IL SISTEMA INFORMATIVO INTEGRATO L introduzione nelle PMI

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1 IL SISTEMA INFORMATIVO INTEGRATO L introduzione nelle PMI Giugno 2012

2 IL SISTEMA INFORMATIVO ED IL PASSATO Il sistema informativo inteso come strumento di gestione prima della sola contabilità e poi della produzione, della logistica, delle vendite, in compartimenti stagni, ha fatto il suo tempo anche presso le aziende piccole e medie (PMI). Senza dubbio riuscire ad ottenere in automatico la stampa di bolle, ordini, fatture e l' aggiornamento delle voci di bilancio è stato un notevole vantaggio, e lo si può ritenere acquisito nella generalità dei casi. Ma oggi davvero non è più sufficiente.

3 IL SISTEMA INFORMATIVO ED IL PASSATO Tanti moduli distinti, che non si interfacciano fra di loro.

4 IL SISTEMA INFORMATIVO INTEGRATO (SII) Man mano che le condizioni, tecnologiche e organizzative, lo hanno consentito si è passati a studiare come alleggerire le strutture e ridurre i tempi dei processi mediante un informatizzazione spinta fino a coprire in forma sistemica integrata, appunto - tutti i processi aziendali.

5 IL SII (segue) Ed è questo appunto che il Sistema Informativo Integrato consente di fare - collocando in un unico quadro gli aspetti operativi produttivi e commerciali - e quelli amministrativi - fornendo un robusto supporto quantitativo per le decisioni aziendali.

6 IL DATA BASE COMUNE Il SII si fonda sulla condivisione dei dati, che - una volta caricati nel data base comune ai diversi moduli - possono essere utilizzati, senza ulteriori oneri, per tutte le finalità possibili. Si eliminano in questo modo tante duplicazioni con conseguente risparmio di risorse e riduzione del rischio di errori.

7 REINGEGNERIZZARE Sistema informativo integrato Nel passaggio dal vecchio al nuovo SII è imperativo reingegnerizzare l intero sistema azienda per sfruttare le opportunità che l IT mette a disposizione. L azienda va rivoltata come un calzino, ne vanno ristudiati tutti i processi per snellirli ed allinearli al nuovo contesto.

8 Gli ERP Enterprise Resource Planning (Pianificazione delle Risorse d Impresa) - realizzano un articolato matching fra i processi di business e le innumerevoli opportunità offerte dall Information Technology. I SISTEMI ERP Sistema informativo integrato Coprono amministrazione, finanza, controllo di gestione, personale, acquisti, produzione, logistica, vendita, customer relationship management,.. Scopi: - snellire i processi operativi - agevolare il flusso delle informazioni fra le funzioni interne all azienda a tutti i livelli e, nelle versioni di seconda generazione, anche con il mercato.

9 OTTICA DI PROCESSO Sistema informativo integrato Con gli ERP si realizza il consolidamento di tutte le aree e le funzioni di una società in un unico sistema in grado di servire le esigenze specifiche di ciascun utente. Lo si può vedere come una convergenza di persone, hardware e software all'interno di un sistema efficiente, comprendente produzione, servizi e logistica. Siamo in un ottica di processo.

10 UN PO DI STORIA Sistema informativo integrato Il primo passo verso gli ERP è costituito da programmi per la gestione dei processi dell area logistico-produttiva. Un ruolo rilevante è stato svolto dal sistema di Materials Requirement Planning (MRP) che ha permesso di automatizzare gli ordini ai fornitori, tenendo conto dei tempi di consegna e di messa in produzione del prodotto. Con il Manufacturing Resources Planning (MRP 2) si sono avuti ulteriori sviluppi.

11 UN PO DI STORIA (segue) Si sono gradualmente sviluppati come sistemi integrati e modulari in grado di coprire tutte le aree che possono essere automatizzate e/o monitorate - prima all interno dell azienda (ERP di prima generazione) - poi con estensione al mercato (ERP di seconda generazione).

12 UN PO DI STORIA (segue) Nelle due slide seguenti sono schematizzati gli ERP di prima e di seconda generazione (2 o esteso).

13 ERP DI PRIMA GENERAZIONE

14 ERP 2 (ESTESO) Sistema informativo integrato Presenta un Architettura Orientata ai Servizi (SOA), e sfrutta le potenzialità di internet.

15 SOA Sistema informativo integrato Nel mercato globalizzato le aziende avvertono sempre più la necessità di rendere accessibili le loro applicazioni. Non basta più avere un semplice frontend posto sul nucleo del sistema centrale. Nasce, cioè, l'esigenza di realizzare una forte integrazione tra tutte le applicazioni ed i dati, indipendentemente dalla loro posizione geografica o logica.

16 SOA (segue) Sistema informativo integrato Oggi, se un'azienda opera nel mercato globale, deve integrarsi con le applicazioni di partner, fornitori e clienti, agenti, enti pubblici,... I big del software sono, perciò, impegnati per proporre ERP integrati in SOA: IBM con ACG V4, Microsoft con Project Green, Oracle con Project Fusion, SAP con SAP NetWeaver, Zucchetti con Infinity Project, Si tratta di una nuova generazione di soluzioni in ambiente web 2.0.

17 GLI ERP VERTICALI Sistema informativo integrato Dai primi anni del 2000, le maggiori case di software hanno cominciato a creare delle soluzioni ERP verticali per i vari settori merceologici. Sono nati applicativi specializzati per l automobilistico, il meccanico, le vendite al dettaglio, l edile, il logistico,

18 I CLIENTI INTERNI ED ESTERNI Introdurre un ERP significa superare le limitazioni presenti nei sistemi informativi tradizionali per soddisfare al meglio le crescenti esigenze della clientela e delle varie funzioni aziendali. Si tratta di rivisitare tutti i principali flussi informativi aziendali

19 I CLIENTI INTERNI ED ESTERNI (segue) Con l'erp, tutte i dati della catena di fornitura e di produzione possono essere facilmente accessibili a coloro che ne hanno bisogno. Ciò porta ad una migliore efficienza nella gestione dei clienti esterni e interni - e, quindi, anche a farne crescere la soddisfazione.

20 I PROCESSI OPERATIVI Si può ottenere una gestione coordinata anche dei processi operativi, spaziando - dall elaborazione dei preventivi alla gestione degli agenti - dalla stesura del budget annuale al conto economico mensile, - dalla preparazione in automatico dei cartellini da utilizzare per gli ordini in produzione alla gestione del sistema logistico.

21 I PROCESSI OPERATIVI (segue) - dal calcolo dei preventivi al controllo delle efficienze di produzione, - dalla programmazione della produzione alla gestione in automatico delle scorte di magazzino - dal Customer Relationship Management alla gestione della rete di vendita,

22 OPERARE IN TEMPO REALE Il SII garantisce l'acquisizione in tempo reale di informazioni relative al controllo di gestione sviluppato con un costante riferimento al budget e fornisce alla direzione aziendale le basi quantitative per le decisioni. Il personale dell azienda ai vari livelli - può accedere direttamente alle informazioni necessarie per la gestione operativa. Il vertice può disporre di un reporting aggiornato in fase contenente i dati tecnici, economici e finanziari necessari per l impostazione delle strategie ed il controllo di gestione.

23 Ancora oggi spesso i vari processi aziendali sono gestiti in comparti stagni con ripetizioni e sovrapposizioni, fonti di spreco di risorse e di possibili errori. LA SITUAZIONE NELLE PMI Praticamente gli stessi dati, caricati su computer centrale ad esempio per l' emissione di bolle e fatture, sono poi riportati manualmente sui moduli relativi al lancio degli ordini interni e poi di nuovo caricati, questa volta su personal computer, per la preparazione dei cartellini di produzione,

24 QUADRO UNITARIO E necessario far rientrare in un quadro unitario - oltre ai moduli classici della contabilità generale - anche quelli operativi relativi, per esempio, a: Calcolo dei preventivi Controllo di gestione Gestione degli ordini interni Programmazione e controllo produzione Acquisti Gestione del magazzino Sistema Qualità Produzione e vendita Gestione della clientela.

25 Quali le carenze principali? Non disponendosi di un data base unico i vari software vanno alimentati ciascuno per conto suo con conseguenti duplicazioni degli input, ridondanze e rischi di errori. Sistema informativo integrato UN CASO CONCRETO La base di partenza, relativamente avanzata per una PMI campana, è costituita da un software gestionale, da software tecnici per la preventivazione e la messa in produzione, programmi in excel e access per la gestione della modulistica operativa e delle statistiche.

26 UN CASO CONCRETO (segue) Sistema informativo integrato Nel caso in questione il limite è costituito dalla architettura rigida del gestionale che, fra l altro, non consente l importazione dei dati in ambiente Windows e la conseguente agevole elaborazione. Peraltro l idea di creare dei software personalizzati per coprire le aree mancanti budget, produzione, sito internet,.. comporterebbe ulteriori ramificazioni intorno ad un tronco dotato ormai di poca linfa, appunto il vecchio software gestionale.

27 Per lo sviluppo del progetto si crea un gruppo di lavoro composto da membri interni - i responsabili del sistema informativo, dell organizzazione e dell amministrazione e da un consulente. IL GRUPPO DI LAVORO E di volta in volta nell arco di alcuni mesi sono sentite e chiamate a collaborare praticamente tutte le persone della struttura che hanno accesso al computer. Nelle riunioni periodiche il gruppo affronta i problemi sul tappeto e ne propone le soluzioni. L elaborazione dei relativi verbali e la loro trasmissione in rete a tutti gli interessati agevola lo scambio di idee e il monitoraggio da parte del vertice aziendale.

28 PER ACCELERARE In un ottica di Concurrent Engineering, si svolgono in parallelo due serie di attività: - la visione di demo presentate dalle società di software consultate - la costruzione delle specifiche del nuovo sistema informativo. Queste ultime sono quindi il prodotto sia dell analisi dei bisogni espressi dalle funzioni interne sia dalle opportunità che i tecnici esterni mettono in evidenza nel corso delle demo stesse.

29 I PUNTI FONDAMENTALI I punti fondamentali della realizzazione di un progetto SII sono così riassumibili: la condivisione del top management; idee chiare su processi e attività supportate; un progetto funzionale univoco; il coinvolgimento degli utilizzatori.

30 E critico il coinvolgimento degli utenti dei processi: sono loro, che li conoscono più a fondo di tutti, i veri responsabili del buon funzionamento delle soluzioni adottate. IL COINVOLGIMENTO Sistema informativo integrato Interessando tutte le persone coinvolte nella gestione delle informazioni si spiana il terreno ad una migliore comprensione dei meccanismi del nuovo sistema informativo. E, perciò, a ridurre la durata del periodo di avviamento per la messa a regime del progetto.

31 IL PROJECT MANAGER Per quanto sia implicito, vale la pena di sottolineare che il project manager deve essere dotato di notevole esperienza e che il gruppo di lavoro deve essere coeso e costituito da persone competenti, con sufficiente autonomia e disponibilità di tempo. Naturale corollario: un piano di lavoro adeguato e credibile, sia per i tempi che per i costi.

32 2. Gestire l intero ciclo delle commesse (preventivazione acquisizione ordini - logistica - programmazione - produzione - spedizione - fatturazione incasso assistenza ai clienti) Sistema informativo integrato GLI OBIETTIVI 1. Massimizzare l'efficienza della gestione delle informazioni con la piena integrazione fra le funzioni - limitando al massimo gli interventi manuali con la condivisione dei dati, inseriti ciascuno una sola volta, per evitare duplicazioni e ridondanze; - utilizzando un unico software portante; - garantendo l accesso in rete a tutte le aree aziendali (comprese la produzione, la reception,..) per gli aspetti di propria competenza; - consentendo la continua rintracciabilità.

33 GLI OBIETTIVI Sistema informativo integrato (segue) 3. Utilizzare la rete internet come interfaccia fra l azienda, la rete commerciale e i clienti (fase 2) 4. Acquisire in tempo reale i dati necessari per il controllo di gestione in termini di analisi degli scostamenti, anche al fine di agevolare l elaborazione di piani commerciali, economici e finanziari ed il calcolo di indicatori di performance. 5. Disporre di un reporting tarato sulle esigenze dei vari livelli aziendali che permetta - l accesso al database al fine di ottenere rapidamente le informazioni richieste - la realizzazione di stampe personalizzate.

34 GLI OBIETTIVI (segue) 6. Ridurre al limite, eliminare - la consistenza degli archivi cartacei. 7. Ottenere in automatico la reportistica per la gestione di clienti, fornitori e agenti. 8. Recuperare i moduli software personalizzati già sviluppati e utilizzati vantaggiosamente dall organizzazione, integrandoli. 9. Disporre di interfacce friendly.

35 LE LINEE GUIDA Sistema informativo integrato Di seguito sono elencati i punti nodali di un'efficace progettazione del sistema informativo in una PMI manifatturiera. 1) Massimizzare l'efficienza della gestione delle informazioni con la completa condivisione dei dati e la piena integrazione fra le funzioni per ridurre al minimo gli interventi manuali ed evitare duplicazioni e ridondanze.

36 2) Centrare la costruzione del sistema sulla distinta base che, valorizzata in termini di standard tecnici e di euro, offra un solido riferimento per la determinazione: - dei costi variabili dei prodotti da cui, applicando i Margini di Contribuzione specifici - articolati per famiglia -, si risale ai prezzi base da proporre ai clienti; - delle ore standard di manodopera diretta che, confrontate con quelle consuntive, conducono alla determinazione delle efficienze di produzione. Questi stessi valori, cumulati per i vari ordini acquisiti, forniscono anche il carico di lavoro per i vari reparti, calcolato in ore uomo necessarie; - dei materiali occorrenti e, quindi, di quelli da ordinare. LE LINEE GUIDA (segue)

37 LE LINEE GUIDA (segue) Sistema informativo integrato 3) Garantire alla direzione un reporting in fase contenente le informazioni essenziali che consenta di - monitorare gli andamenti dei principali indicatori aziendali - assumere decisioni su basi quantitative. 4) Pianificare l' introduzione, nella prima fase, dei soli applicativi gestionali standard - con le limitate modifiche occorrenti - per i seguenti moduli: - Contabilità Generale - Tesoreria - Acquisti - Vendite - Magazzini.

38 6) Acquisire l' abitudine di preparare e di aggiornare periodicamente il budget aziendale. LE LINEE GUIDA (segue) 5) Personalizzare ed attivare secondo una cadenza temporale predefinita - il calcolo dei preventivi - la gestione degli ordini interni con stampa dei cartellini di produzione e di targhette adesive - le procedure del Sistema Qualità ISO la meccanizzazione della programmazione della produzione e la conseguente eliminazione delle elaborazioni manuali.

39 I RISCHI Sistema informativo integrato Particolare attenzione va riservata alla gestione del cambiamento che, sul piano psicologico, un progetto di SII comporta all interno dell azienda. Non si tratta solo di informatica ma anche e soprattutto - di organizzazione delle varie funzioni e delle persone, con le loro variegate aspettative da soddisfare. Per gestire il cambiamento è necessario saperne cogliere e armonizzare le esigenze facendole aderire agli obiettivi aziendali. Coinvolgere le persone è fondamentale e di norma è la parte più difficile: è il terreno su cui si misura la leadership del vertice e del project manager.

40 I RISCHI (segue) Sistema informativo integrato Il rischio maggiore rimane quello di chi partendo da un porto conosciuto le procedure software spesso stratificate negli anni in modo magari non organico, ma comunque assimilate e fatte proprie dalla struttura che ha imparato ad utilizzarle e farle funzionare salpa per nuovi lidi. E anche grave il rischio di pianificare tempi non adeguati. Occorre non farsi prendere la mano dall entusiasmo iniziale perché le cose fatte bene richiedono tempo, ricordando che il personale interno è chiamato a dedicarsi prioritariamente all espletamento dei compiti routinari loro affidati.

41 Ecco le criticità : - la stella polare (obiettivi chiari) - la nave (le risorse umane, hardware e software disponibili) - il nocchiero (il project manager) - il satellitare (gli strumenti per il monitoraggio). LA PIANIFICAZIONE Il segreto del successo del progetto consiste nel pianificarlo in dettaglio, non solo al fine di testare accuratamente il software in ogni suo aspetto operativo, ma anche perché il personale si scopra gradualmente coinvolto nel sistema ad un più elevato livello di professionalità.

42 LE ATTIVITA COPERTE Occorre coprire sia le attività già svolte in azienda, sia quelle nuove che Information Technology mette a disposizione. Per esempio con il sito internet si può creare un interfaccia con gli agenti ed i clienti che consenta di trasferire loro in fase tutte le informazioni di loro interesse. Pensiamo ai vantaggi per un agente di sapere in fase a qual punto è la preparazione dell offerta, qual è lo stato di avanzamento della commessa in produzione.

43 IL MONITORAGGIO DELLE COMMESSE Il sistema informativo di produzione dovrebbe fornire in fase: - il monitoraggio dell avanzamento delle commesse - la messa a disposizione degli interessati (tecnici, commerciali, clienti) delle informazioni raccolte -- il calcolo delle efficienze di produzione di turno e il loro riepilogo per periodi. A tal fine si può prevedere che le postazioni di monitoraggio della produzione siano dotate di sensori capaci di riconoscere e trasmettere le trasformazioni in corso.

44 E la fase creativa della reingegnerizzazione dell intero sistema azienda, cioè della sua radicale riprogettazione organizzativa (Business Process Reengineering) Sistema informativo integrato L ANALISI FUNZIONALE Con lo sviluppo dell analisi funzionale si esplicitano, si formalizzano e si condividono i processi di business da supportare e le conseguenti attività e funzionalità collegate. Questa fase ben condotta - genera come output il ridisegno dei processi considerati, con l identificazione di struttura, attività e flussi di ognuno di essi e la valutazione del miglioramento potenziale dell efficacia e dell efficienza che il nuovo SII comporta.

45 IL SITO Sistema informativo integrato Conviene progettare un portale E-Commerce integrato con il gestionale per estendere il sistema informativo all intera catena di business (ERP 2). Questo sito consente di scambiare dati e informazioni con i propri partner. I dati interni sono contenuti in data base relazionali e in altri contenitori (posta elettronica, cartelle,..). Si tratta di un portale aziendale esteso utilizzabile per: - trasmettere documenti - consentire dall esterno l accesso a informazioni dell azienda con interfacce costituite da pagine HTML - acquisire informazioni o richieste dal mercato.

46 promuovere prodotti e servizi elaborare preventivi on line ricevere ordini on line verificare lo stato di avanzamento delle commesse ottenere informazioni sui dati commerciali di interesse Sistema informativo integrato SITO - GLI OBIETTIVI

47 LE SPECIFICHE DEL SII La costruzione delle specifiche è la parte fondamentale del lavoro da svolgere. Essa va imperniata sulla collaborazione di tutte le persone interessate Questa metodologia consente di definire in dettaglio le richieste e, quindi, le personalizzazioni necessarie prima del lancio dell ordine, in modo fra l altro -da condurre con il fornitore una trattativa unica e da una posizione di forza.

48 LE SPECIFICHE DEL SII (segue) Il gruppo deve comunicare gli obiettivi e chiedere a ciascun interessato di compilare delle schede che riportino le funzionalità svolte dal sistema informativo attualmente in uso e quelle mancanti o, in qualche modo, insoddisfacenti e, quindi, da potenziare. Queste schede sono appunto articolate in due parti: nella prima sono indicate le funzioni già implementate in azienda mediante il programma gestionale esistente ed altri software creati ad hoc; nella seconda quelle nuove che si intende ottenere dal nuovo SII.

49 LE SPECIFICHE DEL SII (segue) Tali schede le specifiche, appunto - devono essere compilate in prima battuta dagli interessati opportunamente addestrati - e poi affinate in incontri diretti fra questi ed il team. In alcuni casi risulta di grande aiuto l elaborazione di flow chart che descrivono la sequenza di operazioni.. Man mano che le specifiche prendono corpo si provvede ad inviarle ai fornitori potenziali del software in un ottica di comakership.

50 ESEMPIO SPECIFICA MAGAZZINO Sistema informativo integrato Funzionalità attuali 1. Stampa giacenze 2. Funzionalità richieste dal nuovo software 1. Gestione a scorta con proposta di riordino 2. Statistiche consumi 3. Statistiche costi 4. Calcolo indici di rotazione dei materiali 5. Introduzione codice a barre 6. Lettura peso da bilancia elettronica 7. Stampe etichette per consegna cliente 8. Gestione Packing list 9. Statistiche ritardi fornitori 10. Tracking delle transazioni avvenute

51 IL MONITORAGGIO DEL PROGETTO A partire dal lancio del progetto, si effettua periodicamente una riunione del comitato - di cui fanno parte la direzione, l owner e il project manager - per monitorare l avanzamento dei lavori, i problemi che possono mettere in crisi le procedure in essere o il progetto stesso e il potenziale mancato rispetto dei tempi e/o dei costi. La definizione di una serie di indicatori di prestazione per misurare l efficacia e l efficienza del progetto costituisce un passaggio delicato e solo una scelta corretta consente di presentare stati di avanzamento affidabili del progetto stesso.

52 I CRITERI DI SCELTA In vista della decisione relativa al software da installare si prendono in esame: le varie tipologie di soluzione (personalizzata, standard,...); le particolari soluzioni disponibili (top di gamma, entry level,...) l individuazione dei vari fornitori rispondenti ai requisiti fissati (casa madre, distributore,...).

53 LO SPECCHIO GARA Sistema informativo integrato L output di questo lavoro è costituito da uno specchio gara che descrive le soluzioni ed i fornitori sulla base dei seguenti fattori: copertura funzionale rispetto al capitolato tecnico; personalizzazioni necessarie; competenza, affidabilità e livello di servizio di ciascun fornitore; valore delle offerte in rapporto al costo. Futuro sas - Interventi Manageriali in Azienda

54 IL VALORE DELLE SOLUZIONI Il valore delle diverse soluzioni offerte si misura in termini di copertura delle funzionalità richieste, prodotto (linguaggio, diffusione, etc.), fornitore (referenze, vicinanza, ), servizi offerti. La scelta consiste nell individuazione del compromesso più conveniente tra valore, rischio e costo. Futuro sas - Interventi Manageriali in Azienda

55 IL COSTO Sistema informativo integrato Il costo non è solo quello del software chiavi in mano, ma comprende anche - le personalizzazioni, - l investimento in hardware - il canone del contratto di assistenza - l impegno del personale interno, Queste voci possono pesare anche molto.

56 IL FORNITORE DEL SW Va anche tenuta ben presente la necessità di affidarsi ad un partner affidabile, la cui struttura sia solida e destinata a rimanere tale in futuro.

57 LE DEMO Sistema informativo integrato Le demo sono dedicate alla presentazione del software nelle sue linee generali, prima con un approfondimento della parte amministrativa e, poi, con l integrazione di tutte le altre aree (produttiva, commerciale, ). Nel corso degli incontri, dall esame delle specifiche emergono spunti di miglioramento, coniugando i bisogni espressi dalle varie aree aziendali e le potenzialità dei vari software presentati. Con questi incontri le specifiche, all inizio in forma di bozza, diventano sempre più dettagliate e definite.

58 LE CARATTERISTICHE DELL OFFERTA Rispondenza alle specifiche Completezza offerta Requisiti di sistema Garanzie prodotto Possibilità di realizzare anche il sito Radicamento fornitore nel mercato e sue referenze Modalità di assistenza Termini di consegna Tempi per la messa a regime Entità delle personalizzazioni necessarie Costi (software, personalizzazioni, hardware, contratto di manutenzione, aggiornamenti,..)

59 LA PERSONALIZZAZIONE I software ERP sono di norma sviluppati in un formato standard. Ma installarli senza le necessarie personalizzazioni comporta la riduzione della produttività, una reportistica di qualità non adeguata e il rischio della sfiducia degli utilizzatori. Dunque una personalizzazione accurata è la chiave del successo dell ERP. Inoltre il livello di personalizzazione necessaria dovrebbe costituire uno dei fondamentali criteri di scelta del software.

60 CONCLUSIONI Sistema informativo integrato Il lavoro si chiude con lo sviluppo delle azioni suggerite dall analisi dello specchio gara tese al miglior bilanciamento fra prezzo e prestazioni, la completa definizione delle specifiche e, infine, l assegnazione dell ordine al fornitore prescelto. Risulta conveniente fissare nell ordine a condizioni predefinite - l opzione per potenziamenti che si ritiene opportuno non affrontare subito, anche per scaglionare l investimento. L impegno profuso consente certamente di assumere una decisione oculata avendo davanti il quadro delle alternative possibili.