M A N U A L E DI G E S T I O N E DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DOCUMENTI E ARCHIVIO DEL COMUNE DI DESENZANO DEL GARDA

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1 M A N U A L E DI G E S T I O N E DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DOCUMENTI E ARCHIVIO DEL COMUNE DI DESENZANO DEL GARDA Pagina 1

2 PARTE I: disposizioni generali 5 Art. 1: ambito di applicazione 5 Art. 2: definizioni dei termini 5 Art. 3: area organizzativa omogenea 5 Art. 4: servizio archivistico per la gestione informatica del protocollo, dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi 5 Art. 5: Unicità del protocollo informatico 6 Art. 6: Modello operativo adottato per la gestione dei documenti 6 PARTE II: formazione dei documenti 7 Art. 7: modalità di formazione dei documenti e contenuti minimi 7 Art. 8: Formato elettronico dei documenti informatici 7 Art. 9: Sottoscrizione dei documenti informatici 8 Art. 10: Formazione e gestione delle minute e dei documenti base 8 PARTE III: ricezione dei documenti 9 Art. 11: Ricezione dei documenti su supporto cartaceo 9 Art. 12: Ricezione dei documenti informatici 9 Art. 13: Ricevute attestanti la ricezione dei documenti 9 Art. 14: Apertura della posta 10 Art. 15: Conservazione delle buste o altri contenitori di documentazione 10 Art. 16: Orari di apertura per il ricevimento della documentazione cartacea 10 PARTE IV: Registrazione dei documenti 11 Art.17: Documenti soggetti a registrazione di protocollo 11 Art. 18: Documenti non soggetti a registrazione di protocollo 11 Art. 19: Registrazione di protocollo dei documenti ricevuti e spediti 11 Art. 20: Registrazione dei documenti interni 12 Art. 21: Segnatura di protocollo 12 Art. 22: Annullamento delle registrazioni di protocollo 12 Art. 23: Differimento dei termini di protocollazione 13 Art. 24: Registro giornaliero di protocollo 13 Art. 25: Registro annuale di protocollo 13 Art. 26: Registro di emergenza 13 Art. 27: Documentazione particolare 14 Art. 28: Documentazione di gare d'appalto 14 Pagina 2

3 Art. 29: Documenti su supporto cartaceo indirizzati nominalmente al personale dell'ente, lettere anonime e documenti non firmati. 14 Art. 30: Documenti inviati via fax 15 Art. 31: Documenti arrivati senza lettera di accompagnamento 15 Art. 32: Corrispondenza con più destinatari 15 Art. 33: Allegati 16 Art. 34: Documenti di competenza di altre amministrazioni 16 Art 35: Documenti originali plurimi o in copia per conoscenza 16 Art. 36: Oggetti plurimi 16 Art. 37: Produzione seriale di documenti sulla base di un modello generale 17 Art. 38: Modelli pubblicati 17 Art. 39: Gestione della posta elettronica 17 PARTE V: piano di conservazione e classificazione dei documenti 19 Art. 40: Piano di conservazione dei documenti 19 Art. 50: Classificazione dei documenti 19 PARTE VI: assegnazione dei documenti 20 Art. 51: Assegnazione 20 Art. 52: Modifica delle assegnazioni 20 Art. 53: Consegna dei documenti analogici 20 PARTE VII: fascicolazione dei documenti ( protocollo decentrato) 21 Art. 54: Formazione e identificazione dei fascicoli 21 Art. 55: Processo di formazione dei fascicoli 21 Art. 56: Modifica delle assegnazioni dei fascicoli 22 Art. 57: Tenuta dei fascicoli dell'archivio corrente 22 PARTE VIII: spedizione dei documenti destinati all esterno 23 Art. 58: Spedizione dei documenti cartacei 23 Art. 59: Spedizione dei documenti informatici 23 PARTE IX: gestione dei flussi di documenti cosiddetti interni 25 Art. 60: Comunicazioni informali 25 Art. 61: Scambio di documenti o di fascicoli fra gli uffici 25 PARTE X: scansione dei documenti su supporto cartaceo 26 Art. 62: Documenti soggetti a scansione 26 Art. 63: Processo di scansione 26 PARTE XI: conservazione e tenuta dei documenti 27 Pagina 3

4 Art. 64: Memorizzazione dei documenti informatici e delle rappresentazioni digitali dei documenti cartacei 27 Art. 65: Trasferimento dei fascicoli nell archivio di deposito 27 Art. 66: Selezione e conservazione dei documenti cartacei 27 Art. 67: Selezione e conservazione dei documenti informatici 27 Art. 68: Riversamento ottico sostitutivo 28 Art. 69: Salvataggio della memoria informatica (archivio informatico) 28 PARTE XII: accessibilità e riservatezza 29 Art. 70: Accessibilità da parte degli utenti appartenenti all Amministrazione 29 Art. 71: Accesso esterno 29 Art. 72: Accesso da parte di altre amministrazioni 29 Pagina 4

5 PARTE I: DISPOSIZIONI GENERALI Art. 1 (Ambito di applicazione) 1. Il presente manuale, di seguito denominato brevemente manuale di gestione, è adottato ai sensi degli articoli 3 e 5 del DPCM 31/10/2000 per la gestione delle attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e conservazione dei documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali e dei procedimenti dell Amministrazione. 2. Il presente manuale viene assunto come Istruzione di lavoro IDL SQ 002 del sistema di gestione per la Qualità adottato dall Ente e certificato secondo la norma internazionale ISO 9001: In particolare, oltre alle norme vigenti tutte le attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e conservazione dei documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali e dei procedimenti dell Amministrazione. Devono soddisfare il punto 4.2 Requisiti relativi alla documentazione della citata norma ISO. 4. In quanto parte del sistema di gestione per la Qualità il presente manuale è sottoposto a periodici controlli annuali, sia nell ambito del ciclo di audit interni che da parte di valutatori dell Ente esterno di certificazione. Art. 2 (Definizioni) 5. Per quanto riguarda la definizione dei termini, che costituisce la corretta interpretazione del dettato del presente manuale, si rimanda al glossario allegato (all. 1); Art. 3 (Area organizzativa omogenea) 1. Ai fini della gestione dei documenti è individuata una sola area organizzativa omogenea denominata Comune di Desenzano del Garda, composta dall insieme di tutte le sue unità organizzative come risulta dall ultima modifica approvata dell organigramma comunale approvato. Art. 4: (Servizio archivistico) Pagina 5

6 1. Nell ambito dell area organizzativa omogenea 1, è istituito il servizio archivistico per la gestione informatica del protocollo, dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi di seguito denominato servizio archivistico. 2. Il servizio ha competenza sulla gestione dell intera documentazione archivistica, o- vunque trattata, distribuita o conservata, dell Amministrazione, ai fini della sua corretta registrazione, classificazione, conservazione, selezione e ordinamento Il responsabile del servizio svolge le funzione attribuitegli per legge nonché le funzioni di responsabile della conservazione ed è specificamente considerato pubblico ufficiale. Durante l assenza del responsabile è nominato un sostituto. Art. 5: (Unicità del protocollo informatico) 1. La numerazione delle registrazioni di protocollo è unica, progressiva, corrisponde all anno solare ed è composta da almeno sette numeri. 2. Ad ogni documento è dato un solo numero, che non può essere utilizzato per la registrazione di altri documenti anche se ad esso correlati. 3. Sono consentite registrazioni particolari solo per le tipologie di documenti individuate nell elenco allegato al presente manuale. (all. 2). 4. L Amministrazione non riconosce validità a registrazioni particolari con non siano quelle individuate nell elenco allegato. 5. Il responsabile del servizio archivistico, con propria determinazione, può aggiornare le tipologie di documentazione sottoposte a trattamento specifico e a registrazione particolare. Art. 6: (Modello organizzativo per la gestione dei documenti) 1. Il modello organizzativo per la gestione dei documenti prevede la partecipazione attiva di più soggetti ed uffici utenti, ciascuno dei quali è abilitato a svolgere determinate operazioni come descritto nell allegato elenco (all. 3) 2. I documenti in entrata sono gestiti unicamente presso il servizio archivistico, mentre i documenti in uscita possono essere gestiti dagli uffici a ciò abilitati; 3. le abilitazioni sono rilasciate dal responsabile del servizio archivistico. 1 Rif. articolo 61, comma 1, del DPR 445/ Rif. articolo 61, comma 3, del DPR 445/2000 Pagina 6

7 PARTE II FORMAZIONE DEI DOCUMENTI Art. 7 (Modalità di formazione dei documenti e contenuti minimi) 1. Il contenuto, la struttura e le modalità di formazione dei documenti, sono determinate dalla direzione e secondo quanto previsto dal presente manuale. 2. La formazione dei documenti informatici è regolata sulla base dei moduli e formulari elettronici approvati dalla direzione e resi disponibili dall Amministrazione. 3. Indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, il contenuto dei documenti prodotti dagli uffici è il seguente: a) denominazione dell'amministrazione; b) settore, servizio o ufficio che ha prodotto il documento; c) indirizzo completo (via, numero civico, codice avviamento postale, città, sigla della provincia, numero di telefono, numero di fax, indirizzo di posta elettronica dell'ente); d) luogo e data di formazione del documento; e) destinatario; f) oggetto; g) classificazione (categoria, classe e fascicolo); h) numero di eventuali allegati; i) numero di protocollo; j) testo; k) indicazione di colui che ha redatto il documento (nome e cognome anche abbreviato); l) estremi identificativi del responsabile del procedimento (L. 241/90); m) sottoscrizione autografa o elettronico/digitale del responsabile. Art. 8 (Formato elettronico dei documenti informatici) 1. I documenti informatici prodotti dall'amministrazione, indipendentemente dal software utilizzato, prima della loro sottoscrizione con firma elettronico/digitale, sono convertiti in uno dei formati standard previsti dalla normativa vigente in materia di conservazione, che ne garantisca la loro inalterabilità durante le fasi di accesso e conservazione e l'immutabilità nel tempo del contenuto e della struttura. 2. I documenti ricevuti in un formato diverso da quelli prescritti dal presente manuale, se sottoscritti con firma digitale sono recepiti dal sistema e convertiti in uno dei formati standard previsti. Pagina 7

8 3. In caso di migrazione dei documenti informatici la corrispondenza fra il formato originale e quello migrato è garantita dal responsabile del servizio archivistico in veste di pubblico ufficiale. Art. 9 (Sottoscrizione dei documenti informatici) 1. La sottoscrizione dei documenti informatici è ottenuta con un processo di firma elettronico/digitale conforme alle disposizioni di legge. Art. 10 (Formazione e gestione delle minute e dei documenti base) 1. Per ogni documento in spedizione sono prodotti: a) un esemplare da conservare nel fascicolo, denominato copia. b) un esemplare da spedire al destinatario denominato originale 2. tutti gli esemplari, compresa la copia, sono trasmessi dal responsabile del procedimento alle postazioni decentrate di protocollo per la protocollazione e l apposizione del timbro di segnatura. 3. la spedizione è assicurata dall Ufficio archivistico, il quale provvede ad apporre il timbro datario di avvenuta spedizione a restituire le copie per atti al responsabile del procedimento. 4. le copie per gli atti dei documenti informatici si producono con le modalità previste dai sistemi di produzione documentale elettronici disponibili nel sistema informativo comunale. 5. Il sistemi informativo garantisce la verifica delle versioni dei documenti informatici, tenendo traccia dei loro passaggi e trasformazioni fino alla versione definitiva inviata alla registrazione di protocollo. 6. I documenti preparatori interni possono essere sottoscritti con firma elettronica. 7. Gli uffici si conformano alle linee guida per la scrittura allegate al presente manuale (all. 6). 8. Il responsabile del servizio archivistico aggiorna periodicamente le linee guida sulla base delle esigenze di carattere organizzativo. Pagina 8

9 PARTE III RICEZIONE DEI DOCUMENTI Art. 11 (Ricezione dei documenti cartace) 1. I documenti cartacei possono arrivare all ente attraverso: a) il servizio postale; b) la consegna diretta allo sportello servizi al cittadino, o nei casi previsti dal responsabile del servizio archivistico, ad altri uffici specificatamente abilitati. c) il sistema telefax centralizzato (oppure ai fax analogici ove espressamente autorizzati); 2. I documenti, soggetti a registrazione di protocollo, devono pervenire al protocollo per la loro registrazione. 3. Quelli arrivati via telefax sono soggetti alle stesse regole di registrazione degli altri documenti cartacei. Art. 12 (Ricezione dei documenti informatici) 1. La ricezione dei documenti informatici è assicurata: a) tramite la casella di posta elettronica certificata riservata a questa funzione e accessibile solo alle postazioni preposte alla registrazione di protocollo; b) tramite le caselle di posta elettronica istituzionali disponibili e quelle individuali istituzionali assegnate ai dipendenti comunali; 2. L'indirizzo della casella di posta elettronica certificata istituzionale del Comune è il seguente: protocollo@pec.comune.desenzano.brescia.it 3. Il responsabile del servizio provvede a renderlo pubblico nei termini previsti dalla legge. 4. I documenti informatici pervenuti tramite le caselle di posta istituzionali presso le unità organizzative diverse dal servizio archivistico, qualora siano soggetti a registrazione, devono essere inoltrati all indirizzo di posta elettronica istituzionale del servizio archivistico per la registrazione. Art. 13 (Ricevute attestanti la ricezione dei documenti) 1. Per i documenti cartacei verrà rilasciata ricevuta tramite apposito modulo. Tuttavia la ricevuta della consegna di un documento cartaceo può anche essere costituita dalla fo- Pagina 9

10 tocopia del primo foglio del documento stesso con un timbro che attesti il giorno della consegna. 2. A chi ne fa domanda, compatibilmente con le esigenze del servizio, deve essere anche riportato il numero di protocollo assegnato al documento, in questo caso l'operatore deve provvedere immediatamente alla registrazione dell'atto. 3. Nel caso di ricezione dei documenti informatici la notifica al mittente dell'avvenuto ricevimento è assicurata dal sistema elettronico. Art. 14 (Apertura della posta) 1. Il responsabile del servizio archivistico apre tutta la corrispondenza. 2. Qualora sulla busta vi sia apposta la dicitura riservato, personale, confidenziale, S.P.M. o sia palese che contenga codici di autenticazione informatica, o altre simili, viene consegnata in busta chiusa al destinatario il quale, dopo averne preso visione, se valuta che il documento ricevuto non è personale o riservato, è tenuto a trasmetterlo immediatamente al servizio archivistico per la registrazione di protocollo. Art. 15 (Conservazione delle buste o altri contenitori di documentazione) 1. Le buste dei documenti pervenuti non si inoltrano agli uffici destinatari e si conservano per 24 ore; le buste delle assicurate, corrieri, espressi, raccomandate ecc. si inoltrano insieme ai documenti. Art. 16 (Orari di apertura per il ricevimento della documentazione cartacea) 1. Il servizio archivistico è aperto negli orari di apertura al pubblico degli uffici Comunali come stabilito da apposito provvedimento. 2. I settori e servizi rispettano tali orari, sia per le richieste di registrazione di documenti, sia per la comunicazione dell orario di ricezione di buste, domande di concorso o altra documentazione. 3. Per consentire all ufficio protocollo di evadere in giornata tutta la documentazione relativa a gare o concorsi la scadenza degli stessi si fissa entro le ore 12.00, con l'avvertenza di non includere il venerdì come giorno di scadenza. Pagina 10

11 PARTE IV REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI Art. 17 (Documenti soggetti a registrazione di protocollo) 1. Tutti i documenti prodotti e ricevuti dall'amministrazione, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, ad eccezione di quelli di cui all art. 18 del presente regolarmente, sono obbligatoriamente registrati al protocollo. Art. 18 (Documenti non soggetti a registrazione di protocollo) 1. Sono esclusi dalla registrazione di protocollo: gazzette ufficiali, bollettini ufficiali, notiziari della pubblica amministrazione, note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, materiale statistico, atti preparatori interni, giornali, riviste, materiale pubblicitario, inviti a manifestazioni, stampe varie, plichi di libri e tutti quei documenti già soggetti a registrazione particolare da parte dell'ente il cui elenco è allegato al presente manuale. Art. 19 (Registrazione di protocollo dei documenti ricevuti e spediti) 1. La registrazione dei documenti ricevuti o spediti è effettuata in un'unica operazione. I requisiti necessari di ciascuna registrazione di protocollo sono: a) numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile; b) data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile; c) mittente o destinatario dei documenti ricevuti o spediti, registrato in forma non modificabile; d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile; e) data e numero di protocollo dei documenti ricevuti, se disponibili; f) impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, registrato in forma non modificabile; g) classificazione: categoria, classe, fascicolo (si veda titolario allegato); h) assegnazione; 2. Inoltre possono essere aggiunti: i) data di arrivo; j) allegati (numero e descrizione); k) estremi provvedimento differimento termini di registrazione; l) mezzo di ricezione/spedizione (lettera ordinaria, prioritaria, raccomandata, corriere,fax ecc.); Pagina 11

12 m) ufficio di competenza; n) tipo documento; o) livello di riservatezza: p) elementi identificativi del procedimento amministrativo, se necessario. Art. 20 (Registrazione dei documenti interni) 1. I documenti prodotti dall'ente a solo uso interno, che non costituiscono atti preparatori e non rientrano in quelli esclusi da protocollazione, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, sono assoggettati al trattamento specifico per la corrispondenza interna individuato dal responsabile del servizio archivistico. Art. 21 (Segnatura di protocollo) 1. La segnatura di protocollo apposta o associata al documento è effettuata contemporaneamente alla registrazione di protocollo. I requisiti necessari di ciascuna segnatura di protocollo sono: a) codice identificativo dell'amministrazione; b) codice identificativo dell'area organizzativa omogenea; c) data e numero di protocollo;. d) indice di classificazione; e) numero del fascicolo; 2. Per i documenti informatici trasmessi ad altre pubbliche amministrazioni, i dati relativi alla segnatura di protocollo sono contenuti, un unica volta nell ambito dello stesso messaggio, in un file conforme alle specifiche dell Extensible markup Lamguage (XML) e compatibile con il Document Type Definition (DTD) e comprendono anche l oggetto del documento e mittente o destinatario; Art. 22 Annullamento delle registrazioni di protocollo 1. Le registrazioni di protocollo possono essere motivatamente annullate con una specifica funzione del sistema di gestione informatica dei documenti solo previa autorizzazione scritta da parte del responsabile del servizio. 2. Le registrazioni annullate rimangono memorizzate nella base di dati e sono evidenziate dal sistema. 3. Il sistema durante la fase di annullamento registra gli estremi del provvedimento di autorizzazione redatto dal responsabile del servizio. Pagina 12

13 4. Eventuali richieste di annullamento dei numeri di protocollo devono pervenire al responsabile del servizio in forma scritta. 5. Sui documenti cartacei è apposto un timbro che riporta gli estremi del verbale di annullamento; il documento è conservato, anche fotoriprodotto, a cura del responsabile del servizio archivistico. 6. Non è possibile annullare il solo numero di protocollo e mantenere valide le altre informazioni della registrazione. Art. 23 (Differimento dei termini di protocollazione) 1. La registrazione della documentazione pervenuta avviene nell'arco di 24/48 ore. 2. Il responsabile del servizio può autorizzare la registrazione in tempi successivi, fissando un limite di tempo entro il quale i documenti devono essere protocollati e - in caso di scadenze predeterminate - conferendo valore attraverso un verbale, o altro documento, al timbro datario apposto sui documenti di cui si è differita la registrazione al protocollo. Art. 24 (Registro giornaliero di protocollo) 1. Il contenuto del registro informatico alla fine di ogni giorno è riversato su supporti di memorizzazione magnetica riscrivibili che si conservano fino al riversamento dei dati delle registrazioni di protocollo su supporto magnetico/ottico non riscrivibile. Art. 25 (Registro annuale di protocollo) 1. Almeno entro il mese di febbraio di ogni anno si provvederà a riversare le registrazione del protocollo informatico dell anno precedente su supporti di memorizzazione non riscrivibili. 2. Le registrazioni prodotte in tre copie sono conservate una a cura del responsabile del servizio archivistico, una a cura del responsabile del servizio sistemi informativi e una depositata presso un armadio ignifugo posto in un edificio diverso dalla sede comunale. Art. 26 (Registro di emergenza) 1. Il responsabile del servizio archivistico autorizza lo svolgimento delle operazioni di protocollo su un registro di emergenza a norma dell'articolo 63 del DPR Pagina 13

14 455/2000 e provvede successivamente a impartire le disposizioni per il riversamento dei dati nel protocollo informatico tramite le procedure prevista dal sistema informatico per l attivazione del registro. 2. All inizio di ogni anno il responsabile del servizio archivistico provvede a istituire il registro di emergenza sia su supporto cartaceo sia su supporto informatico. 3. La numerazione delle registrazioni di emergenza è unica per l anno solare e inizia da 1. Art. 27 (Documentazione particolare) 1. Le deliberazioni di giunta e consiglio, le determinazioni dirigenziali, i decreti, le ordinanze, i contratti, i verbali della polizia locale sono documenti già soggetti a registrazione particolare da parte dell'ente e possono non essere registrati al protocollo. 2. Il software di produzione e conservazione di questa tipologia particolare di documentazione deve consentire di eseguire su di essi tutte le operazioni previste nell'ambito della gestione dei documenti e del sistema adottato per il protocollo informatico. 3. Ogni registrazione deve riportare necessariamente: a) dati identificativi di ciascun atto (autore, destinatario, oggetto, data: generati in modo non modificabile); b) dati di classificazione e fascicolazione; c) numero di repertorio progressivo e annuale (generato in modo non modificabile). Art. 28 (Documentazione di gare d'appalto) 1. Le offerte di gare d'appalto o altra documentazione da consegnarsi all ente in busta chiusa sono registrate al protocollo in busta chiusa. 2. Dopo l'apertura a cura dell'ufficio che gestisce la gara verrà riportato su ciascun documento il numero di protocollo assegnato alla busta. Art. 29 (Documenti su supporto cartaceo indirizzati nominalmente al personale dell'ente, lettere anonime e documenti non firmati) 1. Le lettere anonime non si registrano al protocollo. Pagina 14

15 2. Le lettere a firma illeggibile delle quali non è identificabile il mittente non si registrano al protocollo, ma si inviano al destinatario che provvederà a eventuali accertamenti. Art. 30 (Documenti inviati via fax) 1. Tutti i documenti ricevuti e inviati via fax, se esistono i presupposti, devono essere registrati al protocollo. 2. A tal fine i documenti ricevuti dai fax in dotazione agli uffici e non presso il sistema di fax centralizzati devono essere trasmessi al servizi archivistico entro 24 ore. 3. Qualora successivamente al fax arrivasse anche l'originale del documento, a questo sarà attribuito lo stesso numero di protocollo. 4. Il modello di trasmissione e l'originale del documento spedito via fax devono essere inseriti nel fascicolo. 5. Di norma al fax non segue mai l'originale; qualora l'originale sia spedito a seguito del fax deve essere apposta sul documento la dicitura già inviato via fax. 6. Al documento inviato successivamente al fax deve essere apposto lo stesso numero di protocollo attraverso un timbro di segnatura che riporta le seguenti informazioni: Già pervenuto via fax, numero di protocollo, data e classificazione. 7. Il timbro di segnatura di protocollo va posto sul documento e non sulla copertina di trasmissione del fax. Art. 31 (Documenti arrivati senza lettera di accompagnamento) 1. I documenti pervenuti privi di lettera di accompagnamento e che costituiscono integrazioni di pratiche in corso o altro, vengono trasmessi al settore competente con nota di accompagnamento a firma del responsabile del servizio archivistico, protocollata in arrivo a meno che il software non preveda il trattamento specifico per la corrispondenza interna. Art. 32 (Corrispondenza con più destinatari) 1. Tutte le comunicazioni effettuate a più destinatari si registrano con un solo numero di protocollo. Pagina 15

16 2. Gli elementi identificativi dei destinatari vanno inseriti in elenchi associati alla copia del documento e la registrazione di protocollo avviene secondo le modalità previste dal manuale operativo del software e quanto successivamente indicato nel presente manuale di gestione. Art. 33 (Allegati) 1. Tutti gli allegati devono essere trasmessi con i documenti all ufficio protocollo per la registrazione. 2. Su ogni allegato è riportato il timbro della segnatura di protocollo. 3. Il sistema informatico provvede automaticamente a registrare gli allegati di un documento elettronico. 4. L eventuale mancanza di allegati deve essere annotata sia sulla lettera, sia nella registrazione di protocollo. Art. 34 (Documenti di competenza di altre amministrazioni) 1. I documenti di competenza di altre amministrazioni pervenuti per errore vanno restituiti con lettera protocollata di accompagnamento. 2. Se il documento viene erroneamente protocollato il numero di protocollo deve essere annullato e il documento inviato al destinatario. 3. Nel caso in cui il destinatario non sia individuabile il documento deve essere rimandato al mittente. Art 35 (Documenti originali plurimi o in copia per conoscenza) 1. Ai documenti originali plurimi, o copie dello stesso documento, si darà un unico numero di protocollo e successivamente, assegnati ai singoli destinatari. 2. Nel caso in cui a un documento originale plurimo vengano dati più numeri di protocollo si terrà conto del primo generato. Art. 36 (Oggetti plurimi) 1. Qualora un documento in entrata presenti più oggetti, relativi a procedimenti diversi e pertanto e da assegnare a più fascicoli, si dovranno produrre copie autenti- Pagina 16

17 che dello stesso documento e successivamente registrarle, classificarle e fascicolarle indipendentemente una dall altra. 2. L originale verrà inviato al destinatario indicato nel documento, oppure, nel caso di destinatari plurimi, al primo in indirizzo. 3. Si rimanderanno al responsabile del procedimento eventuali documenti in uscita con più oggetti. Art. 37 (Produzione seriale di documenti sulla base di un modello generale) 1. Nel caso di produzione in serie di documenti base che abbiano destinatari multipli, e parti minime variabili di contenuto (quali la diversità di importi, date, ecc.), dovranno essere compilati gli elenchi dei destinatari e delle parti variabili del documenti base ad essi riferiti. 2. Gli elenchi devono essere conservati insieme documento base nel fascicolo. 3. Il documento base, ossia la copia per atti, deve essere firmato in autografo o con firma elettronico/digitale; sui documenti inviati ai destinatari, ai quali non si vuole apporre singolarmente la sottoscrizione, dovrà essere obbligatoriamente riportata l indicazione del Responsabile del procedimento o del Sottoscrittore, preceduto dall acronimo f.to, e dalla seguente dicitura: L originale del documento è conservato presso il Comune di Desenzano del Garda). 4. La firma è sostituita dall indicazione del nome a norma dell art. 3 D.lgs. 39/93. Art. 38 (Modelli pubblicati) 1. Tutti i modelli di documenti pubblicati sul sito internet o sulla rete intranet dell Ente sono classificati secondo il piano di classificazione in uso. 2. Non possono essere pubblicati modelli, formulari e simili che non siano classificati. Art. 39 (Gestione della posta elettronica) 1. Ciascun dipendente è dotato di una casella di posta elettronica individuale di proprietà del Comune con il seguente indirizzo standard: nome.cognome@comune.desenzano.brescia.it che può essere utilizzata ai fini lavorativi per l invio di comunicazioni, informazioni e documenti. 2. Si ricorre ad un semplice messaggio di posta elettronica per: Pagina 17

18 a) convocare riunioni (interne all ente); b) inviare comunicazioni di servizio o notizie dirette ai dipendenti in merito a informazioni generali di organizzazione; c) diffondere circolari e ordini di servizio (gli originali si conservano nel fascicolo specifico); d) copie di documenti cartacei (copia immagine, l originale debitamente sottoscritto si conserva nel fascicolo specifico); e) tutte le comunicazioni interne. 3. Le richieste e le concessioni di ferie e permessi e simili possono essere effettuate con messaggio di posta elettronica o attraverso le apposite funzioni software. 4. Il sistema rileva data e ora di lettura del messaggio da parte del destinatario di tutti i messaggi trasmessi tramite la intranet comunale; 5. La spedizione tramite posta certificata di documenti firmati digitalmente è effettuata tramite l invio della mail al servizio archivistico che provvede successivamente alla spedizione tramite la casella di posta elettronica istituzionale certificata unica. 6. Il messaggio può trasportare con sé un documento a firma digitale con valore giuridico amministrativo, a tal fine si consiglia di inserire il seguente messaggio di testo automatico: Questo messaggio non impegna in alcun caso il Comune di Desenzano del Garda e contiene informazioni appartenenti al mittente, che potrebbero essere di natura confidenziale, esclusivamente dirette al destinatario sopra indicato. Qualora Lei non sia il destinatario indicato, Le comunichiamo che, ai sensi dell articolo 616 Codice penale e del D.lgs. 196/03, sono severamente proibite la revisione, divulgazione, rivelazione, copia, ri-trasmissione di questo messaggio nonché ogni azione correlata al contenuto dello stesso. Pagina 18

19 PARTE V PIANO DI CONSERVAZIONE E CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI Art. 40 (Piano di conservazione dei documenti) 1. Il piano di conservazione dell'archivio comprende il titolario di classificazione (all. 8) e il massimario di scarto (all. 9). 2. Il suo aggiornamento compete al responsabile di servizio. Art. 50 (Classificazione dei documenti) 1. Tutti i documenti ricevuti o prodotti indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, sono classificati in base al titolario, anche se non sono protocollati. 2. Le abilitazioni alla classificazione dei documenti in arrivo, effettuate da altri uffici utente, sono rilasciate dal responsabile del servizio archivistico. 3. Sono classificati anche gli atti preparatori interni, le minute o altri documenti che non vengono protocollati o siano soggetti a registrazione particolare. 4. I documenti prodotti dall Ente sono classificati da chi li scrive, pertanto perverranno alle postazioni di protocollo già classificati. Pagina 19

20 PARTE VI ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI Art. 51 (Assegnazione) 1. L assegnazione dei documenti agli uffici utenti o ai responsabili di procedimento è effettuata dal servizio archivistico sulla base dell elenco allegato degli uffici e dei responsabili di procedimento (all. 2). 2. Le abilitazioni all assegnazione dei documenti, effettuate da altri uffici utente, sono rilasciate dal responsabile del servizio archivistico. Art. 52 (Modifica delle assegnazioni) 1. Nel caso di assegnazione inesatta dei documenti, l'ufficio che ha ricevuto il documento è tenuto a trasmetterlo al responsabile del servizio archivistico che provvederà alla riassegnazione al nuovo assegnatario. 2. Il sistema di gestione informatica dei documenti tiene traccia delle riassegnazioni. Art. 53 (Consegna dei documenti analogici) 1. I documenti analogici/cartacei protocollati e assegnati possono resi disponibili ai destinatari in due modi principalmente: a) per mezzo di commesso/i; b) attraverso l'uso di cassette con chiave/ aperte, per ogni servizio, ufficio o responsabile di servizio. 2. Le immagini dei documenti cartacei acquisite con lo scanner sono rese disponibili agli uffici utente attraverso la rete interna dell amministrazione, dopo l operazione di scansione come previsto dal piano di conservazione e nell apposita sezione del presente manuale. Pagina 20

21 PARTE VII FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI ( PROTOCOLLO DECENTRATO) Art. 54 (Formazione e identificazione dei fascicoli) 1. Tutti i documenti, protocollati e non, indipendentemente dal supporto sul quale vengono formati, sono classificati e riuniti in fascicoli o serie documentarie (delibere, determinazioni, verbali. 2. L'apertura di un nuovo fascicolo è effettuata dal servizio archivistico, su richiesta dei vari responsabili di servizio/procedimento. 3. La formazione di un nuovo fascicolo avviene attraverso l'operazione di apertura, con richiesta scritta oppure, se informatica, regolata dal manuale di operativo del sistema, che prevede la registrazione sul repertorio/elenco dei fascicoli o nel sistema informatico delle seguenti informazioni: a) categoria e classe del titolario di classificazione; b) numero del fascicolo (la numerazione dei fascicoli è annuale indipendente per ogni classe); c) oggetto del fascicolo; d) data di apertura; e) ufficio a cui è assegnato; f) responsabile del procedimento; g) livello di riservatezza; h) tempo di conservazione; 4. Il sistema di protocollo informatico provvede automaticamente ad aggiornare il repertorio/elenco dei fascicoli. 5. Entro il mese di novembre il responsabile del servizio archivistico provvede a formulare, sulla base del titolario, di concerto con le unità organizzative dell Amministrazione, il piano della fascicolazione per l anno successivo. Art. 55 (Processo di formazione dei fascicoli ) 1. In presenza di un documento da inserire in un fascicolo, i responsabili di servizio stabiliscono, consultando le funzioni del protocollo informatico, o il repertorio dei fascicoli, se esso si colloca nell ambito di un affare o procedimento in corso, oppure se dà avvio ad un nuovo procedimento. 2. Se il documento deve essere inserito in un fascicolo già aperto, dopo la classificazione e protocollazione viene rimesso al responsabile del procedimento, che ha cura di inserirlo fisicamente nel fascicolo, nel caso di documenti informatici il siste- Pagina 21

22 ma provvede automaticamente, dopo l assegnazione del numero di fascicolo, a inserire il documento nel fascicolo informatico stesso. 3. Se invece dà avvio a un nuovo affare, aprono un nuovo fascicolo (con le procedure sopra descritte). 4. I documenti prodotti dall Ente sono fascicolati da chi li scrive, pertanto perverranno alle postazioni di protocollo già con l indicazione del numero/identificativo di fascicolo. Art. 56 (Modifica delle assegnazioni dei fascicoli) 1. La riassegnazione di un fascicolo è effettuata dal servizio archivistico su istanza scritta dell ufficio o unità organizzativa che ha in carico il fascicolo provvedendo a correggere le informazioni del sistema informatico e del repertorio dei fascicoli, inoltrando successivamente il fascicolo al responsabile del procedimento di nuovo carico. 2. Delle operazioni di riassegnazione e degli estremi del provvedimento di autorizzazione è lasciata traccia nel sistema informatico di gestione dei documenti o sul repertorio/elenco cartaceo dei fascicoli. Art. 57 (Tenuta dei fascicoli dell'archivio corrente) 1. I fascicoli dell'archivio corrente sono formati a cura dei responsabili di procedimento e conservati, fino al trasferimento nell'archivio di deposito, presso gli uffici di competenza. 2. Per quanto riguarda i fascicoli informatici il responsabile del Servizio archivistico provvede al loro trasferimento in archivi informatici di conservazione. 3. Tale trasferimento è preceduto, dove previsto, dalla conversione di eventuali documenti cartacei afferenti allo stesso fascicolo in formato immagine su supporto informatico in conformità con le norme vigenti sulla riproduzione sostitutiva ed alle disposizioni contenute nel presente manuale. Pagina 22

23 PARTE VIII SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI DESTINATI ALL ESTERNO Art. 58 (Spedizione dei documenti cartacei) 1. I documenti da spedire sono trasmessi al servizio archivistico completi di estremi di registrazione, della firma autografa del responsabile del procedimento, della classificazione e del numero di fascicolo nonché le eventuali indicazione necessarie a individuare il procedimento amministrativo di cui fanno parte. 2. I documenti devono pervenire in originale da inviare, busta aperta, e già intestata a cura dell ufficio produttore. 3. Nel caso di spedizione che utilizzi pezze di accompagnamento (raccomandate, posta celere, corriere o altro mezzo di spedizione), queste devono essere compilate a cura dell ufficio produttore. 4. All ufficio protocollo competono le operazioni di imbustamento e pesatura. 5. Eventuali situazioni di urgenza che modifichino la procedura descritta devono essere valutate e autorizzate dal responsabile del servizio archivistico. 6. Spedizioni di grandi quantità di corrispondenza devono essere concordate con il servizio protocollo. 7. Nel caso di spedizioni con destinatari multipli superiori a 10 si potrà inserire nel campo del destinatario la dicitura Destinatari diversi elenco nel fascicolo. L elenco dei destinatari deve essere unito al documento e registrato come allegato nel sistema di protocollo. Sull elenco si riporta la segnatura di protocollo; Art. 59 (Spedizione dei documenti informatici) 1. La spedizione dei documenti informatici avviene attraverso l indirizzo di posta elettronica certificata istituzionale conforme alla normativa vigente. 2. I documenti sono trasmessi all indirizzo elettronico dichiarato dai destinatari, ovvero abilitato alla ricezione della posta per via telematica, ai sensi della normativa vigente in materia. Pagina 23

24 3. L operazione di spedizione di un documento informatico è eseguita dopo che sono state completate le operazioni di : verifica dei documenti informatici, registrazione di protocollo, segnatura di protocollo, classificazione e fascicolazione. 4. Gli uffici che effettuano la spedizione dei documenti informatici curano anche l archiviazione delle ricevute elettroniche di ritorno.. Pagina 24

25 PARTE IX GESTIONE DEI FLUSSI DI DOCUMENTI COSIDDETTI INTERNI Art. 60 Comunicazioni informali 1. Questo genere di informazioni possono essere trasmesse/ricevute per posta elettronica purché si tratti di scambio di informazioni e documenti che non impegnino l amministrazione verso terzi. Art. 61 Scambio di documenti o di fascicoli fra gli uffici 1. Della comunicazione/scambio di informazioni, di documenti o unità archivistiche giuridicamente rilevanti all interno dell ente deve essere tenuta traccia nel sistema informatico di gestione dei documenti e degli archivi e registrata all interno dell unità archivistica specifica. 2. Le modalità di trasmissione e registrazione sono descritte nel manuale operativo del sistema informatico e nel piano di conservazione. Pagina 25

26 PARTE X SCANSIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI Art. 62 Documenti soggetti a scansione 1. Il responsabile del servizio archivistico individua con i responsabili delle unità organizzative l elenco dei documenti che obbligatoriamente dovranno essere trasformati in formato immagine al momento del loro ricevimento. 2. I documenti su supporto cartaceo, di formato inferiore o uguale all A4, dopo le operazioni di registrazione, classificazione e segnatura, che prevedono l apposizione delle informazioni di classificazione sul documento stesso assieme anche a un codice a barre, possono essere acquisiti in formato immagine con l ausilio di scanner. 3. I documenti di formato superiore all A3 possono essere acquisiti in formato immagine anche attraverso l utilizzo di servizi prestati da società specializzate. 4. Il responsabile del servizio archivistico presenta il piano di riproduzione su supporti di memorizzazione sostitutivi del cartaceo, che preventivamente sottopone all approvazione della competente Soprintendenza archivistica, per la documentazione pregressa. Art. 63 Processo di scansione 1. Il processo di scansione si articola nelle seguenti fasi: a) acquisizione delle immagini in modo che a ogni documento, anche composto da più fogli, corrisponda un unico file in un formato standard abilitato alla conservazione; b) verifica della leggibilità delle immagini acquisite e della loro esatta corrispondenza con gli originali cartacei; c) collegamento delle rispettive immagini alla registrazione di protocollo, in modo non modificabile; d) memorizzazione delle immagini, in modo non modificabile; e) autenticazione, attraverso sottoscrizione digitale, di ogni singolo file; 2. il processo di scansione dei documenti cartacei al fine di trasformarli in formato immagine avviene alla chiusura del procedimento amministrativo a cui afferiscono, fino a quel momento il fascicolo è composto da due supporti quello cartaceo e quello informatico; 3. l unitarietà è garantita dal sistema mediante l indice di classificazione e il numero di repertorio del fascicolo. Pagina 26

27 PARTE XI CONSERVAZIONE E TENUTA DEI DOCUMENTI Art. 64 (Memorizzazione dei documenti informatici e delle rappresentazioni digitali dei documenti cartacei) 1. I documenti informatici sono memorizzati nel sistema, in modo non modificabile, al termine delle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo. 2. Le rappresentazioni digitali dei documenti analogici/cartaceo, acquisite con l ausilio dello scanner, sono memorizzate nel sistema, in modo non modificabile, al termine del processo di scansione. Art. 65 (Trasferimento dei fascicoli nell archivio di deposito) 1. All inizio di ogni anno gli uffici individuano i fascicoli da versare all archivio di deposito dandone comunicazione al responsabile del servizio archivistico, il quale provvede al loro trasferimento e compila o aggiorna il repertorio/elenco dei fascicoli. 2. Delle operazioni di trasferimento deve essere lasciata traccia documentale o attivata l apposita funzione all interno del sistema informatico di gestione dei documenti. 3. Il responsabile del servizio archivistico provvede, sentiti i responsabili delle unità organizzative, a rimuovere/trasferire i fascicoli informatici e a versarli nelle unità informatiche di conservazione. Art. 66 (Selezione e conservazione dei documenti cartacei) 1. All inizio di ogni anno, prima del trasferimento nell archivio di deposito dei nuovi fascicoli, in base al massimario di scarto viene effettuata la procedura di selezione della documentazione da proporre allo scarto e attivato il procedimento amministrativo di scarto documentale. 2. I fascicoli non soggetti a operazioni di scarto sono trasferiti nell archivio di deposito per la conservazione permanente secondo il piano di conservazione. Art. 67 (Selezione e conservazione dei documenti informatici) 1. Il Responsabile del servizio archivistico provvede, in collaborazione con il servizio di gestione dei servizi informativi e con il supporto della tecnologia disponibile, a mantenere i documenti informatici selezionati per la conservazione permanente secondo il Pagina 27

28 piano di conservazione con l avvertenza di controllare ogni sei mesi la leggibilità dei documenti stessi. Art. 68 (Riversamento ottico sostitutivo) 1. Il responsabile del servizio archivistico, valutati i costi e i benefici connessi al riversamento ottico, può effettuare l operazione di riversamento su supporti di memorizzazione sostitutivi del cartaceo, in conformità alle disposizioni di cui all articolo 5 della deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004 e quanto previsto dal piano di conservazione. 2. Nel caso di documenti informatici le procedure di riversamento ottico sostitutivo sono effettuate al momento della migrazione dei documenti dal sistema di gestione corrente a quello destinato alla conservazione. 3. In ogni caso e per ogni tipo di documento le operazioni dovranno essere effettuate considerando i tempi stabiliti dal piano di conservazione per la tenuta corrente, semicorrente (deposito), permanente (archivio storico) e l eventuale scarto. 4. Le informazioni relative alla gestione informatica dei documenti costituiscono parte integrante del sistema di indicizzazione e di organizzazione dei documenti che sono oggetto delle procedure di conservazione sostitutiva. 5. La conservazione deve garantire il mantenimento dell integrità e dell identificazione univoca dei documenti, nonché del contesto di produzione con particolare riferimento ai dati di classificazione e fascicolazione e l indicazione delle strutture di assegnazione. 6. Si applicano in ogni caso, per l archiviazione e la custodia dei documenti contenenti dati personali, le disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali. Art. 69 (Salvataggio della memoria informatica ) (archivio informatico) 1. Alla fine di ogni giorno sono create copie di backup della memoria informatica dell ente, che verranno poi riversate su supporti di memorizzazione rimovibili e conservati secondo quanto previsto dal Piano di conservazione. Pagina 28

29 PARTE XII ACCESSIBILITÀ E RISERVATEZZA Art. 70 Accessibilità da parte degli utenti appartenenti all Amministrazione 1. La riservatezza delle registrazioni di protocollo e dei documenti informatici è garantita dal sistema attraverso l uso di profili e password. 2. L operatore che effettua la registrazione di protocollo inserisce il livello di riservatezza richiesto per il documento in esame, altrimenti il sistema applica automaticamente l inserimento di un livello standard predeterminato. 3. In modo analogo al momento dell apertura di un nuovo fascicolo deve esserne determinato il livello di riservatezza. 4. Il livello di riservatezza applicato a un fascicolo si estende a tutti i documenti che ne fanno parte. 5. In particolare un documento con livello minore di quello del fascicolo assume il livello del fascicolo di inserimento, mentre mantiene l eventuale livello maggiore. 6. Per quanto riguarda i documenti riservati si rimanda al Regolamento per la disciplina dei procedimenti amministrativi e dell accesso che in generale regola tutte le possibilità di accesso, consultazione e riproduzione dei documenti. Art. 71 Accesso esterno 1. L accesso al sistema informatico documentale da parte di utenti esterni è realizzato mediante l impiego di sistemi di riconoscimento e autenticazione sicuri basati sulla carta regionale dei servizi, carta nazionale dei servizi o carta d identità elettronica e, nei casi di particolari procedimenti amministrativi con password d accesso rilasciate dall ente. 2. Sono rese disponibili tutte le informazione necessarie all esercizio del diritto di accesso. Art. 72 Accesso da parte di altre amministrazioni 1. L accesso al sistema informatico documentale da parte di pubbliche amministrazioni è realizzato applicando le norme ed i criteri tecnici emanati per la realizzazione della rete unitaria delle pubbliche amministrazioni o altre convenzioni. Pagina 29

30 ALLEGATO N. 1 GLOSSARIO Accreditamento facoltativo: riconoscimento del possesso, da parte del certificatore che lo richieda, dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e sicurezza. Affare: complesso di documenti prodotti (spediti, ricevuti, allegati, ecc.) da un ente, relativi alla trattazione di un oggetto specifico di sua competenza; si chiama affare o anche pratica. Albo pretorio: albo che espone al pubblico atti ufficiali. Allegato, documento unito a un documento o a una pratica per prova, per chiarimento o integrazione di notizie, per memoria. AOO (Area organizzativa omogenea): insieme definito di unità organizzative di una amministrazione, che usufruiscono, in modo omogeneo e coordinato, di comuni servizi per la gestione dei flussi documentali. In particolare una AOO utilizza per il servizio di protocollazione un unica sequenza numerica, rinnovata ogni anno solare. Ogni comune costituisce un unica AOO. Archiviazione elettronica: processo di memorizzazione, su qualsiasi idoneo supporto, di documenti informatici. Archivio: il complesso dei documenti prodotti o comunque acquisiti da un ente durante lo svolgimento della propria attività e si divide in tre parti: archivio corrente, per la parte relativa agli affari in corso; archivio di deposito, per la parte di documentazione relativa agli affari esauriti; archivio storico, per la parte di documentazione relativa agli affari esauriti destinata alla conservazione perenne. L'archivio pur caratterizzandosi in tre momenti diversi è da considerarsi una sola unità. Con archivio si intende anche il luogo fisico di conservazione della documentazione. Assegnazione: individuazione della persona fisica responsabile della trattazione dell affare o procedimento amministrativo e della gestione dei documenti nella fase corrente. Carteggio o epistolario: complesso delle lettere inviate e ricevute da una persona. L espressione, propria della corrispondenza tra persone fisiche, si usa anche per intendere la parte dell archivio di un ente relativa all attività che si esplica mediante scambio di lettere e note con persone o con enti: così nell archivio di un ente si potranno distinguere le serie di registri dalla serie del carteggio. Casella istituzionale di posta elettronica: casella di posta elettronica, istituita da un AOO, per la ricezione dall esterno e per la spedizione all esterno dei documenti da registrare a protocollo. Pagina 30

31 Categoria: partizione del titolario, contrassegnata da un simbolo costituito da un numero romano, o da un numero arabo, o da una lettera dell alfabeto, oppure da un simbolo misto costituito da una lettera e un numero, ecc. Certificati elettronici: attestati elettronici che collegano i dati utilizzati per verificare le firme elettroniche; Certificatore: ai sensi dell articolo 2, comma 1, lettera b del decreto legislativo 10/2002, il soggetto che presta servizi di certificazione delle firme elettroniche/digitali o che forniscono altri servizi connessi con queste ultime; Condizionare, condizionatura: condizionare un fondo significa sostituire i contenitori vecchi con buste nuove, o inserire in buste nuove unità archivistiche legate con lo spago, prive cioè di qualsiasi contenitore; Conservazione sostitutiva: processo effettuato con le modalità di cui agli articoli 3 e 4 della presente deliberazione. Copia: riproduzione di un documento originale eseguita a mano, a macchina o mediante apparecchio per fotocopiare. Non ha valore giuridico. La copia ha valore giuridico e si definisce autentica o autenticata quando è emessa da un ente che può rilasciare copie conformi all originale e reca segni di autenticazione. Copia semplice: non ha forme legali che le diano valore di prova. Copia autentica: legittimata da sottoscrizione notarile. Copia vidimata: convalidata da autorità pubblica invece che da notai. Copia imitativa: riproduce, non per falsificazione, anche i caratteri grafici originali. Deposito: locale nel quale un ente conserva la propria documentazione non più occorrente alla trattazione degli affari in corso. Si chiamano depositi anche i locali nei quali un archivio di concentrazione conserva gli archivi in esso confluiti. Documento archiviato: documento informatico, anche sottoscritto, sottoposto al processo di archiviazione elettronica. Documento conservato: documento sottoposto al processo di conservazione sostitutiva. Documento informatico: la rappresentazione informatica di atti, fatti, o dati giuridicamente rilevanti. Documento: una testimonianza di un fatto, non necessariamente di natura giuridica, compilata, su tipologie diverse di supporti e varie tecniche di scrittura, con l'osservanza di determinate forme che sono destinate a darle fede e forza di prova. Gli elementi essenziali del documento sono: autore, destinatario, testo, sottoscrizione, data; per la registrazione al protocollo questi elementi devono necessariamente essere presenti. Ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell attività amministrativa. (Carucci) Pagina 31