Modulo Contabilità. Manuale d uso

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1 Modulo Contabilità Manuale d uso Synaptic Cloud srl Via Principi d Acaja n Torino ITALIA - info@synaptic-cloud.it - supportotecnico@synaptic-cloud.it Manuale d uso Modulo Contabilità per la versione ArcoSeaCloud. -Revisione 5.14 del Tutti i diritti riservati. Nessuna parte di questo manuale può essere riprodotta o trasmessa in qualsiasi forma senza la preventiva autorizzazione della Synaptic Cloud srl.

2 Sommario 1. INTRODUZIONE Funzioni del Modulo Contabilità Contenuti del manuale REGOLE GENERALI Login di Arco La HomePage di Arco La Barra degli strumenti o Toolbar Tasti e link all interno delle maschere Report di Arco: Caratteristiche e funzionalità PREPARAZIONE DEGLI ARCHIVI Preparazione degli archivi ARCHIVI CONTABILI Anagrafica Azienda Archivio Piano dei conti Modificare e personalizzare il Piano dei conti Aggiungere un nuovo conto nel Piano dei conti Archivio Clienti Principali caratteristiche Funzionalità Archivio Fornitori Principali caratteristiche Funzionalità Archivio Causali contabili Caratteristiche Causali IVA e Registri IVA Causali contabili e aggiornamento dei Partitari Archivio Pagamenti Caratteristiche Archivio dei Protocolli contabili Caratteristiche REGISTRAZIONI DI PRIMA NOTA Inserimento Registrazioni di Prima Nota Introduzione Registrazione degli Acquisti Registrazione Pagamenti Fornitore Registrazione delle Vendite Registrazione delle Vendite automatica Registrazione Incassi Cliente Registrazione Incassi Cliente automatica Fatture con Ri.Ba Registrazione Incassi Cliente automatica in contanti Registrazione degli insoluti (ricevute bancarie) Registrazione dei corrispettivi Registrazione di spesa o di pagamento generico (non documentate da fattura ma da altri documenti ) pag. 2

3 Registrazione degli incassi/ pagamenti anticipati e riconciliazione Registrazione Libera (compensazione cliente e fornitore) Registrazione Acquisto Intracomunitario Reverse Charge Registrazione Acquisto Extra UE Registrazione Pagamento multi fornitore in valuta Registrazione Incasso multi cliente in valuta Registrazione automatica dei risconti attivi Registrazione automatica Valorizzazione Differenza Cambi fine anno Registrazione automatica di chiusura contabile Registrazione automatica di apertura contabile Modifiche alla prima nota contabile Modificare una registrazione contabile Cancellare una registrazione contabile GESTIONE I.V.A Introduzione Archivio Tabelle IVA La liquidazione IVA Archivio Liquidazioni IVA Stampa dei registri IVA Gestione del Prorata GESTIONE DELLE RITENUTE D ACCONTO Introduzione Archivio Codici Percipienti Anagrafica Fornitore Professionista Percorso di registrazione Fattura Professionisti Pagamento Erario Percorso di registrazione Compenso Occasionali Pagamento Erario Archivio Ritenute registrate ed aggiuntive Report CENTRI DI COSTO E COMMESSE Introduzione Centri di Costo Attivazione dei centri di costo Registrazione contabile dei centri di costo Report Introduzione all Associazione contabile alle commesse GESTIONE BILANCIO Introduzione Generazione del bilancio Archivio Bilanci Elaborati Gestione Budget Report REPORT CONTABILI Report Contabili obbligatori Report Scadenzari e Partitari FLUSSI ELETTRONICI Bonifici elettronici Flussi CBI Banche pag. 3

4 1. INTRODUZIONE 1.1. Funzioni del Modulo Contabilità Il Modulo Contabilità di ARCO è realizzato per gestire tutte le attività pertinenti l area dell amministrazione: Gestione prima nota contabile Gestione della prima nota contabile collegata al modulo Vendite Ciclo Attivo Gestione della prima nota contabile collegata agli ingressi di Magazzino Ciclo Passivo Gestione prima nota con centri di costo Gestione dell I.V.A. Gestione dei Bilanci classici Gestione dei partitari/scadenzari clienti e fornitori Gestione delle ritenute d acconto professionisti Gestione dei pagamenti elettronici Gestione Flussi CBI Banche 1.2. Contenuti del manuale Scopo del manuale è quello di consentire all operatore di utilizzare nel modo corretto e completo le funzionalità presenti e di comprendere le attività svolte al fine di operare in modo efficiente, sfruttando appieno le potenzialità offerte da ARCO. Nel presente manuale sono illustrati i principali archivi, le relative funzionalità e le principali modalità operative inerente il modulo di gestione contabilità. Si precisa che alcuni contenuti, fanno riferimento ai moduli gestionali Vendite e/o Magazzino, facenti parte dell ERP ArcoSeaCloud, in quanto strettamente legati. Altri contenuti possono essere legati a funzionalità più complesse finalizzate ad ottenere una gestione contabile di livello avanzato. pag. 4

5 2. REGOLE GENERALI 2.1. Login di Arco Illustriamo il percorso per entrare in ArcoSeaCloud ed accedere nel menù principale: L Icona di ArcoSea Cloud Utilizzare la Username, la Password ed il Dominio (NomeAzienda) memorizzata nella fase di registrazione ed acquisto del proprio servizio o licenza software. Arco Client Login: Username: nome dell utente Password: parola d ordine Domain: nome azienda pag. 5

6 2.2. La HomePage di Arco La figura qui sotto riportata raffigura la homepage di ArcoSeaCloud composto da due parti principali: Area Grigia: l elenco dei menù all interno dei quali accedere a tutte le funzionalità, archivi, aree operative e menù dedicati alla reportistica. Area Azzurra: le principali funzionalità e/o archivi da visualizzare ed utilizzare operativamente, ovvero le funzionalità di maggior interesse per avere un accesso immediato all area operativa più comunemente utilizzata nelle attività aziendali giornaliere. pag. 6

7 2.3. La Barra degli strumenti o Toolbar Gli strumenti a disposizione dell utente previsti nella Toolbar o barra degli strumenti sono i seguenti i seguenti, eccoli descritti con il significato di ognuno di essi. Tornare indietro da una maschera ad un'altra, nell utilizzo dei link o da un menù ad un altro. Apertura e chiusura del Menù (Area Grigia) dal quale accedere alle diverse funzionalità. Ritorno alla pagina principale. Accesso veloce all apertura di un nuovo documento nell ambito dei Clienti/Fornitori/Prodotti/Ordine Cliente/Documento di Trasporto/Fattura. Cronologia delle ultime operazioni effettuate e Top Ten delle operazioni effettuate. Icone per il posizionamento della selezione negli archivi o nelle tabelle riepilogative dei movimenti effettuati. Icone per la gestione dei record all interno degli archivi o delle diverse funzionalità di Arco. Icone presenti in apertura maschera: CREAZIONE di un nuovo record MODIFICA di un record CANCELLAZIONE di un record Icone presenti cliccando la Modifica di un record preesistente: CREAZIONE di un nuovo record copiando un record già esistente MODIFICA di un record CANCELLAZIONE di un record SALVATAGGIO di un nuovo record o record modificato. Icone per l attivazione e la disattivazione della gestione FILTRI. Gli archivi e/o le tabelle riepilogative dei movimenti possono essere filtrate attraverso da alcuni campi chiave. FILTRARE: Compilando i campi chiave la tabella sottostante sarà filtrata DISATTIVARE IL FILTRO: Per ritornare alla situazione originale, cliccare sull icona Imbuto Verde/Freccia rossa. pag. 7

8 Icona per l attivazione della funzione di Importazione ed Esportazione delle tabelle tramite un foglio di calcolo EXCEL. E possibile quindi importare o esportare tabelle complete di numerosi dati rispettando il significato delle colonne esposte nel foglio di calcolo e la loro posizione all interno del foglio di calcolo. Icona per l attivazione della ricerca all interno delle Tabelle. Sulla base della selezione della colonna all interno della tabella sottostante, cliccando sull icona Ricerca è possibile effettuare la ricerca per quella selezione Tasti e link all interno delle maschere Il tasto con lente, a lato dei campi da compilare, rappresenta l area di supporto che se selezionata fornisce i codici o elenchi predefiniti dal sistema o caricati dall utente da visualizzare e prelevare per una agevolata compilazione. La Freccia Arancione di avanzamento registrazione consente l ingresso in un percorso ed avanzamento fino a conclusione tipico delle operazioni di registrazione di prima nota o emissione di un documento fattura di vendita. Presente per alcune gestioni il tasto, come in immagine, che consente l attivazione di funzionalità come l acquisizione delle fatture di vendita dall area Vendite all area Contabile o l acquisizione degli effetti. Presente per alcune gestioni il link, come in immagine, che consente l attivazione di funzionalità come il lancio della elaborazione del bilancio. pag. 8

9 2.5. Report di Arco: Caratteristiche e funzionalità Regole per il corretto funzionamento dei report di ArcoSeaCloud: Rispettare i parametri di stampa richiesti. Completare tutti i parametri di stampa richiesti prima del lancio. Utilizzare la ricerca (Help Area) con riferimento al parametro di stampa. Se il campo richiede il codice di conto contabile, ordinare la tabella dell Help Area per conto contabile. I report visualizzati rappresentano l ultima stampa effettuata, per avere quindi l aggiornamento della stampa occorre la rielaborazione. Caratteristiche dei report di ArcoSeaCloud: Attraverso la barra degli strumenti dedicata alla gestione dei report, essi possono essere: Visualizzati in anteprima o direttamente stampati. Trasformati in documenti PDF. Esportati con diversi formati e/o inviati via mail. Importati in formato XML al fine di visualizzare file precedentemente esportati, memorizzati di cui si vuole tenere memoria. Archiviati attraverso la funzionalità avanzata BIO. Funzionalità dei report di ArcoSeaCloud: BIO, ovvero Business Intelligence Offline. Rappresenta lo strumento per l archiviazione delle stampe e la navigazione delle stesse. La finalità è quella di offrire ai manager la possibilità di navigazione immediata all interno delle stampe eseguite senza perdere tempo nelle complicate elaborazioni. Vengono memorizzati automaticamente i report eseguiti, suddivisi in anni e mensilità, il tasto BIO aprirà un albero per la navigazione e visualizzazione dei report nel tempo. Condizione necessaria è la puntuale elaborazione mensile della stampa sulla base di dati aggiornati, diversamente Arco memorizzerà l ultima stampa effettuata per il periodo richiamato. Tale funzionalità può essere attivata su richiesta. pag. 9

10 3. PREPARAZIONE DEGLI ARCHIVI 3.1. Preparazione degli archivi 1. Archivio Piano dei Conti (percorso menù - Amministrazione/Archivi Contabili) Il piano dei conti predefinito nel sistema gestionale ArcoSeaCloud è costruito su tre livelli, contiene i principali conti e mastri abitualmente utilizzati ma è necessario Personalizzare alcuni conti al fine di adattarlo alla propria realtà aziendale. La personalizzazione o caricamento di nuovi conti deve essere fatta nel rispetto di alcune regole. Attenzione: numerosi sono i collegamenti tra i conti del piano ed altri archivi contabili o parametri gestionali; il caricamento di un nuovo piano dei conti comporterebbe la modifica di tali archivi collegati. Esempio di quali modifiche effettuare: Personalizzare i Conti del patrimoniale attivo come i conti relativi alle banche Aggiungere Conti di Costo non presenti Personalizzare i Conti di Ricavo sulla base della propria attività ed esigenze contabili amministrative. 2. Anagrafiche Contabili Clienti (percorso menù - Amministrazione/Archivi Contabili) Inserire le anagrafiche clienti o importare automaticamente da foglio di excel l intera anagrafica. Il salvataggio dell operazione di caricamento inserirà in automatico il nuovo conto contabile cliente nel piano dei conti all interno del mastro clienti preesistente. I principali dati per il caricamento sono i seguenti: Ragione sociale, Partita I.V.A., Nazionalità Codice di pagamento, Codice banca, Codice di esenzione iva 3. Anagrafiche Contabili Fornitori (percorso menù - Amministrazione/Archivi Contabili) Inserire le anagrafiche fornitori o importare automaticamente da foglio excel l intera anagrafica. Il salvataggio dell operazione di caricamento inserirà in automatico il conto contabile fornitore nel piano dei conti all interno del mastro fornitori preesistente. I principali dati per il caricamento sono i seguenti: Ragione sociale, Partita I.V.A., Nazionalità Codice di pagamento, Codice banca, Codice di esenzione o indetraibilità I.v.a. Conto di contropartite di costo 4. Anagrafica nostra o nostre banche (percorso menù - Amministrazione/Archivi contabili) Caricare l anagrafica nostra banca con il dettaglio di tutti i codici anagrafici. 5. Gestione IVA Menù Amministrazione Impostare i sezionali IVA ed associare gli stessi alle causali contabili IVA. I sezionali IVA determineranno il numero di numerazioni distinte tra di loro. Nel caso di gestione delle Vendite attenzione alla coerenza tra numerazione impostata nelle causali di fatturazione con associazione delle stesse alle causali contabili e loro sezionale. Vedi capitolo Causali contabili. Caricare l eventuale credito IVA iniziale. Selezionare il tipo di liquidazione se mensile o trimestrale. Vedi capitolo Gestione IVA. 6. Storico Partitario Fornitori e Clienti (percorso menù - Amministrazione/Archivi Contabili/Anagrafica clienti o fornitori) Caricare manualmente le partite all interno dell anagrafica cliente o anagrafica fornitore link Partite Aperte. Al fine di gestire correttamente gli scadenzari clienti e fornitori è necessario gestire il Partitario ed il suo storico per le partite aperte alla data di inizio gestione contabilità in ArcoSeaCloud. Lo storico delle partite aperte consentirà la successiva registrazione contabile degli incassi e dei pagamenti di quelle partite altrimenti non esistenti. Il partitario continuerà ad aggiornarsi automaticamente attraverso le registrazioni contabili che lo interessano e sarà la base per il controllo e la stampa degli scadenzari. pag. 10

11 7. Aperture contabili Menù Amministrazione/Gestione Registrazioni Inserire le registrazioni contabili di Apertura di tutti i conti patrimoniali (attivo e passivo) in prima nota contabile utilizzando la causale specifica 203 Aperture Contabili. Con tali registrazioni contabili si otterrà il risultato del caricamento dei saldi contabili, il cui valore, per i conti dei clienti e dei fornitori, dovrà coincidere con il valore dato dal partitario storico caricato di cui al punto 6. Gli anni successivi l operazione di chiusura ed apertura potrà essere eseguita automaticamente. 8. Eventuale integrazione di alcuni archivi Caricare eventualmente nuovi codici IVA, nuovi codici di pagamento,nuove causali contabili. pag. 11

12 4. ARCHIVI CONTABILI 4.1. Anagrafica Azienda L Archivio Azienda rappresenta la tabella descrittiva dei dati anagrafici relativi all Azienda/Dominio, base dati per l intestazione delle stampe ufficiali dove è necessario indicare il mittente (per es. bolle, fatture, bilanci, intestazione libri contabili). L archivio azienda si trova nell area Anagrafiche all interno del menù Anagrafica Azienda Gestita. La gestione si compone di due sezioni: Sezione Anagrafiche La sezione dedicata all anagrafica dell azienda utente. Sezione Contabilità La sezione dedicata ai seguenti dati IVA, dati che dovranno essere inseriti a mano in alcune condizioni: L importo Credito Iva, risultato finale ottenuto sulla base della dichiarazione annuale iva, da inserire manualmente per l elaborazione corretta della liquidazione del primo mese o trimestre dell anno. L importo Compensazione, utilizzato per aggiornare la liquidazione iva e la relativa stampa in sede di compensazione del credito iva con eventuali altri debiti o di conteggio dell eventuale acconto IVA del mese di Dicembre. L importo Plafond iva, utilizzato dalle aziende in esenzione I.V.A., indica l ammontare complessivo delle esportazioni, sarà indicato all interno della stampa della liquidazione I.V.A Archivio Piano dei conti Il Piano dei conti rappresenta la base strutturale attraverso la quale operare in contabilità contenente informazioni analitiche e riassuntive al tempo stesso. Esso deve essere personalizzato ed adattato sulla base della propria realtà aziendale rispettando la tipologia dei conti e le regole di inserimento. ArcoSeaCloud propone un piano dei conti costruito su 3 livelli Mastro, Conto e Conto di Movimentazione; essi ne determinano la struttura. Il piano è composto dei principali conti e mastri utilizzati, ogni conto è associato ad una delle 4 tipologie Attività, Passività, Costi e Ricavi ed è associato ad un livello. In questo archivio è possibile attivare ed impostare per ogni conto contabile i Centri di Costo. L archivio piano dei conti si trova nell area Amministrazione all interno degli archivi contabili Modificare e personalizzare il Piano dei conti Premessa: Il piano dei conti predefinito si compone dei tipici conti e mastri normalmente utilizzati ed alcuni di essi, di particolare importanza strutturale e funzionale, sono collegati ad archivi contabili o parametri gestionali. Si evince quindi che il mantenimento dell intero piano dei conti e sua struttura non comporterà da parte dell utente la modifica di tali archivi ad esso collegati, sarà solo necessario personalizzare alcuni conti nella loro descrizione od effettuare eventuali integrazioni al fine di adattare l archivio alle proprie esigenze contabili amministrative. Dettagliamo qui di seguito sinteticamente con quali archivi il Piano dei conti si relaziona: Parametri gestionali della contabilità Parametri gestionali della fatturazione Causali Contabili Anagrafiche Clienti ed Archivio Fornitori Archivio dei Prodotti pag. 12

13 Modificare La modifica o personalizzazione dei conti rappresenta l operazione principale di preparazione degli archivi e consiste quindi nell individuare quali informazioni analitiche, nella mia futura situazione contabile/bilancio di verifica, vorrò visualizzare e quindi quali gruppi di conti dovranno essere modificati nel rispetto delle regole di inserimento. La modifica deve rispettare alcune regole: Si effettua all interno dell Archivio Piano conti nella sezione di Dettaglio I campi obbligatori sono il Codice Conto,la descrizione, il Tipo ed il Livello. La modifica o l integrazione dei conti può essere fatta rispettando la coerenza con il gruppo dei conti di appartenenza, ovvero ad esempio un conto di movimentazione (livello 9999) di ricavo deve essere codificato all interno di un Mastro e Conto legato alla tipologia dei ricavi. La modifica o l integrazione dei conti può essere fatta rispettando la struttura del piano, ovvero ad esempio un conto di movimentazione (9999) deve fare capo ad un Conto di livello 2 ed un Mastro di livello 1 già esistente. Tutti i 3 livelli devono essere codificati nel rispetto della loro dimensione: Primo livello 3caratteri Secondo livello 3caratteri Ultimo livello 5caratteri Quali conti contabili personalizzare: Patrimoniale Attivo: personalizzare i Conti relativi alle banche. All interno del mastro banche modificare o inserire i conti contabili relativi alle banche presso le quali sono presenti i conti aziendali. Conto Economico: aggiungere Conti di Costo non presenti. Conto Economico: personalizzare la descrizione dei Conti di Ricavo sulla base della propria attività ed esigenze contabili amministrative. Tale personalizzazione implica: - la modifica o controllo delle causali contabili legate alle operazioni di vendita. - la modifica o controllo dell archivio dei prodotti legati alle operazioni di vendita nel caso di gestione della fatturazione Aggiungere un nuovo conto nel Piano dei conti Nell ipotesi di caricamento di nuovi conti contabili è necessario rispettare le regole di inserimento ovvero rispettare la struttura del piano dei conti e la tipologia di conto. Di seguito i passaggi per la creazione di un nuovo conto contabile : Entrare nella sezione di Dettaglio Cliccare sul tasto presente nella Toolbar, Nuova Riga Inserire il Codice Conto nel rispetto della struttura del piano dei conti sia come dimensione dei caratteri inseriti sia come appartenenza al livello superiore. Ad esempio: se desidero aggiungere un nuovo conto di movimentazione (9999) appartenente ad una nuova famiglia (livello 1 e 2) dovrò creare anche i livelli superiori. Inserire la Descrizione Inserire il Tipo Conto (Attività Passività Costi Ricavi) Inserire il Livello nel rispetto della struttura del piano dei conti ( ) Note: Conti di Movimentazione (livello 9999): Tali conti rappresentano l ultimo livello della struttura Piano Conti; essi si utilizzano nella prima nota contabile o si richiamano nelle associazioni in altre gestioni (es: Archivio Prodotti).. Conti Contabili Clienti e Fornitori (livello 9999): I conti contabili relativi ai clienti e fornitori saranno automaticamente inseriti con la creazione delle anagrafiche rispettive e/o con l importazione di massa di un foglio di calcolo excel. Il campo Tipo Partita sarà gestito dal programma in sede di creazione dei suddetti conti; tale impostazione permetterà la gestione dei partitari e scadenzari. pag. 13

14 4.3. Archivio Clienti L archivio clienti rappresenta l archivio attraverso il quale effettuare il caricamento delle anagrafiche clienti e dal quale effettuare operazioni di modifica o consultazione. Esso può essere gestito alternativamente sia dall area Anagrafiche Archivio Clienti sia da Amministrazione Archivio Clienti Contabili. I due menù si differenziano esclusivamente dai contenuti e da alcune funzionalità di natura contabile amministrativa. Il caricamento e/o modifica delle anagrafiche può essere fatto indistintamente da una parte o dall altra. E possibile utilizzare la funzionalità di caricamento automatico di massa delle anagrafiche attraverso lo strumento Wizard Excel presente nella barra degli strumenti Principali caratteristiche L archivio clienti suddiviso in diverse sezioni e link contiene tutti i dati di natura generale, descrittiva e commerciale, relativi l anagrafica stessa. Descriviamo qui di seguito le caratteristiche principali di alcuni campi: (segnalato il percorso quando il campo è presente solo in uno dei due archivi) Partita IVA: la compilazione di tale campo è prioritaria per il caricamento dell anagrafica; nel caso di cliente senza partita iva è possibile inserire il carattere punto per procedere con la compilazione. E possibile anche inserire nel campo Note il comando Elimina controllo Partita IVA che permette il caricamento di due anagrafiche con medesimo codice. Codice Nazione: se segnalato in fase di caricamento provvederà alla codifica contabile del cliente italiano distinto da quello estero. Codice Pagamento: la compilazione di tale campo è importante per la corretta gestione dei partitari e/o scadenzari in fase di registrazione della prima nota contabile. Spese Aggiuntive di Fatturazione:è possibile predefinire alcune spese aggiuntive di fatturazione sia come importo fisso sia come percentuale calcolata sull imponibile. Sconti di Fine Fattura: è possibile predefinire gli sconti di fine Fattura eventualmente calcolati a cascata ( ). Codice IVA Esenzione: in presenza di Esenzione IVA è possibile predefinire il codice IVA relativo. Durante le operazioni di bollettazione,fatturazione,contabilità sarà proposto automaticamente tale codice. Link Indirizzi Cliente: è possibile compilare una tabella di indirizzi legati al cliente ed eventualmente preferiti sulle principali operazioni (ordini bolle fatture) Archivio Clienti - Link Listino Clienti: è possibile associare alla singola anagrafica un listino prodotti cliente. Controlla nella Home page nella sezione Bolle il Tipo Listino prescelto. Archivio Clienti Contabili Codice di contropartita: è possibile predefinire un codice di contropartita contabile. Tale codice rappresenta la voce di RICAVO preferita e viene proposta in fase di registrazione contabile. In presenza di gestione del modulo Vendite (Magazzino Fatturazione) tale codice sarà automaticamente gestito dall archivio prodotti. pag. 14

15 Funzionalità Gestione Partite/Scadenze (Archivio Clienti Contabili) Definizione: Le partite rappresentano l insieme dei crediti o debiti nati dalle transazioni commerciali con un cliente o fornitore, le relative scadenze rappresentano lo sviluppo delle rate di pagamento dipendenti dal codice di pagamento stabilito. La gestione dei partitari e relativi scadenzari si occuperà di creare attraverso le registrazioni contabili (Fatture di Vendita/Note di Credito Cliente) l insieme delle partite aperte; archivio aggiornato automaticamente attraverso gli incassi di prima nota (Incassi Fatture) tale archivio permetterà il controllo e le stampe degli scadenzari e/o estratti conti clienti. I link disponibili Partite Aperte e Partite permetteranno di visualizzare l elenco delle partite ed il loro dettaglio, all interno di Partite Aperte è possibile effettuare il caricamento manuale di una o più partite qualora ce ne sia la necessità. E utile ricordare che il saldo dei partitari deve essere quadrato con il saldo contabile. Mastrini per Data (Archivio Clienti Contabili) Il link relativo offre la possibilità di elaborare e visualizzare il mastrino contabile del cliente selezionato sulla base di un intervallo di date con o senza lettura dei saldi dell anno precedente. Mastrino Partite (Archivio Clienti Contabili) Il link relativo offre la possibilità di elaborare e visualizzare uno speciale mastrino cliente; il mastrino delle partite e degli incassi associati.si offre quindi la possibilità di visualizzare immediatamente se per una determinata partita ci sono stati uno o più incassi rintracciando velocemente l evento di prima nota. Esclusioni di pagamento (Archivio Clienti Contabili) E possibile attraverso la compilazione della tabella predefinire un periodo all interno del quale tutte le scadenze rientranti in esso dovranno essere spostate ad una nuova data di pagamento. Tale impostazione è strettamente legata ad un accordo commerciale con il singolo cliente. La compilazione dei periodi di esclusione deve essere fatta prima della fatturazione o della registrazione in prima nota delle fatture di vendita. Gestione del FIDO (Archivio Clienti Contabili - Commerciale) E possibile attivare per la singola anagrafica cliente la gestione dell affidamento clienti. Attraverso l assegnazione di un importo di Fido ed il monitoraggio del valore delle principali operazioni attive in essere con il cliente (valore DDT, valore Fatture, valore Partite aperte, valore Riba non maturate) potrà essere consentito il controllo del credito concesso ed il blocco delle operazioni di vendita nel caso di superamento del limite. Occorre quindi verificare i parametri gestionali ed inserire l importo del Fido. Link Mastrino Ordini (Archivio Clienti - sezione Elenco Clienti) Il link relativo offre la possibilità di elaborare e visualizzare, per un determinato periodo, gli ordini del cliente filtrati per stato di evasione o filtrati e raggruppati per tipologia di prodotto. Archivio Clienti - Sezione Elenco Clienti Stato Consegne Il link relativo offre la possibilità di elaborare e visualizzare, per un determinato periodo e per codice prodotto, i riferimenti all ordine cliente ed i riferimenti alle bolle di consegna. Note predefinite di Fine Fattura (Archivio Clienti) Attraverso la sezione Note è possibile associare al singolo cliente una nota di fine documento che comparirà automaticamente su tutte le emissioni. L associazione è possibile prelevando il comando desiderato dall help area, per inserirlo nel riquadro note, e digitando successivamente il testo della nota. pag. 15

16 4.4. Archivio Fornitori L archivio fornitori rappresenta l archivio attraverso il quale effettuare il caricamento delle anagrafiche fornitori e dal quale effettuare operazioni di modifica o consultazione. Esso può essere gestito alternativamente sia dall area Anagrafiche - Archivio fornitori sia da Amministrazione - Archivio fornitori contabili. I due menù si differenziano esclusivamente dai contenuti e da alcune funzionalità di natura contabile amministrativa non disponibili nell area delle anagrafiche. E possibile utilizzare la funzionalità di caricamento automatico di massa delle anagrafiche attraverso lo strumento Wizard Excel presente nella barra degli strumenti Principali caratteristiche L archivio fornitori suddiviso in diverse sezioni e link contiene tutti i dati di natura generale, descrittiva e commerciale, relativi l anagrafica stessa. Descriviamo qui di seguito le caratteristiche principali di alcuni campi: (segnalato il percorso quando il campo è presente solo in uno dei due archivi) Partita IVA: la compilazione di tale campo è prioritaria per il caricamento dell anagrafica; nel caso di fornitore senza partita iva è possibile inserire il carattere punto per procedere con la compilazione. E possibile anche inserire nel campo Note il comando Elimina controllo Partita IVA che permette il caricamento di due anagrafiche con medesimo codice. Codice Nazione: se segnalato in fase di caricamento provvederà alla codifica contabile del fornitore italiano distinto da quello estero. Codice Pagamento: la compilazione di tale campo è importante per la corretta gestione dei partitarie/o scadenzari in fase di registrazione della prima nota contabile. Codice IVA Esenzione: in presenza di esenzione IVA o indetraibilità è possibile predefinire il codice IVA relativo. Durante le operazioni di contabilità sarà proposto automaticamente tale codice e sarà quindi facilitata la registrazione. Informazioni Bancarie (Archivio Fornitori Contabili): E possibile associare al singolo fornitore le coordinate bancarie compilando il riquadro relativo. La procedura dei Bonifici elettronici si occuperà di prelevare automaticamente tali dati. Codice di contropartita (Archivio Fornitori Contabili sezione Contabile): E possibile associare uno o più conti contabili di costo al singolo fornitore. Le registrazioni contabili di prima nota saranno così facilitate. Quindi compilare il campo Cod. Contropartita o entrare nel link Contropartite e preimpostare la tabella Funzionalità Gestione Partite/Scadenze (Archivio Fornitori Contabili) Definizione: Le partite rappresentano l insieme dei crediti o debiti nati dalle transazioni commerciali con un cliente o fornitore, le relative scadenze rappresentano lo sviluppo delle rate di pagamento dipendenti dal codice di pagamento stabilito. La gestione dei partitari e relativi scadenzari si occuperà di creare attraverso le registrazioni contabili (Fatture di Acquisto/Note di Credito Fornitori) l insieme delle partite aperte; archivio aggiornato automaticamente attraverso i pagamenti di prima nota (Pag. Fattura fornitore) tale archivio permetterà il controllo e le stampe degli scadenzari e/o estratti conti fornitori. I link disponibili Partite Aperte e Partite permetteranno di visualizzare l elenco delle partite ed il loro dettaglio, all interno di Partite Aperte è possibile effettuare il caricamento manuale di una o più partite qualora ce ne sia la necessità. E utile ricordare che il saldo dei partitari deve essere quadrato con il saldo contabile. pag. 16

17 Mastrini per Data (Archivio Fornitori Contabili) Il link relativo offre la possibilità di elaborare e visualizzare il mastrino contabile del Fornitore selezionato sulla base di un intervallo di date con o senza lettura dei saldi dell anno precedente. pag. 17

18 4.5. Archivio Causali contabili Definizione: Le causali contabili rappresentano lo strumento attraverso il quale effettuare le registrazioni contabili di prima nota. Ogni causale contabile è costruita con una serie di parametri di differente utilità. Il sistema ArcoSeaCloud viene dotato di un gruppo di esempio di causali che può essere ampliato e personalizzato e che deve essere controllato prima di ogni operazione contabile IVA per la gestione dei Registri IVA e dei suoi protocolli Caratteristiche Ogni causale contabile deve essere dotata di una struttura di dettaglio, degli Elementi di Rata e in alcuni casi dell attivazione dei Flag. Sezione di dettaglio Tipo Causale: Codice Sezione: Registro IVA: determina la tipologia della maschera determina la tipologia della maschera determina a quale registro IVA associare la causale Elementi della causale Gli elementi della causale rappresentano i conti contabili tipicamente scelti in prima nota contabile. La loro predisposizione facilita il caricamento delle registrazioni contabili. Ogni elemento contabile caricato è dotato anch esso di parametri che determinano funzionalità. Se ne consiglia una attenta valutazione e controllo qualora vengano toccati questi archivi. Flag Attraverso l attivazione dei flag disponibili è possibile gestire alcune funzionalità Note di Accredito : indica che la causale è una variazione negativa Nota di Debito: indica che la causale è una variazione positiva Registrazione a zero: consente la registrazione con imponibile o totale a zero Registrazione anno precedente: utilizzato solo per la causale di chiusura contabile Rettifica: indica che la causale è una rettifica contabile Elimina Controllo Totale documento: elimina i controlli tra totale documento e importi della registrazione. Competenza IVA Mese Precedente:attivando questo flag il programma automaticamente inserisce la registrazione IVA delle vendite nella liquidazione del mese precedente, in quanto di competenza di quel mese. Si utilizza nel caso in cui la consegna dei beni venga effettuata in un mese e, la relativa fatturazione attiva entro i primi 15 giorni del mese successivo come consentito dalla legge. Attiva Controllo Valuta: questo flag impone alla registrazione di avere un codice valuta. Il codice valuta serve a registrare documenti emessi in valute diverse dall euro. Abilita Comunicazione IVA (Extra): flag per un livello avanzato, abilita la causale alla funzionalità di comunicazione telematica IVA Tipo Movimento Extracontabile: indica a quale book è possibile associare la causale contabile. Attraverso questa associazione è possibile elaborare un bilancio integrandolo con registrazione di natura extracontabile. NB: Si ribadisce che la modifica dei parametri o attivazione dei flag, se non effettuata nel rispetto delle regole strutturali, potrebbe pregiudicare il funzionamento della causale stessa. pag. 18

19 Causali IVA e Registri IVA Uno dei parametri della sezione di dettaglio della causale contabile è il Registro IVA che determina la gestione del sezionale IVA e del relativo protocollo d acquisto o numerazione delle fatture di vendita. La differenzazione dei sezionali produrrà una numerazione delle vendite o protocollazione degli acquisti differente. Occorre quindi come operazione preliminare definire quali registri IVA gestire ed all interno di ciascun registro quali sezionali adottare. Nel caso di gestione della fatturazione nell area delle vendite occorre relazionare in modo coerente la numerazione. Gestione Area Amministrativa Definire quante protocollazioni Acquisto e quante numerazioni delle Vendite utilizzare. Individuare le causali contabili IVA e impostare il numero di sezionali. Esempio: Desidero gestire 1 numerazioni delle vendite Desidero gestire 2 protocollazioni degli acquisti Registro IVA Acquisti con due distinti sezionali: Causale contabile Fattura Acquisto sezionale 1 protocollazione A Causale contabile Nota di Accredito Fornitore sezionale 1 protocollazione A Causale contabile Fattura Acquisto CEE sezionale 2 protocollazione B Registro IVA Vendite con due distinti sezionali: Causale contabile Fattura Vendita sezionale 1 numerazione A Causale contabile Nota di Accredito Cliente sezionale 1 numerazione A Causale contabile Registrazione Storno CEE sezionale 2 protocollazione C Registro IVA Corrispettivi Causale contabile Corrispettivi sezionale 3 - Gestione Area Vendite + Area Amministrativa Definire quante protocollazioni Acquisto e quante numerazioni delle Vendite utilizzare. Individuare le causali di fatturazione ed impostare il Tipo di Numerazione e la causale contabile. Individuare le causali contabili IVA e impostare il numero di sezionali. Il numero di sezionali deve essere uguale al numero di numerazioni. Esempio: Desidero gestire 1 numerazioni delle vendite Desidero gestire 2 protocollazioni degli acquisti Area Vendite Causale Fatturazione Fattura Immediata Tipo Numerazione Fattura Vendita Causale Contabile Fattura Vendita (sezionale 1) Causale Fatturazione Fattura Differita Tipo Numerazione Fattura Vendita Causale Contabile Fattura Vendita (sezionale 1) Causale Fatturazione Nota di Credito Tipo Numerazione Fattura Vendita Causale Contabile Nota di Accredito (sezionale 1) Area Amministrativa Causale contabile Fattura Acquisto sezionale 1 protocollazione A Causale contabile Nota di Accredito Fornitore sezionale 1 protocollazione A Causale contabile Fattura Acquisto CEE sezionale 2 protocollazione B pag. 19

20 Causali contabili e aggiornamento dei Partitari Al fine di aggiornare in modo corretto i partitari clienti e fornitori è utile precisare che gli incassi e/o pagamenti delle fatture precedentemente registrate, che hanno quindi generato una partita, devono essere eseguiti con le causali contabili specifiche: Incasso Clienti, Incasso Multi Cliente, Pagamento Fornitore, Pagamento Multi fornitore, Pagamento Multi fornitore scadenze. Sarà così possibile, solo attraverso tali causali, visualizzare il partitario aperto, effettuare la selezione, effettuare la registrazione contabile ed aggiornare il partitario Archivio Pagamenti L archivio dei pagamenti rappresenta l archivio dove visualizzare tutti i codici di pagamento dal sistema precaricati. L archivio potrà essere ampliato, nel rispetto dei parametri da associare, con l integrazione di nuovi codici Caratteristiche Ogni codice di pagamento deve essere dotato di una struttura di dettaglio e degli Elementi di Rata qui di seguito esaminati: Sezione di dettaglio Rappresenta la sezione dove impostare tre parametri fondamenti qui di seguito elencati: Tipo: Indica la tipologia di pagamento Pagamento normale (valore 1) E il tipo di pagamento più utilizzato in presenza di un impostazione classica che permette la creazione automatica delle scadenze relative. Pagamento scadenze Libere (valore 2) E il tipo di pagamento che permette di impostare liberamente senza alcun automatismo, in sede d inserimento di prima nota contabile, le scadenze relative. Pagamento già effettuato (valore 3) E il tipo di pagamento con cui l operatore decide di registrare in contabilità una partita ovviamente aperta che immediatamente deve essere chiusa. Tipo Data: Indica come sarà calcolata la Data di scadenza Scadenza Diretta Scadenza Fine Mese Scadenza Fine Mese + n. giorni Scadenza + n. giorni Fine mese Tipo Pagamento: Indica il tipo di gruppo a cui appartiene il codice di pagamento I codici di pagamento vanno associati a uno dei due gruppi esistenti: gruppo Ricevuta Bancaria o gruppo Rimessa Diretta. Sezione Elementi di rata - link Rappresenta la sezione dove impostare per i codici di pagamento di tipo normale, ad esclusione dei codici con tipo libero, le scadenze di pagamento ed il loro funzionamento. L Indice Descrizione Il Tipo La Percentuale I Giorni L Importo Campo per determinare l ordine delle rate Campo descrittivo facoltativo Impostazione del tipo di calcolo di ciascuna rata Percentuale utilizzata dal parametro Tipo per determinare la rata di pagamento Giorni indicanti la scadenza di ogni singola rata utilizzati dal parametro Tipo Data. Importo da indicare unicamente con l utilizzo del Tipo codice 1 (importo diretto). pag. 20

21 Inoltre è possibile compilare i seguenti campi di secondaria importanza: Contanti: E possibile codificare il pagamento come pagamento effettuato in contanti. Tale impostazione sarà utile per la registrazione automatica degli incassi abitualmente ricevuti in contanti (vedi capitolo Incasso clienti automatica). Inserire il Flag Contanti ed il codice conto per segnalare il conto contabile di cassa. Sconti 1 e 2 : E possibile associare al codice di pagamento % di sconto. Esclusioni: E possibile inserire un intervallo di date che determina un periodo all interno del quale se cadono delle scadenze di pagamento quest ultime vengono spostate nel mese successivo Archivio dei Protocolli contabili L archivio dei protocolli contabili, presente all interno degli Archivi contabili nel menù Amministrazione, contiene l elenco dei protocolli memorizzati sulla base delle registrazioni contabili. Con riferimento alle registrazioni degli acquisti il protocollo sarà gestito automaticamente con la prima registrazione contabile e sarà memorizzato per anno fiscale (ACQUISTI_PROT_n). Con riferimento alle registrazioni delle vendite e sulla base dei moduli gestionali utilizzati il protocollo potrà essere gestito come segue: Modulo di Contabilità Attraverso la prima registrazione contabile, memorizzazione del protocollo per anno fiscale (VENDITE_ PROT_n). Modulo delle Vendite Modulo di Contabilità Attraverso l acquisizione automatica delle fatture dall area vendite all area contabile, memorizzazione del protocollo per anno fiscale (VENDITE_FATT_n) Caratteristiche. E possibile avere più protocolli IVA, all interno dell area degli acquisti o vendite. I protocolli vengono gestiti dalle causali contabili e pertanto occorre intervenire su di esse: per ottenere protocolli differenti occorre codificare, nella sezione di dettaglio della causale contabile, il campo registro IVA o sezionale IVA. Ad ogni causale contabile IVA deve essere associato il proprio sezionale IVA di appartenenza. Pertanto l eventuale gestione di più protocolli implica una gestione e creazione di più causali contabili associate a differenti sezionali IVA. Le modifiche ai protocolli degli acquisti e delle vendite devono essere effettuate in questo archivio modificando il numero proposto nel campo NUMERO; esso rappresenta l ultimo numero emesso. E possibile modificare il protocollo proposto in sede di prima nota contabile; la modifica quindi comporterà la modifica dell archivio protocolli. L eventuale non consequenzialità sarà evidenziata. La cancellazione di un movimento di prima nota IVA non ripristina il numero di protocollo occupato, occorre quindi rieseguire la registrazione contabile riutilizzando il suddetto numero e ripristinare l archivio dei protocolli reinserendo nel campo NUMERO l ultimo numero emesso. pag. 21

22 5. REGISTRAZIONI DI PRIMA NOTA 5.1. Inserimento Registrazioni di Prima Nota Introduzione La prima nota contabile rappresenta l insieme di tutte le registrazioni contabili, utili alla gestione di una contabilità aziendale di natura semplificata o ordinaria. Attraverso l utilizzo delle causali contabili sarà possibile effettuare tali registrazioni progettate all'insegna della semplicità di utilizzo, all'interno di un progetto gestionale che vede l'utilizzo prevalente di tecniche ipertestuali. La tenuta di una contabilità ordinaria attraverso la prima nota compilata produrrà differenti risultati, dai più basilari ed utili in quanti obbligatori ai più complessi in quanto l utente diventa utilizzatore di un livello avanzato di funzionalità disponibili nel software. l aggiornamento dei registri fiscali obbligatori Registri IVA delle Vendite e degli Acquisti l aggiornamento del registro fiscale obbligatorio Libro Giornale l aggiornamento dei partitari e/o scadenzari clienti e fornitori (attraverso gli incassi e i pagamenti) elaborazione dei bilanci di verifica la contabilizzazione dei centri di costo Base dati per flussi elettronici Registrazione degli Acquisti Le registrazioni delle fatture di Acquisto, delle Note di Addebito o Accredito fornitore, ovvero tutte le registrazioni che movimentano i registri fiscali IVA, prevedono un percorso di registrazione comune composto da tre maschere, la Testa, la Prima Nota IVA, la Prima nota (libro giornale); per alcune causali piccole funzionalità agevolano la registrazione rendendola più veloce; per alcune tipologie di registrazione il percorso di registrazione viene integrato da maschere aggiuntive al fine di gestire movimentazioni contabili integrate con altre funzionalità del software ArcoSeaCloud. Vediamo nel dettaglio le principali causali: Fattura Acquisto Registrazione di una fattura di acquisto con un percorso semplice Fattura Acquisto (Tel. Mobile) Registrazione di una fattura di acquisto con un percorso semplice; gestione automatica, nella prima nota IVA e contabile, della detraibilità iva sulla base delle percentuali impostate nelle causali contabili. Fattura Acquisto (Automezzi) Registrazione di una fattura di acquisto con un percorso semplice; gestione automatica, nella prima nota IVA e contabile, della detraibilità iva sulla base delle percentuali impostate nelle causali contabili. Fattura Acquisto Dichiarazione di Intento Registrazione di una fattura di acquisto con un percorso semplice; gestione automatica, nella prima nota IVA e contabile, delle righe soggette all articolo 8 dpr 633/72 e dell articolo 15, sulle base delle impostazioni della causale contabile. Fattura Acquisto Totale a Zero Registrazione di una fattura di acquisto con un percorso semplice; è possibile effettuare registrazioni con il totale fattura uguale a zero. Nota di Addebito Fornitore Registrazione di una Nota di Addebito con un percorso semplice pag. 22

23 Nota di Accredito Fornitore Registrazione di una Nota di Accredito con un percorso semplice Fattura Acquisto (Ritenute Acconto) Registrazione di una fattura di acquisto con un percorso integrato con la gestione delle ritenute d acconto. Si offre la possibilità di iniziare un percorso contabile dove sarà tracciata la ritenuta d acconto fino al momento conclusivo del suo versamento all erario. (Gestione Ritenute d Acconto) Fattura Acquisto (Ciclo Passivo) Registrazione di una fattura di acquisto con un percorso integrato con la gestione delle entrate in magazzino. Si offre la possibilità di collegare gli ordini di acquisto al momento conclusivo di registrazione contabile passando dalla gestione del magazzino.(gestione del Ciclo Passivo) Fattura Acquisto CEE Registrazione di una fattura di acquisto relativa agli acquisti intracomunitari attraverso un percorso semplice associato a successive registrazioni contabili per adempiere all inversione contabile secondo i termini di legge. (Acquisti intracomunitari) Vediamo nel dettaglio le caratteristiche del percorso di registrazione Fattura d acquisto: TESTA a) Inserire la Data di Registrazione b) Inserire la causale contabile c) Inserire il Totale Fattura d) Inserire gli estremi della Fattura (numero e data) e) Inserire il Codice di Pagamento Proseguire la registrazione con il tasto di avanzamento PRIMA NOTA IVA La maschera di prima nota IVA proporrà in automatico, sulla base dell impostazione della causale IVA e sulla base dell eventuale personalizzazione del codice di esenzione o indetraibilità nell anagrafica fornitore, il dettaglio degli importi imponibili ed importi IVA. a) Confermare la proposta visualizzata procedendo con la registrazione o a) Cancellare la proposta visualizzata e inserire nuovo o nuovi record compilando il campo b) Codice IVA, c) Importo (imponibile) d) Importo IVA (IVA) Proseguire la registrazione con il tasto di avanzamento PRIMA NOTA CONTABILE La maschera di prima nota contabile proporrà in automatico sulla base dell impostazione della causale la registrazione contabile. Confermare la proposta visualizzata procedendo con la registrazione O Con riferimento alla contropartita di costo, modificare la proposta visualizzata selezionando in tabella il record relativo ed intervenendo nel campo Codice Conto Confermare la registrazione con il tasto di avanzamento NB: - Il protocollo IVA viene proposto in automatico e dipende dall impostazione della causale contabile. - La registrazione avviene con successo attraverso la conferma dell intero percorso effettuato. - La registrazione aggiorna la liquidazione IVA - La registrazione aggiorna la prima nota contabile - La registrazione aggiorna il partitario e scadenzario sulla base del codice di pagamento pag. 23

24 Registrazione Pagamenti Fornitore Le registrazioni di pagamento delle fatture di Acquisto prevedono un percorso di registrazione comune composto da tre maschere:la Testa, la Selezione delle Partite o Scadenze, la Prima nota (libro giornale). Per alcune causali alcune funzionalità agevolano la registrazione rendendola più veloce, e modificano il percorso di registrazione. Il pagamento deve essere registrato previa registrazione della fattura di acquisto. Vediamo nel dettaglio le principali causali: Pagamento Fornitore Registrazione di Pagamento di un singolo fornitore. Pagamento Fornitore Ritenuta Acconto Registrazione di pagamento di un fornitore professionista che per la gestione delle ritenute d acconto necessita di un percorso personalizzato. Pagamento Multi Fornitore Registrazione di pagamento di più fornitori selezionando i codici dei rispettivi debitori e successivamente le relative partite attraverso il link Partite Aperte. Pagamento Multi Fornitore Scadenze Registrazione di pagamento di più fornitori selezionando un range di scadenze, risultanti aperte, senza quindi la necessità di dover ricordarsi il codice del debitore. Pagamento Muti Fornitore Valuta Registrazione di pagamento di più fornitori in valuta estera. Vediamo nel dettaglio le caratteristiche del percorso di registrazione di un Pagamento Fornitore: TESTA a) Inserire la Data di Registrazione b) Inserire la causale contabile c) Inserire il Codice Fornitore d) Inserire il Totale pagato Proseguire la registrazione con il tasto di avanzamento PRIMA NOTA Selezione Partite La maschera di prima nota (seleziona Partite) proporrà l elenco delle partite aperte o parzialmente aperte che dovranno essere selezionate attraverso la casella selezione. a) Selezionare la partita da pagare b) Selezionare la casella abbuono se presente c) Se il totale indicato nella testa della registrazione si riferisce a più partite, selezionare la colonna importo e modificarlo. Proseguire la registrazione con il tasto di avanzamento PRIMA NOTA CONTABILE La maschera di prima nota contabile proporrà in automatico, sulla base della selezione delle partite effettuata, la registrazione contabile che potrà essere confermata o modificata. Confermare la registrazione con il tasto di avanzamento NB: - La registrazione avviene con successo attraverso la conferma dell intero percorso effettuato. - La registrazione aggiorna la prima nota contabile (mastrini bilancio - libro giornale) pag. 24