Lecco, 10 ottobre Convegno «DECRETO 231/2001 IN SANITA' - L'esperienza degli Enti del Sistema Sanitario della Lombardia»

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1 La formazione per garantire l effettività dei modelli Il ruolo di Éupolis Lombardia nell accompagnamento all attuazione del decreto 231/2001 in ambito sanitario Lecco, 10 ottobre 2012 Convegno «DECRETO 231/2001 IN SANITA' - L'esperienza degli Enti del Sistema Sanitario della Lombardia» 1

2 Éupolis Lombardia nel percorso di accompagnamento all attuazione del d.lgs 231/2001 nelle aziende pubbliche del sistema sanitario regionale IL D.LGS 231/2001 NELLA SANITÀ PUBBLICA LOMBARDA 2

3 D.lgs 231/2011 La responsabilità dell enti Il decreto legislativo n. 231 del 8 giugno 2001 ( Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica ) ha introdotto per la prima volta nell ordinamento italiano la responsabilità amministrativa degli enti per reati posti in essere da amministratori, dirigenti e/o dipendenti nell interesse o a vantaggio dell ente stesso. La quale si aggiunge a quella della persona fisica che ha realizzato materialmente il fatto illecito. 3

4 D.lgs 231/2011 La responsabilità dell enti Il D.Lgs. 231/01 prevede esplicite scelte organizzative atte a dimostrare la concreta volontà aziendale di impedire/prevenire i reati. In particolare l Azienda è esentata dalla Responsabilità amministrativa se prova nel corso del procedimento che: A B C D L Organo dirigente ha adottato ed efficacemente attuato, prima della commissione del fatto, modelli di organizzazione e gestione idonei a prevenire reati della specie di quello verificatosi (per un maggiore dettaglio dei requisiti di un tale modello si veda la pagina seguente) Il compito di vigilare sul funzionamento e l osservanza dei modelli e di curare il loro aggiornamento è stato affidato a un organismo dell ente dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo Le persone hanno commesso il reato eludendo fraudolentemente i modelli di organizzazione e gestione Non vi è stata omessa o insufficiente vigilanza da parte dell organismo di supervisione.

5 D.lgs 231/2011 Il codice etico comportamentale Codice Etico Comportamentale Sistema di autodisciplina aziendale costituito da Codice Etico e Modello Organizzativo, la cui applicazione è sottoposta al controllo di un Organismo di Vigilanza 5

6 D.lgs 231/2011 Regione Lombardia e Sanità In questo contesto Regione Lombardia, seppur in assenza di un obbligo normativo per le aziende pubbliche (art.1 c.3), ha portato avanti un processo volto all adozione di modelli organizzativi e di controllo, uniformi su tutto il territorio regionale, per la prevenzione di eventuali illeciti, per un più efficace controllo di gestione delle aziende ma anche quale ulteriore garanzia della migliore organizzazione e trasparenza dell operato delle aziende finalizzato miglioramento della qualità dei servizi del SSR. Successivamente, nel corso del 2010 è stato predisposto un sistema informativo dedicato, accessibile via web, al fine di agevolare e supportare le Aziende e i relativi Organismi di Vigilanza nell applicazione delle Linee Guida Regionali in materia di monitoraggio e aggiornamento del CEC. Infine, Regione Lombardia ha inoltre deciso di dare un ulteriore peso istituzionale al Codice Etico Comportamentale, attraverso la promulgazione della legge regionale n. 6 del 07 marzo 2011 recante modifiche alla legge regionale 30 dicembre 2009, n. 33. In particolare, inserendo l articolo 13-bis (Codice etico-comportamentale) all interno del T.U. delle leggi regionali in materia di sanità.

7 Sintesi del percorso I passi principali Normativa Obiettivo Soggetti Coinvolti 2004/2005 D.G.R. n.vii/17864 del 11 giugno 2004, D.D.G. Sanità n del 9 dicembre 2004; D.G.R. n. VIII/1375 del 14 dicembre 2005 Avvio della sperimentazione 2005: AO Lodi; AO Busto Arsizio; ASL Lecco D.G.R. VIII/3776 del dicembre 2006 Linee Guida Regionali ed ed estensione della sperimentazione 2006: AO Lodi; AO Busto Arsizio; ASL Lecco; AO Desenzano del Garda; AO Cremona; ASL Mantova Estensione a tutte le aziende del SSR e valutazione dell'applicazione 29 AO,15 ASL 2008 D.G.R. n. VIII/8501 del dicembre 2008 Statuizione delle Raccomandazioni Professionali per gli Comitati di Valutazione (Organismi di Vigilanza) 29 AO,15 ASL e 132 componenti di CdV (ora OdV). 2009/2010 D.D.G. Sanità n del Linee Guida Regionali per l aggiornamento e il monitoraggio dei Codici eticocomportamentali e definizione strumenti operativi di supporto 29 AO,15 ASL, AREU, 135 componenti di CdV (ora OdV) e i componenti del Comitato di Coordinamento Regionale (C.C.R.) L.R. n. 6 del 07 marzo 2011 Introduzione del Codice Etico Comportamentale all'interno della L.R. 33/2009 "Testo unico delle leggi regionali in materia di sanità", art. 13 bis e sviluppo del Comitato di Coorinamento Regionale 29 AO,15 ASL, AREU, 135 componenti di CdV (ora OdV) e i componenti del Comitato di Coordinamento Regionale (C.C.R.). 7

8 L avvio Inizio della sperimentazione La Delibera della Giunta Regionale n.vii/17864 del 11 giugno 2004 Introduzione in via sperimentale nelle Aziende sanitarie pubbliche di un Codice etico comportamentale, primo degli interventi normativi regionali in materia, recepisce i principi ed i contenuti della disposizione legislativa del decreto ed avvia l applicazione in via sperimentale del c.d. Codice etico-comportamentale : prima fase (2005) : una Azienda Sanitaria Locale (ASL di Lecco) e due Aziende Ospedaliere (AO di Circolo di Busto Arsizio ed AO della Provincia di Lodi) seconda fase (2006): due Aziende Ospedaliere (AO di Desenzano del Garda, AO di Cremona) ed a una Azienda Sanitaria Locale (ASL di Mantova). Importante è sottolineare come in tale atto la regione rilevava che, pur non ritenendo applicabile il D.Lgs. n.231/2001 alle Aziende Sanitarie Pubbliche, si ritiene opportuno mutuarne il contenuto per introdurre, in tale contesto, la sperimentazione del suddetto regime a livello cautelativo;. 8

9 Obiettivi Efficienza e prevenzione illeciti OBIETTIVI: 1. LIVELLO CAUTELATIVO PREVENZIONE ILLECITI 2. LIVELLO ORGANIZZATIVO/GESTIONALE STIMOLO ALL EFFICIENZA NESSUNA DISPOSIZIONE SANZIONATORIA L esito delle progettualità pilota, che hanno evidenziato apprezzabili risultati di miglioramento di efficacia, di sicurezza e di controllo con benefici ipotizzabili sulla qualità del servizio reso agli utenti finali, sulla riduzione dei costi interni e sulla maggior soddisfazione del personale ha portato alla stesura di Linee Guida Regionali (LGR), emanate con D.G.R. VIII/3776 del dicembre

10 2006 Linee Guida Uno schema metodologico Dal punto di vista metodologico il processo proposto si riassume in otto fasi operative da affrontare in sequenza: la costituzione del gruppo di lavoro; l analisi dei rischi; la definizione del modello organizzativo; la stesura del Codice etico; la condivisione dei valori; il comitato di Valutazione; il controllo della diffusione del Codice etico comportamentale; la raccolta e la struttura delle informazioni. LGR strutturate in modo da costituire un sistema volutamente non impositivo (autodisciplina), basato sulle esperienze delle aziende coinvolte nelle sperimentazioni (best practice operative) che possa accompagnare ciascuna Azienda sanitaria pubblica nello sviluppo autonomo di un proprio sistema etico efficiente. È inoltre prevista la possibilità di valutare il corretto compimento di ciascuna Fase operativa attraverso la compilazione delle schede di autovalutazione. 10

11 2007 Estensione Adozione sistemica La sperimentazione è stata portata a sistema (15 ASL e 29 A.O), trasferendo le Linee Guida Regionali alla totalità delle aziende pubbliche del sistema sanitario regionale (DGR VIII/3776 del dicembre 2006), attraverso: iniziative di comunicazione e formazione sul campo di supporto all implementazione; l attivazione di un help desk. Il metodo sviluppato, grazie al confronto competitivo instaurato, ha portato: all analisi di un totale di processi (di cui il 46% sono stati analizzati dalle Aziende Ospedaliere e il 54% dalle Aziende Sanitarie Locali); il 75% delle 29 Aziende Ospedaliere ha analizzato almeno 11 (massimo 197) processi individuati quali particolarmente sensibili ai rischi di violazione del Codice etico-comportamentale; il 75% delle 15 ASL ha sottoposto ad analisi almeno 21 (massimo 291) processi sensibili. 11

12 2008 Ruolo OdV Le raccomandazioni professionali Parallelamente la statuizione delle Raccomandazioni Professionali (RP), definite di concerto con gli organismi di vigilanza (sono stati coinvolti circa 30 professionisti per la redazione e 132 componenti degli OdV per l approvazione), hanno voluto fornire uno strumento di indirizzo ai comitati di valutazione (oggi organismi di vigilanza). Le RP, primo caso in Italia in cui una comunità professionale ha definito delle regole di comportamento per gli OdV, sono state sintetizzate/formalizzate in sei elementi/documenti di seguito riassunti: RP 1 Esame del quadro generale del Codice etico comportamentale vigente; RP 2 Verifiche di coerenza; RP 3 Verifiche di efficacia; RP 4 Piano di valutazione; RP 5 Report semestrale e annuale; RP 6 Struttura dei verbali. 12

13 2008 Valutazione Monitoraggio dei rischi Nel corso del 2008 e negli anni successivi ( ) si è proceduto ad un analisi/valutazione del rischio di sistema azienda (assesment): nelle 29 Aziende Ospedaliere ha individuato particolari elementi di attenzione nelle classi di processi delle attività clinico-sanitaria/gestione paziente (37,53% dei rischi) e gestione del personale (12,42%); nelle 15 Aziende Sanitarie Locali la classe di processi in cui è stata rilevata una maggior rischiosità è l attività di vigilanza (31% del totale), mentre le classi di processi attività clinico-sanitaria/gestione paziente e acquisti, appalti ed economato raccolgono rispettivamente il 12% e il 13% del totale dei rischi. In sintesi, l analisi statica del rischio di sistema, ha permesso di mappare 18 classi di processi definite, identificando in tale maniera le aree in cui potrebbe essere necessario un intervento relativamente alle tematiche trattate dal codice etico-comportamentale. 13

14 Aggiornamento Nel 2009, l esito dei lavori sul tema ha portato a predisporre adeguate Linee Guida Regionali per l aggiornamento e il monitoraggio dei codici etico-comportamentali. La redazione di tali linee guida ha seguito un processo metodologicamente rigoroso e articolato secondo differenti fasi. In primis, si è proceduto ad un momento di assesment ed analisi del rischio; In secondo luogo, anche per l adozione delle Linee Guida Regionali per l aggiornamento e il monitoraggio dei codici etico-comportamentali, il processo ha previsto una fase sperimentale pilota ; In ultimo, sulla base degli strumenti operativi utilizzati in fase di sperimentazione e con riferimento ai diversi momenti di analisi necessari allo sviluppo di un sistema di monitoraggio e aggiornamento dei codici etico-comportamentali, si sono sviluppate delle linee guida specifiche dettagliandole come segue: aggiornamento del Codice etico-comportamentale; aggiornamento dell analisi dei rischi; adozione delle azioni correttive; monitoraggio delle attività dei Comitati di Valutazione; identificazione dei compiti e delle responsabilità. 14

15 Aggiornamento Nel 2010 si è proceduto alla definizione di strumenti informatici dedicati al monitoraggio delle attività di aggiornamento dei CEC (sistema cec-online.it) con sezioni specifiche per gli utenti Azienda, OdV e C.C.R. Al termine del processo l 88,7% delle aziende è risultato in grado di gestire in sostanziale autonomia gli strumenti operativi messi a loro disposizione per l applicazione delle Linee Guida Regionali. Il sistema operativo cec-online.it, ha portato le aziende ad una revisione delle proprie metodologie di analisi con un allineamento verso l alto della qualità delle analisi svolte e agevolando notevolmente la comparabilità dei risultati a livello di sistema. 15

16 2011 Lo stato oggi Un modello a sistema Nel 2011, concluso il processo di definizione di un sistema etico aziendale all interno del sistema sanitario regionale che sia condiviso ed efficace, si è deciso di introdurre nel «Testo unico delle leggi regionali in materia di sanità» il tema relativo al Codice Etico Comportamentale (art. 13bis). La Legge Regionale 7 marzo 2011, n. 6 dove all art. 1 c. 1 lett. b) recita: Al fine di elevare la qualità del sistema sanitario regionale, ciascuna Azienda sanitaria adotta, secondo modalità definite con deliberazione della Giunta regionale, sentita la competente commissione consiliare, un Codice etico-comportamentale costituito dal Codice etico e dal modello organizzativo in cui sono riportate le procedure da seguire affinché le attività si svolgano in conformità ai principi enunciati nel Codice stesso. Con la stessa deliberazione sono definite le modalità di costituzione e la durata dell'organismo di vigilanza preposto, all'interno di ciascuna Azienda, a verificare l'efficacia e la corretta applicazione del Codice etico-comportamentale.'. 16

17 2012 Lo stato oggi Valutazione Inoltre, in sede di valutazione finale, si è effettuata un analisi qualitativa degli scostamenti relativamente alla metodologia utilizzata, articolata in: individuazione dei Punti di Forza (attività/aspetti del lavoro svolto che rispettano pienamente gli standard previsti) ; individuazione dei Punti di Debolezza (attività/aspetti del lavoro svolto che non rispettano o rispettano solo parzialmente gli standard previsti, nei casi più gravi vengono segnalate tra i punti di debolezza le anomalie operative rilevate dal Gruppo di Ricerca); Ipotesi di Miglioramento (suggerimenti mirati organizzativi, operativi e/o metodologici, sulla base delle valutazioni svolte). Il focus dell analisi ha riguardato i seguenti elementi: coerenza delle descrizioni; attualità dell Analisi dei Rischi (ossia se sono presenti analisi di rischi potenziali legati alle novità normative in tema di responsabilità amministrativa degli enti); metodologia operativa di aggiornamento dell Analisi (ossia se durante l aggiornamento sono state seguite anche le relative Istruzioni per l utilizzo del sistema); estensione dell Analisi dei Rischi (a completamento dell analisi quantitativa, è stata verificata l assegnazione delle Famiglie di Processo ai Processi/Aree inseriti); rilevazione e valutazione di situazioni specifiche e anomalie operative.

18 2012 Lo stato oggi Valutazione (2) Nel , infine, si è sviluppata un ultima progettualità (2011B009) con lo scopo finale di supportare il Comitato di Coordinamento Regionale nello svolgimento della sua azione di monitoraggio e di analisi del sistema etico, di fornirgli adeguati strumenti informativi e di supportarlo, anche operativamente, nello svolgimento dei propri compiti istituzionali. Parallelamente si è proseguito nello monitoraggio del sistema di valutazione del rischio nel corso del 2011 e fino a marzo 2012 teso valutare: grado di copertura delle analisi dei rischi svolte da ciascuna Azienda (ovvero la percentuale di sotto-processi per cui risulta effettivamente svolta l analisi dei rischi, secondo quanto previsto dalle Linee Guida Regionali); indice di correzione dei rischi rilevanti/critici individuati da ciascuna Azienda (ovvero la percentuale di rischi per cui risulta esser stata elaborata almeno un azione correttiva); presenza e coerenza con quanto stabilito dalle Linee Guida Regionali in tema di formalizzazione dei rischi, dei gap e delle relative azioni correttive (cd. Piano d Azione). 18

19 2012 Lo stato oggi Alcuni numeri Nel corso delle rilevazioni (ultima 19 marzo 2012) a livello aggregato per il sistema sanitario pubblico lombardo sono stati raccolti i dati relativi a: Processi/Aree suddivisi in Sottoprocessi/Attività; che hanno evidenziato rischi, dei quali Accettabili (78,38%) e valutati Rilevanti o Critici (21,62%); a fronte dei quali sono state inserite a sistema azioni correttive (cd Piani d Azione); stati coinvolti 29 AO,15 ASL, AREU, 135 componenti di OdV e i componenti del Comitato di Coordinamento Regionale. In particolare dalla rilevazione è risultato che: 15 aziende (23%) il cui CEC è risultato da integrare; 30 aziende (67%) il cui CEC è risultato adeguatamente monitorato ed aggiornato;

20 2012 Lo stato oggi Alcuni numeri (2) Altri dati: tutte le Aziende presentano un grado di copertura del rischio superiore al 75%; l indice di correzione dei rischi rilevanti/critici raggiunge o supera il 50% in 32 aziende su 45 (71%); l indicatore di Estensione dell Analisi dei Rischi risulta uguale o superiore al 50% in 30 Aziende su 45 (67%) le descrizioni dei rischi risultano coerenti in 44 Aziende su 45 (98%); le descrizioni dei Gap risultano coerenti in 35 Aziende su 45 (78%); le descrizioni dei Piani di Azione risultano coerenti in 40 Aziende su 45 (89%).

21 Prospettive I prossimi passi A seguito di questa analisi è stato sviluppato un report di sintesi, personalizzato per ciascuna delle aziende pubbliche del SSR, riportante gli scostamenti rilevati ed eventuali proposte di integrazione/modifica. Tali lavori hanno in ultima istanza fatto emergere la necessità di ulteriori raccomandazioni professionali relativi ai temi specifici di interesse generale. In particolare si è ribadita particolare attenzione riguardo i seguenti elementi: rilevanza giuridica e conseguente obbligatorietà dell attuazione del Codice Etico Comportamentale a seguito dell introduzione dell art. 13-bis nella l.r. 33/2009, seppure in attesa della deliberazione attuativa (in fase di predisposizione); importanza di focalizzare le attività degli OdV sulla verifica della concreta applicazione dei Codici Etico Comportamentali (non solo alla verifica dell adeguatezza teorica); richiesta di porre particolare attenzione alle tematiche collegate ai processi relativi all acquisizione di beni, servizi e lavori e agli incarichi e consulenze esterne (su cui il C.C.R. ha prospettato la redazione di specifiche Raccomandazioni Professionali).

22 Prospettive I prossimi passi (2) Il corretto ed efficiente monitoraggio e aggiornamento dei Codici Etico-Comportamentali, svolto in autonomia dalle Aziende del SSR e garantito dall attività dei rispettivi Organismi di Vigilanza (autonomi ed indipendenti), introduce un sistema di autodisciplina (ad oggi ancora unico nel panorama della Sanità Pubblica italiana) a tutela della legalità e della trasparenza/verificabilità dei processi decisionali assunti da ciascuna Azienda nello svolgimento delle proprie attività. Con particolare riferimento alle tematiche individuate dal C.C.R. (acquisizione di beni, servizi e lavori e incarichi e consulenze esterne) il sistema Codice Etico- Comportamentale assume ancora maggiore importanza nell ottica di garantire una gestione delle risorse pubbliche più trasparente, verificabile e orientata ad evitare inutili sprechi, oltre che la commissione di reati. Fondamentale al fine del raggiungimento di questi obiettivi è l azione combinata di Organismi di Vigilanza e Comitato di Coordinamento Regionale. All aumentare, infatti, dell operatività di questi organismi si ha un sensibile aumento dell attenzione da parte delle Aziende alla manutenzione del Codice Etico-Comportamentale.