HotelNet S.r.l. via Disciplini, Milano

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1 HotelNet Website Booking Engine MANUALE OPERATIVO HotelNet

2 HotelNet S.r.l. via Disciplini, Milano

3 Introduzione CHE COS È HotelNet Website Booking Engine (WBE) è un software che consente la gestione automatica delle prenotazioni via Internet. HotelNet WBE si allaccia alla pagina internet di singoli alberghi o catene, residence, campeggi, Bed & Breakfast, etc. e consente ai visitatori della pagina di verificare la disponibilità, i prezzi, i termini per la disdetta, nonché le offerte e le promozioni, e prenotare direttamente via internet, in qualunque momento, in tempo reale, senza ritardi e senza costi di intermediazione. HotelNet WBE consente l acquisizione dei dati di carta di credito del cliente tramite un sistema sicuro e certificato. HotelNet WBE permette di trasmettere i dati su disponibilità, prezzi e politiche di prenotazione al portale integrato in Sabre Travel Network Operatori Locali e dedicato a 3500 agenzie di viaggio italiane, ed al portale di prenotazioni ITWG.com dedicato ai consumatori finali, e di ricevere così prenotazioni anche da quei canali senza alcuno sforzo aggiuntivo. Nuovi operatori di distribuzione saranno continuamente aggiunti e ne sarete prontamente informati. COME FUNZIONA All interno del vostro sito viene creato un link ad una pagina, che ne mantiene in tutto e per tutto l aspetto grafico generale, dalla quale i turisti possono interrogare il sistema e prenotare. Vi viene fornito un gestionale internet dedicato ad accesso riservato, dove potete impostare tutti i parametri come prezzi, politiche di prenotazione e disponibilità giorno per giorno, definire i parametri speciali dedicati agli utenti convenzionati ed inserire offerte e promozioni. Dalla stessa finestra potete avere sotto controllo tutte le prenotazioni, il loro stato, e rispondere in automatico ai clienti nella lingua che hanno utilizzato per prenotare con un solo click. HotelNet WBE semplifica la prenotazione per il cliente: - Al cliente sono richieste in semplice successione tutte le informazioni necessarie per la prenotazione. Il cliente vede la disponibilità e le politiche di prenotazione in tempo reale. Il cliente conosce immediatamente il prezzo totale del soggiorno, la caparra ed i termini per la disdetta che vengono calcolati automaticamente in base alle vostre impostazioni. HotelNet WBE semplifica la prenotazione per l albergatore: Risponde alle richieste del cliente in tempo reale, in qualunque momento (24 ore su 24 e 7 giorni su 7), in basi ai dati impostati in precedenza. Se il cliente è interessato e l albergo ha disponibilità, questi viene catturato immediatamente, senza ritardo, diminuendo così il rischio che si rivolga anche alla concorrenza come avviene normalmente nel caso di scambio di . Gestisce in automatico utenti convenzionati con tariffe dedicate, ammettendo un numero illimitato di piani tariffari differenti e favorendo la fidelizzazione con servizi di mailing e invio di newsletter. Permette di pubblicare offerte speciali, che, tramite un controllo automatizzato, saranno vendute solo fino alla scadenza e previa disponibilità. Consente di rendere prenotabili, con preventivo immediato, anche supplementi come letto aggiunto oppure sdraio, senza limitazioni. Se non possedete un gestionale alberghiero (PMS) vi consigliamo il software HOP2000 di Dylog, che è in grado di trasmettere le disponibilità ed acquisire le prenotazioni dialogando direttamente con il nostro sistema internet. In caso di mancanza di disponibilità è possibile dirigere il cliente verso un albergo affiliato.

4 QUESTO MANUALE Il presente manuale è organizzato come segue. In primo luogo saranno illustrate le procedure di attivazione del sistema da parte di HotelNet, e che cosa bisogna fare per poter partire. Successivamente si passerà alla sezione di utilizzo del gestionale internet dedicato a cui abbiamo già accennato, divisa nelle seguenti parti: - Impostazioni Periodi/Prezzi Disponibilità Supplementi Prenotazioni Offerte Convenzionati Le Impostazioni riguardano i fattori generali che definiscono le modalità personalizzabili di funzionamento del sistema. Le sezioni Periodi/Prezzi e Disponibilità descrivono come impostare i prezzi delle camere e le politiche di prenotazione (come giorni minimi, giorni di disdetta, penale, etc.) oltre che le disponibilità, periodo per periodo oppure giorno per giorno. Nella sezione Supplementi si vedrà come rendere prenotabili via internet anche eventuali extra associati a ciascuna tipologia di camera e/o periodo, come ad esempio letto aggiunto o uso piscina. La parte riguardante le Prenotazioni mostra come vedere le prenotazioni arrivate da internet e come trattarle. Infine ci sono la sezione delle offerte dove si spiega come inserire pacchetti o promozioni prenotabili on-line e quelle dei Convenzionati, che mostra come definire utenti convenzionati che accedono al sistema attraverso nome utente e password con tariffe speciali loro dedicate. Da ultimo viene mostrato brevemente il funzionamento del lato cliente, semplice e intuitivo perché la complessità della gestione generale gli è nascosta consentendogli di fare le sue operazioni in pochissimi passaggi. Attivazione I requisiti per l utilizzo del sistema sono due: un computer collegato ad internet (anche non costantemente) ed una pagina web descrittiva dell esercizio. Per l attivazione vi sarà inviata una scheda hotel in cui dovrete indicare i dati essenziali del vostro albergo, le tipologie di camera e la loro quantità, oltre ai periodi (stagioni) ed i relativi prezzi per camera. Dovrete inoltre segnalarci il nome del programmatore che vi cura il sito, oppure il modo per accedere direttamente ai codici sorgente. Nient altro è necessario e in pochi giorni il sistema sarà attivo.

5 Utilizzo Per accedere alla finestra web dedicata ad accesso riservato andate all indirizzo e cliccate su Login alberghi vi si presenterà quanto segue: ID: Password: Operatore: L ID e la password vi sono stati assegnati all attivazione del sistema e sono necessari per il vostro riconoscimento. Il nome dell operatore invece viene solamente registrato in modo che sia sempre possibile risalire a chi ha portato delle modifiche ai dati e quando. Se avete dimenticato l ID o la password dovete richiederceli di nuovo mandando una mail a Dopo aver inserito i dati appropriati vi apparirà la finestra di gestione con la barra dei menu, comprendente le seguenti voci: - Prenotazioni Convenzionati Offerte Periodi/Prezzi Disponibilità Supplementi Impostazioni Logout LOGOUT La voce Logout va utilizzata ogni volta che si vuole uscire dal sistema. Per sicurezza è opportuno evitare di uscire semplicemente chiudendo la finestra del browser. IMPOSTAZIONI Consideriamo quindi la voce Impostazioni. Il menu delle impostazioni è composto da 6 elementi che saranno, nell ordine, spiegati di seguito: - Impostazioni generali Impostazione camere Reservation policy Password Accessi al gestionale Riepilogo giornaliero

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7 Impostazioni generali Le impostazioni generali mostrate nella figura precedente riguardano: L opzione di conferma immediata della prenotazione: Spuntando questa voce le prenotazioni effettuate via internet saranno considerate immediatamente accettate e l di conferma con il riepilogo della prenotazione sarà inviato in automatico al cliente che ha effettuato la richiesta. In caso contrario la prenotazione andrà accettata o rifiutata da voi (si veda oltre la sezione Prenotazioni per sapere come vanno gestite le prenotazioni in arrivo). L opzione di visualizzazione disponibilità per mese: Selezionando questa opzione viene data al cliente la possibilità di accedere al calendario mensile delle disponibilità (vedere figura sotto segnalazioni in verde). Questa funzionalità è particolarmente utile nei periodi in cui l albergo è quasi pieno, ma ha ancora qualche giorno da riempire. L opzione di gestione degli utenti convenzionati: Se è spuntata questa voce nella finestra di apertura del programma lato cliente apparirà l accesso riservato agli utenti convenzionati (vedere figura segnalazione in rosso scuro). Età bambini: Indicare l intervallo di età per cui un ospite è considerato un bambino per effetto degli eventuali sconti sui supplementi come il letto aggiunto in camera oppure i pasti. Età bebè: Indicare l intervallo di età per cui un ospite è da considerarsi un bebè e può quindi fruire di ospitalità gratuita, oltre a necessitare una culla per dormire. In entrambi i casi precedenti, se l intervallo di età viene indicato come 0-0, al cliente non verrà data la possibilità di scelta (come per il caso dei bebè nell esempio in figura).

8 Ora limite per la cancellazione: In fase di prenotazione sarà mostrata al cliente, insieme alla data ultima per la disdetta, anche l ora limite qui indicata. Carte di credito: Le carte di credito accettate come garanzia per la prenotazione on-line vanno indicate qui selezionando la check-box relativa. Vi preghiamo di fare attenzione che sia selezionata almeno una tipologia di carta. In caso contrario non sarà possibile per i clienti concludere la prenotazione. Bonifico: È anche possibile attivare il pagamento della caparra via bonifico (in modo assolutamente opzionale). Le informazioni che appaiono al cliente che richiede il pagamento via bonifico sono personalizzabili in base alle vostre politiche. Volendo potete anche far sì che i dati bancari del conto su cui fare il bonifico siano inviati via posta elettronica al cliente che ne ha fatto richiesta al termine della prenotazione. Vaglia: Infine è data anche la possibilità di permettere al cliente di versare la caparra tramite vaglia. In ogni caso le opzioni di pagamento della caparra via bonifico o vaglia appariranno al cliente solamente se i termini per la disdetta non sono ancora trascorsi. Dopo aver inserito le vostre preferenze premete il pulsante salva in fondo alla pagina per trasmetterle al database centrale per l archiviazione. Impostazioni camere Questa pagina permette di impostare le caratteristiche generali delle camere prenotabili on-line. Per ognuna di esse l albergatore dovrà provvedere ad inserirne una breve descrizione e un immagine a sua scelta. Queste saranno viste dal cliente in fase di prenotazione insieme ad altri dati utili, come mostrato in figura. ATTENZIONE: L immagine caricata dovrà essere di dimensioni contenute, per sicurezza verificate sempre come appaiono l immagine e la descrizione dalla parte del cliente. Se una tipologia di camera ha sempre lo stesso prezzo di un altra (es.: camera matrimoniale e camera doppia) è possibile associare l andamento dei due prezzi in modo tale che quando vengono cambiati i prezzi di una tipologia, il software si occupi di modificare anche i prezzi dell altra. In questa finestra andrà anche indicato se è possibile richiedere la camera ad uso singola oppure no, e qual è il numero il numero di camere libere predefinito per ogni tipologia, uno strumento utile quest ultimo per rendere molto rapido l inserimento delle disponibilità (si veda oltre).

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10 Reservation policy La finestra consente di modificare le frasi critiche che vedono i clienti riguardanti le politiche di prenotazione. Queste frasi sono due: La prima appare proprio sopra l inserimento dei dati di carta di credito da parte del cliente e tipicamente dichiara che la carta è tenuta solo come garanzia in caso di cancellazione tardiva o di no-show. Se avete attivato anche le opzioni bonifico e vaglia potrà essere utile inserire qui un riferimento. La seconda frase viene mostrata in cima al voucher di riepilogo, ed è normalmente utilizzata per notificare al cliente se la sua prenotazione è da intendersi come già valida oppure se deve aspettare un messaggio di conferma da parte vostra. Di seguito sono mostrate le due frasi come appaiono dal lato di gestione albergo e dal lato cliente.

11 FRASE 1 Lato albergo Lato cliente

12 FRASE 2 Lato albergo Lato cliente

13 Password L opzione password permette di modificare la parola chiave di accesso al sistema. Vi consigliamo di modificare sempre la password al primo accesso. È inoltre opportuno cambiarla frequentemente al fine di evitare ingressi non autorizzati nel programma gestionale.

14 Accessi al gestionale Alla voce accessi al gestionale sono mostrati i nomi, la data e l ora di accesso, di tutti gli operatori che hanno utilizzato la finestra di gestione nell ultimo mese. Riepilogo giornaliero Sono qui mostrate, in forma sintetica e stampabile, le scelte su prezzi e politiche di prenotazione fatte alle voci Impostazioni camere, Disponibilità e Periodi/prezzi (vedere oltre). In particolare sono riportati giorno per giorno e tipologia di camera per tipologia di camera, il prezzo, la disponibilità (D), i giorni minimi prenotabili (MS), i giorni validi per la disdetta (CP) e i dati su eventuali penali per cancellazione tardiva: prima notte del soggiorno (NS) o percentuale dell importo totale (NS%).

15 PERIODI/PREZZI All attivazione del sistema vengono definiti per ogni tipologia di camera un certo numero di periodi, ad esempio alta stagione, bassa stagione o stagione unica. Simultaneamente vengono anche definite le date dei periodi, e i relativi prezzi e politiche di prenotazione delle camere. Attraverso le funzionalità del menu Periodi/Prezzi tutte queste impostazioni potranno essere modificate da voi direttamente in qualunque momento, sia per quel che riguarda i periodi stessi, che giorno per giorno imponendo valori che ignorano quelli predefiniti del periodo. Prezzi delle camere nei periodi Questa schermata naturalmente consente di modificare i prezzi delle camere per tutti i periodi inseriti. Allo scopo selezionare una voce, digitare il prezzo e cliccare su Aggiorna. Se sotto la voce impostazioni delle camere gli andamenti dei prezzi di due tipologie di camera sono stati associati, questo viene segnalato da un ugual numero di asterischi a fianco ai nomi delle tipologie con prezzi associati. Come spiegato sarà allora sufficiente modificare il prezzo di una delle due tipologie perché venga modificato anche quello dell altra.

16 Date dei periodi Il sistema è sempre consegnato con le date dei periodi dell anno in corso già impostate in base alla scheda hotel (vedere sez. Attivazione). Le date inserite vengono mostrate nel pannello di destra cliccando sul periodo prescelto nel primo elenco del pannello di sinistra. È possibile modificare in qualsiasi momento le date dei periodi. Per farlo è necessario eliminare tutti gli intervalli di date già inseriti e sostituirli con quelli voluti. L inserimento avviene selezionando uno o più periodi e tipologie di camera dal secondo elenco del pannello di sinistra insieme alle date desiderate (utilizzando i calendari ) e premendo Inserisci>>. ATTENZIONE: L inserimento delle date dei periodi va fatto anche alla fine di ogni anno per l anno successivo. ATTENZIONE: Dopo ogni inserimento è fondamentale verificare che gli intervalli di date inseriti coprano tutto l anno solare. Per fare ciò selezionare l anno desiderato e una ad una le tipologie di camera, quindi premendo Verifica sincerarsi che la risposta sia positiva. In caso contrario controllare le date e correggere gli eventuali errori.

17 Dettagli e politiche di prenotazione dei periodi Oltre al prezzo delle camere, a ciascun periodo sono associate anche le politiche di prenotazione, in particolare: - I giorni minimi prenotabili (minimum stay - MS); I giorni per la disdetta (cancellation policy - CP); La penale in caso di cancellazione tardiva o no-show (importo prima notte NS o percentuale del costo del soggiorno NS%); Eventuali vincoli sul giorno di inizio o fine della prenotazione (es. arrivo di sabato partenza di sabato); Lo sconto per l uso singola (SS%), laddove è rilevante. La finestra Dettagli e politiche di prenotazione dei periodi che consente di vedere e modificare le politiche di prenotazione è riportata di seguito. Una volta scelto il mese la pagina mostra giorno per giorno in che periodo ci si trova e sulla destra una sintesi delle politiche di prenotazione impostate. Per modificare tali politiche cliccare sull icona con la lente alla sinistra quadro riassuntivo delle date per il periodo desiderato. Si noti che le condizioni che devono essere soddisfatte dalla prenotazione sono sempre mostrate al cliente durante la sua scelta e, se queste non sono soddisfatte, il cliente sarà impossibilitato a procedere oppure sarà avvisato che la prenotazione è soggetta ad accettazione a seconda che l albergo abbia impostato l accettazione automatica della prenotazione piuttosto che l accettazione su richiesta.

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19 Prezzi e politiche di prenotazione giornalieri Come accennato in precedenza è possibile intervenire giorno per giorno per modificare tutte le impostazioni ignorando così quelle predefinite del periodo. Per far ciò utilizzare la voce prezzi e politiche di prenotazione giornalieri, che è suddivisa in visualizzazione compatta o estesa a seconda che si vogliano vedere a fianco di ciascun giorno anche tutte le politiche di prenotazione oppure solamente il prezzo. Per modificare il prezzo del giorno è sufficiente cambiarlo nell apposita casella e premere Salva. Cliccando sul quadratino grigio appare una finestra contenente le politiche di prenotazione del giorno che consente eventualmente anche di modificarle. Se per un giorno sono state definite delle politiche di prenotazione diverse da quelle standard del periodo, il quadratino a fianco alla data ed alla tipologia di camera apparirà grigio scuro. Visualizzazione compatta Per un inserimento rapido dei dati su più giorni cliccare sul calendario a fianco alla sigla del tipo stanza. Si aprirà la finestra seguente in cui impostare il prezzo ed i giorni per cui si intende inserire il dato simultaneamente.

20 Visualizzazione estesa

21 Dettagli del giorno

22 DISPONIBILITÀ La disponibilità giornaliera può essere visualizzata ed aggiornata in tre modi distinti: - Calendario; Intervallo di date; Dettagli giornalieri. Tutti e tre conducono allo stesso risultato, e, a seconda del caso e delle preferenze, uno di essi può essere più conveniente e pratico da usare piuttosto che un altro. Calendario Questa finestra dall immediato impatto visivo, mostra un riassunto compatto della situazione e distingue con il colore le camere disponibili (verde) da quelle non disponibili (rosso). Utilizzando i menu a tendina si può navigare fra i mesi e le tipologie di camera. Cliccando su un giorno qualsiasi si potrà vedere e cambiare la disponibilità delle camere.

23 I bottoni Chiudi giorno, Predefiniti, e Libera tutto mettono la disponibilità a zero, al valore predefinito scelto nelle impostazioni delle camere, ed al valore complessivo dichiarato rispettivamente. I menu Libera e Occupa rispettivamente aumentano e diminuiscono le camere disponibili delle quantità richieste.

24 Intervallo di date Alla voce intervallo di date è possibile modificare simultaneamente le disponibilità delle camere per un periodo di tempo. Anche qui si potranno liberare o occupare camere, aumentando o diminuendo così la disponibilità di un dato valore per tutto il periodo selezionato, oppure fissare il numero di camere disponibili ad un valore definito per tutto l intervallo in oggetto.

25 Dettagli giornalieri Infine è possibile visualizzare contemporaneamente la disponibilità di tutte le camere in una finestra per ciascun mese, ed eventualmente modificarla immettendo i valori direttamente. Anche in questo caso sono presenti i bottoni Chiudi giorno, Predefiniti, Libera tutto e Annulla rappresentati dai pallini rosso, blu e verde, e dalla freccia rispettivamente. Per un inserimento rapido dei dati su più giorni cliccare sul calendario a fianco alla sigla del tipo stanza. Si aprirà la finestra seguente in cui selezionare la disponibilità ed i giorni per cui si intende inserire il dato simultaneamente. Al solito tutte le modifiche fatte andranno alla fine salvate premendo il tasto in fondo alla pagina.

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27 SUPPLEMENTI Ad ogni periodo e tipologia di camera è possibile associare anche un numero arbitrario di supplementi, che si associano alla prenotazione in modo tale che il cliente finale abbia il preventivo totale del soggiorno e l albergatore la richiesta già completa di tutto. La procedura per associare un supplemento ad uno o più periodi è molto semplice: 1. selezionare un supplemento (es. prima colazione) 2. insieme al supplemento selezionare uno o più periodi con la relativa camera (es. alta stagione matrimoniale) 3. Inserire il prezzo del supplemento, l eventuale sconto bambini, e indicare se il supplemento è obbligatorio o meno. 4. Completati i tre passi premere Inserisci>>. Se poi andiamo a selezionare un periodo nella lista sulla sinistra dell area Supplementi inseriti, verranno visualizzati sulla destra tutti i supplementi attivati per date camera e stagione. Per cancellare un supplemento da un periodo è sufficiente selezionare l uno e l altro e premere Cancella<<.

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29 PRENOTAZIONI Veniamo ora al menù prenotazioni. A seconda che sia stato impostata la conferma immediata della prenotazione oppure la conferma su richiesta il menu prenotazioni è composto da 2 o 3 voci rispettivamente. Nell immagine di seguito è mostrato il caso di conferma su richiesta e le tre voci sono Nuove, Accettate e Storico. Nel caso di conferma immediata le voci sono solamente Nuove e Storico, poiché non c è distinzione fra prenotazioni nuove ed accettate. Nuove Cliccando sulla voce Nuove viene visualizzato l elenco delle prenotazioni richieste dai clienti con le relative informazioni essenziali. ATTENZIONE: Se avete impostato la conferma su richiesta queste prenotazioni VANNO GESTITE DA VOI IN TEMPI BREVI poiché l utente è in attesa di una conferma o di un rifiuto da parte vostra. Cliccando sul codice di una prenotazione, sottolineato in blu, si passa alla scheda dettagliata della prenotazione con tutte le informazioni da cui è anche possibile gestire ( ovvero accettare o rifiutare) la prenotazione stessa.

30 Per gestire la prenotazione selezionare il nuovo stato desiderato nel menu a tendina e premere Salva modifiche. In caso di accettazione la prenotazione passerà all elenco delle prenotazioni accettate. In caso contrario sarà archiviata nello storico. In ogni caso l informativo sarà inviato in automatico al cliente nella lingua da lui utilizzata durante la prenotazione.

31 Accettate Sotto la voce accettate si ha una pagina pressoché identica alla precedente, con la differenza che, naturalmente, qui sono mostrate le prenotazioni già accettate. Anche le prenotazioni accettate andranno gestite in modo analogo al caso precedente per indicare l esito finale al fine della fatturazione da parte di HotelNet.

32 Storico Alla voce storico sono riportate le prenotazioni che si sono chiuse con successo, oppure che sono state cancellate, rifiutate, etc., ed il fatturato registrato durante il periodo di tempo prescelto.

33 OFFERTE Offerte a pacchetto Per offerte a pacchetto si intendono le offerte con data di inizio e fine, e trattamento predefiniti vendute ad un prezzo complessivo unitario. Le offerte sono inserite inizialmente nel sistema immettendo nella finestra mostrata di seguito i dati essenziali. Una volta fatto questo l offerta necessita ancora di diverse informazioni nonché di essere attivata prima di essere visibile ed acquistabile dal cliente. Per completare l inserimento premere il tasto Vedi/Modifica dettagli Attiva /Disattiva a fianco all offerta. Si aprirà la finestra seguente che consente di attivare, disattivare o cancellare l offerta, oppure di passare alla finestra dei dettagli.

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35 Offerte scontate Alla voce offerte scontate è possibile inserire gli intervalli di date in cui le camere sono vendute in promozione. Al contrario della modifica diretta del prezzo, la promozione mostra al cliente in fase di scelta il prezzo originale barrato. Come mostrato nelle due figure successive la procedura di inserimento di un offerta scontata è simile a quella di un offerta a pacchetto, anche se molto più semplice.

36 Offerte per giorni Con questa funzionalità è possibile inserire, per una determinata stagione, uno sconto fisso per alcuni giorni della settimana (tipicamente il week-end). Per impostare uno sconto selezionare Attiva a fianco al giorno, quindi scrivere lo sconto e premere Conferma.

37 CONVENZIONATI Passiamo ora al menu convenzionati. L accesso degli utenti convenzionati dal lato cliente a cui abbiamo accennato in precedenza ha l aspetto seguente. E perciò possibile accedere alle tariffe speciali dedicate, ma anche richiedere la registrazione o convenzione, oppure l invio della password o ancora aggiornare i propri dati. Il menu che analizziamo in questo paragrafo costituisce il lato di gestione albergo corrispondente alle funzionalità mostrate sopra. Richieste di registrazione Quando un utente da internet richiede la convenzione, all albergo arriva un messaggio di notifica e la richiesta, con i suoi dati essenziali, appare sotto la voce richieste di registrazione come mostrato di seguito. Cliccando sul nome del cliente potrete accedere a tutte le informazioni da lui immesse, ed accettare o rifiutare la convenzione, assegnandogli il piano tariffario e le politiche di prenotazione che desiderate in caso di accettazione. Sia in caso di accettazione che di rifiuto sarà inviata una mail informativa al cliente.

38 Convenzionati attivi Alla voce convenzionati attivi sono elencati i clienti già accettati tra i convenzionati, l eventuale società di appartenenza e alcune possibili note personalizzabili per una facile memorizzazione. Per accedere alle informazioni dettagliate riguardo ai clienti, basterà cliccare sul nome di quest ultimo come già visto al punto precedente. Dalla finestra dei dettagli, mostrata di seguito, l albergatore potrà modificare i dati e le tariffe associate al cliente convenzionato, nonché disattivarlo se necessario.

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40 Inserisci convenzionato Con la funzione Inserisci convenzionato è possibile aggiungere un utente direttamente, senza attendere la sua registrazione.

41 Invia newsletter Dalla pagina Invia newsletter, si potranno spedire a tutti gli utenti convenzionati, oppure soltanto a quelli che ne hanno fatto esplicita richiesta, le ultime novità riguardo all albergo, le offerte in corso, comunicazioni di servizio, etc.

42 Tariffe convenzionati Sotto la voce Tariffe convenzionati risiedono le ulteriori funzioni necessarie per la definizione dei piani tariffari dedicati ai convenzionati, che di seguito analizziamo.

43 Tariffe L opzione Tariffe serve ad inserire nuove tariffe, definendone il nome ed il tipo di camera associato, e a modificare tariffe già presenti, oppure ad eliminarle. Creare una nuova tariffa è molto semplice. Fare clic su Nuova Digitare il nome Selezionare il tipo di camera Premere Salva

44 Dettagli tariffe La seconda opzione, dettagli tariffe, apre la finestra mostrata di seguito, in cui appaiono tutte le tariffe inserite con la procedura precedentemente descritta, consentendo all albergatore di definire o modificare le politiche di prenotazione ad esse associate. Sulla sinistra i due elenchi distinguono fra le tariffe a cui sono già state assegnate le politiche di prenotazione e quelle per cui esse rimangono ancora indefinite.

45 Prezzi tariffe La terza opzione, consente all albergatore di definire i prezzi annuali per le tariffe create in precedenza. L elenco sulla sinistra mostra i valori dei prezzi già inseriti ed il relativo anno solare. La scritta Nessuno di fianco al nome della tariffa indica che per essa non è stato ancora definito alcun prezzo.

46 Riepilogo giornaliero Nella quinta e ultima opzione, riepilogo giornaliero, l albergatore potrà visualizzare i dettagli giornalieri della tariffe dedicate ai convenzionati, riepilogate in base al mese ed al tipo di camera. Selezionando un intervallo di tempo cliccando sulle date (giorni contornati di blu in figura), e premendo modifica è possibile cambiare il prezzo della tariffa ignorando così il valore predefinito (vedere i giorni color arancio della figura di seguito e la figura successiva).

47 Il lato cliente Vediamo ora brevemente il funzionamento del lato cliente del software. La pagina di apertura del sistema tramite il link dalla vostra pagina internet è la seguente (naturalmente l aspetto è di norma personalizzato): Le modalità di interrogazione del sistema sono tre: - Disponibilità nel periodo richiesto Disponibilità per mese Promozioni e Offerte speciali Le tre modalità seguono tre percorsi distinti che si concludono sempre con la prenotazione ed il relativo voucher di riepilogo. Incominciamo dal primo e più semplice. Impostando i dati della richiesta e premendo Avanti, ci si trova alla pagina successiva che mostra le camere disponibili nell albergo perché il cliente faccia la sua scelta. In caso di mancanza di disponibilità il cliente ne viene informato e viene invitato a contattare direttamente l albergo se desidera ulteriori informazioni.

48 Si noti la camera doppia che mostra l effetto di una promozione in corso. Una volta scelte le camere si passa alla pagina dei supplementi

49 e quindi alla pagina dove il cliente immette i propri dati personali e quelli per la caparra. La modalità di richiesta della disponibilità per mese porta invece alla pagina seguente.

50 Cliccando sulle date del calendario è possibile modificare la propria richiesta per passare poi di nuovo alla pagina di selezione delle camere. La finestra delle promozioni e offerte speciali è invece la seguente.

51 La finestra di seguito mostra come appaiono i dettagli del pacchetto in promozione dal lato cliente premendo sulla relativa lente.

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