Figura 1 - Pagina del catalogo elettronico dedicata ai mobili per uffici direzionali. Politecnico Innovazione 1

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1 MASCAGNI S.P.A. 1. PROFILO DELLA SOCIETÀ L azienda è interamente di proprietà della famiglia Mascagni, ha iniziato la propria attività nel 1930 con la produzione di cornici e complementi d arredo, è ora specializzata nell Arte del regalo, con la produzione annua di oltre due milioni di cornici porta-fotografia e tantissimi e svariati complementi (carrelli, vassoi, album, orologi, ecc.). Il caratteristico Italian Design è garantito dalla collaborazione con designers, stilisti e grafici: presso la sede di Bologna è esposta una collezione di cornici storiche realizzate dal 1930 ad oggi. Mascagni produce inoltre mobili per ufficio e sedute, collabora da anni con gli architetti Lucci e Orlandini che curano il design dei prodotti: ogni anno vengono prodotte postazioni di lavoro e sedute. Figura 1 - Pagina del catalogo elettronico dedicata ai mobili per uffici direzionali La sede principale è a Bologna (Casalecchio di Reno) e comprende gli uffici amministrativi e commerciali e lo showroom, gli stabilimenti produttivi sono dislocati in tre aeree. La principale a Bologna impiega oltre 200 dipendenti dove vengono eseguite le lavorazioni per il legno, il ferro e i materiali plastici. A Treviso, invece, 40 dipendenti si occupano delle lavorazioni dei pannelli, del legno tranciato e massello Politecnico Innovazione 1

2 e della verniciatura. A Parma, infine, si concentra la produzione di componenti e di sedute, realizzata da 20 addetti. Complessivamente Mascagni impiega quindi 260 dipendenti e ha raggiunto un fatturato di poco inferiore ai 30 milioni di euro. Opera in Italia e nel mondo attraverso una rete capillare di distributori specializzati. Figura 2 - Composizione del fatturato Fatturato per area geografica Fatturato per tipologia di prodotto 35% 45% 65% 55% Italia Estero Cornici Mobili 2. DESCRIZIONE DELL INIZIATIVA DI E-BUSINESS Per gestire la produzione suddivisa in tre stabilimenti geograficamente molto lontani è stato necessario introdurre un collegamento tra le sedi per ottimizzare lo scambio informativo. Già dal 1990 era, infatti, presente un collegamento che sfruttava il protocollo X25 mediante Itapack offerto dall allora SIP: collegamento dedicato con tariffazione a pacchetto che tendeva quindi a disincentivare l invio di grandi quantità di dati, ma ben presto si passò ad una tariffazione flat per ovviare al problema. Successivamente, con l avvento dell ISDN si passò a linee commutate, ma non dedicate che garantivano un servizio affidabile solo per i terminali che scambiavano informazioni di carattere numerico, mentre i collegamenti tra stazioni CAD o l invio di immagini ad elevata qualità richiedevano prestazioni superiori. Nei primi anni novanta, come afferma il responsabile dei sistemi informativi Massimo Danielli, c erano anche grossi problemi di integrazione: SIP parla una lingua e IBM (si fa riferimento al sistema AS400, n.d.r.) un altra ancora e i due non si capiscono. Intorno al 1996 nascono in Italia i primi progetti legati a internet, Mascagni prende in considerazione l idea di sfruttare questa tecnologia per far comunicare i vari centri produttivi, vengono fatti degli studi ma alla fine non è stata abbandonata la tecnologia ISDN fino al Contemporaneamente, si decide invece di utilizzare il web per dare maggiore visibilità all azienda e ai suoi prodotti, e viene realizzato il primo sito internet a pagine statiche, con un investimento inferiore ai 4.000, in collaborazione con Alinet che gestisce in hosting il sito. Nel 2001 il collegamento ISDN è stato sostituito dal più efficace HDSL che garantisce una larghezza di banda ottimale anche per le applicazioni grafiche. Ora tutti i centri produttivi sono in rete e comunicano attraverso una VPN (Virtual Private Network) Politecnico Innovazione 2

3 che consente, tra le altre cose, di fare assistenza a distanza attraverso un sistema di helpdesk per intervenire in remoto sui sistemi delle altre sedi, riducendo drasticamente i costi di trasferta. L investimento ha comportato dei costi di poco superiori ai per tutti gli apparati hardware (router, firewall, ecc.) e circa annui per la connessione (la connessione precedente aveva un costo annuo vicino ai ), in futuro si pensa di estendere il collegamento anche ai portatili per rendere ancora più flessibile la comunicazione. Anche il sito web è stato aggiornato e migliorato, con l introduzione nel 1998 di un area riservata dedicata ai propri rivenditori con l obiettivo di fornire una serie di servizi per migliorare e rendere più efficiente lo scambio informativo tra le parti. Tipicamente, implementare una rete Extranet, consiste nell estendere i servizi specifici della propria Intranet all esterno verso i Partner condividendo informazioni riservate in modo sicuro e tempestivo grazie ai meccanismi di sicurezza (firewall) e all identificazione dell utente attraverso Username e Password. Rappresenta senz altro uno degli strumenti più efficaci ed efficienti per risolvere i problemi di condivisione delle informazioni tra i partner della supply chain. La soluzione implementata da Mascagni è focalizzata su rivenditori e consente la condivisione delle informazioni, per rendere più efficace il ciclo di vendita e assistenza. Sono, infatti, disponibili informazioni sui prodotti, servizi e contenuti tecnico-normativi, le analisi sull andamento del mercato e sui dati raccolti dall interazione con i clienti al fine di produrre feedback per il marketing e l area commerciale. Ogni giorno, per rendere disponibili le informazioni nell area riservata, sono preparati i dati necessari, estrapolandoli dal sistema gestionale, e inviati ad Alinet che si occupa di renderli disponibili on line. La rete extranet di Mascagni non è quindi un mezzo per acquisire ordini, ma un servizio a sostegno dell attività dei rivenditori, la filosofia alla base dell iniziativa è più di tipo service to business piuttosto che business to business. È stata data maggiore priorità alle esigenze degli utenti esterni, rimandando la migrazione del sistema il gestionale sul web ostacolata anche da difficoltà tecnologiche connesse con gli attuali sistemi. Il linguaggio proprietario di IBM non è adatto per la grafica e il web, gestire gli ordini via web costringerebbe a duplicare le operazioni oltre che i dati con maggiori probabilità di errori: i rivenditori inseriscono l ordine via web, ma il back office li deve reinserire manualmente nel sistema gestionale su AS MACROFUNZIONALITÀ DEL SITO L extranet di Mascagni nasce per gestire i rapporti con i dealers presenta alcune funzionalità che contribuiscono concretamente ad incrementare l efficienza interna ed esterna dell azienda, creando valore per entrambe le parti. Le informazioni della extranet sono rappresentate da fonti interne aziendali collegate al sistema gestionale AS400 di Mascagni, le funzionalità ed i servizi relativi rientrano tutti nel concetto di e-service ed, in particolare, si riferiscono alla possibilità di accesso a collaborative working via web tra i vari interlocutori della supply chain. Politecnico Innovazione 3

4 Figura 3 Home page dell area riservata con i link a tutti i servizi disponibili Le funzioni principali, riportate anche sull home page dell area riservata, sono: - dirette : è uno strumento di gestione del contatto via posta elettronica che rientra nel concetto di e-service, consente l invio mirato di messaggi sul gruppo di competenza appropriato, evitando la proliferazione di messaggi generici poco efficaci. - interrogazioni su ordini in corso (mobili e regalo) : nella fase di consegna esiste la possibilità per i rivenditori di avere accesso ad un sistema di gestione degli ordini che assegna le priorità degli ordini in base ad una serie di parametri, impostati direttamente dall azienda per soddisfare particolari richieste dei clienti. - interrogazioni su sostituzioni in corso : similarmente a quanto avviene per gli ordini in corso, questa funzione da accesso ad una serie di informazioni che riguardano i componenti di sostituzione. - date di approntamento (mobili) : per gestire le date a partire dalle quali la merce è pronta per essere consegnata, relative agli ordini inviati nella giornata. Con questo servizio il rivenditore può pianificare autonomamente le consegne che gli competono senza comunicare direttamente con il personale interno dell azienda. - statistiche personali (mobili) : un vero e proprio strumento di e-intelligence. E resa disponibile (in modo personalizzato agli utenti dell extranet specificatamente abilitati) ogni singola analisi sull'andamento del fatturato, sulle performance presenti e passate con la possibilità di fare elaborazioni sui dati presenti in archivio. - elenco e richiesta documentazione (mobili) : servizio di richiesta documentazione Politecnico Innovazione 4

5 inerente ai prodotti. Consente, da un lato di richiedere e ricevere solamente la documentazione richiesta e dall altro di ridurre i costi legati alla riproduzione di materiale cartaceo. - Ultime notizie e informazioni tecnico-commerciali (mobili) : questa sezione rappresenta una sorta di bacheca virtuale dove vengono affisse notizie di interesse trasversale che coinvolgono tutti i rivenditori - Aggiornamento cd-rom regalo : funzione che consente di scaricare dalla rete le informazioni sugli articoli da regalo per i clienti. Un servizio, rivolto direttamente al cliente finale e disponibile quindi sul sito ufficiale, offre l opportunità di ricevere un progetto gratuito per l arredamento del proprio ufficio basato sulle indicazioni fornite rispondendo alle semplici domande presenti (dimensioni locale, stile, strumenti di lavoro, ecc.) 4. TECNOLOGIA Tipicamente l azienda decide le modifiche, le prepara e le invia via FTP (File Transfer Protocol) ad Alinet che si fa carico di aggiornare il sito con le modifiche stabilite. questo servizio rappresenta la soluzione ideale per cominciare a sviluppare business sul web, in quanto consente di rendere immediatamente visibile l azienda. Alinet mette a disposizione un ambiente sicuro ed affidabile per ospitare i domini e siti web, dando la possibilità di cominciare a sviluppare un progetto internet. Il servizio di hosting permette di affittare una certa quantità di spazio sul web server per la pubblicazione del sito che, attraverso l'internet data center, può essere realizzato con semplici pagine html oppure con pagine dinamiche tipo asp. Inoltre, il servizio offre la possibilità di utilizzare spazio su data base fornendo al sito base servizi tipo access e sql server. Con il servizio hosting l azienda delega totalmente la gestione del webserver al provider, ma, al contempo, mantiene la possibilità di amministrarlo, monitorarlo e gestirlo secondo le proprie esigenze, attraverso un servizio di customer care personalizzato. Le principali caratteristiche del servizio di hosting comprendono: - back-up periodico dei dati; - elevate performance in termini di velocità di trasmissione; - sistemi di firewall installati; - accesso controllato del personale; - servizio di help-desk con risposta alle chiamate via telefono ed ; - consulenza su servizi web; - servizio ftp incluso; - caricamento e gestione pagine asp - utilizzo di data base access e sql server; - registrazione e mantenimento dei domini; - utilizzo di un ambiente standard di applicazioni (hits counter, form to ). E probabile che in futuro Mascagni aumenti le proprie competenze sul fronte internet, soprattutto per quanto riguarda la gestione delle pagine dinamiche, arrivando a gestire internamente il web server senza dover ricorrere a terze parti. Attualmente Politecnico Innovazione 5

6 non ci sono sufficienti competenze tecnologiche e le esigenze aziendali non giustificano gli investimenti in questa direzione. 5. RISULTATI Implementare la soluzione di e-business ha permesso all azienda bolognese di migliorare il servizio offerto ai partner che utilizzando la piattaforma hanno la possibilità di trovare rapidamente le informazioni necessarie per svolgere in modo efficace la propria attività. Prima dell introduzione dell applicazione, il personale interno dedicava molto tempo ad evadere le richieste dei rivenditori, soprattutto per quanto riguarda la disponibilità dei prodotti al fine di pianificare le proprie attività. Tipicamente, lo strumento di comunicazione più utilizzato è il telefono che costringe il personale interno a sospendere le proprie attività per rispondere alle richieste dei rivenditori. Dal punto di vista aziendale, quindi, si è rilevata una diminuzione dei costi di diffusione e gestione dell informazione, ed un parallelo aumento della sicurezza (solo chi è abilitato può avere accesso alle informazioni), dal punto di vista dei rivenditori, un sicuro aumento della produttività grazie al più rapido accesso alle informazioni. Mascagni ha circa 600 rivenditori in Italia e all estero, dei quali, 80 sono già iscritti e abilitati all utilizzo del servizio e circa 60 lo usano in modo assiduo: le difficoltà principali alla diffusione sono di tipo culturale. I rivenditori hanno sviluppato nel tempo delle competenze e ottimizzato i propri processi utilizzando procedure e strumenti che con le tecnologie internet vanno scomparendo in nome dell efficienza. La trasformazione in atto richiede un po di tempo per essere accettata e produrre benefici tangibili per tutti. Il contatto umano, fondamentale nel rapporto fra le parti, viene messo da parte nella gestione di informazioni semplici e ripetitive, ma recuperato e incentivato nella pianificazione strategica, troppo spesso rimandata e sottovalutata. Per quanto riguarda la ricezione degli ordini via web, sarebbe prima necessario implementare un configuratore per gestire la complessità delle combinazioni di arredo, considerando tutti i vincoli, soprattutto a livello di assemblaggio. Sarebbe inoltre molto difficile gestire i pezzi fuori serie (su misura) che sono molto difficili da gestire in un catalogo elettronico, ma devono arrivare contemporaneamente ai prodotti ordinati via web dal cliente per il montaggio. Molto probabilmente verrà implementato una piattaforma di commercio elettronico B2B per l altro prodotto chiave di Mascagni: le cornici. Il prodotto è semplice e più standardizzabile rispetto ai mobili, si presta quindi meglio ad essere commercializzato via web, il numero di pezzi prodotti inoltre suggerisce la possibilità di guadagnare margini di efficienza. Politecnico Innovazione 6