Condizioni generali per la fornitura del servizio Monitoraggio partecipativo SAW delle Organizzazioni

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1 Em.07 Pag. 1 Condizioni generali per la fornitura del servizio Monitoraggio partecipativo SAW delle Organizzazioni Io sottoscritto/a nato/a a il in qualità di legale rappresentante dell impresa/ organizzazione/ente con sede in Via n cap prov tel. fax P.I. C.F. dichiaro di essere a conoscenza e di accettare tutti i punti delle condizioni generali del servizio Monitoraggio partecipativo SAW di seguito riportate: Data, timbro e firma Articolo 1 Definizioni CISE centro per l innovazione e lo sviluppo economico - Azienda speciale della Camera di Commercio Industria e Artigianato di Forlì Cesena - gestore dell Osservatorio. Monitoraggio partecipativo - SAW: area ospitata sul sito contenente informazioni sulle organizzazioni registrate nei modi e nelle forme previste dal presente contratto. Organizzazione inserita nel sistema: struttura pubblica o privata che accetta le condizioni descritte nel presente contratto. Informazioni: testi, dati, notizie, riferimenti e qualsiasi altro contenuto venga immesso nel portale. Segnalazioni: informazioni pervenute all Osservatorio, secondo le modalità previste dal contratto, dalle parti interessate e dai monitori riguardo la Responsabilità Sociale dell Organizzazione. Monitore: osservatore qualificato delle organizzazioni inserite. Parti interessate interne all organizzazione: azionisti; management; dipendenti. Parti interessate esterne all organizzazione: associazioni dei lavoratori; associazione di imprenditori; istituzioni; ONG; consumatori; fornitori; clienti; opinione pubblica. Login: chiave d accesso personalizzata che consente, associata ad una password, la lettura, la scrittura, in forma riservata nella pagina personalizzata di ogni organizzazione registrata nel sistema. Password: codice alfanumerico per l accesso alla pagina dedicata alla singola organizzazione

2 Em.07 Pag. 2 Articolo 2 Oggetto Con le presenti condizioni generali si definiscono i termini attraverso i quali si intende regolata l attività del Monitoraggio partecipativo - SAW. La logica del Monitoraggio partecipativo - SAW, le sue funzionalità e caratteristiche sono definite nell articolo 3. Alle organizzazioni che sottoscriveranno il presente contratto verrà assegnato uno spazio virtuale sul sito del Monitoraggio partecipativo - SAW in cui inserire i propri dati, logo e indicazioni principali sulle attività di produzione. A tale scopo verranno forniti da CISE al momento del perfezionamento del contratto un LOGIN e una PASSWORD per accedere in maniera sicura e riservata al proprio spazio web. Articolo 3 Logica, funzionamento e caratteristiche del Monitoraggio partecipativo - SAW 3.1 Struttura del Monitoraggio partecipativo - SAW L Osservatorio sulla Responsabilità Sociale delle Organizzazioni (RSO) sviluppato dal CISE e di seguito denominato Monitoraggio partecipativo - SAW, intende mettere a disposizione di tutte le parti interessate (Stakeholders) uno strumento che consenta di: partecipare ad attività di monitoraggio basate sul coinvolgimento attivo delle parti interessate; supportare la pubblicizzazione dei risultati conseguiti in relazione alle RSO. Si tratta, in sostanza, di uno strumento che è in grado di fornire indicazioni significative sul livello di RS diffuso nell organizzazione, utilizzando un sistema di monitoraggio a basso costo la cui principale caratteristica è quella di costruire un circuito volto a garantire che l impegno sociale dell organizzazione sia effettivo e condiviso da tutte le parti interessate; può costituire, inoltre, un supporto ai processi di verifica già implementati dai sistemi di certificazione ed un aiuto per la qualificazione dei fornitori. L ingresso nel Monitoraggio partecipativo - SAW consente alle organizzazioni di entrare a far parte di un sistema di garanzie sulla RSO, ovvero delle certificazioni ad essa connesse, con un radicale abbattimento dei costi. Ciò può risultare particolarmente interessante per l accesso al sistema di certificazione da parte delle PMI. Per le organizzazioni in possesso della certificazione SA 8000 o che si trovano nello stato di applicant, obiettivo del Monitoraggio partecipativo - SAW è quello di rafforzare i processi di sorveglianza sulla filiera dei fornitori. Il Monitoraggio partecipativo - SAW, in questo caso, può agevolare la qualificazione dei fornitori di organizzazioni in possesso di certificazione SA Per questi ultimi l inserimento nel sistema di monitoraggio della dimensione lavoro potrà migliorare il livello di consapevolezza e di conoscenza dei meccanismi di RSO, coinvolgendo e orientando l intera filiera nel processo di miglioramento che le aziende certificate devono sviluppare nel tempo. 3.2 Sistema di monitoraggio della RSO Le Organizzazioni che desiderano dare visibilità al proprio modello di governo e gestione orientato ai temi della RSO possono aderire al sistema di monitoraggio sviluppato dal CISE. L inserimento nel sistema è regolato dalla sottoscrizione del presente contratto, a seguito della quale all organizzazione verrà attribuito uno spazio virtuale sul web in cui presentare la propria struttura e attività. Queste organizzazioni potranno definirsi nel loro materiale comunicazionale come partecipanti al Monitoraggio partecipativo - SAW. L inserimento nel sistema sarà un requisito che le organizzazioni manterranno nel tempo; tuttavia il sistema segnalerà le situazioni che non soddisfano i requisiti minimi stabiliti dal Monitoraggio partecipativo SAW. In particolare il sistema ritiene requisiti minimi: 1. la pubblicazione sul sito dell osservatorio, entro sei mesi dall ingresso dell organizzazione nel sistema, di un bilancio redatto secondo indicatori che evidenzino l impatto sull attività dell organizzazione di ciascuna delle aree che riguardano la dimensione lavoro, e la sua riedizione periodica (ogni anno). A questo scopo è possibile utilizzare il modello di Bilancio SA8000 messo a punto dal CISE e disponibile sul sito 2. l accettazione da parte delle aziende di trovarsi nella situazione di visibilità e, conseguentemente, di poter ricevere in qualunque momento segnalazioni (articolo 3.3) di tutte le parti interessate; 3. l accettazione del sistema di smistamento delle segnalazioni (articolo 3.3) che le parti interessate faranno pervenire al sistema; 4. la nomina di un responsabile interno all organizzazione demandato alla comunicazione ed interfacciamento con il Monitoraggio partecipativo - SAW

3 Em.07 Pag Sistema delle segnalazioni Le segnalazioni potranno essere inoltrate all osservatorio sia in forma anonima sia in forma non anonima (utente registrato) o dai monitori. Il sistema, provvederà automaticamente a segnalarne la ricezione a livello statistico 1 nell area dell Osservatorio accessibile a tutti. Il contenuto delle segnalazioni verrà sempre inviato in forma riservata: all organizzazione oggetto della segnalazione al CISE Le organizzazioni oggetto delle osservazioni/segnalazioni potranno comunicare l avvenuta analisi della segnalazione e: l adozione di azioni conseguenti alla segnalazione; il riconoscimento del significato dell osservazione, ma il suo subordine ad altre azioni più urgenti; la non considerazione della segnalazione, in quanto ritenuta infondata. Tutte le segnalazioni, comunque, giungeranno all organizzazione in forma anonima. Solo il sistema è in grado di riconoscere se una segnalazione proviene da un utente generico registrato o anonimo o da un monitore. Il feedback alla segnalazione che l'organizzazione avrà inserito, sarà recapitato al mittente della segnalazione attraverso il sistema Monitoraggio partecipativo - SAW. Il sistema segnalerà statisticamente, secondo la struttura sopra evidenziata, le modalità di risposta alle segnalazioni. Per le aziende con contratti in essere per la certificazione e/o l utilizzo di marchi collettivi che aderiscono al Monitoraggio partecipativo - SAW., CISE potrà, nell ambito delle attività di monitoraggio svolte in qualità di organismo indipendente e nel rispetto degli impegni di riservatezza stabiliti nei contratti in essere, trasmettere il contenuto delle osservazioni ai propri auditor (anch essi vincolati da impegno di riservatezza verso CISE) incaricati di svolgere le attività di verifica periodiche previste dai contratti medesimi 3.4 Monitori I monitori forniscono il punto di vista dei seguenti stakeholders: lavoratori; imprenditori; ONG (organizzazioni non governative); consumatori; istituzioni. I monitori possono essere indicati dalle singole organizzazioni che intendono essere inserite in Monitoraggio partecipativo - SAW al momento dell ingresso nel sistema. Per i monitori sarà sempre possibile accettare o rifiutare la nomina a monitore di un organizzazione. Ogni organizzazione aderente a Monitoraggio partecipativo - SAW potrà scegliere un monitore per ciascuna parte interessata La possibilità di considerare i monitori come portatori credibili del punto di vista delle singole parti interessate è definita dal possesso dei seguenti requisiti: appartenenza effettiva e credibile alle parti interessate; competenza rispetto ai temi connessi alla responsabilità sociale delle organizzazioni; prossimità all organizzazione monitorata 2. Il possesso di questi requisiti viene riconosciuto dal sistema mediante dichiarazione del monitore al momento della candidatura a rappresentare 3 all interno di Monitoraggio partecipativo - SAW la parte interessata e dopo il superamento 1 Per segnalazione statistica si intende un richiamo, tramite indicatore e contatore, evidenziato senza rendere noto il contenuto specifico della singola osservazione, e trattato come singola unità nelle elaborazioni statistiche. 2 Per prossimità deve intendersi non solo quella geografica, ma anche una più generale vicinanza all organizzazione monitorata, quale può derivare ad esempio dalla conoscenza del settore di produzione, dei contesti, o da esperienze lavorative trascorse nell organizzazione etc. 3 Monitoraggio partecipativo - SAW utilizza un concetto ampio di rappresentanza ; in particolare Monitoraggio partecipativo - SAW si basa su due elementi determinanti a riconoscere tale capacità di rappresentanza: 1) l'autocandidatura del monitore; 2) l osservazione e la possibilità di fornire una segnalazione in proposito da parte di tutte le parti interessate sulla significatività di tale autocandidatura. Pertanto Monitoraggio partecipativo - SAW non richiede e non attesta in alcun modo un appartenenza ufficiale del monitore ad alcuna Associazione, Federazione od Unione di

4 Em.07 Pag. 4 del test di qualifica (vedi sotto). Ogni monitore potrà candidarsi per rappresentare più parti interessate, ma per ogni azienda egli potrà essere monitore di una sola parte interessata. I monitori possono essere scelti dall elenco di monitori reso disponibile online dal sistema; chiunque, per tanto, in possesso dei requisiti sopra descritti, può entrare a far parte di tale elenco. La qualifica di monitore si ottiene unicamente attraverso il superamento di un test, disponibile online, teso ad accertare le conoscenze di base sui temi della RSO. Il CISE mette gratuitamente a disposizione di tutti coloro che intendono acquisire la qualifica di monitori gli strumenti in grado di consentire il superamento del test di qualifica online. Ogni monitore può prendere in carico un massimo di sei (6) organizzazioni contemporaneamente. 3.5 Gestione fornitori Per le organizzazioni fornitrici di aziende certificate SA8000 o in corso di acquisizione della certificazione, ma anche per tutte le organizzazioni che lo ritengono opportuno, sarà possibile stabilire attraverso il sistema la relazione con i propri clienti inseriti nell osservatorio. Per le organizzazioni appartenenti alla filiera di fornitori di un organizzazione certificata secondo lo schema SA8000, all atto della sottoscrizione del contratto di ingresso nell osservatorio, sarà possibile sottoscrivere una dichiarazione supplementare in cui le stesse dichiarano di conoscere e di aderire ai requisiti della norma SA8000. Tale dichiarazione sarà ritenuta valida dal CISE quale attestazione di possesso del requisito prescritto dalla norma al punto Controllo dei fornitori/subappaltatori e subfornitori. A questo scopo per ogni organizzazione all interno del sistema sarà possibile, attraverso accesso riservato ad uno spazio personalizzato: 1. ricostruire la catena dei propri fornitori inseriti nel sistema; 2. ricevere in maniera continuativa informazioni utili a verificare il comportamento sociale dei propri fornitori; 3. individuare per categoria merceologica le organizzazioni che vi si trovano inserite; 4. effettuare ricerche, attraverso il sistema, di aziende di interesse; 5. rintracciare l elenco delle organizzazioni certificate dal CISE come conformi alla norma SA8000. Articolo 4 Durata e recesso L'inserimento dell'azienda all interno del Monitoraggio partecipativo - SAW sarà perfezionata con la ricezione da parte di CISE del presente contratto sottoscritto. Le organizzazioni inserite nel sistema potranno richiedere in qualunque momento, mediante comunicazione scritta a mezzo raccomandata, l esclusione dal sistema. Questa situazione verrà segnalata dal sistema che indicherà l organizzazione che avrà richiesto l esclusione come non più partecipante al Monitoraggio partecipativo - SAW. Il mancato rispetto dei requisiti minimi richiamati nell articolo 3.2 non costituirà motivo di esclusione dal sistema. Anche quest ultima situazione verrà, tuttavia, segnalata statisticamente dal sistema riportando la data dell ultimo evento utile a dimostrare il rispetto dei requisiti minimi (per esempio, nel caso di bilancio SA8000 non pubblicato nei tempi previsti diventerà di colore da nero a rosso la scritta ultimo bilancio SA8000 pubblicato in data / / ) Articolo 5 Obbligo di riservatezza L organizzazione sottoscrivente il presente contratto si impegna con la massima diligenza a mantenere riservati LOGIN e PASSWORD di accesso al proprio spazio, rispondendo per tanto di qualsiasi danno e conseguenza pregiudizievole arrecato al CISE, a se stessa, o a terzi in dipendenza della mancata osservanza di quanto sopra. Nel caso in cui la password sia stata dimenticata è possibile richiederne la sostituzione al CISE; nel caso in cui si abbia il sospetto o la certezza che altri siano venuti a conoscenza della propria password, è necessario richiederne il blocco immediato al CISE tramite mail all'indirizzo info@impresaetica.net. Il CISE declina ogni responsabilità per l uso improprio derivante della propria area riservata in assenza di detta comunicazione. Articolo 6 Responsabilità delle informazioni L organizzazione assicura che le informazioni, inserite dalla stessa attraverso LOGIN e PASSWORD, sono nella sua legittima disponibilità, non sono contrarie a norme imperative e non violano alcun diritto d autore, segno distintivo, rappresentanza costituita e riconosciuta come stakeholder di tipo istituzionale.

5 Em.07 Pag. 5 brevetto per invenzione industriale o altro diritto di terzi. L organizzazione assume ogni responsabilità in ordine al contenuto, liceità, natura, qualità e veridicità delle informazioni medesime, esonerando il CISE da ogni responsabilità ed onere di accertamento e controllo al riguardo. Inoltre l organizzazione si impegna a sollevare il CISE da ogni responsabilità, perdita o danno, costi oneri e spese, ivi comprese le eventuali spese legali, che dovessero essere subite o sostenute dal CISE quale conseguenza dell inadempimento da parte dell organizzazione degli obblighi e garanzie previste dal contratto, anche in ipotesi di risarcimento danni pretesi da terzi a qualunque titolo. L organizzazione garantisce inoltre, visto il carattere di pubblicità delle informazioni, che le stesse non ledano le norme vigenti in materia di concorrenza e risultino conformi ai principi di correttezza, trasparenza, veridicità specificati nella legislazione vigente 4. L organizzazione, sottoscrivendo il presente contratto si dichiara consapevole che i dati e le informazioni fornite al CISE ai fini dell inserimento nell osservatorio dalle organizzazioni aderenti verranno pubblicati su Internet come previsto dalle modalità del funzionamento dello stesso, e pertanto saranno visibili da chiunque in qualunque parte del mondo. Articolo 7 Funzionalità del servizio L organizzazione riconosce che l immissione delle Informazioni nell osservatorio, e la conseguente diffusione delle stesse attraverso il sistema, sono effettuate a proprio rischio, non garantendo il CISE che l inserimento delle informazioni assolva una specifica funzione e/o risultato e/o scopo. Il CISE si riserva la facoltà di modificare la funzionalità del sistema, così come la sua struttura. Il CISE non potrà essere ritenuto responsabile per qualsiasi danno, diretto o indiretto, e/o mancato reddito derivante dalla attivazione e/o interruzione del sistema, salvo le disposizioni inderogabili di legge. In caso di interruzione il CISE si impegna a riattivarlo entro il tempo minimo necessario a risolverne la causa. Articolo 8 Divieto di cessione Il contratto non può essere ceduto a terzi. Articolo 9 Informativa Il CISE informa l organizzazione che i dati personali saranno trattati a norma del Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196; tale trattamento è improntato ai principi della liceità, correttezza e trasparenza e di tutela della Sua riservatezza e dei Suoi diritti. Tali dati personali saranno trattati per finalità inerenti alla gestione dell osservatorio, con modalità informatiche e manuali. L organizzazione, prende atto di quanto sopra, con la sottoscrizione delle presenti condizioni generali. Vengono inoltre espressamente sottoscritte con il presente contratto le modalità di gestione delle segnalazioni di cui all'articolo 3 punto 3. Articolo 10 Arbitrato IL CISE e l organizzazione sottoscrivente si impegnano a definire qualsiasi controversia concernente il presente contratto, tra cui quelle relative alla sua esistenza, alla sua interpretazione, alla sua validità, alla sua esecuzione ed alla sua risoluzione, preliminarmente ed obbligatoriamente mediante un tentativo di conciliazione presso la Camera di Conciliazione della CCIAA di Forlì-Cesena, secondo il regolamento della stessa Camera di Conciliazione. Per ogni controversia non risolta nella sede conciliativa suddetta, le parti pattuiscono che sarà competente la Camera Arbitrale della Camera di Commercio di Forlì-Cesena. L arbitro unico procederà in via rituale, secondo diritto ed in osservanza alle norme del Regolamento Arbitrale della suddetta C.C.I.A.A. Articolo 11 Rinvio Per quanto non espressamente previsto nel presente contratto si applicano le norme vigenti. 4 Per l Italia il riferimento è il Decreto Legislativo 2 agosto 2007, n. 145 in materia di pubblicità ingannevole.

6 Em.07 Pag. 6 L organizzazione sottoscrivente dichiara di aver letto e accettato espressamente tutti gli articoli del presente contratto. Il rappresentante Legale Data, timbro e firma Articolo 12 Dichiarazione supplementare di conformità alla norma SA 8000 Per le organizzazioni appartenenti alla filiera di fornitori di un organizzazione certificata secondo lo schema SA8000, all atto della sigla del contratto di ingresso nell osservatorio, è possibile sottoscrivere la presente dichiarazione supplementare in cui l organizzazione sottoscrivente dichiara: - di conoscere e di soddisfare i requisiti previsti della norma SA Tale dichiarazione sarà ritenuta valida dal CISE quale metodo adeguato per l attestazione di possesso dei requisiti prescritti dalla norma al punto Controllo dei fornitori/subappaltatori e subfornitori. Il rappresentante Legale Data, timbro e firma

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