Gestire gli sportelli Unici Studenti

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1 N. Operazione Esecutore Note/moduli/ Attrezzature Attività di organizzazione dei turni e attività di sportello 1 2 Entro Maggio, di norma, predisposizione del programma di massima degli sportelli studenti in riferimento, oltre alle presenze registrate l anno precedente, alla programmazione aziendale: - numero degli sportelli - localizzazione - giorni di apertura annuale dal 01/07/x- 30/06/x+1 - fabbisogno unità di personale per la copertura degli orari - numero di unità di personale necessario, non assegnato al, per la copertura degli orari di sportello - media di ore di sportello previste per ogni operatore - fabbisogno di attrezzature e materiali (anche per l attivazione degli eventuali sportelli informatici per la borsa di studio) - individuazione degli sportelli abilitati al rilascio tessere mensa Analisi, revisione e condivisione del programma con i Responsabili delle Aree Interessate ed individuazione personale da dedicare alle attività di sportello, oltre a quello assegnato al. Sportello Sportello e propri coordinatori Benefici Studenti, Bozza dei Bandi Benefici a.a. x/x+1 Affluenze agli sportelli a.a. x-1/x 3 Diffusione del programma con Direzione, Ristorazione e Residenze Universitarie Sportello 4 Definizione del numero di studenti part time e orari da svolgere presso gli sportelli entro il 30 maggio da affiancare agli operatori di sportello nei periodi di massima affluenza. Archiflow Atti di approvazione Approvazione Redazione Arpaia Verifica Fantoni Approvazione Fani Pagina 1 di 8

2 Entro il 30 giugno approvazione della programmazione sportelli unici studenti contenente la programmazione di massima dei turni da 01/07/x al 30/06/x+1, con l indicazione dei nominativi degli operatori ed indicazione del numero di unità part time in compresenza. La programmazione del mese di luglio è intesa come definitiva ed è anticipata entro il 15 giugno agli operatori dello sportello. Di norma, entro il 15 giorno del mese (a partire da luglio) invio della proposta dei turni di lavoro per ogni sportello relativo al mese successivo ai Coordinatori Servizi Studenti e Città e per la loro approvazione. I turni sono stabiliti in considerazione delle assenze programmate dei dipendenti che fino a quella data sono state comunicate dall operatore. L operatore di sportello informa delle assenze programmate (ferie, permessi in forza di legge, etc..) il proprio coordinatore che provvederà tempestivamente ad informare il del. Di norma, entro il 20 giorno del mese precedente invio a tutti del turno definitivo relativo al mese successivo. Gli operatori che ravvisano l assegnazione di turni di sportello, non effettuabili per motivi personali (assenze per permessi, ferie non programmate) o per motivi di servizio lo comunicano tempestivamente al proprio. Quest ultimo provvederà, entro il giorno stesso a comunicare la sostituzione e la variazione dei turni. Nel caso in cui l assenza imprevista capiti lo stesso giorno del turno il dell operatore assente cercherà di sostituire con proprio personale la presenza in turno, altrimenti dovrà tempestivamente comunicare per vie brevi l assenza al per la sostituzione. La chiusura di un eventuale sportello e/o la riduzione di orario dello stesso potrà essere proposta dal e dovrà essere autorizzata, anche per vie brevi, dal Sportello. Organizzazione corsi di formazione del personale addetto agli sportelli: entro 7 gg. dalla data di approvazione del bando di borse di studio svolgimento di n. 6 ore di formazione agli operatori dello Sportello Unico da parte dei Coordinatori del Interventi Monetari o suoi delegati. Dopo 30 gg. dall apertura del bando ulteriori 6 ore di formazione agli operatori da parte dei Coordinatori del o suoi delegati. Sportello Studenti e Città Coordinatori Studenti e Città Coordinatori Attività di ed informazione allo sportello Archiflow Atto di approvazione Pagina 2 di 8

3 1 Registrazione della presenza sul registro orari sportelli studenti MS Excel Richieste generiche su servizi, benefici e modalità di accesso: Registrazione del contatto, eventuale ricerca delle informazioni/modulistica sul sito web, accertamento della comprensione e esaustività risposte fornite. Richieste specifiche sulla propria situazione rispetto alle richieste di benefici, graduatorie, andamento delle istanze presentate: registrazione del contatto, analisi della situazione tramite consultazione dei programmi di anagrafica studente, portale dei servizi. Nel caso in cui l operatore non possa fornire informazioni esaustive ed inequivocabili, contatta il personale del Interessato chiedendo di prendere in carico la situazione attraverso il contatto diretto, se non possibile attraverso mail o contatto telefonico. Nel caso di presa in carico via mail o contatto telefonico, l operatore invierà una mail contestualmente allo studente interessato ed ad interessato specificando brevemente le richieste rimaste da evadere. Accoglimento domande e istanze relative ai benefici: inserimento dell istanza sugli applicativi dedicati, trascrizione del numero di protocollo assegnato dalle procedura sull istanza cartacea, consegna della relativa ricevuta stampata dal sistema. Se il ricevimento dell istanza comporta un analisi e valutazione della documentazione allegata l operatore si rivolge per vie brevi agli operatori del interessato in caso di dubbi sulla regolarità ed esaustività della documentazione presentata. Durante il periodo delle domande di Borsa di Studio all interno di uno o più sportelli possono essere predisposte postazioni informatiche, con la collaborazione del Informatico, per la compilazione ed accettazione della domanda on line. Gli operatori forniscono supporto alla compilazione on line. Il individua e richiede il materiale informativo dell Azienda elaborato dagli altri Servizi (Carta servizi, Bandi, depliant su iniziative culturali, eventi ristorazione..) da far trovare presente presso ogni sportello e coordina i propri operatori al fine di assicurarne la presenza. L operatore verifica, quotidianamente, la presenza presso lo Sportello del materiale e evidenzia il fabbisogno al proprio. Operatori Informatico Informazione e Studenti (Firenze e Siena) Software Gestione Studenti (Pisa) Portali dei servizi Sito web Studenti (Firenze e Siena) Software Gestione Studenti (Pisa) Portali dei servizi Studenti (Firenze e Siena) Software Gestione Studenti (Pisa) Portali dei servizi SOLO OPERATORI SERVIZI FIRENZE Gestione tessere mense (Firenze) Pagina 3 di 8

4 1 2 Verifica del fabbisogno annuale di cards neutre per rilascio tessera mensa e materiale di consumo e successiva emissione di ordinativo di acquisto. La tessera per l accesso al servizio Ristorazione è rilasciata dagli operatori dello sportello unico studenti, presso la RU Calamandrei e la RU Caponnetto, che verificano il possesso dei requisiti per accedere al servizio. Il primo rilascio della tessera mensa è gratuito. del Dirigente Workflow RDA Ordini ESL libretto universitario o documenti comprovanti l avvenuta iscrizione 3 Attribuzione attraverso il Studenti della fascia tariffaria derivante da: - se vincitore di borsa: direttamente dal software Anagrafe Studenti; - se non borsista: - interfaccia con database anagrafica Università (se lo studente ha presentato i dati di reddito all Università) - dal portale dei servizi del DSU per gli studenti che non hanno dichiarato i dati di reddito all Università L operatore non è autorizzato ad effettuare modifiche della fascia di reddito. Per tale operazione gli operatori contattano, anche per vie brevi, gli operatori del. Operatori Studenti 4 L operatore attraverso il Studenti e con apposito scatto fotografico acquisisce l immagine dello studente e rilascia il tesserino mensa definendo la validità in base all iscrizione e allo status dello studente (annuale 31/10/x+1, semestrale..). Studenti Stampanti termiche. 5 Il rilascio del duplicato è a pagamento su richiesta scritta dello studente. L operatore eseguita le fasi 2 e 3 della presente attività procede ad emettere scontrino fiscale dal registratore di cassa ed ad incassare il corrispettivo. Modulo richiesta duplicato Registratore di cassa 6 L operatore, a fine giornata procede al conteggio dell incasso totale e lo trascrive nel registro dei corrispettivi. Dopo verifica della corrispondenza fra il totale degli incassi, il registro dei corrispettivi e la stampa del riepilogo giornaliero del registratore di cassa, inserisce il tutto nella cassaforte presente presso lo sportello. Registro dei corrispettivi Registratore di cassa Pagina 4 di 8

5 7 L operatore che effettua l ultimo turno previsto nel mese preleva i contanti presenti nella cassaforte, al netto del fondo cassa di 50, copia del registro corrispettivi del mese e dopo avere verificato e riconciliato i valori consegna il tutto al responsabile della Cassa Aziendale del Amministrazione e Contabilità. Registro dei corrispettivi 8 Nel caso di accesso di utenza diversa da studenti universitari, l operatore del Ristorazione competente ad autorizzare l accesso, invia tramite posta elettronica all Operatore di sportello che provvede ad emettere le tessere provvisorie inserendo validità e fascia tariffaria secondo le informazioni ricevute dal Ristorazione. Operatore Ristorazione Studenti 9 L operatore registra sul registro tessere mensa il numero delle tessere ad inizio giornata, il numero delle tessere emesse, il numero delle tessere distrutte, ed il numero delle tessere presenti nello sportello a fine giornata. Il registro tessere viene inviato a fine turno di sportello dall operatore al. L operatore controlla il numero di tessere a disposizione per il giorno successivo rispetto alle affluenze del periodo e segnala l eventuale carenza all operatore del turno del giorno dopo che si occuperà di rifornire lo sportello del numero di tessere necessarie. MS Excell (registro predisposto dal ) Gestione tessere mense (Pisa) 1 Il badge per accedere alle mense di Pisa (Carta Più) è rilasciato dalla segreteria studenti dell Università di Pisa al momento dell 'immatricolazione. E una carta multiservizi, anche con possibili funzioni di conto corrente bancario, che consente di accedere a tutti i servizi universitari. La Carta Più rilasciata dall Università di Pisa consente l'accesso alla mensa e serve anche per il pagamento del pasto. Pagina 5 di 8

6 2 3 Per il pagamento del pasto è necessario procedere all attivazione della carta più. Sono previste due modalità: on line dal portale del DSU Toscana (solo per le matricole) agli sportelli unici studenti presentandosi con un documento di identità valido o il libretto universitario. Al momento dell attivazione viene abbinata la fascia tariffaria o la gratuità, se borsisti, attraverso il Software gestione Studenti, e inserito il periodo di validità (annuale). Una volta attivata la tessera lo studente deve caricare la tessera del denaro sufficiente a garantire il pagamento del pasto. Per il pagamento del pasto la tessera può essere ricaricata: - in contanti direttamente alle macchine accettatrici di denaro presenti in ciascuna mensa a gestione diretta - on line con il sistema ricarichiamoci - tramite scratchcard Gli operatori assistono gli studenti con risposta a mail e telefonate di chiarimento su attivazione tessere, registrazione Ricarichiamoci e problematiche inerenti la ricarica on-line con verifiche sul software ricarichiamoci per estratti conto e avvenute ricariche. Operatori del Operatori del Portale servizi on line Software TCPOS (ogni operatore accede con un proprio codice) Lettore cards Disposizioni attuative Tariffe Mail dsu.toscana.it Workflow RDA Ordini ESL excell Inventario carico e Scarico tessere Scratchcard 4 In caso di altra tipologia di utenza diversa da studenti iscritti all università di Pisa, per esempio, studenti iscritti ad altre istituti, studenti in mobilità, utenti non studenti ecc. viene rilasciata una tessera provvisoria che permette di accedere al servizio ristorazione con le stesse modalità già descritte precedentemente nei punti 1,2,3. Operatori Regolamento Ristorazione Disposizioni attuative Applicazione tariffe in vigore dal 1/07/13 Pagina 6 di 8

7 5 Verifica del fabbisogno annuale di cards neutre per rilascio tessera provvisoria e successiva emissione di ordinativo di acquisto. del Dirigente Workflow RDA Ordini ESL Foglio excell per inventario e contabilità carico e scarico tessere 6 La richiesta di accesso da parte di utenza diversa da studenti è autorizzata dal del Ristorazione che invia la richiesta di rilascio tessera al del indicando periodo di validità e tariffa da applicare. Gli operatori del provvedono ad emettere e rendere valida la tessera provvisoria. Ristorazione Operatori Regolamento Ristorazione Disposizioni attuative Programma TCPOS 7 Il rilascio del duplicato è a pagamento su richiesta dello studente. Vengono recuperati i dati presenti nella tessera precedente e trasferiti nel duplicato richiesto tramite lettore di card, compreso il credito. La tessera originaria viene cancellata. Operatori Programma TCPOS Lettore cards Pagina 7 di 8

8 La gestione del contante è relativa: - agli incassi delle macchine accettatrici di denaro (monetometri) - all emissioni duplicati tessera - alla vendita delle Scratchcard 8 I Cassieri provvedono: - al conteggio giornaliero degli incassi pervenuti da monetometri, dalle vendita tessere cratchcard e duplicati tessere provvisorie - alla compilazione delle distinte - alla preparazione della busta sigillata per i Vigili Giurati Il ritiro del contante nelle buste sigillate avviene due volte la settimana, il martedì e giovedì in orario antimeridiano stabilito entro le ore 11:00. I cassieri trasmettono, due volte la settimana, al Amministrazione e Contabilità lo schedone riepilogativo degli incassi. Cassieri Amministrazione e contabilità Mail MS Excell Bollettari Buste sigillate Schedoni riepilogativi ELENCO DELLE REGISTRAZIONI La modalità di gestione delle registrazioni citate nella presente istruzione operativa è descritta nella seguente tabella. Titolo Codice Compilazione Archiviazione Periodo di conservazione Registro di sportello M01 I01 FI P05 Operatore 1 anno Info e Registro delle Tessere Mense M02 I01 FI P05 Operatore Operatore Firenze 1 anno Pagina 8 di 8

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