Gestire il Protocollo, i Flussi documentali, gli Atti Amministrativi ed i Relativi Archivi

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1 Revisione n 04 Scopo Fornitore del Processo Input Cliente del Processo Output Indicatori Riferimenti Normativi Processi Correlati Sistemi Informatici Gestire le attività di ricezione, protocollazione, trasmissione e archiviazione dei documenti in entrata e in uscita; gestire gli atti amministrativi ed i rapporti con gli organi collegiali Direttore - Coordinatore del Servizio Protocollo, Gestione Atti e Servizi Aus. Uffici e Servizi interni; utenti e soggetti esterni; Amministratori Documenti da registrare Provvedimenti, Determinazioni, Deliberazioni Consiglio di Amministrazione Uffici e Servizi interni; utenti e soggetti esterni - Protocollo dei documenti in entrata ed in uscita registrati, trasmessi ed archiviati - Trasmissione atti alla Regione Toscana e ad altri Enti Pubblici - Protocollo degli atti amministrativi registrati, trasmessi ed archiviati a) % di documenti con errori di registrazione (assegnazione, oggetto, classificazione) rispetto al totale delle registrazioni effettuate b) Rispetto dei tempi previsti per la trasmissione atti (3 giorni) c) Rispetto dei tempi previsti per la trasmissione alla Regione Toscana della relazione semestrale L.R.T. 32/2002 (Testo unico della normativa della Regione Toscana in materia di educazione, istruzione, orientamento, formazione professionale e lavoro) Deliberazione CDA 62/2012 (Regolamento Organizzativo Aziendale) D.P.R. 445/2000 (Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa) D. Lgs 82/2005 (Codice dell Amministrazione Digitale) D. Lgs 196/2003 (Codice in materia di protezione dei dati personali) L. 241/1990 (Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi) Tutti i processi Archiflow Indice delle revisioni Revisione n. 04 Data: Descrizione: Revisione Approvazione procedura (redazione) SQ (verifica) Commisso Fantoni Direzione (approvazione) Piarulli Pagina 1 di 5

2 1) SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE La presente procedura descrive le modalità attraverso le quali l Azienda Regionale per il Diritto allo Studio Universitario della Toscana (di seguito Azienda ) svolge le attività relative alla gestione del protocollo, dei flussi documentali e degli archivi e quelle relative all elaborazione e gestione degli atti amministrativi interni (Deliberazioni, Determinazioni e Provvedimenti). Le attività di gestione degli archivi correnti si riferiscono esclusivamente ai documenti che transitano attraverso il Protocollo informatico. Le modalità di archiviazione di tutti gli altri documenti vengono stabilite dai Dirigenti di Area o dai Coordinatori dei Servizi Aziendali. L Azienda ha provveduto alla realizzazione di un sistema di protocollo informatico che garantisce i requisiti operativi definiti funzionalità minime, in ottemperanza alle disposizioni impartite dal D.P.R. 445/2000. Il sistema implementato prevede inoltre alcune funzionalità atte ad attivare un processo automatizzato di gestione dei flussi documentali. Gli obiettivi che si vogliono raggiungere con lo strumento protocollo informatico e più in generale, con la gestione dei flussi documentali, sono fondamentalmente: - rendere più efficiente l amministrazione attraverso l eliminazione dei registri cartacei e la razionalizzazione dei flussi documentali; - raggiungere la trasparenza ed il controllo dell azione amministrativa attraverso i documenti che ogni Servizio produce durante la propria attività amministrativa. Lo stesso software utilizzato per la protocollazione consente la gestione informatizzata degli atti amministrativi al fine di snellire e velocizzare l elaborazione e la gestione degli stessi. Le modalità operative delle varie attività di gestione degli atti amministrativi sono riportate nel nei flussi dettagliati nel presente documento. Pagina 2 di 5

3 2) MODALITA OPERATIVE La gestione delle attività di protocollo è descritta dal flusso di processo 01 (pagina 4) mentre le modalità di utilizzo del protocollo informatico sono dettagliate nelle istruzioni operative registrazione documenti in entrata e in uscita oltre che nel Manuale di gestione del protocollo informatico, dei documenti e dell Archivio reperibile al link: _protocollo_sito.pdf L iter autorizzativo degli atti aziendali è descritto nei seguenti flussi allegati al presente documento: Flusso 02: Deliberazioni del CdA Flusso 03: Determinazioni dei Dirigenti di Area Flusso 04: Provvedimenti del Direttore 3) MONITORAGGIO DEL PROCESSO Il monitoraggio del processo avviene secondo il seguente schema: Indicatore % di documenti con errori di registrazione (assegnazione, oggetto, classificazione) rispetto al totale delle registrazioni effettuate Rispetto dei tempi previsti per la trasmissione atti (3 giorni) rilevazione Protocollo Servizio Approvvigionamenti e Contratti Documento di rilevazione Sistema informatico archidoc Elaborazione informatica Documento di sintesi Rapporto sul SGQ Rapporto sul SGQ Frequenza valutazione annuale annuale Pagina 3 di 5

4 Flusso di processo n. 01: Gestire il protocollo ATTIVITA Soggetti esterni Servizi interni Presidente Direttore Dirigenti di Area Servizio Protocollo, Gestione Atti Note/Moduli Strumenti Documenti in entrata e in uscita Destinazione della corrispondenza Protocollazione, Classificazione e smistamento documenti Invio documenti in uscita a soggetti esterni (e/o interni) Archiviazione (Archivio interno ed esterno) Sulla documentazione in entrata è inserita la destinazione (Servizio/i di competenza). Vedi I01 I dati della corrispondenza vengono protocollati e classificati con il sistema informatizzato Archiflow. Per la fase di registrazione e smistamento automatico della documentazione (in entrata ed in uscita) vedi I01 Per la trasmissione dei documenti all esterno l ufficio si avvale del servizio postale, della mail tradizionale, della PEC e, laddove presente del servizio esterno di consegna Il Servizio Protocollo, Gestione Atti procede all archiviazione della documentazione cartacea per l anno in corso e per i due anni precedenti secondo il titolario (Allegato al Manuale di gestione del protocollo informatico, dei documenti e dell Archivio). Per gli anni antecedenti la documentazione è conservata in altro archivio (interno o esterno a seconda della sede) consultabile su richiesta Pagina 4 di 5

5 Flusso di processo n. 02: Deliberazione del Consiglio di Amministrazione Allegato A Flusso di processo n. 03: Provvedimento del Direttore Allegato B Flusso di processo n. 04: Determinazione Dirigenziale Allegato C 4) ELENCO DELLE ISTRUZIONI OPERATIVE Le istruzioni operative della presente procedura sono: Codice I01 P11 Titolo Registrazione documenti in entrata e in uscita Pagina 5 di 5

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