Fate crescere il vostro business in un mercato difficile

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1 Fate crescere il vostro business in un mercato difficile Il white paper di FDI 1

2 Nella situazione in cui attualmente versa il mercato vi trovate a fronteggiare sfide senza precedenti. I vostri obiettivi di vendita divengono difficili da raggiungere, i vostri margini sono sotto pressione, il vostro cash flow si riduce e il vostro banchiere è meno compiacente che mai. La concorrenza è aggressiva e i clienti meno prevedibili, mentre la vostra liquidità risente quotidianamente di questi sviluppi. I clienti divengono più esigenti, si aspettano un'assistenza post-vendita sempre più attenta e desiderano una flessibilità maggiore. Nel contempo i vostri azionisti vogliono un miglioramento dei risultati finanziari e una diminuzione dei rischi aziendali. Ecco una serie di opzioni che vale la pena considerare per migliorare la vostra capacità di arrivare vincenti al termine di questo periodo. 1. Aumentate la vostra flessibilità Per avere successo in un ambiente simile, molte società decidono di aumentare la propria flessibilità, concentrando i propri talenti e la propria energia su alcuni temi di importanza fondamentale che fanno davvero la differenza rispetto alla concorrenza. Aumentare la flessibilità significa prendere in considerazione 3 argomenti cruciali: Flessibilità di bilancio: incrementate il vostro cash flow, riducete le rimanenze e il debito. Flessibilità operativa: conservate una produttività delle risorse umane più elevata rispetto ai concorrenti, diminuite i costi amministrativi e attuate una riduzione mirata del numero di addetti. Flessibilità di mercati e prodotti: concentratevi sui clienti più remunerativi, ampliate il giro d affari rivolgendovi a nuovi e ulteriori segmenti di clientela, riducete il vostro grado di esposizione nei confronti di clienti non redditizi o a rischio. Uno dei modi più efficaci per aumentare il cash flow è migliorare i processi di incasso e gestione dei flussi di cassa. Molte società convogliano la maggior parte della propria energia su strategie di prodotto e di marketing, sull'ottimizzazione della supply chain e sul processo di esecuzione delle vendite, ma iniziano a preoccuparsi del credito clienti solo quando è troppo tardi. Ottimizzare i processi di gestione del credito clienti non è facile e richiede il miglioramento di molti processi che vanno a incidere sui pagamenti dei clienti. Per esempio l'attività di customer scoring, i fidi, le norme che regolano le spedizioni, i solleciti e le regole d ingaggio, sono tra i processi che hanno un impatto diretto sui risultati dell'incasso di crediti. 2. Aumentate il vostro saldo di cassa 3. Mantenete una maggior produttività del personale Le società che riescono a conservare una maggior produttività del personale si dimostrano costantemente in vantaggio rispetto ai loro concorrenti diretti, dal momento che mantengono un profilo finanziario e una valutazione aziendale migliori, oltre a un modello più flessibile. Tuttavia, ciò necessita una selezione accurata dei settori essenziali per la corretta operatività dell'organizzazione a cui assegnare persone di talento e, al contrario, l'identificazione dei settori in cui ci si può permettere di ridurre l'investimento in risorse umane. 2

3 Un cliente remunerativo è un cliente che paga puntualmente le proprie fatture. Molte difficoltà finanziarie che attanagliano le società sono legate all'inadempienza nei pagamenti da parte dei loro clienti. Nella situazione attuale le condizioni finanziarie mutano molto rapidamente, pertanto un controllo permanente dei clienti è fondamentale per garantirsi la stabilità finanziaria. Nel corso del 2009, il numero delle società inadempienti è cresciuto considerevolmente e ciò ha creato ondate di conseguenze finanziarie negative sulle loro catene di fornitori. Selezionando e controllando con cura la vostra base clienti aumenterete la vostra flessibilità e migliorerete il vostro profilo finanziario. 4. Concentratevi sui vostri clienti più remunerativi 5. Riducete i vostri rischi sui mercati internazionali Le società di maggior successo sono alla costante ricerca di nuove opportunità di mercato e hanno delle fonti di entrate ampiamente diversificate nei mercati internazionali. Il successo sui mercati internazionali va oltre l'adattamento dei propri prodotti e l'espansione della propria forza di vendita e della propria organizzazione di marketing. Dovete anche essere certi che i nuovi clienti, che con notevole dispendio avete attratto verso la vostra società e strappato alla concorrenza, pagheranno le loro fatture. L'ambiente finanziario e legale è diverso in ogni paese, pertanto su questi argomenti dovete aver accesso alle competenze necessarie. Raggiungere le proprie mete è un impegno quanto mai coinvolgente a fronte di una concorrenza ormai mondiale. Una volta definiti il vostro modello di flessibilità e i vostri obiettivi strutturali di bilancio, identificati i rischi critici dai quali volete mettervi al sicuro, il modello di produttività da applicare al vostro personale, la vostra strategia per attrarre e conservare clienti migliori e la strategia da mettere in atto sui mercati internazionali, dovete affrontare l'elaborazione di un modello esecutivo che vi consenta di raggiungere queste mete. Una delle opzioni migliori disponibili al giorno d'oggi è considerare delle soluzioni di outsourcing dei processi aziendali a partner che vi aiuteranno a raggiungere questi numerosi obiettivi. 6. Raggiungete i vostri obiettivi 3

4 Presentazione del concetto di BPO, acronimo di Business Process Outsourcing, ovvero l'esternalizzazione dei processi aziendali L'outsourcing dei processi aziendali è il modo più efficiente di controllare le funzioni di assistenza. Moltissime funzioni di assistenza non sono differenziatori aziendali, però sono essenziali per il buon andamento dell'organizzazione. La gestione di dette funzioni è cruciale per il successo delle imprese moderne. Prendendo in considerazione la frammentazione delle società e un ambiente finanziario ed economico in rapida evoluzione, i dirigenti di grado più elevato non devono trascurare elementi quali la globalizzazione dei mercati, l'elevato livello di concorrenza e la pressione esercitata dagli azionisti per avere maggiori risultati finanziari. In un contesto simile, concentrarsi sull'attività principale della società è sempre più una strategia comune ai senior executive. Un approccio gestionale basato su risorse e competenze favorisce una concentrazione delle risorse interne su attività essenziali per la corretta operatività dell organizzazione, creando così differenziazione, mentre invece si esternalizzano le attività corollarie. L'esplosione delle nuove tecnologie in campo informatico e le connessioni in rete consentono di ottimizzare le funzioni di gestione dell'assistenza. Ora è possibile e semplice integrare sistemi informatici che rendano i servizi di outsourcing una soluzione preziosa. Mettere in atto soluzioni di BPO apporta grandi vantaggi, tra i quali: La riduzione delle spese: grazie all'automazione dei processi e alla condivisione delle risorse, molte soluzioni di BPO contribuiranno a ridurre i vostri costi operativi. Una miglior visione dei costi: in molti casi è abbastanza difficile identificare il costo associato all'esecuzione di un determinato processo per cui i costi sono distribuiti in svariati centri all'interno dell'organizzazione. Con l'esternalizzazione dei processi aziendali non soltanto otterrete una completa identificazione di questo costo, ma avrete a questo punto una serie di costi variabili che si adatteranno alla vostra attività aziendale anziché un costo fisso molto difficile da rettificare (retribuzioni, deprezzamento degli impianti). Miglioramento della qualità: rivolgendovi a personale altamente specializzato avrete il vantaggio diretto di aver accesso a conoscenze dell'evoluzione normativa, delle innovazioni dei sistemi e a competenze non disponibili a livello interno. Flessibilità: la gestione di alti e bassi è delegata a società in grado di equilibrare i carichi di lavoro di molti clienti con cicli diversi. Riorganizzazione societaria: conferendo alcune funzioni a partner esterni si può rifocalizzare il funzionamento dell'impresa e dar vita alla necessaria riorganizzazione. Esigenza di investimenti assente o limitata: la situazione finanziaria può essere migliorata rapidamente attraverso un accesso diretto a sistemi e processi senza necessità di investimenti. Evoluzione dei processi: il modo in cui una funzione viene attuata può essere migliorato all'istante senza seminari prolissi, consulenze e investimenti sottoposti all'attenzione della direzione volti al rinnovamento di quella determinata funzione. 4

5 L'outsourcing dei processi aziendali nel settore della gestione del credito clienti Quando si considerano la funzione della gestione del credito clienti e le sue implicazioni internazionali ci si trova ad affrontare molteplici processi che implicano un'ampia serie di competenze, contratti, assicurazioni e sistemi che devono essere riuniti: Identificazione del cliente, valutazione del rischio, scoring, assicurazione del credito e determinazione del fido Decisione dei termini e delle modalità di pagamento Ingresso ordini e processo di fatturazione Solleciti Assistenza ai clienti, risoluzione dei problemi e gestione dei reclami Cash management e bonifici Attività pre-legali e legali Route cause analysis e soluzioni per attività aziendali future. Risultati e vantaggi Se si analizza l'incidenza dell'esternalizzazione della funzione della gestione del credito, i nostri clienti condividono i seguenti vantaggi: Accresciuta qualità della base clienti Accresciuta soddisfazione dei clienti Riduzione dei costi interni Aumento delle entrate Miglioramento dei tempi medi d'incasso (DSO) Riduzione delle cause legali e dei reclami dei clienti. >> Impatto sulla vostra organizzazione Le società sono sempre più sensibili all'aspetto strategico della propria posizione in rapporto alla liquidità e quindi alla gestione del proprio credito clienti. Nei periodi di crisi la liquidità è un elemento imprescindibile e le sue condizioni divengono più importanti dei risultati puri e semplici. La politica inerente al credito clienti ora è l'oggetto cui è maggiormente rivolta l'attenzione di molti amministratori delegati in quanto è lì che si fissa l'equilibrio tra rischio e compenso. Quanti rischi attinenti ai clienti sono pronto ad assumermi? Quali condizioni sono pronto a concedere ai miei clienti? Di fronte a problemi di pagamento che atteggiamento adottare? La questione è direttamente connessa agli attuali cambiamenti che stanno avendo luogo nelle società più innovative per consentire loro di adattarsi al nuovo ambiente commerciale: Concentrazione sull'attività principale Razionalizzazione dei costi Accesso a competenze senza eguali in possesso di partner esterni Aumento della flessibilità Concentrazione di gestione e denaro su funzioni strategiche Semplificazione di processi non strategici. Gli impatti positivi sull'organizzazione societaria sono: Accesso immediato a processi e strumenti all'avanguardia Un modello di costi variabili Miglioramento della situazione della liquidità Un'immagine migliore della presenza professionale sui mercati Internazionali. 5

6 In conclusione Dovendo affrontare sfide senza precedenti moltissime società hanno di fronte a sé numerose opzioni per attraversare le difficoltà attuali. Una delle soluzioni più efficaci è prendere in considerazione l'outsourcing dei processi aziendali, non soltanto perché è una scelta valida in un momento difficile, ma anche perché è una soluzione vincente a lungo termine, decisamente efficiente quando si entrerà in fase di ripresa. Le società che hanno avuto i maggiori successi nell'esternalizzazione della propria funzione di gestione del credito hanno in mente degli obiettivi chiari, sono: la concentrazione sulla propria strategia di crescita e la costruzione di basi solide nel lungo periodo. Sanno di cosa sono capaci e dove vogliono stringere alleanze con le migliori competenze disponibili. La maggior parte delle società di successo riconosce che si tratta di elaborare un progetto in un ambiente globale nel quale i membri di una stessa squadra sono separati da confini geografici, culturali e organizzativi. Comprendono il valore delle tecnologie di collaborazione emergenti e considerano con attenzione l'aspetto dell'interazione di sistemi e di uno scambio di dati semplice per migliorare l'efficacia e l'efficienza dei processi di garanzia. La valutazione dei partner deve comprendere entrambi gli aspetti: competenze e sistemi di interazione in modo da realizzare gli obiettivi di progetto. Le società che applicano questi principi hanno la tendenza a una crescita più rapida rispetto ai propri concorrenti, ad essere più redditizie e a raggiungere migliori risultati di mercato. L'autore: Dominique Chatelin è presidente e amministratore delegato di FDI. 6