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2 organizzazione o r g a n i z z a z i o n e o r g a n i z z a z i o n e i n t e r n a La Jaka Congressi s.r.l. ha come scopo societario quello di organizzare e realizzare eventi formativi, anche a distanza, nel campo della formazione scientifica in sanità, svolgendo attività di formazione atto a migliorare l assistenza sanitaria garantendo il supporto logistico, il tutoraggio, la valutazione e la verifica dell apprendimento, nonché la trasmissione dei dati raccolti su traccia elettronica. Svolge inoltre, attività di gestione e assistenza congressuale, l'organizzazione di convegni, campagne di pubbliche relazioni, la promozione, l'organizzazione e la gestione di eventi medico-scientifici, attività di hostessing traduzioni e segretariato. Le attività relative alla formazione scientifica ed organizzazione di un evento scientifico sanitario, vengono svolte dal personale interno Jaka Congressi, la cui struttura organizzativa è implementata sia da un punto di vista informatico ma soprattutto improntato alla sicurezza sulla conservazione dei dati raccolti. Ruolo fondamentale della direzione è quello di svolgere un attività di organizzazione tipo logistico finalizzato al raggiungimento degli obiettivi formativi in campo sanitario-scientifico, stabilendo anche una politica e obiettivi di qualità, effettuando riesami periodici (almeno annuali) sull andamento qualitativo dell azienda; Rientra nelle politiche della Direzione precisare l impegno preso in tema di formazione scientifica ed i relativi obiettivi da raggiungere per i prodotti realizzati dalla società. La società ha quindi deciso di attuare una politica che raggiunga i seguenti obiettivi: realizzare il soddisfacimento delle esigenze dei fruitori della formazione; impegnarsi al rispetto dei requisiti ed al miglioramento continuo; sviluppare una politica appropriata agli scopi dell organizzazione. Alla direzione è affidata la responsabilità primaria per la realizzazione degli obiettivi precedentemente indicati e delle eventuali azioni correttive che si rendessero necessarie per il raggiungimento degli obiettivi stessi. Al responsabile della Qualità, cui è demandata la necessaria autorità per 2

3 organizzazione o r g a n i z z a z i o n e o r g a n i z z a z i o n e i n t e r n a assicurare il rispetto del piano qualità, è delegata la responsabilità relativa a periodiche verifiche sull adeguatezza del Sistema mentre al responsabile tecnico amministrativo, l applicazione di quanto definito dal Sistema Qualità. Viene definito l organigramma con le funzioni e le loro interrelazioni nonché le relative responsabilità ed autorità per consentire un efficace gestione organizzativa. COM DIREZIONE PRODUZIONE Eventi Art Director Fornitori SISTEMA QUALITA AMM Personale Segreteria Nella schema successivo vengono suddivisi i compiti con l assegnazione da parte della Direzione delle relative responsabilità alle competenze dell organizzazione coinvolte. 3

4 organizzazione o r g a n i z z a z i o n e o r g a n i z z a z i o n e i n t e r n a RESPONSABILITÀ DEL MANAGEMENT AZIENDALE Definire la politica della formazione Mettere in vigore la politica della Formazione Scientifica Garantire la divulgazione e l applicazione della politica della qualità Definire la struttura organizzativa Definire ed approvare le responsabilità e le competenze della formazione Fissare gli obiettivi della formazione Sorvegliare il raggiungimento degli obiettivi della formazione Gestione dei dati della qualità GESTIONE DELLE RISORSE UMANE Analisi Valutazione e descrizione prestazioni collaboratori Redigere piani di formazione Realizzazione e documentazione della formazione COMMERCIALE - VENDITE Analisi del mercato Analisi del feed-back information system del cliente Esaminare, approfondire esigenze del cliente Listino prezzi Esame offerte e riesame contratti Analisi della fattibilità Elaborazione offerta Riesame ordine Conferma d ordine ACQUISTI Definire caratteristiche materiali da acquistare Ricerca e proposta possibili fornitori Analisi fornitori Controllo e valutazione periodica dei fornitori Verifica ordini Conservazione prodotti 4

5 organizzazione o r g a n i z z a z i o n e o r g a n i z z a z i o n e i n t e r n a MANUTENZIONE IMPIANTI MEZZI ATTREZZATURE E STRUMENTAZIONE Pianificare la manutenzione attrezzature ed impianti Pianificare la calibrazione strumentazione di misura e controllo APPRONTAMENTO E SETTAGGIO PROCESSI LAVORAZIONE (UFFICIO TECNICO) Gestione modifiche o sviluppo Definire il processo di lavorazione standard Presenza materiali/attrezzature Definizione delle Istruzioni operative e/o PPC ATTIVITÀ PRODUTTIVE (SERVIZI/PRODOTTI) Disponibilità personale Disponibilità tempo Pianificare impianti e personale Definire approvare e distribuire i documenti di lavorazione Mantenere la calibrazione degli strumenti di misura e controllo Gestire le revisioni della documentazione in processo Controllare la qualità dell operato Controllare il rispetto dei tempi programmati Identificazione e rintracciabilità dei materiali usati Identificazione del servizio / prodotto resi Misure di protezione ambientale Identificazione raccolta e smaltimento rifiuti Definizione e controllo delle misure di sicurezza sul lavoro Raccolta e controllo documentazione finale del prodotto Nello svolgimento di definizione degli obiettivi della formazione e nella definizione dei detttagli relativi ai programmi formativi scientifici, la direzione si avvale della fondamentale collaborazione del Comitato Scientifico nominato. 5

6 organigramma o r g a n i g r a m m a o r g a n i g r a m m a AMM EVENTI PERSONALE E FORMAZIONE PERSONALE DI SUPPORTO ORGANIGRAMMA DIREZIONE COORDINAMENTO ATTIVITA E RISORSE ART DIRECTOR SISTEMA QUALITA COM BOOKING 6

7 Sistema informatico dedicato alla formazione La rete dell ufficio di Jaka Congressi S.r.L. sito in via della Balduina 88, Roma, è basata sui protocollo di comunicazione di livello 2 Ethernet e Fast Ethernet rispettivamente standard ed u IEEE. La parte cablata risulta essere costituita interamente da cavo UTP categoria 5, quindi in rame non schermato. Di seguito la topologia dell ufficio non in scala, essa non ha lo scopo di descrivere l infrastruttura ma semplicemente di individuare i locali per permettere una puntuale descrizione della locazione dei PC, delle stampanti e degli apparati di rete. 1. SISTEMA INFORMATICO 1.1 Server E stato installato sulla rete LAN di Jaka congressi un server che ha tre principali funzioni: Server di gestione di controllo degli accessi, Domain Controller - File server di condivisione dati - Server FTP per condivisione di file con fornitori, clienti e collaboratori esterni. Il profilo hardware del server: - Kernel: Linux on i686 - Processore: AMD Athlon(tm) 64 Processor 3200+, 1 cores - Memoria RAM: 512 MB - Hard Disk interni: 150 GB ognuno - Hard Disk esterno: 700 GB USB Sul server è stato installato Debian Linux 5 in configurazione server, questo permette agli utenti di condividere i propri file limitatamente a quanto previsto per i rispettivi utenti e gruppi. Il server è provvisto masterizzatore DVD per eventuali back-up. Il server è sotto gruppo di continuità per evitare spegnimenti improvvisi che possano corrompere l harware, inoltre è provvisto di 5 ventole per un consono raffreddamento dei componenti: - Ventola processore - Ventola cabinet - Ventola Alimentatore 7

8 - Ventola Hard Disk 1 - Ventola Hard Disk 2 E previsto anche un meccanismo di mirroring per la replica dei dati sul secondo disco. L adeguamento tecnico per rispondere alle più mederne esigenze di sicurezza si fonda sul meccanismo di autenticazione e autorizzazione dei domini Microsoft. Gli utenti possono agganciare una qualunque macchina al dominio avvalendosi di credenziali personali preventivamente impostate. Tali password hanno validità di 6 mesi e devono essere composte da almeno 8 caratteri. Un utente non autenticato sul dominio potrà comunque avere accesso ad Internet ma non potrà accedere al file server di ufficio e quindi ad alcun dato personale. Tutti gli accessi al dominio sono registrati in un apposito file di log e tenuti disponibili per 6 mesi. 1.2 Personal computer: Desktop e Laptop La rete è composta da 8 computer desktop identici con la seguente configurazione: - Sistema operativo: Windows 7 Ultimate - Hard disk: 500GB - CPU: Intel Core 2 Duo E Memoria RAM: 2GB Sono inoltre presenti per la gestione delle trasferte 3 PC portatili con sistema operativo Windows XP. In rete sono presenti anche due PC Apple con Sistema operativo Leopard 1.3 Stampanti In rete sono presenti n. 3 stampanti di rete utilizzabili da tutti gli utenti: HP CP3525, HP 4200, Samsung ML3051N; n. 2 stampanti non collegate alla rete: Epson Stylus Photo R2880, Samsung ML

9 2. DESCRIZIONE DEI SERVIZI 2.1 Le di Jaka Congressi vengono gestite su dominio jaka.it con il servizio Google Apps che consente di creare caselle di posta di grande capienza e di gestirle con servizio webmail su https, pop3 ed imap, il tutto criptato ed autenticato secondo i più recenti standard di sicurezza informatica. 2.2 Backup Il backup dei dati è assicurato da un mirroring giornaliero di tutti i file di archivio, più un ulteriore mirror su disco usb esterno che viene svolto una volta a settimana. 2.3 Antivirus e Antispam Il software antivirus presente su tutte le postazioni è Avira Antivirus Versione Premium. Il servizio di si avvale delle funzionalità di antivirus antispam di Google Apps. 2.4 Servizi Fax Il servizio fax si avvale del seguente dispositivo: - FAX CANON L140 I-SENSYS 3. PBX Il centralino telefonico è un SAMSUNG DCS

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