SCHEDA TECNICA DA ALLEGARE ALLA DOMANDA

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1 ALLEGATO N. 5 SCHEDA TECNICA DA ALLEGARE ALLA DOMANDA A) DATI SULL IMPRESA RICHIEDENTE A1) Denominazione MEGA A2) Forma giuridica SOCIETA A RESPONSABILITA LIMITATA A3) Codice Fiscale Partita IVA A4) Sede legale BENEVENTO BN via dei Longobardi P.zzo Ucci snc Comune Provincia CAP Via e n. civico A5) Telefono Fax ascione@lentedingrandimento.it A6) Legale Rappresentante CATALANO GIUSTINO AMMINISTRATORE Cognome Nome Qualifica A7) Atto costitutivo (1) Notaio Nobile Mattei 14/03/ /12/2050 Estremi Scadenza A8) Capitale sociale (1) ,00 di cui versato ,00 A9) Iscrizione al Registro delle Imprese Benevento /02/1996 Di Al n Dal A10) Iscrizione all INPS Benevento 19/06/2001 Editoria A11) Categoria di impresa (2) Ufficio di Dal Settore , , ,00 Periodo di riferimento Effettivi ULA Fatturato Totale di bilancio A12) Incaricato dell impresa per la pratica Alberto Centrella Sig. Tel. Fax A13) Indirizzo cui inviare la corrispondenza Benevento BN via dei Longobardi P.zzo Ucci snc Comune Provincia CAP Via e n. civico (1) Solo per le società ed i consorzi; (2) Tutti i dati devono riguardare l ultimo esercizio contabile chiuso e sono calcolati su base annua. Per le imprese di costituzione recente i cui conti non sono stati ancora chiusi, i dati sono stimati in buona fede ad esercizio in corso.

2 P.O.R. Campania Obiettivo Operativo 5.2 Regime di Aiuti per l Innovazione Organizzativa, di Processo e di Prodotto mediante l I.C.T. B) DATI SUL PROGRAMMA DI INVESTIMENTI B1) Ubicazione dell unità locale oggetto dell investimento: Il programma di investimenti verrà realizzato presso la sede legale ed operativa dell impresa. Comune Benevento Provincia BN CAP Via e n civico via dei Longobardi P.zzo Ucci snc Telefono Fax B2) Tipologia del programma di investimenti INNOVAZIONE ORGANIZZATIVA B3) Date effettive o previste relative al programma: B3.1) Data (gg/mm/aaaa) di avvio a realizzazione del programma 01/01/2010 B3.2) Data (gg/mm/aaaa) di ultimazione del programma 30/06/2010 B4) Spese del programma (al netto dell IVA) a fronte delle quali si richiedono le agevolazioni Voci di spesa Spese dirette Importo in migliaia di Euro A Progettazione, direzione lavori, piano marketing,accessorie 15,00 B Impianti 0 C Macchinari, attrezzature e strumenti 17,50 D Immobilizzazioni immateriali 88,26 TOTALE 120,76 C) ELEMENTI PER IL CALCOLO DEL VALORE TECNICO DEL PROGETTO C1) Caratteristiche innovative e qualitative del progetto, sia ai fini dell incremento di efficienza della macchina gestionale, sia in funzione del completamento/potenziamento di infrastrutture ICT già esistenti : Con l innovazione prevista si riuscirà ad ottimizzare le risorse umane e a collocarle principalmente nell area marketing e vendite. Questo consentirà di potenziare il marketing e produrre vendite con un incremento pari al 50% rispetto all anno in corso. in piu, il dato sarà confermato dall aumento dell indice di gradimento del servizio che riuscirà a fornire le informazioni in tempo reale e a distribuirle anche mediante nuovi canali di comunicazione come lo smartphone. L insieme di software e le implementazioni all attuale sistema informatico alzeranno sensibilmente la qualità del servizio. Le risorse recuperate dall uso della piattaforma informatica avanzata permetteranno il lancio con successo del servizio e il conseguente aumento del numero di clienti. a)azioni specifiche da svolgere, con particolare riguardo alle modalità organizzative e gestionali : Area Tecnica - Acquisto del software spider per l individuazione delle variazioni nelle pagine web; - Implementazione informatica per integrazione, personalizzazione e start-up; Area Portale Web - Acquisto software C.R.M.; - Acquisto software indicizzazione contenuti; - Acquisto software C.M.S.; Allegati Bando regime di aiuti per l Innovazione organizzativa, di processo e di prodotto mediante l I.C.T. 2 / 5

3 P.O.R. Campania Obiettivo Operativo 5.2 Regime di Aiuti per l Innovazione Organizzativa, di Processo e di Prodotto mediante l I.C.T. - Implementazione informatica per integrazione, personalizzazione e start-up; Area Helpdesk - Acquisto software live chat e supporto interattivo Area Marketing - Acquisto dei seguenti software: Analisi e posizionamento incrementale web score Social networking Mail marketing - Acquisto Hardware e soluzione completa per call center; - Implementazione informatica per integrazione, personalizzazione e start-up; - Realizzazione piano di marketing. Area Vendite - Acquisto del software per gestire le comunicazioni interattive in automatico; - Implementazione informatica per integrazione, personalizzazione e start-up; Area Amministrativa - Acquisto del software per la gestione dei contratti, fatturazione elettronica e ricorrente, sollecito crediti e cashflow automatizzato - Implementazione informatica per integrazione, personalizzazione e start-up; b) gli interventi da realizzare potenzieranno le attività della filiera produttiva (impianti di trasformazione, punti vendita aziendali, introduzione e/o sviluppo dell e-commerce) Il programma di investimenti consentirà una maggiore automazione dei processi organizzativi e l introduzione di un sistema di e-commerce c) il progetto è a completamento/potenziamento di infrastrutture di Information & Communication Technology già esistenti: Il progetto consentirà di potenziare le infrastrutture telematiche esistenti d) il progetto prevede il miglioramento dell organizzazione aziendale (riduzione della sottoccupazione aziendale, riconversione e/o incremento occupazionale, ecc.) e della sicurezza sui luoghi di lavoro : Il progetto prevede miglioramenti dell organizzazione aziendale, con l introduzione di automatismi informatici e telematici, che consentiranno di ottimizzare le risorse umane, destinando parte di essi nell area strategica del marketing. (ampliare lo spazio quanto necessario) C2) Incidenza sulla qualificazione del prodotto/servizio con un relativo aumento della competitività sul mercato Maggiore è la velocità del reperimento delle informazioni e più alta sarà la qualità del servizio. Maggiori saranno i mezzi di comunicazione e maggiori probabilità avranno gli imprenditori per partecipare e vincere l appalto. Con l innovazione prevista si riuscirà ad ottimizzare le risorse umane e a collocarle principalmente nell area marketing e vendite. Questo consentirà di potenziare il marketing e produrre vendite con un incremento pari al 50% rispetto all anno in corso. In piu, il dato sarà confermato dall aumento dell indice di gradimento del servizio che riuscirà a fornire le informazioni in tempo reale e a distribuirle anche mediante nuovi canali di comunicazione come lo smartphone. L insieme di software e le implementazioni all attuale sistema informatico alzeranno sensibilmente la qualità del servizio. Le risorse recuperate dall uso della piattaforma informatica avanzata permetteranno il lancio con successo del servizio e il conseguente aumento del numero di clienti. a) il progetto prevede la realizzazione di nuovi prodotti e/o la diversificazione di alcuni altri e/o la certificazione di qualità delle produzioni/servizi aziendali : Il progetto prevede una innovazione organizzativa dei processi produttivi e commerciali. b) Incremento percentuale del Valore Aggiunto aziendale atteso con gli interventi cofinanziati a Allegati Bando regime di aiuti per l Innovazione organizzativa, di processo e di prodotto mediante l I.C.T. 3 / 5

4 P.O.R. Campania Obiettivo Operativo 5.2 Regime di Aiuti per l Innovazione Organizzativa, di Processo e di Prodotto mediante l I.C.T. regime : Si stima che il valore aggiunto aziendale, inteso come il Reddito operativo della gestione caratteristica, nell anno a regime del programma di investimenti (2011), crescerà fino a euro, con un incremento del 170% rispetto al 2009 (come da bilanci previsionali allegati al Piano finanziario del Business Plan) c) Sostenibilità economica, deducibile dal rapporto fra costo totale del progetto e fatturato annuo aziendale : Il fatturato relativo al 2008 è stato di euro, considerando il costo totale del programma di investimenti di ,81, il rapporto di sostenibilità economica è del 56,17% d) Sostenibilità ambientale, in presenza di interventi e/o macchinari che consentono di ridurre le emissioni in atmosfera ovvero di migliorare la gestione dei rifiuti aziendali : L azione risultante ha connotazioni di rilevante eco sostenibilità in quanto non ci sarà più bisogno di ricorrere alla carta stampata perché tutto avverrà all interno del sistema telematico. Ne consegue una riduzione della carta, del materiale di cancelleria, dei toner altamente inquinanti di circa il 90%. (ampliare lo spazio quanto necessario) C3) Rilevanza della componente giovanile e femminile a) Età del richiedente (impresa individuale) - Età media dei soci (per Società di persone) - Età dell'amministratore unico ovvero media dei componenti il consiglio di amministrazione (per Società di capitali): La società è amministrata da due amministratori, di età media pari a 40 anni. b) Sesso del richiedente (impresa individuale), Sesso prevalente dei soci (per Società di persone), dell'amministratore Unico ovvero prevalente fra i componenti del consiglio di amministrazione (per Società di capitali) Gli amministratori sono di sesso maschile. (ampliare lo spazio quanto necessario) D) - Allegato Tecnico A) PROGETTAZIONE Spese agevolabili Descrizione (In k/euro) Progettazione 0,00 Direzione dei lavori 0,00 Piano di marketing e accessorie 15,00 TOTALE A) PROGETTAZIONE 15,00 TOTALE SPESE DI PROGETTAZIONE AMMISSIBILI 15,00 B) IMPIANTI Elettrico 0,00 Telematico 0,00 TOTALE B) IMPIANTI 0,00 Allegati Bando regime di aiuti per l Innovazione organizzativa, di processo e di prodotto mediante l I.C.T. 4 / 5

5 P.O.R. Campania Obiettivo Operativo 5.2 Regime di Aiuti per l Innovazione Organizzativa, di Processo e di Prodotto mediante l I.C.T. C) MACCHINARI, ATTREZZATURE E STRUMENTI C.1) Macchinari Macchinario 1 0,00 Macchinario 2 0,00 Macchinario 3 0,00 C.2) Attrezzature TOTALE MACCHINARI 0,00 Attrezzatura 1 Server e pc call center 17,50 Attrezzatura 2 0,00 Attrezzatura 3 0,00 C.3) Strumenti TOTALE ATTREZZATURE 17,50 Strumento 1 0,00 Strumento 2 0,00 Strumento 3 0,00 D) IMMOBILIZZAZIONI IMMATERIALI TOTALE STRUMENTI 0,00 TOTALE C) MACCHINARI, ATTREZZATURE E STRUMENTI 0,00 Programmi informatici e personalizzazioni 0,00 Acquisizione tecnologia 0,00 Sito internet e personalizzazioni 88,26 TOTALE D) IMMOBILIZZAZIONI IMMATERIALI 88,26 TOTALE INVESTIMENTO 120,76 Il sottoscritto CATALANO GIUSTINO nato a BOLLATE (MI) il 22/05/1971 residente in Benevento Ctr. Pino n. 104 Comune Benevento CAP Provincia BN in qualità di legale rappresentante dell impresa denominata MEGA forma giuridica S.R.L. con sede legale in via dei Longobardi P.zzo Ucci snc Comune Benevento CAP Provincia BN Iscritta al registro delle imprese di Benevento con il n REA C.F P.IVA DICHIARA ai sensi degli artt. 46 e 47 del D.P.R. n. 445 del 28/12/2000, consapevole delle sanzioni penali, nel caso di dichiarazioni non veritiere e falsità negli atti, richiamate dall art. 76 che tutte le notizie fornite nella presente Scheda tecnica, composta di n. 5 fogli, e nell altra documentazione a corredo del modulo di domanda corrispondono a verità. Benevento, 8/10/2009 IL LEGALE RAPPRESENTANTE (3) (3) Allegare copia di un documento di identità in corso di validità e sottoscritto, avendo cura che tale copia sia leggibile. In caso di cittadini extracomunitari occorre invece l autenticazione da parte di un pubblico ufficiale (circoscrizione, notaio o ambasciata). Allegati Bando regime di aiuti per l Innovazione organizzativa, di processo e di prodotto mediante l I.C.T. 5 / 5

6 Ing. Di Puppo Vincenzo Ingegnere Informatico esperto in processi di informatizzazione aziendale PROGETTO DI INNOVAZIONE ORGANIZZATIVA, DI PROCESSO E DI PRODOTTO MEDIANTE L USO DELLE NUOVE TECNOLOGIE ICT PER IL SERVIZIO DI DISTRIBUZIONE DELL INFORMAZIONE APPALTI PUBBLICI DE L ENTE D INGRANDIMENTO ROMA, 5 OTTOBRE 2009 [Relazione tecnico economica] I n g. V i n c e n z o d i p u p p o v i a V i c o F o r n a c i R u v o d i P u g l i a B A c f D P P V C N 7 7 L 2 0 H 645E

7 RELAZIONE TECNICO ECONOMICA Il servizio di punta della società MEGA s.r.l. è il giornale di informazione appalti pubblici denominato L Ente d Ingrandimento. CORE BUSINESS: Aggiornamento costante, continuo e in tempo reale di tutti gli avvisi di gara ed esiti di gara alle imprese italiane indette dagli enti pubblici italiani mediante ICT. Il servizio di informazione attualmente è erogato alle imprese mediante accesso al portale web pubblicato all indirizzo L azione di INNOVAZIONE si propagherà sulle seguenti aree aziendali: - Area Tecnica (C.E.D.), - Area Portale WEB e modalità d uso del servizio; - Area Helpdesk e customer satisfaction, - Area Marketing, - Area Vendite, - Area Amministrativa, - Formazione del Personale. Descriviamo analiticamente i processi aziendali e di produzione e la reingegnerizzazione dei processi organizzativi interni ed inter-aziendali mediante l utilizzo delle nuove tecnologie dell informazione. L AREA TECNICA C.E.D. Cosa succede OGGI nell area Tecnica (C.E.D.) L attività giornaliera da parte del personale specializzato del C.E.D. è quella di monitorare costantemente circa siti internet della pubblica amministrazione e reperire tutte le nuove gare di appalto ed esiti (bando, disciplinare di gara, capitolato di appalto ed eventuali altri documenti) e di catalogarle nell attuale procedura informatica. L informazione è essenzialmente organizzata per categorie e località. Il CED svolge l attività di osservatorio WEB (siti P.A. e privati), osservatorio cartaceo e contact center con aggiornamento contatti e fonti. Il CED è composto da 4 operatori appositamente formati per lo specifico data entry provvede a visitare tutti i siti internet degli enti pubblici e privati Italiani (Ministeri, Università, Comuni, enti di ricerca, amministrazioni provinciali, ETC) ricercare le gare attive solitamente pubblicate all interno di specifiche sezioni, confrontare le gare attive già presenti nel portale e rintracciarne quelle di ultima pubblicazione. L Attuale sistema informatico ci permette di gestire tutte le fasi di gara dalla pubblicazione alla aggiudicazione ed è stato realizzato circa 5 anni fa utilizzando la tecnologia ASP.NET con l utilizzo di web services e di HTML per le pagine web. E concepito però, per la visita manuale di tutte le fonti quindi per il WEB esiste una dispendiosa perdita di tempo per la visita di tutti i siti per recuperare le informazioni necessarie con la conseguente latenza per la distribuzione dell informazione. Le attività di completamento a supporto dell osservatorio WEB sono l osservatorio cartaceo per la ricerca di gare pubblicate su riviste e quotidiani e il contact center per contattare gli enti e aggiornare le fonti presenti nel nostro database (indirizzi, URL, referenti, ETC). Molti enti appaltanti inviano i loro bandi di gara per la pubblicazione per adempiere all atto di trasparenza che in molti casi è obbligatorio. In questo caso il personale lavora l informazione ricevuta ed invia all ente una ricevuta di pubblicazione con gli estremi temporali. Il progetto di innovazione di processo per l area tecnica: Da tempo ormai abbiamo avviato un lavoro di ottimizzazione delle risorse impiegate all interno del nostro C.E.D. Il progetto di innovazione consiste nell ottimizzare i tempi di reperimento delle informazioni e nello stesso tempo aumentare la velocità di erogazione delle informazioni. 2

8 L avviso di gara di appalto è soggetto ad un arco temporale entro il quale venirne a conoscenza, verificare la fattibilità, completare l iter burocratico e partecipare presentando una offerta. Il nostro intento è quello di ridurre drasticamente i tempi di reperimento delle informazioni proprio per poter offrire l informazione appena messa a disposizione dalla stazione appaltante. Questo processo è innovabile introducendo nuove funzionalità al già complesso software di back office una nuova funzionalità di spider (COPERNIC AGENT e TRACKER), evoluto, già in test sulle attuali procedure, ci consentirà di visitare solo le pagine presenti nell applicativo che avranno subito delle variazioni. Ma ovviamente evoluto nel senso che l operatore potrà educare il software a riconoscere tra i cambiamenti soltanto le gare o gli esiti o le informazioni che occorreranno. Il funzionamento del sistema sarà pressoché identico all attuale che presenta una schermata con il sito dell ente appaltante e due frame laterali, uno per scorrere gli enti da visitare ed uno per verificare ed inserire le informazioni. La nuova funzionalità da implementare, mostrerà nel frame dei siti da visitare solo quei siti che contengono un aggiornamento. In questo modo, da test effettuati, siamo in grado di ridurre i tempi per il reperimento delle informazione di circa il 70%. La drastica riduzione del tempo, a regime, porterà a monitorare quotidianamente tutte le fonti fornendo una informazione assolutamente in tempo reale. L operatore memorizza nell archivio centralizzato ogni gara o esito ed i relativi dati caratteristici e automaticamente tutti gli utenti ricevono la notifica della gara o dell esito in tempo reale a differenza di oggi che dati i tempi morti il sistema distribuisce le informazioni a fine giornata. Azioni da intraprendere AREA TECNICA C.E.D.: - Acquisto del software COPERNIC AGENT e TRACKER 84,67 (spider per l'individuazione delle variazioni nelle pagine web) (preventivo area marketing); - implementazione informatica per integrazione, personalizzazione e startup programmatore Ing. Vincenzo di Puppo costo totale 2.000,00 per la programmazione del componente per l'integrazione nell'applicativo esistente di back office (preventivo Ing Di Puppo, punto1) totale azione da intraprendere Euro 2.084,67 L Area Portale WEB e uso del servizio servizi internet attuali Da un punto di vista dell accesso ai web services sia gli operatori del CED che gli UTENTI si autenticano all applicativo nel rispettivo profilo di sottoscrizione. Gli Utenti posso essere di tre tipi: operatore, abbonato e Utente in Prova. L attuale sistema informatico permette all abbonato di accedere all area riservata per selezionare le gare o gli esiti di gara di suo interesse mediante un motore di ricerca realizzato in ASPX e di scaricare le informazioni. L utente abbonato nell area riservata trova il profilo di abbonamento, statico, ossia trova le informazioni immesse al momento della sottoscrizione. Al momento della sottoscrizione al servizio di informazione, l utente può scegliere di ricevere le informazioni di suo interesse anche in posta elettronica indicando categorie e località. In questo caso l utente riceve, mediante un task del Server centrale, ogni giorno alle 18,30, le informazioni di suo interesse direttamente nell indicata al momento della sottoscrizione. L utente può cambiare la configurazione del suo servizio soltanto inviando una comunicazione FAX all amministrazione che procede ad effettuare le variazioni. Questa procedura viene gestita manualmente in un pannello di back office. L Utente Prova Il sistema permette ad un potenziale utente di accreditarsi per ricevere un periodo di prova gratuita. L utente prova registra la sua impresa in una form pubblicata sul sito e riceve una che gli indica al buona riuscita della registrazione. Da qui, un operatore interno deve manualmente importare i dati dell utente nel C.R.M. ed aprire una trattativa commerciale, solo 3

9 quando l operatore sarà pronto e disponibile contatterà l utente e gli invierà le credenziali di accesso al servizio fornendo nel contempo informazioni sull uso della piattaforma e del servizio in posta elettronica. Questa latenza tra la registrazione e l attivazione del servizio in prova crea una perdita di competitività. In molti casi il potenziale utente registra contemporaneamente la prova di servizi concorrenti. In questo caso il concorrente ottiene un vantaggio attivando immediatamente la prova gratuita. E poi è noto che l utente medio internet si aspetta di ricevere tutto con pochi click. Canali attuali per la distribuzione delle informazioni: Attualmente le informazioni vengono distribuite agli utenti prova e agli abbonati soltanto mediante posta elettronica (servizio NON auto configurabile) o con accesso al sito web (area riservata NON personale). Il progetto di innovazione di processo per l area Portale WEB e uso del servizio: l innovazione che apporteremo sarà la ricostruzione dell intero sito internet, ormai obsoleto, con l introduzione dei nuovi concetti di autonomia dell utente nel WEB e l introduzione di un C.M.S. (portale open source base JOOMLA da personalizzare) per la gestione dei contenuti, dei profili di accesso del carrello e-commerce e dei gateway di pagamento. (funzioni integrate nel software Quickbooks Enterprise) Quando abbiamo sviluppato il nostro progetto non erano ancora sviluppate le attuali tecnologie per la distribuzione delle informazioni e per la vendita online. Oggi paghiamo un grosso prezzo per l obsolescenza del processo WEB. Ecco cosa cambia per gli utenti che accedono al portale dopo l innovazione: Per i potenziali utenti utenti in prova - Il nuovo portale internet conterrà una sezione interamente dedicata alla promozione del servizio e all attivazione AUTOMATICA del periodo di prova. Questa sezione del sito, sarà necessariamente interfacciata al C.R.M. (SUGAR CRM e relativi ADDONS implementati in espansione nel sistema) che accoglierà direttamente i dati registrati dal potenziale utente nella form internet e concederà in modo automatico ed immediato un accesso di prova. Al termine del periodo di prova, il sistema in automatico proporrà al cliente la soluzione più giusta per la sua azienda inviando l offerta in posta elettronica e fornendo possibilità di pagamento elettroniche con le istruzioni per l attivazione dell abbonamento. ( 2db supporto alle vendite). Allo scadere del periodo di prova l utente resterà attivo nella procedura per usufruire di servizi gratuiti forniti dal software di social network messi a disposizione nell area riservata. Forniremo servizi a valore aggiunto, completamente gratuiti, tipo accesso al calendario condiviso con funzioni di remainder per gli impegni annotati, accesso ai forum e all area network e casella di posta elettronica illimitata. (Web Network). Per gli abbonati, l accesso all interno dell area riservata consentirà di modificare le impostazioni di profilo ( , dati anagrafici e servizi attivi). L utente potrà autonomamente configurarsi il suo servizio personale e scegliere su quale piattaforma ricevere le informazioni (cell. / ). Nell area personale avrà a disposizione una vista sull area amministrativa tipo fattura, contratto, crediti. Nuovi canali di distribuzione del servizio di informazione Rispetto alle possibilità di accesso alle informazioni attuali (banca dati e posta elettronica) inseriremo e personalizzeremo un gateway per telefonia mobile (ADDONS SUGAR CRM AppVoyage per mobile application) che consentirà a tutti gli utenti di ricevere SMS ed avvisi e- mail direttamente al cellulare. Il gateway di telefonia mobile servirà anche nell automazione dell amministrazione che potrà segnalare l emissione di pagamenti piuttosto che notifiche di tipo burocratico. Per il servizio di posta elettronica, grazie alle nuove funzionalità assegnate al portale, l utente avrà la possibilità di modificare i parametri del servizio ogni volta che lo vorrà e senza interagire con il personale interno. Per l accesso ai contenuti in banca dati internet gli utenti troveranno l importante novità del motore di ricerca testuale supplementare. In pratica grazie all ausilio e alla personalizzazione dell engine GOOGLE MINI l utente navigherà i contenuti effettuando ricerche di tipo testuale. I 4

10 risultati che potrà leggere saranno organizzati in ordine all occorrenza dei concetti espressi nella formulazione della ricerca testuale. Questo tipo di ricerca, risulta molto efficace per quelle gare o esiti di difficile collocazione nelle categorie tipo servizi specifici e altamente professionali piuttosto che forniture particolari. Questo tipo di ricerca, molto richiesto, contribuisce ad un elevato valore aggiunto a tutto il servizio di informazione. Azioni da intraprendere AREA PORTALE WEB: - Acquisto del seguenti software: 1) SUGAR CRM 2.849,28 Add-on Sugar CRM: - TALENT OPEN STUDIO (scambio dati con applicazione esistente) 3.388,60 - ZManda (soluzione backup data) 135,68 - ZucherExchange Pro (calendario condiviso) 949,76 - AddressHelper (plug-in campi indirizzo) 236,76 - AppVoyage Mobile (accesso rapido a dispositivi mobili) 6.780,60 - Process Manager Enterprise (workflow automatizzato invio for CRM) 101,08 2) GOOGLE MINI APPLIANCE (indicizzazione contenuti Web) 9.943,74 3) PORTALE JOOMLA OPENSOURCE (gestione CMS) FREE - implementazione informatica per integrazione, personalizzazione e startup programmatore Ing. Vincenzo di Puppo costo totale 8.000,00 per la integrazione tra il CRM, il portale WEB e applicativi esistenti (preventivo Ing Di Puppo, punto 2) studio grafico pennagrafica costo totale 6.000,00 per l installazione, personalizzazione e veste grafica di JOOMLA opensource (preventivo Penna Grafica); installatore OPEN SYMBOL costo totale 5.000,00 per l installazione e lo startup di SUGAR CRM INTERPRISE e relativi add-on (preventivo Open Symbol). totale azione da intraprendere Euro ,50 Area Helpdesk e customer satisfaction, Attualmente gli utenti possono ricevere assistenza solo mediante contatto telefonico con il personale interno. Adotteremo un software (NTR SUPPORT) che integreremo al portale e a tutte le aree aziendali che lavorerà con tre soluzioni: 1) ogni area del portale avrà a disposizione strumenti di live chat con cui l utente potrà mettersi in contatto in tempo reale con un operatore selezionato in base all area in cui sta navigando. 2) Knowledge management system in cui l utente formula direttamente una richiesta al motore di ricerca che proporrà risposte automatiche e pertinenti al tipo di domanda. 3) Supporto interattivo attivo capace di inviare all operatore suggerimenti realtivi all area in cui sta navigando. Azioni da intraprendere AREA HELPDESK: - Acquisto del seguenti software: 1) NTR GLOBAL SUPPORT (live chat e supporto interattivo) 6.675,00 totale azione da intraprendere Euro ,50 5

11 L AREA MARKETING L Area Marketing, cosa succede oggi. L attuale sistema di marketing prevede il reperimento di liste di potenziali clienti attraverso Albi ufficiali, contatti in fiera, acquisti di liste profilate, elenchi pubblici (pagine gialle, etc.) e saltuari contatti dal sito web. I dati reperiti vengono assoggettati ad azioni di marketing quali mailing cartaceo, telemarketing e in minor misura le newsletter ed marketing. Per il mailing marketing oggi si procede in maniera tradizionale ovvero viene creato un layout dal grafico con l inserimento di contenuti e stampe di prova viene consegnato manualmente in tipografia in formato digitale per la stampa, tutto il materiale stampato viene ritirato poi etichettato manualmente e suddiviso per C.A.P. pronto per la spedizione. Successivamente viene portato manualmente all ufficio accettazione postale che provvederà nei giorni successivi alla distribuzione con latenza media di 30 giorni rispetto all inizio della campagna. L attività di telemarketing viene svolta da operatori interni che da una lista cartacea contenente i dettagli principali dell azienda provvede a comporre il numero di telefono e promuovere il servizio registrando manualmente l utente prova nel portale per l attivazione. L attività di newsletter ed marketing viene effettuata profilando le liste acquistate. Gli invii vengono effettuati con una certa lentezza e con un semplice programma di posta elettronica (Outlook). I dati vengono passati ad Outlook in piccole liste per evitare instabilità del programma di posta elettronica e per evitare di incorrere in black list e spammare il dominio web. Non abbiamo alcun riscontro sulla lettura dell e quindi non riusciamo a stilare statistiche sull efficacia della campagna marketing. I potenziali utenti rispondono alle azioni di marketing sopra descritte attraverso riscontro telefonico o compilando una semplice form sul sito web. In entrambi i casi viene concessa una prova gratuita gestita manualmente. Non esistono attualmente strumenti di interazione capaci di condurre la trattativa in fase di prova. Il progetto di innovazione di processo per l area MARKETING: Tutti i canali di marketing saranno oggetti di innovazione. Le liste di indirizzi al momento risultano essere molto sfruttate e per questo producono ormai scarso ritorno in termine di contatto. Per una completa innovazione nel campo marketing occorre partire dalla possibilità di auto generare liste di lead (contatti poco sfruttati). E necessario a questo punto inserire strumenti web marketing 2.0 di lead generation quali generatori di widget, forum interattivi, social network specifico (WebNetwork), strumenti di condivisione contenuti (share content) su portali importanti e funzioni tell a friend (SUPERTELLAFRIEND) integrati all interno del nuovo portale WEB che dovrà essere oggetto di azioni mirate di web marketing (HUBSPOT) per l incremento del SEO score quali: - il posizionamento nelle prime pagine dei maggiori motori di ricerca attraverso azioni di incremento di popular page, link popularity, incremento quantità e qualità degli internal ed external link, indicizzazione pagine con miglioramento dell indexed page, ottimizzazione di backwards cioè di riferimenti certi a versione precedente, validazione HTML e XHTML per migliorare la lettura da parte dei BOT e per il multi browser. - analisi di parole chiavi KEYWORDS per individuare le keyword maggiormente ricercate dagli utenti; - gestione dei contenuti per aumentare il recepimento delle pagine da parte degli spider nelle scansioni di routine; - implementazione funzioni di indicizzazione GOOGLE MINI che include funzioni di ricerca in applicazioni aziendali, supporto per la protezione a livello di documento e generazione di rapporti avanzati con Google Analytics. In sostanza, Google Mini è una soluzione hardware e software integrata, progettata per consentire di sfruttare al meglio le risorse digitali. Ciò avviene applicando la capacità della ricerca Google alla ricerca globale su tutti i documenti 6

12 presenti nel portale, permettendo ai potenziali clienti di trovare istantaneamente informazioni sul servizio nel momento stesso in cui ne hanno bisogno. I lead generati dagli strumenti di web marketing saranno registrati in modo automatico in tools web capaci di profilare ed ottenere una segmentazione in base a parametri che sarà oggetto di marketing multi canale (mailing cartaceo, telemarketing, newsletter ed marketing). Per il mailing cartaceo acquisteremo, personalizzeremo ed integreremo nel sistema una piattaforma web based. La soluzione avrà le seguenti caratteristiche: 1) strumenti per la creazione facilitata e veloce di layout; 2) possibilità di importare layout acquistati da aziende specializzate esterne, già testati sul mercato, modificabili sia nell aspetto che nei contenuti; 3) esportazione del layout in vari formati stampa; 4) gestione delle liste profilate con possibilità di stampa unione sul layout; 5) invio del layout per la stampa a service esterno; 6) strumenti di postalizzazione con i maggiori servizi di recapito postale. 7) Funzione di esportazione dei dati. Per il telemarketing acquisteremo, personalizzeremo ed integreremo nel sistema una piattaforma web based di call center (BIZCALLCENTER). La soluzione che sarà utilizzata anche per il contact center dell area tecnica (vedi area tecnica) avrà le seguenti caratteristiche: 1) Gestione delle anagrafiche degli utenti, degli operatori e delle sedi; 2) Gestione delle campagne e dell esito; 3) Assegnazione delle chiamate; 4) Gestione delle telefonate; 5) Integrazione con centralino VOIP; 6) Statistiche di produttività. Per le newsletter ed marketing acquisteremo, personalizzeremo ed integreremo nel sistema una piattaforma web based (MAILMACHINEPRO). La soluzione avrà le seguenti caratteristiche: 1) Definizione rapida del layout da inviare per creare facilmente newsletter e comunicazioni commerciali; 2) inviare professionali alle liste profilate; 3) Monitorare il comportamento dei destinatari ( lette, indirizzi errati, errori di spedizione, aperture totali, click totali) 4) Statistiche apertura (aperture totali, aperture uniche) 5) Link visitati; 6) Funzione di esportazione dei dati. Il processo di innovazione nella prova gratuita La prova gratuita costituisce un elemento di marketing strategico perché permette un avvicinamento amichevole al potenziale cliente. Il potenziale utente, grazie alle nuove procedure implementate, riceverà l attivazione immediata del servizio prova. Acquisteremo in licenza ed implementeremo un software integrato che monitorerà il comportamento del potenziale cliente. In sostanza il software (MAIL2DB) invierà delle sulla base del numero di accessi che effettuerà, in base al tipo di ricerca che effettuerà e sulla in relazione ai contenuti e alle sezioni visitate creando così una interazione che contribuirà alla valutazione del servizio e alla scelta rispetto a servizi concorrenti. Il software riporterà i dati in un dashboard e condizionerà l avanzamento delle strategie di comunicazione verso i potenziali clienti. 7

13 Azioni da intraprendere AREA MARKETING: - Acquisto del seguenti software: 1) HUBSPOT INBOUND MARKETING (software per l analisi ed il posizionamento per l incrmento del web score) 6.113,30 2) SUPERTELLAFRIEND (funzione dillo a un amico) 53,66 3) WEBNETWORK SOLUTION (software per la crezione di social network) 1.274,28 4) MAILMACHINEPRO (software per l mail marketing) 339,63 5) BIZCALLCENTER (hardware e soluzione completa per call center) ,00 - implementazione informatica per integrazione, personalizzazione e startup programmatore Ing. Vincenzo di Puppo costo totale 8.000,00 per la integrazione tra le soluzioni acquistate, il portale WEB e applicativi esistenti e CRM (preventivo Ing Di Puppo, punto 3) totale azione da intraprendere Euro ,87 L AREA VENDITE L Area Vendite, cosa succede oggi. A fine prova l utente che non ha strumenti per abbonarsi in modo automatico viene contattato dall ufficio Vendite. Dopo che l ufficio vendite riesce a contattare l utente e solo se questo si dimostra interessato all abbonamento provvederà a compilare manualmente un offerta e la invierà a mezzo FAX o E- mail. Trascorsa la data di scadenza dell offerta, l ufficio vendita, proverà nuovamente a contattare l utente se l offerta non risulta ancora accettata annotando manualmente l interazione. Se il potenziale utente ha fatto pervenire via fax l adesione e il pagamento l ufficio provvederà a contattare nuovamente il cliente per comunicargli la ricezione del contratto e l avvenuto pagamento. Il tutto sarà trasferito in modo cartaceo all ufficio amministrazione per gli adempimenti amministrativi. Il progetto di innovazione di processo per l area VENDITE: Nell ambito dell automazione del processo di vendita sarà adottato un software web-based di e- mail management ( 2DB) che implementeremo ed integreremo nell applicazione capace di inviare a fine prova, automaticamente, un offerta multipla. Alla ricezione dell contenente l offerta, l utente, sceglierà quella più consona alle sue esigenze e potrà direttamente acquistare cliccando sull offerta e proseguendo attraverso un carrello di e-commerce che sincronizza, dopo l acquisto, i dati direttamente all amministrazione. Il pagamento potrà avvenire anche in modalità elettronica mediante i gateway di pagamento e a pagamento effettuato il carrello di e-commerce invierà la prima fatturazione all utente. Se invece, l utente, alla scadenza dell offerta non avrà sottoscritto l abbonamento con le nuove procedure, il sistema di management interagirà con l utente prova inviando una prima e- mail volta a sintetizzare ulteriormente l acquisto e successive volte ad incentivare l acquisto. Azioni da intraprendere AREA VENDITE: - Acquisto del seguenti software: 1) 2DB (software per gestione delle comunicazioni interattive in automatico) 4.295,00 - implementazione informatica per integrazione, personalizzazione e startup programmatore Ing. Vincenzo di Puppo costo totale 8.000,00 per la integrazione tra la soluzione acquistata, SUGAR CRM e addon e applicativi esistenti (preventivo Ing Di Puppo, punto 4) totale azione da intraprendere Euro ,00 8

14 L AREA AMMINITRATIVA L Area Amministrativa, cosa succede oggi. Le attuali fasi di gestione di un abbonato sono: l abbonamento, la fatturazione, disdetta, incassi, sollecito di pagamento e il rinnovo automatico dell abbonamento. L abbonamento viene recepito dall ufficio marketing che al termine della trattativa a buon fine trasferisce il modello di contratto firmato e timbrato del nuovo utente con allegata copia dell avvenuto pagamento. L operatore amministrativo che riceve materialmente il contratto ed il pagamento rintraccia l utente dal C.R.M. e ne converte lo stato in abbonato. Poi inserisce il nominativo in un software per la fatturazione, assolutamente sganciato da qualsiasi procedura ed immette nello scadenzario l utente. Alla scadenza se l utente non avrà fatto disdetta dell abbonamento nei termini prestabiliti, procederà alla nuova fatturazione stampando 3 copie (una copia per l archivio, una copia per il commercialista, una copia per il cliente). Il cliente riceve la fattura e se non effettua il pagamento nel tempo prestabilito sarà inserito in un apposita lista da passare all operatore per i solleciti. Un nuovo operatore assumerà la lista e solleciterà ad personam gli inadempienti con lettera postale tradizionale o a mezzo telefono. Alla fine del processo di sensibilizzazione se l utente non avrà pagato la pratica passerà materialmente all ufficio legale per il recupero con aggravio di spesa. Il progetto di innovazione di processo per l area AMMINISTRATIVA: lo scopo di integrare tutte le procedure informatiche al sistema centralizzato è proprio quello di evitare rimbalzi di dati, duplicazioni, uso di carta e procedure non uniformate. L innovazione nell are amministrativa consisterà nell adozione di procedure software (QUICKBOOKS) in grado di operare sul cliente in modo automatico. Trattandosi di contratti che si rinnovano tacitamente il sistema ingloberà al suo interno un software per la fatturazione elettronica e ricorrente. Una volta attivato il contratto e negli anni successivi fino all eventuale disdetta, il sistema provvederà in modo automatico alla fatturazione ed all invio della fattura in modo telematico con il conseguente azzeramento dell uso della carta. Il sistema solleciterà in modo del tutto automatico i clienti morosi con più strati di sollecito fornendo continuamente dati ad un dashboard a disposizione dei vari uffici amministrativi e dei vari profili attivi ed autorizzati a trattare con i clienti. Il dashboard fornirà le stime sugli incassi e i tempi di pagamento oltre che alla situazione degli insoluti affidando in modo automatico all ufficio legale gli utenti che allo stadio massimo di sollecito risulteranno ancora inadempienti. Questo sistema ridurrà drasticamente i tempi di incasso del 50% producendo una maggiore liquidità di cassa da poter reinvestire e relativo abbattimento degli interessi bancari. Il sistema amministrativo sarà collegato direttamente con l area WEB e l utente potrà leggere scadenze e fatture direttamente dalla sua area riservata o dalla casella di posta elettronica e pagare con gli strumenti di moneta elettronica messi a disposizione nel sito [carta di credito, paypal, moneybookers, clickbank, onebip, etc.] Ne consegue un ottimizzazione delle risorse umane almeno pari al 60% da poter utilizzare nel settore marketing. Azioni da intraprendere AREA AMMINISTRATIVA: - Acquisto del seguenti software: 1) QUICKBOOKS ENTERPRISE (software per la gestione contratti, fatturazione elettronica e ricorrente, sollecito crediti e cashflow automatizzato) 2.037,77 - implementazione informatica per integrazione, personalizzazione e startup programmatore Ing. Vincenzo di Puppo costo totale 8.000,00 per la integrazione tra la soluzione 9

15 acquistata, SUGAR CRM e add-on e applicativi esistenti (preventivo Ing Di Puppo, punto 5) totale azione da intraprendere Euro ,77 PIANO MARKETING Il piano di emarketing, così come formulato dallo studio di consulenza ICT DotNet prevede una serie di azioni rivolte alla individuazione di nuovi lead e all indicazione di strategie da intraprendere rispetto all attività di emarketing. Le azioni da intraprendere consentiranno un elevato tasso di conversione nelle campagne marketing che si intraprenderanno individuandone i canali più adatti. totale azione da intraprendere Euro ,00 Eco Sostenibilità L azione risultante ha connotazioni di rilevante eco sostenibilità in quanto non ci sarà più bisogno di ricorrere alla carta stampata perché tutto avverrà all interno del sistema telematico. Ne consegue una riduzione della carta, del materiale di cancelleria, dei toner altamente inquinanti di circa il 90%. 10

16 conclusioni I vantaggi derivanti dall implementazione del nuovo Sistema INNOVATO nelle diverse aree sarà di grande impatto sulla funzione aziendale e del cliente. Si possono elencare per area i seguenti benefici previsti per l'azienda e per il cliente: Area Tecnica C.E.D. - maggiore automatizzazione del processo (ricerca e catalogazione avvisi di gara ed esiti svolgibile completamente in maniera informatica). L'automatizzazione di tale processo conduce ad un miglioramento del servizio fornito all'utenza, grazie a minori tempi morti nel processo e quindi maggiore rapidità nel ricercare, catalogare e distribuire le informazioni; Area Portale WEB e USO del Servizio - totale automatizzazione del processo (portale WEB innovato con caratteristiche di autonomia per la valutazione del servizio offerto) In questo fondamentale processo L automazione e l ottimizzazione del SEO SCORE per la maggiore visibilità nei Motori di ricerca produrrà una maggiore competitività e vendibilità del servizio soprattutto eliminando la latenza tra la registrazione e l attivazione del servizio in prova. Nuovi canali di distribuzione del servizio aumenteranno la potenziale platea di potenziali utenti. Area Helpdesk e customer satisfaction - Supporto interattivo e strumenti live chat aiuteranno gli utenti nelle varie sezioni del portale. Un sistema di knowledge management gestirà tutte le risorse informative mettendole a disposizione di tutti mediante motore di ricerca. Il supporto sarà offerto anche con l ausilio di accesso remoto per gli utenti che hanno bisogno di assistenza diretta sul loro PC. Area Marketing - l area marketing sarà l area maggiormente potenziata grazie alla forza lavoro derivante dall ottimizzazione delle risorse in altre aree aziendali. L introduzione di 5 postazioni call center e l automazione nei processi darà prontezza ad accogliere lead non sfruttati che potranno registrarsi da svariate fonti grazie all ottimizzazione del SEO SCORE e delle applicazioni di Web Marketing. Area Vendite - comunicazioni interattive via aiuteranno nella formulazione di preventivi automatici e guideranno e solleciteranno l utente interessato a chiudere attivamente la trattativa. In particolare la funzione di sensibilizzazione automatica determinerà maggiori probabilità di chiusura positiva della trattativa in corso. Area Amministrativa - funzioni completamente automatizzate elimineranno lavoro manuale di routine. Il sistema che gestisce i contratti effettuerà la fatturazione elettronica e ricorrente e la fase di solleciti per i clienti inadempienti. Ciò determinerà minore latenza per l incasso e quindi maggiore liquidità di cassa da reinvestire nei processi oltre ad una sensibile riduzione di oneri accessori. eco sostenibilità con la riduzione (eliminazione) del supporto cartaceo l'operazione di dematerializzazione dei supporti cartacei per lo scambio di documenti a seguito dello snellimento delle procedure e dei processi operativi interni all'azienda aiuta l ambiente. Monitoraggio dei risultati L'individuazione di metriche per esplicitare tali benefici possono essere basate su un confronto a medio-lungo termine con i dati produttivi attuali dell'azienda. 11

17 Essenzialmente, ci si preoccuperà di confrontare i tempi medi di servizio attuali con quelli successivi alla messa in conduzione del nuovo sistema. Si potranno stilare delle statistiche di confronto fra task simili svolti prima e dopo l'installazione del nuovo sistema, misurando quindi i miglioramenti operativi sui fattori sopra riportati. 12