Programma per la Razionalizzazione degli Acquisti nella Pubblica Amministrazione

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1 Programma per la Razionalizzazione degli Acquisti nella Pubblica Amministrazione Convenzioni e Mercato Elettronico Dott.ssa Silvia Pibiri Promozione Amministrazioni territoriali - Sardegna Oristano, luglio 2010

2 Consip S.p.A. - Profilo aziendale e missione Consip è una società per azioni creata nel 1997 dal Ministero del Tesoro (oggi Ministero dell Economia e delle Finanze, MEF), che ne è azionista unico a fianco della PA che cambia Consip è un partner al servizio della Pubblica Amministrazione italiana e la accompagna nel suo cammino verso la modernizzazione, contribuendo a migliorare il rapporto tra PA, cittadini e imprese.

3 Il Programma per la Razionalizzazione degli Acquisti nella P.A. Nel 2000 il Ministero dell Economia e delle Finanze (MEF) ha avviato un Programma di Razionalizzazione degli Acquisti per beni e servizi per la Pubblica Amministrazione nel rispetto di quanto sancito dalla Legge Finanziaria del 2000.

4 Il sistema delle Convenzioni Le Convenzioni sono contratti quadro stipulati attraverso Consip - dal Ministero dell Economia e delle Finanze. Stipulate a seguito di una procedura di gara tradizionale o telematica, tale strumento d acquisto mette a disposizione delle Amministrazioni beni e servizi, individuati attraverso l analisi delle esigenze della P.A., e offrono alle Imprese l opportunità di soddisfare la domanda pubblica assicurando il rispetto dei principi di concorrenza e trasparenza. Le Convenzioni pongono in essere un sistema di impegni caratterizzato principalmente da: i tempi di esecuzione e la durata della Convenzione l oggetto della Convenzione (ovvero i beni/servizi oggetto della fornitura) la durata dei singoli contratti stipulati tra le P.A. ed il fornitore Convenzioni i responsabili del servizio di fornitura le modalità di erogazione del servizio di fornitura (ad es. modalità di consegna del bene/servizio ecc.) i quantitativi massimi e le caratteristiche degli ordinativi del bene/servizio

5 Gli strumenti di e-procurement e Negozi elettronici Cosa sono? I Negozi Elettronici sono vetrine disponibili sul Port ale per effettuare gli acquisti in Convenzione direttamente on-line Come funzionano? Gli utenti hanno la possibilità di ricercare i prodotti/servizi in Convenzione e di procedere all acquisto on-line, attraverso un percorso guidato I vantaggi Semplificazione del processo di acquisto in Convenzione, riducendo sensibilmente i tempi di approvvigionamento ESEMPIO Negozio Elettronico del Portale per l acquisto delle stampanti in Convenzione

6 Gli strumenti di e-procurement e Mercato Elettronico Cos è? Il Mercato Elettronico della P.A. è un mercato digitale dove le Amministrazioni registrate e le Imprese abilitate possono effettuare negoziazioni dirette, veloci e trasparenti per acquisti sotto la soglia comunitaria Come funziona? Il Mercato Elettronico della P.A. consente di gestire on-line: Il confronto tra i prodotti a catalogo L emissione dell ordine e/o la richiesta d offerta per i prodotti a catalogo Per la P.A. I vantaggi Riduzione di costi e tempi di acquisto Accessibilità a una base potenzialmente maggiore di fornitori abilitati Facilità di confronto dei prodotti e trasparenza informativa Possibilità di tracciare gli acquisti e quindi di controllare la spesa, eliminando ogni supporto cartaceo Negoziazione diretta con i fornitori di tempi, prezzi e condizioni Per le Imprese Ottimizzazione dei costi di intermediazione commerciale Possibilità di utilizzo di un nuovo canale di vendita, complementare a quelli già attivati Recupero di competitività, in particolar modo nei mercati locali Maggiore visibilità dei propri prodotti

7 MePA - Il DPR 101/2002 Il D.P.R. n. 101 del 4 aprile 2002 ha introdotto la disciplina per lo svolgimento delle procedure telematiche di acquisto Le P.A. possono utilizzare in via alternativa o come supporto ai tradizionali sistemi di scelta del contraente: Gare Telematiche, per attuare la gestione on-line dell intero processo di gara, per acquisti sia sopra che sotto la soglia di rilievo comunitario Mercato Elettronico (Marketplace), soltanto per acquisti sotto soglia Il DPR n. 101/2002, art. 11, comma 5, assegna al Ministero dell Economia e delle Finanze ed al Dipartimento per l Innovazione e le Tecnologie della Presidenza del Consiglio dei Ministri il compito di predisporre, anche attraverso proprie concessionarie, un Mercato Elettronico cui tutte le P.A. possano accedere Il MEF ha dato incarico alla Consip S.PA di realizzare il Mercato Elettronico Sperimentale della P.A.

8 Il Mercato Elettronico della P.A. - Come funziona Il DPR 101 del 2002 ha introdotto il Mercato Elettronico della P.A. quale nuovo strumento d acquisto, utilizzabile da tutte le P.A., per approvvigionamenti di importo inferiore alla soglia comunitaria. Il Mercato Elettronico della P.A è un Marketplace di tipo selettivo, cioè accessibile solo ad utenti (Amministrazioni e Fornitori) abilitati, B2G (Business to Government) su cui è possibile effettuare acquisti diretti da catalogo (OdA) e richieste di offerta (RdO). MEF/Consip Emette il Bando di abilitazione Abilita i fornitori Registra i PO Bando di abilitazione Fornitori abilitati Pubblicano ed aggiornano il catalogo Ricevono OdA Rispondono alle RdO Mercato Elettronico della P.A. Qualifica fornitori Gestione catalogo Gestione doc.le Reporting PO registrati Ricercano prodotti Confrontano offerte Effettuano RdO e OdA

9 Descrizione macro-funzionalit funzionalità - lato PO Attività Ricercare Prodotti Descrizione Utilizzando un motore di ricerca, è possibile individuare i prodotti rispondenti alle proprie esigenze, nell ambito del catalogo costituito dalle offerte dei diversi fornitori abilitati Confrontare Offerte Il sistema consente di paragonare le diverse offerte individuate nel catalogo, in base alle caratteristiche qualitative e commerciali, per procedere alla scelta Effettuare Ordini di Acquisto I beni scelti, anche attraverso delle richieste di offerta, possono essere inseriti nel carrello virtuale e acquistati mediante l emissione di ordini on-line Emettere Richieste di Offerta Inviare a fornitori selezionati tra quelli abilitati richieste di offerta per l acquisto di prodotti presenti nel catalogo e valutare le relative offerte con il supporto del sistema

10 Descrizione macro-funzionalit funzionalità - lato fornitore Attività Presentare Aggiornare catalogo Ricevere Ordini di Acquisto Descrizione Nell ambito delle categorie merceologiche e delle relative specifiche previste dai bandi di abilitazione i fornitori possono pubblicare ed aggiornare sul Mercato Elettronico, previa verifica da parte di Consip, il proprio catalogo Gli ordini di acquisto emessi on-line dai Punti Ordinanti vengono recapitati al fornitore in tempo reale dal sistema Rispondere a richieste di offerta I fornitori invitati a presentare offerta dai PO possono rispondere predisponendo ed inviando la propria offerta online

11 MePA Ordine diretto d acquisto d Principali funzioni Il responsabile degli acquisti dell Amministrazione esegue un acquisto diretto attraverso l utilizzo del catalogo elettronico. Ordini di Acquisto diretto (OdA) I beni presenti in catalogo costituiscono offerte irrevocabili di vendita da parte dei fornitori e possono essere acquistati mediante emissione on-line di OdA. Ordini di Acquisto diretto (OdA) Richieste di Offerta (RdO) Ricerca Ricerca Prodotti Prodotti Consultando il catalogo costituito dalle offerte dei diversi fornitori Confronto Confronto Prodotti Prodotti Selezionandoli nel catalogo in base alle loro caratteristiche Emissione Emissione Ordini Ordini Riempiendo un carrello virtuale ed inviando l ordine

12 MePA Come emettere un Ordine d acquistod 1 COMPOSIZIONE CARRELLO 2 VERIFICHE 3 COMPILAZIONE MODULO D ORDINE 4 FIRMA DIGITALE E INVIO Il PO compone il carrello selezionando gli articoli di interesse e specificandone le quantità richieste - Copertura area geografica? - Rispetto dell importo minimo per luogo di consegna? - Rispetto del lotto minimo ordinabile? Il PO inserisce on-line: -informaz. generali -dati di spedizione -dati di fatturazione Il PO scarica il modulo, appone la firma digitale e carica di nuovo il file a sistema 7 EVASIONE DELL ORDINE Il fornitore evade l ordine (o, ad esito negativo della verifica, ne invia) 6 VERIFICA CONTENUTI DELL ORDINE Il fornitore verifica i contenuti dell ordine, il rispetto dell importo minimo per luogo di consegna e del lotto minimo ordinabile. 5 RICEZIONE NOTIFICA DELL ORDINE Il sistema invia in automatico al fornitore una notifica sul sistema e pe r posta elettronica

13 MePA Richiesta di Offerta Principali Funzioni Il responsabile degli acquisti dell Amministrazione ha la possibilità di emettere Richieste d Offerta per i prodotti a catalogo. Ordini di Richieste di Offerta (RdO) È possibile inviare richieste di offerta, a fornitori selezionati tra quelli abilitati, per prodotti con caratteristiche particolari o per condizioni di fornitura diverse da quelle standard. Acquisto diretto (OdA) Richieste di Offerta (RdO) Emissione Emissione Richieste Richieste d offerta d offerta Confronto Confronto Offerte Offerte Inviando a fornitori selezionati, tra quelli abilitati, RdO per i prodotti presenti nel catalogo Valutando, con il supporto del sistema, quelle ricevute entro i termini prefissati Aggiudicazione Aggiudicazione Offerta Offerta Selezionando quella più conveniente per la propria Amministrazione

14 MePA Richiesta di Offerta Come creare una RDO 1 COMPOSIZIONE CARRELLO Il PO compone il carrello selezionando gli articoli di interesse e digita il comando di creazione RdO 2 CREAZIONE RdO Il PO inserisce: - oggetto RdO - dati di spedizione fatturazione - note/allegati - caratteristiche e degli articoli richieste 3 DEFINIZIONE CICLO DI VITA RdO Il PO specifica: - data apertura - data anteprima - data chiusura - data accettazione - data ultima di consegna 4 LISTA FORNITORI da INVITARE Il sistema propone in automatico una lista di fornitori, che il PO può modificare e integrare 5 INVIO RICHIESTA Il PO inserisce il proprio codice PIN e procede all invio della richiesta ai fornitori selezionati 9 AGGIUDICA-ZIONE Alla data aggiudicazione il PO può accettare l offerta più vantaggiosa, firmando digitalmente l accettazione 8 VALUTAZIONE PROPOSTE PERVENUTE Alla data chiusura il PO visualizza le offerte pervenute: il sistema elabora in automatico un a graduatoria non vincolante, sulla base dei criteri economici 7 INVIO PROPOSTE D OFFERTA A partire dalla data apertura i fornitori interessati inviano proposte firmate digitalmente 6 RICEZIONE NOTIFICA DELLA RdO Il sistema invia in automatico ai fornitori una notifica per posta elettronica della RdO

15 Focus: DURC e CIG Documento Unico di Regolarità Contributiva - DURC Consip ai fini dell abilitazione, richiede ai fornitori una autocertificazione di regolarità contributiva provvedendo successivamente, ogni sei mesi e per tutta la durata dell abilitazione, a richiedere allo stesso fornitore la conferma di quanto già autocertificato. Punti Ordinanti a seguito dell aggiudicazione di una RDO ovvero, di seguito ad un ODA, devono verificare, così come previsto dalla normativa, la regolarità del Fornitore in ordine al versamento dei contributi previdenziali e dei contributi assicurativi obbligatori per gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali dei dipendenti. Legge n. 2 del 28 gennaio 2009 stabilisce all'art.16 bis che "... le stazioni appaltanti pubbliche acquisiscono d'ufficio, anche attraverso strumenti informatici, il documento unico di regolarità contributiva (DURC) dagli istituti o dagli enti abilitati al rilascio in tutti i casi in cui e' richiesto dalla legge". Codice Identificativo Gare - CIG Per le Richieste di Offerte superiori alle deve essere richiesto il CIG tramite il SIMOG ed il Punto Ordinante potrà valutare di inserirlo nel campo note della RdO.

16 La complementarietà tra Convenzioni e MePA Il Mercato Elettronico è un canale di acquisto diverso e complementare rispetto alle Convenzioni ex art. 26. L utilizzo combinato di entrambi gli strumenti, offre alle PA l opportunità di scegliere lo strumento ottimale. Convenzioni Mercato Elettronico Aggregazione domanda Standardizzazione offerta Acquisti sopra e sotto soglia Condizioni di fornitura predefinite Unico aggiudicatario per l intero territorio nazionale, per una determinata area geografica o merceologica (lotto) Fornitori di dimensioni medio-grandi, in grado di soddisfare una domanda per volumi rilevanti Risparmi derivanti dall aggregazione della domanda Soddisfacimento domanda specifica Apertura mercati locali e PMI locali Acquisti sotto soglia Personalizzazione condizioni di fornitura Presenza di fornitori diversi per gli stessi beni con possibilità di acquisto sulla base delle puntuali esigenze delle P.A. accesso anche ai piccoli fornitori, che possono sfruttare il vantaggio competitivo della vicinanza geografica alle P.A. locali Risparmi derivanti dal confronto delle offerte di più fornitori in maniera agevole e veloce La complementarietà tra i due strumenti garantisce una copertura ottimale delle esigenze di acquisto delle P.A.

17 Il Mercato Elettronico e le iniziative nell ambito del GPP Arredo e complementi di arredo Cancelleria ad uso ufficio e didattico Vasta gamma di prodotti riciclati sostanzialmente conformi al D.M. 8 maggio 2003 n. 203 Possibilità, per i Fornitori abilitati, di indicare le certificazioni ambientali Vasta gamma di prodotti riciclati sostanzialmente conformi al D.M. 8 maggio 2003 n Es. carta in risme, quaderni, blocchi notes, cartucce e toner, penne monouso, pennarelli in fibra Possibilità di ricerca/scelta tra articoli che rispondono a criteri di compatibilità ambientale e a basso impatto ambientale Possibilità, per i fornitori abilitati, di indicare le certificazioni ambientali (es. Ecolabel, EMAS, ISO 14001) Materiale elettrico Vasta gamma di prodotti a basso consumo energetico Es. lampadine fluorescenti compatte per gli interni Es. lampade a miglior efficienza energetica per gli esterni Hardware Possibilità di richiedere prodotti come P.C. portatili e desktop in possesso di etichette ecologiche basate sull analisi del ciclo di vita. Possibilità di richiedere stampanti e fotocopiatori in possesso di etichette ecologiche ISO Tipo I, basate sull analisi del ciclo di vita

18 Il Mercato Elettronico e le iniziative nell ambito del GPP Beni e Servizi per la produzione di energia da Fonti Rinnovabili Due diverse tipologie per la fornitura di impianti fotovoltaici: impianto connesso alla rete e impianto a isola. Non solo riduzione di consumi energetici ma incentivare la P.A. a diventare produttrice di energia da fonti rinnovabili. Veicoli e Mobilità sostenibile Nuova categoria di prodotti rappresentata da Veicoli Elettrici e le relative attrezzature di ricarica, nonché le batterie per i veicoli elettrici. Inoltre è stato previsto un metaprodotto per le attrezzature per il monitoraggio dell'ambiente relativamente all'inquinamento idirico, dell'aria e acustico.

19 Riferimenti utili Per avere informazioni su: il Programma per la Razionalizzazione degli Acquisti nella P.A. le Convenzioni il Mercato Elettronico della P.A. le modalità di registrazione altro. Visita il Portale Per richiedere chiarimenti o ulteriori informazioni Chiama Scrivi all indirizzo info@acquistinretepa.it Oppure (lun-ven , sabato )

20 Riferimenti utili Silvia Pibiri Referente Consip SpA Sardegna DIREZIONE ACQUISTI PUBBLICA AMMINISTRAZIONE Promozione Amministrazioni Territoriali Tel. 06/ Fax 06/ cell. 334/