ALLEGATO 3 CAPITOLATO TECNICO

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1 Ministero della Giustizia Dipartimento dell Organizzazione giudiziaria, del personale e dei servizi Direzione Generale del Bilancio e della Contabilità. Gara per la fornitura del servizio sostitutivo di mensa mediante buoni pasto cartacei e dei servizi connessi in favore dipendenti degli uffici del Ministero della Giustizia ALLEGATO 3 CAPITOLATO TECNICO PER LA FORNITURA DEL SERVIZIO SOSTITUTIVO DI MENSA MEDIANTE BUONI PASTO CARTACEI E DEI SERVIZI CONNESSI IN FAVORE dei dipendenti del Ministero della Giustizia

2 SOMMARIO Pagina 1 INDICAZIONI GENERALI Definizioni Oggetto dell appalto Quantitativo massimo; importo complessivo e corrispettivo del servizi Durata dell appalto Responsabile del servizio 6 2 REGOLAMENTAZIONE DEL SERVIZIO Richiesta di Approvvigionamento Emissione ed invio della Richiesta di Approvvigionamento Contenuto della Richiesta di Approvvigionamento Ricezione e verifica della validità della Richiesta di Approvvigionamento Accettazione/Rifiuto della Richiesta di Approvvigionamento Consegna dei buoni pasto 8 3 CARATTERISTICHE DEI BUONI PASTO Spendibilità e restituzione dei buoni pasto 10 4 CARATTERISTICHE DELLA RETE DI ESERCIZI CONVENZIONATI Numerosità esercizi Numero minimo di esercizi da convenzionare per sedi di utilizzo Numero minimo di esercizi da convenzionare nei comuni Integrazione e sostituzione degli esercizi 13 5 ULTERIORI OBBLIGHI DEL FORNITORE 14 6 FATTURAZIONI E PAGAMENTI 15 7 MONITORAGGIO DELLA FORNITURA E SERVIZIO REPORTISTICA 17 8 PENALI Difformità nella consegna dei buoni pasto Difformità relative alle caratteristiche dei buoni pasto Difformità relative al convenzionamento Difformità riscontrate in fase di controllo /monitoraggio 18 9 ALLEGATI Allegato 1: Elenco sedi di utilizzo e numero minimo di esercizi da convenzionare per sedi di utilizzo e nei comuni. 9.2 Allegato 2: Tabelle esercizi convenzionati Tabella A - Elenco degli Esercizi convenzionati per sedi di utilizzo Tabella B - Elenco degli Esercizi Convenzionati nei singoli comuni Codici per la compilazione del campo Tipologia di esercizio. 9.3 Moduli per la fruizione del servizio Allegato A: Modulo Richiesta di Approvvigionamento

3 1. Indicazioni generali 1.1. Definizioni Nell ambito del presente Capitolato si intende per: 1) Amministrazione Contraente/Committente: il Ministero della Giustizia Dipartimento dell Organizzazione Giudiziaria Direzione Generale del Bilancio e della Contabilità (di seguito l Amministrazione ), con sede legale in Roma, Via Arenula, 70, che è la Committente del presente appalto; 2) Fornitore/Società di emissione: l impresa (o il raggruppamento temporaneo di imprese o il Consorzio) risultata aggiudicataria della gara con la quale l Amministrazione stipula il contratto; 3) Contratto di fornitura: il contratto avente ad oggetto la fornitura del servizio sostitutivo di mensa mediante Buoni pasto, stipulato tra l Amministrazione e il Fornitore; 4) Buono pasto: il documento di legittimazione in forma cartacea, avente le caratteristiche di cui al capitolo 3, che attribuisce al possessore, ai sensi dell art del codice civile, il diritto ad ottenere dagli Esercizi convenzionati la somministrazione di alimenti e bevande e la cessione di prodotti di gastronomia pronti per il consumo, con esclusione di qualsiasi prestazione in denaro; 5) Valore nominale (o anche Valore facciale o Taglio ): il valore della prestazione indicato sul buono pasto, pari ad 7,00 (euro sette/00) o altro valore eventualmente corrispondente alla normativa vigente. E il valore che esprime la capacità di acquisto del Buono pasto presso gli esercizi convenzionati; 6) Commissione/Sconto incondizionato: lo sconto massimo sul Valore nominale del Buono pasto, espresso in percentuale, che il Fornitore riconoscerà agli Esercenti, per ciascun Buono pasto speso; 7) Dipendenti/Utilizzatori dei buoni pasto: i lavoratori subordinati, a tempo pieno e parziale, che prestano servizio presso una qualsiasi delle Sedi di utilizzo; 8) Esercizio/i: gli esercizi, di cui al comma 3, dell art. 285 del Regolamento di esecuzione ed attuazione del decreto legislativo 12 aprile 2006, n. 163, che svolgono le seguenti attività: a) le somministrazioni di alimenti e bevande effettuate dagli esercizi di somministrazione di cui alla legge 25 agosto 1991, n. 287, ed alle eventuali leggi regionali in materia di commercio, nonché da mense aziendali ed interaziendali; b) le cessioni di prodotti di gastronomia pronti per il consumo immediato, effettuate, oltre che dagli stessi esercizi di somministrazione, mense aziendali ed interaziendali, da rosticcerie e gastronomie artigianali i cui titolari siano iscritti all'albo di cui all'articolo 5, comma 1, della legge 8 agosto 1985, n. 443, nonché dagli esercizi di vendita di cui al

4 decreto legislativo 31 marzo 1998, n. 114 (con esclusione delle forme speciali di vendita al dettaglio di cui all art.4, comma 1, lett. h, punti 2, 3 e 4), ed alle eventuali leggi regionali in materia di commercio, legittimati a vendere i prodotti appartenenti al settore merceologico alimentare; 9) Esercizio/i convenzionato/i: gli Esercizi appositamente convenzionati con il Fornitore e presso i quali il Fornitore garantisce la spendibilità dei Buoni pasto; 10) Esercenti: i titolari degli Esercizi; 11) Richiesta di Approvvigionamento: il documento corrispondente al modello di cui all Allegato A - Richiesta di Approvvigionamento, con il quale le Unità approvvigionanti indicano di volta in volta il quantitativo di Buoni pasto che intendono acquistare, nel rispetto dei limiti dei quantitativi massimi indicati nel presente Capitolato, indicando l indirizzo presso cui dovranno essere consegnati i Buoni pasto richiesti, e gli ulteriori dettagli della fornitura secondo le modalità in seguito disciplinate. 12) Unità Approvvigionante: il soggetto (ufficio e/o persona fisica), istituzionalmente abilitato ad impegnare la spesa per conto dell Amministrazione, ovvero i soggetti (uffici e/o persone fisiche) appositamente delegati, e che saranno indicati dall Amministrazione in sede di stipula del Contratto, ad effettuare le Richieste di Approvvigionamento; 13) Sede/i di consegna: dell Amministrazione dove devono essere consegnati i Buoni pasto. L indicazione della sede di consegna sarà riportata nelle Richieste di Approvvigionamento; 14) Sede/i di utilizzo: ogni sede, centrale o periferica dell Amministrazione dove sono presenti gli aventi diritto al servizio sostitutivo di mensa mediante i Buoni pasto. Tali sedi sono indicate nell allegato 1) al presente capitolato; 15) Valore aggiudicato: valore nominale del Buono pasto, al netto dello sconto offerto dal Fornitore aggiudicatario, arrotondato alla seconda cifra decimale; 16) Sconto offerto: Sconto sul Valore nominale del Buono pasto, espresso in percentuale, che il Fornitore aggiudicatario riconoscerà all Amministrazione, per ogni Buono pasto acquistato; 17) Importo contrattuale massimo: l importo massimo del contratto di fornitura oggetto della presente procedura, che sarà calcolato moltiplicando in n.ro massimo di buoni pasto per il valore aggiudicato. Tale importo deve intendersi al netto di IVA; 18) Corrispettivo del Servizio: il corrispettivo (espresso in Euro) spettante al Fornitore per la prestazione del Servizio sostitutivo di mensa che sarà calcolato moltiplicando il numero dei Buoni pasto consegnati per il valore aggiudicato. All importo così determinato, sarà applicata l IVA ai sensi di legge. 19) Giorno lavorativo: i giorni dal lunedì al venerdì, esclusi sabato e festivi, nonché eventuali chiusure aziendali del Fornitore;

5 20) Termine massimo di pagamento agli Esercenti: termine massimo entro il quale la società di emissione dei buoni pasto s impegna ad effettuare il pagamento degli importi dovuti ai titolari degli Esercizi, calcolato dalla data, indicata nel calendario dei pagamenti del Fornitore, successiva alla consegna dei Buoni pasto e della relativa fattura da parte degli Esercizi Oggetto dell appalto Il presente Capitolato ha ad oggetto la disciplina della fornitura del servizio sostitutivo di mensa mediante Buoni pasto cartacei da erogarsi in favore dei dipendenti degli uffici del Ministero della Giustizia ubicati nelle regioni indicate per ciascun lotto nel bando di gara. Sono, altresì, descritte tutte le attività connesse allo svolgimento della prestazione medesima così come regolamentate, oltre che dal presente Capitolato, anche dal Contratto e dalla Lettera d invito. Il Valore nominale dei Buoni pasto rappresenta l importo massimo spendibile presso gli Esercizi convenzionati ed è pari ad 7,00 (sette/00). L erogazione del servizio dovrà avvenire, mediante una rete di Esercizi convenzionati con il Fornitore, dietro presentazione di Buoni pasto cartacei. Le caratteristiche della rete di Esercizi convenzionati di cui al punto precedente, (con particolare riferimento alla composizione della rete ed ai parametri: distanza degli esercizi dalle Sedi di utilizzo dell Amministrazione, nonché numerosità degli Esercizi convenzionati), sono quelle riportate nel presente Capitolato al Capitolo 4. Il numero di esercizi da convenzionare nel raggio di 1 KM dalle sedi di utilizzo e nell ambito dello stesso comune, non potrà essere inferiore a quello riportato nell allegato 1 al presente capitolato. La Commissione che il Fornitore riconoscerà agli Esercenti, per ciascun Buono pasto speso, non potrà essere superiore a quella indicata al capitolo 5 lettera a); parimenti i termini di pagamento agli esercenti non potranno essere superiori a quelli indicati nel medesimo capitolo 5 alla lettera b).

6 1.3. Quantitativo massimo; Importo Complessivo del Contratto e Corrispettivo del Servizio Il servizio sostitutivo di mensa mediante Buoni pasto dovrà essere prestato a favore dei Dipendenti del Ministero della Giustizia fino al raggiungimento del quantitativo massimo dei buoni pasto indicati per ciascun lotto: Lotto 1: CIG B6 - n buoni pasto regioni Lombardia, Liguria, Piemonte, Valle d Aosta; Lotto 2: CIG C7D - n buoni pasto regione Lazio; Lotto 3: CIG A62 - n buoni pasto regione Campania; Lotto 4: CIG A91 - n buoni pasto regioni Sardegna, Sicilia, Calabria, Basilicata. L Amministrazione si riserva la facoltà di apportare, durante la durata del contratto, un aumento o una diminuzione del quantitativo massimo di buoni pasto, fino a concorrenza di un quinto (1/5) dello stesso, ai sensi dell art,11 del r.d. 2440/1923. L Importo contrattuale massimo è l importo massimo del contratto di fornitura oggetto della presente procedura, che sarà calcolato moltiplicando in numero massimo di buoni pasto per il valore aggiudicato. Tale importo deve intendersi al netto di IVA; Resta inteso che il Corrispettivo del Servizio dovrà essere calcolato in funzione dei Buoni Pasto effettivamente consegnati dal Fornitore per il valore aggiudicato. A tale importo sarà applicata l IVA ai sensi di legge. L Amministrazione a suo insindacabile giudizio si riserva la facoltà di interrompere, senza oneri aggiuntivi, il contratto nel caso in cui sia disponibile la Convenzione, ex art. 26 Legge 488/99 e s.m.i., Buoni pasto ed. 6. Il Fornitore avrà diritto al pagamento delle prestazioni eseguite, purché correttamente e a regola d arte, secondo il corrispettivo e le condizioni contrattuali rinunciando espressamente ora per allora, a qualsiasi ulteriore eventuale pretesa risarcitoria ed ad ogni ulteriore compenso o indennizzo e/o rimborso delle spese, anche in deroga a quanto previsto dall art c.c Durata dell appalto L appalto in oggetto ha una durata di 12 (dodici) mesi a decorrere dalla data di stipula del Contratto Responsabile del servizio Il Fornitore, all atto della stipula del Contratto, comunicherà all Amministrazione il nominativo e i relativi estremi (numero telefonico, numero di fax ed indirizzo di posta elettronica) del

7 Responsabile del Servizio. Tale persona sarà il referente responsabile nei confronti dell Amministrazione e delle Unità approvvigionanti e, quindi, avrà la capacità di rappresentare ad ogni effetto il Fornitore. Il Fornitore s impegna a comunicare tempestivamente all Amministrazione, eventuali modifiche del nominativo precedentemente indicato. 2. Regolamentazione del servizio Il Servizio sostitutivo di mensa mediante Buoni Pasto dovrà essere attivato dal Fornitore entro 15 (quindici) giorni dalla stipula del Contratto, secondo quanto previsto al capitolo 4. L Amministrazione, in sede di stipula del Contratto, potrà indicare i soggetti (uffici e/o persone fisiche) delegati ad emettere le successive Richieste di Approvvigionamento; i nominativi di tali soggetti delegati e l eventuale variazione degli stessi dovranno essere comunicati formalmente e tempestivamente al Fornitore. I soggetti deputati istituzionalmente o appositamente delegati ad emettere le Richieste di Approvvigionamento relative al Contratto saranno, di seguito, indicati come Unità Approvvigionanti Richiesta di approvvigionamento Le Unità Approvvigionanti richiederanno mensilmente/bimestralmente la fornitura dei Buoni pasto oggetto del Contratto, attraverso le Richieste di Approvvigionamento che saranno trasmesse al Fornitore nelle vie tradizionali (via o via fax o altro mezzo preventivamente concordato tra le parti) secondo lo schema del modello Richiesta di Approvvigionamento (All. A) allegato al presente Capitolato Emissione ed invio della Richiesta di approvvigionamento Il Fornitore si obbliga a mettere a disposizione dell Amministrazione e/o delle Unità approvvigionanti - entro 15 giorni dalla stipula del Contratto - una casella di posta elettronica per l invio dei file relativi alle Richieste di Approvvigionamento. L invio del file alla casella di posta elettronica dovrà essere seguito da apposito messaggio di conferma da parte del Fornitore. Il Fornitore prende atto, rinunziando ora per allora a qualsiasi pretesa risarcitoria, che le Unità approvvigionanti hanno la facoltà, da esercitarsi entro 1 (uno) giorno lavorativo successivo all invio della Richiesta di Approvvigionamento, di revocare e/o modificare la Richiesta di Approvvigionamento medesima, avvalendosi dello stesso strumento utilizzato per l invio, fermo restando che, in caso di invio della Richiesta di Approvvigionamento per posta, la revoca potrà essere effettuata mediante comunicazione da inviare a mezzo fax o via entro un giorno lavorativo dall invio della Richiesta di Approvvigionamento.

8 Trascorso il predetto termine, la Richiesta di approvvigionamento è irrevocabile, pertanto il Fornitore è tenuto a dare esecuzione completa ai servizi nella medesima richiesti Contenuto della Richiesta di Approvvigionamento La Richiesta di Approvvigionamento dovrà contenere, tra le altre, le seguenti indicazioni: - i riferimenti dell unità Approvvigionante; - il numero totale dei Buoni pasto da consegnare; - i riferimenti per la consegna (indirizzo di consegna, etc..); - il dettaglio della fornitura; Ricezione e verifica della validità della Richiesta di Approvvigionamento Appena ricevuta la Richiesta di Approvvigionamento, il Fornitore dovrà verificare che: - la Richiesta di Approvvigionamento sia compilata correttamente in ogni sua parte; - la Richiesta di Approvvigionamento provenga da una Unità Approvvigionante legittimata all emissione della stessa Accettazione/Rifiuto della Richiesta di Approvvigionamento (a) (b) Qualora la Richiesta di Approvvigionamento non sia stata redatta in conformità alle prescrizioni del presente Capitolato, la stessa non avrà validità ed il Fornitore non dovrà darvi esecuzione. Quest ultimo, tuttavia, dovrà, entro 2 (due) giorni lavorativi dalla ricezione della richiesta stessa, darne tempestiva comunicazione (a mezzo fax che sarà indicato sulla richiesta stessa o altro mezzo preventivamente convenuto dalle parti) all Unità Approvvigionante - spiegandone le ragioni del rifiuto - al fine di consentire alla stessa l emissione di una nuova Richiesta di Approvvigionamento, secondo le indicazioni sopra riportate. Qualora la Richiesta di Approvvigionamento sia stata redatta in conformità alle prescrizioni del presente Capitolato, la stessa sarà valida e il Fornitore dovrà assegnare un numero progressivo alla Richiesta di Approvvigionamento, e dovrà formalizzare (a mezzo fax che sarà indicato sulla stessa richiesta o altro mezzo preventivamente convenuto tra le parti) l accettazione della suddetta Richiesta, comunicando all unità approvvigionante tale numero, unitamente alla data di ricevimento della stessa, entro il termine di 2 (due) giorni lavorativi dalla ricezione della richiesta stessa Consegna dei Buoni Pasto Il Fornitore provvederà a consegnare a ciascuna Unità Approvvigionante/sede di utilizzo il numero di Buoni pasto indicato nella Richiesta di Approvvigionamento. La consegna dei Buoni

9 pasto sarà effettuata nei luoghi indicati nella Richiesta stessa. Sarà cura dell Unità Approvvigionante comunicare al Fornitore in tempo utile eventuali variazioni di destinazione. La consegna dovrà essere effettuata entro i seguenti termini, pena l applicazione delle penali previste dal capitolo 8 del presente Capitolato Tecnico entro 10 (dieci) giorni lavorativi dalla ricezione della Richiesta di Approvvigionamento. Nel caso di Richieste di Approvvigionamento riferite a Buoni pasto restituiti, la consegna dovrà essere effettuata, da parte del Fornitore, entro 20 (venti) giorni lavorativi dalla ricezione dei Buoni pasto restituiti dall Unità Approvvigionante. Si precisa che detti Buoni dovranno essere inviati con le modalità descritte al successivo par. 3.1 Restituzione dei buoni pasto scaduti. 3. Caratteristiche dei Buoni pasto Relativamente al valore nominale del buono pasto, si precisa che l Amministrazione durante il periodo di validità del Contratto potrà modificarlo, se così dovesse rendersi necessario a seguito di modifiche normative, contrattuali e regolamentari intervenute in corso di validità del contratto. In tale ipotesi il fornitore sarà tenuto ad erogare il servizio osservando tutte le condizioni contrattuali ivi previste, e garantire lo sconto offerto in gara a prescindere dal valore nominale del buono pasto richiesto. I Buoni pasto, anche ai sensi dell art. 285 comma 5 del menzionato Regolamento, dovranno riportare le seguenti indicazioni: a) il codice fiscale o la ragione sociale dell Amministrazione; b) la ragione sociale e il codice fiscale o Partita IVA del Fornitore (in caso di R.T.I. di tutte le imprese costituenti il raggruppamento e in caso di Consorzio, di tutte le imprese consorziate per conto delle quali il Consorzio si è aggiudicato il contratto); c) il valore facciale espresso in valuta corrente; d) il termine temporale di utilizzo e cioè la scadenza per la spendibilità del Buono pasto, da parte degli utilizzatori (cfr. par. 3.1); e) l indicazione del termine (non inferiore a sei mesi dalla scadenza per la spendibilità del buono, ai sensi dell art. 285 comma 9 lett. e) del Regolamento richiamato) entro il quale l esercente potrà validamente richiedere alla società di emissione il pagamento delle prestazioni effettuate; f) la commissione massima/sconto incondizionato (rif Definizioni, punto 6) che il Fornitore riconoscerà all Esercente, non superiore a quella indicata al capitolo 5 del presente Capitolato tecnico. Tale informazione deve essere riportata sul fronte del buono; g) i termini massimi di pagamento agli Esercenti (rif Definizioni, punto 21), non superiori a quelli indicati al capitolo 5 del presente Capitolato tecnico. Tale informazione deve essere riportata sul fronte del buono;

10 h) i riferimenti per l invio della fattura da parte degli Esercenti convenzionati; i) uno spazio riservato all apposizione della data di utilizzo, della firma del Dipendente che lo utilizza e del timbro dell'esercizio convenzionato presso il quale il Buono pasto viene utilizzato; j) la dicitura «Il buono pasto non e' cumulabile, ne' cedibile ne' commerciabile, ne' convertibile in denaro; può essere utilizzato solo se datato e sottoscritto dall'utilizzatore»; k) la numerazione progressiva non ripetibile. In particolare la code-line (comprendente anche codici di controllo specifici da comunicare agli esercenti), dovrà permettere agli esercenti muniti di specifici lettori la corretta lettura dei buoni oggetto di codesto appalto, con riferimento al valore nominale, alla scadenza, alla Commissione ed ai termini di pagamento. I buoni pasto dovranno possedere, ai sensi del comma 6, dell art.285 del Regolamento di esecuzione ed attuazione del decreto legislativo 12 aprile 2006, n. 163, caratteristiche tali da renderne difficile la falsificazione e garantire la tracciabilità del buono pasto stesso. I buoni pasto dovranno indicare, se richiesto dall Unità Approvvigionante, l Ufficio dell Unità Approvvigionante per il quale sono stati emessi, il nominativo del Dipendente Spendibilità e restituzione dei Buoni Pasto scaduti Spendibilità dei buoni - condizioni di utilizzo I Buoni Pasto possono essere utilizzati, durante la giornata lavorativa anche se domenicale o festiva, esclusivamente dai Dipendenti (e cioè dai lavoratori subordinati, a tempo pieno e parziale, che prestano servizio presso una delle Sedi di utilizzo). Essi sono utilizzabili esclusivamente per l'intero valore facciale, non danno diritto a resto in denaro ad alcun titolo e non danno diritto a ricevere beni e prestazioni diverse da quelle indicate nel presente Capitolato. I Buoni pasto comportano l obbligo da parte del titolare di regolare in contanti l eventuale differenza tra il valore nominale del Buono ed il maggior costo della consumazione richiesta. Il valore facciale del buono pasto e' comprensivo dell'imposta sul valore aggiunto prevista per le somministrazioni al pubblico di alimenti e bevande. Spendibilità dei buoni - termine temporale di utilizzo. Con riferimento al termine temporale di utilizzo e cioè alla scadenza per la spendibilità del Buono pasto da parte degli utenti (cfr. par.3, lettera d), si precisa che:

11 i buoni pasto emessi sino al 30 settembre dovranno riportare come termine di scadenza per la spendibilità il 30 giugno dell anno successivo a quello di emissione. i buoni pasto emessi dal 1 ottobre dovranno riportare come termine di scadenza per la spendibilità il 31 dicembre dell anno successivo a quello di emissione Restituzione dei buoni non spesi. I buoni pasto scaduti, nei termini di cui ai punti precedenti, potranno essere restituiti dall Amministrazione e/o dalle Unità Approvvigionanti al Fornitore, entro e non oltre 90 giorni (farà fede la data di ricezione del fornitore) immediatamente successivo alla data di scadenza riportata sul buono. Si precisa che in caso di restituzione di buoni scaduti il Fornitore procederà all emissione di nota di credito cosi come descritto nel Capitolo 6 Fatturazione e Pagamenti ; Si precisa che la restituzione dei predetti Buoni pasto deve essere effettuata nel modo seguente: Annullare i Buoni pasto, tagliando l angolo in alto a destra del Buono stesso (in tutti i casi in cui il codice numerico posto nella parte inferiore del Buono pasto non risulti leggibile, in quanto tagliato o riportante qualsivoglia segno, questo non sarà accettato dal Fornitore); Inviare al Fornitore i Buoni scaduti utilizzando un mezzo che garantisca la sicurezza del trasferimento e che permetta all Amministrazione di ricevere prova della data di ricezione da parte del Fornitore. 4. Caratteristiche della rete di Esercizi convenzionati Il Fornitore dovrà mettere a disposizione degli utenti del servizio una rete di Esercizi, presso i quali dovrà essere garantita la fruizione, fino al valore nominale del Buono pasto, di generi alimentari di buona qualità organolettica. Gli Esercizi dovranno essere convenzionati nel rispetto delle condizioni previste dal comma 9, dell art. 285 del predetto Regolamento e delle prescrizioni del presente Capitolato. Ai sensi del comma 3, dell art. 285 del predetto Regolamento, il servizio sostitutivo di mensa reso a mezzo dei buoni pasto è erogato, fermo restando il possesso del riconoscimento ai sensi del regolamento (CE) n. 853/2004 del Parlamento europeo e del Consiglio del 29 aprile 2004, nel caso di preparazione o manipolazione dei prodotti di gastronomia all'interno dell'esercizio, dagli esercizi che svolgono le seguenti attività: a) le somministrazioni di alimenti e bevande effettuate dagli esercizi di somministrazione di cui alla legge 25 agosto 1991, n. 287, ed alle eventuali leggi regionali in materia di commercio, nonché da mense aziendali ed interaziendali; b) le cessioni di prodotti di gastronomia pronti per il consumo immediato, effettuate, oltre che dagli stessi esercizi di somministrazione, mense aziendali ed interaziendali,

12 da rosticcerie e gastronomie artigianali i cui titolari siano iscritti all'albo di cui all'articolo 5, comma 1, della legge 8 agosto 1985, n. 443, nonché dagli esercizi di vendita di cui al decreto legislativo 31 marzo 1998, n. 114, ed alle eventuali leggi regionali in materia di commercio, legittimati a vendere i prodotti appartenenti al settore merceologico alimentare. Si precisa che: 1. con riferimento al punto b) precedente, dovrà essere garantita all interno del n. di Esercizi Convenzionati nel Comune indicati nell allegato 1 (cfr fac simile TABELLA B allegato 2) - una presenza di Esercizi abilitati alla cessione e vendita di prodotti di gastronomia pronti per il consumo (Gastronomie, Market, Alimentari, Supermercati, etc.), di almeno il 25% rispetto al numero complessivo di Esercizi convenzionati in ciascun comune di cui all allegato sempre con riferimento al punto b) precedente, sono esclusi gli Esercizi di vendita rientranti nelle forme speciali di vendita al dettaglio di cui all art. 4 comma 1 lett. h, punti 2,3,4 del D. Lgs. 31 marzo 1998, n. 114; 3. gli Esercizi convenzionati dovranno avere caratteristiche tali da garantire un adeguata ricettività; 4. gli Esercizi convenzionati dovranno esporre la vetrofania (adesivo recante l indicazione di accettazione del Buono pasto presso l Esercizio) Numerosità esercizi Come meglio indicato nella Lettera d invito, l aggiudicatario entro 15 (quindici) giorni dalla stipula, ai fini dell attivazione del servizio medesimo, dovrà provvedere al convenzionamento almeno del numero minimo di esercizi nel raggio di 1KM dalle sedi di utilizzo e nell ambito dello stesso comune indicati nell allegato 1. Il Fornitore dovrà altresì trasmettere all Amministrazione e alle Unità approvvigionanti, entro i predetti 15 (quindici) giorni, gli elenchi dei suddetti esercizi convenzionati, i quali dovranno riportare almeno le informazioni presenti nel facsimile di cui Allegato 2 al presente Capitolato (TABELLA A - Elenco degli Esercizi Convenzionati per sedi di utilizzo, e TABELLA B - Elenco degli Esercizi Convenzionati nei Comuni). Ferma e incondizionata l inammissibilità dei cd. servizi aggiuntivi ai fini dell aggiudicazione della gara e delle eventuali giustificazioni in sede di anomalia/congruità, resta inteso che l adesione ad eventuali servizi aggiuntivi da parte degli esercenti dovrà essere facoltativa e pertanto il convenzionamento degli esercizi non dovrà essere subordinato alla preventiva/contestuale adesione a tali servizi aggiuntivi.

13 Numero minimo di Esercizi da convenzionare per sedi di utilizzo Il Fornitore dovrà, in caso di aggiudicazione, convenzionare almeno il numero di esercizi indicati per ciascuna sede di utilizzo nell allegato 1, garantendo la spendibilità dei Buoni Pasto presso di essi. 1. Gli Esercizi minimi da convenzionare per sede di utilizzo e di cui al predetto allegato 1 dovranno essere ubicati entro la distanza di 1KM (salvo casi di oggettiva e documentata impossibilità), calcolata considerando il tragitto più breve percorribile a piedi, da ciascuna Sede di utilizzo sopra indicata. 2. Nel caso in cui dovessero sopraggiungere soppressioni e/o spostamenti e/o apertura di nuove sedi, l Amministrazione comunicherà al Fornitore l avvenuta modifica ed il Fornitore dovrà provvedere, entro 1 (uno) mese dalla ricezione di tale comunicazione, a garantire il convenzionamento di almeno 1 (uno) esercizio ogni 10 Dipendenti per ciascuna Sede di utilizzo ubicato entro la distanza di 1 KM (salvo casi di oggettiva e documentata impossibilità), calcolata considerando il tragitto più breve percorribile a piedi, da ciascuna Sede di utilizzo Numero minimo di Esercizi da convenzionare nel Comune Il Fornitore dovrà, inoltre, convenzionare il numero minimo di esercizi ubicati in ciascun comune delle sedi di utilizzo indicato nell allegato 1 Presso tutti i sopra indicati esercizi convenzionati il Fornitore è tenuto a garantire la spendibilità dei Buoni Pasto Integrazione e sostituzione degli esercizi a) Il Fornitore, indipendentemente dal numero di Esercizi riportati nell allegato 1 di cui al precedente paragrafo 4.1., dovrà garantire su richiesta motivata dell Amministrazione un maggior numero di esercizi in aggiunta a quanto previsto nei punti precedenti (salvo casi di oggettiva e documentata impossibilità). Il convenzionamento degli Esercizi aggiuntivi andrà effettuato entro 10 giorni lavorativi dalla ricezione della richiesta scritta. Si precisa che l Amministrazione potrà eventualmente indicare le proprie preferenze (riferimenti dell esercizio desiderato o la preferenza in termini di tipologia di esercizi: gastronomia, bar, tavola calda, ecc.) che non saranno vincolanti per il Fornitore, il quale sarà però tenuto, nei termini sopra indicati, a verificarne la convenzionabilità, dandone adeguata comunicazione all Amministrazione. Gli Esercizi aggiuntivi andranno ad integrare il numero di Esercizi riportati nei relativi elenchi.

14 b) Il numero totale degli Esercizi convenzionati risultante dall ultima versione degli elenchi di cui alla successiva lettera d) (eventualmente integrati secondo le modalità descritte alla precedente lettera a), non può essere ridotto per tutta la durata del Contratto. c) Nel caso in cui si dovessero verificare dei casi di disdetta del convenzionamento di uno o più Esercizi convenzionati, il Fornitore dovrà sostituire tali esercizi, entro 5 (cinque) giorni lavorativi dalla disdetta, con altri Esercizi nelle immediate vicinanze, affinché resti invariato il numero totale degli esercizi convenzionati presso cui sia garantita la spendibilità dei Buoni Pasto alle condizioni indicate nell Offerta Economica. d) Solo nel caso in cui vi siano aggiornamenti, i suddetti elenchi dovranno essere trasmessi dal Fornitore all Amministrazione, ogni 4 (quattro) mesi. In ogni caso, il Fornitore è tenuto a dare comunicazione immediata all Amministrazione delle singole variazioni intervenute rispetto all ultima versione dell elenco in possesso della stessa. Infine, a fronte di una richiesta dell Amministrazione, tali elenchi dovranno essere trasmessi alla stessa, entro 5 giorni lavorativi dalla richiesta medesima. 5. Ulteriori obblighi del Fornitore a) Il Fornitore aggiudicatario di codesto appalto, in relazione alla Commissione (anche sconto incondizionato) richiesta agli Esercenti, dovrà rispettare l impegno ad applicare, per tutta la durata del contratto, a tutti i titolari degli Esercizi, sia a quelli convenzionati in relazione al presente appalto che a quelli presso i quali verranno comunque spesi i Buoni pasto oggetto del presente appalto, una commissione non superiore al 7%. Resta inteso che la predetta Commissione sarà omnicomprensiva di tutti gli impegni espressi in codesto capitolato. b) Il Fornitore aggiudicatario di codesto appalto si impegna ad effettuare, per tutta la durata del contratto, il pagamento degli importi dovuti ai titolari degli Esercizi (cd. rimborsi), sia a quelli convenzionati in relazione al presente appalto che a quelli presso i quali verranno comunque spesi i Buoni pasto oggetto del presente appalto, entro i seguenti termini di pagamento: a. entro e non oltre il termine di 15 (quindici) giorni per gli Esercizi di cui alla lettera a) del capitolo 4 del Capitolato Tecnico ( Caratteristiche della rete di esercizi ), b. entro e non oltre il termine di 30 (trenta) giorni per gli Esercizi di cui alla lettera b) del medesimo capitolo 4 del Capitolato Tecnico, calcolati dalla data, indicata nel calendario dei pagamenti del Fornitore, successiva alla consegna dei Buoni pasto e della relativa fattura da parte degli Esercizi. c) Il Fornitore aggiudicatario si obbliga a prevedere nel calendario dei pagamenti non meno di una data di consegna al mese. A partire dalla predetta data, successiva alla

15 restituzione dei buoni pasto e della relativa fattura al Fornitore, saranno calcolati i sopraindicati termini di pagamento agli esercenti. d) Nessun vincolo deve essere posto all esercente al fine di ottenere il riconoscimento della Commissione ed il rispetto dei termini di pagamenti sopra indicati, ivi compresa la richiesta di fatturazione separata per i buoni e/o di specifiche procedure di invio e consegna dei buoni pasto. e) Nel caso il Fornitore, successivamente all aggiudicazione, stipuli ai fini del presente appalto appositi contratti di convenzionamento con ulteriori Esercizi rispetto a quelli indicati negli elenchi presentati all Amministrazione, dovrà applicare anche a detti esercenti la commissione ed i termini di pagamento di cui sopra. f) Il Fornitore s impegna altresì ad esibire all Amministrazione, a fronte di una sua eventuale richiesta, il contratto di convenzionamento, relativo a ciascuno degli Esercizi riportati negli elenchi descritti in precedenza entro due giorni lavorativi dalla richiesta; g) Qualora i Buoni pasto oggetto del presente appalto venissero spesi occasionalmente presso Esercizi non rientranti negli elenchi degli Esercizi convenzionati, per i suddetti buoni si applicheranno le medesime condizioni sopra indicate relativamente alla commissione ed ai termini di pagamento. Qualora tali Esercizi fossero utilizzati abitualmente dagli utilizzatori finali, anche in assenza di richiesta scritta, essi dovranno essere inseriti negli elenchi degli Esercizi convenzionati, previa stipula di apposito contratto di convenzionamento oppure dovranno essere inibiti al ritiro di detti buoni pasto. h) Il Fornitore s impegna ad eliminare, entro 10 giorni lavorativi dalla ricezione della contestazione, le disfunzioni di qualsiasi genere recanti pregiudizio alla regolarità del servizio, ferma rimanendo in ogni caso l applicabilità del minor termine e di eventuali penali previste per le singole fattispecie. 6. Fatturazione e Pagamenti a) L Amministrazione/unità approvvigionanti corrisponderanno al Fornitore per ogni Buono pasto effettivamente consegnato un importo pari al valore aggiudicato. A tale importo verrà applicata l IVA ai sensi di legge. b) L importo delle predette fatture emesse dal Fornitore, a fronte dei buoni pasto effettivamente consegnati (cfr. paragrafo 2.2), sarà pagato dalla Amministrazione/Unità approvvigionanti entro i termini indicati nell art. 12 del Contratto. c) Ciascun corrispettivo contrattuale potrà essere fatturato dall Impresa con cadenza bimestrale, successivamente ad ogni consegna, per un importo pari ai Buoni pasto effettivamente consegnati con le modalità di cui al paragrafo 2.2, per il bimestre di riferimento. d) Ciascuna fattura emessa dovrà contenere il riferimento al Contratto ed alla singola Richiesta di Approvvigionamento cui si riferisce, nonché dovrà contenere il CIG (Codice Identificativo

16 Gara del lotto a cui la richiesta di approvvigionamento si riferisce) e dovrà essere intestata e spedita alla singole Unità approvvigionanti secondo quanto espressamente indicato all atto della stipula del Contratto di Fornitura. Nel caso in cui il Fornitore invii detta fattura ad un indirizzo diverso da quello che verrà comunicato formalmente dalle Unità Approvvigionanti in sede di Richiesta di approvvigionamento, i termini di pagamento decorreranno dalla data di ricezione della fattura nell esatto luogo di consegna indicato. e) Il Fornitore, sotto la propria esclusiva responsabilità, renderà tempestivamente noto alla Amministrazione e alle Unità approvvigionanti le variazioni che si verificassero circa le modalità di accredito di cui alla lettera c) precedente; in difetto di tale comunicazione, anche se le variazioni venissero pubblicate nei modi di legge, il Fornitore non potrà sollevare eccezioni in ordine ad eventuali ritardi dei pagamenti, né in ordine ai pagamenti già effettuati; f) Il Fornitore dopo aver ricevuto i Buoni pasto scaduti provvederà ad inviare, entro 60 giorni dalla ricezione dei Buoni scaduti (cfr. par.3.1), una nota di credito in favore delle Unità Approvvigionanti. Al riguardo si precisa che la predetta nota di credito dovrà essere sempre emessa con IVA, indipendentemente dalla data di emissione della originaria fattura di cessione (cfr. DPR 633/1972, commi 2 e 3 dell articolo 26). Si precisa altresì che tale nota di credito dovrà contenere il riferimento alla singola Richiesta di Approvvigionamento cui si riferisce, nonché al quantitativo di Buoni oggetto della fornitura. Le Unità Approvvigionanti potranno quindi adottare una delle seguenti alternative: 1. richiedere la sostituzione dei Buoni pasto scaduti con Buoni pasto di nuova emissione In tal caso le Unità Approvvigionanti, contestualmente all invio dei Buoni scaduti, emetteranno una Richiesta di Approvvigionamento, di pari valore dei Buoni pasto scaduti, riportante l indicazione che si tratta di sostituzione di Buoni resi. 2. non richiedere la sostituzione dei Buoni pasto scaduti In questo caso, qualora siano previste ulteriori fatture da saldare, le Unità Approvvigionanti porteranno a discarico la nota di credito sul pagamento relativo alla prima fattura utile. Qualora, invece, non sia prevista una fattura da saldare da parte delle Unità Approvvigionanti, il Fornitore provvederà al versamento della somma a favore del Ministero Giustizia Capo XI - C.D.R. 10 "Organizzazione giudiziaria, del personale e dei servizi" - U.P.B Capitolo 3530 "Entrate eventuali e diverse concernenti il Ministero della Giustizia con causale relativa agli estremi identificativi di rimborso delle note di credito".

17 7. Monitoraggio della fornitura e servizio di reportistica L Amministrazione/Unità Approvvigionanti si riservano il diritto di verificare in ogni momento l adempimento da parte del Fornitore degli impegni relativi al convenzionamento degli Esercizi, nonché il rispetto degli ulteriori obblighi previsti dal presente capitolato e/o assunti in sede di gara. Relativamente poi al servizio di reportistica, il Fornitore dovrà, su richiesta della Amministrazione, secondo le modalità all uopo indicate dallo stesso, e, comunque entro il termine di 5 (cinque) giorni lavorativi dalla richiesta, fornire la documentazione necessaria per il monitoraggio del contratto anche eventualmente utilizzando strumenti di Information Technology. 8. Penali 8.1. Difformità nella consegna dei Buoni pasto a. Per ogni giorno di ritardo rispetto ai termini di consegna dei Buoni Pasto come indicati nel par. 2.2 del presente Capitolato, il Fornitore sarà tenuto a corrispondere alla Amministrazione una penale pari allo 0,1% (zero virgola uno per cento) dell importo indicato nella Richiesta di Approvvigionamento (escluso IVA), salvo il risarcimento del maggior danno. b. Nel caso di errori nella composizione dei plichi contenenti i Buoni pasto richiesti o nella spedizione dei Buoni pasto, il Fornitore si impegna ad effettuare una nuova fornitura entro 5 (cinque) giorni lavorativi dalla comunicazione della irregolarità rilevata dalla Amministrazione/Unità approvvigionanti, senza addebito di costi aggiuntivi, pena l applicazione di una penale, a favore della Amministrazione, pari allo 0,1% (zero virgola uno per cento) dell importo indicato nella Richiesta di Approvvigionamento (escluso IVA), rispetto alla quale è stato contestato l errore, per ogni giorno di ritardo rispetto ai 5 giorni lavorativi previsti per la sostituzione della fornitura Difformità relative alle caratteristiche del Buono pasto a. Per il mancato rispetto del periodo temporale di utilizzo e cioè della scadenza per la spendibilità del Buono pasto da parte dei Dipendenti, di cui al capitolo 3, il Fornitore sarà tenuto a corrispondere alla Amministrazione /Unità approvvigionanti una penale pari al 10% dell importo dei Buoni pasto aventi scadenze difformi da quanto richiesto, salvo il risarcimento del maggior danno Difformità relative al convenzionamento a. Per ogni giorno di ritardo rispetto ai termini indicati nel par , comma 2) per il convenzionamento almeno degli esercizi minimi previsti per ciascuna sede di utilizzo, il Fornitore sarà tenuto a corrispondere alla Amministrazione/Unità approvvigionanti una penale pari a Euro 1.300,00 (milletrecento/00), salvo il risarcimento del maggior danno

18 b. Per ogni giorno di ritardo rispetto ai termini indicati nel par lett. a) per il convenzionamento di Esercizi, in aggiunta a quelli previsti nel medesimo paragrafo, su richiesta motivata della Amministrazione, il Fornitore sarà tenuto a corrispondere alla Amministrazione /Unità approvvigionanti una penale pari a Euro 800,00 (ottocento/00), salvo il risarcimento del maggior danno. c. Per ogni Esercizio in meno rispetto al numero degli Esercizi convenzionati risultante nell ultima versione degli elenchi inviati alla Amministrazione (rif. paragrafo 4.1.3, lett.b) e per ogni giorno di ritardo per il convenzionamento con lo/gli Esercizio/i mancante/i, il Fornitore sarà tenuto a corrispondere alla Amministrazione una penale pari a Euro 50,00 (cinquanta/00), salvo il risarcimento del maggior danno. d. Per ogni giorno di ritardo rispetto ai termini indicati al par , lett. c) per la sostituzione di Esercizi convenzionati che abbiano comunicato la disdetta dal convenzionamento il Fornitore sarà tenuto a corrispondere alla Amministrazione una penale pari a Euro 500,00 (cinquecento/00), salvo il risarcimento del maggior danno Difformità riscontrate in fase di controllo/monitoraggio a. Per ogni giorno di ritardo relativo ai termini per eliminare le disfunzioni di qualsiasi genere recanti pregiudizio al regolare svolgimento del servizio di cui al capitolo 5, lett. h), l Amministrazione si riserva di applicare una penale pari ad euro 500,00, salvo il risarcimento del maggior danno. b. Nel caso in cui, dai controlli effettuati emerga il mancato rispetto degli impegni relativi al rispetto della percentuale massima di commissione e ai termini di pagamento verso gli esercenti (capitolo 5, lettere a e b), la Amministrazione si riserva di applicare una penale pari ad euro 1.000,00, salvo il risarcimento del maggior danno. c. Nel caso in cui, all esito dei controlli effettuati si evidenzi che il calendario non preveda almeno una scadenza al mese/bimestre (rif. cap.6 lettera c), l Amministrazione si riserva di applicare una penale pari ad euro 500,00, salvo il risarcimento del maggior danno. 9. Allegati 9.1 Allegato 1: Elenco sedi di utilizzo e numero minimo di esercizi da convenzionare per sedi di utilizzo e nei comuni. 9.2 Allegato 2: Tabelle esercizi convenzionati Tabella A - Elenco degli Esercizi convenzionati per sedi di utilizzo Tabella B - Elenco degli Esercizi Convenzionati nei singoli comuni Codici per la compilazione del campo Tipologia di esercizio. 9.3 Moduli per la fruizione del servizio Allegato A: Modulo Richiesta di Approvvigionamento