2 RISPOSTE A QUESITI SULLA FATTURA ELETTRONICA ALLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE

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1 FATTURA PA FAQ

2 RISPOSTE A QUESITI SULLA FATTURA ELETTRONICA ALLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE (FATTURAPA) Il seguente documento riporta i quesiti emersi durante i corsi in videoconferenza del 6 e 9 giugno 2014, rivolto ai Partner e agli Utenti finali dei prodotti Passepartout. Le risposte presenti nel seguente documento, forniscono dettagli sull utilizzo delle funzionalità implementate nell applicazione, alla luce della normativa oggi disponibile e della sua interpretazione prevalente. FAQ DEL 13/06/2014 GENERALI D: LA SCADENZA RELATIVA ALL OBBLIGO FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO I COMUNI E LE SCUOLE È POSTICIPATA AL 31/03/15? R: Il MEF con Circolare n. 1 del 31/03/2014 ha fornito alcuni chiarimenti: DECORRENZA 6/6/2014 Pubbliche amministrazioni. Esempio: Ministeri Agenzia delle Entrate, delle Dogane e del Demanio; Istituzioni scolastiche (emanazioni del Ministero Istruzione); INAIL INPS Casse Nazionali Previdenza (notai, ingegneri, etc.) DECORRENZA 31/3/2015 Altre amministrazioni. Esempio: Regioni Province Comuni ASL CCIAA Consorzi interuniversitari di ricerca, etc. L elenco completo degli enti tenuti all obbligo di FatturaPA si trova in: D: PER LA DECORRENZA DEL 31/03/15 NON HO L OBBLIGO DELL'INVIO DA OGGI? R: Dal 6 giugno 2014 non è più possibile inviare fatture cartacee alla PA principali. Per le PA locali l obbligo scatta dal 31/03/2015. D: UNA FATTURA CON DATA 31 MAGGIO VA EMESSA COL VECCHIO SISTEMA QUINDI IN FORMATO NON ELETTRONICO? R: L Articolo 6, comma6 del DM 55/2013 riporta: A decorrere dalle date di cui ai commi da 1 a 4, le amministrazioni in essi indicate non possono accettare fatture che non siano trasmesse in forma elettronica per il tramite del Sistema di interscambio e, trascorsi tre mesi da tali date, le stesse non possono procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino all'invio delle fatture in formato elettronico. 2 RISPOSTE A QUESITI SULLA FATTURA ELETTRONICA ALLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE (FATTURAPA)

3 Stando alla data indicata il documento poteva essere emesso in forma cartacea; tuttavia il comma di cui sopra fa supporre che l Amministrazione per procedere al pagamento potrebbero richiedere comunque di inviare nuovamente la medesima fattura in forma elettronica. Si consiglia di richiedere delucidazioni all Amministrazione in questione. D: LA SCADENZA DEL 6 GIUGNO 2014 È RELATIVA ANCHE ALLE SCUOLE? LE SCUOLE PUBBLICHE RIENTRANO NELLA CASISTICA? R: Sì in quanto emanazioni del Ministero dell Istruzione. L Amministrazione è tenuta a dare comunicazione al fornitore sull obbligo di utilizzare la fattura elettronica. D: LA SCADENZA DEL 6 GIUGNO 2014 È RELATIVA ANCHE ALLE ASL? R: L obbligo scatta dal 31/03/2015. L Amministrazione è tenuta a dare comunicazione al fornitore sull obbligo di utilizzare la fattura elettronica. D: BISOGNA ESSERE REGISTRATI AL SITO FATTURA PA? R: Per effettuare verifiche file, consultazione normativa, visualizzazione file basta collegarsi al sito Per inoltri come soggetti abilitati ai servizi Entratel-Fisconline ovviamente occorre avere i relativi requisiti. D: QUANDO PUÒ VERIFICARSI CHE L'EMITTENTE SIA DIVERSO DAL CEDENTE? R: Quando il cedente sceglie un terzo soggetto per l emissione del documento. D: NEL CASO IN CUI SIA IL COMMERCIALISTA A REGISTRARE LE FATTURE PER CONTO DEL CLIENTE E A PROVVEDEDERE ALL'INVIO DEL FILE.XML? R: Significa che, come da accordi tra commercialista e cedente/prestatore, il commercialista è sia emittente che trasmittente. Quindi utilizzerà la sua firma digitale in quanto emittente. D: IL CLIENTE DI UN COMMERCIALISTA CHE VUOLE EMETTERE FATTURE PA, COSA DEVE AVERE COME REQUISITO MINIMO? R: Per l emissione del file xml nelle tre modalità è necessario impostare alcuni campi e tabelle aziendali (si faccia riferimento alla documentazione di rilascio) e operare con qualsiasi tipo di utente (anche idesk azienda di Businesspass, ad esempio) per la creazione del file. Per la gestione ulteriore con Docuvision si veda le limitazioni indicate nella documentazione per i diversi tipi di utenti. D: SE UN CLIENTE EMETTE FATTURA ACCOMPAGNATORIA, PUÒ STAMPARE ANCHE IN FORMATO GRAFICO PER AVERE LA FIRMA DI CONSEGNA? O DEVE PASSARE AL BC? R: La fattura su carta non ha più nessuna valenza a nostro avviso, visto l obbligo entrato in vigore dal 6 u.s. Si rimanda alla consultazione della normativa o ad accordi con la relativa amministrazione. D: C'È UN ELENCO DEGLI UFFICI AI QUALI INVIARE LA FATTURAPA? R: Consultare il sito D: ALL'INTERNO DI MEXAL NON È PREVISTO L'INSERIMENTO DELL'ELENCO DEI CODICI UFFICIO PA? R: No, l elenco completo dei Codici Ufficio PA è disponibile sul sito D: LA GESTIONE DELLA FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PA È DISPONIBILE ANCHE SU SOLUTION? R: La creazione del file xml è disponibile anche in terminali di tipo Solution. La gestione dei dati di Docuvision non è invece prevista per il terminale Solution di Mexal (intesa come funzioni successive al salvataggio del file in Docuvision). Considerando che questa tipologia di terminale non stampa i fiscali, si è deciso che non gestisca funzioni che sono molto vicine al fiscale. RISPOSTE A QUESITI SULLA FATTURA ELETTRONICA ALLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE (FATTURAPA) 3

4 D: A COSA SERVE LA FATTURA ELETTRONICA PDF? R: Abbiamo esclusivamente ricordato che i nostri prodotti gestiscono tranquillamente la fatturazione elettronica in formato pdf (esempio tra privati). In tal caso per l inoltro con la firma digitale occorre avere Docuvision Workflow Digitale. OPERAZIONI PRELIMINARI D: ALL'INTERNO DELLE ANAGRAFICHE DEI CLIENTI, NEL CAMPO , DEVE ESSERE INDICATO L'INDIRIZZO UTILIZZATO PER LA PEC DELLO SDI? R: Noi lo sconsigliamo poiché l indirizzo per il cliente potrebbe essere utilizzato per altri scopi. D: CHI EMETTE LE FATTURE ALLA P.A HA GIÀ UN SEZIONALE DEDICATO; CONSIGLIATE DI FARNE UN ALTRO? R: La normativa specifica che il sezionale contenente fatture elettroniche deve essere distinto dal sezionale cartaceo. D: SE L'AZIENDA E' INDIVIDUALE È SEMPRE NECESSARIO RIPORTARE LA VOCE SOCIO UNICO? R: La nostra scelta è stata la seguente: se nell anagrafica azienda è presente il numero REA noi riportiamo il blocco In tale blocco i campi ufficio, numero e stato liquidazione sono obbligatori e quindi riportiamo sempre i relativi tag. Invece per capitale sociale e socio unico li riportiamo esclusivamente se l utente li ha compilati in anagrafica azienda. Quindi è cura dell utente conoscere e compilare correttamente la casistica che lo riguarda. GENERAZIONE DEL FILE FATTURAPA D: IL PROGRAMMA GENERA LE FATTURE PA ANCHE DA FATTURAZIONE DIFFERITA? R: Sì, si veda anche lo specifico parametro di selezione appositamente implementato. D: IL NUMERATORE DEL SEZIONALE APPOSITO FATTURAPA E IL PROGRESSIVO UNIVOCO DEL FILE SONO CORRELATI TRA DI LORO? R: La nomenclatura del file prevede che l ultima parte del nome file sia un progressivo alfanumerico relativo agli inoltri del soggetto trasmittente. Non coincide quindi con il numero del documento emesso. D: SE SI RIGENERA IL FILE IL NUMERO PROGRESSIVO UNIVOCO VA AVANTI? R: Sì è stata fatta tale scelta in quanto ci risulta che lo stesso progressivo alfanumerico possa essere utilizzato solo in caso di mancato inoltro. In tal caso non si rende quindi necessario creare un diverso file xml. D: SE SI EMETTE UNA FATTURAPA E SUCCESSIVAMENTE QUESTA VIENE VARIATA, IL FILE XML VIENE RETTIFICATO? R: Il file xml non si varia in automatico. Solo scegliendo nuovamente una stampante che prevede la creazione del file xml se ne ha uno nuovo a cui, la nostra procedura assegna un nuovo numero progressivo (ultima parte del nome file). È l utente a decidere in quali casistiche scegliere di apportare variazioni al documento ricreando il file. D: POSSO EMETTERE IL FILE XML IN TUTTI E TRE I TIPI DI FORMATO (DOCUVISION, FILE, )? R: Sì ma ogni ristampa andrebbe a creare un nuovo file con una nuova nomenclatura (la sezione relativa alla parte alfanumerica del nome file viene aggiornata ad ogni creazione-stampa fattura). D: SE L'AZIENDA NON TIENE LA CONTABILITÀ, MA PORTA LE FATTURE AL COMMERCIALISTA PER LA REGISTRAZIONE, PER QUESTO TIPO DI FATTURE CHE SONO SOLO IN FORMATO XML, COME PUÒ DARE UNA COPIA CARTACEA AL COMMERCIALISTA? R: La stamperà su carta con altra modulistica, se vuole. Ovviamente non rappresenta la fattura originale. Oppure si inoltra copia del file xml. Le nostre procedure non limitano-controllano l operatività dell utente. 4 RISPOSTE A QUESITI SULLA FATTURA ELETTRONICA ALLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE (FATTURAPA)

5 D: NON POSSO FARE FATTURE ACCOMPAGNATORIE? DEVO FARE IL DDT E POI LA FATTURA ELETTRONICA? R: La norma non cita affatto i DDT. Parla solo di fatture e note di credito. Se la fattura accompagnatoria va consegnata al trasportatore (vettore, mittente, destinatario) non crediamo possa essere elettronica. Quindi si suppone che sia necessario fare i DDT cartacei a cui segue la fattura elettronica. D: SE PRIMA DI EMETTERE LA FATTURA PER UNA PA, SI CONSEGNA LA MERCE, SI FA UNA BC NORMALMENTE E POI IN FASE DI FATTURAZIONE LA SI EMETTE COME FATTURAPA? R: Sì. D: È NECESSARIO UTILIZZARE DUE MODELLI PER FD E FT? R: Sì, come da sempre nella nostra modulistica grafica. D: IN BASE A COSA LA PROCEDURA HA INDICATO FTE E NON FTA? R: In fase di emissione documento, per un cliente di tipo fattura pa, propone la prima sigla modulistica presente nell azienda di tipologia xml. D: NELLE PROSSIME VERSIONI SARÀ POSSIBILE NEI PARAMETRI DEL MODULO STAMPARE IN AUTOMATICO LA FATTURA PA ANCHE IN UN ALTRO FORMATO (FT)? R: Stiamo valutando, al momento dovete eventualmente fare il contrario. FT che richiama il modulo che gestisce l xml (esempio: FTE). D: NON POSSO MAI STAMPARE UNA FATTURA A VIDEO? VISUALIZZARLA NEL MODO TRADIZIONALE? R: Sì può fare scegliendo una modulistica tradizionale. D: QUANDO C'È UN AGGIORNAMENTO DEL MODULO DA PARTE DI PASSEPARTOUT, QUELLO DEL CLIENTE SI AGGIORNA IN AUTOMATICO O SI RENDE NECESSARIO SOVRASCRIVERE IL PRECEDENTE FORMATO DI MODULISTICA? R: Non aggiorniamo mai in automatico in quanto: - l utente potrebbe averlo copiato con sigla differente; - l utente o il rivenditore potrebbe aver personalizzato il modulo. D: SE IL FORMATO STANDARD VIENE MODIFICATO SI PUÒ RICHIEDERE UNA FUNZIONE DI AGGIORNAMENTO DI QUELLO COPIATO IN PRECEDENZA? O BISOGNA CANCELLARE IL PRECEDENTE E RICREARLO? R: Al momento bisogna scegliere se ricopiare dagli esempi lo standard con le nostre eventuali implementazioni e lì riportare le vostre personalizzazioni o tenere il vostro e riportare in queste le nostre eventuali implementazioni. D: L'EDITAZIONE DELLA MODULISTICA GRAFICA COME AVVIENE? R: Come per gli altri moduli utilizzando il pulsante Edita modulo [F7]. D: SE HO L'INTERMEDIARIO DEVO MODIFICARE IL MODULO PER INSERIRE I DATI DELL'INTERMEDIARIO? R: Se per intermediario intende un soggetto diverso dal cedente/prestatore che emette il documento è necessario personalizzare la modulistica riportando le relative informazioni, se per intermediario intende il trasmittente questo viene gestito impostando i dati relativi in anagrafica azienda dati aziendali TRASMITTENTE FATTURA ELETTRONICA PA. D: PERCHÉ L' EVENTUALE MODULO PERSONALIZZATO DA MODIFICARE NEL CASO DI TERZO SOGGETTO NON È PREDISPOSTO DA PASSEPARTOUT? R: La gestione automatica al momento non è prevista, comunque se anche rilasciassimo due distinti moduli di esempio in tale casistica dovreste comunque personalizzarlo indicando i data anagrafici del soggetto in questione. RISPOSTE A QUESITI SULLA FATTURA ELETTRONICA ALLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE (FATTURAPA) 5

6 D: ATTUALMENTE I MIEI CLIENTI SU ALCUNE FATTURE INDICANO IL NUMERO ORDINE DEL CLIENTE. IN MEXAL L'UNICO RIFERIMENTO ALL'ORDINE È IL NUMERO DELL'OC, COME RIPORTARE IL NUMERO ORDINE DEL CLIENTE? R: Personalizzare il modulo, inserendo ad esempio al posto de nr. dell OC la variabile del numero del riferimento esterno (ovviamente l utente dovrà ricordarsi di compilarlo sui documenti di tipo OC). D: IN ALCUNI CASI NELLA FATTURA VENIVANO INDICATI DIVERSE RIGHE DESCRITTIVE (DESCRIZIONE DI UNA LAVORAZIONE) E POI SI INDICAVA UN UNICA RIGA CON IL TOTALE. COME POSSONO ESSERE RIPORTATE NEL MODULO FATTURA PA LE RIGHE DESCRITTIVE? R: Non è fattibile riportare, per come è previsto il file xml, le righe gestite nei documenti come descrittive. D: IL NUMERO D'ACQUISTO INAIL È STATO AGGIUNTO NELLA MODULISTICA? R: La nostra modulistica riporta i dati richiesti obbligatori. Campi aggiuntivi domandati da alcune pubbliche amministrazioni rientrano nelle personalizzazioni che potete fare alla modulistica. D: SE DEVO AGGIUNGERE CAMPI PERSONALIZZATI RELATIVI AL CLIENTE, VENGONO RICONOSCIUTI DAL FOGLIO DI STILE? R: Per campi personalizzati intendiamo dei campi comunque previsti (anche se facoltativi) nel tracciato XML, quindi il foglio di stile non ha alcun problema a visualizzarli. Consigliamo di visionare la Rappresentazione tabellare del tracciato FatturaPa al link D: SE GESTISCO I LOTTI DEVO OGNI VOLTA ANDARE A PERSONALIZZARE IL MODULO XML OPPURE È PREVISTO NEL VOSTRO FORMATO L'IMMISSIONE DEI LOTTI? R: Nel tracciato xml non è previsto alcun campo specifico. Al momento si rimanda alla risposta precedente. D: A COSA POTREBBE SERVIRE LA PERSONALIZZAZIONE DI UN MODULO SE IL TRACCIATO È QUELLO PREDISPOSTO DAL MINISTERO ED È IN XML? R: Si vedano le risposte alle precedenti domande. D: IL CIG E CUP NON VENGONO RIPORTATI SE NON PASSANDO DA UN OC, PERCHÉ? R: Per come è strutturato il tracciato XML della fattura PA versione 1.0, il CIG e CUP possono essere inseriti in uno dei seguenti blocchi di dati: <DatiOrdineAcquisto>, <DatiContratto>, <DatiConvenzione>, <DatiRicezione>. CIG e CUP non possono essere inseriti come dati a sé stanti. Noi abbiamo deciso di prevedere nel formato solo il blocco <DatiOrdineAcquisto> (con all'interno anche CIG e CUP), in quanto il contratto, la convenzione e la ricezione non sono informazioni che al momento gestiamo. D: INSERENDO IL LINK AL FOGLIO DI STILE, DIRETTAMENTE IN MODULISTICA GRAFICA LO SDI SCARTEREBBE IL FILE? R: No ed abbiamo implementato la riga in questione nell ultima versione. Ovviamente l utente deve riportare il foglio di stile (recuperandolo dal sito nella cartella dove visualizza-salva i file.xml. FIRMA DIGITALE D: È POSSIBILE FIRMARE UTILIZZANDO DIKE? R: Sì. La nostra integrazione nel modulo Docuvision prevede esclusivamente Dike, se le operazioni di firma-inoltro vengono effettuate esternamente dal nostro gestionale dovete scegliere un fornitore che gestisca firma digitale in grado di valorizzare il parametro signing time. D: SE EMETTO IL FILE.XML ED È L'INTERMEDIARIO CHE SI OCCUPA DEL RESTO, DEVO APPORRE IO LA FIRMA DIGITALE PRIMA DI DARLO ALL'INTERMEDIARIO OPPURE È L'INTERMEDIARIO CHE DEVE APPORRE LA SUA FIRMA DIGITALE? R: La firma digitale deve essere del soggetto emittente. E cura del cliente operare in tal modo. 6 RISPOSTE A QUESITI SULLA FATTURA ELETTRONICA ALLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE (FATTURAPA)

7 D: UTILIZZANDO IL SITO E QUINDI INVIANDO IL FILE TRAMITE FISCONLINE È NECESSARIO FIRMARE IL FILE? R: Il file deve essere firmato sempre. FAQ FatturaPA D: LA FIRMA ELETTRONICA CERTIFICATA È NECESSARIA CON L'INVIO PER PEC? R: La firma elettronica qualificata è sempre necessaria per la fattura elettronica in quanto è l unico sistema per garantire l autenticità dell origine e l integrità del contenuto. D: ALCUNI COMMERCIALISTI DICONO CHE L'INVIO VIA PEC ESCLUDE LA FIRMA È ESATTO? R: Si veda la risposta alla domanda precedente. TRASMISSIONE DELLA FATTURA D: PER EFFETTUARE LA VERIFICA, IL FILE DEVE ESSERE GIÀ FIRMATO? OPPURE È SUFFICIENTE IL FILE XML NON FIRMATO? R: E sufficiente il file.xml. D: IN RELAZIONE AI 3 MESI FISSATI PER IL PAGAMENTO, SIGNIFICA CHE ANCORA PER 3 MESI POSSONO ESSERE INVIATE FATTURE CARTACEE? R: Dal 6 giugno 2014 non è più possibile inviare fatture cartacee alla PA principali. Per le PA locali l obbligo scatta dal 31/03/2015. D: LA PEC È IL CANALE PIÙ SEMPLICE E CONSIGLIATO PER L'INVIO? R: Forse è il più conosciuto, sicuramente è l unico per cui è prevista ad oggi un integrazione in Docuvision. D: SE L'INVIO DELLA FATTURA ELETTRONICA VIENE FATTA TRAMITE PEC È OBBLIGATORIO USARE IL SISTEMA DI INTERSCAMBIO? R: Il sistema di interscambio è obbligatorio in qualsiasi caso. Con la PEC l indirizzo da utilizzare è D: MA SE IO USO LA PEC DEVO EFFETTUARE LA REGISTRAZIONE SU SDI? R: Accreditarsi su SDI è necessario solo per le modalità diverse da PEC e Portale Web FatturaPA. D: IL SOGGETTO OBBLIGATO AD AVERE UNA CASELLA PEC È SOLO L'EMITTENTE, REQUISITO RICHIESTO DALLA CAMERA DI COMMERCIO PER TUTTE LE AZIENDE, O ANCHE IL CLIENTE? R: La PEC è sicuramente richiesta per il trasmittente, se questo coincide con il soggetto emittente è scelta/opzione del soggetto fornitore della pubblica amministrazione. Ad ogni modo l invio avviene tramite lo SDI che ha predisposto un indirizzo PEC. Si ricorda che può utilizzare anche gli altri canali di trasmissione. D: SE L'UTENTE È ABILITATO A ENTRATEL È OBBLIGATO A TRASMETTERE SOLO IN QUESTA MODALITÀ? R: Non ci risulta ma è compito dell utente verificare questa opzione. D: E' LO SDI CHE PENSA AD INOLTRARE LA FATTURA ELETTRONICA AL CLIENTE? R: Sì è lo SDI che funge da snodo tra gli attori interessati dal processo. La FatturaPA va inviata esclusivamente attraverso il Sistema di Interscambio. RISPOSTE A QUESITI SULLA FATTURA ELETTRONICA ALLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE (FATTURAPA) 7

8 CONSERVAZIONE OTTICA SOSTITUTIVA D: IL DOCUVISION BASE È GIÀ COMPRESO NEL PROGRAMMA SENZA ACQUISTARE ALTRO? R: Sì, come sempre dovete scegliere la tipologia di database da utilizzare ed installarlo (si rimanda alla documentazione relativa ai database gestiti presente nel manuale del prodotto NOZIONI GENERALI). D: COME MAI CI STAI SPIEGANDO DOCUVISION? SERVE PER L'ARCHIVIAZIONE? R: Come anticipato al meeting di fine marzo e indicato nella documentazione della 2014D e 2014E Docuvision può essere utilizzato per tali necessità. D: L'ARCHIVIAZIONE È DISPONIBILE SOLO CON BUSINESSPASS? R: Se intende l archiviazione ottica sostitutiva no. E disponibile con Docuvision presente sia in Businesspass che Mexal. Se il modulo è Docuvision base e non Workflow sarà limitata ai soli documenti di tipo Fattura PA. D: E' OBBLIGATORIA ANCHE LA STAMPA/CONSERVAZIONE CARTACEA DELLA FT PA? R: A dire il vero la normativa dice il contrario (si rimanda alla relativa consultazione). Occorre conservarle in modalità elettronica. D: NELLO SPECIFICO MEXAL COME E DOVE ESEGUE LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA? R: I nostri gestionali lo effettuano tramite Docuvision, l utente previa consultazione della normativa e degli obblighi relativi a capo del Responsabile della conservazione, deciderà se farla effettuare da terzi o meno. D: UNA FATTURAPA GENERATA IN FILE XML PUÒ ESSERE INSERITA SUCCESSIVAMENTE IN DOCUVISION PER L'ARCHIVIAZIONE? R: Sì. Si presume ciò avvenga quando il file xml viene creato esternamente ai gestionali Passepartout. D: CD/DVD O ANCHE HD PER LA CONSERVAZIONE? R: La normativa parla di supporti ottici. Il nostro programma non fa controlli. Si tenga conto che in caso di installazione live o Businesspass in fase di marcatura del volume tutti i relativi dati vengono spostati in una specifica cartella definita dall utente tramite il pulsante Dir. Masteriz. 8 RISPOSTE A QUESITI SULLA FATTURA ELETTRONICA ALLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE (FATTURAPA)

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