Data Redatto Verificato Approvato Controllato

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1 U.O.C. Segreteria e Affari Generali Procedura Gestione Determinazioni adottate dal Direttore Generale in funzione di Commissario Liquidatore delle gestioni stralcio ex UU.SS.LL. 13, 14, 25 e 26 29/11/2013 Procedura n 00019/2013 PROCEDURA GESTIONE DETERMINAZIONI ADOTTATE DAL DIRETTORE GENERALE IN FUNZIONE DI COMMISSARIO LIQUIDATORE DELLE GESTIONI STRALCIO EX UU.SS.LL. 13, 14, 25 E 26 Data Redatto Verificato Approvato Controllato 29/11/2013 Funzionario U.O. Segreteria e Affari Generali Dott. Maurizio Malasoma Direttore Amministrativo D.ssa Antonella Valeri e Direttore U.O. Segreteria e Affari Generali D.ssa Carlotta Clavarino Direttore Generale Dr. Eugenio Porfido Direttore U.O. Gestioni Economiche e Finanziarie D.ssa Rosaria Spagnuolo Valenza documentale Aziendale X Presidio/ Distretto Dipartimento Unità operativa Interdipart Interaziend. Livello di diffusione Intranet Lista di presa visione/distribuzione Riunioni X Storia documento del data Numero revisione Tipo di revisione 29/11/13 0 Prima emissione Matrice attività e responsabilità Struttura proponente Segreteria Direzione Direttore Sanitario/Diretto re Amministrativo Direttore Generale in funzione di Commissario Liquidatore U.O. Segreteria e Affari Generali U.O. Comunicazione Presentazione x Proposta Numerazione x Proposta Visti x Adozione x Determinazione Pubblicazione x x Protocollazione/ Archiviazione x 1

2 1. SCOPO Oggetto della presente procedura è la disciplina relativa all adozione ed alla pubblicazione degli atti di ricognizione debitoria anni pregressi, i cosiddetti atti stralcio, per i quali è prevista l adozione da parte del Direttore Generale nella sua funzione di Commissario Liquidatore delle gestioni ex UU.SS.LL. 13, 14, 25 e L ITER DI ADOZIONE DELLE DETERMINAZIONI DEL DIRETTORE GENERALE DELLE GESTIONI STRALCIO Inteso che il compito dei Commissari Liquidatori, cioè dei Direttori Generali nell esercizio di questa funzione è il riaccertamento della situazione debitoria e creditoria delle ex UU.SS.LL. al 31/12/1994 ed il riaccertamento nelle gestioni liquidatorie di eventuali sopravvenienze attive e passive relative alle gestioni stesse, la presente procedura definisce le modalità per la predisposizione dei relativi provvedimenti. 3. PRESENTAZIONE DELLE PROPOSTE DI DETERMINAZIONE DEGLI ATTI STRALCIO DA PARTE DELLE STRUTTURE PROPONENTI Le proposte di determinazione relative agli atti definiti stralcio vengono presentate alla Segreteria Aziendale nel formato cartaceo. Per la loro elaborazione non si utilizza il consueto programma di gestione atti aziendali Pratiche WEB. Per gli atti per i quali si richieda una adozione urgente, o la necessità di adozione entro una scadenza precisa, questa evenienza deve essere debitamente segnalata e motivata. Il Dirigente Responsabile della struttura che propone il provvedimento attesta, sottoscrivendolo, che lo stesso, a seguito dell istruttoria effettata, nella forma e nella sostanza è legittimo e congruente con le finalità istituzionali dell Azienda. Le proposte di determinazione degli atti stralcio devono rispettare i seguenti requisiti formali: - Corretta e completa compilazione della camicia - Firma del Dirigente Responsabile della Struttura Proponente sulla camicia e sull atto - Firma del Responsabile del procedimento sull atto e sulla camicia in qualità di redattore istruttoria - Corretta indicazione dei conti di bilancio - Corretta citazione degli atti aziendali - Completezza documentazione allegata e/o in visione per il DG in funzione di Commissario Liquidatore - se oggetto di approvazione, allegata all atto quale parte integrante ed essenziale - se solo citata nell atto, spillata all interno della camicia in visione per il DG in funzione di Commissario Liquidatore - Motivazione dettagliata della clausola di immediata esecutività 2

3 - Parere Consiglio dei Sanitari (ove necessario) - Copia per Collegio Sindacale Il rispetto dei predetti requisiti viene attestato dal dirigente responsabile della struttura proponente attraverso la compilazione di apposita lista di controllo (allegato 1). 4. NUMERAZIONE DELLE PROPOSTE E VERIFICA DEI REQUISITI FORMALI La proposta in entrata presso la Segreteria non contiene una numerazione, essendo stata elaborata dalla struttura proponente al di fuori della procedura Pratiche Web ed essendo il frutto della elaborazione effettuata sul fascsimile in allegato 2; La Segreteria esercita il controllo sull atto eventualmente rinviandolo alla struttura proponente per integrazioni e/o correzioni qualora ravvisi che non vi siano i corretti requisiti; La Segreteria appone alla proposta una numerazione interna progressiva che viene trascritta sulla camicia e registrata su un file di Excel all uopo predisposto e contenente le seguenti colonne: - Numero proposta - Data proposta - Oggetto proposta - Struttura proponente Lo stesso file di Excel verrà utilizzato dopo la conversione della proposta in determinazione per inserirvi anche le seguenti ulteriori informazioni: - Numero determinazione - Data determinazione. 5. PARERI DEI DIRETTORI SANITARIO E AMMINISTRATIVO Le proposte di determinazione vengono sottoposte al parere dei Direttori Sanitario e Amministrativo; il rilascio del parere attesta che l atto, nella forma e nella sostanza, è legittimo e congruente con le finalità istituzionali dell Azienda; Qualora i Direttori ritengano di richiedere elementi integrativi su particolari atti, gli stessi vengono rinviati alla struttura proponente per le integrazioni del caso. 6. SEDUTA DELIBERANTE Nello svolgimento della seduta deliberante la proposta viene discussa e firmata anche dal Direttore Generale, nella sua funzione di Commissario Liquidatore; in esito alla seduta deliberante si ha la numerazione e la datazione, da parte della Segreteria, della determinazione adottata. La Segreteria adotta il modello di copertina delle determinazioni scaricabile da Pratiche WEB (vedi allegato 3), lo compila con il numero e la data della determinazione e lo stampa in 3

4 duplice copia; una copia viene anteposta all originale della proposta di determinazione ed un altra funge da copertina della copia dell atto. La numerazione e la datazione della determinazione consistono anche nell apposizione del numero e del timbro datario sulla camicia e nella registrazione all interno del file di Excel di cui al punto PUBBLICAZIONE DEGLI ATTI STRALCIO ADOTTATI, AD OPERA DEL SETTORE DETERMINAZIONI E DECRETI Le determinazioni, vengono poi trasmesse in cartaceo, al Settore Determinazioni e Decreti della U.O. Segreteria e Affari Generali, in originale e copia contenuti all interno della camicia. In base alle vigenti norme regionali (L.R e s.m.i.), il Settore Determinazioni e Decreti ha dieci giorni di tempo, dalla data di adozione, per procedere alla pubblicazione. Preliminarmente alla pubblicazione, il funzionario incaricato effettua alcune operazioni sugli atti ricevuti ed in particolare: 1. corretta indicazione del Responsabile del procedimento sugli atti adottati; 2. verifica della corrispondenza tra le informazioni presenti sulla camicia e quelle risultanti sul frontespizio della determinazione e della proposta (oggetto, clausola di immediata eseguibilità, numero e data, struttura proponente); 3. verifica finale sulla presenza degli requisiti formali individuabili: - nella firma del Direttore Generale in funzione di Commissario Liquidatore e del Dirigente Proponente: - nelle firme del Direttore Sanitario e Amministrativo; - nella firma del Responsabile del Procedimento, se diverso dal Dirigente proponente; - numero e presenza degli allegati, se indicati nell atto come parte integrante e sostanziale. Il Settore Determinazioni e Decreti, all atto della ricezione, eseguiti i controlli di cui al punto precedente: a) compila un file di Excel denominato Atti stralcio, in cui vengono riportati gli estremi della delibera (e della proposta): numero proposta, data proposta, oggetto delibera, struttura proponente, numero delibera, data delibera e data di esecutività dell atto (la data di esecutività dell atto corrisponde a quella di adozione nel caso degli atti stralcio assunti con la formula della immediata esecutività e corrisponde invece all ultimo giorno di pubblicazione per gli atti non immediatamente eseguibili); b) appone la pagina di certificazione della pubblicazione dell atto, scaricandola dal programma di gestione atti aziendali Pratiche WEB, quale ultima pagina della determinazione, e dopo aver provveduto alla sua compilazione con le date di pubblicazione e di esecutività ed aver proceduto alla sottoscrizione del certificato stesso; 4

5 c) procede alla conversione elettronico del file cartaceo ricevuto, completo della pagina di pubblicazione, in un file elettronico attraverso una scansione che produce un file nel formato aperto PDF, da pubblicarsi successivamente sul sito ufficiale dell Ente, come consentito dalla normativa sulla Trasparenza, legge ; d) trasmette il file al Responsabile della U.O. Comunicazione, o suo sostituto in caso di assenza, affinché quella struttura provveda all inserimento della determinazione all interno della sezione del sito internet aziendale denominata Amministrazione trasparente, al cui interno, sub-sezione Provvedimenti è presente l archivio di interesse rubricato come Atti stralcio. Questa pubblicazione viene effettuata a valere quale assolvimento della pubblicità legale a cui la A.S.L. deve obbligatoriamente destinare il provvedimento; e) predispone una nota protocollata di accompagnamento dell atto pubblicato da inviarsi al Collegio Sindacale: la nota indica il numero e la data dell atto pubblicato e la data della sua pubblicazione ed alla stessa viene allegata la copia cartacea dell atto Stralcio. f) La nota viene consegnata a mano alla Segreteria di Direzione per gli adempimenti successivi. Il firmatario della nota protocollata suddetta è il Direttore della U.O. Segreteria e Affari Generali, o suo delegato, con la specifica che la sottoscrizione viene apposta in nome e per conto del Direttore Generale in funzione di Commissario Liquidatore. La nota viene destinata al Collegio Sindacale ed assegnata alla U.O. Segreteria e Affari Generali e al Collegio Sindacale. 8. CONSERVAZIONE ARCHIVISTICA Il Settore Determinazioni e Decreti della U.O. Segreteria e Affari Generali cura la tenuta archivistica degli originali cartacei degli atti stralcio, provvedendo, a fine anno, alla verifica della completezza della serie archivistica ed alla loro rilegatura, unitamente all elenco completo degli atti numerati, come risultante dai fogli Excel utilizzati in base alla presente procedura. Gli atti di cui alla presente procedura sono documenti a conservazione illimitata. 9. TRASMISSIONE DELLA DELIBERA A pubblicazione digitale avvenuta, la Struttura proponente la determinazione, provvede alla trasmissione dell atto, liberamente scaricabile dal WEB, dalle Sezioni del sito ufficiale dell Ente prima indicate, alle strutture organizzative che risultano assegnatarie dell atto stesso ed alle altre che, a vario titolo, sono interessate dal provvedimento. 10. PRINCIPALI RIFERIMENTI NORMATIVI: D.Lgs. n. 502 del 1992 e s.m.i L. 241 del 1990 e s.m.i 5

6 D.P.R. n 445 del 2000 e s.m.i Legge regionale n. 40 del 2005 e s.m.i (art. 42, comma 2 e 4) Statuto Aziendale e Regolamento di Organizzazione interna (Determ.ne n ) Legge ( Trasparenza delle PP.AA. ) Legge n Misure di razionalizzazione della finanza pubblica : art. 2, punto 14 Delibera di G.R.T. n 141 del 05/02/1996 (nomina dei DD.GG. quali Commissari Liquidatori delle gestioni ex UU.SS.LL. Gestione 1994 e precedenti, in applicazione della suddetta legge del Nonché i precedenti atti ricognitivi sulla gestione stralcio (Determ.ne del D.G. n Determ.ni del D.G. nn e 3043 del Determ.ne del D.G. n Determ.ne del D.G. n Determ.ne del D.G. n Determ.ne del D.G. n Determ.ne del D.G. n del Determ.ne del D.G. n 787 del Determ.ne del D.G. n 135 del 2012) 11. MODIFICHE La presente procedura è sottoposta a verifica ed aggiornamento qualora sia necessario, per sopravvenute esigenze di organizzazione interna o per modifiche legislative in materia 12. DISTRIBUZIONE L U.O. Segreteria e Affari Generali provvede a diffondere la presente procedura tramite a tutte le strutture amministrative, tecniche, con contestuale invito a diffondere la stessa tra il personale che predispone atti. La procedura viene contemporaneamente diffusa tramite pubblicazione sul sito web aziendale, nella sezione Atti e Protocollo, sub-sezione Atti decisionali aziendali. 13. ARCHIVIAZIONE L originale della procedura per la Definizione e diffusione dell Iter di adozione delle Determinazioni è conservato agli atti della Segreteria della Direzione Aziendale e dell U.O. Segreteria e Affari Generali. 14. RINVIO Per tutto quanto non ulteriormente specificato si fa riferimento e si rinvia alla Procedura di gestione degli atti aziendali presente sul sito interno dell Ente alla sezione Atti e protocollo, subsezione Atti decisionali aziendali, titolata Procedura di determinazione. ELENCO ALLEGATI: ALLEGATO 1 LISTA DI CONTROLLO ALLEGATO 2 MODELLO DI PROPOSTA DI DETERMINAZIONE ALLEGATO 3 MODELLO DI COPERTINA DI DETERMINAZIONE ALLEGATO 4 DIAGRAMMA DI FLUSSO 6

7 ALLEGATO 1 Lista di controllo Proposta di determinazione n. Corretta e completa compilazione camicia Visto del Dirigente Responsabile della Struttura Proponente sulla camicia e sull atto Visto del Responsabile del procedimento sull atto Corretta indicazione dei conti di bilancio (ove previsti) Corretta citazione degli atti aziendali Completezza documentazione allegata e/o in visione per il DG: - se oggetto di approvazione, allegata all atto quale parte integrante ed essenziale - se solo citata nell atto, spillata all interno della camicia in visione per il DG Autorizzazione RZ/DSPO/Dip. Prev. (ove necessario) Parere UOTI (per acquisti HW e SW) (ove necessario) Relazione UO Manutenzioni TS (per sostituzioni apparecchiature) Compatibilità con tetti di spesa (ove previsti) Attestazione delle strutture gestori di conto di rispetto del budget annuale assegnato Motivazione dettagliata della clausola di immediata esecutività Informativa alle OO.SS. (ove necessaria) Parere Consiglio dei Sanitari (ove necessario) Copia per Collegio Sindacale SI NO Scadenze particolari:.. Annotazioni per DG DS DA 7

8 ALLEGATO 2 REGIONE TOSCANA AZIENDA UNITÀ SANITARIA LOCALE N. 6 di LIVORNO PROPOSTA DI DETERMINAZIONE DEL DIRETTORE GENERALE IN FUNZIONE DI COMMISSARIO LIQUIDATORE DELLE GESTIONI STRALCIO EX UU.SS.LL. 13,14,25 E 26 N. DEL STRUTTURA PROPONENTE: OGGETTO: Strutture aziendali interessate PARERI Vista la proposta di determinazione in oggetto, per quanto di rispettiva competenza, all adozione del provvedimento, esprimono PARERE FAVOREVOLE Ai sensi dell art. 3, comma 7, D. Lgs. n. 502/92 IL DIRETTORE SANITARIO... F.to sull originale Su richiesta del Direttore Generale IL DIRETTORE AMMINISTRATIVO..... F.to sull originale Ai sensi dell art. 3, comma 12, D. Lgs. n. 502/92 IL PRESIDENTE del CONSIGLIO DEI SANITARI..... F.to sull originale Ai sensi dell art. 40, comma 2, L.R.T. n. 40 del 2005 IL DIRETTORE DEI SERVIZI SOCIALI... F.to sull originale CONTI ECONOMICI/PATRIMONIALI CODICE DESCRIZIONE CONTO ANNO CONTO BILANCIO Codice Conto Descrizione Conto Bilancio 8

9 ASL N 6 DI LIVORNO OGGETTO: IL DIRETTORE: VISTI il D. Lgs. n. 165 del 2001; il D. Lgs. n. 502 del 1992; la L.R.T. n. 40 del 2005; la L. n. 241 del 1990 e VISTE le loro successive modifiche ed integrazioni; VISTI, ancora, il vigente Statuto Aziendale ed il Regolamento di Organizzazione interna; VISTA.. ATTESO VERIFICATO DATO ATTO che la spesa prevista rientra nel budget assegnato alla struttura...in qualità di gestore del conto RITENUTO, pertanto, di ; DATO ATTO che il Responsabile del presente procedimento (ex Legge n 241/90) è il Sig./la Sig.ra: Nome Cognome., PROPONE 1) 2) Di registrare il costo sui conti economici CONTI ECONOMICI/PATRIMONIALI CODICE DESCRIZIONE CONTO ANNO CONTO BILANCIO Codice Conto Descrizione Conto Bilancio 3) Di imputare il costo ai fattori produttivi e centri di costo CENTRO DI COSTO Centro di Costo CONTROLLO DI GESTIONE FATTORE PRODUTTIVO Fattore Produttivo Il responsabile del procedimento (firmato sull originale).. Il responsabile della struttura proponente (firmato sull originale)

10 ASL N. 6 DI LIVORNO IL DIRETTORE GENERALE in funzione di Commissario Liquidatore VISTO l art. 3 del D. Lgs. n. 502 del 1992 e successive modificazioni ed integrazioni ed in virtù dei poteri conferitigli dalla Giunta Regionale Toscana; LETTA E VALUTATA la proposta di determinazione di cui sopra, presentata dal Dirigente preposto alla materia; ACQUISITO il parere favorevole obbligatorio (ove trattasi di attività di sua competenza) espresso dal Direttore Sanitario ai sensi dell'art. 3, comma 7, D. Lgs. 502/92 e successive modifiche e integrazioni, nonché il parere del Direttore Amministrativo; PRESO ATTO che chi propone il presente provvedimento, sottoscrivendolo, attesta che lo stesso, a seguito dell istruttoria effettata, nella forma e nella sostanza è legittimo e congruente con le finalità istituzionali dell Azienda e visti i pareri successivamente in merito espressi dai Direttori coadiuvanti, ciascuno per il proprio ambito di competenza; DISPONE Di far propria la proposta sopra riportata, recependola integralmente nei termini indicati. 1 IL DIRETTORE GENERALE in funzione di Commissario Liquidatore 10

11 ALLEGATO 3 REGIONE TOSCANA AZIENDA UNITÀ SANITARIA LOCALE N. 6 di LIVORNO DETERMINAZIONE DEL DIRETTORE GENERALE IN FUNZIONE DI COMMISSARIO LIQUIDATORE DELLE GESTIONI STRALCIO EX UU.SS.LL. 13,14,25 E 26 N. DEL STRUTTURA PROPONENTE: OGGETTO: Strutture aziendali interessate 11

12 ALLEGATO 4 - DIAGRAMMA DI FLUSSO Presentazione alla Segreteria di Direzione della proposta di determinazione da parte della struttura proponente, in cartaceo, senza l utilizzo del gestionale Pratiche WEB NO Verifica dei requisiti formali, numerazione delle proposte e registrazione degli altri estremi su un file di Excel da parte della Segreteria di Direzione SI Apposizione delle firme da parte del Direttore Sanitario e del Direttore Amministrativo L Ufficio Delibere, controlla i requisiti formali, appone e firma la pagina di pubblicazione, provvede alla scansione del l atto, protocolla la nota di trasmissione al Collegio Sindacale ed integra il file di Excel di registrazione con gli estremi di protocollo Adozione dell atto da parte del Direttore Generale nella sua funzione di Commissario Liquidatore gestioni ex UU.SS.LL. 14, 15, 25 e 26 Integrazione file di Excel di registrazione con gli estremi della determinazione e trasmissione dell atto al Settore Determinazioni e Decreti della U.O. Segreteria e Affari generali Il file elettronico dell atto viene trasmesso alla U.O. Comunicazione per la sua pubblicazione all interno della Sezione Internet aziendale denominata Amministrazione Trasparente, sub-sezione Provvedimenti Trasmissione del file anche alla Segreteria di Direzione, via , per la conoscenza dei vertici aziendali Il Settore Delibere detiene l originale dell atto per la conservazione archivistica e la rilegatura La U.O. Comunicazione pubblica l atto nella stessa data di protocollo della nota di pubblicazione 12