Microsoft Client Transformation Program. Business Case - IDC Analysis

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1 Microsoft Client Transformation Program Business Case - IDC Analysis 1

2 Analisi tratta da uno studio pubblicato da IDC

3 Perché aggiornare Windows XP oggi? Evoluzione/Innovazione. Nuove Funzionalità non disponibili. Funzionalità che non esistevano o non erano sufficientemente mature, che non sono sfruttate da Windows XP: Wi-Fi e Bluetooth integrati, porte USB più veloci, monitor ad alta risoluzione, capacità di schermo tattile, inoltre la maggior parte dei computer viene messa in vendita con 4 GB di memoria, che un tipico SO Windows XP a 32 bit non è in grado di sfruttare. Un'installazione a 64 bit di Windows 7 permette di sfruttare a pieno questa memoria. End of Life support. L'assistenza estesa di Windows XP SP3 è cessata l 8 aprile 2014, significa la fine degli aggiornamenti di sicurezza, dell'assistenza pagata sotto l'accordo "hotfix" ed i servizi di assistenza saranno a pagamento per incidenti. Problemi di conformità. In alcuni settori economici, una serie di requisiti normativi impongono che il software venga gestito e continuamente aggiornato con patch e soluzioni. La fine dell'assistenza estesa per Windows XP implica che le aziende potrebbero trovarsi in uno scenario di non conformità. 3

4 Perché aggiornare Windows XP oggi? Costi operativi inferiori. La stima dei costi di assistenza di Windows XP viene messa a confronto con quelli relativi ai servizi di assistenza per una soluzione più moderna. In sintesi, la tecnologia più obsoleta ha un costo di manutenzione più elevato. Il tutto diventa più accentuato quando le aziende utilizzano gli stessi PC per lunghi periodi di tempo (oltre il tipico ciclo di vita di 3-4 anni). Benefici "soft". Il fenomeno della cosiddetta "IT Consumerization" ha offerto agli utenti finali maggiore capacità di influenza, consentendo loro di avere voce in capitolo in sede di decisioni IT aziendali. La maggior parte degli utenti, ha certamente avuto esperienze con le interfacce utente moderne, si tratti di Windows 7 o di uno dei numerosi sofisticati dispositivi smart e tablet che proliferano sul mercato. L'impegno del dipartimento IT nell'ottimizzare la produttività degli utenti aumenta sempre di più, supportandoli nello svolgimento del proprio lavoro con strumenti moderni, che migliorano la produttività ed eliminano lo spreco di tempo dovuto a scarse prestazioni della vecchia tecnologia, inutili interruzioni delle applicazioni e riavvii dei sistemi operativi. 4

5 Lo studio di IDC ha dimostrato che per computer di 5 anni di età, dotati di Windows XP, i costi annui di produttività dell'utente per ogni PC sono quasi raddoppiati. L'analisi a cura di IDC mostra che fornire assistenza a installazioni Windows XP più obsolete, confrontate con soluzioni moderne basate su Windows 7, opprime le aziende con costi di gran lunga più elevati I costi annui di manodopera per ogni PC sono balzati da 451$ nel secondo anno a 766$ nel quinto. I maggiori costi sono attribuibili a una serie di problemi, non tutti direttamente imputabili al sistema operativo, ma frequenti nelle soluzioni più datate, che hanno richiesto risorse IT e attività di supporto da parte dell'help desk. I costi di produttività, con XP aumentano e passano da 177 $ nel secondo anno a 324 $ nel quinto. Il costo annuale per PC per Windows XP è 870 $, mentre un'installazione Windows 7 con caratteristiche analoghe costa 168 $ per PC all'anno. Un aggravio di 701 $ per PC all'anno tra costi IT e costi attribuibili all'utente finale 5

6 Ipotesi su cui IDC basa i calcoli sul ROI (Return on Investment) I valori temporali sono moltiplicati per il costo per impiegato per quantificare l'efficienza e i risparmi di produttività. I valori d'inattività sono il prodotto della riduzione delle ore di fermo moltiplicato per il numero di utenti interessati e per la relativa ora/uomo. Poiché non ogni ora di inattività equivale a un'ora perduta di produttività, IDC chiede specificamente l'impatto percentuale di un'ora d'inattività e attribuisce una frazione del risultato orario al risparmio economico. Tutte le soluzioni IT richiedono un periodo di implementazione nelle aziende, durante il quale non è possibile misurare tutti i benefici di una soluzione. Per cogliere questa dinamica, IDC ripartisce proporzionalmente i benefici su base mensile in base alla durata media dell'implementazione. Il valore netto attuale (NPV, Net Present Value) del risparmio sui tre anni viene calcolato sottraendo l'investimento scontato dal beneficio scontato in entrambi i casi sui tre anni. IDC usa un tasso di sconto stimato per conteggiare le spese potenziali sostenute in questa parte dell'implementazione e l'interesse sull'investimento. Le aziende usano il costo del capitale maggiorato di alcuni fattori di rischio. 6

7 Case analizzato Circa dipendenti 68 addetti nel dipartimento IT. 14 specialisti dell'assistenza PC. Profilazione Utente il 90% degli utenti finali rientra nella categoria di lavoratori d'ufficio. il 7% è classificato come utenti in mobilità, compresi i manager e forza vendita. il 3% è classificato come personale che lavora da casa. Profilazione Hardware il 54% è costituito da desktop. il 39% è costituito da laptop. Il 7% è composto da altri dispositivi, tablet e smart pc Profilazione Oltre il 90% dei dispositivi in uso nel gruppo di studio adotta Windows Il 65% Windows 7 ed il 35% Windows XP. Per quattro aziende, Windows 7 era usato sul 100% dei propri PC Windows, mentre due organizzazioni presentavano oltre il 93% di installato con Windows XP. Software 7

8 Motivazioni che «spingono» verso la migrazione a Windows 7/8 Preoccupazioni legate all'assistenza: "eravamo preoccupati che per XP non sarebbe più stato possibile ricevere assistenza" Benefici di stabilità: "creare la piattaforma più stabile per rendere la mobilità fuori sede molto più facile di quanto non sarebbe stato possibile con XP" Standardizzazione: "volevamo standardizzarci su un unico sistema operativo" Caratteristiche di Windows 7: "la sicurezza è assai migliore", "velocità, affidabilità, flessibilità, facilità d'uso", "possibilità di virtualizzare le applicazioni", "possibilità di usare DirectAccess al posto delle applicazioni VPN" 8

9 Motivazioni che «spingono» a rimanere su Windows XP Stabilità: "Windows XP è un sistema operativo relativamente stabile, la gente è contenta, riesce a svolgere il proprio lavoro... nessun bisogno impellente [di migrare]" Hardware installato: "ci occorre hardware nuovo; queste macchine non supportano Windows 7" Compatibilità: "temiamo che le nostre applicazioni non siano compatibili 9

10 Il costo per l azienda di gestione di Windows XP Quando i sistemi superano il limite dei 3-3,2 anni di età, i costi crescono del 25% durante il quarto anno di possesso e di un altro 29% nel corso del quinto. I costi di produttività utente soffrono anch'essi, con un balzo del 23% nel quarto anno e di un 40% nel quinto. Confrontando il quinto anno direttamente con il secondo si può osservare come i costi di lavoro IT combinati con quelli della produttività utente siano cresciuti del 73% 10

11 Costi in termini di tempo IT (1/2) Aspetti da considerare: L'impatto di misurazione della produttività IT, in termini di ore per PC all'anno, e l entità del cambiamento che consentirebbe il passaggio a Windows 7. La sola gestione delle patch costituisce il 49% dell'investimento in attività operativa richiesta per continuare a supportare un ambiente Windows XP. Passare a Windows 7 riduce dell'82% il tempo investito nella gestione delle patch. Windows XP richiede oltre cinque volte più ore all'anno per PC per la gestione delle patch rispetto a Windows 7. L attività operativa necessario alla gestione del PC si riduce del 70% in termini di ore PC l'anno per le aziende che decidono di sostituire i loro 11 sistemi Windows XP con Windows 7

12 Costi in termini di tempo IT (2/2) Impatto del tempo di fermo e la risposta ai problemi che compromettono il PC e richiedono l'intervento IT per il ripristino del sistema: L'intervento del servizio di assistenza, equivale al 58% del tempo relativo all'inattività, passato nel prestare assistenza a Windows XP. 35% del tempo totale dedicato dal personale IT all'assistenza a Windows XP è relativo alla soluzione dei problemi legati ai tempi di fermo. Questi parametri di misura si possono ridurre del 79-84% passando a Windows 7. Costo di Assistenza per ogni 230 PC Manutenzione Windows XP, occorre l'equivalente di una risorsa extra a tempo pieno (40 ore alla settimana) Manutenzione Windows 7 libera un ugual numero di ore. Viene liberato l'equivalente, in termini di tempo, di un dipendente a tempo pieno, che può essere assegnato ad altri progetti che apportano valore all'azienda Tutte le attività IT richiedono 11,3 ore del tempo dedicato a ogni PC XP all'anno. Clienti che sono passati a Windows 7 sostengono costi assai inferiori, ovvero 2,3 ore per ogni PC all'anno per la loro manutenzione. Il costo di rimanere con Windows XP è rappresentato dal consumo di 9 ore extra per PC all'anno. 12

13 Costi in termini di tempo per l'utente finale Impatto dei problemi sugli utenti finali. Qualunque utente finale conosce bene la frustrazione di un sistema con prestazioni limitate, a causa dell'infezione di un virus, per l'instabilità che cresce con l'andar del tempo o per un problema accidentale dovuto a utenti che manipolano maldestramente impostazioni e configurazioni del sistema. A prescindere dalla causa, il risultato non cambia: utenti incapaci di svolgere il proprio lavoro e squadra IT chiamata al soccorso. La tabella evidenzia le aree di costo che riguardano gli utenti finali. Una delle due aree chiave che più affliggono gli utenti finali è il tempo trascorso in attesa della risposta dal servizio di assistenza e dell'intervento che risolve il problema. Questa area da sola spiega oltre la metà del tempo produttivo annuo perso dagli utenti che lavorano su un PC con Windows XP. L'altra area è quella del tempo dedicato ai riavvii, che equivale al 28% delle ore PC/anno perse dagli utenti finali. Complessivamente queste due aree contano per l'80% del tempo perso dagli utenti Con Windows 7, il tempo perso per i riavvii è praticamente eliminato (riduzione del 94%). Windows 7 tende a essere più stabile e meno incline a rischi, si riduce drasticamente il tempo perso in attesa di risposta dal servizio di assistenza, in quanto l'assistenza richiesta risulta inferiore a un ora per PC l'anno per gli utenti finali. Complessivamente la produttività degli utenti viene fortemente ottimizzata da Windows 7, mentre gli utenti Windows XP sono gravati di 13 7,8 ore di tempo perso all'anno, in confronto ai colleghi che usano Windows 7

14 Indicatori chiave del rendimento Indicatori chiave di rendimento, che interessano i reparti IT che si occupano dell'assistenza degli ambienti Windows XP esistenti, in confronto ad alternative basate su Windows 7 14

15 ANALISI DEL ROI (1/2) Il ROI è il rapporto tra il valore netto attuale (NPV, Net Present value) e l'investimento scontato. Il periodo di recupero dell'investimento è il punto in cui i vantaggi cumulativi eguagliano l'investimento iniziale. Questa analisi del ROI offre una visione su un periodo di tre anni nel quale viene ripagato l'investimento per il passaggio da Windows XP a Windows 7. Le aziende: Hanno speso una media di 712 $ (scontato) per PC, per sostituire ogni Windows XP (inclusi hardware e software), Hanno risparmiato di $ (scontato) per PC derivante da minori risorse IT e dalla riduzione della perdita di produttività nel corso dei tre anni. Il periodo di ripagamento per una nuova distribuzione di Windows 7 è calcolato su 12 mesi. La migrazione da Windows XP a Windows 7 produce un ritorno del 137% sull'investimento sui tre anni di analisi. 15

16 ANALISI DEL ROI (2/2) L'investimento iniziale include i costi medi totali per un PC con tutte le installazioni Windows 7, bilanciate dai costi associati alla sostituzione dei PC come parte del ciclo medio di sostituzione (3,4 anni). I vantaggi annuali derivano dalla minore manodopera IT per assistenza e dal minore calo di produttività. 16

17 Questo studio ha dimostrato che per computer di 5 anni di età, dotati di Windows XP, i costi annui di produttività dell'utente per ogni PC sono quasi raddoppiati. L'analisi a cura di IDC mostra che fornire assistenza a installazioni Windows XP più obsolete, confrontate con soluzioni moderne basate su Windows 7, opprime le aziende con costi di gran lunga più elevati 4 Aziende: 2 aziende con 100% Windows 7 adoption 2 aziende con il 93% di installato Windows XP. Dipendenti: addetti nel dipartimento IT. 14 specialisti dell'assistenza PC. Profilazione Utente: il 90% degli utenti finali rientra nella categoria di lavoratori d'ufficio. il 7% è classificato come utenti in mobilità, inclusi manager e forza vendita. il 3% è classificato come personale che lavora da casa. Profilazione Hardware: il 54% è costituito da desktop. il 39% è costituito da laptop. Il 7% è composto da altri dispositivi, tablet e smart pc. 17 Con Windows 7, il tempo perso per i riavvii è praticamente eliminato (riduzione del 94%). Windows 7 è più stabile, l'assistenza richiesta risulta inferiore a un ora per PC l'anno per ogni utente finale. Incremento produttività, gli utenti Windows XP sono gravati di 7,8 ore di tempo perso all'anno, mentre i colleghi che usano Windows 7, spendono 2,3 ore per ogni PC all'anno per la loro manutenzione: Saving di 5,5 ore per PC per anno. Spesa media di 712 $ (scontato) per PC, per sostituire ogni Windows XP (inclusi hardware e software), Risparmiato di $ (scontato) per PC derivante da minori risorse IT e dalla riduzione della perdita di produttività nel corso dei tre anni. Payback period per una nuova distribuzione di Windows 7 è calcolato su 12 mesi. La migrazione verso Windows 7 produce un ritorno del 137% sull'investimento sui tre anni di analisi.

18 Sfide e Opportunità Sfida: occorre denaro per risparmiare denaro. Perché le aziende diano il via a un ciclo di aggiornamenti per la migrazione da Windows XP a Windows 7, occorre fiducia e impegno nel sostenere un investimento (Capex) con la consapevolezza che vi saranno costi operativi (Opex) ridotti a fronte dell investimento iniziale. Lo studio presenta benefici evidenti e un ROI quantificabile, tuttavia per molte aziende gli investimenti (Capex) sono molto più semplici da identificare e quantificare di quanto non sia la riduzione dei costi operativi. Sfida: possibili problemi di compatibilità. Lo studio valuta specificamente i vantaggi offerti dal passaggio da Windows XP a Windows 7. Tuttavia il processo di aggiornamento potrebbe richiedere l aggiornamento delle applicazioni (o almeno l'attenuazione dei relativi problemi di compatibilità). Opportunità: la riduzione dei costi rimane per sempre. Una volta completato un aggiornamento e dopo aver ridotto i costi operativi, i vantaggi derivanti dai minori costi operativi continuano ad accumularsi nel futuro senza ulteriori investimenti diretti. Opportunità: importanti premesse per il futuro. Fare un passo verso Windows 7, in questo momento, significa per le aziende porre le premesse per puntare su Windows 8 con i nuovi dispositivi hardware che sfruttano appieno l'interfaccia utente Windows 8 Metro. Con il passar del tempo emergono motivi che possono giustificare la migrazione da Windows 7 a Windows 8; al momento tutte le indicazioni sembrano suggerire che il passaggio da Windows 7 a Windows 8 sarà indolore tanto per le applicazioni quanto per le componenti hardware. Opportunità: standardizzazione. La possibilità di portare tutti i PC verso un sistema operativo unico e moderno è un elemento che gratifica gli utenti e i professionisti IT, oltre ad offrire l opportunità di sfruttare applicazioni innovative, migliorare la gestione e ridurre i rischi che compromettono la sicurezza, grazie a caratteristiche come il controllo dell account utente, Internet Explorer 9, AppLocker, BitLocker e altre funzioni studiate appositamente per ottimizzare la sicurezza globale. 18

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