SAP BUSINESS ONE: EFFICIENZA, CONTROLLO E PROFITTABILITÀ

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1 SAP BUSINESS ONE: EFFICIENZA, CONTROLLO E PROFITTABILITÀ

2 Copyright 2007 SAP AG. Tutti i diritti riservati. Nessuna parte del presente documento può essere riprodotta o trasmessa, in qualsivoglia forma o per qualsivoglia fine, senza l esplicita autorizzazione di SAP AG. Le informazioni in esso contenute sono soggette a modifiche senza preavviso. Alcuni prodotti software commercializzati da SAP AG e dai suoi distributori contengono componenti di software proprietario di altri fornitori di software. Microsoft, Windows, Excel, Outlook e PowerPoint sono marchi registrati di Microsoft Corporation. IBM, DB2, DB2 Universal Database, OS/2, Parallel Sysplex, MVS/ ESA, AIX, S/390, AS/400, OS/390, OS/400, iseries, pseries, xseries, zseries, System i, System i5, System p, System p5, System x, System z, System z9, z/os, AFP, Intelligent Miner, WebSphere, Netfinity, Tivoli, Informix, i5/os, POWER, POWER5, POWER5+, OpenPower e PowerPC sono marchi depositati o marchi registrati di IBM Corporation. Adobe, il logo Adobe, Acrobat, PostScript e Reader sono marchi depositati o marchi registrati di Adobe Systems Incorporated negli Stati Uniti e/o in altri paesi. Oracle è un marchio registrato di Oracle Corporation. UNIX, X/Open, OSF/1 e Motif sono marchi registrati di the Open Group. Java è un marchio registrato di Sun Microsystems, Inc. JavaScript è un marchio registrato di Sun Microsystems, Inc., concesso in licenza per la tecnologia inventata e implementata da Netscape. MaxDB è un marchio depositato di MySQL AB, Svezia. SAP, R/3, mysap, mysap.com, xapps, xapp, SAP NetWeaver, e altri prodotti e servizi SAP menzionati nel presente documento e i rispettivi logo sono marchi depositati o marchi registrati di SAP AG in Germania e in diversi altri paesi in tutto il mondo. Tutte le altre denominazioni di prodotti e servizi menzionate nel presente documento sono marchi depositati delle rispettive società. I dati contenuti in questo documento hanno una finalità puramente informativa. Le specifiche di prodotto nazionali sono soggette a modifiche. Questi materiali sono soggetti a modifiche senza preavviso e sono forniti da SAP AG e le sue consociate ( Gruppo SAP ) a scopo puramente informativo, senza alcun fine illustrativo o di garanzia e il Gruppo SAP non sarà responsabile di errori od omissioni in relazione a questi materiali. Le uniche garanzie per i prodotti e i servizi del Gruppo SAP sono quelle previste eventualmente nelle dichiarazioni espresse di garanzia che accompagnano tali prodotti e servizi. Nulla in questo documento deve essere interpretato come garanzia aggiuntiva. Citrix, ICA, Program Neighborhood, MetaFrame, WinFrame, VideoFrame e MultiWin sono marchi depositati o marchi registrati di Citrix Systems, Inc. HTML, XML, XHTML e W3C sono marchi depositati o marchi registrati di W3C, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology. 2

3 INDICE Executive Summary SAP Business One: L applicazione integrata che risponde al meglio a tutte le esigenze delle imprese Migliorare il controllo dell impresa Piena visibilità su tutte le attività aziendali Accesso istantaneo a informazioni critiche in area CRM, produzione e contabilità Notifica immediata di eventi aziendali e risposte automatiche Il software che evolve insieme all impresa Il software che si adatta alle modalità operative dell impresa Più vantaggi in meno tempo Le caratteristiche che fanno di SAP Business One una soluzione unica SAP Business One: Dedicato al successo delle piccole e medie imprese Architettura Funzioni applicative e caratteristiche Configurazione della soluzione Personalizzazione con elevata flessibilità Campi definiti dall utente Ricerche formattate Funzioni facoltative Integrazione di Microsoft Outlook XL Reporter Migration Packages Business Configuration Sets (BC Set) Payment Engine Support Desk SAP EarlyWatch Alert Immobilizzazioni DATEV-FI Intrastat Integrazione ELSTER

4 Integrazione di SAP Business Suite Scenari di integrazione per gruppi di applicazioni SAP Consolidamento dati con SAP Business Warehouse SAP NetWeaver Portal Ruoli utente definiti Requisiti di sistema SAP Business One: L applicazione ideale per la piccola e media impresa Appendice: Funzioni Contabilità Opportunità di vendita Vendite Contabilità clienti Acquisti Business Partners Banche e pagamenti Magazzini e logistica Produzione MRP Pianificazione fabbisogno materiali Gestione servizi e assistenza Risorse Umane Reporting Report contabili Report finanziari Report di confronto Report di budget Report delle Opportunità di vendita Report Vendite e Acquisti Report Business Partner Report di servizio e assistenza Report di magazzini e logistica Report di produzione Risorse Umane

5 EXECUTIVE SUMMARY L applicazione SAP Business One è una soluzione aziendale integrata, caratterizzata da ottimo rapporto costo-prestazioni e concepita appositamente per le piccole e medie imprese. Indipendentemente dal settore e dall area geografica in cui le imprese operano, SAP Business One le supporta efficacemente con un sistema unico estremamente efficiente; automatizzando tutti i processi di business, tale sistema consente di ottenere informazioni che riflettono la situazione attuale e reale di ciascuna area aziendale, dalla gestione delle relazioni con i clienti (CRM), alla produzione e alla contabilità. Grazie a SAP Business one l impresa può essere gestita con un netto incremento di profittabilità e un controllo rigoroso di ogni singolo processo. 5

6 SAP BUSINESS ONE: L APPLICAZIONE INTEGRATA CHE RISPONDE AL MEGLIO A TUTTE LE ESIGENZE DELLE IMPRESE Solo chi è attivamente coinvolto in un impresa è in grado di comprenderne al meglio le esigenze operative e gestionali. Indipendentemente dagli obiettivi che si vogliono conseguire, quali l espansione della presenza, l incremento della profittabilità, l acquisizione di nuovi clienti o semplicemente una maggiore disponibilità di tempo libero, la gestione e il controllo dell impresa costituiscono sempre gli elementi fondamentali. Migliorare il controllo dell impresa Mantenere il controllo di tutte le attività aziendali costituisce solo il primo passo di ciò che offre questa soluzione. Introducendo un maggiore controllo aziendale, SAP Business One consente di focalizzarsi sul conseguimento degli obiettivi prefissati e offre alle piccole e medie imprese una serie di vantaggi fondamentali. I sistemi tradizionali di gestione aziendale, che frequentemente sono solo una serie di programmi applicativi obsoleti e scarsamente integrati, non sono in grado di soddisfare le esigenze attuali. Informazioni insufficienti, interruzioni nel flusso che collega i processi di business nonché dati obsoleti e non aggiornati costituiscono gli ostacoli principali che impediscono un controllo efficace ed efficiente delle operazioni aziendali. La dislocazione delle informazioni critiche in diverse location non integrate e isolate obbliga gli utenti a operazioni lunghe e complesse per portare a termine attività aziendali di per sé semplici e consuete. In molti casi ciò si traduce in perdite di opportunità di grande interesse per l impresa, in sprechi di risorse aziendali e in inefficienze che generano costi elevati. Per affermarsi, le piccole e medie imprese devono disporre di una soluzione aziendale caratterizzata da piena integrazione e costi contenuti: un unico sistema che automatizzi i processi di business e fornisca un accesso semplice e immediato a informazioni costantemente aggiornate. Devono quindi utilizzare un sistema di gestione aziendale che offra loro il pieno e totale controllo sull intera attività dell impresa. L applicazione SAP Business One offre tutto quanto occorre per gestire efficacemente un impresa. Opera con le modalità richieste al presente, ma può essere adattata di pari passo alla crescita aziendale e al cambiamento dei processi di business. SAP Business One costituisce il software aziendale leader di mercato, distribuito da una rete internazionale di business partner altamente qualificati che garantiscono il massimo supporto e la migliore assistenza a livello locale. Piena visibilità su tutte le attività aziendali SAP Business One consente di: Gestire e controllare le operazioni aziendali mediante un unica soluzione integrata che automatizza e razionalizza tutti i processi di business critici dell impresa, inerenti a contabilità, gestione magazzino, acquisti, produzione, operazioni bancarie e relazioni con i clienti (CRM - Customer Relationship Management) Utilizzare le funzionalità CRM integrate allo scopo di instaurare un collegamento continuo tra tutti i processi relativi a vendite, servizi di assistenza, contatti con i clienti, integrandoli perfettamente con tutte le rispettive funzioni all interno dell impresa Utilizzare la gestione dei clienti basata su Web allo scopo di gestire e coordinare le attività remote di vendita, assistenza e marketing; creare un collegamento tra la sede centrale e i team di commerciali e di assistenza tecnica che operano fuori sede fornendo loro i dati richiesti residenti all interno di SAP Business One Migliorare la gestione della produzione, automatizzando e snellendo i processi inerenti alla pianificazione dei materiali e alla gestione delle distinte basi; la soluzione prevede cinque fasi estremamente semplici con cui definire scenari di pianificazione e gestire al meglio la pianificazione del materiale, coniugando efficacemente domanda e produzione Implementare una soluzione pienamente integrata di commercio elettronico che abiliti la commercializzazione e la vendita online garantendo un costante aggiornamento delle informazioni relative a contabilità, magazzini e spedizioni. 6

7 Accesso istantaneo a informazioni critiche in area CRM, produzione e contabilità SAP Business One consente di accedere in modo semplice e immediato a informazioni aziendali complete, precise, attendibili e aggiornate all interno di tutte le aree funzionali. Utilizzando un unica ed esaustiva fonte di dati, si ottiene una visibilità globale di tutte le operazioni e le attività aziendali. SAP Business One consente di: Navigare agevolmente attraverso i dati, grazie a un interfaccia caratterizzata da semplicità e immediatezza d uso. L accesso immediato a dati aggiornati sulla performance consente di operare più efficientemente e prendere decisioni rapide e affidabili. Identificare immediatamente relazioni e transazioni di importanza fondamentale grazie all esclusiva tecnologia di Drag&Relate. Qualora siano richieste informazioni supplementari sui dati, è possibile trascinare tali dati da un area dell applicazione a un altra. È inoltre possibile eseguire il drilldown per ottenere informazioni maggiormente dettagliate e visualizzare le rispettive relazioni. Sincronizzare le comunicazioni grazie alla piena integrazione tra SAP Business One e Microsoft Outlook; in tal modo gli utenti possono operare su agende e calendari, schedulare contatti e attività, e acquisire tutte le informazioni rilevanti di clienti, partner e fornitori. Notifica immediata di eventi aziendali e risposte automatiche Al verificarsi di eventi eccezionali, SAP Business One consente agli utenti di gestirli monitorando, notificando e intraprendendo misure adeguate ai singoli casi. La violazione di regole predefinite e parametrizzate genera una notifica immediata al rispettivo responsabile e attiva un processo di workflow mirato a gestire adeguatamente l evento. Grazie alle modalità descritte di seguito, SAP Business One consente di migliorare la capacità di risposta degli utenti che possono: Ricevere messaggi di allarme (alerts) in relazione a determinati eventi aziendali; tali messaggi di allarme attivano anche processi automatici di workflow. Prendere decisioni più appropriate grazie all accesso rapido e semplice a informazioni dettagliate sull evento di business che ha generato l allarme. Definire determinati processi all interno del workflow, quali approvazioni, autorizzazioni, procedure attivate automaticamente dal sistema in modo da poter rispondere immediatamente nel momento in cui si verifica un determinato evento. Il Software che evolve insieme all impresa Con modalità estremamente semplici, SAP Business One può essere oggetto di un processo di adattamento che risponda adeguatamente al cambiamento delle condizioni di business e alle nuove esigenze dell impresa, senza appesantire l area IT con funzionalità complesse. SAP Business One consente di far leva sulle seguenti funzioni: Modificare e adattare rapidamente la soluzione per soddisfare nuovi requisiti formulati da clienti o da nuove normative. Integrare all interno di nuove versioni le modifiche apportate alla soluzione con attività che non richiedano un eccessivo impegno in termini di tempi e risorse evitando gli svantaggi generalmente correlati alle procedure di upgrade. Integrare il software SAP con altre applicazioni utilizzando a questo scopo procedure estremamente semplici e facendo leva sugli investimenti effettuati precedentemente e su tecnologie innovative. Il Software che si adatta alle modalità operative dell impresa SAP Business One offre potenti strumenti volti alla personalizzazione della soluzione e all adattamento della stessa alle esigenze specifiche dell impresa. Con SAP Business è possibile: Personalizzare, conformemente alle proprie esigenze, moduli, contratti, interrogazioni (query) e report. Utilizzare le potenti funzionalità di personalizzazione allo scopo di apportare modifiche alla soluzione, con modalità estremamente semplici e senza la necessità di conoscenze informatiche specifiche. Implementare immediatamente le modifiche apportate al software. 7

8 Più vantaggi in meno tempo SAP Business One consente alle imprese di ridurre i tempi legati all implementazione e di conseguire più rapidamente i vantaggi offerti da questa soluzione. SAP Business One è una soluzione caratterizzata da: Un interfaccia utente intuitiva e un ambiente Microsoft Windows standard. Ciò contribuisce ad abbreviare i tempi di apprendimento necessari agli utenti per essere pienamente produttivi. L implementazione di SAP Business One risulta più semplice rispetto a quella di altre soluzioni; i suoi costi sono più contenuti grazie a un ambiente basato su un unico server (single-server). Funzionalità semplificate di gestione del sistema, le quali snelliscono sia l operatività quotidiana che le procedure di aggiornamento e manutenzione, riducendo drasticamente i costi d esercizio. Un TCO (Total Cost of Ownership) estremamente contenuto; la soluzione consente anche a persone prive di conoscenze tecniche specifiche di aggiungere nuove funzionalità al sistema. SAP Business One elimina i costi richiesti per l integrazione e la manutenzione di più sistemi. Le caratteristiche che fanno di SAP Business One una soluzione unica Oltre ai vantaggi offerti da SAP Business One in termini di business, questa soluzione presenta benefici legati all operatività dell impresa, tra cui: Integrazione SAP Business One è l unica soluzione di gestione aziendale dedicata alle piccole imprese, totalmente integrata ed espressamente concepita per automatizzare, all interno di un unico sistema, la gestione delle relazioni con i clienti (CRM), la produzione e la contabilità. CRM nativo SAP Business One è l unica soluzione comprendente funzionalità native di CRM. Anche le funzioni legate a Vendite, Servizi, Assistenza e Processi di interazione con i clienti sono perfettamente integrate con tutte le altre funzioni rilevanti all interno dell impresa. Drag&Relate SAP Business One è l unica soluzione che utilizza la funzione innovativa di Drag&Relate per offrire una visibilità completa di tutte le operazioni aziendali agli utenti di qualsiasi livello, mettendoli in condizioni di identificare immediatamente relazioni e transazioni di importanza fondamentale all interno dell impresa. Workflow-based alerts SAP Business One è l unica soluzione che prevede una serie di funzioni di allarme basate su workflow, grazie alle quali è possibile controllare e segnalare eventi specifici e intraprendere le azioni correttive del caso. Adattabilità SAP Business One è l unica soluzione che permette agli utenti di operare con la massima libertà aggiungendo campi, modificando moduli già esistenti e personalizzando interrogazioni (query) e reports. Figura 1: La funzionalità Drag&Relate consente agli utenti di generare report personalizzati in pochi secondi 8

9 SAP BUSINESS ONE: DEDICATO AL SUCCESSO DELLE PICCOLE E MEDIE IMPRESE Architettura L applicazione SAP Business One risiede su un unico server perfettamente integrato nella rete Microsoft Windows dell impresa. Con un architettura client-server a due livelli e basata su Win32, SAP Business One garantisce agli utenti la massima performance anche in situazioni di picco. Il sistema sfrutta la rete già esistente ai fini di ottenere la massima efficienza. SAP Business One comprende funzioni di sicurezza, backup e protocolli di accesso alla rete. L accesso avviene tramite servizi in rete WAN (Wide Area Network) o connettività di tipo dial-up. Mandanti Database Server SAP Business One Server Interfaccia XML Adapter API (COM) L ambiente di SAP Business One offre procedure standard di backup del database che consentono di salvare i dati con massima facilità e di trasferirli su un altra macchina in modo da accedere immediatamente a tutte le informazioni critiche. Con un architettura particolarmente snella, SAP Business One supporta i seguenti database: Microsoft SQL Server IBM DB2 Universal Database Express Edition Figura 2: Servizi Backup Un ambiente basato su un unico server (single-server) rende SAP Business One semplice da gestire, facile da manutenere e integrare con altre soluzioni SAP Business One offre un sistema software di grande stabilità, dotato di potenti funzionalità core nell area del CRM, della produzione e della contabilità. L applicazione comprende processi operativi primari come pure localizzazioni che soddisfano i requisiti in materia legale, monetaria e finanziaria dei diversi paesi dove la localizzazione è disponibile. Il SAP Business One Software Development Kit (SAP Business One SDK) fornisce interfacce API (Application Programming Interfaces) che supportano efficacemente le imprese nelle procedure di interfacciamento e di ampliamento di SAP Business One. Facilita le operazioni di modifica delle videate e semplifica progetti di integrazione sofisticati grazie a un insieme flessibile di tool tra cui: L Interfaccia utente API, con cui modificare SAP Business One creando nuove finestre, ridisegnando quelle già esistenti e aggiungendo menu o finestre di dialogo. Le operazioni di modifica possono essere semplici come quelle che nascondono o disabilitano un campo oppure di tipo molto più complesso come quelle finalizzate all integrazione di una nuova transazione. 9

10 L interfaccia dati API, con cui creare link in tempo reale tra SAP Business One e applicazioni esterne. Fornendo un interfaccia di programmazione verso SAP Business One attraverso una serie di business object pienamente funzionali, l interfaccia dati API consente di collegare le applicazioni e automatizzare i processi. Il connettore Java, attraverso il quale gli sviluppatori dispongono della flessibilità e delle potenti funzionalità dell interfaccia dati API in un ambiente di sviluppo Java. Funzioni applicative e caratteristiche Soluzione semplice ma potente, SAP Business One può essere utilizzata nell impresa come l applicazione principale di gestione aziendale. La sua applicazione core fornisce una serie completa di funzionalità mirate a soddisfare tutte le esigenze specifiche dell impresa gestendone la totalità delle attività. Qualora la situazione specifica dell impresa lo richieda, è possibile aggiungere ulteriori ampliamenti funzionali. Collegandosi perfettamente ad altre applicazioni attraverso interfacce standard SAP Business One diventa uno strumento di gestione aziendale completo e versatile. SAP Business One offre tutti gli strumenti che l impresa richiede per eseguire il customizing e il backup dei dati, definire tassi di cambio, configurare autorizzazioni e allarmi, accedere alle informazioni provenienti da software di terze parti. 12 moduli contribuiscono all ampliamento delle funzionalità di SAP Business One oltre alla sua primaria funzione amministrativa. Il design modulare consente ai componenti di dialogare, utilizzando un interfaccia API. Le funzionalità principali di SAP Business One sono: Contabilità: gestisce tutte le transazioni finanziarie, tra cui la contabilità generale, la definizione e l aggiornamento dei conti, gli inserimenti di prima nota, gli adeguamenti della divisa estera, le definizioni di budget, di centri di costo e di regole di distribuzione dei costi. CRM - Gestione delle Opportunità di vendita: grazie a questa funzione è possibile registrare qualsiasi opportunità di vendita, dal primo contatto alla chiusura di una transazione. Integrata all interno del modulo CRM, questa funzione consente agli utenti di acquisire informazioni dettagliate relative alle singole opportunità, tra cui l origine, il potenziale di vendita, la data di chiusura della transazione commerciale, i dati sulla concorrenza e le attività eseguite. Nel momento in cui gli utenti definiscono una quotazione, questa è collegata alla rispettiva opportunità al fine di semplificare le operazioni di tracciabilità e di analisi che verranno eseguite successivamente. Potenti report consentono agli utenti di analizzare le opportunità per lead source, area geografica, settore, cliente e articolo. Grazie a tali report è possibile gestire le previsioni e visualizzare anticipatamente i ricavi impostando diverse date alternative, ad esempio, periodi mensili o trimestrali. Gli utenti possono inoltre visualizzare la distribuzione dei lead, suddivisi per source nell arco di un periodo specifico, in modo da identificare le attività di lead generation maggiormente profittevoli. Vendite e Assistenza: avvalendosi di Internet, questo modulo permette agli addetti di Vendite e Assistenza di operare online, creando e visualizzando in tempo reale ordini di vendita e offerte; grazie a questa modalità gli addetti possono selezionare e visualizzare prodotti, eseguire attività legate alla gestione dei conti, definire schedulazioni e tempistiche, gestire opportunità, cataloghi prodotto, ordini di servizio, prospects e campagne di marketing. Vendite - contabilità clienti: con questo modulo è possibile creare quotazioni, inserire ordini di vendita, definire consegne, aggiornare i livelli dello stock e gestire tutte le fatture come pure tutte le attività relative alla contabilità clienti. Acquisti - contabilità fornitori: questo modulo gestisce e aggiorna i contratti con i fornitori e le transazioni correlate, quali l emissione di ordini d acquisto, l aggiornamento dello stock in transito, il calcolo del valore del prezzo d acquisto di articoli importati e la gestione dei resi e dei crediti. 10

11 Gestione magazzino: questo modulo gestisce i livelli dello stock, gli articoli, i listini prezzi, gli accordi di prezzi speciali, i trasferimenti tra magazzini, le transazioni relative alla correzione dello stock, il prelievo e l imballaggio per le spedizioni. Produzione: questo modulo fornisce tool specifici per la produzione che definiscono le distinte base multilivello e creano ordini di lavoro, consentendo di verificare e analizzare la disponibilità del prodotto e del materiale. MRP: questo modulo gestisce la pianificazione MRP tramite un processo basato su wizard che consente di definire uno scenario di pianificazione. A questo scopo sono previste cinque semplici fasi, che si basano su una serie di criteri, grazie alle quali è possibile calcolare i fabbisogni in funzione delle previsioni. CRM Gestione Servizi e Assistenza: ottimizza l operatività dei reparti di servizi e assistenza, offrendo un valido supporto per tutte le attività correlate a questa area, quali la gestione dei contratti di servizio, la pianificazione degli interventi, il tracking delle richieste di intervento e il supporto clienti. Questo modulo presenta inoltre un knowledge database che gestisce i problemi di questo settore nonché le relative soluzioni. Risorse Umane: questo modulo offre funzioni di gestione del personale, tra cui informazioni dettagliate sui dipendenti, informazioni sui contatti e report sulle presenze. Reporting: sistema con cui creare report efficaci destinati a essere utilizzati all interno di tutte le aree aziendali, ovvero report su clienti e fornitori, vendite, flusso di cassa, storici dei contatti cliente, contabilità, stock di magazzino, stato patrimoniale, prezzi, attività dei clienti. Questo strumento presenta anche report predefiniti o interrogazioni personalizzate che possono essere esportate direttamente in Microsoft Excel, strumento principale di reporting. Commercio elettronico: offre una soluzione completa per la vendita online. La soluzione comprende funzioni quali: elaborazione e notifica degli ordini, gestione di cataloghi, SKU (UMM) e relative configurazioni, prodotti configurabili, monitoraggio dello stock, una struttura articolata dei conti, customer self-service, merchandising, sconti e pricing personalizzato, customer service online, gestione prospect e campagne promozionali. Configurazione della soluzione Personalizzazione con elevata flessibilità SAP Business One consente di parametrizzare la configurazione base del sistema per tutte le funzioni. Le operazioni previste comprendono la definizione dei tassi di cambio, l impostazione dei parametri di autorizzazione, la definizione delle impostazioni per la posta interna, la posta elettronica e gli SMS, la configurazione delle funzioni di importazione/esportazione dei dati. Le funzioni principali previste per la configurazione del sistema sono: Selezione dell impresa parametrizzazione fondamentale. Inizializzazione del sistema e impostazioni delle preferenze generali dati relativi all impresa e impostazioni generali. Definizioni utente piano dei conti, codici IVA, agenti, aree geografiche, progetti, formati indirizzo, termini di pagamento, gruppi di fornitori, clienti, articoli e provvigioni, magazzini, modelli di contratto di servizio, banche, modalità di pagamento e di spedizione. Autorizzazioni gli amministratori possono definire le informazioni a cui gli utenti sono autorizzati ad accedere. Ogni documento è attribuito a un owner (proprietario) specifico e, in base alla relazione dell utente con il relativo owner (proprietario), sarà caratterizzato da un accesso completo, di sola lettura o da nessuna possibilità di accesso. L accesso può essere definito in funzione del fatto che l utente appartenga allo stesso gruppo, reparto o alla stessa filiale oppure abbia come riferimento lo stesso manager dell owner (proprietario), oppure ne sia il responsabile o un subalterno. 11

12 Definizione dei tassi di cambio base di tutti i report e dei dati archiviati. Utility dati di backup e definizione di processi automatizzati. Import/export di dati. Ripristino gestione e ripristino dei dati. Funzioni di allarme definizione di profili personali per messaggi di avvertimento. Invio di messaggi utente interno, cliente e fornitore. Saldi iniziali definizione dei saldi iniziali per conti Co.Ge. e business partner. Per un elenco dettagliato delle opzioni di configurazione relative ad altri moduli e funzionalità, si consiglia di consultare la sezione Appendice: Funzioni. Campi definiti dall utente SAP Business One offre agli utenti la possibilità di definire campi specifici per qualsiasi tipo di oggetto, quali articoli, business partner e ordini. Ciò consente di gestire le informazioni che sono necessarie per eseguire le più svariate attività aziendali. I campi definiti dall utente sono selezionabili al fine di acquisire diversi tipi di informazioni come, ad esempio testi, indirizzi, numeri telefonici, URL, allegati di file, immagini ed elenchi a discesa. Ricerche formattate Grazie alla ricerca formattata, i valori di un processo di ricerca predefinito possono essere salvati all interno del sistema per ciascun campo (compresi i campi specifici dell utente). Di seguito sono elencate alcune tra le possibili modalità di utilizzo della ricerca formattata (selezione): Imputazione automatica di valori nei campi sulla base di oggetti differenti utilizzati all interno del sistema. Imputazione di valori nei campi sulla base di liste predefinite. Imputazione automatica di valori nei campi sulla base di query predefinite (specifiche dell utente). Definizione di interrelazioni tra diversi campi di sistema (ad esempio il valore del campo X dipende dal valore del campo Y). Campi di visualizzazione utilizzabili esclusivamente per query, ad esempio firma utente, data di creazione, saldo di assegni ordinari (per un business partner). Funzioni facoltative Le funzioni facoltative comprendono le seguenti funzionalità: Integrazione di Microsoft Outlook SAP Business One è totalmente integrato con Microsoft Outlook e comunica all interno dell impresa con tutti i settori e le aree aziendali integrandovi tutte le più diverse funzioni. Offerte, attività, contatti e appuntamenti sono gestiti in modo condiviso tra SAP Business One e Microsoft Outlook. XL Reporter Unendo le funzioni di reporting di Microsoft Excel a quelle di SAP Business One, il tool XL Reporter consente agli utenti di operare con massima efficienza ed efficacia. Le imprese possono far leva sulle potenzialità di gestione integrata delle informazioni aziendali di SAP Business One coniugandole alle funzionalità di Excel, conosciute e utilizzate dalla quasi totalità di utenti. La creazione dei report risulta essere un operazione eseguibile con facilità e immediatezza grazie alle funzionalità di point-andclick e drag-and-drop. In pochi secondi è possibile realizzare report aziendali completi ed esaustivi. Laddove le esigenze degli utenti siano più complesse (calcoli o grafici) è possibile avvalersi delle opzioni di analisi offerte da Microsoft Excel coniugate alle informazioni aziendali integrate di SAP Business One con cui eseguire un reporting sofisticato e flessibile che abbraccia le più svariate aree aziendali, dalla gestione delle relazioni con i clienti (CRM) alla produzione e alla contabilità. XL Reporter fornisce informazioni dinamiche all interno dei report grazie a potenti funzionalità analitiche, che offrono all intera impresa disponibilità di dati costantemente aggiornati. In quanto tool intuitivo, XL Report consente di creare i report in pochi secondi con modalità immediate e procedure facili da utilizzare. XL Reporter comprende funzionalità che spaziano dai report standard delle vendite e della contabilità fino alla reportistica ad-hoc più complessa, tra cui dashboard con valutazioni istantanee dei key performance indicator (KPI). XL Reporter offre funzionalità live di analisi dettagliate che possono scendere al livello della singola registrazione contabile. XL Reporter prevede funzionalità di schedulazione dei report e distribuzione automatica degli stessi via . XL Reporter gestisce la nomenclatura tecnica e le tabelle del database di sistema e facilita in tal modo gli utenti privi di competenze specifiche che non riscontrano alcuna difficoltà nella navigazione all interno del sistema. 12

13 Migration package Concepito per SAP Business One, il tool di migrazione Data Transfer Workbench, offre un valido supporto nei progetti di implementazione, semplificando la migrazione dei dati anagrafici e transazionali dai sistemi preesistenti (legacy) a SAP Business One. Data Transfer Workbench contiene modelli di file predefiniti che facilitano sostanzialmente l approntamento dei dati. In presenza di una forte crescita dell impresa, la migrazione alla famiglia di applicazioni aziendali mysap Business Suite si dimostra sempre una scelta vincente, in quanto tali applicazioni offrono un ampliamento delle funzioni e consentono ai processi aziendali di interfacciarsi con quelli di capogruppo e partner. Business Configuration Sets (BC Set) I Business Configuration Set si dimostrano di grande utilità per semplificare il processo di personalizzazione. Sono particolarmente vantaggiosi per i partner semplificando le operazioni di creazione e manutenzione di soluzioni personalizzate. Le parametrizzazioni possono inoltre essere utilizzate ripetutamente per una determinata funzione o per un intero processo di business. Payment Engine Il Payment Engine di SAP Business One crea i formati di file da utilizzare per i pagamenti elettronici. Garantisce l accesso a formati di file predefiniti destinati a: Bonifici bancari Addebiti diretti File bancari per documenti relativi a effetti Import di estratti conto Assegni elettronici, specifici di singoli paesi La funzionalità cash and bank integrata consente di elaborare e riconciliare in un unico step diverse transazioni relative a estratti conto bancari. Support Desk Il Support Desk consente di accedere a SAP Service Marketplace direttamente da SAP Business One. La configurazione richiede tempi estremamente brevi; è possibile creare messaggi di servizio offline da inviare, unitamente ad allegati di dimensioni fino a 4 MB, al SAP Service Marketplace. SAP EarlyWatch Alert Il servizio SAP EarlyWatch Alert fornisce informazioni sulla performance di sistema. Contribuisce a prevenire i problemi inerenti a quest area, prima che questi si manifestino. I dati sono rilevati dal software SAP Business One ed esportati per essere analizzati da esperti SAP. L accesso ai risultati dell analisi viene fornito tramite il SAP Service Marketplace. In alternativa i report delle analisi effettuate possono essere recapitati ai rispettivi interessati sulle caselle di posta elettronica. Immobilizzazioni Con un libro cespiti destinato alla contabilità generale, il software specifico per le immobilizzazioni integrato in SAP Business One consente di gestire efficientemente e monitorare rigorosamente le immobilizzazioni. Questo software offre un valido supporto in processi fondamentali quali acquisizioni, note di credito, eliminazioni e trasferimenti. Il sistema calcola l ammortamento programmato in base ai costi di acquisizione e produzione come pure la vita utile, ed esegue le registrazioni richieste nella contabilità generale. Per quanto concerne i dati anagrafici delle immobilizzazioni è possibile osservare il cambiamento dei valori nel corso di un anno; la funzione di previsione dell ammortamento può simulare l ammortamento futuro. Integrazione fondamentale per il bilancio, lo schema di variazione dei cespiti visualizza tutte le variazioni del patrimonio immobilizzato (transazioni) verificatesi nel corso di un esercizio. I dati storici e i valori iniziali di un esercizio possono essere resi disponibili grazie alla funzionalità di importazione dei dati (disponibile in Austria, Belgio, Canada, Germania, Finlandia, Francia, Repubblica d Irlanda, Paesi Bassi, Portogallo, Spagna, Svezia, Svizzera e Regno Unito). DATEV-FI La funzionalità DATEV-FI è costituita da un interfaccia che consente agli utenti di esportare informazioni di tipo finanziario e inoltrarle a consulenti fiscali. Questa interfaccia può essere utilizzata per la creazione e il trasferimento di dati finanziari da SAP Business One all ufficio tedesco DATEV. Oltre ad essere trasferiti da SAP Business One al sistema DATEV i dati finanziaria possono essere inoltrati a un consulente contabile (nel formato di spedizione DATEV disponibile unicamente in Germania). 13

14 Intrastat Intrastat (intra-european-union-trade statistics) è un sistema statistico completo, atto a monitorare il flusso di merci tra gli stati membri dell Unione Europea. La funzionalità add-on Intrastat esegue la creazione dei file destinati alle dichiarazioni (specifiche di ogni singolo paese); rileva dai dati residenti all interno di SAP Business One quanto richiesto in materia dagli uffici di competenza a cui inoltra le informazioni. Ufficio Fabbrica Magazzino Magazzino Ufficio Integrazione ELSTER Elektronische Steuererklärung (ELSTER) è un sistema elettronico per la dichiarazione dei redditi. E stato concepito espressamente per consentire agli utenti, indipendentemente dal rispettivo luogo di domicilio in Germania, di compilare elettronicamente la propria dichiarazione delle tasse via Internet. SAP Business One è compatibile con ELSTER e supporta le funzionalità in materia di dichiarazioni IVA (disponibile unicamente in Germania). Integrazione di SAP Business Suite L architettura aperta di SAP Business One garantisce una piena integrazione con SAP Business Suite, nonché con altri software di terze parti. SAP Business One integra perfettamente società controllate, partner e fornitori nell ambiente SAP Business Suite, tramite la piattaforma tecnologica SAP NetWeaver che abilita tutte le applicazioni SAP Business Suite. La piattaforma SAP NetWeaver consente alle imprese di ottenere un valore aggiunto dagli investimenti IT precedentemente effettuati e di implementare, laddove richiesto, un architettura orientata ai servizi. SAP NetWeaver offre le modalità migliori per integrare all interno di un unica piattaforma tutti i sistemi che utilizzano software SAP o di terze parti. L ambiente Microsoft Windows integrato all interno di SAP Business One consente agli utenti di scambiare dati con altre applicazioni desktop di Microsoft Windows, quali Microsoft Word, Excel e Outlook. Figura 3: Ufficio Magazzino Fabbrica SAP Business One vede l intera impresa come un unico oggetto, a prescindere dalla sua ubicazione Scenari di integrazione per gruppi di applicazioni SAP SAP Business One è la soluzione ideale da utilizzare all interno di gruppi multinazionali per gestire filiali o società controllate. L integration package costituisce il collegamento migliore tra la famiglia di applicazioni SAP Business Suite, residente nella sede centrale, e il sistema SAP Business One, installato nelle società controllate e nelle filiali di gruppi o multinazionali. Con tale configurazione si ottiene un infrastruttura di sistemi perfettamente integrata basata sulle funzionalità di SAP Business Information Warehouse e sulla tecnologia di SAP NetWeaver, tra cui il componente SAP NetWeaver Portal. Consolidamento dati con SAP Business Warehouse Soprattutto per i manager delle aziende multinazionali, chiamati a prendere decisioni di importanza strategica, è indispensabile disporre di sistemi informativi integrati che consentano di monitorare i dati provenienti da diverse applicazioni e soluzioni. Oltre a soddisfare pienamente tale esigenza, SAP Business One esegue l estrazione dei dati in vista del reporting. Alle consociate estere che utilizzano SAP Business One, SAP offre sia il pacchetto di configurazione che le relative funzionalità richieste per l accesso e l allocazione dei dati. 14

15 SAP NetWeaver Portal Grazie a SAP NetWeaver Portal è possibile integrare SAP Business One con SAP Business Suite, con fonti di dati esterne come pure con qualsiasi altra soluzione software. Tramite tale portale, le aziende possono creare un punto di accesso centrale per tutte le attività aziendali condivise, rendendo disponibili le informazioni a collaboratori, partner e clienti in qualsiasi paese. I vantaggi garantiti da SAP NetWeaver Portal comprendono: Accesso centralizzato alle informazioni, indipendentemente dall ubicazione della fonte dati (Intranet o Internet). Integrazione di processi di business trasversali rispetto all azienda. Accesso trasparente e standardizzato alle soluzioni che consente la collaborazione tra più aziende o all interno di un unica azienda. Tecnologia interattiva di alto livello, staging intelligente dei contenuti, funzionalità point-and-click e Drag&Relate facili e rapide da utilizzare. Ruoli utente definiti Nello svolgimento delle rispettive attività, il personale che opera presso filiali o società controllate di gruppi multinazionali utilizza generalmente l interfaccia standard di SAP Business One invece dell interfaccia di SAP NetWeaver Portal. Utilizzando tuttavia SAP NetWeaver Portal, è comunque possibile accedere all applicazione SAP Business One attraverso un browser Web, indipendentemente dal luogo in cui ci si trova. Gli utenti necessitano inoltre delle seguenti funzionalità: Una videata iniziale che visualizzi i dati di importanza primaria, i KPI o i messaggi di avvertimento. Funzioni mirate alla visualizzazione in dettaglio delle informazioni, abilitazione della funzionalità di Drag&Relate con cui trascinare gli oggetti da un report e/o un allarme all interno dell ipanel, permettendo agli utenti di reperire informazioni supplementari o avviare processi trasversali rispetto all azienda. Informazioni, provenienti in particolare dalle aree Contabilità e Vendite. SERVER Sistema Operativo Microsoft Windows Small Business Server 2003 SP1 Microsoft Windows Server 2003 SP1 Standard/ Enterprise 32 Bit CPU Memoria RAM Spazio su HD DVD-ROM Drive Video Database Software WORKSTATION Sistema Operativo CPU Memoria RAM Spazio su HD CD-ROM Drive Video Software MS SQL Server 1x Intel Pentium III IBM DB2 Universal Database Express Edition 1x Intel Pentium IV MS SQL Server 1 GB IBM DB2 Universal Database Express Edition 1 GB MS SQL Server System partition 0.5 GB/Data partition 2 GB IBM DB2 Universal Database Express Edition System partition 0.5 GB/Data partition 2 GB 24x o superiore 640 x 480 con 256 colori o maggiore Microsoft SQL Server 2000 SP4 Standard o Enterprise Edition Microsoft SQL Server 2005 Standard o Enterprise Edition (solo su sistema operativo Windows 2003 Server) IBM DB2 Universal Database FP5 Express Edition Microsoft Internet Explorer 6.0 SP1 o successivo Microsoft Data Access Components 2.6 (MDAC) o successivo Solo per IBM DB2 UDB Microsoft.NET SDK Microsoft Windows XP Professional SP2 32 Bit 1x Intel Pentium 128 MB MB per singolo add-on supplementare e seguito sulla workstation 500 MB 24x o superiore 800 x 600 con colori 24 bit o maggiore Microsoft IE 6.0 SP1 MDAC 2.6 o successivo Requisiti minimi hardware e software per SAP Business One Requisiti di sistema I requisiti minimi di sistema della soluzione assicurano un TCO (Total Cost of Ownership) estremamente contenuto e garantiscono immediatezza e semplicità nella gestione e nella manutenzione del sistema. 15

16 SAP BUSINESS ONE: L APPLICAZIONE IDEALE PER LA PICCOLA E MEDIA IMPRESA SAP Business One garantisce il massimo controllo dell impresa in qualsiasi situazione, presente e futura. Caratterizzata dalla massima integrazione e da costi estremamente contenuti, questa applicazione gestionale è stata concepita con un attenzione particolare alle esigenze specifiche delle piccole e medie imprese. Con SAP Business One è possibile apportare modifiche al software, adattandolo perfettamente alle proprie esigenze; con altrettanta semplicità e rapidità SAP Business One fornisce le informazioni e le risposte ai quesiti da risolvere per gestire l impresa. SAP Business One è un applicazione sviluppata da SAP, il principale fornitore di software gestionale nel mondo, con oltre 30 anni di esperienza e 12 milioni di utenti a livello internazionale in tutti i settori d industria. Per saperne di più, vistare il sito 16

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19 APPENDICE: FUNZIONI Contabilità Piano dei conti SAP Business One offre, per ogni singolo paese, un modello di piano dei conti che può essere adeguato alle esigenze specifiche dell impresa. Se richiesto dal reporting, tale modello può inoltre essere utilizzato allo scopo di definire singoli piani dei conti, suddivisi fino a un numero massimo di 10 segmenti. Registrazioni di prima nota L applicazione consente agli utenti di creare nuove registrazioni di prima nota e di ricercare quelle già esistenti (la maggior parte delle registrazioni nel libro giornale vengono eseguite automaticamente dalle aree Vendite, Acquisti e Transazioni bancarie.) Gli utenti possono inoltre attribuire automaticamente ogni singola transazione a un progetto o a un centro di profitto. Registrazioni provvisorie di prima nota Gli utenti possono salvare diverse registrazioni contabili manuali in un batch ed elaborarle contemporaneamente; ciò consente di verificare e rettificare le registrazioni prima di inserirle in Contabilità Generale. Modelli di registrazione Questa funzionalità permette di definire modelli di contabilizzazione di contabilità generale riducendone i tempi ed evitando eventuali errori in fase di registrazione manuale nel libro giornale. Registrazioni ricorrenti Gli utenti possono definire che le proprie registrazioni siano eseguite in Contabilità su base periodica, specificando la frequenza di ogni registrazione ricorrente (in questo caso, la soluzione invia automaticamente agli utenti un sollecito affinché provvedano a inserire le proprie registrazioni). Storno delle registrazioni L applicazione consente di stornare automaticamente le registrazioni dei ratei/risconti eseguiti a fine periodo. Di default, lo storno delle registrazioni specificate sarà eseguito il primo giorno del mese di calendario successivo; tuttavia, se necessario, è possibile specificare una data di storno diversa per ogni registrazione. Differenze di cambio L applicazione consente di valutare periodicamente le partite aperte in divise estere, di identificare le differenze e di scegliere la transazione di rettifica adeguata. Modelli di report finanziario È possibile generare in modo semplice e rapido un numero illimitato di modelli di report finanziari. Questo modulo consente di creare modelli per qualsiasi scopo (come, ad esempio, conti economici supplementari). Budget Questa funzionalità supporta gli utenti in fase di definizione e gestione dei budget. È possibile configurare metodi di assegnazione del budget, definire budget in qualsiasi divisa (locale, estera o entrambe) e visualizzare un report riepilogativo che confronti gli importi attuali con quelli pianificati. È inoltre possibile definire un allarme (alert) online che consenta di avvisare l utente ogniqualvolta una transazione supera il limite di budget mensile o annuale. Definizione di centri di profitto Questa funzione permette di definire diversi centri di profitto (profit center) o reparti. I relativi conti di costi e ricavi possono essere attribuiti a un centro di profitto predefinito nel piano dei conti. Definizione delle regole di distribuzione Sulla base dei costi definiti e dell esperienza maturata è possibile definire diverse regole di distribuzione al fine di contraddistinguere le attività di business e assegnare un conto di costi e ricavi alla regola di distribuzione corrispondente. Tabella per centri di profitto e regole di distribuzione Questa funzione consente di visualizzare diversi centri di profitto e regole di suddivisione sotto forma di tabella. Tutti i dati sono visualizzati in modo chiaro e, se richiesto, possono essere modificati. È inoltre possibile creare centri di profitto e regole di suddivisione supplementari. Una volta definiti tutti i fattori di costo, il sistema li attribuisce automaticamente ai singoli centri di costo all interno di ogni transazione, fornendo quindi un rapido accesso alle informazioni dettagliate relative ai costi. Report per centri di profitto Questo conto economico si basa sui costi e sui ricavi, sia di tipo diretto che indiretto, in funzione di quanto definito nelle regole di allocazione, e può essere eseguito per qualsiasi centro di profitto. È possibile optare tra il formato di visualizzazione mensile e annuale e confrontare i risultati con gli importi dell anno precedente. Elaborazione modello 1099 Con SAP Business One è possibile eseguire la registrazione dell U.S. Internal Revenue Service Form 1099 e delle relative informazioni per ogni specifico pagamento eseguito dal fornitore. Queste informazioni possono essere modificate fino al momento della loro presentazione. Durante l anno è possibile inserire, a scopo informativo, i saldi iniziali provenienti da altri sistemi; a fine anno, è possibile eseguire l output delle informazioni 1099 in vista della loro presentazione alle autorità competenti. 19

20 APPENDICE: FUNZIONI Opportunità di vendita Le funzionalità inerenti alle opportunità di vendita consentono agli utenti di registrare ogni singola opportunità commerciale, a partire dal primo contatto fino alla chiusura positiva della transazione. Gli utenti possono specificare diverse informazioni dettagliate sulle singole opportunità, tra cui la fonte, il potenziale, la data di chiusura, dati sulla concorrenza e le attività eseguite. Dopo aver creato la prima offerta in relazione a un opportunità, è possibile collegarla all opportunità stessa al fine di semplificare la tracciabilità e l analisi che saranno eseguite successivamente. Vendite Contabilità clienti Offerte Questa funzionalità garantisce la massima flessibilità nella creazione dei contenuti delle offerte stesse o di qualsiasi altro documento di marketing. All interno di un documento possono essere utilizzati diversi tipi di righe e ciò consente di creare totali parziali di righe precedenti. È possibile inserire testo in formato libero ovunque all interno del corpo del documento, nonché visualizzare articoli alternativi. Commenti o testi standard possono essere memorizzati e riutilizzati. Per ogni singolo documento è possibile definire liberamente testi di intestazione oppure piè di pagina. È molto semplice calcolare l utile lordo per ogni singola offerta oppure visualizzare gli ultimi prezzi offerti a un cliente specifico. Dopo aver creato un offerta, questa può essere esportata con la massima semplicità in Microsoft Word. Ordine Questa funzionalità snellisce il processo di acquisizione degli ordini di vendita e offre una visibilità completa sulla situazione di un determinato articolo nei diversi magazzini, in modo da segnalare immediatamente articoli mancanti o in esaurimento. L addetto all acquisizione degli ordini può scegliere tra due opzioni: ordinare gli articoli da una lista di prodotti ordinati in precedenza oppure abilitare la consegna parziale di quanto ordinato. All interno di ogni ordine e per ogni singola posizione è possibile specificare diverse date di consegna e indirizzi di spedizione. Basandosi su un ordine di vendita gli utenti possono creare automaticamente ordini d acquisto e provvedere affinché i relativi articoli siano consegnati presso il cliente. Consegna Con questa funzionalità i reparti di spedizione possono generare la documentazione relativa all imballaggio per tutte le merci spedite a un cliente. Il processo di packaging integrato facilita l assegnazione degli articoli a diversi colli nel corso della consegna. Nel documento di trasporto (bolla di consegna) è possibile introdurre un numero specifico collegato al singolo collo che consente di tracciare esattamente tutti i dati relativi alla spedizione. Con un semplice clic del mouse si accede quindi allo stato della spedizione. Le quantità a magazzino sono aggiornate automaticamente dopo che la consegna è effettuata. Resi Questa funzione consente di gestire facilmente i resi senza note di credito o resi per riparazioni utilizzando il documento resi. Fatture clienti La fattura crea automaticamente una registrazione corrispondente nel libro giornale. Ne consegue che gli utenti possono creare una ricevuta automatica nel caso in cui il cliente paghi immediatamente parte della fattura. Vendita con pagamento immediato È possibile creare una fattura e una ricevuta in un unico passaggio, utilizzando lo stesso documento. Nota di credito cliente Quando si crea una nota di credito per il cliente, ad esempio per merce resa, i dati richiesti possono essere facilmente importati dalla fattura originale o da qualsiasi altro documento di vendita o di acquisto. Stampa documenti Questa funzione è utilizzata per stampare qualsiasi documento di vendita e di acquisto. È possibile operare una selezione per periodo, numero di documento o tipo di documento. Generazione massiva documenti Questo wizard consente di raggruppare in un unica fattura tutti i documenti di vendita esistenti per un determinato cliente. Il wizard risulta particolarmente utile per coloro che, nell arco del mese, creano una molteplicità di ordini e documenti di trasporto (bolle di consegna), i quali, alla fine del mese, necessitano di una fattura riepilogativa per ogni cliente. Bozza documenti Questa funzionalità consente di stampare, elaborare e gestire tutti i documenti salvati come bozze. Assistente solleciti Questo wizard estremamente potente gestisce diverse lettere di sollecito per singolo cliente e aggiorna uno storico dei solleciti per ciascuno di essi. Il wizard può essere eseguito a intervalli regolari, ad esempio mensilmente o settimanalmente, per eseguire un controllo delle fatture insolute. Una serie di lettere di sollecito di diverso livello può essere inviata a intervalli predefiniti. È inoltre possibile definire il metodo per calcolare gli interessi e le spese di sollecito. 20

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