e-procurement Hera Domande di partecipazione a Bandi di Gara o Sistemi di Qualifica QUICK MANUAL FORNITORI

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1 e-procurement Hera Domande di partecipazione a Bandi di Gara o Sistemi di Qualifica QUICK MANUAL FORNITORI 1

2 INDICE Il presente manuale operativo riassume le attività a carico dei Fornitori per i processi di registrazione, accesso ai documenti, sottomissione dei documenti richiesti per la partecipazione a Bandi di Gara o Sistemi di Qualifica su portale. 1. Processo di registrazione del Fornitore pag. 3 a. Autoregistrazione del Nuovo Fornitore pag. 4 b. Primo collegamento al sistema e creazione della prima Contact Person pag Accesso al Portale Fornitori pag Procedimenti - Lista negoziazioni disponibili pag Domanda di partecipazione per Bando di gara pubblico a. Visualizzazione Bando pag. 18 b. Visualizzazione Area di scambio documentale Cfolders pag. 22 c. Elaborazione domanda pag. 28 d. Caricamento della documentazione nei Cfolders pag. 29 e. Sottomissione domanda pag Risposta per Sistemi di Qualifica pag. 44 2

3 Processo di registrazione del Fornitore - Premessa Il processo di registrazione per il Fornitore è diverso a seconda che il Fornitore sia completamente nuovo per il Gruppo Hera o sia un Fornitore già qualificato dal Gruppo Hera. Il Fornitore nuovo deve compilare la maschera resa disponibile online inserendo tutti i dati richiesti secondo le istruzioni presenti on line e riportate alle pagine seguenti nonché inviare tramite fax il modulo firmato allegando copia di valido documento d identità del Legale Rappresentante. In seguito a ciò la funzione QFI (Qualifica Fornitori) del Gruppo Hera provvederà ad inviare due s contenenti un User ID e una password temporanea per creare la prima utenza. Con questa utenza, sarà possibile accedere al Portale SAP SRM e al suo interno alla sezione dedicata alle Gare (vedi pag. 15 e seguenti). Il Fornitore già qualificato dal Gruppo Hera, non dovrà effettuare l autoregistrazione ma: se già operativo sul portale potrà seguire le istruzioni dalla pag. 15 in poi; se già qualificato e, pur avendo ricevuto le due s contenenti un User ID e una password temporanea per creare la prima utenza, non ha ancora provveduto a creare la propria Contact Person potrà seguire le istruzioni dalla pag. 11 in poi. 3

4 La sezione per i Fornitori è disponibile all indirizzo: Per avviare il processo di registrazione, è necessario selezionare Diventare Fornitore e successivamente Prima registrazione Nella pagina che si aprirà, sarà possibile iniziare l inserimento dei dati per la propria registrazione come Fornitore Hera: https://srmsus.gruppohera.it/sap/bc/bsp/sap/ros_self_reg/main.htm 4

5 Nella parte inferiore della pagina di inserimento dei dati da parte del Fornitore, sono specificate alcune semplici regole per la compilazione dei campi: 5

6 Compilazione dei campi: sono contrassegnati da un asterisco rosso gli inserimenti obbligatori I dati obbligatori sono Ragione sociale, Lingua, indirizzo , Telefono, Partita IVA (il Codice Fiscale è obbligatorio soltanto per il paese Italia), CAP, Località, Paese. 6

7 Il Fornitore dovrà apporre un flag sulla casella bandi e sistemi di qualificazione nel riquadro inerente le Categorie Merceologiche aperte: E sempre richiesto l inserimento della lingua: Nella sezione Messaggi in alto nella pagina, possono comparire alcune segnalazioni di errore. Alcune riguardano eventuali inserimenti mancanti dei dati obbligatori e scompaiono nel momento in cui i campi sono correttamente compilati. Altre segnalazioni, invece, possono comparire nel caso si siano verificate le seguenti condizioni: - il Fornitore è già esistente sul sistema: In questo caso, il sistema ha verificato che la vostra azienda è già registrata come Fornitore del Gruppo Hera. I controlli sono effettuati sul campo Partita Iva, per garantire l univocità della ricerca. Essendo già un Fornitore registrato, non è necessario proseguire nella sezione Registrazione, ma tramite il link da portale E-procurement Accesso al Sistema - il Fornitore è esistente in R3: il Fornitore è presente nell anagrafica Hera, ma non ha la possibilità di accedere al sistema da portale. Si invita perciò il Fornitore a contattare il supporto QFI per segnalare questa specifica situazione. 7

8 Accettazione del Regolamento / Protezione dei dati: Il Fornitore è invitato a stampare questo testo e restituirlo compilato e firmato, con allegata la fotocopia di valido documento d identità del Legale Rappresentante. 8

9 Per concludere correttamente le operazioni di invio elettronico dei dati necessari all autocandidatura, si deve: Avere inserito nella maschera almeno tutti i dati obbligatori, Aver selezionato i valori dai menù a tendina quando richiesto, Aver apposto un flag a Bandi di Gara / Sistemi di Qualifica Infine, avere selezionato il Flag nella parte più in basso della pagina, relativo alla dichiarazione sulla protezione dei dati: Il pulsante Inviare è attivo soltanto quando è stato selezionato il Flag soprastante. Tramite questo pulsante, le informazioni inserite dal Fornitore sono trasmesse alla funzione Qualifica Fornitori di Hera. Se non sono stati riscontrati errori, il sistema conferma che l autoregistrazione è terminata correttamente visualizzando il seguente messaggio: 9

10 Infine, per concludere il processo di autoregistrazione, è necessario inviare, al fax indicato a sistema, la stampa del foglio anagrafica riportante l accettazione del Regolamento / Protezione dei dati di cui alla pag. 8 del presente manuale datato e firmato dal Legale Rappresentante e accompagnato da fotocopia di un valido documento d identità dello stesso. Una volta ricevuto il fax, Qualifica Fornitori del Gruppo Hera provvederà a inviare due all indirizzo di posta elettronica che avrete inserito nei dati della vostra azienda contenenti: la prima uno username provvisorio (ID utente) e un link per permettervi di accedere per la prima volta a sistema; la seconda la chiave d accesso (password) e le istruzioni per creare quella riservata e personalizzata. Il link, User ID e password saranno validi soltanto per il primo accesso. 10

11 Primo collegamento a Portale e creazione della prima Contact Person Collegandosi all indirizzo specificato nella prima , si trova la maschera per l inserimento dei codici User ID e password ricevuti: E consigliabile fare copia-incolla con i codici ricevuti nelle due , in modo da non commettere errori di digitazione dei caratteri. Nel caso di errori nell inserimento, il sistema comunica dei messaggi di errore: Per continuare, è necessario premere Submit 11

12 Nella maschera di inserimento dei dati, gli inserimenti obbligatori sono ancora segnalati con asterisco. Sono ripetute le istruzioni per la compilazione dei campi, ed il testo di accettazione del Regolamento e dell informativa sulla protezione dei dati, come in fase di autoregistrazione. Campi obbligatori È richiesto l inserimento del Flag Dichiaro di aver letto e acconsentire per poter attivare il pulsante Creare 12

13 Attenzione per i fornitori italiani non modificare le impostazioni proposte di: Formato Data Formato Decimale Fuso Orario Questi dati sono importanti in quanto, se diversi, potrebbero causare dei disallineamenti in fase di presentazione offerte. 13

14 Premendo Creare si apre automaticamente la pagina del Portale, in cui è richiesto per sicurezza al Responsabile Commerciale di modificare subito la password che è stata digitata nella maschera di inserimento dei dati. Nel caso tramite questo collegamento si aprisse una pagina diversa, è necessario collegarsi al portale di Hera all indirizzo https://portal.gruppohera.it La nuova Password sarà quella definitiva per i successivi accessi. 14

15 Accesso al Portale Fornitori Il Fornitore può accedere al Portale SAP SRM da due link presenti sul sito Entrambi i link aprono la pagina https://portal.gruppohera.it da cui è possibile effettuare l accesso al sistema, inserendo la propria ID utente e la password: 15

16 La prima schermata del portale per i Fornitori si apre in visualizzazione delle Trattative / Gare disponibili. Tramite i pulsanti in alto, è possibile accedere alle diverse funzioni ed applicazioni. Cliccando sulle voci del menù è possibile navigare nel portale per svolgere le attività desiderate 16

17 Procedimenti - Lista negoziazioni disponibili Il fornitore può in ogni momento accedere alla lista dei Procedimenti. Si consiglia sempre di premere il pulsante Aggiornare per visualizzare i documenti più recenti, una volta effettuato l accesso al sistema. In particolare il fornitore può visualizzare la lista delle negoziazioni pubbliche: procedimenti di tipo bando di gara pubblica (ZBND) e lettera d invito - procedura a fronte di un bando di gara pubblico (ZPRP), bando di gara per sistema di qualifica (ZSDQ) nonché procedure aperte (ZPRA). Cliccare sul pulsante per accedere alla lista desiderata dei documenti (Tutti, Pubblicati, Terminati, Conclusi etc) Pulsanti per l aggiornamento della lista dei documenti presenti Pulsante per aprire la maschera di ricerca Cliccare sul Numero per accedere alla lista dei documenti (Procedimento o Offerta) 17

18 Visualizzazione Bando Dalla lista dei procedimenti, è possibile visualizzare le gare pubbliche alle quali è possibile partecipare tramite il sistema di e-procurement Hera. Selezionando la riga relativa alla gara di interesse, premere il pulsante Visualizzare il procedimento per visionare i dettagli. 18

19 Visualizzazione Bando Nella schermata sono segnalate alcune informazioni principali, quali: Data/Ora Termine Pres. Risposte Data/Ora Rich. Chiarimenti Numero Bando: il N a sistema che identifica il procedimento in atto 19

20 Visualizzazione Bando Nel riepilogo Posizioni è possibile visualizzare le informazioni di dettaglio relative alle posizioni del Bando di gara. ATTENZIONE: in questo caso la Tipologia d offerta è NONE, cioè Nessuna offerta, in quanto al fornitore è richiesto esclusivamente l invio di documentazione per elaborare la domanda di partecipazione e non la formulazione di un offerta! 20

21 Visualizzazione Bando E necessario poi entrare nel pannello Note e Allegati ed accedere all Area di collaborazione identificata dal link Collaborazione Procedimento #########. Attraverso tale link si accede automaticamente all applicazione Cfolders, attraverso la quale il sistema rende disponibile un area di scambio documentale tra buyer e fornitore. 21

22 Visualizzazione Area di scambio documentale Cfolders Cliccando sul link, al primo accesso all applicazione Cfolders, il sistema richiede di accettare le condizioni relative all utilizzo del sistema. Scorrendo in fondo la pagina, è necessario quindi premere il pulsante Accept Scorrere verso il basso la pagina 22

23 Visualizzazione Area di scambio documentale Cfolders Una volta premuto il pulsante il pulsante ACCEPT, il sistema consente l accesso all applicazione Cfolders. Nella schermata l interfaccia principale di accesso per il fornitore. 23

24 Visualizzazione Area di scambio documentale Cfolders Quando il fornitore clicca sul link Collaborazione Procedimento #######, accede quindi direttamente all Area Pubblica di scambio documentale creata dal sistema per lo scambio di documenti con Hera. Tale area è suddivisa in: Area pubblica: area in sola visualizzazione al fornitore, in cui il buyer carica i documenti relativi ai contenuti del bando Area privata fornitore (creata automaticamente in fase di creazione della domanda di partecipazione): area in cui il fornitore ha a disposizione una copia dei contenuti caricati dal buyer nell area pubblica, e ha la possibilità di caricare a sua volta nuovi documenti. Cliccare sul link per accedere effettivamente alla cartella 24

25 Visualizzazione Area di scambio documentale Cfolders Riepilogo dei documenti/cartelle inseriti nella cartella pubblica Cliccando sul Nome dell Oggetto si accede alle informazioni di riepilogo dello stesso Cliccando sul Nome del File è possibile visionare il documento e salvarlo in locale Simbolo di autorizzazione in sola visualizzazione del file 25

26 Visualizzazione Area di scambio documentale Cfolders Premendo sul nome del file, è quindi possibile visionarne il contenuto. Al primo accesso dell utente ai Cfolders, il sistema installa sul PC locale un componente Java che supporta l upload/download di file dai Cfolders. Dalla finestra di pop-up è possibile quindi selezionare l opzione desiderata: Apertura del file Salvataggio sul PC del file Annullamento dell operazione 26

27 Visualizzazione Area di scambio documentale Cfolders Una volta presa visione del Procedimento, è necessario effettuare la registrazione per partecipare alla gara tramite il tasto Registrare. In tal modo si attivano i pulsanti per: Partecipare / Non partecipare al Bando di gara Creare la Domanda di partecipazione Cliccare Creare per elaborare la domanda Per creare la propria domanda di partecipazione, è quindi necessario premere il pulsante Creare. Si apre quindi una nuova schermata attraverso la quale inserire i contenuti della propria domanda. 27

28 Elaborazione domanda Una volta creata la Domanda di partecipazione, è necessario entrare nella rispettiva Area privata dell Area di collaborazione creata all interno dell applicazione Cfolders per lo scambio di documenti. (Informazioni RFx Pannello Note e Allegati ) 28

29 Caricamento della documentazione nei Cfolders Attraverso il link Domanda di partecip. / Offerta ######, il fornitore accede alla propria Area privata all interno della quale inserire la documentazione necessaria, secondo le modalità specificate nel Bando di gara. E quindi necessario premere sul link della cartella visualizzata nella parte sinistra della schermata per iniziare ad introdurre i file relativi. Cliccare sul link (nell esempio AREA DI SCAMBIO DOCUMENTALE BAND ) per accedere effettivamente alla cartella 29

30 Caricamento della documentazione nei Cfolders Facendo Clic su Nome, Autore modifica etc, è possibile ordinare i documenti all interno della cartella Informazione di sistema: Link creato per l area privata Il simbolo di Matita indica la possibilità di modificare il file inserito all interno dell area pubblica del buyer con le proprie informazioni come descritto alle pag. successive 30

31 Caricamento della documentazione nei Cfolders Per elaborare un file presente nell Area privata come copia di quello caricato dal buyer nell Area pubblica (nel caso fosse richiesto dal Bando), è sufficiente cliccare sul simbolo della Matita. Il sistema fornisce a video le indicazioni necessarie a caricare il file modificato: Elaborare nel file le modifiche richieste Salvare il file Premere il pulsante Check-In (scegliendo possibilmente l opzione Store as a new version per creare una nuova versione del documento) 31

32 Caricamento della documentazione nei Cfolders E inoltre possibile creare nuovi documenti, tramite il pulsante Creare. Selezionando Documento, si apre la schermata dalla quale è possibile modificare il nome dell oggetto e caricare il file seguendo le istruzioni a video e premendo successivamente il pulsante Continuare. 32

33 Caricamento della documentazione nei Cfolders Successivamente, si apre una finestra dalla quale è possibile selezionare il file da caricare. Premendo il pulsante Apri, si apre una nuova finestra dove è possibile rinominare il documento creato e gestire in seguito eventuali versioni di modifica. Indica l avanzamento delle operazioni di Dwnload/Upload nel Cfolders del file Indica che l utente ha visualizzato il documento 33

34 Caricamento della documentazione nei Cfolders Come accennato alla pag. 25, cliccando sul nome del documento si accede alla schermata di riepilogo contenente l elenco delle possibili versioni del documento. E possibile modificare il nome del file e premere quindi il pulsante Salvare dopo aver apportato le modifiche. E inoltre possibile creare successivamente nuove versioni, seguendo le indicazioni a video. 34

35 Caricamento della documentazione nei Cfolders E inoltre possibile effettuare il Download di massa dei file presenti, premendo l apposito pulsante. Il sistema propone tale operazione per tutti i file (tramite il flag è possibile deselezionare quelli di non interesse). Cliccare quindi sul tasto Continuare per proseguire nell operazione, selezionare la cartella di destinazione e premere quindi il pulsante Continue per avviare il download. Menù di navigazione per selezionare la cartella di destinazione 35

36 Caricamento della documentazione nei Cfolders Nel caso di Upload di massa invece, il sistema propone diverse modalità per l upload dei file. E necessario selezionare quella desiderata e premere il tasto Continuare. 36

37 Caricamento della documentazione nei Cfolders Dalla maschera presentata, selezionare tutti i file che si desidera caricare in maniera massiva attivando il relativo flag. Premendo il tasto Select all, è possibile attivare il flag per tutti i file presenti nella finestra di destra. Premere quindi il tasto Continue per proseguire nell upload. 37

38 Caricamento della documentazione nei Cfolders Dall intestazione della pagina, premendo il pulsante Videata iniziale è possibile accedere alla lista delle Aree di collaborazione relative alle gare a cui si sta partecipando o si è partecipato (nella pagina Fornitore ). 38

39 Caricamento della documentazione nei Cfolders Una volta terminata l attività di caricamento dei documenti richiesti, il fornitore può uscire dall applicazione Cfolders, utilizzando il tasto Terminare in alto a destra. Chiudere la finestra dopo aver terminato l applicazione 39

40 Caricamento della documentazione nei Cfolders E anche possibile accedere all applicazione Cfolders tramite la voce di menù disponibile all interno del Portale. Automaticamente, l utente accede al riepilogo delle Aree di Collaborazione delle gare (alla voce di menù Scenari di competizione ). 40

41 Caricamento della documentazione nei Cfolders E possibile impostare dei filtri per la ricerca delle Aree di collaborazione. Per attivare il filtro, dalla schermata di riepilogo delle Aree è necessario premere il pulsante Filtro tabelle: ON. Dalla maschera aperta, si impostano i criteri di ricerca. E quindi necessario attivare il bottone La tabella richiesta viene filtrata in base ai seguenti criteri e premere il pulsante Salvare. Per disattivare il filtro premere il pulsante Filtro tabelle: OFF e selezionare La tabella richiesta non viene attualmente filtrata. Premere quindi il pulsante Salvare. 41

42 Sottomissione domanda Successivamente, è sufficiente chiudere la finestra e completare la sottomissione della domanda di partecipazione premendo il pulsante Presentare dall interno del sistema di e-procurement. 42

43 Sottomissione domanda Un messaggio del sistema notifica all utente l avvenuta operazione se non sono stati riscontrati errori in fase di compilazione (quali la sottomissione della domanda dopo il termine di presentazione). Eventualmente, se il buyer ha selezionato tale opzione, il fornitore può continuare a modificare la propria domanda fino al termine di presentazione della documentazione, premendo il pulsante Modificare. 43

44 Risposta per Sistemi di Qualifica L elaborazione della risposta ad un Sistema di Qualifica è analoga a quella della domanda di partecipazione al Bando. E necessario effettuare la Registrazione (pulsante Registrare ) al Procedimento e premere successivamente il pulsante Creare per la creazione della risposta al Sistema di Qualifica. 44

45 Risposta per Sistemi di Qualifica Operativamente, la sottomissione della risposta al Sistema di Qualifica consiste nel caricamento della documentazione richiesta all interno dell Area Privata del fornitore nell Area di collaborazione relativa al Procedimento pubblico in esame. 45

46 Risposta per Sistemi di Qualifica All interno della cartella creata dal buyer, il fornitore può inserire i documenti richiesti tramite i pulsanti Creare o Upload di massa. 46

47 Risposta per Sistemi di Qualifica Al termine del caricamento di tutti i documenti necessari, è necessario dall interno del documento di risposta premere il pulsante Presentare. 47

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