OIL: Ordinativo Informatico Locale SIDI - TesoWeb (Cassa di Risparmio di Cesena) Breve vademecum per orientarsi con la nuova procedura dell OIL

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1 OIL: Ordinativo Informatico Locale SIDI - TesoWeb (Cassa di Risparmio di Cesena) Breve vademecum per orientarsi con la nuova procedura dell OIL Premessa: questo manuale non sostituisce in alcun modo i manuali ufficiali del SIDI: Guida Operativa Versione 8.1 del 16/05/2012 Manuale OIL Guida Operativa Versione 2.1 del 16/05/2012 Guida rapida Giornali di Cassa e sospesi e della Cassa di Risparmio di Cesena: Guida operativa File MU-TE21_TWSignMiur2012V1_00.doc (consegnataci durante la riunione di presentazione dell OIL e del TesoWeb. Le scuole che hanno stipulato la convenzione con la Cassa di Risparmio di Cesena hanno ricevuto i KIT di firma digitale ArubaSign (1 per il DS ed 1 per il DSGA). Cosa fare: 1. Installare il KIT di firma digitale e il software di firma (ArubaSign) su quei PC che saranno utilizzati per la procedura OIL (vedi breve guida); 2. Effettuare in SIDI la verifica firma digitale una volta solo (o per il DS o per il DSGA) e quindi, se si è deciso di partire, aderire all OIL. Se l esito della firma è negativo verificare le impostazioni di Java. Percorso: Start > Pannello di controllo > Java > mettere la spunta in corrispondenza di Usa formato clienthello compatibile con SSL 2.0 > Applica > OK. U:\OIL\OIL_SIDI_CARISPCESENA.docx 1

2 3. A questo punto la scuola deve inviare due files (uno per il DS e uno per il DSGA) con le rispettive firme digitali, alla tesoreria della Cassa di Risparmio via mail all indirizzo ufficiotesoreriaenti@carispcesena.it. La tesoreria effettuerà la verifica delle firme e risponderà circa l esito della verifica. 4. Contestualmente, la scuola può richiedere alla tesoreria il codice ente BT (codice che la Banca Tesoriera ha attribuito alla scuola) ed il codice evidenza. Queste informazioni vanno inserite al SIDI 5. Una volta inseriti questi dati la scuola deve comunicare alla banca, con qualche giorno di anticipo, la data in cui pensa di partire con l OIL. E consigliabile partire con distinte di trasmissione OIL con pochi ordinativi di incasso/pagamento. 6. La Banca predisporrà la consegna, tramite filiale, delle credenziali di accesso al TESOWEB e della password dispositiva che andranno ritirate dal DSGA (portare anche la delega per il ritiro delle credenziali del DS). 7. Si può partire con il primo invio U:\OIL\OIL_SIDI_CARISPCESENA.docx 2

3 Il primo invio: operazioni propedeutiche per non incorrere in errori/scarti. a) Eliminare COOKIE e FILE TEMPORANEI: aprire il browser (internet explorer, google chrome, ecc.) ed eliminare i cookie e i file temporanei (cartella Generale) b) accedere al SIDI dal portale > Istruzione > Portale SIDI c) dopo aver aderito all OIL, modificare le modalità di pagamento/riscossione previsti dal MIUR nei creditori e nei debitori selezionando quelli ora disponibili: MANDATI: CASSA BONIFICO BANCARIO E POSTALE ASSEGNO CIRCOLARE ASSEGNO BANCARIO E POSTALE ACCREDITO CONTO CORRENTE POSTALE VAGLIA POSTALE REGOLARIZZAZIONE SEPA CREDIT TRANFER lo trasformiamo in BONIFICO ADDEBITO PREAUTORIZZATO DISPOSIZIONE DOCUMENTO ESTERNO lo trasformiamo in CASSA REVERSALI: CASSA REGOLARIZZAZIONE PRELIEVO DA CC POSTALE U:\OIL\OIL_SIDI_CARISPCESENA.docx 3

4 d) Modalità di pagamento con bollettino postale: quando si utilizza questa modalità, in corrispondenza della modalità di pagamento, occorre selezionare: ACCREDITO CONTO CORRENTE POSTALE ed è OBBLIGATORIO il campo Numero C/C senza che venga necessariamente richiesto tutto l IBAN. Il bollettino va recapitato alla filiale della banca con le indicazioni del mandato al quale si riferisce. Scrivere nelle note che il bollettino sarà recapitato in filiale! e) Pagamento per cassa e Pagamento con Assegno Circolare: casi in cui il quietanzante è diverso dal creditore indicato nel mandato. Quando capiterà di avere un mandato con pagamento allo sportello (per CASSA) o con assegno circolare con quietanzante diverso dal beneficiario indicato nel mandato sarà necessario indicare il nome del DELEGATO alla riscossione/ritiro dell assegno. Considerato che il SIDI al momento non trasmette, anche se valorizzate, le informazioni relative al delegato, occorre inserire il cognome e nome nel campo Dettaglio indicando: "DELEGATO ALLA RISCOSSIONE: cognome nome e codice fiscale" f) Consiglio: per le modalità di riscossione dei debitori mettere in tutti REGOLARIZZAZIONE A questo punto è possibile inviare il primo flusso. U:\OIL\OIL_SIDI_CARISPCESENA.docx 4

5 SEGUIRE ATTENTAMENTE LE RACCOMANDAZIONI PRESENTI NELLA GUIDA OPERATIVA V 8.1 DEL 16/05/2012, IN PARTICOLARE NEL CASO DI RIFIUTO FLUSSO (RICEVUTA CON KO) - Estratto manuale SIDI pag. 43 e 44 SIDI Bilancio Ordinativi OIL - Guida operativa v. 8.1 del 16/05/2012 RTI : HP Enterprise Services Italia Auselda AED Group VINCOLI NELLA CREAZIONE DI ORDINATIVI OIL Sono stati aggiunti dei controlli per guidare il personale di segreteria nella creazione degli ordinativi e per rendere minima la possibilità di commettere errori. Infatti le distinte contenenti errori vengono rifiutate dall istituto cassiere con la conseguenza di allungare i tempi di evasione delle pratiche. Segue l elenco dei controlli: Prelievo da conto corrente postale Se una reversale ha la modalità di riscossione è "PRELIEVO DA CC POSTALE" è obbligatorio valorizzare il campo "Numero C/C". Accredito conto corrente postale Se un mandato ha la modalità di pagamento "ACCREDITO CONTO CORRENTE POSTALE" è obbligatorio il campo "Numero C/C", mentre non viene richiesto obbligatoriamente l'iban. Bonifico Bancario e Postale Se un mandato ha la modalità di pagamento "BONIFICO BANCARIO E POSTALE" assicurarsi di aver valorizzato con l'iban del beneficiario. Assegno Circolare Se un mandato ha la modalità di pagamento "ASSEGNO CIRCOLARE" assicurarsi di aver valorizzato l'indirizzo del beneficiario, il cap del beneficiario, la località del beneficiario, la provincia del beneficiario nella funzione di gestione dei Creditori. SEPA Credit Transfer Se un mandato ha la modalità di pagamento "SEPA CREDIT TRANSFER" assicurarsi di aver valorizzato l'iban del beneficiario, sono invece facoltativi i campi "BIC" e "Identificativo end to end". Soggetto Destinatario delle Spese Se un mandato ha il Soggetto destinatario delle spese impostando ad "ESENTE" assicurarsi di aver valorizzato la Natura del pagamento. Rifiuto flusso Se l istituto cassiere ci invia un esito di rifiuto flusso, tutti gli ordinativi contenuti nella distinta selezionata vengono riportati dallo stato "TRASMESSO" allo stato "EMESSO" e viene eliminato il riferimento alla distinta di origine. NOTA BENE Solo nel caso di rifiuto flusso è importante accertarsi di aver selezionato la corretta distinta prima di caricare il file di rifiuto flusso. Solo in questo caso è importante la distinta selezionata perchè verranno liberati tutti gli ordinativi legati alla distinta selezionata. Esenzione bollo Se la tipologia del bollo è "ESENTE BOLLO" allora è obbligatoria la Causale Esenzione Bollo. Verifica struttura della distinta di trasmissione (file XML) Il SIDI effettua un controllo di congruenza verificando che la distinta di trasmissione tradotta nel file XML da inviare all istituto cassiere sia conforme alle specifiche illustrate nella circolare ABI n. 30 del 05/08/2012. Le specifiche sono state tradotte in uno schema che ha lo scopo di delineare quali elementi sono permessi, quali tipi di dati sono ad essi associati e quale relazione gerarchica hanno fra loro gli elementi contenuti nella distinta XML. Lo schema è stato inserito nel SIDI e permette principalmente la convalida del file, ovvero la verifica che i suoi elementi siano in accordo con la descrizione del flusso presente nella circolare menzionata. U:\OIL\OIL_SIDI_CARISPCESENA.docx 5

6 SEGUIRE ATTENTAMENTE IL PROMEMORIA PER GLI ENTI CONSEGNATOCI DALLA TESORERIA DELLA CASSA DI RISPARMIO DI CESENA 1) I mandati devono essere intestati ai singoli nominativi; 2) I mandati scartati dalla procedura perché errati sono da annullare e da riemettere, non solo viene scartata la lavorazione di tutta la distinta, per cui si consiglia di fare distinte contenenti un numero limitato di mandati; 3) Attenzione agli esiti che vi ritornano: verificare sempre se le vs. lavorazioni sono andate a buon fine o se ci sono degli scarti; 4) Gli orari in cui vengono raccolte le vs. lavorazioni sono i seguenti: 09:30 11:30 13:30 Per cui ciò che viene da voi firmato dopo le ore 13:30 passa alle 09:30 del mattino; 5) Pagamento a mezzo bonifico di ccp: consegnare il bollettino in filiale con l indicazione dell ente e del numero del mandato; 6) Assegni per prelievo da conto corrente postale: l assegno deve essere presentato in filiale con allegata la distinta (*) riepilogativa contenente l importo e i numeri delle reversali a cui fa riferimento; 7) F24 elettronico: inviare all Ufficio Tesoreria Enti (anche via ) un prospetto con l indicazione dell importo dell F24 elettronico, la data di pagamento inserita in rete e i numeri dei mandati a cui si riferisce; 8) È importante che l indicazione dei bolli e delle spese sul mandato sia corretto, in quanto la procedura trascodifica quanto da voi indicato; 9) Le reversali e i mandati emessi a copertura di provvisori esistenti devono avere l indicazione, nell apposito campo del tracciato, del numero di provvisorio a cui si riferiscono; 10) Eventuali informazioni per il tesoriere devono essere riportate nel campo note al tesoriere (*) Distinta prelevamento dal c/c postale Oggetto: Richiesta di prelevamento da c.c. postale Cesena, Ente: Richiesta prelevamento da conto corrente postale n. Importo di Euro / Reversali da incassare: dalla N. alla N. all.to assegno n. U:\OIL\OIL_SIDI_CARISPCESENA.docx 6

7 FASE 1: Creazione ed invio del flusso alla banca tesoriera: Inizia ora la comunicazione digitale tra scuola e banca: 1) Predisporre Mandati e Reversali 5) Inviare il flusso alla Banca 2) Creare la distinta di trasmissione OIL 4) Scaricare la distinta 3) Apporre le firme digitali del DSGA e del DS 1) Predisporre Mandati e/o Reversali: sappiamo già tutti come operare; U:\OIL\OIL_SIDI_CARISPCESENA.docx 7

8 2) Creazione distinta oil Cliccare su Distinta di trasmissione OIL > Selezionare l istituto cassiere e creare la nuova distinta cliccando su Conferma. E opportuno stampare questo documento per lasciare almeno una traccia cartacea di quello che stiamo trasmettendo. Quindi cliccare su stampa Cliccare su Distinta Trasmissione OIL > Selezionare la distinta e cliccare su Gestione Iter 3) Apporre le firme del DSGA e del DS. Selezionare Firma DSGA e poi cliccare su Visualizza Dettaglio Passo U:\OIL\OIL_SIDI_CARISPCESENA.docx 8

9 Apporre la firma del DSGA Inserire il PIN relativo alla firma del DSGA e cliccare su FIRMA Se i dati relativi al Certificato del firmatario sono corretti cliccare su Firma Il sistema restituirà un messaggio sull esito della firma (deve essere positivo) Ora, il DS, accedendo al SIDI con le proprie credenziali, potrà apporre la propria firma. I passaggi sono identici a quelli effettuati dal DSGA per cui non li ripetiamo. NUOVA PROCEDURA DI FIRMA REMOTA SIDI I DSGA e i DS che hanno attivato la firma digitale remota SIDI saranno obbligati ad utilizzare tale firma per la procedura OIL. Messaggio SIDI: (25 febbraio 2014) SIDI Bilancio OIL Si comunica che è disponibile la completa integrazione della Firma Remota Centralizzata con il SIDI Bilancio OIL. Grazie a questa integrazione le istituzioni scolastiche potranno apporre la firma digitale sugli ordinativi OIL utilizzando i servizi SIDI di Firma Remota. Ulteriori dettagli sulla Firma Remota sono disponibili nelle apposite pagine web dedicate. U:\OIL\OIL_SIDI_CARISPCESENA.docx 9

10 Le guide rapide aggiornate sono relative alle Operazioni Preliminari, alla Creazione della distinta e alla Firma della distinta. Si informa inoltre che sono disponibili due nuove funzionalità: 1. è possibile effettuare la ratifica degli esiti degli ordini emessi precedentemente alla data di adesione all OIL; 2. è possibile indicare nei mandati di pagamento la data di esecuzione pagamento, per le tipologie di pagamento a cui si applica, qualora richiesto dall istituto cassiere. Prima di poter utilizzare la firma digitale remota SIDI occorre inviare alla propria banca un documento firmato con la firma remota SIDI affinché la banca cassiera inserisca il nuovo certificato di firma nel proprio database. Vedi messaggio SIDI (04 marzo 2014) Invio informazioni certificati digitali Le istituzioni scolastiche che intendono utilizzare i servizi di firma remota per apporre la firma digitale alle distinte OIL devono comunicare i dati del proprio certificato digitale all'istituto cassiere. (leggi tutto) Vedi esempio nuova modalità di firma: Attendere e verificare sempre il messaggio: FIRMA EFFETTUATA CORRETTAMENTE U:\OIL\OIL_SIDI_CARISPCESENA.docx 10

11 4) DOWNLOAD DISTINTA. Quando anche il DS avrà apposto la propria firma si potrà eseguire il download della distinta. Selezionare DOWNLOAD DISTINTA e cliccare su Visualizza dettaglio passo Cliccare sul bottone scarica Salvare la distinta sul desktop o all interno di una cartella appositamente creata: U:\OIL\OIL_SIDI_CARISPCESENA.docx 11

12 5) INVIO DEL FLUSSO ALLA BANCA. La scuola ora può caricare (upload) la distinta sul TesoWeb (sito di homebanking della banca) a) Collegarsi al TESOWEB o ad altro sistema di remote banking messo a disposizione dal vostro istituto cassiere ed effettuare il LOGIN con le credenziali fornite dalla banca b) All interno del sito TesoWeb, le operazioni che ci interessano maggiormente sono contenute nella cartella denominata FIRMA. Quindi, cliccare su FIRMA c) Selezionare Flussi > invio flussi firmati, inserire la password dispositiva nell apposito spazio cliccare su AVANTI d) Selezionare, attraverso il bottone Sfoglia, la distinta con le firma digitali Cliccare su INVIA FLUSSO Verificare l esito dell invio!!! U:\OIL\OIL_SIDI_CARISPCESENA.docx 12

13 FASE 2) La banca inizia a comunicare digitalmente con la scuola: 1) La banca mette a disposizione le ricevute MIUR 5) la scuola regolarizza i sospesi e predispone nuove distinte di trasmissione OIL 2) la scuola carica la ricevuta MIUR in corrispondenza della distinta 4) la scuola carica i giornali di cassa e li elabora 3) la banca mette a disposizione i giornali di cassa 1) Le ricevute messe a disposizione dalla Banca. La Banca riceve il flusso e, nei giorni successivi, inizia a mettere a disposizione della scuola le ricevute che visualizzano lo stato di lavorazione degli ordinativi inviati: Sempre all interno dell area denominata Firma, Cliccare su Banca > Pacchetti per visualizzare lo stato dei pacchetti inviati Cliccare sul simbolo in corrispondenza del pacchetto che si desidera visualizzare. U:\OIL\OIL_SIDI_CARISPCESENA.docx 13

14 Si potrà verificare se il flusso è stato ricevuto (1), caricato (2) e se gli ordinativi sono stati totalmente eseguiti (3). (1) (2) (3) Quando gli ordinativi saranno nello stato di TOTALMENTE ESEGUITI sarà possibile per la scuola scaricare (download) la ricevuta MIUR. Download della Ricevuta MIUR: Cliccare su Banca > Ricevute Miur Cliccare sulla ricevuta in corrispondenza della colonna Esito applicativo Scaricare la ricevuta cliccando su Scarico Doc e salvarla sul desktop o in una cartella appositamente creata. Il file di ricevuta dovrà essere caricato (upload) al SIDI in corrispondenza della distinta di trasmissione di quegli stessi ordinativi. U:\OIL\OIL_SIDI_CARISPCESENA.docx 14

15 2) Caricamento della ricevuta MIUR fornita dalla Banca al SIDI (da utilizzare solo se il flusso riceve un KO). Selezionare la distinta OIL > Cliccare su Gestione Iter Selezionare ESITO ELABORAZIONE > cliccare su Visualizza Dettaglio Passo Effettuare l upload della ricevuta cliccando su Carica File Esito Attraverso il bottone Sfoglia andare a ricercare il file (sul desktop o nella cartella appositamente creata) e cliccare sul bottone Carica Il sistema restituisce un messaggio sull esito dell elaborazione A questo punto gli ordinativi scartati verranno liberati per la correzione ed il successivo re-inoltro. U:\OIL\OIL_SIDI_CARISPCESENA.docx 15

16 3) GIORNALI DI CASSA e loro caricamento al SIDI Dopo l adesione all OIL alla scuola non arriveranno più i giornali di cassa cartacei. Questa comunicazione avverrà digitalmente ed i giornali di cassa saranno disponibili sul TesoWeb seguendo il percorso Firma > Flussi > Giornale di Cassa. Dal sito TesoWeb scaricare il giornale di cassa messo a disposizione nella serata precedente dalla banca. Percorso Firma > Flussi > Giornale di cassa Selezionare il giornale di cassa cliccando sul simbolo Cliccare su scarico Doc appositamente creata. e salvare il giornale di cassa sul desktop o nella cartella Ora caricare il giornale di cassa in SIDI. Selezionare Giornale di Cassa > Cliccare sul bottone Carica File U:\OIL\OIL_SIDI_CARISPCESENA.docx 16

17 Selezionare, tramite il bottone Sfoglia, il file da caricare contenente l ultimo giornale di cassa > Cliccare sul bottone Carica Il sistema caricherà il giornale di cassa e restituirà un messaggio sull esito dell operazione Il file è stato correttamente acquisito per l elaborazione. Infatti, sarà possibile visualizzare il giornale di cassa appena caricato che si troverà nello stato di CARICATO. Il giornale di cassa andrà ora elaborato al fine di estrapolare i sospesi di entrata e di uscita. Selezionare quindi il giornale di cassa e cliccare sul bottone Elabora Il sistema restituirà un messaggio sull esito dell operazione Il flusso è stato correttamente elaborato. Il Giornale di cassa passerà dallo stato di CARICATO allo stato di ELABORATO U:\OIL\OIL_SIDI_CARISPCESENA.docx 17

18 4) REGOLARIZZAZIONE DEI SOSPESI Ora si può passare alla regolarizzazione dei sospesi. Cliccare su sospesi > cliccare su Cerca i sospesi Non Regolarizzati > selezionare i sospesi da regolarizzare. Si possono regolarizzare: 1 sospeso con 1 reversale n sospesi con 1 reversale (se riguardano lo stesso aggregato di entrata ad esempio più versamenti per viaggi di istruzione con un unica reversale). Quindi, selezionare 1 o più sospesi alla volta E poi cliccare sul bottone Regolarizza Selezionare il sospeso, in questo caso di entrata, e cliccare sul bottone Inserisci Reversale Completare la reversale (richiamando eventuali accertamenti già esistenti, completando la parte relativa ai bolli e verificando, CON MOLTA ATTENZIONE, la modalità di riscossione) e cliccare sul bottone Conferma U:\OIL\OIL_SIDI_CARISPCESENA.docx 18

19 Si può tornare a regolarizzare altri sospesi oppure: i mandati e le reversali create dai sospesi + quelli creati in modo tradizionale possono essere trasmessi alla banca creando una nuova distinta OIL per la quale si dovrà ripartire dalla FASE 1). BONIFICI BANCARI VERSO L ESTERO E' possibile eseguire pagamenti con bonifico estero direttamente con mandato OIL utilizzando la seguente modalità di pagamento: SEPA CREDIT TRANSFER e valorizzando, nello specifico, i seguenti campi: 1) IBAN 2) BIC (lungo 11 caratteri) composto da: BIC (lungo 8 caratteri) + Branch code (lungo 3 caratteri) ad esempio: Operazione: INSERIMENTO MANDATO DI PAGAMENTO N 999 emesso il 18 / 04 / 2014 ESERCIZIO 2014 Importo ordinativo STATO: 0 99,00 DATI ENTE Aggregato: P Descrizione Aggregato: Descrizione Voce: 18 Progetti Scambi culturali Voce: Anno provenienza: Numero Impegno: Il Tesoriere pagherà l'importo di EURO 99,00 a favore di : BENEFICIARIO 1: CADRICH LTD Via: LISBONA 12 Località: LJUBLIANA ( EE ) Causale: Versamento RIF. dal 28/04/2014 al 30/04/2014 U:\OIL\OIL_SIDI_CARISPCESENA.docx 19

20 Bollo: ESENTE BOLLO Esente Bollo MODALITÀ DI PAGAMENTO SEPA CREDIT TRANSFER Coordinate IBAN: SI BIC: LJBASI2XXXX DESTINAZIONE - TIPO CONTABILITÀ LIBERA FRUTTIFERA In questo esempio il bic è composto da: BIC: LJBASI2X BRANCH CODE: XXX Il Branch code è sempre valorizzato con XXX. Il bonifico estero (per paesi aderenti all'euro) sarà evaso nella giornata di carico del mandato di pagamento nella ns procedura FINE Liceo Vincenzo Monti Cesena Versione 1.3 del 18/04/2014 DSGA Marco Santini e Ass.te Amm.va Patrizia Papi U:\OIL\OIL_SIDI_CARISPCESENA.docx 20