Chiedete il massimo alla vostra multifunzione Ricoh

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1 Chiedete il massimo alla vostra multifunzione Ricoh DigiDocFlow è la soluzione software sviluppata per i sistemi multifunzionali Ricoh che consente la personalizzazione delle applicazioni di scansione e una veloce creazione degli archivi elettronici, direttamente da pannello di controllo Soluzione ideale per esigenze di archiviazione elettronica: Consente la creazione di archivi dinamici e sicuri Sfrutta appieno i servizi di scansione delle periferiche multifunzione Riorganizza i documenti acquisiti in cartelle di Windows per una immediata condivisione e consultazione Cattura ed esporta dati utili del documento attraverso la creazione di file XML, TXT o CSV È facilmente personalizzabile attraverso l utilizzo di un programma Wizard

2 DigiDocFlow: operatività semplificata Operatività semplificata Per gli utenti delle apparecchiature Ricoh, la scansione e la distribuzione in rete dei documenti cartacei non sono mai state operazioni così semplici. È facile e intuitivo, sia per gli operatori IT sia per gli utilizzatori delle periferiche Multifunzione Migliora il workflow di scansione, riducendo i tempi di acquisizione e di catalogazione dei documenti Garantisce compatibilità e integrazione con gli standard di mercato Elimina gli errori e incrementa l efficienza, riducendo i costi operativi È affidabile grazie agli standard di sicurezza utilizzati per la protezione degli accessi e la trasmissione dei documenti. DigiDocFlow è uno strumento middleware che si pone tra gli strumenti di scansione e le applicazioni documentali in uso. Il pannello di controllo delle multifunzione viene personalizzato con icone e menu guida che consentono, all operatore, di definire il documento da acquisire e di individuare velocemente la corretta destinazione. DigiDocFlow - ponendosi come strumento per la gestione dei flussi di acquisizione, processo e distribuzione dei documenti - consente una scansione e conversione user friendly di tutta la documentazione. Cattura dei Dati Con DigiDocFlow, è possibile catturare uno o più dati contenuti nel documento cartaceo, direttamente in fase di scansione. I dati catturati (metadati) sono poi utilizzati da DigiDocFlow durante la: per nominare il file del documento acquisito (esempio: fornitore-numero-data.pdf ) per definire il percorso di destinazione, creando sotto-cartelle di Windows oppure, possono essere esportati in file XML, CSV o TXT, per una completa integrazione con le soluzioni di document management. Grazie alla cattura dei dati, ogni file acquisito è immediatamente riconoscibile e rintracciabile nel file system. Riconoscimento codici a barre Il programma riconosce il barcode incluso nel documento acquisito, indipendentemente dalla posizione in cui esso si trova. Il valore del codice a barre, trasformato in metadato, annulla le operazioni manuali di indicizzazione del documento, automatizzando il flusso di scansione e archiviazione dei documenti. Per l inserimento dei dati, l utente può scegliere tra liste di informazioni che appaiono sul pannello di controllo, variabili in base all icona selezionata. Il sistema di comunicazione bi-direzionale permette, infatti, di visualizzare sulla periferica MFP, liste di dati memorizzati su server in file XML o direttamente da MS SQL, Oracle o altri DB. Il pannello di scansione della periferica MFP è personalizzato: i tasti sono rappresentati da icone grafiche, i cui simboli identificano il tipo di documento e la rispettiva destinazione. Premendo uno dei tasti, appare un menu che guida l operatore nella scelta e input di dati da attribuire al documento. DigiDocFlow, nel convertire il documento cartaceo in file, cattura anche i dati inseriti trasferendoli sul server.

3 Conversione del file Oltre ai formati standard TIFF, JPEG e PDF, DigiDocFlow converte i file in entrata in PDF/A con testo ricercabile, Word o Excel (CSV) grazie a uno strumento di OCR integrato. I documenti archiviati possono essere facilmente ritrovati digitando parole contenute nel testo. La funzione risulta particolarmente utile per la ricerca di documenti ricchi di testo, come contratti e cartelle stampa Multi-Destinazioni Le funzioni di distribuzione di DigiDocFlow rendono il prodotto molto flessibile e facilmente integrabile con altri strumenti già in uso nelle aziende. I file, distribuiti in base a regole pre-definite nel server, possono essere inviati a una cartella di Windows, a un indirizzo di posta elettronica, a un Database, e anche a più destinazioni contemporaneamente. L integrazione con soluzioni documentali è possibile grazie ai connettori disponibili (nel caso di SharePoint), oppure tramite export di file XML o TXT. L acquisizione parallela di uno stesso file è resa possibile dalla funzione di back-up. In opzione, è anche disponibile un connettore a Right-Fax, per la distribuzione di documenti via fax server. Il Wizard di Configurazione Il wizard guida l operatore IT nella configurazione dei flussi dei documenti, in tre step: Cattura: definizione modalità e impostazioni di scansione, tipo e origine degli indici Processo: scelta tipo file, strumenti di OCR, impostazioni di Barcode e Timbri, setting di sicurezza Memorizzazione: definizione delle destinazioni del documento, nomina file, export di metadati e file di backup. Potendo pilotare centralmente più periferiche MFP, DigiDocFlow si pone come strumento a supporto degli amministratori IT, cui fa risparmiare tempo prezioso nella configurazione e nel controllo delle periferiche istallate. Ogni MFP può inoltre essere caratterizzato da workflow diversi, sulla base delle esigenze di scansione dei vari dipartimenti aziendali; questa flessibilità risulta essere ancora più vantaggiosa quando le periferiche sono posizionate su più piani o distribuite in sedi diverse. DigiDocFlow è composto di due parti software. Una si installa nella periferica multifunzione, su SDCard Java. Si installa invece su PC l applicazione server (wizard) che consente agli operatori IT, in modo molto semplice, di configurare il pannello di controllo delle periferiche, generare i campi di indicizzazione, definire i percorsi di destinazione dei documenti, creare icone grafiche.

4 Caratteristiche tecniche del server Piccole dimensioni (circa 1000 pagine scansionate al giorno)* Intel Pentium dual-core a 2,5 GHz 2 GB di RAM 800 MB di spazio libero su disco Principali Caratteristiche Soluzione server-based per la cattura, il processo e la distribuzione di file provenienti da scanner MFP, server , fax server. Gestione centralizzata di periferiche multiple Conversione dei file in formati TIFF, JPEG, PDF, PDF con testo ricercabile, PDF/A Impostazioni di scansione per colore, formati carta, risoluzione, compressione Raddrizzamento e pulizia documenti in scansione Protezione accessi MFP con autenticazione (sincronizzazione active directory) Estrazione di metadati dai documenti acquisiti e nomina del file con metadati estratti Visualizzazione dati da gestionali tramite file XML Strumento di OCR per conversione dei testi Distribuzione dei documenti a Winshare, MS Sharepoint, server di posta Esportazione di metadati su file XML, TXT, CSV Distribuzione a destinazioni multiple del medesimo documento Creazione file di backup Riconoscimento di codice a barre per la cattura di dati e distribuzione documenti Inserimento di timbri sulle pagine acquisite, con dati fissi oppure variabili utilizzando i metadati acquisiti Non necessita di server dedicato, altre applicazioni possono essere svolte in concomitanza con l applicazione DigiDocFlow.** Server Windows 2003 o Server Windows 2008 Medio-grandi (max pagine scansionate al giorno)* Processore Intel Xeon 2,66 GHz 3 GB di RAM 800 MB di spazio libero su disco, 3GB consigliati per la memorizzazione dei registri errore e processi. server dedicato, non possono essere eseguite altre applicazioni in concomitanza con l applicazione DigiDocFlow. Server Windows 2003 o Server Windows 2008 Connettori Opzionali: Profili di utilizzo per periferica, utente e gruppi di utenza Collegamento a server di Equitrac per autenticazione con badge MSSQL: visualizzazione e selezione indici da menu MFP da tabelle del DB Oracle: visualizzazione e selezione indici da menu MFP e salvataggio documenti direttamente nel server di Oracle Connettore per fax server (Right-Fax) Connettore ODBC Impresa (massimo pagine scansionate al giorno) * pagine scansionate al giorno è il massimo che il server sia in grado di elaborare. Se devono essere digitalizzate più di pagine al giorno, è necessario ripartire il carico tra più server. Processore Intel Xeon 3.4 GHz 6 GB di RAM 800 MB di spazio libero su disco, 6GB consigliati per la memorizzazione dei registri errore e processi. server dedicato, le altre applicazioni non possono essere eseguite in concomitanza con l applicazione DigiDocFlow. Server Windows 2003 o Server Windows 2008 * L utilizzo di funzioni di elaborazione delle immagini, come la lettura di codici a barre, rimozione pagine bianche e autorotate, aumenterà il tempo di elaborazione del 20-35%. ** Si raccomanda di non utilizzare DigiDocFlow in concomitanza con le applicazioni che occupano notevoli quantità di risorse di sistema, come ad esempio Microsoft Exchange Server o Microsoft SQL Server. Realizzato nell Ottobre Tutti i diritti riservati. Tutti i marchi e i nomi dei prodotti sono stati registrati dai rispettivi detentori. Le caratteristiche tecniche del prodotto possono essere soggetti a modifi ca senza preavviso. Questo dépliant, inclusi i contenuti e/o l impaginazione, non può essere modifi cato e/o adattato, copiato in tutto o in parte e/o inserito in altro materiale senza l autorizzazione scritta di Ricoh Italia Srl. ENG/EUR - B0806N

5 The Ultimate in Scanning Simplicity EASY SCANNING - Easy to install and use - Optimized sharing and security - Easy to use hot buttons - Create text searchable files - Multiple output formats - Scan into business applications

6 EXPERIENCE THE SIMPLICITY OF SCANNING DigiDocFlow brings the power of scanning simplicity to everyone. DigiDocFlow offers you the possibility to create a digital archive by scanning directly from your Ricoh Family Group multifunctional device. In just three simple steps, your document is scanned and intelligently stored within your network. Processes that previously needed to be done manually, and took several minutes to complete, can now be finished automatically in a matter of seconds. DigiDocFlow combines ingenuity with user friendliness to create an easy and intuitive scanning solution and can be integrated into any workflow. Simply place the document on your multifunctional device and select a predefined workflow, by pressing the hot button of your choice. The correct storage repository can be easily selected on the display of the multifunction device. The document will be scanned and stored in the correct location, as a text searchable PDF file. Retrieve the scanned document within seconds, by doing a simple key word or phrase search. When your office needs to Scan paper documents and convert them into electronic files Retrieve, edit and distribute captured documents Create possibilities for employees to share all documents Secure scanned documents Implement an easy to-use solution Integrate a scan/archiving solution in the current workflow DigiDocFlow offers you Scan and store directly into your Windows file structure or your business application. DigiDocFlow integrates real-time with the business applications you use. - Scan to anywhere: Windows file structure, desktop, home directory, or your business application. - Scan to multiple destinations at the same time. - Optical Character Recognition (OCR) to create text searchable PDF, Word, Excel or OpenOffice files. - Combine scanned documents with other electronic documents into a single PDF file. - Scan directly to from the MFP - Scan directly to fax, network folders or databases - Use PDF security to secure documents - User authentication for secure scanning - Audit trails - Bates stamping - PDF/A creation DigiDocFlow is installed on a non-dedicated central server. No software needs to be installed on local workstations. This means that users don t see the software while working with it. They work directly from the MFP they are already familiar with. Product training is not necessary. - DigiDocFlow can already integrate with many business applications - New connectors can easily be created with a minimum of customization. Digital archiving has never been easier with DigiDocFlow! Scan to anywhere DigiDocFlow is able to digitize and store documents in the correct location within your Windows File Structure, Document Management, Accounting, CRM, ERP or Legal applications. Integrating directly with these applications databases, DigiDocFlow can store the document directly in the right location in your application, based on one or two questions answered on the MFP. For more information about connectors, please check our connector brochures or our website: Zone OCR Structuralize the scanning process of documents that contain structured data, with the use of DigiDocFlow s Zone OCR. Using a document template, simply create a search option for values or pre-select areas where metadata can be found. The retrieved values will be used to fill PDF properties, name documents, create folders and route documents to a destination, such as a Windows file structure, Microsoft SharePoint, Xerox DocuShare or any other location. For more information, please check our website

7 SPECIAL FEATURES Zone OCR Use Zone OCR to automatically extract metadata from documents, by pre-selecting areas where metadata can be found or by creating a search option for metadata. The extracted values will be used to name documents, create folders or route documents to a destination Scan to anywhere Scan and store documents anywhere, whether this is a Windows file structure, Microsoft SharePoint, to an address or a business application. Easily select the destination of the scanned document on the display of the MFP. No client application DigiDocFlow is middleware and runs on a nondedicated server. This means that limited training is required, because users work directly with the multifunctional they are already familiar with. Scan to print Browse through print ready files, such as PDF/A, Tiff or JPEG directly on the MFP. Select the needed file and print it immediately, saving you time and increasing your efficiency. Personalized templates & authentication As a user logs on to the device via the authentication module, the credentials will be validated and all needed information is populated. The user name will be shown on the display of the MFP and a personalized scan menu will appear. Multiple output formats DigiDocFlow is able to convert scanned documents into different formats like PDF/A, JPEG, TIFF, Word, Excel or OpenOffice. For example Word output can be used for text editing in documents and PDF/A for the purpose of electronically archiving. Barcode Read barcode fonts that can be found on documents. DigiDocFlow will read the value and extract the data to be used as metadata. Barcodes can be used for Batch scanning and to eliminate metadata entry at the device. Bates Stamp Bates Stamp is used to sequentially number or date/ time-mark images or documents as they are scanned, to guarantee authenticity. Users can customize the text and/or number that is stamped on the document as well as the position and orientation of the stamp. Key benefits - Integrates seamlessly with your existing workflows - Money and time saving - Easy to use - Optimizing productivity and efficiency - Create text searchable files - Scan to anywhere - Affordable - Scan directly into your business application

8 TIME AND MONEY SAVING STARTS HERE Using the DigiDocFlow interface, click on one of the hot buttons to select a predefined workflow. Select the destination of your document from the displayed list or browse for the correct repository in the Windows file structure or Microsoft SharePoint. Place the document you want to archive on your multifunctional device. DigiDocFlow makes all documents easily retrievable The document is stored in the correct location on the network in the desired output format. It s not only possible to store documents in your Windows file structure and Microsoft SharePoint, but also in many other financial, document management, CRM, ERP or legal applications. Press the green button to scan the document and DigiDocFlow will store the document as PDF/A, JPEG, Excel, Word, TIFF or OpenOffice files. Contact Nuance Communications, Inc. Worldwide Headquarters 1 Wayside Road Burlington, MA United States E Nuance Communications International Guldensporenpark Merelbeke Belgium E For more information please contact your local representative, Nuance Communications or check DigiDocFlow-en-basic-3.0

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