Fatture Fornitori Manuale Utente. Fatture Fornitori Manuale Utente

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1 Fatture Fornitori Manuale Utente Paragrafo-Pagina di Pagine 1-1 di 14 Versione 198 del 21/03/2014

2 SOMMARIO 1 A Chi è destinato Pre requisiti Obiettivi Durata della formazione Introduzione Fatture Fornitore Parametri Funzionali - Fatturazione Fornitori (FU) Destinazioni Contabili Classi Articolo (Y4) Controllo Fatture Fornitore (FV) Spese - Caso in cui è richiamato Z9 con F Spese - Caso in cui è richiamato Inserimento righe di Spesa con F Conferma delle Bolle selezionate Annullamento Fattura Fornitore (F1) Lista Fatture Fornitori ricevute (FJ) Lista documenti di trasporto in attesa di fattura (F4) Registrazione Batch in Contabilità Creazione archivi per collegamento contabile NON SIRIO (F6) Creazione archivi per collegamento contabile SIRIO (F2) Collegamento Fatture o Note Accredito in contabilità SIRIO (F3) Tabella Cambi valuta estera (YV) Attribuzione valore cambio fatture fornitore (F8) Attribuzione manuale flag contabilizzato (FI) Appendice Utilità per l attivazione della gestione Fatture Fornitore Installazione SIRIO Tabelle SIRIO Tabelle ACG Paragrafo-Pagina di Pagine 1-2 di 14 Versione 198 del 21/03/2014

3 1 A CHI È DESTINATO A tutti coloro che gestiscono la verifica e la registrazione in contabilità delle Fatture Fornitori. 2 PRE REQUISITI L allievo deve essere in grado di operare con l interfaccia WEBGATE OBIETTIVI Alla fine del corso sarà in grado di : Argomento Livello Durata 1. Verifica della Fattura Fornitore Base 90 min. 2. Registrazione in Contabilità Base 30 min. 4 DURATA DELLA FORMAZIONE Per la totalità degli obiettivi indicati, compresa la fase di verifica dell apprendimento, la durata della sessione è di 2,0 Ore. 5 INTRODUZIONE Questo modulo SPI permette di gestire la verifica delle Fatture Fornitori ricevute partendo dalle Bolle di Entrata registrate dal magazziniere e la registrazione automatica in contabilità (Solo per GeA). Per coloro che utilizzano altre Contabilità dovranno eseguire la registrazione attraverso programmi di Immissione di Massa utilizzando file generati da programmi di interfaccia batch specifici previsti in SPI. I movimenti oggetto di fatturazione sono quelli che in Y1 Tabella Tipo Movimento sono indicati come natura documento B-Bolla, M-Omaggi, R-Rapporti di Lavoro, S-Spese, e V-Varie. Paragrafo-Pagina di Pagine 5-3 di 14 Versione 198 del 21/03/2014

4 6 FATTURE FORNITORE 6.1 Parametri Funzionali - Fatturazione Fornitori (FU) Compilare correttamente la tabella "Fatturazione Fornitori". L immagine qui di seguito riportata come esempio, riguarda l impostazione dei parametri quando la contabilità e GeA. Figura 6-I (RGBF22FM/T1) Numerazione Manuale N/S : la numerazione manuale permette di impostare il nr.registrazione contabile da utilizzare in contabilità. La funzione non è supportata da tutte le contabilità a cui si interfaccia SPI. Tipo registrazione : per la contabilità GeA è la tabella TRG mentre per Sirio è TR. Per GeA non è un campo obbligatorio, viene assunto lo stesso valore della Causale. Causale : per la contabilità GeA è la tabella CAU mentre per Sirio è CA. Il campo obbligatorio se si vuole gestire la contabilizzazione relativa alla casistica descritta/indicata nel parametro. Nelle tabelle dalla contabilità GeA, i codici utilizzati in questi parametri funzionali, devono essere replicati su entrambe le tabelle, TRG - Tipo Registrazione e CAU - Causali solo per una questione di uniformità con i programmi di interfaccia SPI verso le altre contabilità. GeA gestisce tutto all interno della tabella TRG sia il tipo registrazione, il registro IVA che la causale. Tipi registrazione per CEE Sirio : Specifico per la Contabilità Sirio, indica i Tipi registrazione da utilizzare in caso di registrazioni di Fatture di Fornitori CEE in Reverse Charge. Acquisti Rottami Parametri : Per chi acquista rottami viene indicata l aliquota IVA da intercettare per la quale devono essere utilizzate apposite Causali e Tipi registrazioni. Anche qui vale quanto detto precedentemente riguardo alla contabilità GeA. Acquisti Rottami Solo per contabilità Sirio : Specifico per la Contabilità Sirio, indica i Tipi registrazione da utilizzare in caso di registrazioni di Fatture di acquisto di rottami da Fornitori CEE in Reverse Charge. Acquisti da non Residenti : Per chi acquista da fornitori non residenti in regime di Reverse Charge, viene indicata l aliquota IVA non imponibile da intercettare e per questa le apposite Causali e Tipi registrazioni. Utilizzato per GeA. Parametri Analitica : per coloro che hanno attivo il modulo della contabilità analitica, è possibile indicare se si vuole procedere con la contabilizzazione automatica anche di questi movimenti e quale deve essere il CDC di default se non presente sui movimenti. Gruppo comandi da eseguire al collegamento contabile : principalmente utilizzato per l Analitica, indica la procedura GK da eseguire in fase di collegamento contabile delle fatture fornitori. Parametri Spese Fatturazione : viene indicato il codice Articolo di Spesa ed il Tipo movimento da utilizzare per generare i relativi movimenti di spesa aggiunti alla fattura fornitore. L articolo deve esistere in anagrafica articoli AR, e deve avere una Classe merceologica alla quale siano associati i conti contabili di Generale e di Analitica (se attiva) appropriati. Gestione Spese di Trasporto : Indica la modalità di calcolo delle spese di trasporto. /A Codice Articolo l'importo delle spese non è calcolato ed è fissato dal prezzo indicato per l' articolo utilizzato per il movimento di addebito. Viene generato un solo movimento per l intera fattura, indipendentemente dal numero di bolle raggruppate. "V Tabella Vettori viene calcolato l'importo delle spese in base alla tabella vettori, alla distanza chilometrica e al peso o volume della merce in spedizione. Viene generato un movimento di spesa per ogni bolla inclusa nella fattura. Paragrafo-Pagina di Pagine 6-4 di 14 Versione 198 del 21/03/2014

5 Procedendo con F1 alla seconda parte dei parametri, si trova una tabella nella quale vengono elencati i tipi movimento intercettati dai programmi di Fatturazione Fornitore. Se si tratta della prima volta che si entra in questa tabella ed è quindi completamente vuota, con Enter, vene proposta la lista standard dei movimenti previsti e considerati da SPI, che può essere confermata o personalizzata dall operatore. Una volta compilata la tabella, i programmi di fatturazione fornitore considerano SOLO i tipi movimento in essa elencati. Figura 6-II (RGBF22FM/T2) 6.2 Destinazioni Contabili Classi Articolo (Y4) Attraverso la Tabella Classi Articolo è possibile definire i Conti Contabili da associare agli articoli. Tali conti saranno utilizzati il fase di registrazione in contabilità della/e fatture fornitori verificate. I Conti contabili, preventivamente definiti, possono essere differenziati in modo da ottenere delle suddivisioni contabili particolari (esempio Italia, Cee, Estero, Extra- Cee, ecc ). Nel caso non siano state impostate le categorie di imputazione sui fornitori verrà considerato di default "01". Dalla Y4 - Tabella Classi Articolo si accede attraverso il tasto funzione F2-Destinazione Contabile. Figura 6-III (RGBM07FM/T2) In uscita dopo un aggiornamento, se si utilizza la contabilità SIRIO, si dovrà eseguire l'allineamento dei conti nella tabella dei conti di imputazione. Figura 6-IV (RGBM07FM/T3) 6.3 Controllo Fatture Fornitore (FV) Il programma permette di verificare e registrare la Fattura o Nota di Accredito Fornitore ricevuta, in base alle Bolle già registrate nel sistema. Si inizia dichiarando gli estremi del documento Fornitore, Numero Fattura, Data Fattura e Valori. Paragrafo-Pagina di Pagine 6-5 di 14 Versione 198 del 21/03/2014

6 Figura 6-V (RFOM01FM/T1) Attraverso i campi Registrazione Documento è possibile indicare una data diversa da OGGI come assume il programma ed il Tipo e Numero registrazione qual ora si volesse forzare in fase di registrazione in contabilità. Il Collegamento contabile GeA può essere effettuato secondo la modalità I immediata, M controllata con la possibilità di visionare e ulteriormente correggere i movimenti contabili prima della registrazione definitiva, B in differita attraverso procedure Batch di estrazione e registrazione in contabilità, quest ultima è anche la sola possibilità prevista per tutte le contabilità diverse da GeA. Altri dati Attraverso i campi messi a disposizione, è possibile modificare i valori proposti dal programma che sono ricavati dai parametri funzionali, dall anagrafica del Fornitore visibili nei riquadri evidenziati da ( ) e dalla tabella Cambi giornalieri riferiti alla data del documento. E altresì possibile forzare un codice di fornitore di fatturazione diverso dall intestatario del documento. Si procede al dettaglio delle Bolle confermando i dati di testata del documento con F1 Figura 6-VI (RFOM02FM/T2CTL) Attraverso l opzione * si selezionano le Bolle da registrare confermandone i valori totali esposti mentre con M di modifica si può intervenire sul dettaglio delle voci di bolla per modificare o integrare i dati delle righe di bolla. Figura 6-VII (RFOM03FM/T3CTL) In fase di modifica dei dati della singola Bolla, come pure nella selezione dell elenco Bolle è possibile con il tasto F2 richiamare direttamente l elaborato Z9 ed inserire manualmente una riga di spesa, oppure con F3 richiamare una funzione specifica di gestione delle spese di fattura fornitore che prevede anche la generazione automatica delle righe stesse secondo i dati di anagrafica ed i parametri funzionali impostati. Paragrafo-Pagina di Pagine 6-6 di 14 Versione 198 del 21/03/2014

7 6.3.1 Spese - Caso in cui è richiamato Z9 con F2 Figura 6-VIII (RGBMZ1FM/T10) Spese - Caso in cui è richiamato Inserimento righe di Spesa con F3 Figura 6-IX (RFOM05FM/TWCTL) La funzione permettere di inserire e gestire un elenco di righe di spesa temporanee da convertire in righe effettive di spesa, alla conferma con F1 dell operatore. Inizialmente viene visualizzata una sola riga vuota da cui iniziare a inserire l elenco delle spese. Le righe temporanee aggiunte all elenco sono contrassegnate da una Icona di colore Giallo (da confermare). Figura 6-X (RFOM05FM/TWCTL) In questo stadio, le righe possono essere direttamente modificate dall elenco come pure è possibile rimuoverle con l opzione 4 Annulla di riga. Quando l elenco è completo si conferma l inserimento in effettivo delle righe con il tasto F1. Le righe correttamente inserite saranno quindi contrassegnate da una Icona di Colore Verde e sarà compilato il campo Numero Riga del Movimento di Spesa mentre le righe non convertite perché presenti errori saranno contrassegnate da un Icona di Colore Rosso seguite da un messaggio di segnalazione dell errore nel campo previsto. Figura 6-XI (RFOM05FM/TWCTL) Paragrafo-Pagina di Pagine 6-7 di 14 Versione 198 del 21/03/2014

8 Per correggere le righe in errore (Icona di colore Rosso) è possibile modificarle direttamente a video se è disponibile il campo e confermare nuovamente con F1 oppure utilizzare l opzione 2 Modifica per richiamare l elaborato Z9 dove sono disponibili tutti i campi del movimento, e da cui verrà confermato l inserimento del movimento corretto. L opzione 2 Modifica è disponibile anche per le righe che sono state correttamente inserite (Icona di colore Verde) Righe di Spesa automatiche Da Inserimento righe di Spesa con tasto funzionale F2 vengono proposte e compilate automaticamente le righe di Spesa attivate in Anagrafica (Contabilità GEA) in funzione anche dei parametri funzionali Fatturazione Fornitori impostati. Figura 6-XII (JSTDABD/JSTDABDA) Figura 6-XIII (RGBF22FM/T1) Figura 6-XIV (RFOM05FM/TWCTL) Il prezzo delle righe di spesa è reperito da AR, Prezzo pieno considerando quanto indicato per l Articolo Spesa associato al fornitore, se non esiste, viene attribuito il prezzo indicato per l Articolo Spesa generico. Il valore della Spesa di Trasporto può essere calcolato anche in base alla Tabella Spese di Trasporto, elaborato MT, attivando in FU il parametro Modalità di Calcolo Spese di Trasporto. Questa modalità considera nel calcolo anche il campo Importo Massimo del Documento per Addebito Spesa Trasporto presente nel G0 del Fornitore. La Spesa di Incasso non viene proposta nel caso di pagamento di tipo rimessa diretta Conferma delle Bolle selezionate Prima della conferma, è possibile verificare con F8 Totali per IVA e per Scadenze, con. F10 Totali per Articolo, con F11 Totali per Conto Contabile e con F12 Totali per Centri di Analitica. Figura 6-XV (RFOM02FM/T6CTL) Paragrafo-Pagina di Pagine 6-8 di 14 Versione 198 del 21/03/2014

9 Alla conferma delle bolle selezionate dalla lista con F1, vengono aggiornate tutte rispettive righe di dettaglio attribuendo Numero e Data Fattura del Fornitore. Qualora ci siano delle discrepanze tra i valori Imponibile e IVA iniziali caricati per la fattura ed i valori calcolati dalla somme delle bolle selezionate, viene evidenziato un messaggio di avvertimento con gli estremi dei dati discordanti. Il controllo dell Importo IVA non è effettuato nel caso di Fornitore Estero Membro CEE. Dal calcolo dell Importo IVA sono esclusi gli assoggettamenti indicati nel campo aliquota da intercettare delle sezioni Acquisti Rottami e Acquisti da non Residenti dei Parametri Funzionali Fatturazione Fornitori. Figura 6-XVI (RIQIH2FM/T1) Se è stato deciso di registrare in contabilità GeA previo controllo dei movimenti, il programma procede mostrando i movimenti delle registrazioni contabili generati. Figura 6-XVII (JPNT02D/JPNT02DC) Se è stato deciso di registrare in contabilità GeA in I-Immediato ed il programma riscontra problemi nel riportare correttamente la Fattura in Contabilità è possibile annullare la Fattura registrata con esito negativo. La procedura di annullamento elimina i riferimenti fattura (numero e data fattura) di tutte le righe che compongono il documento. Paragrafo-Pagina di Pagine 6-9 di 14 Versione 198 del 21/03/2014

10 Conferma annullamento righe Fattura Figura 6-XVIII (RIQIH2FM/T1) 6.4 Annullamento Fattura Fornitore (F1) Attraverso questo elaborato è possibile annullare una Fattura Fornitore SOLO SE NON REGISTRATA in contabilità togliendo dalle righe di Bolla il Numero e la Data della Fattura Fornitore. E utile per coloro che non hanno la contabilità GeA e che non possono quindi registrare in Immediato la fattura. Figura 6-XIX (RQF00MFM/T1CTL) 6.5 Lista Fatture Fornitori ricevute (FJ) Permette di ottenere una stampa dei documenti fornitori ricevuti ordinati per data ricevimento dove sono evidenziati anche i totali dei documento in Euro ed in Valuta e l'importo dell'iva. Attraverso un parametro di esecuzione della stampa è possibile avere la lista delle sole Fatture non registrate in contabilità, utile per coloro che non avendo la contabilità GeA hanno dovuto adottare l opzione di registrazione Batch delle fatture. Figura 6-XX (RQF00MFM/T1CTL) Paragrafo-Pagina di Pagine 6-10 di 14 Versione 198 del 21/03/2014

11 6.6 Lista documenti di trasporto in attesa di fattura (F4) Permette di ottenere una lista dei documenti di trasporto non ancora verificati FV e di cui non si è ancora ricevuto fattura. In calce alla stampa viene riportato un riepilogo dei valori dei documenti suddiviso per Conto contabile. Figura 6-XXI (RQF00MFM/T1CTL) Paragrafo-Pagina di Pagine 6-11 di 14 Versione 198 del 21/03/2014

12 6.7 Registrazione Batch in Contabilità Creazione archivi per collegamento contabile NON SIRIO (F6) Oltre alla contabilità Gea/Spi per coloro che hanno optato per di utilizzare la modalità Batch, questo elaborato è utilizzato anche per generare i files di trasferimento dei movimenti contabili di registrazione delle fatture Fornitore per le contabilità Acg, Agas, Autentys, Bamboo, Arca, SaPri, GoldenLake, PrimeRose, Star e Sui400. Successivamente alla creazione degli archivio di transito, dovrà essere eseguita la procedura in Contabilità di "Acquisizione registrazioni contabili di massa" da un profilo utente AS400 abilitato alla contabilità (insalata) ed alla ditta SPI associata. Figura 6-XXII (RQF00MFM/T1CTL) Creazione archivi per collegamento contabile SIRIO (F2) Il programma è prerequisito per il successivo collegamento contabile e viene utilizzato per la preparazione degli archivi della Contabilità SIRIO (WIVX001F e WIVX005F) che vengono utilizzati per il collegamento in contabilità di fatture e note di accredito fornitore. Attraverso dei filtri previsti dal programma è possibile limitare i dati da estrarre e da passare a SIRIO. Figura 6-XXIII (RQF00MFM/T1CTL) Collegamento Fatture o Note Accredito in contabilità SIRIO (F3) Il programma richiama una procedura SIRIO che permette la generazione delle scritture contabili in prima nota. Durante l'elaborazione vengono effettuati controlli diagnostici di validità delle scritture e possono essere stampati i registri IVA e il giornale generale in prova per la verifica della corretta registrazione in contabilità. La procedura in base a determinate tabelle impostate dall'utente può anche realizzare scritture intracomunitarie e compilazione dei dati per i modelli Intra. Alla fine la procedura, se lanciata in modalità definitiva, apporrà sui documenti SPI contabilizzati un flag dell'avvenuto passaggio. ATTENZIONE : questo elaborato va eseguito ancora da 5250 (nero-verde) in quanto la componente SIRIO non è convertita in grafica Webgate Tabella Cambi valuta estera (YV) Per coloro che utilizzano la contabilità Gea/Spi questo elaborato non è attivo e non va utilizzato. I cambi giornalieri sono gestiti dagli elaborati della GeA ed appositi programmi alimentano in automatico questa tabella con i dati necessari a SPI. Paragrafo-Pagina di Pagine 6-12 di 14 Versione 198 del 21/03/2014

13 Attraverso questo elaborato è possibile gestire l'inserimento giornaliero dei cambi per divisa estera. La tabella è strutturata affinché vengano storicizzati, visualizzati e gestiti tutti i cambi inseriti. Figura 6-XXIV (RIQI71FM/T1CTL) Figura 6-XXV (RGBM97FM/T1CTL) Attraverso il tasto F10 è possibile ricercare il codice Valuta da aggiornare. Se nella Chiave Manutenzione viene indicata una data che già contiene un valore significativo, il programma si predispone per un aggiornamento dello stesso, altrimenti propone il campo vuoto affinché sia possibile caricare il Cambio per la Valuta in oggetto alla data richiesta. Se questa è retroattiva, vengono mostrati i successivi valori alla data presenti in tabella Attribuzione valore cambio fatture fornitore (F8) Qual ora non fosse già stato fatto attraverso FV in fase di verifica della fattura/e fornitore, attraverso questo elaborato è possibile aggiornare la/e fatture del fornitore con il valore corretto del cambio giornaliero aggiornato di YV. Figura 6-XXVI (RQF00MFM/T1CTL) Attribuzione manuale flag contabilizzato (FI) Utilizzato solo per quelle contabilità verso le quali si interfaccia SPI che non prevedono la possibilità di ritornare a SPI l esito dell avvenuta registrazione della fattura/e fornitore, è necessario attribuire manualmente il flag C di contabilizzato sui movimenti di SPI affinché statistiche, liste, e controlli dei programmi, siano corretti. Figura 6-XXVII (RQF00MFM/T1CTL) 7 APPENDICE 7.1 Utilità per l attivazione della gestione Fatture Fornitore Quando si inizia a gestire la verifica delle Fatture Fornitore, nel sistema sicuramente si avranno vecchie Bolle a cui fanno riferimento delle Fatture caricate direttamente in contabilità manualmente e che quindi in SPI sono mancanti dei riferimenti alla contabilità. E necessario sanare questa situazione in modo da poter avere in FV una lista corretta dei documenti del fornitore che non sono ancora stati registrati. Per questo, è possibile utilizzare il programma FORNI3 da eseguire in 5250 (nero-verde) in quanto non è una procedura convertita in grafica Webgate. Si procede quindi come segue : Paragrafo-Pagina di Pagine 7-13 di 14 Versione 198 del 21/03/2014

14 Attraverso il punto 8 del Menù principale SPI si associa l azienda su cui si vuole intervenire Da riga comandi eseguire il comando CALL FORNI3 ' ' BE03 Vengono poste come fatturate tutte le Bolle antecedenti alla data specificata e opzionale di tipo movimento BE Installazione SIRIO I programmi per la gestione in contabilità SIRIO delle fatture fornitori sono da installare manualmente in quanto non sono parte integrante dello Standard. Per effettuare questa operazione bisogna munirsi dei supporti di installazione corretti, alla Versione/Release di Sirio installata sul proprio sistema. Si dovranno installare due librerie, la XCF_FILE70 e la XCF_PGM70 (Release Sirio 07.00). Il loro contenuto dovrà essere copiato rispettivamente nelle librerie $$LIBF e $$SIRIO inoltre per quanto riguardano i files di Sirio non dovrà essere copiato il file CCMOV00F in $$LIBF ma dovranno essere copiati i files WIVX001F - WIVX WIVX005F - CCMOV97U nelle librerie "$$LIBFxx" di ogni ditta installata. 7.3 Tabelle SIRIO Bisogna definire delle nuove tipologie di causali contabili (CA) che verranno utilizzate per il collegamento contabile. Tali causali non dovranno aver impostato il segno predefinito della registrazione. Immettere invece il flag "F" o "C" per definire Fattura o Nota Accredito. Verificare l'esistenza dei tipi di registrazioni contabili da associare che dovranno in seguito essere definiti nelle tabelle SPI (FU Parametri Funzionali Fatture Fornitore). 7.4 Tabelle ACG Per il collegamento con la contabilità ACG bisogna definire le causali contabili che definiscono anche il tipo di registrazione da effettuare. Il codice dovrà essere rigorosamente lungo 2 caratteri alfanumerici. Paragrafo-Pagina di Pagine 7-14 di 14 Versione 198 del 21/03/2014