REGOLAMENTO SULLA DISCIPLINA DEL CONFLITTO DI INTERESSI E DELLE OBBLIGAZIONI DEI SOGGETTI COLLEGATI

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1 REGOLAMENTO SULLA DISCIPLINA DEL CONFLITTO DI INTERESSI E DELLE OBBLIGAZIONI DEI SOGGETTI COLLEGATI Documento predisposto il 23/04/2013 Schede documentative estratte dalla Piattaforma SIO Documentale

2 Indice POLICY DI GOVERNO SOCIETARIO CONFLITTO DI INTERESSI ED OBBLIGAZIONI SOGGETTI COLLEGATI Regolamento/Policy Soggetti Collegati Fascicolo 1 QUADRO DI RIFERIMENTO Fascicolo 2 LIMITI, RUOLI, REPERIMENTO INFORMAZIONI Fascicolo 3 PROCEDURE EX ART CC Fascicolo 4 PROCEDURE EX ART. 136 TUB Fascicolo 5 PROCEDURE EX CIRC 263/06 Fascicolo 6 I PROCESSI di CONTROLLO Fascicolo 7 FLUSSI INFORMATIVI, SEGNALAZIONI, ADEGUAMENTO "DISCIPLINA" /04/2013 Pag. 2 di 36

3 Scheda regolamento Fascicolo 1 QUADRO DI RIFERIMENTO versione 2 del 08/03/2013 Pubblicata 1 PREMESSA La presente "Disciplina" ha lo scopo di stabilire gli indirizzi, le politiche e le procedure che il Consiglio di Amministrazione della Banca si impegna a rispettare qualora si prospetti: un caso di interesse degli Amministratori ai sensi dell'art del Codice Civile; un'obbligazione di un esponente aziendale ai sensi dell'art. 136 del D.lgs. 1 settembre 1993, n. 385 (TUB); una situazione che comporti l'assunzione di rischio e il conflitto di interessi nei confronti di soggetti collegati ai sensi del Titolo V, Capitolo 5 delle Nuove disposizioni di vigilanza prudenziale per le banche (Circolare Banca d'italia 263/2006, 9 aggiornamento del ). Eventuali eccezioni a quanto definito nel presente documento dovranno essere specificamente motivate dal Consiglio di Amministrazione, avuto riguardo all'interesse della Banca, alle prescrizioni statutarie e al "Documento sulle politiche di remunerazione degli esponenti aziendali" approvato dall'assemblea straordinaria dei Soci. La materia degli "Interessi degli Amministratori" trova una prima disciplina generale, applicabile a tutte le persone giuridiche nell'art del C.C. così come recentemente modificato dalla Legge 319/04. Da rilevare in particolare l'introduzione dell'ultimo comma disciplinante "l'utilizzo in proprio delle informazioni ricevute" nell'esercizio del suo incarico. In campo bancario la materia è ulteriormente disciplinata dall'art. 136 del TUB (ultima modifica: L. n. 221 del 17 dicembre 2012) che prevede che i soggetti che svolgono funzioni di amministrazione, direzione e controllo presso una banca non possono contrarre obbligazioni di qualsiasi natura o compiere atti di compravendita, direttamente o indirettamente, con la banca di appartenenza se non previa deliberazione dell'organo di amministrazione presa all'unanimità e col voto favorevole di tutti i componenti l'organo di controllo. Le obbligazioni degli esponenti aziendali trovano inoltre disciplina negli art. 35, 42 e 45 dello Statuto Sociale. In tema di "attività di rischio e conflitti di interesse nei confronti di soggetti collegati" vanno osservate le disposizioni contenute nel Titolo V, Capitolo 5 della citata Circolare Banca d'italia n. 263/2006 (di seguito anche "Disposizioni") miranti a presidiare il rischio che la vicinanza di taluni soggetti ai centri decisionali di una banca possa compromettere l'imparzialità e l'oggettività delle decisioni relative alla concessione di finanziamenti e ad altre transazioni nei loro confronti, con possibili distorsioni nel processo di allocazione delle risorse, esposizione della banca a rischi non adeguatamente misurati o presidiati, potenziali danni per depositanti e azionisti. A tal fine, l'autorità di Vigilanza definisce con le citate Disposizioni che le banche si dotino di un sistema di presidi per la gestione di tali fattispecie incardinato su: un idoneo modello di governance, fondato su una chiara definizione del ruolo e delle responsabilità degli organi aziendali con riguardo alla gestione delle attività in materia di rischio e conflitti di interesse nei confronti dei soggetti collegati; la definizione di riferimenti dispositivi interni quali limiti, politiche, procedure. In tale ultimo ambito: limiti prudenziali e livello di propensione al rischio. I limiti sono riferiti all'ammontare delle attività di rischio verso ciascun insieme di soggetti collegati in rapporto al Patrimonio di Vigilanza della Banca ; procedure deliberative, finalizzate a preservare la corretta allocazione delle risorse e a prevenire e gestire correttamente i potenziali conflitti di interesse inerenti a ogni rapporto intercorrente con soggetti collegati (applicate a tutte le transazioni economiche, anche quelle che non generano attività di rischio); a riguardo, la Sezione III delle Disposizioni in argomento indica sia l'iter di definizione delle procedure deliberative, sia un insieme di regole minimali alla base delle procedure per il compimento delle operazioni con soggetti collegati; adeguati processi e sistemi finalizzati all'identificazione e all'aggiornamento del perimetro dei soggetti collegati; adeguate procedure per l'identificazione, la registrazione e il reporting delle operazioni effettuate con soggetti collegati; assetti organizzativi e sistema dei controlli interni atti ad assicurare il rispetto costante dei limiti e delle procedure deliberative stabiliti con riguardo alle operazioni con soggetti collegati nonché a prevenire e gestire correttamente i potenziali conflitti di interesse inerenti a ogni rapporto intercorrente con soggetti collegati. Le funzioni di controllo, in particolare, sono deputate a garantire la corretta misurazione e gestione dei rischi assunti verso soggetti collegati e a verificare il corretto disegno e l'effettiva applicazione delle politiche interne; adozione di un piano di formazione adeguato e un efficace sistema di comunicazione, necessari presupposti 23/04/2013 Pag. 3 di 36

4 per un atteggiamento responsabile e informato di ciascun collaboratore. La presente "Disciplina" che sostituisce la normativa interna prevista nei precedenti documenti: "Codice di autoregolamentazione in materia di obbligazioni degli esponenti aziendali" e "Procedure deliberative in tema di attività di rischio e conflitti di interesse nei confronti di soggetti collegati" accorpa l'intera materia in tema di "conflitto d'interesse" e tiene conto degli indirizzi formulati da Federcasse e delle modifiche apportate all'art. 136 del T.U.B. dalla L. 221/12. 23/04/2013 Pag. 4 di 36

5 2 NORMATIVA DI RIFERIMENTO Si riportano di seguito i principali articoli delle leggi e dello statuto in tema di interessi degli amministratori: 2.1 CODICE CIVILE ART "INTERESSI DEGLI AMMINISTRATORI" (Ultima modifica Legge 319/04) 1. L'amministratore deve dare notizia agli altri amministratori e al collegio sindacale di ogni interesse che, per conto proprio o di terzi, abbia in una determinata operazione della società, precisandone la natura, i termini, l'origine e la portata; se si tratta di amministratore delegato, deve altresì astenersi dal compiere l'operazione, investendo della stessa l'organo collegiale, se si tratta di amministratore unico, deve darne notizia anche alla prima Assemblea utile. 2. Nei casi previsti dal precedente comma la deliberazione del consiglio di amministrazione deve adeguatamente motivare le ragioni e la convenienza per la società dell'operazione. 3. Nei casi di inosservanza a quanto disposto nei due precedenti commi del presente articolo ovvero nel caso di deliberazioni del consiglio o del comitato esecutivo adottate con il voto determinante dell'amministratore interessato, le deliberazioni medesime, qualora possano recare danno alla società possono essere impugnate dagli amministratori e dal collegio sindacale entro novanta giorni dalla loro data; l'impugnazione non può essere proposta da chi ha consentito con il proprio voto alla deliberazione se sono stati adempiuti gli obblighi di informazione previsti dal primo comma. 4. In ogni caso sono salvi i diritti acquistati in buona fede dai terzi in base ad atti compiuti in esecuzione della deliberazione. 5. L'amministratore risponde dei danni derivati alla società dalla sua azione od omissione. 6. L'amministratore risponde altresì dei danni che siano derivati alla società dalla utilizzazione a vantaggio proprio o di terzi di dati, notizie o opportunità di affari appresi nell'esercizio del suo incarico. 2.2 TUB (D.LGS. 385/93) ART. 136 "OBBLIGAZIONI DEGLI ESPONENTI BANCARI" (Ultima modifica Legge 221/12) 1. Chi svolge funzioni di amministrazione, direzione e controllo presso una banca non può contrarre obbligazioni di qualsiasi natura o compiere atti di compravendita, direttamente od indirettamente, con la banca che amministra, dirige o controlla, se non previa deliberazione dell'organo di amministrazione presa all'unanimità e col voto favorevole di tutti i componenti dell'organo di controllo, fermi restando gli obblighi previsti dal codice civile in materia di interessi degli amministratori e di operazioni con parti correlate. 2. e 2.bis.(abrogati). 3. L'inosservanza delle disposizioni dei commi 1, 2 e 2 bis è punita con la reclusione da uno a tre anni e con la multa da 206 a euro. 23/04/2013 Pag. 5 di 36

6 2.3 CODICE CIVILE ART "SOCIETÀ CONTROLLATE E SOCIETÀ COLLEGATE" Sono considerate società controllate: 1) le società in cui un'altra società dispone della maggioranza dei voti esercitabili nell'assemblea ordinaria; 2) le società in cui un'altra società dispone di voti sufficienti per esercitare un'influenza dominante nell'assemblea ordinaria; 3) le società che sono sotto influenza dominante di un'altra società in virtù di particolari vincoli contrattuali con essa. Ai fini dell'applicazione dei numeri 1) e 2) del primo comma si computano anche i voti spettanti a società controllate, a società fiduciarie e a persona interposta: non si computano i voti spettanti per conto di terzi. Sono considerate collegate le società sulle quali un'altra società esercita un'influenza notevole. L'influenza si presume quando nell'assemblea ordinaria può essere esercitato almeno un quinto dei voti ovvero un decimo se la società ha azioni quotate in mercati regolamentati. 2.4 TUB (D.LGS. 385/93) ART. 23 NOZIONE DI CONTROLLO 1. Ai fini del presente capo il controllo sussiste, anche con riferimento a soggetti diversi dalle società, nei casi previsti dall'articolo 2359, commi primo e secondo del codice civile, in presenza di contratti o di clausole statutarie che abbiano per oggetto o per effetto il potere di esercitare l'attività di direzione e coordinamento. 2. Il controllo si considera esistente nella forma dell'influenza dominante, salvo prova contraria, allorché ricorra una delle seguenti situazioni: 1) esistenza di un soggetto che, sulla base di accordi, ha il diritto di nominare o revocare la maggioranza degli amministratori o del consiglio di sorveglianza ovvero dispone da solo della maggioranza dei voti ai fini delle deliberazioni relative alle materie di cui agli articoli 2364 e 2364 bis del codice civile; 2) possesso di partecipazioni idonee a consentire la nomina o la revoca della maggioranza dei membri del consiglio di amministrazione o del consiglio di sorveglianza; 3) sussistenza di rapporti, anche tra soci, di carattere finanziario ed organizzativo idonei a conseguire uno dei seguenti effetti: a) la trasmissione degli utili o delle perdite; b) il coordinamento della gestione dell'impresa con quella di altre imprese ai fini del perseguimento di uno scopo comune; c) l'attribuzione di poteri maggiori rispetto a quelli derivanti dalle partecipazioni possedute; d) l'attribuzione, a soggetti diversi da quelli legittimati in base alla titolarità delle partecipazioni, di poteri nella scelta degli amministratori o dei componenti del consiglio di sorveglianza o dei dirigenti delle imprese; 4) assoggettamento a direzione comune, in base alla composizione degli organi amministrativi o per altri concordanti elementi. (La norma a differenza di quanto previsto nell'articolo 2359 c.c., che riguarda le sole società di capitali estende la disciplina del controllo anche a soggetti diversi dalla società, cioè alle persone fisiche, ancorché, secondo la dottrina, tale estensione avvenga sotto il solo profilo "attivo" soggetto che esercita il controllo, non essendo ipotizzabile la soggezione "passiva " di un soggetto diverso dalle società di capitali). 23/04/2013 Pag. 6 di 36

7 2.5 STATUTO SOCIALE ART. 45 "ASSUNZIONE DI OBBLIGAZIONI DA PARTE DEGLI ESPONENTI SOCIALI" Gli amministratori, i sindaci, il direttore e coloro che ne svolgono le funzioni non possono contrarre obbligazioni di qualsiasi natura o compiere atti di compravendita, direttamente o indirettamente, con la Società, se non previa deliberazione del Consiglio di Amministrazione assunta all'unanimità, con l'astensione dell'amministratore interessato e con il voto favorevole di tutti i componenti del Collegio Sindacale fermi restando gli obblighi previsti dal codice civile in materia di interessi degli amministratori. Restano fermi i limiti e i divieti previsti nell'articolo 35, sesto comma, e nell'articolo 42, settimo comma. Per le erogazioni di credito nonché per le obbligazioni di qualsiasi natura, ivi compresi gli atti di compravendita, che riguardino, direttamente o indirettamente, soggetti che intrattengono con i componenti del collegio sindacale rapporti di natura professionale, gli obblighi in tema di interessi degli amministratori si applicano anche ai componenti del collegio sindacale. 2.6 STATUTO SOCIALE ART 35 6 COMMA: "DIVIETO A CONTRARRE PER AMMINISTRATORI".. Fermo restando il rispetto delle forme di legge, non possono essere stipulati contratti di appalto di opere o contratti per prestazioni di servizi o per fornitura di beni di natura continuativa o comunque pluriennale con gli amministratori o con persone ad essi legate dai rapporti specificati nell'art. 32, secondo comma, lettera c), o con società alle quali gli stessi, o le persone di cui all'art. 32, secondo comma, lettera c), partecipano, direttamente o indirettamente, in misura superiore al 25% del capitale sociale o nelle quali rivestano la carica di amministratori, qualora detti contratti comportino un onere complessivo per la Società superiore a euro su base annua. Il limite suddetto, in tutte le sue forme, si applica anche rispetto a colui che rivesta la carica di direttore. Le disposizioni di cui al presente comma non si applicano con riferimento ai contratti stipulati con gli enti, anche di natura societaria, della categoria. 2.7 STATUTO SOCIALE ART COMMA: "DIVIETO A CONTRARRE PER I SINDACI". Non possono essere stipulati contratti di appalto di opere o contratti per prestazioni di servizi o per fornitura di beni di natura continuativa o comunque pluriennale con i componenti del collegio sindacale, o con società alle quali gli stessi partecipano, direttamente o indirettamente, in misura superiore al 25% del capitale sociale o nelle quali rivestano la carica di amministratori. Il divieto suddetto si applica anche rispetto al coniuge, nonché ai parenti e agli affini entro il secondo grado dei sindaci. Tale divieto non si applica con riferimento ai contratti stipulati con gli enti, anche di natura societaria, della categoria... 23/04/2013 Pag. 7 di 36

8 3 DEFINIZIONI Si riportano di seguito le principali definizioni contenute nella circolare Banca d'italia n. 263/06 titolo V capitolo 5, evidenziate per la parte di maggior rilevanza per le BCC: 3.1 "PARTE CORRELATA": i soggetti di seguito indicati, in virtù delle relazioni intrattenute con una singola banca, con una banca o un intermediario vigilato appartenenti a un gruppo, con la società finanziaria capogruppo: 1) l'esponente aziendale; 3.2 "SOGGETTI CONNESSI" 2).. 3) 4) una società o un'impresa anche costituita in forma non societaria su cui la banca o una società del gruppo bancario è in grado di esercitare il controllo o un'influenza notevole. 3.3 "SOGGETTI COLLEGATI" 3.4 "CONTROLLO" 1) le società e le imprese anche costituite in forma non societaria controllate da una parte correlata; 2) 3) gli stretti familiari di una parte correlata e le società o le imprese controllate da questi ultimi. l'insieme costituito da una parte correlata e da tutti i soggetti a essa connessi. Per l'applicazione a livello individuale, le singole banche appartenenti a un gruppo bancario fanno riferimento al medesimo perimetro di soggetti collegati determinato dalla capogruppo per l'intero gruppo bancario. ai sensi dell'articolo 23 TUB: i casi previsti dall'articolo 2359, commi primo e secondo, del codice civile; il controllo da contratti o da clausole statutarie aventi per oggetto o per effetto il potere di esercitare l'attività di direzione e coordinamento; i casi di controllo nella forma dell'influenza dominante. Rilevano come controllo anche le situazioni di controllo congiunto, inteso come la condivisione, contrattualmente stabilita, del controllo su un'attività economica. In tal caso si considerano controllanti: a) i soggetti che hanno la possibilità di esercitare un'influenza determinante sulle decisioni finanziarie e operative di natura strategica dell'impresa (Tale situazione ricorre, ad esempio, in presenza di due o più soggetti aventi ciascuno la possibilità di impedire l'adozione di decisioni finanziarie e operative di natura strategica dell'impresa controllata, attraverso l'esercizio di un diritto di veto o per effetto dei quorum per le decisioni degli organi societari.); b) gli altri soggetti in grado di condizionare la gestione dell'impresa in base alle partecipazioni detenute, a patti in qualsiasi forma stipulati, a clausole statutarie, aventi per oggetto o per effetto la possibilità di esercitare il controllo. Il controllo rileva anche quando sia esercitato indirettamente, per il tramite di società controllate, società fiduciarie, organismi o persone interposti. Non si considerano indirettamente controllate le società e imprese controllate da entità a loro volta sottoposte a controllo congiunto. 3.5 "INFLUENZA NOTEVOLE" 23/04/2013 Pag. 8 di 36

9 il potere di partecipare alla determinazione delle politiche finanziarie e operative di un'impresa partecipata, senza averne il controllo. L'influenza notevole si presume in caso di possesso di una partecipazione, diretta o indiretta, pari o superiore al 20 per cento del capitale sociale o dei diritti di voto nell'assemblea ordinaria o in altro organo equivalente della società partecipata, ovvero al 10% nel caso di società con azioni quotate in mercati regolamentati. In caso di possesso inferiore alle predette soglie, devono essere condotti specifici approfondimenti per accertare la sussistenza di una influenza notevole almeno al ricorrere dei seguenti indici e tenendo conto di ogni altra circostanza rilevante: i). ii). iii). 3.6 "ESPONENTI AZIENDALI" 3.7 "STRETTI FAMILIARI" 3.8 "AMMINISTRATORE INDIPENDENTE" essere rappresentati nell'organo con funzione di gestione o nell'organo con funzione di supervisione strategica dell'impresa partecipata; non costituisce di per sé indice di influenza notevole il solo fatto di esprimere il componente in rappresentanza della minoranza secondo quanto previsto dalla disciplina degli emittenti azioni quotate in mercati regolamentati; partecipare alle decisioni di natura strategica di un'impresa, in particolare in quanto si disponga di diritti di voto determinanti nelle decisioni dell'assemblea in materia di bilancio, destinazione degli utili, distribuzione di riserve, senza che si configuri una situazione di controllo congiunto (Tale situazione ricorre, ad esempio, quando l'azionariato della società sia frazionato fra più soci non legati fra loro da patti di controllo congiunto in modo tale che il voto di determinati soci, che possiedano singolarmente quote inferiori alle presunzioni di influenza notevole, possa risultare decisivo per la formazione delle maggioranze assembleari nelle materie sopra indicate.); l'esistenza di transazioni rilevanti intendendosi tali le "operazioni di maggiore rilevanza" come definite nella presente Sezione, lo scambio di personale manageriale, la fornitura di informazioni tecniche essenziali. L'influenza notevole rileva anche quando sia esercitata indirettamente, per il tramite di società controllate, società fiduciarie, organismi o persone interposti. Non si considerano sottoposte indirettamente a influenza notevole le società partecipate da entità a loro volta sottoposte a controllo congiunto. i soggetti che svolgono funzioni di amministrazione, direzione e controllo presso una banca, una società finanziaria capogruppo o un intermediario vigilato. La definizione comprende, in particolare, nel sistema di amministrazione e controllo tradizionale gli amministratori e i sindaci; nel sistema dualistico i componenti del consiglio di sorveglianza e del consiglio di gestione; nel sistema monistico, gli amministratori e i componenti del comitato per il controllo sulla gestione. La definizione include il direttore generale e chi svolge cariche comportanti l'esercizio di funzioni equivalenti a quella di direttore generale. i parenti fino al secondo grado e il coniuge o il convivente more uxorio di una parte correlata, nonché i figli di quest'ultimo. Per quanto non si tratti di soggetti collegati ai sensi della presente disciplina, le banche e le capogruppo censiscono come stretti familiari di una parte correlata anche gli affini fino al secondo grado e tengono tali informazioni a disposizione per eventuali richieste della Banca d'italia (vedi Circ. 263/06 T. V Cap. 5 Sez. V. par. 2) l'amministratore, il consigliere di gestione o di sorveglianza che non sia controparte o soggetto collegato ovvero abbia interessi nell'operazione ai sensi dell'art c.c., in possesso almeno dei requisiti di indipendenza stabiliti dallo statuto della banca ai fini di quanto previsto dalle disposizioni sul governo societario. 3.9 "OPERAZIONE CON SOGGETTI COLLEGATI" la transazione con soggetti collegati che comporta assunzione di attività di rischio, trasferimento di risorse, servizi o obbligazioni, indipendentemente dalla previsione di un corrispettivo, ivi incluse le operazioni di fusione e di scissione. 23/04/2013 Pag. 9 di 36

10 Non si considerano operazioni con soggetti collegati: i). ii). iii). iv). quelle effettuate tra componenti di un gruppo bancario quando tra esse intercorre un rapporto di controllo totalitario, anche congiunto; i compensi corrisposti agli esponenti aziendali, se conformi alle disposizioni di vigilanza in materia di sistemi di incentivazione e remunerazione delle banche; le operazioni di trasferimento infragruppo di fondi o di "collateral" poste in essere nell'ambito del sistema di gestione del rischio di liquidità a livello consolidato; le operazioni da realizzare sulla base di istruzioni con finalità di stabilità impartite dalla Banca d'italia, ovvero sulla base di disposizioni emanate dalla capogruppo per l'esecuzione di istruzione impartite dalla Banca d'italia nell'interesse della stabilità del gruppo. 23/04/2013 Pag. 10 di 36

11 3.10 "OPERAZIONE DI MAGGIORE RILEVANZA" l'operazione con soggetti collegati il cui controvalore in rapporto al patrimonio di vigilanza (consolidato, nel caso di gruppi) è superiore alla soglia del 5% calcolata secondo quanto sotto riportato nell'allegato B, alla voce "Indice di rilevanza del controvalore". Per le operazioni di acquisizione, fusione e scissione la soglia, sempre del 5%, va calcolata secondo le modalità indicate in allegato alla voce "Indice di rilevanza dell'attivo" (cfr. Allegato B). La banca può individuare altre operazioni da considerare di maggiore rilevanza in base a indicatori qualitativi o quantitativi. In caso di operazioni tra loro omogenee o realizzate in esecuzione di un disegno unitario, compiute, nel corso dell'esercizio, con uno stesso soggetto collegato, la banca cumula il loro valore ai fini del calcolo della soglia di rilevanza. Allegato B Metodologie per l'identificazione delle "Operazioni di maggiore rilevanza" a) "Indice di rilevanza del controvalore": è il rapporto tra il controvalore dell'operazione e il patrimonio di vigilanza tratto dal più recente stato patrimoniale pubblicato (consolidato, se redatto). Se le condizioni economiche dell'operazione sono determinate, il controvalore dell'operazione è: i). ii). iii). per le componenti in contanti, l'ammontare pagato alla/dalla controparte contrattuale; per le componenti costituite da strumenti finanziari, il fair value determinato, alla data dell'operazione, in conformità ai principi contabili internazionali adottati con Regolamento (CE) n. 1606/2002; per le operazioni di finanziamento o di concessione di garanzie, l'importo massimo erogabile. Se le condizioni economiche dell'operazione dipendono in tutto o in parte da grandezze non ancora note, il controvalore dell'operazione è il valore massimo ricevibile o pagabile ai sensi dell'accordo. b) "Indice di rilevanza dell'attivo": è il rapporto tra il totale attivo dell'entità oggetto dell'operazione e il totale attivo della banca. I dati da utilizzare devono essere tratti dal più recente stato patrimoniale pubblicato (consolidato, se redatto) dalla banca; ove possibile, analoghi dati devono essere utilizzati per la determinazione del totale dell'attivo dell'entità oggetto dell'operazione. Per le operazioni di acquisizione e cessione di partecipazioni in società che hanno effetti sull'area di consolidamento, il valore del numeratore è il totale attivo della partecipata, indipendentemente dalla percentuale di capitale oggetto di disposizione. Per le operazioni di acquisizione e cessione di partecipazioni in società che non hanno effetti sull'area di consolidamento, il valore del numeratore è: i). ii). in caso di acquisizioni, il controvalore dell'operazione maggiorato delle passività della società acquisita eventualmente assunte dall'acquirente; in caso di cessioni, il corrispettivo dell'attività ceduta. Per le operazioni di acquisizione e cessione di altre attività (diverse dall'acquisizione di una partecipazione), il valore del numeratore è: i). ii). in caso di acquisizioni, il maggiore tra il corrispettivo e il valore contabile che verrà attribuito all'attività; in caso di cessioni, il valore contabile dell'attività. 23/04/2013 Pag. 11 di 36

12 3.11 "OPERAZIONE DI MINORE RILEVANZA" l'operazione con soggetti collegati diversa da quella di maggiore rilevanza "OPERAZIONE ORDINARIA" l'operazione con soggetti collegati, di minore rilevanza, rientrante nell'ordinaria operatività della banca e conclusa a condizioni equivalenti a quelle di mercato o standard. Nel definire le operazioni della specie, la banca tiene conto almeno dei seguenti elementi: riconducibilità all'ordinaria attività, oggettività delle condizioni, semplicità dello schema economico contrattuale, contenuta rilevanza quantitativa, tipologia di controparte. *** 23/04/2013 Pag. 12 di 36

13 Scheda regolamento Fascicolo 2 LIMITI, RUOLI, REPERIMENTO INFORMAZIONI versione 1 del 27/03/2013 Pubblicata 4 RISCHIO INERENTE LE OPERAZIONI CON SOGGETTI COLLEGATI: LIMITI STATUTARI E PRUDENZIALI E LIVELLO DI PROPENSIONE 4.1 LIMITI STATUTARI I limiti e i divieti previsti nell'articolo 35, sesto comma, e nell'articolo 42, settimo comma secondo quanto previsto dal secondo comma dell'art. 45 non ammettono possibilità di deroga alcuna. In pratica il divieto riguarda la possibilità di stipulare contratti di appalto di opere o contratti per prestazioni di servizi o per fornitura di beni di natura continuativa o comunque pluriennale (e non si applica con riferimento ai contratti stipulati con gli enti, anche di natura societaria, della categoria) quando contraenti siano: amministratori o loro parenti, coniugi o affini fino al secondo grado incluso, o società alle quali le persone citate partecipano, direttamente o indirettamente, in misura superiore al 25% del capitale sociale o nelle quali rivestano la carica di amministratori. Il divieto si applica qualora i contratti comportino un onere complessivo per la Banca superiore a euro su base annua; componenti del collegio sindacale, o con società alle quali gli stessi partecipano, direttamente o indirettamente, in misura superiore al 25% del capitale sociale o nelle quali rivestano la carica di amministratori. Il divieto si applica anche rispetto al coniuge, nonché ai parenti e agli affini entro il secondo grado dei sindaci. 4.2 LIMITI PRUDENZIALI Le Disposizioni di Vigilanza fissano precisi limiti alle attività di rischio assumibili nei confronti di soggetti collegati, differenziandoli in funzione delle diverse tipologie di parti correlate, in modo proporzionato all'intensità delle relazioni e alla rilevanza dei conseguenti rischi per la sana e prudente gestione. I limiti prudenziali sono riferiti all'ammontare complessivo delle attività di rischio verso ciascun insieme di soggetti collegati. I limiti in argomento si applicano, pertanto, all'ammontare complessivo delle attività di rischio della Banca nei confronti dell'insieme costituito da una parte correlata e da tutti i soggetti connessi alla medesima. In conformità a quanto previsto dalle Disposizioni alle attività di rischio si applicano i fattori di ponderazione e le condizioni di ammissibilità delle tecniche di attenuazione del rischio stabiliti dalla Banca d'italia nell'ambito della disciplina in tema di concentrazione dei rischi. Non sono incluse nelle attività di rischio le partecipazioni e le altre attività dedotte dal patrimonio di vigilanza. Non sono inoltre incluse le esposizioni temporanee connesse alla prestazione di servizi di trasferimento fondi e di compensazione, regolamento e custodia di strumenti finanziari, nei casi e alle condizioni previsti dalla disciplina sulla concentrazione dei rischi. Sulla base delle Disposizioni, l'assunzione di attività di rischio nei confronti dei soggetti collegati deve essere contenuta entro il limite del 5% in rapporto al Patrimonio di Vigilanza della Banca (PdV). Le citate Disposizioni inoltre prevedono che le banche di credito cooperativo non computino nei limiti prudenziali di cui sopra le attività di rischio nei confronti degli esponenti aziendali soci della cooperativa, nella misura del fido massimo statutariamente concedibile dalla banca a un singolo socio e fino a concorrenza del limite prudenziale applicabile all'esponente. Le banche che non hanno in statuto un limite per gli affidamenti a soci non beneficiano di alcuna franchigia. Pertanto nel caso di Banca di Cesena, il cui statuto non prevede alcun limite per gli affidamenti a soci, il limite prudenziale per l'assunzione di attività di rischio nei confronti di ciascun gruppo di soggetti collegati deve essere contenuta entro il limite del 5% in rapporto al Patrimonio di Vigilanza della Banca (PdV). 4.3 LIVELLO DI PROPENSIONE In coerenza con le finalità istituzionali, nonché con le politiche interne che definiscono l'appetito al rischio e con il piano strategico, la Banca persegue una strategia generale di gestione delle attività di rischio e conflitti di interesse nei confronti dei soggetti collegati improntata ad una assunzione consapevole del rischio, che si estrinseca nel: tenere sotto osservazione le esposizioni nei confronti dei soggetti che possono influire in maniera determinante nella gestione aziendale; prevenire e gestire i conflitti di interesse che insorgono nei rapporti con soggetti collegati; assicurare in via continuativa il rispetto dei limiti per le attività di rischio sanciti dalla normativa, nonché i limiti previsti nello Statuto e nelle disposizioni interne; adottare idonee tecniche di attenuazione del rischio. 23/04/2013 Pag. 13 di 36

14 Nell'ambito della citata strategia, pertanto, sono individuati gli elementi che caratterizzano l'orientamento della Banca nell'assunzione e gestione del rischio. In particolare, la Banca definisce una propria propensione al rischio complessiva nei confronti del complesso dei soggetti collegati. La propensione al rischio complessiva è definita dalla Banca in termini di misura massima delle attività di rischio verso soggetti collegati ritenuta accettabile in rapporto al Patrimonio di Vigilanza, con riferimento alla totalità delle attività di rischio verso la totalità dei soggetti collegati. Tale livello viene definito con cadenza annuale con delibera del Consiglio di Amministrazione considerando l'andamento dell'incidenza di tali attività di rischio sul Patrimonio di Vigilanza della Banca e si affianca ai limiti prudenziali, previsti dalla normativa e dallo Statuto, in precedenza esposti e sinteticamente evidenziati nella tabella in calce al presente paragrafo. Nel corso della medesima seduta, il Consiglio di Amministrazione determina, inoltre, una soglia di attenzione (di seguito "soglia di allerta") rispetto al limite di esposizione complessiva nei confronti di soggetti collegati, oltre la quale adottare tecniche di attenuazione del rischio. Il rispetto dei limiti sopra richiamati non fa venire meno l'esigenza che la Banca proceda con particolare cautela nell'approvazione e concessione di operazioni, in particolare quelle che sottendono attività di rischio, valutando con rigore le caratteristiche delle operazioni stesse. In coerenza con il livello di propensione al rischio definito e in conformità con le disposizioni di Vigilanza, la Banca individua i casi in cui l'assunzione di nuove attività di rischio deve essere limitata o assistita da adeguate tecniche di attenuazione dei rischi. In particolare, in aggiunta agli ordinari riferimenti del processo del credito, devono essere assistite da appropriate forme di garanzia le nuove operazioni di finanziamento da accordare a soggetti collegati (indipendentemente dai singoli limiti), allorquando il totale delle attività di rischio verso la totalità dei soggetti collegati risulti prossimo alla soglia di allerta definita dal Consiglio di Amministrazione. Ai fini della presente disciplina sono da considerarsi appropriate quelle garanzie che impattano sull'esposizione del prenditore, consentendo benefici in termini di minore assorbimento patrimoniale. In fase istruttoria dovrà quindi essere verificata la presenza delle condizioni che consentono di trattare la garanzia come un adeguato strumento di mitigazione del rischio. Le garanzie acquisite inoltre devono essere sempre congrue rispetto all'operazione garantita, ovvero qualitativamente e quantitativamente adeguate alla tipologia ed all'entità dell'affidamento. In caso di supero dei limiti prudenziali nei confronti di un gruppo di soggetti collegati o di supero del limite complessivo di rischio definito è vietata la concessione di nuove attività di rischio, né sono consentiti sconfinamenti (cfr. successivo paragrafo 10.2) 23/04/2013 Pag. 14 di 36

15 Descrizione Assunzione di attività di rischio nei confronti del complesso dei Soggetti Collegati della Banca (Limiti determinati periodicamente dal C.d.A.). Livello di propensione complessivo Soglia di allerta Assunzione di attività di rischio nei confronti di un singolo gruppo di Soggetti Collegati. Limite 15% del Patrimonio di Vigilanza 12% del Patrimonio di Vigilanza Limite Disposizioni di Vigilanza (circ.263/06) 5% del Patrimonio di Vigilanza Stipula di contratti di appalto di opere o contratti per prestazioni di servizi o per fornitura di beni di natura continuativa o comunque pluriennale con gli amministratori o con i loro parenti, coniugi o affini fino al secondo grado incluso, o con società alle quali gli stessi o le persone di cui sopra partecipano, direttamente o indirettamente, in misura superiore al 25% del capitale sociale o nelle quali rivestano la carica di amministratori. La limitazione non si applica con riferimento ai contratti stipulati con gli enti, anche di natura societaria, della categoria. Limite Statutario euro su base annua Si precisa inoltre che ai sensi dell'art. 42 comma 7 dello Statuto, non possono essere stipulati contratti di appalto di opere o contratti per prestazioni di servizi o per fornitura di beni di natura continuativa o comunque pluriennale con i componenti del collegio sindacale, o con società alle quali gli stessi partecipano, direttamente o indirettamente, in misura superiore al 25% del capitale sociale o nelle quali rivestano la carica di amministratori. Il divieto si applica anche rispetto al coniuge, nonché ai parenti e agli affini entro il secondo grado dei sindaci. Tale divieto non si applica con riferimento ai contratti stipulati con gli enti, anche di natura societaria, della categoria. 23/04/2013 Pag. 15 di 36

16 5 RUOLO E RESPONSABILITÀ DEGLI ORGANI E DELLE FUNZIONI AZIENDALI La definizione degli indirizzi, l'adozione delle misure attuative, la gestione delle operazioni, nonché i controlli interni in materia di attività di rischio e conflitti di interesse nei confronti di soggetti collegati, richiedono il coinvolgimento di una pluralità di Organi e Funzioni aziendali, relativamente ai quali di seguito si riportano i principali ruoli e responsabilità. 5.1 CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE Il Consiglio di Amministrazione è responsabile della definizione, approvazione e revisione della presente Disciplina e degli indirizzi per la relativa applicazione. In particolare, il Consiglio di Amministrazione: definisce il livello di propensione al rischio inerente le operazioni con soggetti collegati, coerente con il profilo strategico e le caratteristiche organizzative della Banca, fissando il limite massimo complessivo di esposizione, in rapporto al Patrimonio di Vigilanza, verso la totalità dei soggetti collegati; definisce la soglia di attenzione rispetto al limite complessivo di esposizione verso i soggetti collegati, oltre la quale adottare specifiche misure e tecniche di attenuazione del rischio; approva i limiti per l'assunzione di attività di rischio nei confronti di una parte correlata e dei relativi soggetti connessi; approva le modalità attraverso le quali monitorare nel continuo il livello complessivo di propensione al rischio e il rispetto dei singoli limiti; approva il piano di rientro predisposto in caso di superamento dei limiti di rischio definiti; approva i processi di controllo atti a garantire la corretta misurazione e gestione dei rischi assunti verso soggetti collegati e a verificare il corretto disegno e l'effettiva applicazione delle politiche e procedure interne; garantisce che la funzionalità, l'efficienza e l'efficacia dei suddetti processi di controllo siano periodicamente verificate, che i risultati di tali verifiche siano portati a conoscenza del Consiglio di Amministrazione e, nel caso emergano carenze o anomalie, promuove con tempestività idonee misure correttive; assicura che vengano allocati in modo chiaro e appropriato compiti e responsabilità rispetto agli obiettivi di prevenzione e gestione dei conflitti di interesse, nonché agli obblighi di censimento dei soggetti collegati e di controllo dell'andamento delle relative esposizioni; assicura che venga approntato un sistema di flussi informativi che consenta un'adeguata gestione e controllo delle attività di rischio e delle operazioni verso soggetti collegati. Il Consiglio di Amministrazione, inoltre, delibera le operazioni con soggetti collegati nel rispetto dei poteri delegati e delle disposizioni contenute nella presente Disciplina. Nell'ambito del Consiglio di Amministrazione, l'amministratore Indipendente è designato a intervenire nella fase pre deliberativa e deliberativa delle operazioni con soggetti collegati, svolgendo un ruolo di valutazione, supporto e proposta nel rispetto delle disposizioni contenute nella normativa di riferimento e nella presente Disciplina. In caso di operazioni di maggiore rilevanza l'amministratore Indipendente è interessato già nella fase istruttoria e ha facoltà di richiedere informazioni e di formulare osservazioni agli organi delegati e ai soggetti incaricati della conduzione delle trattative o dell'istruttoria, con particolare riferimento alla natura della correlazione, alle modalità esecutive dell'operazione e relative condizioni, anche economiche, per la sua realizzazione, al procedimento valutativo seguito, all'interesse e alle motivazioni sottostanti e agli eventuali rischi per la Banca. 23/04/2013 Pag. 16 di 36

17 5.2 DIRETTORE GENERALE Il Direttore Generale è responsabile dell'istituzione e del mantenimento di un efficace sistema di gestione e controllo delle attività di rischio e delle operazioni con soggetti collegati, secondo gli indirizzi strategici definiti dal Consiglio di Amministrazione. In particolare, il Direttore Generale: propone al Consiglio di Amministrazione il livello complessivo di propensione al rischio inerente le operazioni con soggetti collegati, la relativa soglia di attenzione, nonché i limiti all'assunzione di attività di rischio nei confronti di una parte correlata e dei relativi soggetti connessi; propone al Consiglio di Amministrazione le modalità attraverso le quali monitorare nel continuo il livello complessivo di propensione al rischio e il rispetto dei singoli limiti prudenziali; propone al Consiglio di Amministrazione un piano di rientro in caso di superamento dei limiti di rischio; definisce i processi di controllo atti a garantire la corretta misurazione e gestione dei rischi assunti verso soggetti collegati e a verificare il corretto disegno e l'effettiva applicazione delle politiche e procedure interne; verifica nel continuo l'efficienza e l'efficacia complessiva del sistema di gestione e controllo delle attività di rischio e delle operazioni con soggetti collegati, provvedendo al suo adeguamento in relazione alle carenze o anomalie riscontrate; definisce le responsabilità delle Funzioni aziendali coinvolte in modo che siano chiaramente attribuiti i relativi compiti e siano prevenuti potenziali conflitti di interesse; definisce i flussi informativi volti ad assicurare agli Organi aziendali ed alle Funzioni di controllo la piena conoscenza e governabilità delle attività di rischio e delle operazioni verso soggetti collegati; è coinvolto nel processo di delibera delle operazioni con soggetti collegati, in funzione del sistema dei poteri delegati adottato; fornisce supporto all'amministratore Indipendente nella fase pre deliberativa e deliberativa delle operazioni con soggetti collegati. 5.3 COLLEGIO SINDACALE Il Collegio Sindacale può essere coinvolto nella fase deliberativa delle operazioni con soggetti collegati ed esercita, in ordine al processo di controllo interno sulle attività di rischio ed i conflitti di interesse, le facoltà previste dalla normativa che gli assegna la responsabilità di vigilare sull'adeguatezza del processo e sulla rispondenza ai requisiti definiti. Per lo svolgimento delle proprie verifiche, il Collegio Sindacale si avvale delle Funzioni di controllo interne, le quali forniscono adeguati flussi informativi sia sui profili organizzativi, sia su quelli metodologici e quantitativi. In particolare, il Collegio Sindacale svolge le seguenti attività: rilascia un analitico e motivato parere, vincolante, sulla complessiva idoneità della presente "Disciplina", a conseguire gli obiettivi delle Disposizioni, propedeutico alla relativa adozione da parte del Consiglio di Amministrazione e in occasione della relativa revisione; supporta il Consiglio di Amministrazione nella periodica valutazione del processo di controllo interno; esprime un parere preventivo per le operazioni di maggiore rilevanza rispetto alle quali l'amministratore indipendente ha espresso parere negativo o condizionato a rilievi; esprime un parere sul piano di rientro predisposto in caso di superamento dei limiti di rischio; analizza i flussi informativi messi a disposizione da parte degli altri Organi aziendali e delle Funzioni di controllo interno; formula osservazioni e proposte agli Organi competenti. 23/04/2013 Pag. 17 di 36

18 5.4 LE FUNZIONI AZIENDALI COINVOLTE Nell'ambito del processo di governo e controllo delle operazioni con soggetti collegati sono coinvolte le seguenti Funzioni aziendali: Funzioni proponenti: diverse a secondo del processo aziendale interessato, curano la fase pre deliberativa, avviando l'istruttoria propedeutica all'esecuzione di un'operazione con soggetti collegati. Segreteria Generale gestisce il perimetro dei soggetti collegati, mediante l'identificazione e il continuo aggiornamento delle informazioni inerenti i soggetti collegati Direzione Credito: in quanto funzione incaricata di seguire il fenomeno dei gruppi economici ai fini del controllo sui grandi rischi, verifica al momento dell'assunzione o modifica dei rischi di credito la regolare evidenza dei collegamenti di rischio dei singoli gruppi di soggetti collegati sulla base dei collegamenti presenti nel sistema informativo. Ragioneria: cura le segnalazioni delle attività di rischio e delle operazioni verso soggetti collegati a Banca d'italia con la periodicità e il livello di dettaglio previsti dalla relativa disciplina segnaletica prudenziale. Risk Controller, Compliance e Internal Audit: sono gli attori coinvolti nei processi di controllo atti a garantire la corretta misurazione e gestione dei rischi assunti verso soggetti collegati e a verificare il corretto disegno e l'effettiva applicazione delle politiche adottate. 23/04/2013 Pag. 18 di 36

19 6 REPERIMENTO DELLE INFORMAZIONI Tutti gli Amministratori, Sindaci ed il Direttore Generale, al momento di accettazione della carica, dovranno rilasciare una dichiarazione riguardante l'esistenza di tutti i rapporti e le situazioni che possono generale l'applicazione delle norme previste dallo Statuto Sociale, dall'art C.C., dall'art. 136 TUB e dalle Disposizioni di vigilanza, impegnandosi a comunicare tempestivamente qualsiasi variazione dovesse intercorrere durante il decorrere del loro mandato. La Banca identifica, nei limiti dell'ordinaria diligenza, il perimetro dei soggetti collegati sia ex ante, ossia prima e indipendentemente dal fatto di aver instaurato relazioni creditizie o di altra natura con i soggetti collegati, sia ex post, ossia al momento dell'instaurazione di nuovi rapporti non già censiti come soggetti collegati. In particolare, nell'individuare i soggetti collegati, la Banca fa riferimento: alle dichiarazioni che gli esponenti aziendali sono tenuti a rendere, all'atto della nomina e a seguito delle modifiche delle situazioni pregresse (mappatura ex ante); alle dichiarazioni fornite dagli esponenti aziendali in merito ai relativi soggetti connessi. Tali dichiarazioni sono oggetto, da parte della Banca, di verifica e confronto con quelle ricavate da eventuali provider esterni (mappatura ex ante); alle informazioni eventualmente acquisite in fase di apertura di nuovi rapporti e, successivamente, in occasione del rinnovo del fido o della revisione dei contratti(mappatura ex post). La mappatura ex post in fase di apertura di nuovi rapporti con clienti non già censiti come soggetti collegati deve essere condotta nei limiti dell'ordinaria diligenza e secondo proporzionalità, relativamente alle controparti per le quali sia possibile, sulla base degli indici e delle informazioni disponibili, presumere che vi siano rapporti di collegamento con parti correlate. In tale prospettiva, le parti correlate hanno l'obbligo di cooperare con la Banca al fine di consentire un censimento corretto, completo e tempestivamente aggiornato per quanto attinente all'individuazione dei soggetti connessi e il dovere di informarli sull'obbligo di censimento degli stessi presso la Banca. Ai fini del censimento di cui trattasi la Banca è dotata di una procedura informatica che supporta il censimento dei soggetti collegati, consentendo di identificare le relazioni fra parte correlata e relativi soggetti connessi, nonché, con riguardo alle attività di rischio, registrare le relative movimentazioni e monitorare l'andamento e l'ammontare complessivo. Detta procedura permette di mantenere aggiornati i registri anagrafici dei collegamenti "ex art. 136 TUB", "ex art cc", "parti correlate circ.263 BI" e "affini". 6.1 CENSIMENTO DEI SOGGETTI COLLEGATI L'iter per il censimento dei soggetti collegati adottato dalla Banca prevede che la Segreteria Generale, al momento della nomina o dell'assegnazione dell'incarico a un Esponente aziendale provveda a raccogliere la dichiarazione relativa ai soggetti collegati per il tramite di uno specifico "modulo di attestazione" in cui lo stesso Esponente Aziendale comunica sotto la propria responsabilità le informazioni finalizzate ad adempiere oltre che alle disposizioni contenute nella Circolare 263/06 anche alle prescrizioni normative Statutarie, dell'art. 136 del TUB e dell'art c.c. Nell'ambito del modulo di attestazione, l'esponente dichiara: l'esistenza verso la banca di obbligazioni dirette o indirette e le garanzie rilasciate alla banca a favore di terzi, in essere al momento di accettazione della carica; l'esistenza di prestazioni professionali, consulenze, appalti, contratti di fornitura continuativa di merci o servizi a favore della banca, in modo diretto o tramite persone fisiche o società rientranti nella sfera dei c.d. soggetti collegati; le società di persone o in accomandita e le imprese, costituite anche in forma non societaria, per conto delle quali l'esponente aziendale abbia responsabilità o corresponsabilità solidali per le obbligazioni da esse assunte nonché le società o imprese controllate dalle stesse; le società di capitali nelle quali esercita il controllo (diretto o indiretto o congiunto) ai sensi dell'art. 23 TUB nonché esistenza di controllo o di collegamento ai sensi dell'art C. C. o delle quali sia socio unico o verso le quali si trovi in rapporto di "connessione economica" e le società o imprese controllate dalle stesse; le società di capitali nelle quali svolge funzioni di amministrazione, direzione o controllo nonché le società da queste controllate o che le controllano; l'elenco degli "stretti familiari" e delle società o imprese controllate dagli stessi (vanno considerati i parenti fino al secondo grado ed il coniuge, anche se effettivamente o legalmente separato, o il convivente more uxorio di un esponente aziendale, nonché i figli di questo ultimo); l'elenco degli "affini" entro il secondo grado; 23/04/2013 Pag. 19 di 36

20 l'elenco dei soggetti con i quali intrattengono, in via continuativa, rapporti di natura professionale (es.: avvocati, commercialisti, tributaristi, consulenti in materie giuridico economiche, curatori d'affari, intermediari, agenti immobiliari). Il modulo è compilato e sottoscritto dall'esponente Aziendale, con il supporto della Segreteria Generale che potrà avvalersi peraltro di tutte le fonti di informazione disponibili, sia interne che esterne (archivi aziendali, Centrale Rischi, Centrale dei Bilanci, etc.), per integrare le informazioni acquisite dall'esponente. Le informazioni richieste tramite il modulo di attestazione sono considerate necessarie ai fini del censimento in procedura, sulla base delle specifiche funzionali identificate per procedere anche al censimento dei soggetti collegati che non risultano, al momento della rilevazione, clienti della Banca. In particolare, ai fini del censimento applicativo, per le persone fisiche sarà obbligatorio indicare quantomeno: cognome e nome; luogo e data di nascita; codice fiscale. Per le persone giuridiche sarà obbligatorio indicare quantomeno: intestazione; partita Iva; numero iscrizione CCIAA. Ricevuti tutti i moduli di attestazione debitamente compilati e firmati, la Segreteria Generale procede al censimento delle informazioni nella procedura applicativa che supporta la gestione delle anagrafiche dei Soggetti Collegati, attribuendo i collegamenti previsti. Nell'attività di censimento la Segreteria Generale ha cura di assicurare la coerenza con le informazioni acquisite in precedenza inerenti le connessioni rilevate. Nella definizione dei collegamenti, la Segreteria Generale dovrà tener conto delle eventuali cointestazioni in essere riferite ai soggetti censiti, al fine di assoggettare anche tale tipologia di rapporti alle disposizioni previste dalla presente Disciplina. La Segreteria Generale, con l'eventuale supporto del Servizio Risk Controller, provvederà ad integrare il registro anagrafico dei collegamenti "parti correlate circ.263 BI" per quanto attiene le partecipazioni della Banca che realizzino il controllo o l'influenza notevole su società o imprese anche costituite in forma non societaria su cui la banca è in grado di esercitare il controllo o un'influenza notevole 6.2 AGGIORNAMENTO DEL PERIMETRO DEI SOGGETTI COLLEGATI Per il corretto adempimento degli obblighi sanciti dalle Disposizioni è necessario tenere costantemente aggiornato il perimetro dei soggetti collegati della Banca. A tale proposito, è responsabilità del singolo Esponente aziendale comunicare tempestivamente le circostanze sopravvenute di cui sia a conoscenza che possono comportare modifiche al perimetro dei soggetti collegati. In particolare, lo stesso deve comunicare le variazioni ovvero le necessità di integrazioni alle informazioni rilasciate. La comunicazione della variazione potrà essere eseguita mediante la compilazione di un nuovo modulo di attestazione, debitamente sottoscritto dall'esponente, ovvero resa nota in sede di Consiglio e quindi riportata nel verbale della seduta. In questa ultima ipotesi, il Segretario del Consiglio di Amministrazione dovrà trasmettere uno stralcio del verbale all'unità Segreteria Generale per il necessario censimento delle informazioni e la conseguente modifica del "modulo di attestazione" in precedenza rilasciato dall'esponente aziendale interessato. Nel caso in cui una qualsiasi Unità Operativa, in fase di apertura di nuovi rapporti o in occasione del rinnovo del fido o della revisione dei contratti, venga a conoscenza di informazioni che facciano presumere che il nominativo interessato all'operazione sia eventualmente passibile di censimento nel perimetro dei soggetti collegati, informerà tempestivamente della circostanza la Segreteria Generale. Quest'ultima, una volta accertata con la parte correlata la connessione con il soggetto rilevato ex post, provvede al censimento dell'informazione e alla conseguente modifica del "modulo di attestazione" in precedenza rilasciato dall'esponente aziendale interessato. Con cadenza al minimo semestrale la Segreteria Generale effettuerà un controllo di congruenza tra quanto dichiarato dall'esponente e quanto rinvenibile dall'analisi delle connessioni rilevate, nonché dalle banche dati esterne a disposizione. Le eventuali variazioni rilevate, prima del relativo censimento, dovranno essere sottoposte alla validazione da parte degli Esponenti aziendali interessati, tramite la sottoscrizione di un nuovo modulo di attestazione. Ad ogni modo, con frequenza almeno annuale la Segreteria Generale provvederà a richiedere agli Esponenti Aziendali di confermare e/o di aggiornare le informazioni che li riguardano, facendo sottoscrivere una specifica dichiarazione di conferma o aggiornamento. 6.3 UTILIZZO DELLE INFORMAZIONI La Banca mette a disposizione delle Funzioni aziendali competenti l'elenco e le informazioni inerenti gli Esponenti Aziendali ed i Soggetti Collegati. Nell'applicazione della normativa tempo per tempo vigente, il Consiglio di Amministrazione si ispirerà al principio di un rigoroso rispetto, anche sostanziale, della stessa verificando le ragioni e la convenienza economica dell'operazione che "interessa" l'esponente aziendale. A tal fine, la Segreteria Generale avrà cura di richiedere il preventivo intervento dell'amministratore 23/04/2013 Pag. 20 di 36

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