Modello di organizzazione, gestione e controllo Approvato dal Consiglio di Amministrazione del 15 maggio 2013

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1 Modello di organizzazione, gestione e controllo Approvato dal Consiglio di Amministrazione del 15 maggio 2013 Il presente documento è da ritenersi confidenziale e a uso interno dell Università Cattolica del Sacro Cuore. Non è consentita la riproduzione e la diffusione a Terze Parti senza il preventivo consenso dell Ente.

2 Modello di organizzazione, gestione e controllo STRUTTURA DEL DOCUMENTO Modello di organizzazione, gestione e controllo: Parte Generale Modello di organizzazione, gestione e controllo: Parti Speciali Premessa Modello di organizzazione, gestione e controllo: Parte Speciale A Modello di organizzazione, gestione e controllo: Parte Speciale B Modello di organizzazione, gestione e controllo: Parte Speciale C 2

3 Modello di organizzazione, gestione e controllo Parte Generale

4 INDICE INTRODUZIONE 3 1. FINALITÀ DEL MODELLO 3 2. DESTINATARI DEL MODELLO 4 3. ELEMENTI COSTITUTIVI DEL MODELLO 4 4. IL CODICE ETICO 5 5. ORGANIZZAZIONE DELL UNIVERSITÀ CATTOLICA SACRO CUORE 6 6. ANALISI DEI RISCHI E DEL SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO L ORGANISMO DI VIGILANZA, LE SEGNALAZIONI E I FLUSSI INFORMATIVI _ SISTEMA DISCIPLINARE COMUNICAZIONE E FORMAZIONE REGOLE PER L AGGIORNAMENTO DEL MODELLO RAPPORTI DELL UNIVERSITÀ CATTOLICA DEL SACRO CUORE CON ENTI CONTROLLATI O SOGGETTI AD INFLUENZA DOMINANTE 22 ALLEGATI 24 2

5 INTRODUZIONE L Università Cattolica del Sacro Cuore (di seguito anche UCSC o l Università ), consapevole della propria natura di autonomia funzionale e, in particolare, della propria specifica identità all interno delle Università di tendenza, è una comunità accademica che contribuisce allo sviluppo degli studi, della ricerca scientifica e alla preparazione di giovani alla ricerca, all insegnamento, agli uffici pubblici e privati e alle professioni libere. L UCSC è articolata nelle quattro sedi di Milano, Piacenza-Cremona, Brescia, Roma, nonché nelle altre sedi individuate dal Consiglio di Amministrazione, sentito il Senato Accademico, nel quadro dei programmi di sviluppo dell Ateneo. Presso la sede di Roma è attivo il Policlinico universitario A. Gemelli (di seguito anche Policlinico o Policlinico universitario ) ospedale di rilievo nazionale ad alta specializzazione che opera, in armonia con i principi ispiratori, con costante attenzione alle esigenze umane, etiche e spirituali, per l assolvimento di compiti di didattica, di ricerca scientifica e di assistenza ai malati. 1. FINALITÀ DEL MODELLO Dopo attenta e approfondita valutazione (ex plurimis, si rimanda al Parere in materia di responsabilità dell Università Cattolica ex D.Lgs. 231/2001 del 23 dicembre 2008) l UCSC, nell ambito della sua autonomia organizzativa e gestionale, ha deciso di adottare un proprio Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo (di seguito anche Modello ). Tale Modello è dettato da necessità di autoorganizzazione interna dell Università che, pur non ritenendosi obbligata ad applicare la disciplina prevista dal decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231 e succ. mod. (di seguito D.Lgs. 231/2001 o Decreto ), allo scopo di sempre meglio soddisfare le finalità per le quali l UCSC è sorta, condivide l obiettivo di promuovere e valorizzare: a) in misura sempre maggiore una cultura etica, in un ottica di correttezza e trasparenza nella conduzione delle proprie attività; b) meccanismi che consentano di istituire un processo permanente di analisi e individuazione delle aree nel cui ambito possano astrattamente configurarsi rischi di prassi illecite ed eventi avversi; c) principi di controllo ai quali il proprio sistema organizzativo si debba conformare ai fini della prevenzione dei suddetti rischi. *** 3

6 L approvazione del presente Modello e dei suoi elementi costitutivi è di esclusiva prerogativa e responsabilità del Consiglio di Amministrazione dell UCSC. La presente versione, approvata in data 15 maggio 2013 dal Consiglio di Amministrazione dell UCSC costituisce un aggiornamento del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo adottato ad experimentum dal Consiglio di Amministrazione nell adunanza del 13 luglio DESTINATARI DEL MODELLO Le regole contenute nel presente Modello si applicano a tutti coloro che svolgono, anche di fatto, funzioni di gestione, amministrazione, direzione o controllo nell UCSC, ai dipendenti, ai collaboratori e a coloro che nello svolgimento delle proprie attività sono sottoposti alla direzione dei soggetti suddetti (di seguito i Destinatari ), ed in particolare a coloro i quali operano nell ambito delle attività emerse come a rischio. I soggetti ai quali il Modello si rivolge sono tenuti, pertanto, a rispettarne tutte le disposizioni, anche in adempimento dei doveri di lealtà, correttezza e diligenza che scaturiscono dai rapporti instaurati con l UCSC. Con riferimento a fornitori e consulenti (tra cui coloro che operano in nome e per conto dell UCSC nella gestione dei rapporti con funzionari della Pubblica Amministrazione, Autorità Giudiziarie, ecc. ovvero nelle attività definite a rischio ), altri eventuali partner e controparti contrattuali, questi ultimi sono tenuti al rispetto dei principi etici adottati dall UCSC attraverso la documentata presa visione del Codice Etico e/o tramite la sottoscrizione di apposite clausole contrattuali. 3. ELEMENTI COSTITUTIVI DEL MODELLO Il Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo dell Università si compone di: a. Codice Etico. b. Documento descrittivo del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo suddiviso in: i. Parte Generale che illustra sinteticamente l organizzazione dell UCSC (per quanto riguarda sia le attività dell Ateneo sia le attività del Policlinico universitario A. Gemelli ), le modalità di individuazione dei rischi e l analisi dei presidi di controllo, la nomina e le funzioni dell Organismo di Vigilanza, il richiamo al sistema disciplinare dell UCSC, le attività di comunicazione e formazione del Modello, le modalità di aggiornamento del Modello stesso; 4

7 ii. Parti Speciali che descrivono, per ciascuna delle aree di attività potenzialmente a rischio, i principi di comportamento e controllo ritenuti utili per la prevenzione dei rischi stessi, e rimandano, ove esistente, alla normativa interna (Regolamenti, Disposizioni Operative, Procedure e altra documentazione interna). c. Statuto, Regolamento Generale di Ateneo, Regolamento di Ateneo per l amministrazione, la finanza e la contabilità e tutti gli altri Regolamenti di cui l UCSC si è dotata per l esercizio delle sue funzioni. d. Sistema dei Poteri di Firma e deleghe. e. Sistema disciplinare. Sono inoltre in allegato e costituiscono parte integrante del presente documento: 1) Statuto dell Organismo di Vigilanza (Allegato 1). 2) Sintesi del D.Lgs. n. 231/2001 ed elenco reati rilevanti (Allegato 2). 3) Copia aggiornata del D. Lgs. n. 231/ ( Allegato 3). 4) Protocollo segnalazioni e flussi informativi verso l Organismo di Vigilanza (Allegato 4). 5) Codice Etico (Allegato 5). 6) Sistema disciplinare (Allegato 6). 4. IL CODICE ETICO Il Codice Etico adottato dall Università costituisce parte fondante del presente Modello e determina, richiamando quanto già previsto nello Statuto, i valori fondamentali e le regole di condotta dell UCSC. Il Codice Etico è rivolto agli Organi dell Università e ai loro componenti, ai dipendenti, ai collaboratori, al personale medico, alla comunità accademica, ai consulenti, ai fornitori e a qualsiasi altro soggetto che possa agire in nome e per conto dell Università. L inosservanza dei principi e delle regole di condotta contenuti nel Codice Etico e nel Modello deve essere prontamente segnalata all Organismo di Vigilanza e comporta l applicazione delle vigenti sanzioni disciplinari, impregiudicata ogni altra determinazione di carattere civile, penale e amministrativo. 1 La copia del D. Lgs. 231/2001 allegata al Modello è aggiornata alle modifiche normative intervenute fino al 30 aprile

8 5. ORGANIZZAZIONE DELL UNIVERSITÀ CATTOLICA SACRO CUORE L Università Cattolica del Sacro Cuore, fondata dall Istituto Giuseppe Toniolo di Studi Superiori (di seguito anche Istituto Toniolo o Istituto ), ente morale riconosciuto 2 dallo Stato italiano, è stata, su iniziativa del predetto Istituto, canonicamente eretta con decreto 3 della Sacra Congregazione dei Seminari e delle Università degli Studi 4 ed in seguito giuridicamente riconosciuta 5 dallo Stato Italiano quale Università libera. L UCSC realizza i suoi fini istituzionali attraverso le proprie strutture didattiche, di ricerca, di alta specializzazione e di assistenza sanitaria, nonché attraverso le proprie strutture amministrative 6. In particolare così come definito dallo Statuto e dai Regolamenti dell UCSC, attraverso: 1) Strutture Didattiche a) Facoltà: hanno il compito primario di promuovere e organizzare l attività didattica per il conseguimento dei titoli di diploma di laurea, di diploma universitario e di diploma di specializzazione, nonché le ulteriori attività didattiche previste dalla legge, dallo Statuto e dai regolamenti; concorrono inoltre con i dipartimenti ad organizzare i dottorati di ricerca; sono organi delle Facoltà: i) il Preside; ii) il Consiglio di facoltà; iii) i Consigli di corso di laurea, di diploma, di indirizzo. b) Scuole di specializzazione: istituite per consentire il raggiungimento di un più elevato grado di preparazione successivamente al conseguimento della laurea, anche per legittimare, nei rami di esercizio professionale, l assunzione della qualifica di specialista; sono organi della scuola il Direttore e il Consiglio della scuola. 2) Strutture di ricerca a) Dipartimenti e Istituti: sono preposti alla promozione, all organizzazione e al coordinamento delle attività di ricerca, istituzionali o commissionate da terzi. I Dipartimenti concorrono altresì all organizzazione e al funzionamento dei corsi di dottorato di ricerca e sono costituiti per settori 2 Regio Decreto del 24 giugno 1920, n Decreto canonico di erezione del 25 dicembre Dicastero della Curia Romana competente sulle università, le facoltà e gli istituti di educazione superiore, le scuole e gli istituti di formazione dipendenti da un autorità ecclesiastica. 5 Regio Decreto del 2 ottobre 1924, n La struttura organizzativa e l operatività amministrativa, gestionale e funzionale dell UCSC sono disciplinate in modo rispondente alla complessità dell attività istituzionale, all articolazione territoriale dell Ente e alla specificità degli ambiti di intervento, attraverso adeguati processi di interconnessione, interazione e coordinamento, definiti dalla disciplina statutaria e regolamentare (Statuto, Regolamento Generale di Ateneo, Regolamenti specifici, Disposizioni operative per l attuazione del Regolamento di Ateneo per l amministrazione, la finanza e la contabilità), nel quadro del governo unitario dell Università cfr. Regolamento di Ateneo per l amministrazione, la finanza e la contabilità, Disposizioni Preliminari, Art.2 Principi Generali del sistema Organizzativo Gestionale e Contabile. 6

9 omogenei per oggetto o per metodo. Gli Istituti sono costituiti per settori scientifici monotematici. Sono organi del dipartimento o dell istituto: i) il Direttore, ii) il Consiglio e, ove costituita, iii) la Giunta di dipartimento o di istituto. Per lo svolgimento dei propri compiti ordinari i dipartimenti e gli istituti dispongono di un apposita dotazione finanziaria stabilita annualmente nell ambito della programmazione economica e finanziaria dell Università Cattolica. b) Centri di ricerca: istituiti per la promozione e lo svolgimento di attività finalizzate a specifici obiettivi, cui possono partecipare docenti e ricercatori universitari anche afferenti a più dipartimenti e istituti; possono altresì essere istituiti in collaborazione con altre istituzioni universitarie e non. 3) Strutture di alta specializzazione a) Alte scuole: strutture di eccellenza e d alta specializzazione, nella ricerca e nella didattica, che si avvalgono del patrimonio scientifico, delle strutture e dei servizi dell'università Cattolica, la cui attività si concentra sulla formazione post-laurea - promuovendo e coordinando master universitari e corsi di alta formazione - e sulla realizzazione di ricerche e pubblicazioni, spesso a carattere interdisciplinare. Promuovono collaborazioni con istituzioni universitarie dell Unione Europea e internazionali aventi le stesse finalità di eccellenza; le Alte scuole possono altresì promuovere collaborazioni con Organismi internazionali e nazionali, con Enti e Imprese. 4) Strutture di assistenza sanitaria a) Policlinico universitario A. Gemelli : il Policlinico Universitario Agostino Gemelli, costituisce parte integrante dell UCSC e le sue attività sono strettamente collegate a quelle della Facoltà di Medicina e chirurgia; il Policlinico universitario, con le strutture ad esso afferenti, è un ospedale a rilievo nazionale e di alta specializzazione, ai sensi delle leggi vigenti. Le strutture sopra indicate sono supportate dalle c.d. strutture amministrative, come di seguito meglio descritte. Per lo svolgimento delle attività istituzionali, l Università utilizza beni propri e quelli resi disponibili dall Istituto Toniolo, nonché da altri enti e privati. Le modalità di utilizzo dei beni dell Istituto Toniolo sono disciplinate da convenzioni stipulate tra l UCSC con l Istituto medesimo. La didattica, la ricerca e le scuole di alta specializzazione Secondo quanto definito statutariamente, l Università conferisce i seguenti titoli di studio: 7

10 a) diploma di laurea; b) diploma di laurea specialistica o magistrale; c) diploma di specializzazione. L UCSC può rilasciare inoltre specifici attestati relativi ai corsi di alta specializzazione e di perfezionamento e alle altre attività istituzionali da essa organizzate. L Università assicura la conclusione, anche attraverso equipollenze, dei corsi di studio e il rilascio dei relativi titoli, secondo gli ordinamenti precedenti l entrata in vigore del Decreto del Ministero dell Università e della Ricerca scientifica e tecnologica 3 novembre 1999, n. 509 ( Regolamento recante norme concernenti l'autonomia didattica degli atenei ). Organizza e svolge corsi di master universitario e di dottorato di ricerca e rilascia i relativi diplomi. Ai medesimi fini, può consorziarsi con altri Atenei ed enti. Inoltre presso l UCSC sono istituite e promosse attività di orientamento, formazione, aggiornamento e perfezionamento in campo culturale, scientifico, tecnico e professionale, eventualmente svolte con il supporto di terze parti sulla base di appositi contratti e convenzioni. L Università fornisce il proprio apporto qualificato anche allo sviluppo della ricerca applicata e dell innovazione tecnologica e organizzativa, potendo stipulare a tal fine contratti e convenzioni per attività di ricerca, di consulenza professionale e di servizio a favore di terzi. Collabora alla definizione e alla realizzazione di programmi di cooperazione scientifica e di formazione con altre università italiane ed estere, in particolare con le Università cattoliche, con quelle dei Paesi dell Unione europea e con organizzazioni nazionali, comunitarie e internazionali, dedicando particolare attenzione ai programmi di collaborazione con i Paesi in via di sviluppo. Attraverso l Ente per il Diritto allo Studio Universitario dell Università Cattolica (EDUCatt), istituito dall UCSC stessa quale ente senza fine di lucro ausiliario e strumentale, sono svolti servizi e interventi inerenti al diritto allo studio universitario in favore degli studenti iscritti a corsi di ogni livello attivati presso l Università 7. 7 L EDUCatt ha per fine istituzionale lo svolgimento, anche nell ambito di apposite deleghe, mandati e convenzioni con l Università Cattolica, delle attività funzionali alla gestione degli interventi ed all erogazione dei servizi inerenti al diritto allo studio universitario, ai sensi della Legge della Regione Lombardia 13 dicembre 2004 n. 33 Norme sugli interventi regionali per il diritto allo studio universitario, della Legge 2 dicembre 1991 n. 390 Norme sul diritto agli studi universitari, delle disposizioni normative statali e regionali, vigenti e future, di ogni altra disposizione inerente al diritto allo studio prevista dalla legislazione statale e regionale vigente e dalle convenzioni tra l Università Cattolica e la Regione Lombardia o altri enti pubblici e privati, nonché lo svolgimento di ogni altra forma di prestazione o assistenza utile ad attuare il diritto allo studio, comprese tutte le ulteriori attività che l Università Cattolica intenda affidare all EDUCatt in consonanza, coi rispettivi fini istituzionali. Lo svolgimento delle funzioni di ausilio all Università Cattolica nell erogazione dei servizi per il diritto allo studio sono definite all interno dello Statuto EDUCatt e in specifici accordi sottoscritti tra l UCSC e EDUCatt. 8

11 Allo scopo di realizzare i suoi fini istituzionali e in armonia con il magistero della Chiesa, è altresì istituito presso l Università un Centro Pastorale, che svolge l animazione spirituale e l azione pastorale nella comunità universitaria. Attività culturali, sportive e ricreative degli studenti e del proprio personale, sono infine promosse attraverso idonee forme organizzative, anche con l utilizzo di convenzioni con enti e associazioni che perseguono come finalità la pratica e la diffusione dello sport universitario e l organizzazione di manifestazioni sportive universitarie a carattere nazionale e internazionale. L assistenza sanitaria Il Policlinico eroga prestazioni sanitarie specialistiche di elevata complessità e ospita al proprio interno tutte le principali specialità mediche e chirurgiche nonché tutti i servizi di diagnosi e di cura. In particolare eroga prestazioni ambulatoriali, di ricovero ordinario, di pronto soccorso, ricovero d urgenza e di emergenza, ricovero diurno (day hospital), ospedalizzazione a domicilio e sistemazione presso la residenza sanitaria protetta per pazienti dimessi che necessitano di frequenti controlli o per pazienti trattati in day hospital. Il Policlinico garantisce inoltre al paziente il diritto alla scelta del medico di fiducia, attraverso prestazioni ambulatoriali e ricoveri in attività libero professionale. Accanto all attività assistenziale, il Policlinico svolge altresì importanti attività nel campo della ricerca. Statuto e Regolamenti Le regole di governo, di gestione e organizzazione dell UCSC sono definite nello Statuto, nel Regolamento generale di Ateneo, nel Regolamento didattico di Ateneo, nel Regolamento di Ateneo per l amministrazione, la finanza e la contabilità, nel Regolamento per l'attuazione delle norme sulla sicurezza e la salute sul luogo di lavoro, nel Regolamento di ateneo in materia di spin off e invenzioni, nel Regolamento di attuazione delle norme sulla tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali e in tutti gli altri regolamenti di cui l UCSC si è dotata per l esercizio delle sue funzioni. L UCSC declina le modalità operative per la gestione delle attività implementate dalle strutture anche all interno di specifica documentazione normativa interna (policy, procedure, istruzioni operative), allo scopo di assicurare il miglioramento continuo dell efficacia ed efficienza dei processi e l adeguatezza del sistema gestionale e di controllo ed in coerenza con gli assetti organizzativi e le decisioni adottate dagli Organi Centrali. 9

12 Organi Centrali Gli Organi Centrali dell UCSC, come identificati nello Statuto, sono i seguenti: a. il Consiglio di Amministrazione; b. il Comitato Direttivo c. il Rettore; d. il Senato Accademico; e. la Consulta di Ateneo; f. il Collegio dei Revisori dei conti. Il Consiglio di Amministrazione dell UCSC (di seguito anche C.d.A. ) è titolare dei più ampi poteri, tanto di ordinaria quanto di straordinaria amministrazione, per il governo dell Università. In ogni caso, il Consiglio di Amministrazione delibera gli atti fondamentali di governo dell UCSC, al fine di assicurarne e garantirne il perseguimento dei fini istituzionali. Il C.d.A. nomina al suo interno il Comitato direttivo, presieduto dal Rettore, a cui spettano, anche in sede istruttoria, importanti decisioni di governo dell UCSC; al Comitato il Consiglio di Amministrazione può inoltre delegare l esercizio di ulteriori funzioni spettanti al Consiglio medesimo. Il C.d.A nomina 8 altresì il Rettore. Il Rettore rappresenta legalmente l'università, convoca e presiede il C.d.A., il Comitato direttivo, il Senato accademico, la Consulta di Ateneo e il Consiglio di direzione del Policlinico universitario "A. Gemelli". Promuove la convergenza dell'operato di tutte le componenti la comunità universitaria per il conseguimento dei fini propri dell'università Cattolica. Emana, con propri decreti, lo Statuto, i Regolamenti e le eventuali modifiche agli stessi deliberate dai competenti organi. Può nominare uno o più Pro-Rettori ai quali può delegare l'esercizio di funzioni determinate. Promuove infine l elaborazione, la definizione e l applicazione di criteri organizzativi atti a garantire l unità e il buon andamento della gestione dell Ateneo, controllandone il funzionamento generale e l efficienza delle strutture. Il Senato accademico è un organo collegiale - composto dal Rettore, che lo presiede, e dai Presidi di facoltà - che delibera su argomenti che investono questioni didattico-scientifiche di interesse generale per l Ateneo. Spettano al Senato Accademico tutte le competenze relative all'ordinamento, alla 8 La nomina del Rettore avviene tra i professori ordinari che abbiano almeno cinque anni di anzianità di ruolo nell Università Cattolica, nell ambito di una rosa di nomi composta da cinque nominativi, deliberata dal Senato accademico sulla base delle designazioni espresse dai Consigli di Facoltà. 10

13 programmazione e al coordinamento delle attività didattiche e di ricerca; le specifiche competenze - delegabili e non del Sentato Accademico sono definite statutariamente. La Consulta di Ateneo è composta dal Rettore (o suo delegato) - che la presiede - dall Assistente ecclesiastico generale e da cinquantasei membri in rappresentanza 9, rispettivamente, dei professori di prima e seconda fascia, dei ricercatori universitari, del personale amministrativo e tecnico e degli studenti. La Consulta é costituita al fine di promuovere la più ampia partecipazione delle componenti della comunità universitaria alla formazione degli indirizzi e delle scelte di interesse generale per l Università. Il Collegio dei revisori dei conti ha il compito di vigilare sull osservanza della legge, dello statuto, dei regolamenti, sul rispetto dei principi della corretta amministrazione, sull adeguatezza dell assetto organizzativo, amministrativo e contabile e sul suo concreto funzionamento, provvedendo altresì al controllo contabile per mezzo dell esercizio delle funzioni previste dalle vigenti disposizioni legislative. L organizzazione amministrativa L UCSC ha sede in Milano e svolge la propria attività altresì nelle sedi di Brescia, Piacenza-Cremona e Roma, nonché in altre sedi individuate dal Consiglio di amministrazione, sentito il Senato accademico, nel quadro dei programmi di sviluppo dell Ateneo. Presso la sede di Roma è attivo il Policlinico A. Gemelli che opera, in armonia con i principi ispiratori, con costante attenzione alle esigenze umane, etiche e spirituali, per l assolvimento di compiti di didattica, di ricerca scientifica e di assistenza ai malati. L organizzazione amministrativa dell Università Cattolica del Sacro Cuore si fonda sul principio dell unità dell Ateneo e della sua autonomia patrimoniale, organizzativa e negoziale. Il sistema organizzativo è pertanto volto alla contemporanea valorizzazione della diffusione dell Università Cattolica sul territorio nazionale, attraverso le singole Sedi e la gestione speciale del Policlinico universitario A. Gemelli. Nell ambito della struttura amministrativa opera il Direttore amministrativo che, nominato dal C.d.A. su proposta del Rettore, è a capo dell organizzazione amministrativa dell Ateneo. Egli partecipa alle adunanze del C.d.A. con voto consultivo e con il compito di redigere il verbale. Coordina e dirige il sistema organizzativo dell Ateneo, per la piena attuazione degli obiettivi, delle priorità, dei programmi e delle iniziative deliberati dagli Organi Centrali, avendo altresì la responsabilità dell osservanza delle 9 Essi sono eletti secondo modalità definite dal regolamento generale di Ateneo, garantendo l articolazione della rappresentanza per aree scientifico-disciplinari e per sedi dell Università. 11

14 norme legislative e regolamentari, nonché delle ulteriori funzioni a esso attribuite dallo Statuto e dall articolo 3 del Regolamento di Ateneo per l amministrazione, la finanza e la contabilità. Il sistema organizzativo è articolato come segue: alla Direzione amministrativa riportano le seguenti strutture organizzative: - Vice Direzione amministrativa, che a sua volta comprende: o Direzione Comunicazione, Relazioni Pubbliche e Attività promozionali o Direzione Sistema Organizzativo, Innovazione e Progetti speciali - Direzione Sede di Milano, che a sua volta comprende: o Direzione Didattica, Formazione post-laurea e Servizi agli studenti o Direzione Ricerca e Progetti scientifici o Direzione Risorse Umane Sedi padane o Direzione Tecnico logistica - Direzione Sede di Brescia - Direzione Sede di Piacenza - Direzione Sede di Roma - Internal Audit (riporto funzionale al Rettore) - Direzione Affari legali (con uffici nelle sedi di Milano e Roma) - Direzione Attività Organi Centrali di Governo (con uffici nelle sedi di Milano e Roma) - Direzione Bilancio, Contabilità, Finanza e Controllo contabile - Direzione di Area Relazioni Istituto Toniolo e Fund raising - Direzione di Area Sistemi Informativi Milano - Direzione Gestione Patrimonio Immobiliare (con uffici nella sede di Roma) Le strutture organizzative Direzione Cooperazione, Mobilità e Internazionalizzazione e Direzione di supporto al Nucleo di Valutazione di Ateneo afferiscono direttamente al Rettore. Il Policlinico universitario A. Gemelli 12

15 Il Policlinico è una gestione speciale dell Università Cattolica della quale è parte integrante, soggetta al governo del C.d.A. e degli altri Organi Centrali dell UCSC, secondo le rispettive competenze. Le sue attività sono strettamente collegate a quelle della Facoltà di Medicina e chirurgia. La gestione del Policlinico è informata al principio dell autonomia economico-finanziaria e dei preventivi e consuntivi per centri di costo, basati sulle prestazioni effettuate. I risultati della gestione sono rendicontati attraverso la predisposizione di un distinto bilancio - annesso al bilancio generale dell Università - redatto secondo i criteri generali fissati dal Consiglio di Amministrazione, in armonia con le norme di legge e con quanto previsto nei protocolli d intesa con la Regione Lazio e le altre Regioni competenti. Sono organi della gestione speciale del Policlinico universitario: a) il Direttore del Policlinico 10 ; b) il Collegio dei Revisori 11. Il Direttore del Policlinico è responsabile della gestione del Policlinico universitario e delle strutture a esso afferenti ed esercita le relative funzioni manageriali nel rispetto delle direttive di programmazione e indirizzo del C.d.A. e dei principi organizzativi e funzionali da esso dettati. In particolare, provvede ad effettuare la ricognizione e l analisi delle esigenze del Policlinico, formulando proposte al C.d.A. in merito alla programmazione e sviluppo delle attività del Policlinico medesimo. Elabora altresì proposte al C.d.A. inerenti al sistema organizzativo del Policlinico e all attuazione delle relative deliberazioni. Sono di sua competenza la gestione e l autorizzazione dei programmi, dei piani e delle iniziative deliberati dagli organi centrali, con l impiego delle relative risorse assegnate. Il Direttore del Policlinico gestisce inoltre i rapporti con il personale e la contrattazione collettiva e decide, nell ambito degli organici e dei piani deliberati dagli organi centrali e nel rispetto delle relative procedure, delle assunzioni e delle conseguenti attribuzioni di mansioni. Sotto la sua responsabilità ricadono anche la gestione dell amministrazione corrente, della manutenzione ordinaria dei beni immobili e, nell ambito della programmazione deliberata dagli organi 10 Il Direttore del Policlinico è nominato con delibera del Consiglio di amministrazione, su proposta del Rettore, sentito il Direttore amministrativo e il Consiglio di facoltà, tenendo conto dei requisiti previsti per i direttori generali delle aziende ospedaliere. 11 Il Collegio dei Revisori è nominato con decreto rettorale ed è composto da cinque membri, di cui: a) uno con funzioni di Presidente e un altro componente, entrambi designati dal C.d.A. dell UCSC; b) uno designato dall Istituto Giuseppe Toniolo di Studi Superiori; c) uno designato dal Ministero del Tesoro; d) uno designato dalla Regione Lazio. 13

16 centrali e delle relative procedure, della manutenzione straordinaria e la realizzazione di nuove opere riguardanti il Policlinico. Attraverso le competenti strutture del Policlinico gestisce gli acquisti e i servizi logistici. Provvede infine alla gestione delle attività inerenti alla prevenzione e protezione. Il Direttore del Policlinico partecipa su invito del Rettore alle riunioni del C.d.A. e del Comitato Direttivo quando si trattino questioni attinenti al Policlinico universitario. Nell ambito della gestione del Policlinico universitario sono altresì nominati il Direttore sanitario 12 e il Dirigente amministrativo 13. Unitamene al Direttore sanitario ed al Dirigente amministrativo, coadiuvano il Direttore del Policlinico, secondo le disposizioni dello Statuto e nel rispetto della normativa vigente, il Consiglio di direzione 14, presieduto dal Rettore ed il Comitato di consulenza tecnico-sanitaria 15. Alla Direzione del Policlinico riportano: Funzioni di supporto al Direttore del Policlinico: - Staff del Direttore del Policlinico - Marketing e politiche accoglienza - Relazioni Esterne e URP - Servizio Prevenzione e Protezione (che svolge le proprie attività anche per la Sede di Roma) - Programma governo clinico e percorsi clinico assistenziali Dirigente Amministrativo del Policlinico (che svolge le proprie attività in service anche per la Sede di Roma) costituito dalle seguenti funzioni: - Controllo di Gestione - Contabilità e Tesoreria 12 Con delibera del Consiglio di amministrazione, su proposta del Direttore del Policlinico, sentito il Consiglio di facoltà, fra i docenti della Facoltà di Medicina e chirurgia A. Gemelli o fra i sanitari, tenendo conto dei requisiti previsti dalla legislazione vigente in materia. 13 Con delibera del Consiglio di Amministrazione, su proposta del Direttore del Policlinico, tenendo conto dei requisiti previsti dalla legislazione vigente per le aziende ospedaliere. 14 Il Consiglio di direzione è presieduto dal Rettore ed è composto da: a) il Preside della Facoltà di Medicina e chirurgia A. Gemelli ; b) il Direttore amministrativo dell Università Cattolica; c) il Direttore del Policlinico; d) il rappresentante dei docenti della sede di Roma nel C.d.A. dell Università; e) otto professori di ruolo, quattro di prima fascia e quattro di seconda fascia, eletti dal Consiglio della facoltà di Medicina e chirurgia A. Gemelli, aventi le caratteristiche richieste dallo Statuto. f) uno dei rappresentanti dei ricercatori universitari presenti nel Consiglio di facoltà eletto dallo stesso Consiglio; g) il Direttore sanitario del Policlinico universitario; h) il Dirigente amministrativo del Policlinico, con voto consultivo. 15 Le competenze, la composizione e le modalità di funzionamento del Comitato di consulenza tecnico-sanitaria sono disciplinate dal Regolamento generale di Ateneo, in analogia a quanto previsto dalle leggi vigenti per il Consiglio dei sanitari delle aziende ospedaliere, su proposta della Facoltà di Medicina e chirurgia A. Gemelli. 14

17 - Acquisti - Direzione del Servizio del Personale - Facility Management - Servizio Tecnico - Information and Communication Technology - Logistica Beni Direzione Sanitaria costituita dalle seguenti funzioni: - Controllo della produzione - Servizi Operatori - Direzione Rischio Clinico e Igiene - Farmacia - Servizio Infermieristico, Tecnico e Riabilitativo Aziendale (S.I.T.R.A.) - Programmazione operativa e Accoglienza Accesso - Valutazione delle Tecnologie e Ingegneria Clinica (che svolge le proprie attività anche per la Sede di Roma) - Dipartimenti per l assistenza sanitaria I Direttori di Sede ed il Direttore del Policlinico sono stati individuati dal Consiglio di Amministrazione dell UCSC, ai fini degli adempimenti di cui al D.Lgs. 81/2008 e s.m.i (c.d. Testo Unico in materia di Salute e sicurezza sui luoghi di lavoro), quali datori di lavoro delle relative unità produttive 16. Inoltre, con riferimento al D.Lgs. 196/2003 (Codice in materia di protezione dei dati personali), le funzioni di titolare del trattamento dei dati vengono esplicate, attraverso specifica delibera del Consiglio di Amministrazione e per i relativi ambiti di competenza, in capo ai Direttori di Sede, al Direttore del Policlinico, nonché al Direttore Amministrativo per le Direzioni direttamente afferenti. In generale, per un maggior dettaglio relativo a ruoli e responsabilità degli Organi Centrali, delle Direzioni e della struttura organizzativa dell UCSC, si rimanda a quanto disciplinato dallo Statuto, dal 16 Le sedi dell UCSC e loro dipendenze; presso la sede di Roma sono presenti le unità produttive Sede e Policlinico. 15

18 Regolamento Generale di Ateneo e dal Regolamento di Ateneo per l amministrazione, la finanza e la contabilità nonché agli Schemi di Funzione. Il sistema autorizzativo I poteri di rappresentanza e di firma sono conferiti, tramite deliberazioni, procure, decreti rettorali e deleghe, dal Consiglio di Amministrazione, dal Comitato Direttivo (Organi Centrali Direttivi) e dal Rettore, in conformità alle responsabilità organizzative e gestionali definite, prevedendo, ove opportuna, una puntuale indicazione delle soglie di approvazione della spesa. Relativamente alle deliberazioni degli Organi Centrali direttivi e agli atti del Rettore spetta, nell ambito dei compiti operativi e non decisionali e su base sistematica: alla Direzione Attività Organi Centrali di Governo, provvedere ad aggiornare l articolazione dei poteri che sono stati conferiti attraverso deliberazioni, decreti rettorali e deleghe; alla Direzione Affari Legali provvedere ad aggiornare l articolazione dei poteri che sono stati conferiti attraverso procure (generali o speciali) rilasciate dal Rettore, in qualità di Legale Rappresentante dell Ateneo o su mandato degli Organi Centrali direttivi. La Direzione Attività Organi Centrali di governo e la Direzione Affari Legali provvedono inoltre, ciascuna per i rispettivi ambiti di competenza, a informare le funzioni interessate, nonché l Organismo di Vigilanza, al fine di garantire la tempestiva comunicazione dei predetti poteri e dei relativi cambiamenti. Documentazione organizzativa La struttura organizzativa dell UCSC, ivi compresa quella del Policlinico A. Gemelli, è rappresentata graficamente nell Organigramma Generale che definisce le linee di dipendenza gerarchica e i legami funzionali tra le diverse unità organizzative di cui si compone la struttura. La Direzione Sistema Organizzativo, Innovazione e Progetti Speciali - per le Sedi Padane - ha la responsabilità di predisporre e aggiornare gli organigrammi. La Direzione Staff del Direttore del Policlinico - per la sede di Roma e il Policlinico - ha la responsabilità di predisporre e aggiornare gli organigrammi e di coordinarsi con la Direzione Sistema Organizzativo, Innovazione e Progetti Speciali per quanto attiene la sede di Roma. La Direzione Sistema Organizzativo, Innovazione e Progetti Speciali fornisce opportuna informativa all Organismo di Vigilanza in caso di significativi cambiamenti intervenuti nella struttura organizzativa. 16

19 Onde favorire la conoscenza delle strutture organizzative all interno della stessa UCSC, sono stati definiti da parte della Direzione Sistema Organizzativo, Innovazione e Progetti Speciali e condivisi con ogni Direttore, specifici Schemi di Funzione volti a fornire una rappresentazione delle macro attività e delle responsabilità in capo alle singole strutture (ad eccezione delle strutture organizzative facenti capo alla Direzione del Policlinico). Tale documentazione è resa disponibile ai Direttori in una sezione dedicata della rete informatica interna (intranet). Ai Direttori e ai Capi Servizio spetta il compito di rendere la gestione delle attività di propria competenza coerente con quanto espresso all interno dei suddetti Schemi, attraverso l esercizio di poteri e responsabilità connessi al proprio ruolo. 6. ANALISI DEI RISCHI E DEL SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO Al fine di individuare il profilo di rischio dell UCSC viene svolta un attività, rinnovata periodicamente, di individuazione delle attività a rischio (c.d. mappatura) e di analisi dei presidi di controllo in essere (c.d. gap analysis). Con riferimento alle attività a rischo oggetto di disciplina del presente documento si evidezia che il processo di mappatura, e relativa gap analysis, ha preso avvio focalizzandosi sugli ambiti dell UCSC in cui potrebbero, in linea di principio, configurarsi eventi rilevanti ai sensi del D. Lgs. 231/2001. Le stesse attività potranno essere replicate anche su altre categorie di rischio (ad es. di natura normativa, operativa, finanziaria etc.). La fase di mappatura dei rischi si sostanzia in una preliminare analisi dei processi e delle attività svolte nell ambito dell UCSC (Ateneo e Policlinico) con la finalità di individuare specifiche aree di rischio. Sulla base dei processi e delle attività svolte dall Università, la mappa delle attività a rischio può essere rappresentata come segue: Aree a rischio della gestione Universitaria e della Gestione Speciale del Policlinico 1. Gestione delle risorse umane 2. Gestione del contenzioso e dei rapporti con le Autorità Giudiziarie 3. Acquisti di Beni e Servizi 4. Gestione dei flussi monetari e finanziati (Tesoreria) 5. Gestione dei rapporti con la Pubblica Amministrazione, le Autorità di Vigilanza e gli Enti di controllo e certificazione 6. Gestione degli adempimenti in materia di salute e sicurezza sul lavoro 7. Gestione dei sistemi informativi 17

20 8. Gestione delle liberalità 9. Gestione degli adempimenti in materia ambientale 10. Gestione contabile e adempimenti previsti per la predisposizione del bilancio Aree a rischio della gestione Universitaria 11. Gestione di finanziamenti (nell ambito dell attività di ricerca e formazione) 12. Gestione della proprietà intellettuale e degli "spin off" 13. Gestione dell area Didattica Aree a gestione della gestione Speciale del Policlinico 14. Gestione delle tariffe regionali per prestazioni accreditate Servizio Sanitario Nazionale - S.S.N. 15. Gestione delle liste d attesa La successiva fase di gap analysis è focalizzata sulla rilevazione e analisi dei presidi organizzativi e di controllo posti in essere dall UCSC nelle aree a rischio individuate, con la finalità di valutare la loro capacità di prevenire ovvero individuare situazioni di rischio e, in presenza di punti di debolezza, di proporre le necessarie azioni di miglioramento. Particolare attenzione in questa fase è posta ai principi generali di un adeguato sistema di controllo interno, e in particolare: alla verificabilità e documentabilità di ogni operazione rilevante (sia con riferimento al processo decisorio sia con riferimento all effettiva esecuzione dei controlli ritenuti rilevanti ai fini della prevenzione dei rischi individuati); al rispetto del principio di separazione delle funzioni. I principi comportamentali e di controllo rilevanti per il presidio delle aree a rischio individuate sono descritti nelle specifiche Parti Speciali alle quali si fa sin d ora espresso rinvio. L esito delle rilevazioni e valutazioni condotte è formalmente documentato e condiviso con i referenti delle strutture dell UCSC. La documentazione prodotta è conservata a cura della Direzione Sistema Organizzativo, Innovazione e Progetti Speciali. La documentazione prodotta è conservata a cura della suddetta Direzione ed è sempre disponibile per la consultazione all Organismo di Vigilanza, ai membri del Consiglio di Amministrazione e a tutti i Direttori. 18

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