Progetto di reingegnerizzazione degli Uffici Recupero Crediti dei Tribunali Ordinari e delle Corti di Appello

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1 Tribunale Ordinario di Firenze Progetto di reingegnerizzazione degli Uffici Recupero Crediti dei Tribunali Ordinari e delle Corti di Appello Responsabile Stage: Cancelliere Cosimo Infantino Stagiste: Emanuela Bruschi Stefania Pagliaro Valentina Pedroni Firenze, Maggio

2 I n t r o d u z i o n e Il presente lavoro di reingegnerizzazione nasce nell ambito del progetto formativo su cui si basa la convenzione tra l Università di Firenze ed il locale Tribunale Ordinario. Il tutor aziendale, il Cancelliere Cosimo Infantino, avendo fra l altro, il compito di effettuare studi di fattibilità e proporre alla dirigenza del Tribunale di Firenze le misure di innovazione organizzative relative alla pianificazione dei metodi di lavoro e delle risorse attribuite alle singole strutture organizzative, nonché la progettazione di programmi di intervento e di reingegnerizzazione dei servizi, ha proposto alle scriventi di coadiuvarlo nelle predette attività di analisi e reingegnerizzazione. L ufficio che è stato individuato per il suddetto lavoro di analisi dal Dirigente del Tribunale di Firenze, la Dott.ssa Rosalia Scalera, è l Ufficio Recupero Crediti. Il progetto è stato scisso in due fasi, di cui la prima relativa all adempimento spontaneo e la seconda alla procedura di iscrizione a ruolo, ed è stato sviluppato in modo da prendere in esame tutte le vicende del credito, dalla sua nascita alla sua estinzione. Dall analisi dell intera attuale organizzazione, sono emerse tre principali criticità: 1. il mancato monitoraggio delle spese di giustizia anticipate e di quelle recuperate; 2. la mancata informatizzazione del servizio; 3. la mancata interazione fra l URC ed il Concessionario per la Riscossione (CERIT). Per quanto concerne il secondo problema, in fase di analisi, è emerso che il Ministero sta già intervenendo, mettendo a disposizione di alcuni uffici pilota un programma informatizzato denominato SIAM, per tanto le scriventi, d accordo con il tutor, hanno focalizzato l interesse sulla parte relativa alla prima e alla terza criticità. Questo lavoro cerca infatti, una volta analizzato lo stato attuale delle cose, di proporre soluzioni funzionali ad un efficace monitoraggio del recupero delle spese di giustizia dal momento che, attualmente, la scarsa comunicazione esistente fra Ufficio Spese di Giustizia di Tribunale e Procura e 2

3 l Ufficio Recupero Crediti (URC), genera l impossibilità di controllare che quanto anticipato sia effettivamente riscosso. In sostanza, quindi, il nostro lavoro tende a creare nuovi processi che limitino la perdita di denaro pubblico derivante dall incompleta e parziale riscossione delle somme anticipate per le spese di giustizia, e che devono essere rimborsate dal condannato. Non recuperare quanto anticipato significa perdere denaro pubblico con una spesa che ricade sull intera collettività, ed è a questo problema che abbiamo voluto dare un ruolo di primo piano ed un efficace soluzione. Questa considerazione ci porta a mettere in luce la terza criticità e cioè quella riguardante la scarsa interazione fra URC e Concessionario per la riscossione: anche in questo caso, infatti, riteniamo che il mancato controllo del primo sull operato del secondo porti, in ultima analisi, ad una perdita economica. Il Concessionario, per Legge, ha degli obblighi a cui deve attenersi, tutti finalizzati a recuperare i crediti per conto dell ente creditore, nel nostro caso del Tribunale. Ora, dal momento che il Concessionario percepisce degli aggi per lo svolgimento di questo importantissimo lavoro, è altrettanto importante che, qualora non metta in moto tutte le procedure necessarie per recuperare i crediti così come la Legge gli prescrive, scattino a suo carico segnalazioni da parte dell URC e, ove possibile, delle sanzioni. Avendo riscontrato che, nella realtà dei fatti, le inadempienze del Concessionario si manifestano con frequenza, riteniamo opportuno proporre un sistema per il quale il Concessionario sia incentivato ad assolvere i suoi doveri a pieno e in cui l URC, in veste di Ente Creditore, controlli costantemente e regolarmente il suo operato per segnalare all Agenzia delle Entrate le inadempienze o le irregolarità rinvenute. È dunque nell interesse di tutti prendere visione di questo progetto di reingegnerizzazione che, partendo dall analisi di un solo ufficio interno al Tribunale, sviscera in realtà una problematica ben più profonda, vale a dire la perdita di denaro pubblico a causa dello scarso e assolutamente parziale recupero delle spese anticipate per la giustizia. Si tratta, inoltre, di vincere la scarsa motivazione delle moltissime persone che lavorano per il recupero dei crediti del Tribunale, che vedono sempre più come un lontano traguardo il recupero di queste spese, e di migliorare, rendendolo più produttivo, il loro lavoro. 3

4 Si tratta di risparmiare denaro in termini di tempo - lavoro, creando dinamiche nuove e semplici che consentano di fare in minor tempo ed in modo più sicuro quello che, attualmente, viene fatto in modo assai lento e con molte incertezze. Si tratta, infine, di recuperare il denaro appartenente alla collettività per mezzo di un processo sicuro, efficiente ma, soprattutto, efficace. Questi sono i vantaggi offerti dal nostro progetto di reingegnerizzazione. Emanuela Bruschi Stefania Pagliaro Valentina Pedroni 4

5 A t t u a l e o r g a n i z z a z i o n e d e l l U f f i c i o Re c u p e r o C r e d i t i Schema 1: La fase della quantificazione dei crediti e dell invio dell avviso bonario Sentenza passata in giudicato CANCELLERIE FASCICOLO Processuale comprensivo di foglio notizie UFFICIO RECUPERO CREDITI Fase 1 Fase di suddivisione e classificazione dei fascicoli per: Ordine provenienza (es: dal Gip o Registro generale, ecc) Ordine cronologico Ordine di priorità Fase 2 Fase di quantificazione del credito Fase 3 Assegnazione del numero di c.p. + compilazione ed invio dell avviso bonario 5

6 a) Fase di suddivisione e classificazione dei fascicoli In questa prima fase del lavoro, l Ufficio Recupero Crediti provvede ad esaminare i fascicoli provenienti dalle varie cancellerie (possono infatti provenire dal GIP, o dal Registro Generale) attribuendo loro un ordine di priorità in base al tempo di prescrizione (ad esempio in caso di multa o ammenda che si prescrivono, rispettivamente, in 10 e 5 anni). Inoltre provvede a suddividerli in base al tipo di fascicolo di cui si tratta (ad esempio un trattamento a parte meritano i fascicoli delle remissioni di querela). Ne deriva che, per svolgere questa prima selezione, sono necessari due fattori: 1. tempo necessario alla valutazione dei fascicoli; 2. spazio fisico adibito alla loro conservazione. Dal punto di vista delle criticità derivanti da questi due fattori, senza dubbio la più rilevante è quella inerente la mancanza dello spazio necessario alla collocazione dei fascicoli. Nell Ufficio da noi esaminato abbiamo rilevato, infatti, che i fascicoli sono conservati, causa forza maggiore, nei luoghi più disparati, spesso lontani fra loro e difficilmente accessibili, nonché collocati in luoghi adibiti anche al transito degli utenti (tipo corridoi adiacenti gli uffici). Questo comporta una duplice conseguenza: 1. Scarsa tutela della privacy. 2. Scarsa sicurezza dei dati contenuti nel fascicolo e del fascicolo stesso. 3. Impiego di tempo aggiuntivo in caso di ricerca dei fascicoli. La soluzione a questa problematica potrebbe dunque essere la creazione di uno spazio idoneo (il cui accesso sia riservato ai soli impiegati) alla conservazione dei fascicoli, che potrebbero essere, così, collocati secondo una logica spazio/temporale che ne garantirebbe anche una migliore accessibilità. 6

7 FASCICOLI Selezione per tipo di fascicolo CAUSA: Carenza di spazio e di luoghi idonei alla conservazione dei documenti CRITICITA : Archiviazione difficoltosa e poco efficiente SOLUZIONE: Creazione di uno spazio idoneo alla conservazione dei fascicoli che consenta una migliore accessibilità e una più razionale conservazione dei documenti. b) Fase di quantificazione del credito. La seconda fase del lavoro svolto dall ufficio recupero crediti è quella inerente la quantificazione dell importo da recuperare: il funzionario addetto all'ufficio ricava le spese dagli atti, dai registri, da norme (per alcune spese forfettizzate penali) e, naturalmente, dal provvedimento giudiziario, se si tratta di pene e sanzioni. (Si veda l art. 211 del TU, D.P.R. 30/5/2002, n. 115 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di spese di giustizia). Già in questa prima fase, è rinvenibile una criticità derivante dall inosservanza, in termini pratici dei dettami del D.P.R. n. 115/2002 per il quale all atto del passaggio in giudicato della sentenza, se c è titolo per il recupero, copia conforme del sottofascicolo relativo al foglio notizie e copia della sentenza devono essere trasmessi all ufficio riscossione. Abbiamo constatato, tramite interviste alle impiegate dell URC addetti alla quantificazione del credito e all assegnazione del numero di campione, che al loro ufficio perviene l intero fascicolo processuale dell imputato tenuto al pagamento e non la sola copia della sentenza allegata al foglio notizie. La mancata selezione a monte, prevista dal 7

8 decreto, del materiale che perviene all Ufficio di quantificazione porta a due considerazioni: 1. Si creano problemi di spazio e di tempo di lavoro da parte del personale in quanto è necessario sia smistare, valutare, leggere e selezionare un grande quantitativo di documenti interni al fascicolo, che accatastare letteralmente fascicoli assai voluminosi che intralciano il lavoro interno all Ufficio. 2. D altra parte è vero che il problema sta a monte e cioè nella mancata o incompleta compilazione, da parte delle singole cancellerie e della Procura, di un esaustivo foglio notizie. Le impiegate dell Ufficio di quantificazione hanno infatti sottolineato che, se l arrivo del fascicolo completo di tutti i fogli processuali non è né conforme ai dettami del DPR né tantomeno conveniente in termini di economicità spazio-temporale, è altresì innegabile che senza il fascicolo completo sarebbe per loro impossibile quantificare con esattezza il credito, proprio a causa dell inaffidabilità dei fogli notizie che pervengono loro. b.1) Il foglio notizie e le sua criticità. Nel Testo unico, all articolo 280, sono riportate le voci di spese, che sono anticipate dall'erario e quali dai privati e quali, tra quelle pagate dall'erario, sono ripetibili e quali no, quali sono prenotate a debito e quando, e nei confronti di chi, sono recuperabili. Le disposizioni del TU prevedono registri distinti per l annotazione delle spese anticipate dall erario e delle spese prenotate a debito (art. 162 TU). Solo nel foglio notizie entrambe le tipologie di spesa vengono annotate insieme, al fine di tenere le spese sotto continuo controllo e consentire, alla fine del procedimento, l eventuale riversamento dei crediti maturati nel registro predisposto al recupero. L omessa o incompleta annotazione sul foglio notizie, cosa che purtroppo avviene nella realtà, comporta, dunque, l impossibilità di rilevare la spesa ai fini del successivo recupero in modo certo e immediato facendo sì che l Ufficio di quantificazione debba 8

9 procedere ad un controllo di tutti i documenti interni al fascicolo per calcolare in modo esatto l ammontare del credito. A tal proposito è importante prendere in considerazione la circolare n. 9/03 al punto 6, lett.d la quale richiede di individuare, con atto formale, in ogni sezione civile e penale, uno o più funzionari addetti alla tenuta del foglio notizie i quali, a loro volta, dovranno curare l annotazione delle spese ed espletare il successivo controllo ai fini del recupero. La stessa circolare pone a carico del medesimo funzionario addetto l incombenza della chiusura del foglio notizie al termine di ogni fase processuale, con sottoscrizione che costituisce assunzione di responsabilità. Inoltre la circolare dispone che l omessa o incompleta annotazione sul foglio notizie comporterà l impossibilità di rilevare la spesa ai fini del successivo recupero e ne determinerà la mancata riscossione, con conseguenti responsabilità anche di carattere contabile. Da un siffatto quadro normativo emerge con chiarezza che le fasi di annotazione relative al foglio notizie e alla sua chiusura, sono estranee all Ufficio R.C. o, quantomeno, non certo di sua competenza. È di competenza, invece, dell Ufficio R.C. l obbligo di segnalare errori e/o omissioni che risultino evidenti dall esame del sottofascicolo relativo al foglio notizie, nel quale la Circolare 9/2003 del Dip. Affari Giustizia (punto 6, lett.a) stabilisce che debbano essere inserite le copie dei modelli di pagamento emessi dagli Uffici spese di Giustizia. Ad oggi, non essendo stati nominati i responsabili nelle singole cancellerie penali, i fogli notizie, non risultano redatti in modo completo e corretto. Arrivano, infatti, all URC enormi fascicoli contenenti l intera documentazione, necessaria, peraltro, al controllo delle spese da recuperare che, nonostante la legge, continua ad essere proprio a carico di questo Ufficio. La soluzione da noi proposta vuole addivenire ad una soluzione non soltanto in questo caso specifico, bensì si propone di creare un nuovo processo che risolva sia il problema del mancato riscontro fra spese anticipate e spese recuperate, che quello della corretta compilazione del foglio notizie. A nostro avviso sarebbe ottimale creare un sistema per il quale l Ufficio Spese di Giustizia del Tribunale e quello della Procura 9

10 della Repubblica inseriscano in un proprio database le spese, i mandati di pagamento e compilino sullo stesso database il foglio notizie informatizzato. A tale database deve essere dato accesso per visualizzazione e stampa all URC il quale, così facendo, può visualizzare e stampare egli stesso i fogli notizie creandosi: 1- fogli notizie con relativi mandati di pagamento e 2- sottofascicoli. Inoltre, l URC dovrebbe ricevere via mail in tempo reale dall Ufficio Deposito Sentenze (UDS), le scannerizzazzazioni delle sentenze passate in giudicato che l UDS dovrebbe avere previamente passato allo scanner e inserito in una apposita banca dati. L UDS dovrebbe inoltre disporre di un Registro delle Spese Prenotate a debito informatizzato (Modello 2/A/SG) ed inserire, qualora la sentenza lo preveda, i relativi dati anche su tale registro a cui l URC dovrebbe avere accesso come per i database di USGT e USGP. Così facendo, qualora dalla stampa dei fogli notizie l URC riscontrasse l esistenza di spese prenotate a debito, potrebbe accedere al 2/A/SG e stampare anche i dati relativi. Questa soluzione sarebbe ideale: gli Uffici vedrebbero ripartite in modo diverso le loro competenze e, in particolar modo, l URC si vedrebbe attribuire in via definitiva un compito che comunque, per la mancata funzionalità del sistema attuale, attualmente svolge nonostante la Legge preveda diversamente. In più evidenziamo i numerosi vantaggi che si potrebbero ottenere: in termini di tempo di lavoro, dal momento che, eliminando la comunicazione cartacea fra gli Uffici ed utilizzando la rete informatica, non occorre più attendere il trasferimento fisico dei faldoni né, tantomeno compilare un foglio notizie che si compilerebbe automaticamente con l inserimento delle voci di spesa. 10

11 di spazio per la conservazione dei fascicoli, in quanto non giungerebbe più all URC l intero faldone necessario alla compilazione e al controllo del foglio notizie. in termini di sicurezza nell inserimento dei dati (essendo sufficiente inserire le spese per una automatica compilazione del foglio notizie) e del loro trasferimento, non correndo più il rischio che alcuni fogli inseriti nel faldone vadano persi. Ci sarebbe la certezza che si richieda al debitore l intera somma anticipata, essendo assai improbabile che con una automatica compilazione e successiva stampa del foglio notizie, le voci di spesa non risultano o non pervengano all URC. c) Assegnazione del numero di campione penale; compilazione ed invio dell Invito al pagamento. Quantificato e caricato sul registro il credito, si procede alla creazione di un fascicolo di carico con registro 3SG, relativo al debitore al fine di attribuirgli un numero di campione (numero/anno di riferimento). Sulla cartella devono essere annotati anche: la data e il numero della sentenza, la data del passaggio in giudicato, il tipo di reato, la pena, gli estremi del debitore, il procedimento, le spese anticipate e le spese fisse, e altre voci eventuali. All interno di questa cartella vengono inseriti la copia autentica della sentenza ed il foglio notizie. Successivamente l impiegato addetto è tenuto a trascrivere sul Registro dei crediti da recuperare e delle successive vicende del credito (Modello 3/SG) gli stessi dati appena trascritti sulla cartella ai sensi dell articolo 161, lettera c del TU. Tale registro costituisce, un innovazione rispetto alla normativa pre-vigente dell introduzione del TU D del 2002: infatti permette di avere uniformità nella procedura di annotazione delle spese nel processo civile e penale, ed ha l effetto di non diversificare più la riscossione tra l uno e 11

12 l altro giudizio. I presupposti del recupero infatti sono, in entrambi i casi, la certezza e l esigibilità del credito. Le spese prenotate devono, quindi, essere scritte secondo un mero ordine cronologico, assegnando ad ogni voce di spesa di natura diversa un autonomo e progressivo numero di registro. Questa struttura di registro è stata ideata in vista di una prossima informatizzazione della procedura di riscossione e del registro stesso. Tuttavia, al di là delle prospettive future previste dal DPR 115/2002, allo stato attuale delle cose, gli addetti alla compilazione del registro incorrono in difficoltà pratiche derivanti dalla ingente mole del registro cartaceo. Nel caso da noi esaminato, gli impiegati ritengono che, il vantaggio del registro cartaceo risiede nella visualizzazione completa ed immediata dei dati. Ma, se questo è un vantaggio, è anche vero che si incontrano, al momento della compilazione due difficoltà: 1. Considerevole perdita di tempo dovuta dal fatto che l addetto, dopo la compilazione della cartella, deve nuovamente inserire gli stessi dati nel suddetto registro per poi, successivamente, reinserirli su pc per la stampa dell avviso bonario (gli stessi dati vengono immessi tre volte). 2. Scarsa maneggevolezza e praticità nell uso e nell archiviazione del registro, date le dimensioni dello stesso. La soluzione informatizzata, consentirebbe non solo di risolvere entrambi i problemi, ma anche di ottenere un ulteriore vantaggio, quale quello della fruibilità e della continua condivisione dei dati da parte di tutti gli impiegati dell ufficio. SOLUZIONE: Immissione dei dati CAUSA: dettami del TU e conseguente impossibilità, almeno al momento, di informatizzare il processo CRITICITA : Perdita di tempo a causa di inserimento degli stessi dati per: 1- Compilazione cartella 2- Compilazione registro 3- Immissione dati su pc per stampa avviso. Scarsa maneggevolezza e difficoltà di archiviazione. Informatizzazione dell intero sistema ovvero creazione di un database i cui vantaggi risiedono in: Fusione delle fasi 2 e 3 che permetta di utilizzare i dati immessi nel registro informatizzato anche per la stampa dell avviso. Maggiore praticità nella consultazione e nella condivisione nonché nella archiviazione dei dati. CONDIZIONE DI ATTUAZIONE: Tribunale di Firenze Fornitura Progetto da reingegnerizzazione parte del Ministero Ufficio dei mezzi Recupero informatici Crediti che permettano la 12 gestione informatizzata dell intera procedura.

13 L attività di riscossione delle partite di credito iscritte nel Registro dei crediti da recuperare delle successive vicende del credito, inizia con l invito al pagamento stampato in duplice copia dall ufficio suddetto. L ufficiale giudiziario deve consegnare a mano per i debitori residenti nel territorio di Firenze o per mezzo A.R. negli altri casi, l avviso bonario (completo di Fac simile F23). Il debitore deve poi procedere al pagamento, in un termine di trenta giorni, con l obbligo di consegnare il modello F23 entro 10 giorni. L ufficio recupero crediti deve avere l originale dell avviso con la relata di notifica per procedere all eventuale iscrizione a ruolo, ove il debitore non proceda al pagamento, oppure quando non consegni l originale F23. Altrimenti, qualora il debitore abbia pagato e consegnato certificazione di pagamento, l Ufficio procede alla chiusura della partita di credito. Questa fase di notifica è essenziale in quanto, per l eventuale iscrizione a ruolo, è indispensabile la data di notifica: proprio per questo motivo, la riconsegna da parte dell ufficiale giudiziario della copia dell originale notificato (solitamente per posta) all Ufficio recupero crediti è di estrema importanza. Schema 2: Attuale processo di notifica dell avviso bonario. Fax simile F23 + duplice avviso bonario di pagamento Ufficiale giudiziario notifica al debitore l avviso Notifica al debitore UFFICIO RECUPERO CREDITI 13

14 A t t u a l e o r g a n i z z a z i o n e d e l l U f f i c i o R e c u p e r o C r e d i t i Schema 3: La fase successiva alla notifica dell invito bonario Notifica dell avviso PAGAMENTO MANCATO PAGAMENTO Il debitore riconsegna originale F23 che attesta l avvenuto pagamento Il debitore non riconsegna F23 che attesta il pagamento Iscrizione a ruolo Trascrizione dell avvenuto pagamento nel Registro dei crediti (Mod 3SG) Riscossione Non riscossione Rendicontazione tramite riscontro pagamenti con il Concessionario Vedi Schema inesigibilità Compilazione Modello 13, Foglio Complementare per il Casellario Giudiziale + Nota di accompagnamento Fase statistica 14

15 L a p r o c e d u r a i n c a s o d i a v v e n u t o p a g a m e n t o e d i r i c o n s e g n a d e l l F 2 3. a) La riconsegna dell F23 a carico del debitore Il debitore, ricevuto l invito bonario al pagamento, può decidere di estinguere il proprio debito secondo i tempi e le modalità previste. Tuttavia l onere del debitore non si esaurisce nel solo pagamento in quanto è tenuto per l art. 212 del TU, a depositare la ricevuta di versamento entro 10 giorni dall avvenuto pagamento all Ufficio Recupero Crediti. Ne deriva una criticità che si riversa sia sul debitore che sull Ufficio: l obbligo di consegnare la ricevuta di avvenuto pagamento entro dieci giorni all ufficio recupero crediti, infatti, costituisce un ulteriore onere a carico del debitore, il cui credito, qualora non adempia alla consegna, sarà iscritto a ruolo. Egli sarà quindi tenuto a dimostrare la sua adempienza, a causa dell impossibilità da parte dell U.R.C. di fare un controllo preventivo dei pagamenti per mancanza di collegamenti in tempo reale con il Concessionario. Nel caso in cui il debitore abbia pagato il debito ma non abbia consegnato la copia dell F23 all URC questi procede ad iscrivere a ruolo il debitore emettendone relativa cartella esattoriale. Per ottenere l annullamento della cartella, il debitore deve presentare richiesta scritta a mano di discarico della cartella all Ufficio R.C. il quale, a sua volta, deve chiedere per via telematica al CNC o all Agenzia delle entrate (per partite di credito emesse prima del 1999) di procedere allo sgravio della somma iscritta a ruolo. Ciò comporta un lavoro superfluo dell Ufficio R.C. che sarà tenuto a procedere per legge, nonostante l avvenuto pagamento, all iscrizione a ruolo del debitore tutte le volte in cui l F23 non pervenga all ufficio. Questi problemi derivano, in realtà da quanto prescritto dall art. 212 del TU il quale dovrebbe essere modificato non prevedendo più l onere della riconsegna dell F23 a carico del debitore adempiente ma attribuendo esclusivamente allo stesso Concessionario il compito di certificare l avvenuto pagamento. Il Concessionario, secondo la soluzione da noi proposta, dovrebbe Aggiornare in tempo reale un database a cui tutti i Tribunali d Italia possano accedere, e nel quale 15

16 inserisca i dati relativi ai pagamenti non appena questi vengono effettuati. Fatto questo, l URC dovrebbe consultare in tempo reale lo stato della riscossione e delle pendenze, chiudendo le partite di credito dei debitori che hanno pagato con F23, senza che questi debbano riportare la ricevuta di pagamento all Ufficio e senza che corrano il rischio di vedere le proprie partite di credito iscritte a ruolo. La soluzione legislativa avrebbe quindi un valore risolutivo solo nel caso in cui il Concessionario fosse dotato degli strumenti necessari per comunicare in tempo reale gli incassi avvenuti all URC, semplificando così anche le successive fasi statistiche e di rendicontazione. CAUSA 1: Art 212 TU che prevede la riconsegna da parte del debitore della ricevuta di pagamento entro 10 gg. CAUSA 2: Mancanza di controllo da parte dell Ufficio R. C. sul pagamento da parte del debitore CRITICITA : 1 Doppio onere da parte del debitore adempiente 2 Inutile iscrizione a ruolo da parte dell Ufficio R.C. in caso di mancata consegna ricevuta con conseguente procedura di discarico. SOLUZIONE 1 Abrogazione dell art 212 TU perché va in controtendenza rispetto ai principi costituzionali che devono ispirare le Leggi della P.A. Applicazione delle sanzioni a carico del Concessionario inadempiente per far sì che comunichi in tempo reale i pagamenti avvenuti o, quantomeno, si attenga alla Legge e comunichi gli avvenuti pagamenti entro 30 giorni. SOLUZIONE 2: Creazione di un programma che possa essere aggiornato in tempo reale dai responsabili del Concessionario sia per gli avvenuti che per i mancati pagamenti, e a cui possa accedere l Ufficio R.C. mediante password (a garanzia della privacy e della sicurezza dei dati). Al di là della problematica della riconsegna da parte del debitore adempiente dell F23, la procedura, qualora il pagamento abbia luogo, procede con la annotazione dell avvenuto pagamento sul Registro dei Crediti (Modello 3/SG), fase di per sé priva di criticità rilevanti in quanto, anche nell ipotesi di informatizzazione del Registro, la registrazione del pagamento è una 16

17 fase necessaria per chiudere la procedura di riscossione. Fatto questo, l URC procede al controllo dei modelli F23 con la rendicontazione fornita dal Concessionario per definire le partite di credito. b) La rendicontazione dei Modelli di pagamento F23 Successivamente alla soppressione dei servizi autonomi di cassa disposta dal D. Lgs. n. 237/97, con decorrenza dal 1 gennaio 1998, le modalità di pagamento spontaneo dei crediti erariali iscritti nei soppressi registri dei Campioni Civili e Penali, ora Registri Recupero Crediti, è stata disciplinata dal Decreto del Ministero delle Finanze del , il quale, all'art. 5, comma 3, espressamente prevede la funzione della rendicontazione. Questa consiste nella comunicazione da parte del competente Concessionario, "delle informazioni relative alle riscossioni effettuate". Tale previsione normativa è correlata al generale principio dell'obbligo di rendicontazione degli agenti della riscossione, previsto dall'art. 252 del R.D. 23 maggio 1924, Regolamento per l'amministrazione del patrimonio e per la contabilità generale dello Stato. L importanza del processo di rendicontazione sta nel fatto che gli uffici giudiziari non possono considerare definite le partite di credito se le stesse non sono state rendicontate dai competenti concessionari. Non è pertanto possibile procedere alla chiusura delle partite di credito saldate dal debitore solo sulla base delle quietanze di pagamento pervenute all Ufficio R.C. Si generano, in questo modo, molte pendenze: numerosi fascicoli restano aperti in attesa di rendicontazione e non possono essere inseriti in statistica (computati). La criticità deriva da un inadempienza del Concessionario che manda rendicontazione incomplete e/o in ritardo rispetto ai 30 giorni previsti dalla Legge. Se si mettesse in moto il meccanismo sanzionatorio da parte degli URC., civile o penale, previsto dall art. 36 D.Lgs. 112/99, sicuramente il numero di pendenze diminuirebbe a causa del maggior interesse da parte del Concessionario ad inviare rendicontazione complete e nei tempi stabiliti. 17

18 CRITICITA : Rendicontazione incompleta e/o tardiva da parte del Concessionario all Ufficio R.C. CAUSA: Mancata applicazione delle sanzioni previste dall art. 36 D. Lgs. 112/99. SOLUZIONE: Controllo da parte dell Ufficio R.C. sull operato dei Concessionari e attivazione delle sanzioni in caso di inadempienze. CONDIZIONI DI ATTUAZIONE: Immediata e senza costi aggiuntivi. Ogni mese, basterebbe impiegare poche ore nel controllo dei dati inviati dai Concessionari e nella eventuale segnalazione alla Agenzia delle Entrate (Direzione Regionale della Toscana) delle inadempienze. b) Redazione del foglio complementare per il casellario giudiziale Ultimata anche la procedura di rendicontazione, l Ufficio Recupero Crediti è tenuto a compilare il Modello 13 ovvero il foglio complementare per il Casellario Giudiziale in cui devono essere inseriti il numero di campione penale, l anno di riferimento e gli estremi del debitore e della sentenza o del decreto penale. Questa operazione è finalizzata a certificare che il debitore ha soddisfatto la pena pecuniaria con il pagamento di tot euro, e la data in cui è avvenuto. In allegato al modello 13, l Ufficio redige una Nota di accompagnamento di scheda per il Casellario in cui vengono nuovamente riportati i dati inseriti nel Modello 13 al fine della collocazione del modello nel Casellario stesso. La criticità, in questo caso è di entità modesta: attualmente l Ufficio, da noi preso in esame, procede a fotocopiare il modello in bianco riportando a penna l anno di riferimento e la dicitura Tribunale di Firenze sul modello fotocopiato che viene, di volta in volta, riempito nei campi vuoti. Non trattandosi, in effetti, di una vera e propria criticità quanto, piuttosto, di una scarsa praticità del sistema, anche la soluzione è di rapidissima attuazione. Basterebbe, infatti, che l URC fosse abilitato ed autorizzato ad usare il programma che oggi è a disposizione della Casellario giudiziario e a fare le loro iscrizioni di competenza presso questo ufficio dei modelli

19 CAUSA: assenza di un modello elettronico da compilare e stampare CRITICITA DI BASSA ENTITA : Necessità di fotocopiare un modello in bianco e procedere alla compilazione manuale SOLUZIONE INFORMATIZZATA : Utilizzo, della rete e dei programmi già esistenti nel tribunale, per la trasmissione dei Modelli 13 dall Ufficio R. C. al Casellario Giudiziale. Vantaggi in termini di tempo di lavoro, spazio di archiviazione e celerità nella trasmissione dei dati. c) Monitoraggio semestrale e spese di giustizia. Fase statistica. La Direzione Generale della Giustizia Civile, la Direzione Generale della Contabilità e del Bilancio e la Direzione Generale di Statistica richiedono con cadenza semestrale il monitoraggio delle spese di giustizia previste dal DPR 30 maggio 2002 n. 115 ed annotate sui registri istituzionali approvati con Decreto Interministeriale 28/05/2003. Della rilevazione è incaricata la Direzione Generale di Statistica. L'indagine è diretta agli uffici giudiziari per i quali è previsto l'obbligo di tenere i registri istituzionali in base allo svolgimento della relativa funzione. Pertanto ogni ufficio dovrà compilare il modello statistico per quanto di sua competenza. La rilevazione è finalizzata a garantire l'esatta individuazione dell'importo delle voci di spesa sia in materia penale che in materia civile, distinguendo, fra queste, le spese sostenute per il patrocinio a spese dello Stato. Il modello deve essere compilato semestralmente e trasmesso via fax alla Direzione Generale di Statistica. 19

20 L unico controllo che il Ministero può esercitare su quanto riscosso si riferisce a questa fase: è comunque un controllo a posteriori, che non prevede un confronto fra quanto era stato anticipato e quanto è stato riscosso. Attualmente c è la possibilità per l U.R.C. di consultare il Modello 12 relativo alle spese di giustizia, per mezzo della rete del Tribunale ma, come nel caso della comunicazione con il Casellario giudiziale, è possibile solamente visualizzare i dati in caso di necessità. Non esistendo ad oggi né comunicazione né possibilità di confronto fra Ufficio spese di Giustizia e U.R.C. interni al Tribunale stesso, non è possibile a maggior ragione per il Ministero effettuare questo riscontro. Dai colloqui con la responsabile della fase statistica dell Ufficio R.C. di Firenze, da noi esaminato, la Sig.ra Vittoria Tersini, il cui lavoro si svolge prevalentemente con supporti cartacei, abbiamo constatato che per sveltire il lavoro basterebbe l informatizzazione dell intera procedura. In effetti attualmente l URC raccoglie i dati relativi alle fotocopie degli F23 che sono stati riconsegnati in Ufficio, per riscontrare che le somme inviate tramite tabulati dal CNC siano corrispondenti agli F23 riconsegnati. Vengono inseriti nel movimento delle partite di credito: o o o o Le somme riscosse, sia tramite avviso bonario che tramite ruolo; Le partite eliminate (il loro importo e il loro numero); Il numero di pendenze. I modelli F23 non rendicontati (numero e importo). 20

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