Gestione del Protocollo Informatico e dei Flussi Documentali a norma di legge, con Archiviazione Ottica e Gestione Elettronica Documenti

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1 Solving S.r.l. Via Camillo Rosalba, 47/O Bari (Italy)) Tel. (080) (080) Tel. /Fax (080) solving@solving.it - P. IVA: Gestione del Protocollo Informatico e dei Flussi Documentali a norma di legge, con Archiviazione Ottica e Gestione Elettronica Documenti Pag 2 di 36

2 SOMMARIO OBIETTIVI...4 LA LEGISLAZIONE IN VIGORE PER LA GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO...4 Elementi da valutare per una corretta configurazione dell hardware: Numero di documenti da archiviare Numero di documenti e di anni che occorre avere in linea: Personal Computer Scanner Stampante Il client: Database Server: Server di rete: Pag 3 di 36

3 CHI DEVE REALIZZARE IL PROTOCOLLO INFORMATICO La gestione dei flussi documentali e la realizzazione del protocollo informatico è uno degli adempimenti previsti dal DPR 428/98 che interessa, secondo il nuovo schema delle regole tecniche contenuto nel DPCM , tutte le amministrazioni definite dal DL 29/93, ovvero: le Amministrazioni Centrali, gli Enti locali, le comunità, consorzi ed associazioni, gli Enti del S.S.N., gli Enti pubblici non economici, gli Istituti scolastici, le Istituzioni universitarie. OBIETTIVI Sono fondamentalmente due gli obiettivi da raggiungere: rendere maggiormente efficienti le amministrazioni attraverso l eliminazione dei registri cartacei, la diminuzione degli uffici di protocollo, e la razionalizzazione dei flussi documentali, e nel contempo migliorare la trasparenza dell azione amministrativa attraverso degli strumenti che rendano possibile un effettivo esercizio del diritto di accesso allo stato dei procedimenti ed ai relativi documenti da parte dei soggetti interessati (cittadini ed imprese). LA LEGISLAZIONE IN VIGORE PER LA GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO o CIRCOLARE n. AIPA/CR/28, 7 maggio 2003 Articolo 18, comma 2, del decreto del Presidente del Consiglio dei ministri 31 ottobre 2000, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale 21 novembre 2000, n. 272, recante regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n Standard, modalità di trasmissione, formato e definizioni dei tipi di informazioni minime ed accessorie comunemente scambiate tra le pubbliche amministrazioni e associate ai documenti protocollati. o Regole tecniche sul protocollo informatico previste dal DPR approvate dall'autorità nell'adunanza del 2 dicembre o Direttiva del Presidente del Consiglio dei Ministri 28 ottobre 1999 Gestione informatica dei flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni. o Decreto del Presidente della Repubblica del 20 ottobre 1998, n.428 Regolamento per la tenuta del protocollo amministrativo con procedura informatica o Legge 15 marzo 1997, n.59 (in Suppl. ordinario n. 56/L, alla Gazz. Uff. n. 63, del 17 marzo). Delega al Governo per il conferimento di funzioni e compiti alle regioni ed enti locali, per la riforma della Pubblica Amministrazione e per la semplificazione amministrativa.law No.59 of 15 March 1997 (English Translation) o Decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513 (Gazz. Uff. n. 60 del 13 marzo 1998). Regolamento recante criteri e modalità per la formazione, l'archiviazione e la trasmissione di documenti con strumenti informatici e telematici, a norma Pag 4 di 36

4 dell'articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n.59. Presidential Decree No. 513 of 10 November 1997 (English Translation) o Decreto del Consiglio dei Ministri 8 febbraio 1999 (Gazz. Uff. n. 87 del 15 aprile 1999). Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici ai sensi dell art. 3, comma 1, del Decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n o Deliberazione 24/98, 30 Luglio 1998 Art. 2, comma 15, della Legge 24 dicembre 1993, n 537: Regole tecniche per l uso di supporti ottici Pag 5 di 36

5 GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO E DEI FLUSSI DOCUMENTALI E stato realizzato secondo le ultime disposizioni legislative italiane, che regolamentano la gestione del protocollo. Consente, oltre che la l inserimento e la gestione dei dati del protocollo, anche l'archiviazione ottica ed elettronica dei documenti, sia in arrivo che in partenza, secondo i criteri previsti dalle vigenti disposizioni; Il modulo è personalizzabile, come previsto dal D.P.R. n. 428, sulle specifiche esigenze dell Ente, per quanto riguarda la gestione del numero di campi di indicizzazione del Protocollo. Gestisce i flussi dei documenti e le pratiche. Funzioni principali: o inserimento corrispondenza in entrata ed in uscita; o aggiornamento dati della corrispondenza sia in entrata che in uscita; o gestione anagrafica mittente destinatario; o raggruppamento della corrispondenza in pratiche; o associazione immagini acquisite da scanner ai dati del protocollo o Consultazione con varie modalità di ricerca: Pag 6 di 36

6 o Ricerca Full-Text nell oggetto; o Report e Fogli Elettronici su risultato di ricerca o Inoltro, via posta elettronica standard (Microsoft Outlook, Exchange Server, etc); o Procedura di modifica e annullamento protocollo secondo il DPR o Stampa registro del protocollo unico. La fase di protocollazione è la somma di due operazioni: o la registrazione, intesa come elenco dei documenti secondo l'ordine di presentazione; o la classificazione, intesa come suddivisione dei documenti secondo un titolario. Quindi, il registro di protocollo è una collezione ordinata cronologicamente di protocolli riguardanti documenti logicamente simili. La registrazione, che serve per attestare la presenza in archivio di un documento, annota i tradizionali caratteri di autenticità di un documento, che consistono in alcuni elementi fondamentali - ad esempio l'oggetto, il mittente o il destinatario e gli eventuali che sono parte integrante - ed in elementi aggiuntivi necessari per la registrazione e l'archiviazione da parte dell'ente ricevente - ad esempio il numero e la data del protocollo, la classificazione archivistica, il tipo di documento e l'assegnazione al settore competente -. Il programma gestisce numerose informazioni aggiuntive, alcune obbligatorie ed altre opzionali: o il tipo di documento; o il mezzo di invio o di ricevimento; o la data di scadenza; o il numero e la data dell'ente che scrive; o il numero del/dei documenti precedenti; o i riferimenti ad altri documenti; o il nome di chi ha protocollato. Pag 7 di 36

7 Tutte le informazioni inserite sono possibili chiavi di ricerca, agevolando così qualsiasi attività di consultazione. E' possibile gestire il titolario d'archivio, attribuendo ad ogni documento un indice di classificazione specificando il fascicolo che lo contiene. Il software consente di associare ad ogni fascicolo, durante tutto il procedimento amministrativo, i documenti protocollati che vi confluiscono. L'inserimento di un documento all interno di un fascicolo avviene direttamente al momento della protocollazione. Il programma prevede l'utilizzo di archivi contenenti informazioni inserite con le descrizioni desiderate dall utente (anagrafe mittenti e destinatari, oggetti ricorrenti collegabili ad una classificazione ed alla prima assegnazione, tipi di documento, tipi di allegati); tali informazioni sono richiamabili al momento della protocollazione e rendono più semplice e veloce la fase di registrazione. Tra le visualizzazioni ricordiamo la possibilità di monitorare i documenti in scadenza rispetto ad una data oppure, relativamente ad un tempo di preavviso, restringendo il controllo per singoli uffici di competenza. Pag 8 di 36

8 WORKFLOW (GESTIONE ITER BUROCRATICO ATTI AMMINISTRATIVI) Questo modulo, integrabile con la "Gestione protocollo", permette la memorizzazione di tutti i passaggi del documento fra i diversi uffici dell'ente dalla prima assegnazione fino alla conclusione del procedimento o alla sua definitiva archiviazione. Il punto di partenza dell'iter è l'assegnazione dell'originale e delle eventuali "n"copie del documento agli uffici di competenza. L'unità ricevente ha immediatamente la segnalazione di quanti documenti gli sono stati assegnati e con l'operazione di "presa in carico" comunica l'effettiva visione di quanto ricevuto. Mediante la funzione di assegnazione, il documento è assegnabile ad un singolo soggetto che ne diventa a tutti gli effetti il vero e proprio responsabile; questa persona potrà completare il documento con le informazioni di competenza dell'ufficio (inserimento in un fascicolo ed indicazione della data di scadenza) e smistare il documento al successivo ufficio competente. Tutti i passaggi dell'iter e tutte le singole assegnazioni sono storicizzate ed aggiornate istantaneamente: in questo modo si hanno sempre a disposizione le movimentazioni avute da ciascun documento protocollato. E' possibile predisporre per ogni utente preferenze, quali l'intervallo di tempo (in giorni) in cui ricevere l'elenco dei documenti assegnati e ogni quanti minuti avere la segnalazione di avvenuta assegnazione dei documenti da ricevere. Optisolver 2003 si integra al modulo workflow di ORACLE per Windows NT. Una volta impostato l iter (associato ad un iter burocratico predefinito, utenti, tempi, tipologie di documenti o singoli documenti, eventi, ecc.) il documento protocollato viene preso in carico dal workflow che ne gestirà tutte le fasi che ne conseguono. L impostazione del workflow è semplice ed intuitiva (semafori che a secondo del colore che assumono permettono la prosecuzione dell iter o meno) viene definito graficamente l iter procedurale del tipo di pratica/documento. Pag 9 di 36

9 FASI DEL PROCESSO DI PROTOCOLLAZIONE INFORMATIZZATA Le fasi fondamentali componenti il processo di gestione dei documenti possono essere classificate e descritte come riportato di seguito. 1. Normalizzazione: Fase di organizzazione fisica dei documenti cartacei, prima di passarli allo scanner, nella quale vengono aperte le buste, despillati i fogli, suddivisi per dimensione e tipologia ecc.; 2. Scansione: Acquisizione delle immagini dei documenti attraverso uno scanner 3. Protocollazione: Registrazione tramite un apposita maschera a video di tutti i dati del documento (personalizzabili secondo le esigenze dell Ente) quali ad es.: il numero di protocollo progressivo; la data di protocollazione; mittente o mittenti o, alternativamente, destinatario o destinatari; le eventuali informazioni identificative del mittente: codice fiscale, indirizzo, numero di telefono, indirizzo di posta elettronica; la data e numero di Protocollo del mittente (se disponibili); l'oggetto; l'indicazione del numero di codice fiscale o di partita IVA, ovvero, in caso si indisponibilità degli stessi, il nome e cognome dell'eventuale soggetto cui si riferisce l'atto; l'ufficio al quale il documento è assegnato, ovvero l'ufficio che lo ha prodotto; l'eventuale riferimento a documenti collegati, protocollati in precedenza; la classifica ed eventuale sottoclassifica, con particolare riferimento alle categorie degli atti esclusi dall'accesso; la data di arrivo o di spedizione; la denominazione del tipo di procedimento cui afferisce il documento, individuato dai regolamenti emanati ai sensi dell'art. 2, comma 2, della legge 7 agosto 1990, n. 241; il numero progressivo dello specifico procedimento cui afferisce il documento, come specificato al successivo art. 3, comma 2; il responsabile del procedimento ai sensi della legge 7 agosto 1990, n. 241; stato del procedimento e suo iter, attraverso l'indicazione del numero di Protocollo di un qualsiasi documento; collocazione del documento nell'archivio dell'amministrazione, anche in relazione all'identificativo del fascicolo in cui è inserito; l'eventuale numero e tipologia di allegati; il riferimento ad eventuali allegati redatti su supporto informatico. Pag 10 di 36

10 . Oppure con il solo inserimento delle informazioni minime che il sistema deve registrare perché possa dirsi eseguita l'operazione di protocollazione informatizzata: il numero di protocollo progressivo; la data di protocollazione; il mittente o i mittenti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari; l'oggetto; l'indicazione del numero di codice fiscale o di partita IVA, ovvero, in caso si indisponibilità degli stessi, il nome e cognome, dell'eventuale soggetto cui si riferisce l'atto. formalmente ne attesta la ricezione o la spedizione, la sua assegnazione alla trattazione ed il suo esito. 4. Apposizione numero protocollo sull originale: Apposizione del numero di protocollo al documento cartaceo (può essere manuale o automatica mediante una stampantina collegata allo scanner) 5. Assegnazione e distribuzione: Spedizione mediante posta elettronica (operazione fattibile laddove tutti gli utenti interessati hanno un PC collegato in rete locale), della copia del documento archiviato, alla persona fisica a cui si attribuisce la responsabilità, anche temporale, del procedimento. 6. Fascicolazione: E' la collocazione di un documento all'interno di un aggregato di documenti ad esso correlati. Pag 11 di 36

11 7. Archiviazione. Archiviare i documenti su supporti ottici immodificabili come i CD ROM o i dischi Magneto Ottici. Pag 12 di 36

12 CATEGORIZZAZIONE DEI DOCUMENTI E DEI FASCICOLI Di grande importanza nel processo di gestione dei documenti é il concetto di fascicolo. Il termine fascicolo viene comunemente utilizzato nell'accezione di contenitore fisico di gruppi di documenti e introduce il concetto più generale di aggregato di documenti come un criterio per individuare raggruppamenti significativi di atti. Criteri di raggruppamento rispondenti alle esigenze specifiche sono ovviamente possibili e, anzi, spesso sono preferiti a criteri più vincolanti, allo scopo di gestire in modo flessibile le specifiche esigenze dell'ufficio. Nella gestione tradizionale dell'archivio, gestione, cioè, non facente uso della tecnologia informatica, il criterio di aggregazione di documenti utilizzato nella determinazione dei fascicoli, é, ovviamente, lo stesso criterio utilizzato per disporre fisicamente gli atti corrispondenti in appositi contenitori fisici. L'introduzione della tecnologia dell'informatica e della comunicazione offre innumerevoli possibilità di definizione e di gestione di contenitori logici o virtuali di documenti; in particolare, sia nel caso in cui si decida di memorizzare in forma elettronica solo una sintesi del documento, sia nel caso in cui si mantenga traccia in forma elettronica dell'intero atto, é possibile gestire più livelli di aggregazione di documenti tra loro indipendenti. E' cioè possibile offrire più visioni di fascicoli, a questo punto, "virtuali" a tutti i responsabili del processo di gestione documentale, rispettando le diverse esigenze all'interno dell'ufficio. In questo approccio, ogni soggetto coinvolto ha la possibilità di collocare il documento nel proprio fascicolo virtuale seguendo gli stessi criteri che, a livello più astratto, ha utilizzato per definire la propria nozione di fascicolo. Pag 13 di 36

13 LA GESTIONE ELETTRONICA DEI DOCUMENTI L'archiviazione elettronica è il metodo migliore per risolvere il problema della classificazione, conservazione e reperimento della documentazione. L Archiviazione Ottica e la Gestione Elettronica Documenti sono una tecnologia applicativa, relativamente recente, che ha avviato nel quadro più ampio dei sistemi di office - automation le soluzioni miranti alla realizzazione del cosiddetto ufficio senza carta (paperless office). Archiviazione Ottica è un termine improprio per definire tutto un insieme di tecnologie e procedure per archiviare cercare e trattare un documento; la corretta definizione sarebbe GED cioè Gestione Elettronica dei Documenti. Questa tecnologia permette di acquisire, classificare e memorizzare i documenti con il metodo della "fotocopia elettronica", ossia copie elettroniche che sono conformi all'originale. Nel caso più generale i passi seguiti da applicazioni Gestione Elettronica di Documenti sono quelli riportati qua di seguito: 1. Acquisire otticamente, mediante uno scanner le pagine che costituiscono il documento da archiviare. 2. Classificare il documento con informazioni che ricalcano, in genere fedelmente, quelle delle tecniche di archiviazione tradizionali. A queste informazioni ne sono aggiunte, in genere, altre che permettono di utilizzare dei criteri di ricerca rapidi. 3. Associare l immagine del documento a tali informazioni e, dopo un'opportuna compressione, memorizzarla su un supporto che, generalmente, adotta le tecnologie magneto-ottiche. 4. Effettuare ricerche e consultazioni dell'archivio al fine di visualizzare il documento desiderato e, se necessario, effettuare una stampa molto fedele rispetto all'originale. Il documento rintracciato può essere naturalmente consultato, stampato, inviato via fax o posta elettronica, sia in rete locale che remota, potendo anche inserire controlli di lettura da parte del destinatario. Esistono anche indubbi vantaggi in termini di sicurezza sia dal rischio di incendi che da accessi indesiderati. I vantaggi che presenta un tale sistema di archiviazione rispetto a quelli tradizionali (tipicamente fotografici) sono innumerevoli. Tra i principali segnaliamo: La ricerca delle immagini avviene con la velocità, la precisione e la flessibilità di selezione utilizzando la potenza dei computers e dei database SQL; Il numero di documenti memorizzabili in un supporto di piccole dimensioni (e di prezzo contenuto) quale il CD-ROM, è abbastanza elevato: mediamente si riescono a memorizzare circa pagine b/n in formato A4 su un singolo supporto. Più utenti possono condividere le informazioni ed i documenti e quindi ottenere una facile e rapida consultazione; La ristampa dei documenti è di facile attuazione; Il risparmio sui costi del personale addetto alla ricerca dei documenti. Pag 14 di 36

14 I tempi di ricerca, grazie alle informazioni associate ai documenti, sono estremamente ridotti: è possibile recuperare un documento in pochi secondi anche su volumi piuttosto elevati. Pag 15 di 36

15 VANTAGGI ECONOMICI IL TEMPO DI RICERCA I costi legati alla ricerca provengono essenzialmente dal tempo necessario per il recupero di un documento dall'archivio. Un archivio cartaceo richiede tempi che vanno da 10 minuti a diverse ore a seconda di due parametri: dove è collocato l'archivio (scaffale nello stesso ufficio, locale appositamente adibito, cantina, magazzino esterno) e dal tipo di ricerca (coerente o meno con l'organizzazione dell'archivio). La stessa operazione viene eseguita su un archivio elettronico in tempi compresi da pochi secondi, nella peggiore delle ipotesi, a pochi minuti a seconda dell'hardware utilizzato. LO SPAZIO Il risparmio sicuramente più significativo e immediatamente rilevabile è legato allo spazio fisico e ai relativi costi. L'archiviazione ottica permette, anche per i rari casi in cui la conservazione del documento cartaceo è ancora ritenuta irrinunciabile, di soddisfare tutte le necessità di consultazione e riproduzione senza dover ricorrere all'originale. Permette altresì di mettere a disposizione spazi pregiati delegando la documentazione cartacea, quando deve essere mantenuta, in aree dislocate, meno costose, eventualmente presso terzi. La grande capacità di memorizzazione dei cd-rom permette di avere a disposizione un grande archivio in uno spazio così ridotto da essere facilmente installato ovunque (juke box). IL TEMPO ED I COSTI DI ARCHIVIAZIONE Anche per la fase di archiviazione i risparmi sono tutti legati ai tempi e alla migliore qualità del risultato. L'archiviazione cartacea obbliga ad una serie di operazioni: fotocopie dell'originale nel numero richiesto, spillatura, identificazione dell'armadio ->scaffale->raccoglitore in cui riporlo, sistemazione fisica, ecc. La fase di archiviazione nell'alternativa elettronica prevede solo, nel peggiore dei casi: scansione del documento e digitazione dei suoi elementi identificativi. L'intera fase di archiviazione non richiede, in alcuni casi, alcun intervento manuale. Sono così evitati gli errori di trascrizione e i costi scendono ulteriormente. Si tenga infatti conto che, in media, l' 80% dei documenti da archiviare sono prodotti internamente. LA SICUREZZA AGLI ACCESSI Pag 16 di 36

16 Proteggere i propri documenti da osservatori non autorizzati ha un costo rilevante nella messa in atto di procedure interne che filtrino gli accessi ai documenti a personale non autorizzato. L EFFICIENZA DEGLI ADDETTI Avere un archivio facilmente consultabile in diversi punti dell'organizzazione aziendale, in pochi secondi, significa dare un contributo significativo all'efficienza degli uffici e dei reparti. LA CARTA L'archivio elettronico rende evidenti i risparmi anche laddove venga ritenuto necessario conservare l'originale. Quando l'archivio è cartaceo, copie dello stesso documento vengono effettuate e conservate molte Le duplicazioni sono spesso legate alle singole necessità di uffici diversi ma anche a svariate necessità di ricerca nell'ambito dello stesso ufficio. Una delle più gravi limitazioni dell'archiviazione cartacea sta proprio nella sua rigidità: se archivio le fatture per cliente, quando avrò bisogno di estrarre tutte le fatture emesse dal 1 al 15 giugno 1996, dovrò scorrere tutto l'archivio. L'archiviazione ottica non richiede carta, richiede spazi trascurabili e non possiede la rigidità del sistema cartaceo: i documenti vengono memorizzati una sola volta ma possono essere ricercati secondo qualsiasi combinazione di dati identificativi associati al documento. Pag 17 di 36

17 POTENZIALI CAMPI DI IMPIEGO E possibile archiviare facilmente qualunque tipo di documento: Protocollo e delibere; Archivi del personale, curriculum, etc; Documenti prodotti dal proprio sistema informativo: E/C contabili, ordini, bolle, fatture, note di credito, bilanci, cedolini paga ecc.; Documenti ricevuti: E/C bancari, ordini, bolle, fatture, note di credito, ecc.; Cataloghi e listini; Distinte base; Disegni tecnici e CAD; Posta in arrivo/partenza; Bibliografia e documentazione; Contratti; Cartelle cliniche, referti, radiografie; Documenti di valore storico. Pag 18 di 36

18 OPTISOLVER 2003 La soluzione applicativa Protocollo si basa sul motore dell applicativo di Gestione Elettronica Documenti Optisolver Optisolver 2003 è la soluzione applicativa modulare di Archiviazione Ottica e Gestione Elettronica Documenti, già utilizzata con soddisfazione da più di 700 Aziende ed Enti Pubblici in Italia. È realizzata a 32 bit con il Microsoft Visual C , utilizzando le tecnologie software standard più avanzate ed affidabili. Segue gli standard internazionali e quelli richiesti dalla legge Italiana; È un prodotto Italiano quindi con possibilità di facile manutenzione e personalizzazione; Risponde pienamente alle esigenze d archiviazione e connettività con le soluzioni informatiche hardware e software già utilizzate dalle Azienda, consentendo la protezione degli investimenti effettuati; Si integra in modo trasparente ai dati del sistema informativo aziendale; Consente la ricerca immediata di uno o più documenti definendo chiavi di ricerca singole o multiple. Funziona in monoutenza o in rete di PC (con i protocolli standard); Si collega ai database SQL client/server O.D.B.C; Consente l interrogazione dell archivio da WEB Gestisce illimitate tipologie di documenti, di chiavi di catalogazione e di ricerche; Trasforma documenti cartacei e fax in utili file elettronici da visualizzare, annotare, modificare. E predisposta all acquisizione dei dati tramite la selezione di parte dell immagine del documento e relativa conversione tramite OCR. Si integra al Workflow di ORACLE; E predisposta a supportare la firma digitale secondo le norme vigenti. Pag 19 di 36

19 FACILITÀ D USO È di facile utilizzo (utilizza un interfaccia grafica simile a Esplora Risorse di Microsoft Windows ), pertanto gestisce con una struttura ad albero i vari livelli di archivio; Utilizza criteri simili all'archiviazione tradizionale, infatti, organizza i documenti in più livelli, personalizzabili dall utente: aziende, uffici, armadi, classificatori, fascicoli e documenti. È realizzata con il preciso obiettivo di collegare tutte le informazioni presenti in azienda sotto varia forma (spool di stampa, documenti cartacei, documenti Microsoft Word, Excel, Internet, Intranet); È facile reperire i propri dati, identificando i propri documenti con proprietà ricercabili quali parole chiave, titolo, oggetto, data, ecc. Si integra perfettamente con i programmi Microsoft, infatti utilizza il sistema di file, i comandi e l'interfaccia di Microsoft Windows, permettendo cosi di lavorare con i documenti immagine tanto facilmente quanto con qualsiasi altro file elettronico. Optisolver 2003 ha un modulo opzionale che include l OCR TextBridge della Xerox. Gestione di database relazionali con interfaccia ODBC. Pag 20 di 36

20 GESTIONE DELLA SICUREZZA Garantisce la totale sicurezza dell accesso ai dati mediante autorizzazioni (password), livelli di accesso e funzioni differenziate e restrizioni per utente o gruppi di utenti; Gli utenti che hanno accesso al Sistema di Gestione Documentale devono prima essere registrati da un amministratore di Sistema il quale assegna a ciascuno di essi una login costituita da ID e PASSWORD. Ogni utente dovrà inoltre essere associato ad un Profilo Utente. Un Profilo Utente è caratterizzato da uno o più contenitori cui ha diritto ad accedere e le grant di accesso su ciascuno di essi (in scrittura, lettura, modifica e cancellazione), in linea di massima ciascun Profilo Utente avrà pieno accesso ad un contenitore (il proprio) mentre avrà accesso limitato agli altri contenitori. Si possono creare Profili Utente che hanno solo accessi in modalità ricerca/consultazione. Gestisce la restrizione degli accessi anche sulle tipologie dei documenti; Gestisce il Giornale delle operazioni effettuate (LOG), parametrizzabile; ARCHITETTURA CLIENT- SERVER Ambiente Server: Windows NT, 2000 server, Netware, Unix Ambiente client: Microsoft Windows 95 e Windows 98 ed NT, 2000 Professional, XP; ARCHITETTURA WEB SERVER Attraverso la Intranet o Internet con Browser Microsoft Explorer o Netscape, è possibile da remoto accedere al server di database e se riconosciuti come utente, è possibile effettuare le ricerche sugli archivi su cui si è abilitati, visualizzare e stampare GESTIONE IMMAGINI Supporto per immagini in bianco e nero, scala di grigi e a colori. Ha le funzioni di zoom, scroll, rotazione, raddrizzamento, gray-scale automatico sulle immagini; Ha gli strumenti di: annotazioni con post-it adesivo, evidenziatore, timbro (personalizzabile), elettronico linee, rettangoli, testi; Visualizzazione in anteprima e a pagina intera, con o senza il formato miniatura. Pag 21 di 36

21 ACQUISIZIONE DOCUMENTI Archivia documenti elettronici compositi (files di spool, immagini, suoni, fogli elettronici e testi) prodotti con altre applicazioni Microsoft (Word, Excell, etc). DA SCANNER Supporta gli scanner SCSI con driver TWAIN e quelli con scheda video Kofax, con o senza ADF; Gestisce immagini b/n e colore in formato BMP, AWD e il TIFF con diversi tipi di compressione tra cui la CCITT G4 (quella richiesta dalla legge in vigore) gestisce invece in sola lettura quelli XIF, DCX, JPG, PCX,WIFF; Comprime via software in circa 20 Kb un documento b/n a 200 dpi; L inserimento da scanner è semplificato e velocizzato, perché è gestito da una sola maschera; Gestisce i documenti multipagina. DA SPOOL Permette l archiviazione e la catalogazione automatica dei documenti provenienti da spool di stampa e comprime in 1 Kb un documento di una pagina acquisito da spool DA FAX-MODEM Permette di ricevere, trasmettere ed archiviare i fax; DA OLE Documenti in formato testo e fogli elettronici prodotti con applicazioni Microsoft es Word o Excel (oggetti OLE1 e OLE2) o in formato Adobe Acrobat (pdf), sono archiviati in modo nativo, permettendone la catalogazione (con facili operazioni di copia e incolla) e la successiva ricerca in modo estremamente rapido. DA MACCHINE FOTOGRAFICHE Da macchine fotografiche o telecamere digitali TWAIN compatibili, o schede musicali SPEDIZIONE DOCUMENTI CON POSTA ELETTRONICA Consente di spedire i documenti archiviati con qualunque software di Posta Elettronica (Es.: Microsoft Exchange, Microsoft Outlook, Lotus Notes, ecc.); Pag 22 di 36

22 FAXSOLVER E la soluzione applicativa di Solving S.r.l. per la gestione dei FAX in ingresso ed in uscita in modo centralizzato, mediante una rete locale client - server. Faxsolver è composto dai moduli Fax Server, Fax Client e Fax Printer. Faxsolver Server è installato su un apposito server e supporta fino a 20 modem/fax sul server (supporta linee analogiche). Si integra al sistema di gestione documentale Optisolver 2003 del quale utilizza lo stesso database e la stessa gestione della sicurezza. E possibile indicizzare i fax in base a dei campi chiave predefiniti che consentono la ricerca in tutto il sistema. I FAX in ingresso ed in uscita sono uno dei modi di alimentare (automaticamente) il sistema di gestione documentale. I fax ricevuti in modo centralizzato sul server si possono smistare automaticamente, ai diversi utenti, in base ad esempio del numero telefonico associato ad un utente che ha ricevuto il fax. Ogni mittente sarà identificato da un proprio Identificativo Fax. Per poter impostare una regola occorre selezionare un nominativo dalla Rubrica e checcare gli utenti di Faxsolver (nel caso oltre a Faxsolver è installato anche Optisolver 2003, gli utenti (ed i permessi a loro attribuiti) saranno gli stessi per entrambe le applicazioni) di competenza per quel destinatario. In questo modo l utente aprendo il modulo di Faxsolver Client (oppure Optisolver 2003 con il modulo Fax) avrà la visibilità in un apposita finestra, solo dei fax di propria competenza. Pag 23 di 36

23 INDICIZZAZIONE ARCHIVIO L amministratore del sistema di archiviazione, può definire i nuovi campi da indicizzare e da utilizzare per la fase di ricerca, per ogni tipologia di documento trattato. E possibile associare progressivi, annuali, automatici (per la catalogazione dei documenti del protocollo). E possibile predefinire i valori da inserire nei campi, mediante un apposita finestra richiamabile con il tastof2, quando si è posizionati nel campo di indicizzazione. E possibile predefinire i campi obbligatori e quelli facoltativi. I campi obbligatori possono essere automatici e non visibili dall utente (vedi quanto indicato dalle regole tecniche AIPA). I campi automatici possono essere: nome creatore e archiviatore documento, ora e data di creazione e d archiviazione su supporto ottico; La catalogazione (associazione della scheda di catalogazione di un database ad un file e memorizzazione in archivio) dei documenti può essere effettuata in diversi modi: 1. Mediante la velocizzazione della fase di immissione. Inserendo le prime lettere in un campo di catalogazione si può selezionare quello da utilizzare, tra i campi inseriti in precedenza, richiamabili in una finestra con F2, presentati in ordine alfabetico (Modalità Standard); 2. Da spool, senza intervento dell operatore (Modalità Automatica opzionale); 3. Con il tasto Eredita è richiamato in una finestra l elenco dei documenti precedentemente inseriti, dai quali possono essere copiati i campi per il documento corrente se sono quasi uguali tra loro (Modalità Semiautomatica Standard). 4. Inserendo solo un campo di catalogazione (chiave univoca primaria), se i campi di catalogazione sono provenienti da tabelle SQL ODBC compatibili (Modalità Semiautomatica opzionale). 5. Con un clic sono acquisiti tutti i campi della schermata dell'host (Modalità Automatica opzionale). 6. Mediante operazioni di copia e incolla, se i documenti sono in formato testo e/o fogli elettronici e sono prodotti con altre applicazioni Microsoft (oggetti OLE1 e OLE2), (Modalità Semiautomatica Standard). 7. Mediante trasformazione dei campi di catalogazione, in formato testo attraverso un OCR, utilizzando il capture dei dati dal documento che ha un modello (form) ricorrente Automatica (Modalità opzionale),. 8. Mediante trasformazione del documento intero in formato testo da un OCR e le ricerche poi effettuate in modalità full-text, mediante database SQL che lo consente (Oracle SQL). (Modalità Automatica opzionale), 9. Con l ausilio di penne elettroniche OCR. Passando la penna elettronica sulla riga prescelta del documento, consente la trasformazione in formato testo (con l OCR) della parte di documento su cui la penna è passata e quindi una veloce immissione dei dati nei campi di catalogazione (Modalità Semiautomatica Standard). Pag 24 di 36

24 RICERCHE NELL ARCHIVIO Possono essere effettuate da un client della rete locale o da Internet/Intranet. Le ricerche vengono effettuate scegliendole tra quelle preimpostate in un apposito menù. Attraverso i campi inseriti per la catalogazione, mediante svariati parametri (SQL) es.: per data; da data a data; per parole presenti nei campi testo; tra numeri o valori, ecc. Durante la fase di ricerca, per ogni campo vengono elencati i valori già inseriti, mediante un apposita finestra richiamabile con il tastof2, quando si è posizionati nel campo di ricerca (allo stesso modo con il quale viene effettuato con l indicizzazione). Sono utilizzabili criteri logici di ricerca (and, or,<,>,<>, metacaratteri); E possibile utilizzare parole chiave per ricerche ipertestuali, che puntano ad altre pagine o ad altri documenti. OCR / ICR Trasforma documenti cartacei e fax in utili file elettronici da visualizzare, annotare, modificare. pubblicare sulla Internet distribuire e inserire in cartelle, mediante l apposito modulo. Così è in grado di catturare, elaborare e distribuire, automaticamente e intelligentemente, documenti digitalizzati e inviati via fax. E possibile anche integrare su richiesta altri motori OCR / ICR. Pag 25 di 36

25 RIEPILOGO CARATTERISTICHE TECNICHE Optisolver 2003 è un prodotto italiano; È una completa soluzione di Archiviazione Ottica e Gestione Elettronica Documenti; È un'applicazione mo dulare; È scritto in Microsoft Visual C a 32 bit e in.net; Applicazione multimediale che opera in ambiente Microsoft Windows 95, 98, NT, 2000 e XP; Architettura client/server e WEB server; Si integra alle applicazioni gestionali in modo trasparente, per catalogare in automatico; Funziona in monoutenza o in rete locale con protocollo Netbios e TCP/IP; Consente di archiviare, ricercare, distribuire, faxare, inviare via , visualizzare e ristampare tutti i tipi di documenti cartacei, in bianco e nero ed a colori ed i documenti elettronici (OLE); Ha funzioni di zoom, scroll, rotazione immagine, miniatura delle pagine, annotazioni sul documento con post it ed evidenziatore elettronico; Supporta gli scanner SCSI compatibili TWAIN e quelli con scheda video Kofax, l ADF, opzionalmente l endorser; Gestisce oltre 50 tipi di formato di immagine; Archivia gli spool di stampa (COLD) automaticamente; Ha infiniti livelli logici e gerarchici di archiviazione; Gestisce illimitate tipologie di documenti, campi di catalogazione e ricerche, tutte personalizzabili dall utente; Gestisce lo smistamento della posta interna e l inoltro (flussi documentali). Database SQL compatibili O.D.B.C. (ORACLE, SQL Server, Sybase, Informix, Access); Consente l'interrogazione degli Archivi da Internet/Intranet; Si integra a soluzioni di capture con funzioni di riconoscimento forms, OCR, ICR, Barcode, Manoscritto Stampatello; Si integra alla posta elettronica Outlook o Exchange di Microsoft; Si integra al modulo FAX Server e consente la pre-archiviazione automatica dei FAX Si integra al Workflow di ORACLE; Archivia su dispositivi CD-ROM, magneto ottici o hard disk; Contiene in circa 20 kb un doc. A/4, b/n (a 200 dpi) e in 1 kb uno da spool. Pag 26 di 36

26 I MODULI SPECIFICI ED OPZIONALI DI OPTISOLVER 2003 o Optisolver 2003 SERVER: Gestisce le funzioni di base e dell amministratore di sistema, per la gestione della sicurezza e del database. Consente l accesso all archivio agli utenti della rete locale; o Optisolver 2003 CLIENT PER CONSULTAZIONE; o Optisolver 2003 CLIENT PER SCANSIONE, CATALOGAZIONE E CONSULTAZIONE; o Optisolver 2003 MONOUTENTE: Gestisce le funzioni di base per la gestione della sicurezza e del database. Acquisisce (da scanner SCSI) i documenti cartacei, i documenti elettronici OLE 2 (Microsoft Office ); Acquisisce da file; Cataloga; Esegue le ricerche; Masterizza i CD o i DVD ROM; Si collega ai moduli opzionali. o GESTIONE SCANNER CON SCHEDA VIDEO KOFAX: permette l utilizzo di scanner professionali come Bell & Howell o Fujitsu che utilizzano questa interfaccia video. o POSTA ELETTRONICA: Permette di spedire documenti e messaggi agli utenti della rete locale o di Internet, utilizzando la posta elettronica Microsoft Outlook ; o GESTIONE PROTOCOLLO: Conforme al Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31/10/2000. E personalizzabile sulle esigenze dell Ente. Consente l immissione in modo guidato e semplice i dati relativi alla protocollazione dei documenti in arrivo (acquisiti da scanner o fax) e in partenza (acquisiti da scanner, fax o generati da word processor). Le funzioni più complesse si integrano con la gestione del workflow di ORACLE ; o SMISTAMENTO E INOLTRO: Consente lo smistamento della posta archiviata agli utenti interessati, (flussi documentali), l inoltro da questi ad altri utenti, la gestione della ricerca, della verifica, della presa visione, dell urgenza, delle note, dell ordine di servizio, etc. o GENERATORE DI REPORT: Permette di costruire report di stampa in modo personalizzato, automaticamente dai risultati di ricerca, utilizzando le chiavi di catalogazione presenti nel database (prerequisito: l acquisto di una licenza d uso di Crystal Report); o SPOOLER : Archivia e cataloga automaticamente i documenti provenienti dallo spool di stampa. Non necessita che il sistema sia presidiato. I documenti archiviati e catalogati, quando sono ricercati, sono visualizzati o stampati nel prefincato originale (che è memorizzato una sola volta). Saranno poi archiviati su CD ROM o magneto ottici. o SPREADSHEET: per creare fogli elettronici, utilizzando le informazioni inserite; o COLLEGAMENTO A HOST VIA ODBC: Si integra, in modo trasparente a qualsiasi database ODBC del programma gestionale utilizzato dall utente. Rende automatica la catalogazione dei documenti scanditi, i cui dati sono nel database dell host; Così i dati sono acquisiti in automatico dall host con una precisione del 100%. Pag 27 di 36

27 o COLLEGAMENTO A HOST VIA VIDEO: Si integra, in modo trasparente a qualsiasi programma gestionale utilizzato dall utente. Rende automatica la catalogazione dei documenti scanditi, i cui dati sono nella schermata dell host; Così i dati sono acquisiti in automatico dall host con una precisione del 100%. o RICERCA FULL TEXT: per ricercare nell intero archivio uno o più documenti nel cui testo compaiono alcune parole che sono l oggetto della ricerca; o ITER: E il modulo che crea il collegamento al Workflow di ORACLE, per automatizzare il flusso di lavoro che seguono i documenti o le pratiche, in modo personalizzato. o ARCHIVIAZIONE A NORME AIPA: consente di effettuare l archiviazione sostitutiva; o COLLEGAMENTO AD ASCENT CAPTURE KOFAX: consente il collegamento a soluzioni per riconoscimento delle form, OCR, ICR, bar code, manoscritto stampatello; o WEB - INTERROGAZIONE ARCHIVI DA INTERNET/INTRANET: Consente agli utenti abilitati e registrati, l'interrogazione degli Archivi da Internet/Intranet attraverso un browser standard. o Optisolver 2003 Viewer: è il visualizzatore di immagini e database per gli utenti dei service di Archiviazione Ottica utenti di Optisolver 2003; o Doc4View ESTRATTORE DEI DATI DAL DATABASE E RELATIVE IMMAGINI, PER Optisolver 2003: Estrae la parte interessata dei dati dal database (es. Oracle, o Sybase, Sql Server, Informix) e li esporta automaticamente in formato mdb; Estrae la parte interessata delle immagini; Prepara un file per la masterizzazione; Produce il file txt da stampare e far firmare al responsabile dell'archiviazione, contenete l'elenco dei files presenti sul CD o CATALOGAZIONE CON O.C.R.: (dattiloscritto e fax): acquisizione dei dati tramite la selezione di parte dell immagine del documento e relativa conversione tramite OCR; o COLLEGAMENTO A FIRMA DIGITALE: Collega la Firma digitale a norme AIPA della Infocamere SpA a Optisolver o FAX SERVER, FAX CLIENT E FAX PRINTER: E la soluzione per la gestione dei FAX in ingresso ed in uscita in modo centralizzato, mediante una rete locale client - server. Fax Server è installato su un apposito server e supporta fino a 20 modem/fax sul server. E integrabile al sistema di gestione documentale Optisolver o RASSEGNA STAMPA: per creare la rassegna stampa con funzioni di taglia ed incolla, impaginazione e collegamento degli articoli archiviati al data base. o Optisolver 2003 lite: consente di archiviare (fino a documenti), ricercare e stampare, qualunque documento cartaceo o elettronico, in bianco e nero e a colori, in monoutenza (consente la migrazione alla versione Optisolver 2003); Pag 28 di 36

28 FASI DI LAVORO DI OPTISOLVER ) ACQUISIZIONE dei documenti da: scanner, schede fax, file di Spool, applicazioni Windows, macchine fotografiche o telecamere digitali. Questi saranno memorizzati, secondo le esigenze dell'utente, su dischi magnetici o ottici. 2) CATALOGAZIONE attraverso l inserimento delle informazioni necessarie per la successiva ricerca di ogni documento. L utente può scegliere se inserire un solo campo, acquisire l immagine e poi continuare con l inserimento degli altri campi. 3) RICERCA dei documenti, mediante ricerche preimpostate dall'utente stesso, definendo una o più chiavi di ricerca, oppure direttamente dal programma gestionale utilizzando i campi presenti a video come chiavi di ricerca. 4) VISUALIZZAZIONE delle immagini dei documenti, con funzioni di: gray scale automatico, per migliorare quando occorre la resa grafica, (ricostruisce i pixel rovinati in scale di grigi); zoom; scroll; rotazione; annotazioni sul documento con post it ed evidenziatore elettronico, timbro elettronico personalizzabile, linee, testi da file, ipertesti,etc; 5) STAMPA dei documenti selezionati su stampanti (laser o getto d'inchiostro), modificando, eventualmente, il formato del documento originario, con funzioni di offset. 6) DISTRIBUZIONE dei documenti utilizzando la posta elettronica standard o attraverso il modulo di smistamento e inoltro. 7) ARCHIVIAZIONE definitiva degli archivi storici, mediante masterizzazione su CD - ROM, o riversamento su dischi ottici, dopo avere CERTIFICATO secondo le norme AIPA i documenti archiviati. Pag 29 di 36

29 I VANTAGGI PRODOTTI DA OPTISOLVER 2003 Maggiore velocità nelle ricerche dei documenti; Eliminazione dei ritardi dovuti all'attesa dei documenti passati o trasferiti da un ufficio ad un altro. Riduzione dei costi occulti (tempo/uomo), derivati dalla gestione cartacea dei documenti. Minore impiego tempo nella gestione dei documenti, consentendo di fare molte più cose in modo più moderno e sicuro. Facilità nel reperimento dei documenti, attraverso l'uso di criteri di archiviazione standardizzati, utilizzati da tutti nell azienda; Facile e veloce trasmissione dei documenti sia in locale mediante il modulo di Posta Elettronica, sia in remoto mediante apposite schede hardware modem/fax; Sicurezza nell'accesso ai documenti, mediante l'attribuzione di password, livelli di accesso e abilitazione prefissati; Recupero degli spazi aziendali destinati agli archivi cartacei; Più economia di carta e di energia elettrica (contribuendo a salvaguardare il ns. ecosistema); Minore usura delle stampanti e dei fotocopiatori; Modularità dell'investimento, considerati i numerosi moduli opzionali disponibili; Personalizzabilità della catalogazione dei documenti per tipologia e della impostazione delle ricerche; Flessibilità nell'uso dell'hardware che meglio si adegua alle necessità dell'utente; Integrabilità al sistema informativo esistente, in modo semplice e trasparente, salvaguardando gli investimenti software già fatti; Integrabilità ai più diffusi prodotti di Office - Automation (WORD, EXCEL, ecc.). Facile gestione della nuova modulistica, prevista, quando si è certificati ISO 9000; Ambienti di lavoro più salubri perchè meno polverosi; Eliminazione delle barriere architettoniche per aiutare il lavoro dei disabili; Pag 30 di 36

30 LA CONFIGURAZIONE DELL HARDWARE ELEMENTI DA VALUTARE PER UNA CORRETTA CONFIGURAZIONE DELL HARDWARE: NUMERO DI DOCUMENTI DA ARCHIVIARE Un documento (cartaceo) monocromatico di formato UNI A4, scandito a 200 dpi occupa mediamente 300/400 Kb, mentre utilizzando le tecniche di compressione software di Optisolver 2003 ne occupa invece circa 20 Kb. Una pagina di un documento proveniente da spool occupa invece meno circa 1 Kb. La capacità del disco di memorizzazione sarà, quindi, direttamente proporzionale al numero di documenti da archiviare, al tipo ed al loro formato; NUMERO DI DOCUMENTI E DI ANNI CHE OCCORRE AVERE IN LINEA: Per archiviazioni di documenti in modalità non sostitutiva (dell originale), non valevole a fini fiscali e/o legali, è possibile l archiviazione sul disco magnetico del Personal Computer. Quando invece i documenti non saranno più d uso corrente e sono divenuti un archivio storico, si desidera alleggerire l hard disk oppure quando occorre realizzare l'archiviazione ottica valida ai fini fiscali e/o legali, si potrà procedere al travaso su CD ROM o dischi ottici. I supporti di memorizzazione più indicati, sono i CD-ROM (che possono essere del tipo non riscrivibile per usi fiscali e legali, o di tipo Multifuntion, RISCRIVIBILE utilizzabili in tutte le applicazioni che richiedono la possibilità di riscrittura, o nel caso di sistemi con memorizzazioni periodiche e solo in appoggio ad un disco rigido di alta capacità); i WORM (che, pur essendo gestiti come un disco ordinarlo, non sono cancellabili); i dischi ottici RISCRIVIBILI, Rewritable Optical Disk, utilizzabili in tutte le applicazioni che richiedono la possibilità di riscrittura dei supporti. L ultima generazione è rappresentata dai DVD, che sono la nuova versione dei CD ROM, ad alta capacità. PERSONAL COMPUTER Ovviamente, più è veloce e potente il processore del/i PC, e maggiore sarà la memoria RAM installata, migliori saranno le prestazioni dell applicativo. Per le installazioni in monoutenza, in ogni modo, non è indispensabile disporre di un PC particolarmente potente (vedere apposita pagina), mentre per le installazioni in rete, è necessario velocizzare il trasferimento delle immagini e del database tra il server ed i client, anche con l ausilio di PC più potenti (vedere apposita pagina). SCANNER La scelta dipende essenzialmente dal volume di documenti da memorizzare giornalmente e dal formato di questi. Per usi di tipo amministrativo sono consigliati gli scanner a bianco e nero. Pag 31 di 36

31 Si va da comuni dispositivi da tavolo a caricamento manuale (con tempi d acquisizione intorno a 30 secondi/pagina), agli scanner veloci con caricamento automatico dei fogli, che hanno tempi d acquisizione di circa 0,5 secondi/pagina a quelli che in una sola passata, leggono in fronte retro. Per ciò che concerne il formato d acquisizione, si parte dall'a4 fino all'a0. Lo scanner deve essere corredato con il driver TWAIN o della scheda video Kofax. Se è munito di inseritore automatico dei fogli (ADF) velocizzerà notevolmente la fase d immissione. Può essere dotato del dispositivo opzionale per l acquisizione di diapositive. Sono gestibili in rete locale, più scanner contemporaneamente. STAMPANTE Per ristampare i documenti con una qualità di stampa molto simile all originale è consigliato l acquisto di una stampante laser o getto d inchiostro di buona qualità, proporzionata al tipo di lavoro da svolgere. Pag 32 di 36

32 L ARCHITETTURA DI RETE Un sistema di Gestione Documentale è suscettibile di espansioni e non può prescindere da una sua integrazione in un sistema di rete locale e, in prospettiva, di rete geografica. L'infrastruttura di rete, deve essere tale da soddisfare tutti i requisiti che oggi si richiedono ad un sistema simile. Deve esserci una connessione veloce (almeno 10 Mbit/s inizialmente e 100 Mbit/s in prospettiva); deve consentire collegamenti veloci ed efficienti, anche su dislocazioni che coinvolgono estensioni considerevoli. Deve integrare, possibilmente, diversi tipi di sistemi operativi in uno standard di trasmissione comune; presentare una buona resistenza ai guasti e avere tempi d intervento ridottissimi nel caso di cadute del sistema, etc. Un ottima architettura di rete, consentirà di sfruttare a meglio le singole postazioni di lavoro, fornendo un ambiente di trasmissione delle informazioni affidabile e caratterizzato da buone prestazioni. E quindi consigliabile adottare un'architettura di rete di tipo Ethernet, con cablatura su doppino telefonico (Twisted Pair), e con l'impiego di concentratori di porte di collegamento (hub), tenendo conto di eventuali ripetitori di segnale (repeaters) che potrebbero essere necessari per collegamenti che superano una certa distanza. Il protocollo fondamentale d interconnessione, sarà costituito da TCP/IP (che è oramai lo standard assoluto nelle architetture Intranet). IL SISTEMA OPERATIVO Esaminare dettagliatamente le caratteristiche di un sistema operativo che sono fondamentali in un sistema di gestione che qui si sta considerando, va oltre gli scopi del presente documento. Qualche parola bisogna spenderla in ogni modo, in proposito: deve trattarsi di un S.O. che supporti tutti i più diffusi standard di rete (TCP/IP in modo particolare); che presenti buone caratteristiche di sicurezza per evitare accessi indesiderati o - per selezionare gli utenti che hanno accesso a particolari applicazioni ma soprattutto dotato di un sistema di memorizzazione (File system) avanzato, robusto ed a prova d errore in caso di caduta accidentale del sistema. II S.O. Windows NT 4.0, prodotto dalla Microsoft, è la scelta più indicata nonché più diffusa nel caso di applicazioni che richiedono servizi ad elevata affidabilità e caratterizzate da un carico di lavoro tendenzialmente distribuito su più macchine. IL DATABASE SQL Gli SQL sono dei motori di database molto efficienti in quanto ottimizzati per esaudire a meglio le richieste (query) SQL. SQL sta per Structured Query Language ed è lo standard di manipolazione e di interrogazione di database attualmente più diffuse. Tale standard presenta tra l'altro la caratteristica di essere forteme nte indipendente dal sistema operativo e dal sistema di sviluppo e di programmazione usato per creare le applicazioni. I database SQL dell ultima generazione più diffusi sono: Oracle, Microsoft SQL Server, Sybase Anyware SQL, Informix, Microsoft Access. Pag 33 di 36