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1 Guida a versione 1.0 ( ) 2010 ENPAP

2 Sommario Caratteristiche Generali... 3 Licenza Creative Commons... 3 Requisiti... 4 Installare GeCo... 5 Utenti Windows... 5 Versione portabile... 5 Versione con installer... 6 Utenti Mac... 9 Eseguire GeCo Utenti Windows Avvisi di protezione di Windows Versione portabile Versione con installer Utenti Mac Inserire le impostazioni dello Studio Panoramica sui menù di GeCo Menù Fatture (o Notule per prestazioni occasionali) Menù Clienti Menù Prestazioni Menù Impostazioni dello Studio Come fare a Inserire i Clienti Inserire Prestazioni personalizzate Creare una Fattura / Notula per prestazione occasionale Inserimento di una Fattura Inserimento di una Notula per prestazione occasionale Raccomandazioni Geco Gestione Contabile Psicologi 2

3 Caratteristiche Generali GeCo (Gestione Contabile per professionisti Psicologi) nasce da un progetto commissionato da ENPAP (Ente Nazionale di Previdenza e Assistenza per Psicologi) secondo le seguenti linee guida: - consentire la produzione di documenti di fattura di diverse tipologie, in base alle caratteristiche degli emittenti e degli intestatari dei documenti stessi; - produrre dei dati sintetici di riepilogo, immediatamente visualizzabili all avvio dell applicazione; - essere eseguibile in ambiente Windows e MacOS; - potesse operare in modalità stand alone, cioè su una stazione di lavoro indipendente; - essere sviluppato secondo le caratteristiche dei progetti Open Source; GeCo è sviluppato con tecnologia MySql, PHP e Ajax su server Apache. Licenza Creative Commons Attribuzione-Non commerciale-non opere derivate 2.5 Italia L utente è libero: di riprodurre, distribuire, comunicare al pubblico, esporre in pubblico, rappresentare, eseguire e recitare quest'opera Alle seguenti condizioni: Attribuzione L utente deve attribuire la paternità dell'opera a ENPAP (Ente Nazionale di Previdenza e Assistenza per Psicologi) nei modi indicati dall'autore o da chi ha dato l'opera in licenza e in modo tale da non suggerire che essi avallino l utente o il modo in cui l utente usa l'opera. Non commerciale L utente non può usare quest'opera per fini commerciali. Non opere derivate - L utente non può alterare o trasformare quest'opera, nè usarla per crearne un'altra. Ogni volta che l utente usa o distribuisce quest'opera, deve farlo secondo i termini di questa licenza, che va comunicata con chiarezza. In ogni caso, l utente può concordare col titolare dei diritti di utilizzo di quest'opera non consentiti da questa licenza. Questa licenza lascia impregiudicati i diritti morali. Geco Gestione Contabile Psicologi 3

4 Requisiti La soluzione prevede l installazione del software, tramite apposito installer, sul Pc o Macintosh del cliente. Di seguito vengono indicati i prerequisiti hardware e software minimi consigliati per il PC/Mac su cui viene installata l applicazione: Server MS Windows XP+ o MacOS (eventuale costo di Licenza a carico del cliente) Realizzato con tecnologia web Open Source e Freeware Standard e compatibilità: Aderenza agli standard W3C per i CSS e HTML Compatibilità con i browser Internet Explorer 7+, Firefox 3+ e Safari 3+ Hardware: processore Pentium IV almeno 1 GB di RAM 300 MB di spazio disponibile su disco Geco Gestione Contabile Psicologi 4

5 Installare GeCo Utenti Windows Gli utenti Windows hanno a disposizione 2 versioni: Versione portabile (file.zip) Versione con installer (.exe) Versione portabile Dezippare il file GeCoApp.zip sul desktop di Windows oppure nella cartella che si desidera: Tasto destro sul file => Estrai tutto... Selezionare la cartella in cui estrarre i file e poi cliccare su Estrai: I file sono estratti nella cartella selezionata. Geco Gestione Contabile Psicologi 5

6 Versione con installer Doppio clic sul file Si avvia la procedura di setup del programma: Clic su Avanti. Clic su Accetto i termini del contratto di licenza e poi clic su Avanti. Geco Gestione Contabile Psicologi 6

7 Clic su Avanti. Clic su Avanti. Clic su Installa. Geco Gestione Contabile Psicologi 7

8 Clic su Fine. Si avvierà il programma Server che gestisce GeCo. Per informazioni su eventuali messaggi di Windows che possono essere visualizzati dopo l avvio del programma Server, cliccare sulla sezione Avvisi di protezione di Windows. Geco Gestione Contabile Psicologi 8

9 Utenti Mac Lanciare il file GeCoAppMacOs.zip Cliccare Continua Cliccare sul disco in cui si vuole effettuare l installazione: Cliccare Continua Geco Gestione Contabile Psicologi 9

10 Cliccare su Installa Se a questo punto il sistema chiede la password di amministratore, inserirla e premere OK A questo punto il programma si installa e al termine appare la seguente finestra: Cliccare si Chiudi Geco Gestione Contabile Psicologi 10

11 Eseguire GeCo Utenti Windows Avvisi di protezione di Windows Se il firewall di sistema o un firewall di terze parti visualizza due messaggi di Avviso di protezione quando si avvia il programma, cliccare su Consenti accesso o Sblocca. Su Windows XP: Su Windows Vista e Seven: Geco Gestione Contabile Psicologi 11

12 Versione portabile Per avviare l applicazione: 1. Portarsi all interno della cartella GeCoApp; 2. Fare doppio clic sul file GeCo Server 3. Doppio clic sull icona Si apre il browser predefinito al seguente indirizzo: e viene visualizzata la finestra di login del programma: Geco Gestione Contabile Psicologi 12

13 Versione con installer L installazione del programma ha creato sul desktop le icone: Controllare se il Server di Geco è in esecuzione sulla barra di notifica in basso a destra: (Se non è in esecuzione, fare doppio clic sul file GeCo Server) Ora fare doppio clic su GeCo Gestione Contabile: Si apre il browser predefinito al seguente indirizzo: e viene visualizzata la finestra di login del programma: N.B.: il programma Geco Server.exe deve essere avviato solo la prima volta. Al successivo riavvio del PC, il programma Geco Server.exe verrà eseguito automaticamente, per cui per utilizzare GeCo sarà sufficiente fare doppio clic sull icona GeCo Gestione Contabile: Geco Gestione Contabile Psicologi 13

14 Utenti Mac 1. Aprire il menu Vai / Applicazioni 2. Aprire la cartella MAMP 3. Doppio clic sull applicazione GeCo Server Geco Gestione Contabile Psicologi 14

15 4. Si apre il programma server che gestisce GeCo: 5. Dopo pochi secondi si apre automaticamente il browser Safari e il gestionale GeCo al seguente indirizzo: e viene visualizzata la finestra di login del programma: N.B.: E possibile creare un alias (un collegamento) dell icona GeCo Server sulla Scrivania (tasto destro sull icona GeCo Server => Crea alias e spostarlo sulla Scrivania). Geco Gestione Contabile Psicologi 15

16 Se si chiude il browser Safari, per riaprire il gestionale GeCo è possibile agire in due modi: Metodo 1: 1) cliccare ESCI sulla finestra del server che gestisce GeCo: 2) Aprire il menu Vai / Applicazioni / cartella MAMP / doppio clic sul file GeCo Server oppure: Doppio clic sull icona di collegamento creata sulla Scrivania Metodo 2: Riaprire il browser Safari e digitare l indirizzo: Geco Gestione Contabile Psicologi 16

17 Accesso al programma Il primo accesso al programma avviene tramite le seguenti credenziali predefinite: Username: admin Password: admin Dopo aver effettuato l accesso al programma, lo psicologo può: - cambiare la password all utente admin (consigliato) - creare un nuovo utente e password (facoltativo) I passaggi da eseguire sono: 1. clic sul menu IMPOSTAZIONI DELLO STUDIO 2. clic su GESTIONE UTENTI Cliccando sul pulsante è possibile modificare il nome utente e la password dell account selezionato. Per confermare le modifiche cliccare su SALVA DATI. Cliccando sul pulsante NUOVO UTENTE è possibile creare un nuovo utente e password. Per confermare le modifiche cliccare su SALVA DATI. In questo modo viene preservata la privacy di tutti i pazienti e soltanto le persone autorizzate potranno visionare i dati sensibili così come previsto dal D.L. n. 196 del 30/06/2003. Geco Gestione Contabile Psicologi 17

18 Inserire le impostazioni dello Studio La prima volta che si avvia l applicazione, il programma propone la finestra di impostazione dei dati del professionista. Particolare importanza riveste la scelta del Tipo di Contabilità del professionista, che può essere di tre tipi oppure non avere nessuna contabilità (prestazione occasionale): Per informazioni sul Tipo di Contabilità da impostare, cliccare sull icona rivolgersi al proprio commercialista di fiducia. per informazioni, oppure Geco Gestione Contabile Psicologi 18

19 Il campo Logo serve per scegliere l immagine da stampare nelle fatture in alto a destra. Cliccando sul pulsante selezionare la cartella in cui si trova l immagine da inserire e premere il pulsante. Se si desidera si possono trovare delle immagini preimpostate nei seguenti percorsi: - versione Windows portabile: cartella GeCoApp\GeCo\logo - versione Windows con installer: cartella C:\Programmi\GeCoApp\GeCo\logo - versione MacOs: Applicazioni => MAMP => htdocs\geco\logo Cliccare sulla casellina se non si vuole inserire nessun logo. Il campo Layout PDF serve per scegliere un modello di fattura tra i due disponibili: Terminato l inserimento dei dati relativi al professionista, si clicca sul pulsante Geco Gestione Contabile Psicologi 19

20 Panoramica sui menù di GeCo GeCo presenta 5 voci di menù: 1. Fatture (o Notule) 2. Clienti 3. Prestazioni 4. Impostazioni dello Studio Profilo Professionista Banca di appoggio Gestione utenti 5. Aiuto 1. Menù Fatture (o Notule per prestazioni occasionali) E il modulo proposto all apertura del programma. Qui è presente un filtro dei dati per: Cliente Numero fattura/notula per prestazione occasionale Data da Data a Tali criteri di ricerca possono essere utilizzati singolarmente o in combinazione, in modo da fornire un riepilogo chiaro e immediato sui valori accumulati in un periodo. Nella finestra del menù fatture/notule è, inoltre, possibile creare: una nuova fattura/notula una nuova fattura personalizzata per Prestazioni Residuali: si tratta di prestazioni particolari effettuate dai professionisti con Partita Iva, come l attività didattica erogata presso i dipendenti di enti pubblici: in tal caso si tratta di una fattura non sanitaria, ma comunque esente Iva. In casistiche simili bisogna ricorrere alla procedura di compilazione manuale della fattura ed è opportuno rivolgersi al proprio Commercialista di fiducia per la compilazione corretta della fattura, soprattutto per verificare se la stessa va accompagnata da qualche dicitura integrativa. Geco Gestione Contabile Psicologi 20

21 2. Menù Clienti Consente la gestione dei destinatari dei documenti. I dati principali vengono stampati nella fattura/notula mentre le altre caratteristiche costituiscono un supporto informativo. Sono presenti le funzioni di ricerca, inserimento e cancellazione di una scheda Cliente. N.B.: Non è possibile cancellare una scheda cliente se il cliente è presente in qualche fattura. 3. Menù Prestazioni Le prestazioni effettuate dallo psicologo possono essere selezionate da: Nomenclatore tariffario: esso prevede 148 tipologie di prestazioni predefinite, suddivise in 15 categorie. E possibile modificare il Prezzo Unitario di ciascuna Prestazione, ma non la descrizione. Inserimento prestazione personalizzato: se la prestazione fornita non è prevista dal Nomenclatore, è possibile inserirla nella Categoria Personalizzata, indicandone, se si desidera, anche il Prezzo Unitario. Per visualizzare o trovare facilmente una Prestazione, è possibile utilizzare il filtro per Categoria: N.B.: durante la compilazione di una Fattura/Notula, la Prestazione può essere anche inserita manualmente anziché selezionata dall elenco. 4. Menù Impostazioni dello Studio Questo menù è composto da tre voci: a) Profilo del Professionista: serve alla configurazione generale del programma e contiene i dati anagrafici del titolare dello Studio, l appartenenza o meno ad un Regime fiscale, il logo dello Studio, il modello di fattura da utilizzare, ecc. b) Banca di appoggio: contiene l elenco delle banche da indicare per i pagamenti tramite bonifico bancario. c) Utenti: contiene la lista degli utenti che hanno accesso al gestionale e relative password. Geco Gestione Contabile Psicologi 21

22 Come fare a. Inserire i Clienti Clic sul menù per inserire/modificare/eliminare i Clienti dall archivio. Per inserire un nuovo cliente, clic su Si apre la finestra di inserimento Clienti: I tipi di soggetto che usufruiscono delle prestazioni possono essere: Senza Partita Iva Con Partita Iva Tale scelta proposta dal software vuole semplicemente distinguere il tipo di fattura con o senza ritenuta. Inserire i dati richiesti e cliccare sul pulsante Clic su per tornare all elenco dei Clienti. I clienti inseriti possono essere: Visualizzati, cliccando sul pulsante ; Modificati, cliccando sul pulsante ; Eliminati, cliccando sul pulsante. N.B.: Non è possibile cancellare una scheda cliente se il cliente è presente in qualche fattura. Geco Gestione Contabile Psicologi 22

23 Inserire Prestazioni personalizzate Clic su Clic su Sul campo Prestazione inserire la descrizione della nuova Prestazione; Sul campo Prezzo Unitario inserire, se si desidera, l importo della Prestazione. Il campo Categoria non può essere modificato, in quanto si sta inserendo una Prestazione personalizzata, cioè che è al di fuori di quanto previsto dal Nomenclatore tariffario (per ulteriori informazioni, cliccare il pulsante ) Al termine, cliccare su Clic su per tornare all elenco delle Prestazioni. Per visualizzare le Prestazioni Personalizzate, utilizzare il filtro per Categoria: e selezionare la Categoria Personalizzata Geco Gestione Contabile Psicologi 23

24 Creare una Fattura / Notula per prestazione occasionale Se nel menù Impostazioni dello Studio è stato scelto uno dei seguenti Regimi Fiscali: Semplificato/Ordinario, Nuove Iniziative Imprenditoriali, dei Minimi allora il menù che si presenta sarà: Se nel menù Impostazioni dello Studio è stato scelto Nessun Regime Fiscale (Prestazione occasionale), allora il menù che si presenta sarà: Inserimento di una Fattura Clic su Individuare il Cliente e cliccare il pulsante Si apre la finestra per l inserimento dei dati di fatturazione: Geco Gestione Contabile Psicologi 24

25 La numerazione della fattura è automatica e si compone di tre campi distinti: - Anno: è l anno corrente nel quale il documento viene emesso (automatico); - Numero: è il progressivo che identifica i documenti all interno di uno stesso anno (automatico); - bis: accanto al numero della fattura si può aggiungere manualmente del testo, ad es. nel caso di inserimento di un documento tra due già esistenti. Ad esempio, se nel 2010 esiste già il documento 50 datato 31/03 e il 51 datato 01/04 e si ha la necessità di inserire un altro documento datato 31/03, è possibile creare una nuova fattura con il numero 2010/50 bis. Selezionare il Tipo di Prestazione effettuata, che può essere: 1. Sanitaria 2. Non Sanitaria Per ulteriori informazioni sul Tipo di Prestazione cliccare il pulsante Se il pagamento viene effettuato tramite Bonifico bancario, selezionare la Banca (per inserire le informazioni sulla Banca cliccare il menù Impostazioni dello Studio => Banca di appoggio) In un singolo documento è possibile specificare tutte le prestazioni effettuate, inserendo per ciascuna di esse una descrizione libera o selezionata tra quelle presenti nel Nomenclatore o Personalizzate: Se si desidera inserire manualmente la descrizione della Prestazione, digitarla nel campo Prestazione, dopodiché inserire il Prezzo Unitario e la Quantità; Se si desidera selezionare la Prestazione dal Nomenclatore Tariffario o tra quelle Personalizzate: a. cliccare su b. Nella finestra visualizzata, selezionare la/le prestazione/i cliccando sul flag accanto alla Prestazione/i. c. Cliccare quindi su P.S.: per individuare velocemente una determinata Prestazione è possibile utilizzare il Filtro per Categoria. d. Inserire il Prezzo Unitario e la Quantità Geco Gestione Contabile Psicologi 25

26 Salvare la fattura cliccando sul pulsante Dopo il salvataggio della fattura, cliccare sul pulsante formato Pdf. per stampare/salvare il documento in Clic su per tornare all elenco delle Fatture. Le fatture inserite possono essere: Visualizzate, cliccando sul pulsante ; Modificate, cliccando sul pulsante ; Stampate, cliccando sul pulsante Eliminate, cliccando sul pulsante. N.B: Non è possibile eliminare una fattura se il suo Stato è diverso da Bozza. Inserimento di una Notula per prestazione occasionale Clic su Individuare il Cliente e cliccare il pulsante Si apre la finestra per l inserimento dei dati: La numerazione della notula è automatica e si compone di tre campi distinti: - Anno: è l anno corrente nel quale il documento viene emesso (automatico); Geco Gestione Contabile Psicologi 26

27 - Numero: è il progressivo che identifica i documenti all interno di uno stesso anno (automatico); - bis: accanto al numero della notula si può aggiungere manualmente del testo, ad es. nel caso di inserimento di un documento tra due già esistenti. Ad esempio, se nel 2010 esiste già il documento 50 datato 31/03 e il 51 datato 01/04 e si ha la necessità di inserire un altro documento datato 31/03, è possibile creare una nuova notula con il numero 2010/50 bis. Se il pagamento viene effettuato tramite Bonifico bancario, selezionare la Banca (per inserire le informazioni sulla Banca cliccare il menù Impostazioni dello Studio => Banca di appoggio) Come nel caso della creazione di una fattura alla quale si rimanda per la spiegazione, in un singolo documento è possibile specificare tutte le prestazioni effettuate, inserendo per ciascuna di esse una descrizione libera o selezionata tra quelle presenti nel Nomenclatore o Personalizzate. E possibile specificare nei campi Note informazioni aggiuntive sulla Notula. Rivolgersi al proprio Commercialista per verificare se la stessa va accompagnata da qualche dicitura integrativa. Salvare la Notula cliccando sul pulsante Dopo il salvataggio della Notula, cliccare sul pulsante formato Pdf. per stampare/salvare il documento in N.B.: nel caso si emetta una Notula per prestazione occasionale nei confronti di un soggetto senza Partita Iva, la finestra di inserimento dei dati consente di deselezionare alcuni elementi: Consultare il proprio Commercialista di fiducia per la corretta compilazione della Notula. Geco Gestione Contabile Psicologi 27

28 Raccomandazioni E consigliato effettuare copie periodiche di salvataggio, per tutelarsi da eventuali perdite di dati per cause diverse. Per uscire dal programma usare il bottone "ESCI". Geco Gestione Contabile Psicologi 28

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