rallentamento provare con valori di 500, 1000, 2000, 3000 o altri valori superiori o inferiori. L assenza di valore (zero) significa che lo smart fill viene effettuato sempre. Nel menu File elenco degli ultimi file usati Si accede all impostazione dei valori predefiniti per la creazione di nuove cartelle vuote. Inserire il nome del percorso (directory) nel quale salvare i nuovi documenti. Il comando Esci consente di uscire dal programma. E sufficiente fare clic sopra con il mouse o, in alternativa, premere i tasti Alt+F4. Se sono state effettuate modifiche dall ultimo salvataggio, si possono salvare in questo momento.

20 12 Manuale base 3.3 Le cartelle o archivio Le cartelle vengono salvate su file con un proprio nome. Una cartella è un archivio distinto indipendente da altri. La cartella è contenuta all interno di una finestra e contiene a sua volta diverse tabelle come quella dei Conti, delle Registrazioni e dei Totali della Contabilità. Nel menu File vi sono i principali comandi per gestire le cartelle. Si possono crearne di nuove, aprire quelle già esistenti e salvare il lavoro compiuto. Si possono aprire più cartelle contemporaneamente e anche averne una aperta su più finestre, quindi visualizzare dalla stessa cartella più tabelle contemporaneamente Creare una nuova cartella (contabilità) Finestra scelta nuova cartella Aprire il menu File Attivare il comando Nuova Scegliere il Gruppo di cartelle su cui si vuole lavorare Scegliere quale tipo di cartella si vuole utilizzare Confermare con OK Di regola è più comodo scegliere un esempio/modello già predisposto e adattarlo alle proprie necessità. In questo caso, il programma crea una nuova cartella partendo dal modello. Vengono ripresi tutti i dati e le impostazioni (lingua, decimali) della cartella modello. Se bisogna modificare alcune impostazioni di base della nuova cartella, se ne dovrà, invece, scegliere una nuova vuota. Si può anche creare una nuova cartella Nuova vuota. In questo caso bisogna inserire tutto quanto necessario.

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