La fattura elettronica. La fattura elettronica

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2 2 Normativa di riferimento 1. Legge 244 del 24 dicembre 2007 Art. 1 commi da 209 a Decreto MEF del 7 marzo Decreto MEF n. 55 del 3 aprile DPR 633 del 26 ottobre 1972 Artt. 21 e Direttiva 2010/45/UE del Consiglio del 13 luglio Direttiva 2006/112/CE Del Consiglio del 28 novembre Decreto MEF del 23 gennaio D.L. 66 del 24 aprile 2014 art. 25 (art. 42) 9. Circolare A.d.E. n. 36/E del 6 dicembre Circolare A.d.D. n. 5/D del 25 gennaio Risoluzione A.d.E. n. 158/E del 15 giugno Circolare RGS n. 37 del 4 novembre Circolare del MEF DFP n. 1 del 31 marzo 2014

3 3 Il sito di supporto:

4 4 Art. 1 c. 209 L. 244/2007 Al fine di semplificare il procedimento di fatturazione e registrazione delle operazioni imponibili, a decorrere dalla data di entrata in vigore del regolamento di cui al comma 213, l emissione, la trasmissione, la conservazione e l archiviazione delle fatture emesse nei rapporti con le amministrazioni pubbliche di cui all'articolo 1, comma 2, della legge 31 dicembre 2009, n. 196, nonché con le amministrazioni autonome, anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili, deve essere effettuata esclusivamente in forma elettronica, con l osservanza del decreto legislativo 20 febbraio 2004, n. 52, e del codice dell amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82

5 5 Art. 1 c. 209 L. 244/2007 Finalità Espresse semplificare il procedimento di fa4urazione e registrazione delle operazioni imponibili Non espresse - monitoraggio della finanza pubblica - u;lizzare i da; per il controllo dell evasione fiscale Aggiunte con il D.L. 66/ riscontrare il puntuale pagamento dei debi; della PA - procedere alla cer;ficazione automa;ca dei debi; della PA

6 6 Art. 1 c. 209 L. 244/2007 Adempimento l emissione, la trasmissione, la conservazione e l archiviazione delle fa4ure (anche so4o forma di nota, conto, parcella e simili) emesse nei rappor; con le amministrazioni pubbliche deve essere effe4uata esclusivamente in forma ele4ronica

7 7 Art. 1 c. 209 L. 244/2007 Obbligo per i fornitori della P.A. Obbligo per le P.A. l emissione, la trasmissione, la conservazione e l archiviazione delle fa4ure (anche so4o forma di nota, conto, parcella e simili) emesse nei rappor; con le amministrazioni pubbliche deve essere effe4uata esclusivamente in forma ele4ronica la ricezione, la conservazione e l archiviazione delle fa4ure ricevute da tuo i fornitori (per il momento italiani) deve essere effe4uata esclusivamente in forma ele4ronica

8 8 Obblighi per le P.A. Creazione Codice Univoco Uffico (CUU) Art. 3 del DMEF n. 55 del 3 aprile 2013 Le amministrazioni iden;ficano i propri uffici deputa; in via esclusiva alla ricezione delle fa4ure ele4roniche da parte del Sistema di interscambio (SDI) e ne curano l'inserimento nell'indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA), (decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 o4obre 2000,). le stesse amministrazioni curano altresì, agli stessi fini, l'aggiornamento periodico dei propri uffici nel prede4o Indice, che provvede ad assegnare il codice in modo univoco. La fa4ura ele4ronica, fra i da; obbligatori di cui all'ar;colo 2, comma 2, riporta esclusivamente i codici IPA degli uffici des;natari di fa4ure ele4roniche di cui al comma 1 del presente ar;colo, consultabili sul sito

9 9 Obblighi per le P.A. Comunicazione ai fornitori del Codice Univoco Ufficio (CUU) Art. 6, comma 5 del DMEF n. 55 del 3 aprile 2013 Paragrafo 2 circolare MEF- DFP n. 1 del 31 marzo 2014 IL CUU è un elemento essenziale per la trasmissione della fa4ura ele4ronica. Ogni Pubblica amministrazione deve: - completare il caricamento degli Uffici deputa; alla ricezione delle fa4ure ele4roniche entro tre mesi dalla data di decorrenza degli obblighi; - Provvedere ad indicare ad ogni fornitore l elenco dei contrao vigen;, indicando per ognuno il CUU rilasciato dall IPA

10 10 Obblighi per le P.A. Ufficio di fa4urazione ele4ronica centrale (Uff_eFa4uraPA) Paragrafo 5 circolare MEF- DFP n. 1 del 31 marzo 2014 L IPA ha creato per ogni amministrazione presente nel sistema un ufficio di fa4urazione ele4ronica centrale definito Uff_eFa4uraPA. U;lizzo: nel caso in cui l amministrazione sia inerte i fornitori potranno u;lizzare tale CUU nel caso in cui l amministrazione non abbia comunicato al fornitore il CUU rela;vo al contra4o specifico e il fornitore non sia in grado di individuare in modo univoco, sulla base dei da; contra4uali in proprio possesso, l Ufficio des;natario della fa4ura.

11 11 Obblighi per le P.A. Divieto di acce4azione di fa4ure in forma cartacea e di pagamento in assenza di fa4ura ele4ronica Art. 6, comma 6 del DMEF n. 55 del 3 aprile 2013 Paragrafo 4 circolare MEF- DFP n. 1 del 31 marzo 2014 A far data dalla decorrenza dell obbligo, le pubbliche amministrazioni: - non possono acce4are fa4ure che non siano trasmesse in forma ele4ronica per il tramite del Sistema di interscambio - non possono procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino all'invio delle fa4ure in formato ele4ronico.

12 12 Obblighi per le P.A. Divieto di acce4azione di fa4ure in forma cartacea e di pagamento in assenza di fa4ura ele4ronica Paragrafo 4 circolare MEF- DFP n. 1 del 31 marzo 2014 Le fa4ure emesse in forma cartacea prima della data di entrata in vigore (6/6/ /3/2015) possono essere acce4ate e pagate se pervengono entro tre mesi (6/9/ /6/2015) e comunque anche alla scadenza dei tre mesi se è in corso l istru4oria di pagamento. Le fa4ure emesse in forma cartacea dopo la data di entrata in vigore (6/6/ /3/2015) non possono essere acce4ate e pagate.

13 13 Decorrenza dalla data di entrata in vigore del regolamento di cui al comma 213 (DMEF n. 55 del 3 aprile 2013) Art. 6 c. 2 dodici mesi dalla data di entrata in vigore del presente decreto nei confron; dei Ministeri, delle Agenzie fiscali e degli En; nazionali di assistenza e previdenza sociale Art. 6 c mesi dalla data di entrata in vigore del presente decreto nei confron; delle amministrazioni di cui all art. 1, comma giugno giugno 2015 Art. 25 del D.L. 66/2014 il termine di cui all art. 6 comma 3 è an;cipato al 31 marzo marzo 2015

14 14 Amministrazioni interessate dal 6 giugno 2014 Ministeri (13)! Ministero degli Affari Esteri! Ministero delle Politiche Agricole e Forestali " Corpo Forestale dello Stato! Ministero dell'ambiente e della Tutela del Territorio e del Mare! Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali! Ministero della Salute! Ministero dello Sviluppo Economico! Ministero dell'economia e delle Finanze " Avvocatura dello stato " Guardia di finanza! Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo (Musei, Biblioteche, Sovrintendenze)! Ministero dell'interno (Vigili del fuoco, Polizia di Stato)! Ministero della Difesa (Aeronautica, Esercito, Marina) " Arma dei Carabinieri! Ministero della Giustizia (Tribunali, Amministrazione penitenziaria)! Ministero dell'istruzione, dell'università e della Ricerca " Istituti di istruzione statale di ogni ordine e grado! Ministero delle infrastrutture e dei trasporti (Motorizzazioni, Capitanerie di porto) Agenzie fiscali (3)! Agenzia delle entrate! Agenzia del demanio! Agenzia delle dogane e dei monopoli

15 15 SEGUE Amministrazioni interessate dal 6 giugno 2014 Enti di previdenza e assistenza sociale (22)! CNN - Cassa nazionale del notariato! CNPADC - Cassa nazionale di previdenza e assistenza dei dottori commercialisti! ONAOSI - Opera nazionale per l'assistenza agli orfani dei sanitari italiani! ENPAM - Ente nazionale previdenza e assistenza dei medici e degli odontoiatri! ENPAF - Ente nazionale di previdenza e assistenza dei farmacisti! Cassa nazionale di previdenza e assistenza forense! EPPI - Ente di previdenza dei periti industriali e dei periti industriali laureati! INPGI - Istituto nazionale di previdenza dei giornalisti italiani! CIPAG - Cassa italiana di previdenza e assistenza dei geometri liberi professionisti! ENPAV - Ente nazionale di previdenza e assistenza dei veterinari! EPAP - Ente di previdenza e assistenza pluricategoriale! ENPAPI - Ente nazionale di previdenza e assistenza della professione infermieristica! INAIL - Istituto nazionale infortuni sul lavoro! ENPAB - Ente nazionale di previdenza e assistenza a favore dei biologi! ENPACL - Ente nazionale di previdenza e assistenza per i consulenti del lavoro! CNPR - Cassa nazionale di previdenza e assistenza dei ragionieri e periti commerciali! FASC - Fondo Agenti Spedizionieri e Corrieri! INARCASSA - Cassa di previdenza e assistenza per gli ingegneri ed architetti liberi professionisti! ENPAIA - Ente nazionale di previdenza per gli addetti e gli impiegati in agricoltura! INPS - Istituto nazionale previdenza sociale;! ENPAP - Ente nazionale di previdenza e assistenza degli psicologi! Fondazione ENASARCO

16 16 Amministrazioni interessate dal 31 marzo 2015 Organi costituzionali e di rilievo costituzionale Presidenza del Consiglio dei Ministri Enti di regolazione dell'attività economica Enti produttori di servizi economici Autorità amministrative indipendenti Enti a struttura associativa Enti produttori di servizi assistenziali, ricreativi e culturali Enti e Istituzioni di ricerca Istituti zooprofilattici sperimentali

17 17 Amministrazioni locali interessate dal 31 marzo 2015 Regioni e province autonome, Province, Comuni, Comunità montane, Unioni di comuni Agenzie, enti e consorzi per il diritto allo studio universitario Agenzie ed enti per il turismo Agenzie ed enti regionali del lavoro Agenzie ed enti regionali per la formazione, la ricerca e l'ambiente Agenzie regionali e provinciali per la rappresentanza negoziale Agenzie regionali per le erogazioni in agricoltura Agenzie regionali sanitarie Enti di regolazione dei servizi idrici e/o dei rifiuti (ex AATO) Autorità portuali Aziende ospedaliere, aziende ospedaliero-universitarie, policlinici e istituti di ricovero e cura a carattere scientifico pubblici Aziende sanitarie locali Camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura e unioni regionali Consorzi di bacino imbrifero montano Consorzi tra amministrazioni locali Parchi nazionali, consorzi e enti gestori di parchi e aree naturali protette Consorzi interuniversitari di ricerca Agenzie ed enti regionali di sviluppo agricolo Fondazioni lirico-sinfoniche Teatri stabili ad iniziativa pubblica Università e istituti di istruzione universitaria pubblici Altre amministrazioni locali

18 18 (FatturaPA) Per fattura elettronica (rectius FatturaPA) si intende un documento informatico in formato XML (extensible Markup Language), sottoscritto con firma elettronica qualificata o digitale, secondo la normativa, anche tecnica, vigente in materia. L'uso di una sintassi XML è stato scelto, oltre che per la sua diffusione e semplicità, anche perché consente facili ricerche mediante i metadati, è leggibile facilmente mediante i fogli di stile, è di dimensioni contenute. L uso della firma elettronica garantisce integrità ed autenticità assoluta del documento. Conservando anche le notifiche di consegna associate alle fatture si ha la prova della trasmissione (e dunque del momento dell'emissione)

19 19 Contenuto della fattura elettronica (FatturaPA) 1. informazioni fiscali obbligatorie (D.P.R. n. 633 del 1972 artt. 21 e 21-bis) 2. informazioni per trasmissione della fattura elettronica al soggetto destinatario attraverso il Sistema di Interscambio; 3. informazioni per l integrazione nel processo di ciclo passivo con i sistemi gestionali e/o con i sistemi di pagamento; 4. eventuali ulteriori informazioni che possono risultare di interesse per esigenze informative concordate tra cliente e fornitore ovvero specifiche dell emittente, con riferimento a particolari tipologie di beni ceduti/prestati, ovvero di utilità per il colloquio tra le parti. Il D.L. 66/2014 ha dettato l obbligo di inserire nella FatturaPA anche: il Codice identificativo di Gara (CIG) il Codice Unico di Progetto (CUP) prescrivendo il divieto di pagamento delle fatture prive di tali dati

20 20 Art. 1 c. 211 e 212 L. 244/2007 La trasmissione delle fatture elettroniche avviene attraverso il Sistema di interscambio istituito dal Ministero dell economia e delle finanze e da questo gestito anche avvalendosi delle proprie strutture societarie. Con decreto del Ministro dell economia e delle finanze da emanare entro il 31 marzo 2008 è individuato il gestore del Sistema di interscambio e ne sono definite competenze e attribuzioni Decreto Ministero Economia e Finanze del 7 marzo 2008 Agenzie delle entrate GESTORE SOGEI Condizione tecnica

21 21 Il sistema di fatturazione elettronica

22 22 I canali di trasmissione della fattura elettronica 1 un sistema di posta elettronica certificata (PEC) o analogo sistema di posta elettronica basato su tecnologie che certifichino data e ora dell invio e della ricezione delle comunicazioni, nonché l integrità del contenuto delle stesse; 2 un sistema di cooperazione applicativa (SDICoop) esposto su rete internet fruibile attraverso protocollo HTTPS per i soggetti non attestati su rete SPC (Sistema Pubblico di Connettività); 3 un sistema di cooperazione applicativa (SPCoop) tramite porte di dominio attestate su rete SPC (Sistema Pubblico di Connettività); 4 un sistema di trasmissione dati tra terminali remoti (SDIFTP) basato su protocollo FTP all'interno di circuiti chiusi che identificano in modo certo i partecipanti e assicurano la sicurezza del canale; 5 un sistema di trasmissione telematica esposto su rete internet fruibile attraverso protocollo HTTPS per i soggetti accreditati (applicazione WEB).

23 23 Il Sistema di Interscambio (SdI) 1 riceve le fatture elettroniche in formato FatturaPA dai fornitori 2 effettua i controlli formali sulla fattura 3 inoltra la fattura al soggetto ricevente censito su IPA 4 invia ai soggetti le notifiche:! di consegna (fattura formalmente corretta e trasmessa)! di scarto (fattura che non ha superato i controlli formali, da correggere e ritrasmettere)! di mancata consegna (la fattura ha superato i controlli ma non può essere trasmessa al soggetto ricevente, resta in carico al SdI fino alla avvenuta consegna o scarto definitivo che sarà comunicata mediante notifica successiva! di riconoscimento/rifiuto della fattura da parte del soggetto destinatario (entro 15 giorni)! di notifica decorrenza termini

24 24 Il flusso procedurale del sistema di fatturazione elettronica

25 25 Data di emissione della fattura elettronica. Art. 21 comma 1 del D.P.R. 633/1972: La fattura... si ha per emessa all atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente. Art. 2 comma 3 del D.M. 55: si considera trasmessa per via elettronica. e ricevuta solo a fronte della ricevuta di consegna da parte del Sistema di interscambio Par. 3 della circolare 1 MEF- DFP del 31/03/2014 può darsi per emessa anche a fronte del rilascio da parte del SDI della notifica di mancata consegna.

26 26 Data di ricezione della fattura elettronica. Art. 2 comma 3 del D.M. 55: si considera trasmessa per via elettronica. e ricevuta solo a fronte della ricevuta di consegna da parte del Sistema di interscambio

27 27 Data di ricezione della fattura elettronica D.Lgs. n. 192 del 9 novembre 2012 Lotta contro i ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali! I contratti, comunque denominati, tra imprese ovvero tra imprese e pubbliche amministrazioni, che comportano, in via esclusiva o prevalente, la consegna di merci o la prestazione di servizi contro il pagamento di un prezzo! Conclusi a far data dal 1 gennaio 2013! Trenta giorni dalla data di ricevimento da parte del debitore della fattura o di una richiesta di pagamento di contenuto equivalente.! trenta giorni dalla data di ricevimento delle merci o dalla prestazione dei servizi, quando la data in cui il debitore riceve la fattura o la richiesta equivalente di pagamento è anteriore a quella del ricevimento delle merci o della prestazione dei servizi;! trenta giorni dalla data dell'accettazione o della verifica eventualmente previste dalla legge o dal contratto ai fini dell'accertamento della conformità della merce o dei servizi alle previsioni contrattuali, qualora il debitore riceva la fattura o la richiesta equivalente di pagamento in epoca non successiva a tale data.

28 28 Decreto Ministero economia e finanze n. 55 del 3 aprile 2013 ALLEGATO A Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica Formato della fattura elettronica: Informazioni fiscali Informazioni per la trasmissione attraverso SDI Informazione per l integrazione nel processo di ciclo passivo Altre informazioni

29 29 Decreto Ministero economia e finanze n. 55 del 3 aprile 2013 ALLEGATO B Regole tecniche: Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica Modalità di emissione delle fatture elettroniche Modalità di trasmissione delle fatture elettroniche Modalità di interazione con il sistema di interscambio Controlli effettuati dal sistema di interscambio

30 30 Decreto Ministero economia e finanze n. 55 del 3 aprile 2013 ALLEGATO C Linee guida Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica

31 31 Decreto Ministero economia e finanze n. 55 del 3 aprile 2013 ALLEGATO D Codici Ufficio: Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica Identificazione univoca Modalità d identificazione Processo di caricamento/aggiornamento dei codici identificativi dell amministrazione sull IPA Indicazioni operative

32 32 L indice delle pubbliche amministrazioni

33 33 Il Codice Univoco Ufficio CUU

34 34 Il sistema di fatturazione elettronica

35 35 Normativa di riferimento per gli adempimenti informatici

36 36 Normativa di riferimento per gli adempimenti informatici 1. DPR 445 del 28 dicembre T.U. in materia di documentazione amministrativa 2. D.Lgs. 82 del 7 marzo Codice dell amministrazione digitale 3. D.L. 179 del 18 ottobre Ulteriori misure urgenti per la crescita del Paese Protocollo informatico 1. DMIT 14/10/ Approvazione delle linee guida per l'adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi 2. Circ. AGID n. 60/ Standard per il protocollo informatico. 3. DPCM 03/12/ Nuove Regole tecniche per il protocollo informatico Firma elettronica 1. Delibera CNIPA n. 45/ Regole per il riconoscimento e la verifica del documento informatico 2. Delibera DigitPA n. 69/2010 Modifiche alla Delibera CNIPA n. 45/ DPCM 22/02/ Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche..

37 37 Normativa di riferimento per gli adempimenti informatici Posta elettronica Certificata 1. D.P.R. 68 del 11 febbraio Regolamento recante disposizioni per l'utilizzo della posta elettronica certificata 2. DPCM 6 maggio Disposizioni in materia di rilascio e di uso della casella di PEC assegnata ai cittadini 3. Circ. 1/2010/DDI del 18/02/ Uso della PEC nelle amministrazioni pubbliche. Conservazione digitale 1. DPCM 03/12/ Regole tecniche in materia di sistema di conservazione 2. Circ. AGID n. 65/ Modalità per l accreditamento e la vigilanza sui soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici

38 38 Conservazione e archiviazione

39 39 Art. 1 c. 209 L. 244/2007 Adempimento l emissione, la trasmissione, la conservazione e l archiviazione delle fa4ure (anche so4o forma di nota, conto, parcella e simili) emesse nei rappor; con le amministrazioni pubbliche deve essere effe4uata esclusivamente in forma ele4ronica

40 40 Fatturazione delle operazioni Art. 21 DPR 633/1972 Come modificato dalla L. 228/2012 (Legge di stabilità 2013) Comma 1 Per fattura elettronica si intende la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico. Comma 2 Il soggetto passivo assicura l'autenticità dell'origine, l'integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione; autenticità dell'origine ed integrità del contenuto possono essere garantite mediante sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile, ovvero mediante l'apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell'emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati o altre tecnologie in grado di garantire l'autenticità dell'origine e l'integrità dei dati.

41 41 Tenuta e conservazione dei registri e dei documenti Art. 39 DPR 633/1972 Come modificato dalla L. 228/2012 (Legge di stabilità 2013) Comma 3 Le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica, in conformità alle disposizioni del decreto del Ministro dell'economia e delle finanze adottato ai sensi dell'articolo 21, comma 5, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. Le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate elettronicamente

42 42 La conservazione! presenta aspetti nuovi e complessi rispetto all'ambito tradizionale cartaceo, riferiti soprattutto al mantenimento nel lungo periodo dell integrità, autenticità, leggibilità e accessibilità dei contenuti informatici conservati! implica una profonda reingegnerizzazione dei processi organizzativi interni! necessita di tempistiche diverse per evitare rischi di obsolescenza, attenuando così la rigorosa articolazione dell archivio nelle classiche tre fasi (corrente, deposito, storico), che va legata organizzativamente alla valenza amministrativa dei documenti! richiede l impiego di figure professionali specialistiche adeguatamente formate

43 43 La conservazione La conservazione può essere svolta:! all interno della struttura organizzativa del soggetto produttore dei documenti informatici da conservare! affidandola, in modo totale o parziale, ad altri soggetti, pubblici o privati che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche attraverso un contratto o convenzione di servizio. Per la PA è fatto obbligo di affidare la conservazione solo a conservatori accreditati presso l Agenzia per l Italia Digitale, attraverso un contratto o convenzione di servizio

44 44 Processo di conservazione Il sistema delineato dal DPCM 3/12/2013 prevede necessariamente tre ruoli e quattro fasi Produttore di norma diverso dal soggetto che forma il documento, è responsabile del pacchetto di versamento e provvede alle operazioni di versamento nel sistema di conservazione. Responsabile della conservazione definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia, in relazione al modello organizzativo adottato Utente richiede al sistema di conservazione l accesso ai documenti informatici per acquisire le informazioni di interesse Produzione Archiviazione Conservazione Ricerca ed esibizione

45 45 Ruoli e responsabilità nel processo di conservazione DPCM 03 dicembre 2013, articolo 6 e 7 Il responsabile della gestione documentale o il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi assicura la trasmissione del contenuto del pacchetto di versamento, da lui prodotto, al sistema di conservazione secondo le modalità operative definite nel manuale di conservazione. Il responsabile della conservazione definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia, in relazione al modello organizzativo adottato ai sensi dell articolo Il Responsabile della conservazione opera d intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali, con il responsabile della sicurezza e con il responsabile dei sistemi informativi. Nelle Pubbliche Amministrazioni il ruolo del Responsabile della Conservazione è svolto da un dirigente o da un funzionario formalmente designato. Il ruolo può essere svolto dal responsabile della gestione documentale ovvero dal coordinatore della gestione documentale, ove nominato.

46 46 Il manuale della conservazione DPCM 03 dicembre 2013, articolo 7 Il Manuale della conservazione è un documento informatico che riporta almeno: 1. i dati dei soggetti che nel tempo hanno assunto la responsabilità del sistema di conservazione, descrivendo in modo puntuale, in caso di delega, i soggetti, le funzioni e gli ambiti oggetto della delega stessa; 2. la struttura organizzativa comprensiva delle funzioni, delle responsabilità e degli obblighi dei diversi soggetti che intervengono nel processo di conservazione; 3. la descrizione delle tipologie degli oggetti sottoposti a conservazione, comprensiva dell indicazione dei formati gestiti, dei metadati da associare alle diverse tipologie di documenti e delle eventuali eccezioni; 4. la descrizione delle modalità di presa in carico di uno o più pacchetti di versamento, comprensiva della predisposizione del rapporto di versamento; 5. la descrizione del processo di conservazione e del trattamento dei pacchetti di archiviazione;

47 47 Il manuale della conservazione DPCM 03 dicembre 2013, articolo 7 6. la modalità di svolgimento del processo di esibizione e di esportazione dal sistema di conservazione con la produzione del pacchetto di distribuzione; 7. la descrizione del sistema di conservazione, comprensivo di tutte le componenti tecnologiche, fisiche e logiche, opportunamente documentate e delle procedure di gestione e di evoluzione delle medesime; 8. la descrizione delle procedure di monitoraggio delle funzionalità del sistema di conservazione e delle verifiche sull integrità degli archivi, con l evidenza delle soluzioni adottate in caso di anomalie; 9. la descrizione delle procedure per la produzione di duplicati o copie; 10. i tempi entro i quali le diverse tipologie di documenti devono essere scartate, ovvero trasferite in conservazione, ove, nel caso della PA, non già presenti nel manuale di gestione; 11. le modalità con cui viene richiesta la presenza di un pubblico ufficiale, indicando anche quali sono i casi per i quali è previsto il suo intervento; 12. le normative in vigore ei luoghi dove sono conservati i documenti.

48 48 Aspetti fiscali

49 49 Fatturazione delle operazioni Art. 21 DPR 633/1972 Come modificato dalla L. 228/2012 (Legge di stabilità 2013) Comma 1 Per fattura elettronica si intende la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico. Comma 2 Il soggetto passivo assicura l'autenticità dell'origine, l'integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione; autenticità dell'origine ed integrità del contenuto possono essere garantite mediante sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile, ovvero mediante l'apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell'emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati o altre tecnologie in grado di garantire l'autenticità dell'origine e l'integrità dei dati.

50 50 Tenuta e conservazione dei registri e dei documenti Art. 39 DPR 633/1972 Come modificato dalla L. 228/2012 (Legge di stabilità 2013) Comma 3 Le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica, in conformità alle disposizioni del decreto del Ministro dell'economia e delle finanze adottato ai sensi dell'articolo 21, comma 5, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. Le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate elettronicamente

51 51 Tenuta e conservazione dei registri e dei documenti Documen; contabili tenu; in forma cartacea Vengono forma; ed aggiorna; esclusivamente su carta Documen; contabili tenu; con sistemi informa;ci Vengono forma; ed aggiorna; su sistemi informa;ci e vengono stampa; entro il termine di presentazione delle dichiarazioni Documen; contabili ele4ronici Vengono forma; e ges;; solo in formato ele4ronico. Non sono stampa; e sono resi immodificabili entro il termine di presentazione delle dichiarazioni

52 52 DMEF 23 gennaio 2004 Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto In corso di sostituzione da parte del MEF al fine di allineare al mutato contesto normativo e tecnologico! Le regole tecniche di riferimento sono quelle del CAD, non solo per la conservazione, ma anche per la formazione, l emissione, la trasmissione, la copia, la duplicazione, la riproduzione, l esibizione, la validazione temporale e la sottoscrizione elettronica! Frequenza di conservazione annuale per tutti i documenti! Non più obbligo di trasmissione dell'impronta dell'archivio informatico oggetto di conservazione, bensì obbligo di comunicare che la conservazione avviene in modalità elettronica nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento! Semplificazione del processo di assolvimento dell imposta di bollo sui documenti informatici

53 53 Nuovo DMEF Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto Allinea le norme fiscali con l innovazione normativa dell ultimo periodo. In particolare:! fa esplicito riferimento alle definizioni contenute nel CAD e nelle relative regole tecniche;! introduce la definizione di "sottoscrizione elettronica, intendendosi tale sia l apposizione della firma elettronica qualificata che della firma digitale;! per la formazione, l emissione, la trasmissione, la conservazione, la copia, la duplicazione, la riproduzione, l esibizione, la validazione temporale e la sottoscrizione elettronica dei documenti informatici, si fa riferimento alle regole tecniche del CAD, e dell art. 21, comma 3, del D.P.R. n. 633/1972 in materia di fatturazione elettronica;! i documenti informatici rilevanti ai fini tributari hanno le caratteristiche dell immodificabilità, dell integrità, dell'autenticità e della leggibilità, e utilizzano i formati previsti dal CAD e dalle relative regole tecniche;

54 54 Nuovo DMEF.segue.! Ai fini della loro rilevanza fiscale, i documenti informatici sono conservati in modo che:! a) siano rispettate le norme del codice civile e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità;! b) siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita Iva, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste.! Il processo di conservazione dei documenti richiede l'apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione! Il processo di conservazione dei documenti è effettuato annualmente

55 55 Nuovo DMEF.segue.! Il procedimento di generazione delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico di documenti e scritture analogici avviene ai sensi dell art 22, comma 3, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e ai fini tributari termina con la sottoscrizione elettronica! La conservazione avviene secondo le stesse modalità previste per i documenti informatici! La distruzione di documenti analogici, di cui è obbligatoria la conservazione, è consentita soltanto dopo il completamento della procedura di conservazione! Il contribuente è obbligato a comunicare che effettua la conservazione in modalità elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento! In caso di verifiche, controlli o ispezioni, il documento informatico è reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico presso la sede del contribuente ovvero presso il luogo di conservazione delle scritture

56 56 Nuovo DMEF.segue.! L'imposta di bollo sui documenti informatici fiscalmente rilevanti è corrisposta mediante versamento con modello F24 con modalità esclusivamente telematica! Il pagamento dell imposta relativa alle fatture, agli atti, ai documenti ed ai registri emessi o utilizzati durante l anno avviene in un unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell esercizio! Le fatture elettroniche per le quali è obbligatorio l assolvimento dell imposta di bollo devono riportare specifica annotazione di assolvimento dell imposta con le modalità sopra esposte! L'imposta sui libri e sui registri di cui all'art. 16 della tariffa allegata al decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 642, tenuti in modalità informatica, è dovuta ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse

57 57 Registro delle fatture (ricevute) D.L. 66/2014 Art. 42 (Obbligo di tenuta del registro delle fatture presso le PA) Fermo restando quanto previsto da specifiche disposizioni di legge, a decorrere dal 1 luglio 2014, le pubbliche amministrazioni di cui all'articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165 adottano il registro unico delle fatture nel quale entro 10 giorni dal ricevimento sono annotate le fatture o le richieste equivalenti di pagamento per somministrazioni, forniture e appalti e per obbligazioni relative a prestazioni professionali emesse nei loro confronti. Il registro delle fatture costituisce parte integrante del sistema informativo contabile.

58 58 Registro delle fatture (ricevute) D.L. 66/2014 Art. 42 (Obbligo di tenuta del registro delle fatture presso le PA) Nel registro delle fatture e degli altri documenti contabili equivalenti è annotato: a) il codice progressivo di registrazione; b) il numero di protocollo di entrata; c) il numero della fattura o del documento contabile equivalente; d) la data di emissione della fattura o del documento contabile equivalente; e) il nome del creditore e il relativo codice fiscale; f) l'oggetto della fornitura; g) l'importo totale, al lordo di IVA e di eventuali altri oneri e spese indicati; h) la scadenza della fattura; i) nel caso di enti in contabilità finanziaria, gli estremi dell'impegno indicato nella fattura o nel documento contabile equivalente ai sensi di quanto previsto dal primo periodo del presente comma oppure il capitolo e il piano gestionale, o analoghe unità gestionali del bilancio sul quale verrà effettuato il pagamento; l) se la spesa è rilevante o meno ai fini IVA; m) il Codice identificativo di gara (CIG), tranne i casi di esclusione dall'obbligo di tracciabilità di cui alla legge 13 Agosto 2010, n. 136; n) il Codice unico di Progetto (CUP), in caso di fatture relative a opere pubbliche, interventi di manutenzione straordinaria, interventi finanziati da contributi comunitari e ove previsto ai sensi dell'articolo 11 della legge 16 gennaio 2003, n. 3; o) qualsiasi altra informazione che si ritiene necessaria.