Avvio rapido di Gmail per gli amministratori

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1 Avvio rapido di Gmail per gli amministratori In questa guida 1. Attivazione delle funzioni della Console di amministrazione 2. Importazione della posta precedente 3. Utilizzo delle etichette e della ricerca 4. Aggiunta della firma 5. Formazione del team Tutto ciò che serve 1.Un account di amministratore Google Apps 2.30 minuti 1 agosto 2014 TD:D-QS-SYNC_100.00

2 Gmail per il lavoro Forse hai già dimestichezza con Gmail perché lo usi come programma di posta elettronica per comunicare con familiari e amici. Ma sapevi che Gmail offre anche potenti funzioni di tipo aziendale? Con Gmail di Google Apps puoi organizzare e trovare rapidamente i messaggi importanti. I responsabili possono delegare le proprie caselle di posta ad altri membri del team. Puoi pianificare e partecipare alle riunioni dalla Posta in arrivo. E non è tutto! Ecco i suggerimenti per iniziare...

3 1. Personalizzazione impostazioni 2. Importazione della posta 3. Applicazione etichette 4. Utilizzo della ricerca 5. Aggiunta della firma 6. Formazione del team Individua Gmail nella Console di amministrazione Google Fai clic su un passaggio per selezionarlo Per iniziare a utilizzare Gmail con il tuo team, accedi alla pagina di Gmail nella Console di amministrazione e attiva alcune importanti funzioni aziendali: 1. Accedi alla Console di amministrazione con l'indirizzo completo e la password di Google Apps. 2. Fai clic su Google Apps nella dashboard della Console. 3. Fai clic su Gmail nell'elenco delle applicazioni.

4 1. Personalizzazione impostazioni 2. Importazione della posta 3. Applicazione etichette 4. Utilizzo della ricerca 5. Aggiunta della firma 6. Formazione del team Apri le impostazioni di Gmail La pagina Gmail nella Console di amministrazione consente di selezionare le opzioni che stabiliscono in che modo i membri del tuo team possono inviare e gestire i propri messaggi . Ti consigliamo di configurare le impostazioni in modo tale che le persone possano importare la posta dal programma utilizzato in precedenza, ricevere conferme di lettura dei messaggi che inviano e delegare l'utilizzo della propria casella di posta a un membro del team. Fai clic su Impostazioni utente per iniziare.

5 1. Personalizzazione impostazioni 2. Importazione della posta 3. Applicazione etichette 4. Utilizzo della ricerca 5. Aggiunta della firma 6. Formazione del team Crea impostazioni consigliate di Gmail per il tuo team Nella pagina delle impostazioni di Gmail, scorri verso il basso fino a individuare le impostazioni seguenti. Puoi utilizzare anche altre impostazioni, ma per attivare le funzionalità consigliate assicurati di selezionare le impostazioni riportate qui di seguito. Non dimenticare di salvare le modifiche quando hai finito. Caricamento delle degli utenti Consenti agli utenti di caricare la posta utilizzando l'api di migrazione dell' . Consenti agli utenti di importare i messaggi da Yahoo!, Hotmail, AOL Conferme di lettura dei messaggi Delega Consenti l'invio delle conferme di lettura dei messaggi a qualsiasi indirizzo . Consenti agli utenti di delegare l'accesso alla propria casella di posta ad altri utenti del dominio.

6 Personalizzazione impostazioni 2. Importazione della posta 3. Applicazione etichette 4. Utilizzo della ricerca 5. Aggiunta della firma 6. Formazione del team Importa la posta precedente in Google Apps Se hai moltissimi messaggi nella Posta in arrivo e per te sono tutti importanti, probabilmente vorrai importare la posta precedente nel tuo nuovo account Google Apps. Fai clic sul link che corrisponde meglio al tuo precedente programma di posta. Ti guideremo nelle diverse procedure di importazione dei tuoi messaggi. Al termine, potrai tornare qui per completare questa guida. Dov'è ora la tua posta? Microsoft Outlook Programmi per Mac come Apple mail, Thunderbird o Eudora Host webmail come Yahoo, Hotmail o AOL Ulteriori informazioni: Tutte le opzioni di importazione

7 Personalizzazione impostazioni Importazione della posta 3. Applicazione etichette 4. Utilizzo della ricerca 5. Aggiunta della firma 6. Formazione del team Organizza i messaggi con le etichette Ora che hai attivato le funzioni principali di Gmail e importato i messaggi meno recenti, prepariamo la Posta in arrivo per le attività aziendali. Innanzitutto è opportuno organizzare i messaggi. Probabilmente nel precedente programma di posta avevi archiviato i messaggi da conservare in cartelle. In Gmail puoi fare questo e molto altro ancora utilizzando le etichette. Andiamo a vedere nella Posta in arrivo...

8 Personalizzazione impostazioni Importazione della posta 3. Applicazione etichette 4. Utilizzo della ricerca 5. Aggiunta della firma 6. Formazione del team Accedi alla Posta in arrivo di Gmail Per aprire la Posta in arrivo, fai clic sul menu a griglia nella parte superiore della Console di amministrazione e poi su Gmail nel menu delle applicazioni. Puoi utilizzare questo menu anche per accedere ad altre applicazioni o per tornare alla Console di amministrazione. Per il momento, vai avanti e fai clic su Gmail per vedere come funzionano le etichette.

9 Personalizzazione impostazioni Importazione della posta 3. Applicazione etichette 4. Utilizzo della ricerca 5. Aggiunta della firma 6. Formazione del team Tagga i messaggi a cui vuoi assegnare un'etichetta Per creare un'etichetta, apri il menu nella finestra di Gmail. Scegli Gestisci etichette e digita il nome dell'etichetta. Per assegnare un'etichetta a uno o più messaggi, selezionali e scegli il nome dell'etichetta dallo stesso menu. Questa è la parte migliore. Puoi assegnare tutte le etichette che vuoi a un messaggio e poi trovarlo cercando una qualsiasi delle sue etichette. Vediamo come funziona... Ulteriori informazioni: scopri altri modi per creare le etichette

10 Personalizzazione impostazioni Importazione della posta 3. Applicazione etichette 4. Utilizzo della ricerca 5. Aggiunta della firma 6. Formazione del team Come trovare i messaggi con etichetta Per visualizzare l'elenco di tutti i messaggi con una determinata etichetta: Fai clic sul nome dell'etichetta a sinistra della Posta in arrivo. In alternativa, digita in:nometichetta nella casella di ricerca in alto nella finestra di Gmail (dove nometichetta è il nome reale dell'etichetta). Ora vediamo altri modi di utilizzare la casella di ricerca di Gmail... Ulteriori informazioni: scopri altri modi per creare le etichette

11 Personalizzazione impostazioni Importazione della posta Applicazione etichette 4. Utilizzo della ricerca 5. Aggiunta della firma 6. Formazione del team Cerca i messaggi per parola chiave Abbiamo visto in che modo puoi utilizzare la casella di ricerca di Gmail per trovare i messaggi contrassegnati con una determinata etichetta, ma la ricerca può essere utilizzata anche in altri modi. Per prima cosa, puoi cercare una o più parole chiave che appaiono in qualsiasi punto del messaggio, come l'oggetto, il corpo o il nome del mittente. I risultati indicano i messaggi che contengono le parole chiave.

12 Personalizzazione impostazioni Importazione della posta Applicazione etichette 4. Utilizzo della ricerca 5. Aggiunta della firma 6. Formazione del team Perfeziona la ricerca Per circoscrivere ulteriormente la ricerca, fai clic sulla freccia in basso a destra della barra di ricerca di Gmail. Vengono visualizzate ulteriori opzioni di ricerca. Qui puoi inserire criteri di ricerca specifici. Forse vuoi trovare un messaggio di Alice che contiene un allegato ed è stato inviato in un determinato intervallo di tempo. E se vuoi eseguire la ricerca più rapidamente...

13 Personalizzazione impostazioni Importazione della posta Applicazione etichette 4. Utilizzo della ricerca 5. Aggiunta della firma 6. Formazione del team Utilizza le scorciatoie per la ricerca Al termine della ricerca, Gmail visualizza una versione di testo della stessa. La prossima volta potrai digitare direttamente la ricerca senza dover aprire le opzioni. Ad esempio, digita from:alice per trovare i messaggi inviati da Alice. Aggiungi has:attachment per trovare solo i messaggi di Alice con allegato. E così via. Potrai trovare un messaggio specifico con una rapidità incredibile, persino se la tua Posta in arrivo è enorme! Ulteriori informazioni: Tutte le scorciatoie di ricerca

14 Personalizzazione impostazioni Importazione della posta Applicazione etichette Utilizzo della ricerca 5. Aggiunta della firma 6. Formazione del team Crea una firma per la tua professionale Puoi aggiungere automaticamente ai tuoi messaggi una firma che può includere nome, ruolo e informazioni di contatto. 1. Dalla finestra di Gmail accedi a Impostazioni nel menu con l'icona a forma di ingranaggio. 2. Nella scheda Generali, scorri verso il basso fino alla sezione Firma e scrivi la firma. Utilizza la barra di formattazione per modificare il colore e lo stile del testo e per aggiungere link o addirittura immagini. Prima di salvare la modifica...

15 Personalizzazione impostazioni Importazione della posta Applicazione etichette Utilizzo della ricerca 5. Aggiunta della firma 6. Formazione del team Visualizza la firma nelle risposte La firma apparirà in fondo ai messaggi che invii ma non verrà visualizzata nelle risposte delle altre persone, se non indichi a Gmail di fare diversamente. Se vuoi che la tua firma sia sempre visibile, anche nelle risposte, seleziona l'opzione che consente di inserire la firma prima del testo citato... Ora puoi continuare e salvare le modifiche.

16 Personalizzazione impostazioni Importazione della posta Applicazione etichette Utilizzo della ricerca Aggiunta della firma 6. Formazione del team Elenco delle cose da fare con il team per Gmail Ora che hai iniziato a utilizzare alcune delle funzioni aziendali di Gmail, è il momento di aiutare il tuo team a passare a Gmail. Ti suggeriamo alcuni aspetti che i membri del team dovrebbero imparare subito. Fai in modo che tutti: 1. Importino la posta precedente in Google Apps 2. Apprendano le nozioni di base per l'invio dei messaggi 3. Creino la propria firma, le etichette e i filtri

17 Personalizzazione impostazioni Importazione della posta Applicazione etichette Utilizzo della ricerca Aggiunta della firma 6. Formazione del team Offri ulteriore formazione al team Quali sono i passaggi successivi? Visita insieme al tuo team il Centro didattico di Google Apps all'indirizzo learn-it.googleapps.com per ulteriori informazioni e attività di formazione su Gmail. Visita il Centro didattico Guide e video di formazione su Gmail Domande frequenti (FAQ) per gli utenti aziendali Ulteriori funzionalità aziendali di Gmail

18 Congratulazioni! Hai configurato Gmail per il tuo team. Ora sai come fare per: Personalizzare le impostazioni di Gmail nella Console di amministrazione Importare i tuoi messaggi in Google Apps Organizzare i tuoi messaggi con le etichette Trovare i messaggi con la ricerca di Gmail Creare la tua firma professionale Insegnare al tuo team a utilizzare Gmail Questa guida è stata utile? Invia feedback