FAQ FATTURA PA. (Aggiornate al 17/07/2015)

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1 FAQ FATTURA PA (Aggiornate al 17/07/2015)

2 FAQ FATTURA PA DOMANDE FREQUENTI SULLA FATTURA PA REGISTRAZIONE AL SERVIZIO DI TRASMISSIONE E CONSERVAZIONE PASSEPARTOUT D: In fase di registrazione che indirizzo devo inserire? E possibile per un commercialista inserire il proprio indirizzo ? R: L indirizzo pec ed non pec devono essere quelli dell azienda che deve attivare il servizio e comunque non risulta possibile registrare sul sito un indirizzo non pec già utilizzato in una precedente registrazione. D: Se non ricevo la con il link da confermare per l attivazione del servizio, cosa devo fare? R: In questo caso o si è inserito erroneamente un indirizzo sbagliato oppure il proprio provider di posta blocca la riconoscendola come spam o altro. Per terminare la procedura va inviata a: specificando la ragione sociale, la partita iva e l indirizzo non pec inserito in fase di registrazione. D: Una volta che ho terminato la configurazione della fattura pa posso emettere documenti? R: I documenti si possono emettere e trasmettere al servizio Entaksi ma quest ultimo non inoltrerà i file al sistema di interscambio fino a che non riceverà le deleghe firmate; questo perché a livello di normativa non è autorizzato ad operare fino a che non riceve le deleghe. D: Chi deve firmare le deleghe? R: Le deleghe vanno firmate in originale dal legale rappresentante dell azienda che si sta registrando al servizio. D: Come posso trasmettere le deleghe? R: Le deleghe vanno inviate tramite raccomandata a: ENTAKSI SOLUTIONS Srl - San Marcello Pistoiese, Via La Piana 76 loc. Pontepetri CAP Oppure: R: Le deleghe possono essere inviate via pec ma devono essere firmate digitalmente e trasmesse all indirizzo: Si precisa che in questo caso la normativa prevede che le deleghe in oggetto vengano conservate in modalità ottica sostitutiva; tale conservazione non può essere demandata al servizio Entaksi. MODULI DOCUVISION FATTURA ELETTRONICA D: Ho trasmesso le fatture ma non vedo le ricevute R: Verificare in Docuvision Fattura elettronica Gestione ricevute fatture pa la presenza di ricevute; se presenti selezionarle e importarle nei documenti. D: La fattura è stata scartata, come mi devo comportare? R: Una volta che la ricevuta di scarto da è stata importata nel relativo documento (il documento nel Cruscotto fattura PA passerà dallo stato Trasmesso in attesa di ricevuta a Scartato) sarà possibile correggere l errore segnalato, ristampare il documento corretto da emissione revisione documenti e inviarlo nuovamente. 2

3 D: La fattura è stata rifiutata, come mi devo comportare? FAQ FATTURA PA R: L arti Art 21 DRP 633/1972 e successive modificazioni riporta che La fattura, cartacea o elettronica, si ha per emessa all'atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente., inoltre la circolare MEF n. 1 del 31/03/2014 dichiara che la fattura PA si considera validamente emessa sia in presenza di ricevuta di consegna (notifica RC) che di notifica di mancata consegna (notifica MC). La possibilità tecnica ammessa dal Sistema di Interscambio è in contrasto con quanto sopra specificato dalla normativa, pertanto nelle aziende con Trasmissione e conservazione Passepartout, a partire da questa versione - per garantire maggiormente la corretta operatività - non è possibile inoltrare nuovamente una fattura PA per la quale si è ricevuta una notifica di rifiuto da parte della Pubblica Amministrazione. Tentando di creare una nuova versione di tale documento da magazzino o parcellazione studio, la procedura segnala Documento FatturaPA non aggiornabile. Occorrerà quindi registrare una nota di accredito interna (su un sezionale non elettronico) che storni i dati di tale documento ed emettere una nuova-differente fattura contenente le informazioni mancanti nel documento precedentemente rifiutato dalla Pubblica Amministrazione. Se la Pubblica Amministrazione, contestualmente al rifiuto del documento ha reso noto di aver riportato nella propria contabilità il documento in questione; la nota di accredito dovrà essere riportata sul sezionale elettronico al fine di emetterla in formato. xml ed inoltrata al Sistema di Interscambio con le usuali modalità. Anche a questa seguirà l emissione di una nuova fattura su sezionale elettronico. D: Ho ricevuto una notifica di decorsi i termini, cosa significa? R: Una volta che lo SdI consegna la fattura all ente (arriva relativa ricevuta di consegna) quest ultimo ha 15 giorni di tempo per dare comunicazione allo SdI di accettazione o rifiuto del documento. Se l ente non da comunicazione entro i 15 giorni previsti, lo SdI invia ricevuta di decorrenza termini. In questo caso, per lo SdI, l iter della fattura in oggetto è finito. Non risulta possibile ritrasmettere la fattura in quanto verrebbe scartata dallo SdI perché già processata. Consigliamo di contattare l ente per capire se accetta o rifiuta il documento. Se il documento è stato accettato, la procedura è terminata. Se il documento è stato rifiutato, va fatta nota di credito per annullare la fattura e ne va emessa una nuova. D: Ho ricevuto una notifica di mancata consegna, cosa significa? R: Lo SdI ha considerato corretta la fattura ma non riesce a consegnarla all ente. Proverà a contattare l ente per altri 10 giorni; se la effettua la consegna trasmetterà ricevuta di consegna altrimenti, trascorsi i 10 giorni, invierà ricevuta di non recapito. In caso di non recapito (stato finale di fattura) non si può ritrasmettere il documento tramite lo sdi (che lo scarterebbe perché già processato) ma si è autorizzati ad inviare il documento xml in altra modalità (in accordo con l ente). D: Perché non si visualizzano le ricevute tramite un foglio di stile? R: Passepartout ha previsto e gestisce il foglio di stile per una visualizzazione più leggibile delle ricevute ma il sistema di interscambio non inserisce nelle ricevute i riferimenti al foglio di stile da loro stessi previsti. D: Per le fatture generate in autonomia con versioni precedenti alla 2015C bisogna archiviare solo le fatture con notifica di esito "accettata" o bisogna acquisire anche i documenti e le notifiche con esito "rifiutata"? R: La voce "Fatture pronte per la conservazione" prende in considerazione le fatture PA che si trovano in uno stato finale del processo, ossia che hanno agganciata una ricevuta di notifica esito, o di decorsi i termini oppure una notifica di non recapito, e che possono essere inoltrate ad Entaksi per la conservazione sostitutiva. Sta all'utente: - decidere cosa memorizzare in docuvision per la conservazione in Entaksi; - valutare se inoltrare o meno anche le rifiutate; - valutare se nei documenti rifiutati che sono stati poi inoltrati nuovamente (e non per i quali si è proceduto con una emissione di nota di accredito e successiva altra fattura) se gestire tutto in un solo documento di docuvision. Ossia registrare: fattura, 3

4 FAQ FATTURA PA varie notifiche sino all'esito di tipo rifiuto, la nuova versione della fattura e successiva ricevute sino a nuovo stato finale del processo. 4

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