2 APPUNTI DI INFORMATICA NICOLA BRUNO ADAFOR EDITORE BASI DI DATI - ACCESS 1

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1 BASI DI DATI - ACCESS 1 2 APPUNTI DI INFORMATICA NICOLA BRUNO ADAFOR EDITORE B A S I D I D A T I 1. Gli archivi. La costruzione e l elaborazione di grandi masse di dati è di primaria importanza in tutti i settori della società moderna: basti pensare alle informazioni conservate in un'azienda e riguardanti i movimenti contabili, i clienti e i fornitori, il personale, i prodotti del magazzino, ma anche ai dati di altri settori, quali l'anagrafe tributaria degli Uffici di uno Stato, i conti correnti di un Istituto di credito, i documenti conservati in uno studio professionale di avvocato o commercialista, i risultati delle analisi effettuate in una clinica, l'anagrafe dei cittadini residenti in un Comune, il registro degli studenti iscritti in una Scuola. Agli insiemi di dati appartenenti a queste tipologie si assegna nel linguaggio comune il nome di archivi. In generale un archivio è un insieme organizzato di informazioni caratterizzate da alcuni aspetti fondamentali: tra esse esiste un nesso logico (cioè sono in qualche modo inerenti ad un medesimo argomento), sono rappresentate secondo un formato che ne rende possibile l'interpretazione, sono registrate con un supporto su cui è possibile scrivere e rileggere informazioni anche a distanza di tempo, sono organizzate in modo da permettere una facile consultazione. Per esempio, l'elenco telefonico è un archivio di dati in cui le informazioni riguardano gli abbonati al telefono di una città; per ogni abbonato sono riportati nell'ordine generalità, indirizzo, numero di telefono, e tutte queste informazioni sono stampate su fogli di carta. Nesso logico: le informazioni vengono raccolte in questo archivio perché si riferiscono agli abbonati di una stessa provincia e all'interno della provincia di uno stesso comune. Formato delle informazioni: la disposizione delle informazioni nelle righe, nello stesso ordine per tutti gli abbonati, rende facile la lettura e l'interpretazione da parte della persona che consulta l'elenco. Supporto: è costituito dalla carta delle pagine dell'elenco. Organizzazione dei dati: Gli abbonati sono stampati seguendo l'ordine alfabetico dei cognomi, all'interno della suddivisione per comune, per permettere un veloce reperimento del numero di telefono che corrisponde alla persona cercata. Volendo gestire gli archivi in modo automatizzato con un sistema di elaborazione, si deve tenere conto delle problematiche che riguardano: la tipologia dei supporti utilizzati per registrare le informazioni; le attrezzature hardware dedicate alla gestione delle unità di memorizzazione; gli strumenti software per la costruzione di programmi che consentano agli utenti di gestire e ottenere le informazioni; l'organizzazione degli archivi per rendere efficienti l'accesso ai dati e le operazioni di ritrovamento. 2. Le operazioni sugli archivi. La gestione di un archivio di dati, di qualunque tipo esso sia, viene realizzata attraverso le seguenti operazioni principali: 1. la creazione dell archivio stesso, cioè la predisposizione sul supporto destinato a contenere i dati, dello spazio necessario; 2. la manipolazione dei dati, ovvero l'inserimento di nuovi dati dopo che l'archivio è stato creato, la modifica o aggiornamento dei dati già presenti nell'archivio, la cancellazione di informazioni che non si vogliono più conservare perché non esiste più un nesso logico rispetto alle altre informazioni presenti nell'archivio; 3. la consultazione o interrogazione, cioè il reperimento all'interno dell'archivio delle informazioni necessarie per l'elaborazione desiderata; l'interrogazione ha normalmente come risultato la visualizzazione dei dati richiesti sul monitor o la stampa su carta. In un archivio le informazioni in genere sono raggruppate secondo un unità logica: nel caso dell'elenco telefonico i dati relativi ad ogni ab-

2 BASI DI DATI - ACCESS 3 4 APPUNTI DI INFORMATICA NICOLA BRUNO ADAFOR EDITORE bonato, in un archivio scolastico i dati degli studenti e dei loro genitori. Ai dati viene attribuita una struttura organizzativa, ottenendo una struttura di dati. In pratica, una struttura di dati rappresenta un insieme di informazioni strutturate, cioè registrate non in forma libera, ma secondo modelli predefiniti. L insieme di informazioni logicamente organizzate e riferite ad un'unica entità viene chiamato con il nome di record (registrazione); le singole informazioni che compongono il record si chiamano campi. Per esempio, il record dell'archivio costituito dall'elenco telefonico può essere descritto con i seguenti campi: cognome, titolo professionale, nome, altre descrizioni, indirizzo, numero di telefono. 3. Le applicazioni gestionali. Le applicazioni informatiche, che riguardano problemi gestionali nelle aziende, negli studi professionali o negli Enti pubblici, sono basate sull'uso di dati organizzati in archivi. I dati devono essere raccolti, registrati sui supporti di memoria, per metterli poi a disposizione degli utenti con procedure di interrogazione o di stampa. Gli archivi sono di solito: anagrafiche, contenenti le informazioni sui soggetti, persone o prodotti; movimenti, che riguardano gli eventi riferiti ai soggetti descritti nelle anagrafiche; parametri, con i dati che rimangono costanti per un certo periodo di tempo. Per esempio, nella gestione di uno studio dentistico: l'anagrafica è l'archivio dei clienti dello studio con cognome, nome, indirizzo, telefono, codice fiscale; i movimenti sono le prestazioni che il medico ha svolto per i clienti, con data e tipo di prestazione; i parametri sono i dati riguardanti il costo degli interventi o delle protesi. Nella gestione della contabilità aziendale: l'anagrafica è l'archivio dei conti; i movimenti contengono la data di registrazione, il tipo di movimento e l'importo; i parametri sono le informazioni sulle aliquote IVA o sulle esenzioni. In un'applicazione gestionale riferita ad un Istituto scolastico si possono trovare: l'archivio con i dati anagrafici degli studenti (anagrafica); le informazioni riguardanti le prove sostenute dagli studenti nelle diverse materie oppure i dati sulle assenze e sui ritardi (movimenti); gli indirizzi di studio e le materie (parametri). Le procedure per la gestione degli archivi comprendono da una parte programmi per la creazione degli archivi e la loro manutenzione nel tempo, e dall'altra programmi per ritrovare i dati che servono attraverso l'interrogazione degli archivi. Nelle attività di inserimento di nuovi dati, modifica dei dati esistenti, cancellazione di quelli che non servono, l'utente finale utilizza maschere video, cioè schemi sul video che presentano la traccia dei dati che devono essere trattati, per facilitare il lavoro di inserimento o di aggiornamento. I dati che servono possono essere ottenuti con operazioni di interrogazione che presentano i dati con visualizzazioni sul monitor o stampe

3 BASI DI DATI - ACCESS 5 6 APPUNTI DI INFORMATICA NICOLA BRUNO ADAFOR EDITORE su carta. Anche nella visualizzazione si utilizzano maschere video, per fornire ai dati un aspetto chiaro e facile da consultare. Le stampe (report) sono costituite da elenchi su carta normale, come nelle liste alfabetiche o nei listini prezzi, oppure da moduli prestampati attraverso la stampa dei dati in posizioni predefinite del foglio, come nelle bollette telefoniche o nei modelli fiscali. 4. Le basi di dati. Si prenda in considerazione la situazione di un Istituto scolastico e si supponga che la Segreteria abbia l'archivio degli studenti che serve per fare i certificati oltre che per stampare le pagelle. Nella stessa scuola anche il servizio Biblioteca ha interesse ad avere un archivio degli studenti, per poter i registrare i prestiti dei libri o sollecitare gli studenti nel caso di mancate restituzioni entro il termine prestabilito. Se i due uffici della stessa scuola operano su archivi diversi, può accadere che uno studente cambi il suo indirizzo e che questa variazione, comunicata solo in Segreteria, non venga registrata dal servizio Biblioteca o viceversa. Quando serve l'indirizzo dello studente, magari dopo molti giorni dalla variazione, si potrebbero avere dati diversi che si riferiscono allo stesso studente in due archivi diversi. Si crea una situazione di incongruenza tra i dati, che porta inevitabilmente alla inconsistenza degli archivi, cioè i dati a disposizione sono inutilizzabili perché non si può sapere con sicurezza quale sia l'archivio che contiene i dati corretti. Il difetto deriva dalla ridondanza dei dati, cioè dalla presenza di dati uguali che si riferiscono alla stessa entità ripetuti in più archivi utilizzati per applicazioni diverse. Una situazione di questo tipo si dice basata su una gestione non integrata degli archivi. SEGRETERIA Studenti BIBLIOTECA Studenti La soluzione a questo problema consiste nell'utilizzare un unico archivio sia per la Segreteria, sia per la Biblioteca, in modo tale che le variazioni all'archivio (inserimenti, modifiche o cancellazioni), apportate da un ufficio, siano visibili immediatamente anche all'altro. Questa situazione nuova rappresenta la gestione integrata degli archivi. SEGRETERIA BIBLIOTECA Studenti Di solito, in un'azienda o in un Ente qualsiasi gli archivi necessari alla gestione sono in numero elevato e sono utilizzati da molte persone contemporaneamente. Mettere a disposizione gli stessi archivi per persone diverse che lavorano ad uno stesso progetto o in una stessa azienda significa creare una base di dati per tutti, in modo che le operazioni possano disporre di dati sicuramente aggiornati. Una base di dati (database) è un insieme integrato di archivi che possano costituire una base comune di lavoro per utenti diversi con applicazioni diverse. Dopo aver creato il database, si possono effettuare su di esso le operazioni di manipolazione (inserimento, modifica, cancellazione) e di interrogazione per ritrovare i dati che servono. In aggiunta, l'organizzazione integrata degli archivi in un database consente di ottenere in modo facile informazioni che, altrimenti, richiederebbero lunghe e complesse elaborazioni. Per esempio, disponendo di una base di dati con gli archivi per studenti, docenti, materie e prove sostenute dagli studenti nelle diverse materie, possiamo in tempi rapidi e con facilità, stabilendo gli opportuni collegamenti tra gli archivi, rispondere alla seguente interrogazione: Qual è la media dei voti degli studenti che studiano Informatica con il prof. Rossi?

4 BASI DI DATI - ACCESS 7 8 APPUNTI DI INFORMATICA NICOLA BRUNO ADAFOR EDITORE La risposta a questa domanda richiede un'elaborazione che utilizza dati residenti in archivi diversi, ma tutti disponibili e collegati tra loro. Nella rappresentazione dei modelli si utilizza il seguente simbolismo: entità attributo Relazione 5. Il modello relazionale del database. In generale, per modello si intende un qualsiasi simbolismo utilizzato per rappresentare la realtà. Vi sono diversi tipi di modelli, per esempio: carte: modelli bidimensionali che rappresentano il mondo; mappamondi: modelli tridimensionali che rappresentano il mondo; flowchart: rappresentazioni schematiche della sequenza di istruzioni da eseguire in un programma; spartiti musicali: rappresentazioni simboliche delle note musicali. Un modello deve avere caratteristiche molto generali affinché possa a- dattarsi ai diversi casi della realtà. Questo significa che deve avere poche componenti essenziali, che sono: entità, ovvero gli elementi astratti che vengono utilizzati per descrivere altrettanti elementi che caratterizzano una realtà: per esempio, in una scuola gli elementi che costituiscono delle entità utili per rappresentare la gestione automatizzata della realtà, possono essere gli studenti, il personale docente e non docente, gli indirizzi di studio, le materie, le prove degli studenti, ecc.; attributi, ovvero le proprietà che vengono utilizzate per descrivere e identificare ciascuna entità: per esempio l'entità studente ha come attributi la matricola, il cognome, il nome, la data di nascita, la classe, ecc.; l'entità prova ha come attributi il voto, la data di svolgimento e la materia a cui si riferisce; ogni attributo ha un certo intervallo di valori assumibili, detto dominio, che varia a seconda della natura dell attributo e dell entità (per quanto riguarda il voto, il dominio sarà definito dai numeri da 1 a 10; per il sesso, il dominio sarà definito dai valori M o F, ecc.); relazioni, ovvero i collegamenti che si stabiliscono tra le diverse entità: per esempio, la pagella costituisce una relazione tra lo studente e i suoi voti riportati. Il modello concettuale della realtà osservata si costruisce con la definizione delle entità, degli attributi e delle relazioni. A partire dal modello concettuale, possiamo poi definire il modello logico, cioè l'organizzazione da assegnare all'insieme dei dati. Il modello logico più usato per costruire i database moderni è il modello relazionale, nel quale le informazioni sono organizzate in tabelle, fatte di righe e di colonne. Ogni entità diventa una tabella, gli attributi diventano i titoli delle colonne della tabella, le righe contengono i dati che si riferiscono a uno specifico esemplare dell'entità. Per esempio, l'entità studente diventa una tabella avente nelle colonne la matricola, il cognome, il nome, la data di nascita, ecc. MATRICOLA COGNOME NOME DATANASCITA CLASSE La tabella viene poi riempita con i dati dei singoli studenti, inserendo nelle righe i valori degli attributi di ciascun studente. La struttura di tabella permette di organizzare le informazioni in categorie separate che hanno un significato preciso rispetto alla realtà osservata e che sono facili da trattare con operazioni di manipolazione. Nell'esempio avremo quindi una tabella con i dati degli studenti e una tabella per i risultati delle prove. Poiché gli studenti fanno le prove, le tabelle devono essere collegate tra loro. L'idea di collegamento o di relazione tra le tabelle è l'aspetto basilare del modello relazionale per i database.

5 BASI DI DATI - ACCESS 9 10 APPUNTI DI INFORMATICA NICOLA BRUNO ADAFOR EDITORE Per stabilire una relazione tra due tabelle occorre che esse abbiano un attributo comune: per esempio, la tabella delle prove deve contenere il numero di matricola dello studente al quale si riferisce. La tabella è il modo più facile e intuitivo per organizzare i dati, molto usato anche nelle attività comuni. Esiste una forte analogia di significato tra tabella e archivio, tra riga della tabella e record, tra colonna e campo del record: questo giustifica l uso corrente di questi termini in modo equivalente. All'interno di una tabella c'è di solito un campo che assume valori diversi in tutte le righe: questo campo si chiama chiave della tabella perché identifica in modo univoco ogni riga rispetto a tutte le altre. Esempi di chiave sono: la matricola di uno studente, il codice di un prodotto, il codice fiscale di un cittadino, il codice assistito di un paziente, la targa di un veicolo, ecc. Per collegare una tabella ad un'altra tramite una relazione, basta quindi aggiungere alla seconda tabella la chiave della prima. Questa colonna aggiunta alla seconda tabella si chiama chiave esterna perché consente di collegare tra loro le tabelle. Quando inseriamo i dati che si riferiscono a una prova, non ci interessa vedere le informazioni personali dello studente, ma soltanto la sua matricola. Creando tabelle separate si vedono di volta in volta soltanto le informazioni che servono. Le tabelle costruite con questo criterio si dicono normalizzate. Quando è necessario, possiamo comunque collegare le due tabelle e ottenere informazioni da entrambe le tabelle: per esempio il cognome e nome dello studente (informazioni che stanno nella tabella STUDENTI) che ha ottenuto il voto 7 nella prova del 16 gennaio (informazione che si trovano nella tabella PROVE). Il collegamento corretto tra lo studente e le sue prove è garantito dalla chiave esterna che si collega alla matricola dello studente. Un database relazionale rappresenta una base di dati che utilizza le tabelle come struttura logica per organizzare i dati. Il software Microsoft Access è un esempio di sistema per la gestione di database relazionali utilizzato su personal computer con sistema operativo Windows. Anche questo prodotto dispone dello standard SQL come linguaggio per il database. Il programma utilizza la stessa interfaccia grafica dei prodotti per Windows, con barra del titolo, barra dei menu, icone sulla barra degli strumenti, ecc. ACCESS Access è un DATABASE MANAGEMENT SYSTEM, cioè un programma che consente di creare e gestire gli archivi, non è un database. La difficoltà di utilizzare Access rispetto ad altri programmi come per esempio Winword ed Excel, deriva proprio da questo. Essendo un DBMS, non si deve imparare ad utilizzare una base di dati, ma si utilizza Access per creare il database stesso, cioè si parte da zero, senza niente. In Word si parte da un foglio di carta su cui si scrive il documento, in Excel si parte da un foglio di lavoro su cui si creano le tabelle, in Access non c è niente di partenza: si devono creare le tabelle, le relazioni tra le tabelle e si deve creare qualsiasi altro strumento sia necessario per la vita dell archivio. Per esempio oltre alle tabelle servono dei moduli da compilare per inserire i dati, si devono creare, servono delle finestre per cercare i dati, si devono creare, servono le stampe delle informazioni, si devono creare. Per essere più precisi, Access è un RDBMS, cioè un RELATIONAL DATABASE MANAGEMENT SYSTEM, ossia un sistema di gestione di database relazionali. I database creati con Access sono chiamati relazionali: come è stato spiegato nei paragrafi precedenti, gli insiemi di dati

6 BASI DI DATI - ACCESS APPUNTI DI INFORMATICA NICOLA BRUNO ADAFOR EDITORE (tabelle) sono in relazione tra loro (si vedrà più avanti cosa significa e- sattamente relazione tra tabelle). Si deve sapere che esistono altri modelli di database, tra i quali ci sono quello gerarchico, quello ad oggetti, quello reticolare, quello relazionale e quello relazionale ad oggetti. Non è nello scopo di questo manuale studiare ognuno di questi modelli, ci si occuperà solamente di quello relazionale. Un modello può essere visto come un modo diverso di pensare l archivio, un punto di vista diverso. Attraverso modelli differenti, lo stesso database può assumere una struttura, metadati, leggermente diversa. Un database di Access 2000 è composto dai seguenti oggetti, che verranno analizzati dettagliatamente in seguito: Tabelle: insiemi omogenei di dati; Query: interrogazioni sui dati, per ricerche; Maschere: moduli per inserire, cercare e modificare i dati, costituiti da finestre di dialogo di Windows; Pagine: maschere che possono essere utilizzate in Internet; Report: moduli per stampare i dati su carta; Macro: insieme di comandi di Access; Moduli: funzioni scritte nel linguaggio di programmazione VBA, Visual Basic for Application, non indispensabili per archivi di medio piccole dimensioni. Le principali funzioni di Access riguardano: ORGANIZZAZIONE DEI DATI: creazione e gestione di tabelle. COLLEGAMENTO DI TABELLE, ESTRAZIONE DI DATI: collegare le tabelle secondo relazioni stabilite tra i dati, estrazione dei dati tramite le query. IMMISSIONE E AGGIORNAMENTO DEI DATI: tramite le maschere. PRESENTAZIONE DEI DATI: creare report per la stampa. PROPRIETÀ CAMPI I database relazionali sono costituiti, in genere, da molte tabelle in relazione tra di loro. Nella fase di progettazione si devono stabilire le tabelle da realizzare e le loro proprietà, basandosi sul risultato dell analisi dei requisiti. Di solito non è difficile capire quali sono le tabelle necessarie per la base di dati: un archivio rappresenta una particolare situazione della vita reale, ogni elemento o oggetto che si deve memorizzare è una tabella. Ad ogni tabella si deve assegnare un NOME, che, per convenzione, è al plurale, per esempio Studenti, Libri o Clienti. Anche l iniziale maiuscola è una convenzione. Il nome al plurale indica che la tabella non è un elemento o un singolo oggetto, ma è un contenitore di oggetti dello stesso tipo: la tabella Studenti conterrà tutti gli studenti, la tabella è unica, ma gli studenti possono essere migliaia. Ogni COLONNA della tabella memorizza i campi di interesse, cioè le informazioni utili per la base di dati. Si deve decidere, per ogni tabella, quante colonne dovrà avere. Ad ogni colonna si assegna un nome, chiamato CAMPO, diverso da quelli delle altre colonne. Il nome delle colonne è, per convenzione, scritto al singolare, per esempio la tabella studenti potrebbe avere i campi Matricola, Cognome, Nome, Indirizzo, Numero di telefono, ecc. Anche in questo caso, l iniziale maiuscola è una convenzione. Il nome del campo indica che in quella colonna verranno memorizzate le informazioni degli studenti, relative solo a quel campo di interesse : nella colonna Cognome verranno memorizzati solo i cognomi degli studenti, ogni altra informazione che non sia un cognome non deve essere memorizzata in questa colonna. Se per errore si memorizza il nome di uno studente nel campo Cognome, quel nome per il database verrebbe considerato il cognome dello studente stesso. Per ogni campo si devono poi stabilire le PROPRIETÀ, cioè le caratteristiche e i vincoli dei dati che verranno inseriti nella colonna. Si deve decidere se il campo contiene un testo, un numero, una valuta, o un altro tipo di dato. A seconda del tipo di dato scelto si devono stabilire alcuni

7 BASI DI DATI - ACCESS APPUNTI DI INFORMATICA NICOLA BRUNO ADAFOR EDITORE vincoli, per esempio per i testi la lunghezza in caratteri, per i numeri il tipo (intero, reale, percentuale, frazione). La figura 4.01 illustra un esempio. FIG La scelta dei campi e delle relative proprietà dipende dalla base di dati che deve essere realizzata. La stessa tabella, con lo stesso nome e che rappresenta lo stesso tipo di elementi, in database diversi potrebbe essere caratterizzata da campi diversi. FIG La figura 4.01 rappresenta lo schema della tabella, quello che abbiamo chiamato METADATI, la tabella vera e propria si avrà solo dopo la realizzazione del database, con l inserimento delle informazioni. Per il momento si stanno analizzando le caratteristiche principali, in seguito si studieranno in dettaglio tutti i tipi di dati e le relative proprietà. Le informazioni riguardanti gli studenti saranno memorizzate sulle RIGHE della tabella. Ogni riga contiene un unico elemento o soggetto: ogni studente sarà registrato su una sola riga, se due righe memorizzano le stesse informazioni (stesso nome, cognome, data di nascita, ecc.), quelle due righe rappresentano, per l archivio, due persone diverse. I dati memorizzati in una riga, che rappresentano un elemento della tabella, si chiamano RECORD. Un record può essere per esempio uno studente, un libro, un cliente. È possibile che ci siano informazioni mancanti in alcuni campi di un record, per esempio uno studente potrebbe non avere il numero di telefono. La figura 4.02 visualizza un esempio di tabella con record. ESEMPIO. Di seguito sono visualizzate diverse possibili tabelle per rappresentare le persone, in ambiti differenti. I campi, per problemi di spazio, sono rappresentati sulle righe. La figura 4.03 visualizza una tabella che memorizza un elenco di iscritti ad un corso. FIG La figura 4.04 visualizza una tabella che memorizza un elenco di dipendenti di un azienda.

8 BASI DI DATI - ACCESS APPUNTI DI INFORMATICA NICOLA BRUNO ADAFOR EDITORE l analisi dei requisiti che si può stabilire esattamente quali campi deve avere una tabella e quali proprietà devono avere i campi stessi. CHIAVE PRIMARIA Il modello relazionale ha un difetto : i record di una tabella possono essere ripetuti. Non esiste un sistema, semplice e pratico, per controllare che lo stesso record non sia digitato due volte, su due righe diverse della stessa tabella. Questo può comportare gravi errori nel lavoro del database, si rischia di ottenere risultati sbagliati. FIG La figura 4.05 visualizza una tabella che memorizza un elenco di clienti. TIPI DI DATI Per creare una tabella si utilizza il comando Crea tabella in visualizzazione struttura, e si apre la finestra di dialogo FIG Tutte queste tabelle hanno come soggetto persone, ma i campi di interesse sono completamente diversi. Senza un analisi dei requisiti accurata, la realizzazione della tabella dipendenti potrebbe essere completamente diversa, a seconda di chi realizza l archivio. È solo attraverso

9 BASI DI DATI - ACCESS APPUNTI DI INFORMATICA NICOLA BRUNO ADAFOR EDITORE FIG FIG Nella prima colonna si deve digitare il nome del campo, nella seconda si deve scegliere il tipo di dato del campo. In questo capitolo sono spiegati i diversi tipi di dato e come sceglierli. Per scegliere il tipo di dato si deve fare un clic sulla casella nella seconda colonna (oppure spostarsi con il tasto TAB) e aprire la tendina (fare un clic sulla freccia nera). Si apre una lista di nomi che sono i possibili tipi di dato, la figura visualizza la lista. Dopo aver aperto la lista, si deve posizionare il puntatore del mouse sopra il nome corrispondente al tipo di dati scelto e fare un clic. Un altro sistema per definire il tipo di dati è quello di digitare il nome all interno della casella, senza utilizzare il puntatore del mouse. Non si deve scrivere l intero nome, sono sufficienti i caratteri iniziali (per e- sempio per contatore è sufficiente digitare c ), il programma completa automaticamente il testo, per proseguire si utilizza semplicemente il tasto TAB. TESTO Questo tipo di dati è quello predefinito in Access, se non si sceglie manualmente un altro tipo il programma assegna automaticamente Testo. Comprende tutti i tipi di caratteri alfanumerici (lettere, numeri e altri simboli). La dimensione predefinita è 50 caratteri, ma si può scegliere una dimensione diversa, da 0 a 255. La dimensione massima significa che in quel campo è possibile inserire un testo non più lungo dei caratteri scelti. Per esempio, scegliendo la dimensione 10, si può digitare una qualsiasi parola compresa tra 0 e 10 caratteri, il testo che supera la dimensione scelta viene tagliato. Scrivendo taglialegna, 11 caratteri, verrebbe persa la lettera finale: il programma memorizzerebbe taglialegn.

10 BASI DI DATI - ACCESS APPUNTI DI INFORMATICA NICOLA BRUNO ADAFOR EDITORE I numeri digitati all interno di un campo testo sono considerati come caratteri, non come numero. Questo ha la conseguenza che non è possibile effettuare calcoli o operazioni su tali numeri e cambia anche l ordinamento. L ordinamento tra numeri tiene conto della posizione delle cifre, per esempio 27, 5, 7,15 come numeri sono ordinati in 5, 7, 15, 27, mentre come testo sono ordinati in 15, 27, 5, 7. L ordinamento del testo funziona nel modo seguente: si confronta il primo carattere, se le prime lettere delle parole considerate sono uguali si confronta il secondo carattere, fino a che non si arriva a confrontare due caratteri differenti. Se due parole sono completamente uguali, carattere per carattere, è indifferente l ordinamento per quelle due parole. La figura visualizza una serie di numeri ordinati come numeri nella prima colonna e come testo nella seconda. In alcuni casi, si utilizza il tipo di dati testo anche per valori che sarebbero numerici: numeri di telefono o cap., si considerano come testo nelle basi di dati, in quanto non si devono fare operazioni su di essi. Nei campi testo è possibile ordinare i dati e fare ricerche sui valori. MEMO I campi memo contengono testo, ma molto più lungo del tipo precedente, arrivano a contenere fino ad un massimo di caratteri. Sono utilizzati per inserire note, descrizioni o ogni forma di testo di grandi dimensioni. Su questo tipo di dato non è possibile effettuare ordinamenti o ricerche. NUMERICO È il tipo di dati che si utilizza per i numeri, permette di fare operazioni e calcoli sui valori inseriti. Si deve definire la dimensione dei numeri scelti (capitolo 11), per ora basti sapere che, a seconda della dimensione scelta, è possibile utilizzare una quantità di cifre numeriche differenti. Per esempio, la dimensione byte indica che è possibile digitare numeri che vanno da 0 a 255, tutti i numeri più grandi o più piccoli forniscono un errore o sono ignorati. Nei campi numerici è possibile ordinare i dati e fare ricerche sui valori. FIG VALUTA Tali numeri hanno fino a quattro cifre a destra e 15 a sinistra del separatore decimale : il tipo di dati valuta corrisponde al tipo di dati numerico, con l aggiunta di un simbolo che rappresenta, appunto, la valuta, per e- sempio per euro, L. per lira. Rispetto ai normali numeri l arrotondamento della valuta è fatto, di solito, per 2 o 4 cifre decimali. Nei campi valuta è possibile ordinare i dati e fare ricerche sui valori.

11 BASI DI DATI - ACCESS APPUNTI DI INFORMATICA NICOLA BRUNO ADAFOR EDITORE CONTATORE Il contatore è un campo numerico (dimensione Intero Lungo, capitolo 11), aggiornato automaticamente dal programma. Ogni volta che si crea un nuovo record nell archivio, il valore di questo campo è inserito da Access incrementando di una unità il valore del precedente record inserito. Corrisponde al numero progressivo di inserimento delle righe. Nei campi contatore è possibile ordinare i dati e fare ricerche sui valori. DATA/ORA Questo tipo di dati serve per memorizzare una data e, eventualmente, un orario, a partire dall anno 100 d.c. fino all anno d.c. SI/NO Questo tipo di dati memorizza un solo bit, quindi i valori possibili sono solo due: 0 e 1. A questi due valori è possibile assegnare significati diversi, per esempio Sì/No, True/False, On/Off, Maschio/Femmina, Tesserato/non tesserato, e qualsiasi altro tipo di informazione esprimibile con al massimo due simboli. Il campo Sì/No si presenta come una casella, nella quale è possibile fare un clic per mettere una V, segno di spunta, (corrispondente al valore Sì) o un clic per togliere la V (corrispondente al valore No). La figura mostra come Access visualizza questo tipo di campo, in fase di inserimento dei valori. FIG OGGETTO OLE Questo tipo di dati si utilizza per inserire (o collegare) all archivio dati esterni all archivio stesso, come per esempio immagini, fogli di calcolo di Microsoft Excel, documenti di Microsoft Word, grafici, suoni. Quello che viene memorizzato non è l oggetto in sé, ma la posizione sul disco e il nome del file, cioè il suo percorso, per es. C:\Documenti\Aica.bmp. Con gli oggetti OLE, essendo considerati dati esterni, non è possibile fare ordinamenti e ricerche, se non sul nome del file. Per esempio è impossibile fare una ricerca del tipo trovare tutte le immagini che contengono un cerchio, l unica cosa possibile è cercare i file con estensione bmp che nel nome contengono la parola cerchio. COLLEGAMENTI IPERTESTUALI I collegamenti ipertestuali sono di solito visualizzati come testo sottolineato. Sono comunemente utilizzati in Internet (i link: collegamenti, appunto) per mandare l utente in un altro indirizzo. Negli archivi possono essere utilizzati sia come URL (cioè come indirizzi Internet), sia come collegamenti ad altri programmi o altre posizioni dell archivio. DEFINIRE LA CHIAVE PRIMARIA Dopo aver scelto il nome e il tipo di dati di ogni campo di una tabella, si deve indicare al programma qual è il campo che si desidera utilizzare come chiave primaria. Per definire un campo come chiave primaria si deve selezionarlo, facendo un clic sulla casellina grigia affianco al nome, e fare un clic sul pulsante CHIAVE PRIMARIA nella barra degli strumenti, visualizzato nella figura FIG

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