STAMPA DI CATALOGO, BOLLETTINO NUOVE ACCESSIONI, BIBLIOGRAFIA IN ALEPH500 (versione 20.2)

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1 Università degli Studi di Siena Servizio Automazione Biblioteche Sistema Bibliotecario di Ateneo STAMPA DI CATALOGO, BOLLETTINO NUOVE ACCESSIONI, BIBLIOGRAFIA IN ALEPH500 (versione 20.2) MANUALE a cura di Marta Zorat data di creazione: 23 dicembre 2007 ultimo aggiornamento: 26 aprile 2011 versione documento: 1.2

2 Pagina 1 di 11 STAMPA CATALOGO/BOLLETTINO DELLE NUOVE ACCESSIONI/ BIBLIOGRAFIA La stampa di un catalogo, di un bollettino delle nuove accessioni o di una bibliografia da Aleph prevede 3 fasi: la selezione dei record, il loro ordinamento e la stampa; a seconda dei criteri di selezione ed ordinamento, oltrechè del numero di record da elaborare, le 3 fasi si possono espletare on-line dalla tab Ricerca, oppure tramite procedure batch dai Servizi del modulo Catalogazione 1. Infatti, se i parametri di recupero dei record sono previsti tra gli indici in Ricerca, la selezione può essere eseguita effettuando dalla gui una ricerca sul catalogo; inoltre, se il numero di record trovati è inferiore a 4997 e se i criteri di ordinamento sono previsti nel nodo Visualizza tab 1. Lista breve, il set di record creato può essere ordinato e stampato sempre on-line, appunto dalla Lista breve 2. Se invece il numero di record è superiore a 4997 oppure se i criteri di ordinamento non sono tra quelli previsti, il set di record va salvato - vd. fase 1.2- per essere utilizzato come file di input del Servizi Ordina i record del catalogo (ret-21): vd. fase 2; la stampa va fatta con il Servizio Stampa record del catalogo (print-01 oppure print-08): vd. fase 3. Infine, se i parametri di recupero non sono tra quelli previsti in Ricerca, la selezione dei record va fatta utilizzando il servizio Recupera record dal catalogo (ret-01): vd. fase 1.3; anche in questo caso, per velocizzare l estrazione, è sempre comunque conveniente lanciare il servizio su un set di record creato e salvato in Ricerca, da usare come file di input della procedura stessa: vd. fasi 1.1 e 1.2. Ordinamento e stampa vanno fatti sempre dai Servizi: vd. fasi 2 e 3. FASE 1) SELEZIONE FASE 1.1) CREAZIONE DI UN SET DI RECORD DALLA RICERCA NODO TROVA Per la stampa di un catalogo o bollettino delle nuove accessioni o bibliografia, il set può basarsi ad es. almeno sulla tipologia di materiale o formato del record e la biblioteca (o biblioteca e fondo). Esempi di creazione di set di record (dalla tab 2. Ricerca CCL Multibase) 3 : per tipologia di materiale (sulla base del livello bibliografico - LDR posizione 7 - o sulla base del formato del record) e per biblioteca (sulla base del codice di sottobiblioteca nel record di copia o nel 958 $$a), ed eventualmente per fondo (sulla base del codice del Fondo nel record di copia o nel 958$$f) - recupero delle pubblicazioni monografiche (senza distinguere per supporto, es. cartaceo o elettronico) per sottobiblioteca: es. wbl=m and wsl=bin - recupero delle pubblicazioni monografiche su supporto cartaceo per sottobiblioteca: es.wft=bk and wsl=bcf - recupero delle pubblicazioni seriali (periodici e collane; senza distinguere per supporto, es. cartaceo o elettronico) per sottobiblioteca: es. wbl=s and wsl=blf - recupero dei record di periodici su supporto cartaceo per sottobiblioteca: es. wft=se and wsl=bma - recupero dei record per materiale antico per sottobiblioteca: es. wft=aq and wsl=bci 1 Le modalità di funzionamento e monitoraggio delle procedure, e di recupero dei file di stampa, sono illustrate in generale nel manuale Le stampe in Aleph Sulle funzionalità di ricerca in Aleph si rinvia al manuale La ricerca dalla gui in Aleph per le abbreviazioni cfr. FAQ85. 1

3 Pagina 2 di 11 - recupero dei record per materiale audio e video per sottobiblioteca: es. wft=(vm or sr) and wsl=bus - recupero degli spogli per sottobiblioteca: es. wft=an and wsl=bcg oppure wbl=a and wsl=bcg - inoltre, per recuperare un fondo: (anziché wsl=) es. wcl=bcs dim (attivando l adiacenza) - e per recuperare una collocazione: (anziché wsl=) es. wcl=bcg cds (attivando l adiacenza) - e per recuperare uno status di copia (nel caso sia utilizzato da una sola biblioteca, come lo status di prestito 01, 02, 03, 04 ecc.): es. wst=03 Ulteriori filtri dipenderanno dallo specifico contenuto del catalogo/bollettino/bibliografia. NODO SCORRI Il set di record può anche essere creato con una ricerca per scorrimento di indici, ad es. della lista delle collocazioni nel caso di utilizzo del campo 2. Collocazione nel record di copia per l inserimento di una sigla destinata al recupero delle nuove accessioni: nell esempio creazione del set a partire dall intestazione BEC BECMAR10: - selezionare l intestazione (o le intestazioni di interesse) 4, - cliccare su Salva come set - si apre la finestra che consente di modificare il nome standard dato dal programma al set, - quindi cliccare su OK. 4 N.B.: nell esempio riportato, il set di record contiene anche record di spoglio. Prima di procedere con il salvataggio sul server (vd. fase 1.2) è necessario quindi togliere gli spogli dal set, filtrandolo (NOT) per livello bibliografico a. 2

4 Pagina 3 di 11 FASE 1. 2) SALVATAGGIO DEL SET DI RECORD SUL SERVER Per utilizzare un set di record (creato dal nodo Trova o dal nodo Scorri) come file di input delle procedure di ordinamento e stampa, esso va salvato sul server: - dopo aver creato il set, dal nodo Trova selezionare il set - e cliccare sul pulsante Salva, - si apre la finestra Salva sul server/carica dal server: inserire il nome che si intende dare al file di numeri di sistema dei record contenuti nel set. Il nome deve essere inserito in caratteri minuscoli (anche se viene visualizzato in maiuscolo) max.10 carr.- senza caratteri speciali né spazi. n.b.: il set di record salvato sul server può anche essere recuperato successivamente (fino a 15 giorni dal salvataggio), cliccando dal nodo Trova su Carica e inserendo il nome con cui era stato salvato. Attenzione: poiché il file salvato contiene solo i numeri di sistema, i record così recuperati saranno aggiornati quanto a contenuto, mentre il loro numero sarà rimasto quello del momento in cui è stata effettuata la ricerca. È possibile quindi che rilanciando successivamente la medesima ricerca il numero di record recuperati sia differente. 3

5 Pagina 4 di 11 FASE 1.3) ESTRAZIONE CON IL SERVIZIO RECUPERA RECORD DAL CATALOGO (RET-01) Quando il set di record creato dalla Ricerca non è sufficientemente filtrato, si ricorre al servizio Recupera record dal catalogo (ret-01), che consente di recuperare i numeri di sistema di record bibliografici in base a parametri definiti. Il file prodotto è un elenco di soli numeri di sistema 5 : per stampare il contenuto dei record è necessario procedere alle fasi successive, ordinamento (con la p- ret-21) e poi stampa (con la p-print-01 o 08); tuttavia è possibile verificare quali record ha recuperato scaricandolo come set in Ricerca (vd. sopra). Per velocizzare l estrazione è sempre comunque conveniente lanciarla non su tutto l archivio, ma su un set di record creato in Ricerca, da usare come file di input della procedura stessa (vd. al punto 1.a). Nel modulo Catalogazione, dal menu Servizi Recupera record dal catalogo, selezionare la procedura Recupera record dal catalogo (ret-01). Campi da compilare (quelli contrassegnati da * sono obbligatori): File di input: conviene sempre lanciare la procedura non su tutto l archivio, ma su un suo sottoinsieme, ossia un set di record creato in Ricerca: inserire qui in caratteri minuscoli il nome con cui si è salvato il set di ricerca sul server File di output*: inserire qui il nome del file che verrà prodotto dalla procedura: il nome deve essere inserito in minuscolo senza spazi (sostituibili semmai da trattino o linea bassa) né caratteri speciali Dal numero di documento/al numero di documento, Catalogatore, Livello Catalogatore, Data creazione da/data creazione a, Data ultimo aggiornamento da/data ultimo aggiornamento a: lasciare in bianco Campo: indicare il tag usato come filtro Il tag va inserito nella sua interezza, oppure con il # come carattere jolly: es. 700 o 70# 7#0 o 7##; gli indicatori, se previsti, vanno specificati o sostituiti dal carattere jolly # es. 700#1 o 700## Sottocampo: indicare il sottocampo usato come filtro Il sottocampo va inserito soltanto con il codice: es $$a va indicato come a Dal testo/al testo: le stringhe di testo vanno inserite in modo differente a seconda della loro natura: 5 non stampabile quindi da TaskManager: perciò esso non vi compare nella tab Lista file. 4

6 Pagina 5 di 11 - se si tratta di codici (numerici o alfabetici) indicare nei 2 campi il codice (es. per lo status di prestito: dal testo 98 al testo 98; per la biblioteca: dal testo BCG al testo BCG) - se si tratta di testo libero alfabetico: A dal testo A al testo B, A o B dal testo A al testo BZ es. per recuperare i documenti che hanno il cognome dell autore che inizia con A, inserire dal testo A al testo B per recuperare i documenti che hanno il cognome dell autore che inizia con A o B, inserire dal testo A al testo BZ - se si tratta di testo libero numerico: 1920 dal testo 1920 al testo 1920, dal 1970 al 1980 dal testo 1970 al testo per recuperare qualunque contenuto dal testo AA al testo ZZ - per recuperare record privi del dato (quindi del tag specificato nel campo Tag) dal testo ZZ al testo ZZ È possibile utilizzare fino a 3 Campi come filtri, combinandoli tra loro con gli operatori booleani AND, OR o NOT. Data copia da/data copia a: lasciare in bianco Ora di esecuzione/alle ore: la procedura può essere lanciata subito, lasciando i campi impostati a Oggi e vuoto; oppure programmata ad un giorno/ora specificati Database: selezionare il codice dell archivio bibliografico su cui deve girare la procedura ID di stampa: lasciare vuoto il campo Report lingua: lasciare vuoto il campo ESTRAZIONI DAL TAG Z30 La p-ret-01 consente il recupero anche in base al contenuto del tag Z30 Tag: Z30-1 (per tutte le copie con Tipo di materiale non ISSUE né ISSBD) Sottocampo: i sottocampi per dati contenuti nel tag Z30 sono: m (Tipo di materiale) es: BOOK, ISSUE, ISSBD, DIGIT, VIDEO, AUDIO, MANUS, MICRO 1 (Sottobiblioteca) es.: BEC, BCI, BCG 2 (Fondo) es: AMA, CUT 3 (Collocazione) 4 (Note interne) 6 (Numero di inventario) 7 (Nota per l OPAC) 8 (Data di apertura) 9 (2.collocazione) b (Volume) d (Numero fascicolo) f (Status di copia) es: 01, 02, 03, 98 g (Numero d ordine) h (Descrizione) n.b.: per il tag Z30 non funziona il recupero per sottocampi vuoti, ossia non è applicabile l opzione dal testo ZZ al testo ZZ ESEMPI 1) per il bollettino delle nuove accessioni tramite numero di inventario: a) Tag: Z30-1 b) Sottocampo: 6 c) dal testo: asb d) al testo: asb

7 Pagina 6 di 11 2) per il bollettino delle nuove accessioni tramite dizione standard in campo 2. collocazione a) Tag: Z30-1 b) Sottocampo: 9 c) dal testo: becgiu07 d) al testo: becgiu07 6

8 Pagina 7 di 11 FASE 2) ORDINAMENTO La seconda fase prevede l ordinamento dei record, da effettuare con la procedura Ordina i record catalografici (ret-21). La procedura ordina i numeri di sistema di un file prodotto dalla p-ret-01 o dal salvataggio di un set creato direttamente in Ricerca. Il file prodotto è un elenco di soli numeri di sistema 6 : per stampare il contenuto dei record è necessario usare il file prodotto da questa procedura come file di input di una delle procedure di stampa, come la p-print-01 o la p-print-08 (vd. Fase 3). Nel modulo Catalogazione, dal menu Servizi Recupera record dal catalogo, selezionare la procedura Ordina i record catalografici (ret-21). Campi da compilare (quelli contrassegnati da * sono obbligatori): File di input*: inserire qui in caratteri minuscoli il nome con cui si è salvato il set di ricerca sul server o il nome del file prodotto dalla p-ret-01 File di output*: inserire qui il nome del file che verrà prodotto dalla procedura: il nome deve essere inserito in minuscolo senza spazi (sostituibili semmai da trattino o linea bassa) né caratteri speciali Esplosione: - N se il record non deve essere stampato per tutte le occorrenze del campo scelto come primo parametro di ordinamento - Y se il record deve essere ripetuto per tutte le occorrenze del campo scelto come primo parametro di ordinamento Es. se imposto un ordinamento per autore, e nel file è presente un record con due autori, nella stampa finale quel record compare una sola volta se Esplosione è N, due volte se Esplosione è Y Livello 1/2/3/4 Campi e Sottocampi: è possibile definire fino a 4 livelli di ordinamento, e per ogni livello fino a 4 campi in alternativa: es. al 1.livello 7#0## 200## per autore principale o titolo (se l autore principale non c è), al 2.livello 200## per titolo, nel caso di medesimo autore; 6 non stampabile quindi da TaskManager: perciò esso non vi compare nella tab Lista file. 7

9 Pagina 8 di 11 Filtro: consente di definire come parametro di filtro per l ordinamento il contenuto di un sottocampo del primo tag indicato in Campi e sottocampi: es. avendo impostato in Campi e sottocampi un ordinamento per collocazione Z30-1$$3, specificando in Filtro $$1 seguito dal codice della biblioteca, l ordinamento considererà le collocazioni di quella e non di altre biblioteche Livello 1/2/3/4 Lunghezza chiave: è possibile definire il numero di caratteri nella stringa di testo che il sistema considera per ordinare i record (fino a max. 99 car. per livello); se lasciato vuoto viene riempito automaticamente dal programma Ora di esecuzione/alle ore: la procedura può essere lanciata subito, lasciando i campi impostati a Oggi e vuoto; oppure programmata ad un giorno/ora specificati Database: selezionare il codice dell archivio bibliografico su cui deve girare la procedura ID di stampa: lasciare vuoto il campo Report lingua: lasciare vuoto il campo ESEMPI 1) Ordinamento per autore principale e titolo Esplosione: N Livello 1: 7#0## 200## (o 200##$$a per limitare l ordinamento al solo titolo proprio) Livello 2: 200## (o 200##$$a per limitare l ordinamento al solo titolo proprio) Filtri: vuoti Livello 1/2/3/4 Lunghezza chiave: vuoti 2) Ordinamento per autore (tutti) e titolo Esplosione: Y (i record che contengono più di un 7xx saranno presenti nel file di stampa tante volte quanti sono i 7xx in essi presenti) Livello 1: 7#### Livello 2: 200## (o 200##$$a per limitare l ordinamento al solo titolo proprio) Filtri: vuoti Livello 1/2/3/4 Lunghezza chiave: vuoti 3) Ordinamento per titolo (periodici) Esplosione: N Livello 1: 200## (o 200##$$a per limitare l ordinamento al solo titolo proprio) Filtri: vuoti Livello 1 Lunghezza chiave: vuoto 4) Ordinamento per DW e autore/titolo Esplosione: Y Livello 1: 676## Filtri: vuoto Livello 1 Lunghezza chiave: vuoto Livello 2: 7#0## 200## (o 200##$$a per limitare l ordinamento al solo titolo proprio) Filtri: vuoto Livello 2 Lunghezza chiave: vuoto Livello 3: 200## (o 200##$$a per limitare l ordinamento al solo titolo proprio) Filtri: vuoto Livello 3 Lunghezza chiave: vuoto 5) Ordinamento per collocazione Esplosione: Y Livello 1: Z30-1$$3 8

10 Pagina 9 di 11 Filtri: $$1 e sigla della biblioteca per la cui collocazione si vuole l ordinamento (es. $$1BCG) oppure $$2 e sigla del fondo nel caso tale sigla sia usata da una sola biblioteca Livello 1 Lunghezza chiave: vuoto 6) Ordinamento per collocazione (periodici) Esplosione: Y Livello 1: 958##$$b Filtri: $$a e sigla della biblioteca per la cui collocazione si vuole l ordinamento (es. $$abcg) oppure $$f e indicazione del fondo nella dizione riportata nel 958$$f Livello 1 Lunghezza chiave: vuoto 9

11 Pagina 10 di 11 FASE 3) STAMPA Il file prodotto dalla procedura di ordinamento viene usato come file di input delle procedure print- 01 per la stampa con formato personalizzato o la print-08 per la stampa a colonne. FASE 3.1) STAMPA CON IL SERVIZIO STAMPA RECORD FORMATO PERSONALIZZATO (PRINT-01) Nel modulo Catalogazione, dal menu Servizi Recupera record dal catalogo, selezionare la procedura Stampa Record Formato personalizzato (print-01). File di input*: inserire qui in caratteri minuscoli il nome del file prodotto dalla procedura di ordinamento File di output *: inserire qui in caratteri minuscoli il nome del file che verrà prodotto dalla procedura: il nome va inserito in minuscolo senza spazi (sostituibili semmai da trattino o linea bassa) né caratteri speciali Formato *: selezionare uno tra i formati destinati alla stampa di un catalogo 7 Ora di esecuzione/alle ore: la procedura può essere lanciata subito, lasciando i campi impostati a Oggi e vuoto; oppure programmata ad un giorno/ora specificati Database: selezionare il codice dell archivio bibliografico su cui deve girare la procedura ID di stampa: lasciare vuoto il campo Report lingua: lasciare vuoto il campo 7 il Formato scheda è stato definito per la stampa di una bibliografia; quello Stampa autori serve invece alla stampa di un elenco degli autori da allegare ad un catalogo/bibliografia/bollettino. N.b.: per la definizione di ulteriori formati di stampa rivolgersi al SAB. 10

12 Pagina 11 di 11 FASE 3.2) STAMPA CON IL SERVIZIO STAMPA RECORD DEL CATALOGO FORMATO A COLONNE (PRINT-08) Nel modulo Catalogazione, dal menu Servizi Recupera record dal catalogo, selezionare la procedura Stampa record del catalogo Formato a colonne (print-08). File di input*: inserire qui in caratteri minuscoli il nome del file prodotto dalla procedura di ordinamento File di output *: inserire qui in caratteri minuscoli il nome del file che verrà prodotto dalla procedura: il nome va inserito in minuscolo senza spazi (sostituibili semmai da trattino o linea bassa) né caratteri speciali Formato *: selezionare uno tra i formati destinati alla stampa 8 Lingua del report*: lasciare selezionato Italiano Ora di esecuzione/alle ore: la procedura può essere lanciata subito, lasciando i campi impostati a Oggi e vuoto; oppure programmata ad un giorno/ora specificati Database: selezionare il codice dell archivio bibliografico su cui deve girare la procedura ID di stampa: lasciare vuoto il campo Report lingua: lasciare vuoto il campo 8 N.b.: per la definizione di ulteriori formati di stampa rivolgersi al SAB. 11

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