R E G O L A M E N T O PER IL SERVIZIO DI ECONOMATO

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1 COMUNE DI GREVE IN CHIANTI R E G O L A M E N T O PER IL SERVIZIO DI ECONOMATO Approvato con Deliberazione Consiliare n. 006 del

2 - Art. 1 - OGGETTO DEL REGOLAMENTO Il Servizio comunale di Economato è disciplinato dal presente regolamento che definisce le funzioni allo stesso attribuite e le modalità per il loro espletamento, in conformità alle disposizioni di legge vigenti. (art. 153 comma 7 del D. Lgs. 267/00). - - Art. 2 - SERVIZIO ECONOMATO La posizione e l'organizzazione del Servizio Economato nell'ambito dell'organigramma dei settori comunali, il numero e le qualifiche funzionali del personale allo stesso addetto, sono stabiliti dal piano di organizzazione degli uffici e servizi e della pianta organica. Al Servizio Economato sono assegnati un locale per l'ufficio ed un magazzino. L'Economo Comunale dirige la struttura operativa alla quale sono attribuiti i servizi oggetto del presente regolamento, organizzandone il funzionamento al fine di assicurare la migliore utilizzazione ed il più efficace impiego delle dotazioni di personale e strumentali alla stessa assegnate. E' responsabile dell'espletamento delle funzioni attribuite all'economato, del buon andamento, della regolarità e dell'efficienza della struttura operativa alla quale è preposto. Il Servizio Economato è inserito nel Settore 2 Servizi di gestione economico-finanziaria. - ART.3 COMPETENZE Sono attribuite all'economato le seguenti competenze: - 1) esecuzione delle provviste e delle forniture di cancelleria, modulistica, materiale tipografico vario, occorrenti per il funzionamento dei vari uffici comunali, nonchè delle scuole per cui il comune è tenuto per legge a provvedere; 2) acquisto di libri, dispense, giornali e sottoscrizione di abbonamenti; 3) gestione di manutenzioni varie, quali quelle relative agli ascensori e agli estintori siti in tutti gli edifici di proprietà dell'ente; 4) acquisto o noleggio di macchine fotocopiatrici, affrancatrici, da calcolo e da scrivere, nonchè gestione del relativo servizio di assistenza tecnica; 5) inserzioni pubblicitarie nell'elenco telefonico; 6) provvista e distribuzione materiali pulizia per gli uffici comunali e scuole materne ed elementari; 7) spese per ricevimenti, cerimonie, onoranze deliberate dalla Amministrazione Comunale; 8) anticipazione o rimborsi per missioni svolte da Amministratori e dipendenti, nelle more per la liquidazione effettuata dall'ufficio Personale; 9) ricevimento, custodia e riconsegna di valori di pertinenza dell'ente; 10) servizio oggetti smarriti; 11) forniture eventuali e non qui comprese, individuate dal Resp. Servizio Contabilità e Finanza, che per loro natura abbiano carattere di generalità e trasversalità, e pertanto non riconducibili alla competenza e relativa gestione diretta dei Centri di Costo; 12) stipula e gestione polizze assicurative; 13) denuncia sinistri; 14) provvista e gestione spese carburante tramite fuel-card per i mezzi comunali;

3 15) pagamento tasse proprietà dei mezzi comunali; 16) provvista e gestione buoni pasto per i dipendenti; 17) servizio di cassa economale; - ART.4 - SERVIZIO CASSA In adesione ed attuazione delle disposizioni di cui all'art.153, comma 7, del D.Lgs.267/00, è istituito nel Comune un servizio di Economato, cui viene preposto un responsabile per la gestione di cassa delle spese di ufficio di non rilevante ammontare. Si definiscono spese economali, le spese minute, di modesta entità ed aventi carattere di urgenza, che necessitano di pagamento a pronti ed occorrenti per soddisfare i fabbisogni degli uffici e dei servizi comunali. Il servizio di cassa viene svolto con le modalità stabilite dal presente regolamento, sotto la diretta responsabilità dell'economo, nella sua qualità di "agente contabile di diritto". - ART.5 - CAUZIONE ED INDENNITA' SERVIZIO CASSA Con l'atto deliberativo di nomina, la Giunta Comunale stabilisce la cauzione (ovvero il suo esonero) che l'economo dovrà versare, anche mediante polizza assicurativa o fidejussoria, e che gli verrà rimborsata al cessare dell'incarico e dopo aver reso i conti. All'economo è attribuita, per i rischi di cassa, l'indennità per il maneggio valori determinata, con Determinazione del responsabile del Settore Gestione Economico-Fnanziaria, tenendo conto delle disposizioni vigenti in materia e del contratto nazionale di lavoro. ART. 6 FONDO ECONOMALE Per provvedere al pagamento delle spese urgenti e minute è assegnata all'economo un'anticipazione, da emettere sull'apposito fondo stanziato in bilancio al Titolo IV a servizi c/o terzi, di ,00, reintegrabile durante l'esercizio, previa presentazione di periodici Rendiconti documentati delle spese effettuate. La misura dell'importo è determinata dal fabbisogno trimestrale presunto. L'erogazione del Fondo Economale è disposta, all'inizio di ogni esercizio finanziario, con Deliberazione di Giunta. Eventuali variazioni straordinarie dell'importo del fondo, saranno parimenti predisposte, contestualmente al provvedimento iniziale di erogazione, dalla giunta Comunale. ART. 7 UTILIZZAZIONE DEL FONDO Le modalità di utilizzazione del Fondo di anticipazione, di tenuta delle scritture contabili e di rendicontazione, sono stabilite secondo i seguenti principi generali e le seguenti norme regolamentari: - il limite unitario di ciascuna spesa è fissato in 1.000,00; - del fondo di anticipazione l'economo non può fare un uso diverso da quello per cui è concesso; - le operazioni di gestione delle spese possono essere effettuate con sistemi meccanizzati;

4 - all'inizio di ogni anno l'economo provvederà alla restituzione dell'anticipazione avuta nell'esercizio precedente e gli verrà attribuita la nuova anticipazione, per quello corrente; - l'economo è personalmente responsabile delle somme ricevute in anticipazione, fino a che non ne abbia ottenuto il legale discarico; ART. 8 ELENCAZIONE TIPOLOGIA SPESE Il fondo di anticipazione è utilizzabile esclusivamente per i pagamento di spese relative a: 1) acquisto stampati, cancelleria, materiale grafico, riproduzioni cartografiche e di copisteria, rilegature d'archivio, riproduzioni fotografiche; 2) acquisto libri, pubblicazioni varie, periodiche e tecnico-scientifiche; 3) acquisto riparazioni e manutenzione di mobili, macchine e attrezzature; 4) piccoli interventi per la manutenzione dei beni immobili; 5) piccoli interventi per la pulizia degli immobili di proprietà comunale, ivi compreso l'acquisto di materiali d'igiene e pulizia; 6) acquisto di prodotti e minute attrezzature per il cantiere comunale; 7) spese per procedimenti amministrativi, ispezioni e verifiche, accertamenti sanitari per il personale comunale, visite fiscali, oneri fiscali, canoni, quote associative o partecipative, inserzioni e pubblicazioni gare, visure catastali, spese contrattuali, spese per diritti di notifica ad altri Enti; 8) spese per premi assicurativi; 9) spese postali, telegrafiche e telefoniche e per acquisto di carta e valori bollati; 10) canoni di abbonamento audiovisivi e noleggio di attrezzature per l'organizzazione di spettacoli e manifestazioni pubbliche, acquisto accessori per apparecchi di registrazione acustica; 11) spese per facchinaggio e trasporto di materiali; 12) rimborso spese per partecipazione a convegni, congressi e seminari di studio, documentati e debitamente autorizzati; 13) anticipazioni o rimborsi ai dipendenti ed agli Amministratori per missioni e trasferte; 14) accessori e pezzi di ricambio di impellente necessità del parco automezzi e macchinari; 15) tasse di proprietà autoveicoli comunali; 16) erogazione sussidi straordinari, a carattere assistenziale, urgenti; 17) spese per accessori vestiario al personale avente diritto, materiali per medicazioni e di pronto soccorso, nonchè per la sicurezza del lavoro; 18) acquisto strumenti di lavoro per gli uffici e per la copisteria; 19) piccole spese di rappresentanza; 20) rimborsi ai dipendenti per piccole spese di ufficio, debitamente autorizzati dai Responsabili dei Servizi; 21) ogni altra spesa minuta ed urgente, di carattere diverso da quelle sopra indicate, ma che può inequivocabilmente ricondursi a quelle di cui alla presente elencazione, necessaria per il funzionamento degli uffici e servizi dell Ente, purchè nei limiti sopra indicati. ART. 9 BUONI D ORDINE Le spese economali, che per legge sono contraddistinte dal carattere di non rilevante ammontare, saranno eseguite dall'economo sotto l'osservanza delle seguenti modalità: a) ciascuna fornitura o lavoro deve riferirsi alle spese correnti di bilancio;

5 b) l'attuazione di ogni provvista o lavoro deve avvenire mediante l'emissione di buoni d'ordine, sino al limite massimo di spesa di 1.000,00; c) ogni fornitura o lavoro deve essere contenuta nei limiti dei fondi all'uopo stanziati in Bilancio. In ottemperanza all'art. 191 D.Lgs. 267/00, infatti, l'economo, per le spese previste dal presente Regolamento Economale, richiederà a terzi la fornitura o la prestazione, con opportuno buono d'ordine, da staccarsi da un bollettario a madre-figlia a ricalco, numerato progressivamente, contenente il riferimento al regolamento di Economato, all'intervento o Capitolo del bilancio ed all'impegno. Ciascun buono d'ordine sarà firmato dal soggetto che richiede l'ordinazione, se diverso dall'economo, e dall'economo. ART. 10 BUONI DI PAGAMENTO Le fatture dei fornitori, emesse a fornitura o prestazione eseguite, dovranno fare riferimento al relativo buono d'ordine. L'Economo comunale provvederà al loro pagamento, previo accertamento delle provviste o lavori. L'erogazione dei fondi da parte dell'economato, in particolare, avverrà esclusivamente a mezzo di buoni interni di pagamento, predisposti dall'economo, redatti su bollettari a madre-figlia a ricalco, numerati progressivamente, firmati dal Responsabile Servizio Finanziario e dall'economo Com.le, contenenti l'indicazione dell'intervento o Capitolo del Bilancio di imputazione della spesa e dell'impegno. I buoni di pagamento, corredati dai documenti fiscali giustificativi, debitamente liquidati dai Responsabili dei Servizi cui attiene la spesa stessa, saranno riuniti, in sede di rendicontazione, raggruppati per Capitolo od Intervento ed Impegno, in apposito elenco che sarà sottoposto alla Determinazione di approvazione del Responsabile del Servizio Contabilità-Finanza, e, dietro richiesta, al controllo della Giunta Comunale o del Collegio dei Revisori. ART. 11 RENDICONTI L'Economo Comunale presenterà almeno ogni tre mesi, e comunque entro 15 giorni dalla cessazione dell'incarico e dalla chiusura dell'esercizio finanziario, i riepiloghi periodici delle spese sostenute, ovvero rendiconti, producendone relativa dimostrazione analitica. ART.12 RIMBORSI Il rimborso all'economo delle partite regolarmente pagate avviene mediante emissione di mandati di pagamento a valere sugli interventi o capitoli attinenti agli oggetti in corrispondenza degli impegni a suo tempo assunti con le modalità di cui all'art. seguente. ART.13 AUTORIZZAZIONE GESTIONE FONDO All'inizio di ogni anno, sulla base dei fabbisogni riscontrati nell'esercizio precedente e sulle eventuali segnalazioni effettuate dagli altri servizi, il responsabile del Servizio Gestione Economico - Finanziaria autorizza con proprio provvedimento ed in riferimento ai singoli Interventi o Capitoli, l'entità delle somme a disposizione della cassa economale per le spese minute ed urgenti. Con tale atto vengono assunti gli impegni necessari al funzionamento del Servizio a valere anche quale autorizzazione di spesa per l'economo.

6 Qualora le somme messe a disposizione nel Capitolo risultassero insufficienti, rispetto alla previsione, con ulteriore atto il Responsabile ne autorizza l'incremento. Alla fine di ogni esercizio, l'economo sottopone al Responsabile del Servizio il riepilogo delle somme non utilizzate sugli impegni assunti, per la loro reintegrazione in bilancio. ART. 14 LIBRI CONTABILI L'Economo utilizzerà i seguenti libri contabili: 1) il giornale di cassa nel quale dovrà registrare in entrata le anticipazioni ricevute ed in uscita i pagamenti effettuati nonchè le operazioni di chiusura periodica, a presentazione dei Rendiconti; 2) i bollettari dei buoni di pagamento; 3) i bollettari dei buoni d'ordine; 4) il registro di eventuali riscossioni; 5) il registro di carico e scarico di oggetti e valori ritrovati e consegnati e modulistica attinente varia (avvisi, manifesti, verbali di deposito e di riconsegna); 6) i ricevutari per valori ricevuti in custodia; ART. 15 ANTICIPAZIONE SU DELIBERAZIONI E SU DETERMINAZIONI Laddove ove per motivi d'urgenza vi sia la necessità di immediata erogazione di contanti per pagamento a pronti, l'economo anticiperà in parte od in toto la somma impegnata su opportuno capitolo od intervento di Bilancio con Determinazione dirigenziale, su richiesta scritta del Responsabile del Servizio. Il servizio finanziario provvederà a rimborsare l'economo di quanto anticipato. ART. 16 DOCUMENTAZIONE DELLE SPESE A MEZZO SCONTRINO O RICEVUTA FISCALE Agli effetti dei pagamenti di spese economali di cui all'art.8 del presente Regolamento, lo scontrino fiscale o la ricevuta fiscale vengono equiparate alle fatture o note di spesa, purchè di importo non superiore a 100,00. Qualora per motivi di urgenza l'acquisto sia effettuato con il solo scontrino o ricevuta fiscale, senza essere preceduto dall'emissione del buono di ordinazione, questo viene emesso a posteriori e dovrà essere autorizzato dal responsabile del Servizio interessato. Gli scontrini e le ricevute fiscali dovranno essere liquidate con le stesse forme e modalità delle fatture. ART. 17 PROCEDURE PER GLI APPROVIGIONAMENTI Le forniture di beni e servizi superiori a 1.000,00 sono eseguite in conformità al Regolamento Fornitura di beni da eseguirsi in economia, approvato con delibera C.C. n. 16 del 09/03/2011 ed al Regolamento Comunale per le forniture di servizi da eseguirsi in economia, approvato con delibera C.C. n. 15 del 09/03/2011, al D.Lgs. 163/2006 ed eventuali successivi provvedimenti legislativi. ART. 18 CASSAFORTE IN DOTAZIONE

7 L'Economo viene fornito di una cassaforte, posta nel proprio ufficio, di cui deve tenere personalmente la chiave. Tutti i valori in suo possesso, devono essere sempre in essa custoditi. ART. 19 POLIZZA ASSICURATIVA Il Comune provvede a proprio carico alla copertura assicurativa contro il furto e la rapina dei valori depositati in cassaforte, nonchè per il rischio in cui incorre l'economo come portavalori. ART. 20 SERVIZIO OGGETTI SMARRITI Devono essere ricevuti dall'economo gli oggetti ed i valori ritrovati, per la cui custodia è tenuto all'osservanza degli obblighi imposti ai depositari dalle norme del Codice Civile (art. N ). Ogni deposito si farà constare mediante apposito documento e così pure ogni consegna al proprietario e riconsegna al ritrovatore. Gli oggetti ed i valori saranno tenuti in evidenza mediante apposito registro di carico e scarico. tale documento porterà anche le indicazioni delle pubblicazioni prescritte, delle consegne e riconsegne a chi di diritto, in osservanza delle disposizioni del Codice Civile. ART. 21 VIGILANZE E VERIFICHE CASSA L'Ufficio Economato è sotto la vigilanza del Responsabile del Servizio Contabilità e Finanza e dell'organo di Revisione Economico-Finanaziaria dell'ente. Ai sensi dell'art. 223 del D.Lgs. 267/00 l'organo di Revisione Economico-finanziaria provvede con cadenza trimestrale alla verifica ordinaria di cassa, redigendone idoneo verbale. Potranno essere effettuate anche autonome verifiche di cassa, senza preavviso, estese anche alla tenuta delle scritture contabili, da parte della Giunta Comunale. ART DOVERI E RESPONSABILITA' DELL'ECONOMO L'Economo, nella sua qualità di agente contabile ai sensi dell art. 93 del D.Lgs. 18/08/2000 n. 267, è personalmente responsabile delle somme avute in anticipazione. E' altresì responsabile di tutti i valori a lui consegnati, per la custodia in cassaforte. L'Economo è pertanto soggetto agli obblighi imposti ai depositari dalle leggi civili ed è personalmente responsabile della regolarità dei pagamenti. Come dipendente dell'ente pubblico, l'economo è responsabile, secondo le leggi penali, civili ed amministrative degli atti compiuti in violazione di diritti (art. 28 Cost.), ed in particolare, in qualità di agente contabile, è soggetto alla responsabilità contabile ed alla giurisdizione della Corte dei Conti. In osservanza dell'art. 233 D.Lgs.267/00, entro un mese dalla chiusura dell'esercizio finanziario, l'economo dovrà infatti rendere il conto della propria gestione all'amministrazione di appartenenza, che, controllato dal Responsabile del Servizio Contabilità e Finanza e parificato dalla Giunta Comunale, verrà trasmesso alla sez. giurisdizionale della Corte dei Conti competente, per il "giudizio di conto". ART. 23 SOSTITUZIONE DELL'ECONOMO

8 In caso di assenza o impedimento perdurante oltre 30 giorni, l'economo è sostituito, con atto del Responsabile del Servizio, con altro dipendente del settore cui l'economo appartiene. In tal caso si dovrà procedere alla consegna degli atti e dei valori esistenti al momento della sostituzione, alla presenza dell'economo, del subentrante, del Responsabile Servizio Finanziario e del Segretario Comunale, redigendone apposito verbale, triplice copia, da sottoscrivere da tutti gli intervenuti. La sostituzione comporterà per il subentrante l'assunzione di tutti gli obblighi, responsabilità e diritti dell'economo, ivi compresa l'indennità rischio cassa per il periodo effettivo di svolgimento della mansione. ART. 24 ENTRATA IN VIGORE Con l'entrata in vigore del presente Regolamento è abrogato il precedente Regolamento del Servizio Economato, adottato con Delibere di Consiglio Comunale N.100 del 28/6/96 e N.129 del 27/9/96.