Allegato 2 al Protocollo d Intesa del Progetto One Safety. Vademecum per l adesione delle imprese appaltatrici al Progetto One Safety

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1 Allegato 2 al Protocollo d Intesa del Progetto One Safety Vademecum per l adesione delle imprese appaltatrici al Progetto One Safety Revisione 3 - Settembre 2015

2 Indice 1. Premessa Introduzione al One Safety Caratteristiche del Progetto Definizioni, ruoli e responsabilità Adesione e Implementazione del Progetto Informazione Sistema di raccolta ed analisi dei dati Sistemi premianti Bonus One Safety Vendor Rating Bonus riduzione della fidejussione Revoca dei bonus Budget del Progetto Checklists Diritti Enel Vademecum Progetto One Safety Revisione n 3 Settembre

3 1. Premessa Il presente documento ha l obiettivo di fornire indicazioni generali sulle regole da seguire per l implementazione del Progetto One Safety da parte delle imprese appaltatrici che lavorano per il Gruppo Enel. L adesione al progetto da parte dell Impresa Appaltatrice seguirà una prassi di formale accettazione volontaria, ricevuta da Enel, in forma scritta, nelle sue articolazioni organizzative e territoriali. La richiesta di adesione dovrà indicare, tra l altro, il nominativo della/e persone di riferimento che l Impresa utilizzerà per sviluppare il progetto al suo interno. 2. Introduzione al One Safety One Safety, avviato nel 2012 in Enel ed implementato in tutti i Siti del Gruppo, è rivolto al monitoraggio dei comportamenti sia dei dipendenti del Gruppo Enel sia dei dipendenti delle imprese appaltatrici. Lo scopo, relativamente alle imprese appaltatrici, è osservare i comportamenti di coloro che lavorano alle dipendenze delle imprese stesse, nonché dei dipendenti di eventuali subappaltatori, con l obiettivo di sostenere e promuovere i comportamenti sicuri e nel contempo correggere quelli a rischio. L adozione del Progetto da parte dell Impresa Appaltatrice consente di : disporre di un sistema di monitoraggio connesso al proprio Sistema di Gestione della Sicurezza; utilizzare checklist predisposte da Enel 1, utili a monitorare e tracciare le osservazioni svolte; monitorare il fattore comportamentale del personale, tipico elemento di criticità nelle attività operative presso le aree di lavoro Enel. L adesione al Progetto One Safety rappresenta una misura di miglioramento da considerare anche nell ambito del sistema di Vendor Rating. 3. Caratteristiche del Progetto Il Progetto One Safety si focalizza sui comportamenti perché, come dimostra l analisi dell andamento infortunistico, circa l 80% degli infortuni sono riconducibili a comportamenti a rischio adottati dai lavoratori nel corso delle attività. Ridurre i comportamenti a rischio significa ridurre l insorgenza degli infortuni. Le caratteristiche principali del Progetto sono le seguenti: 1 Le check list predisposte da Enel per le varie tipologie di impianti e per le attività svolte sono le stesse. Differiscono solo nelle parti relative a: parti di impianto e attività che sono diverse a seconda della filiera (produzione termoelettrica, idroelettrica, cantieri, distribuzione, ecc). Le schede differiscono, inoltre, per le parti definizioni ed esempi che possono essere personalizzate anche nell ambito di una stessa filiera. Vademecum Progetto One Safety Revisione n 3 Settembre

4 forte commitment del management, ad ogni livello organizzativo; applicazione di una metodologia comune ed omogenea a livello di tutte le imprese che operano nel Gruppo per l implementazione delle osservazioni; applicazione sia al personale Enel che al personale delle imprese appaltatrici. Il Progetto One Safety rispetta la no blame culture e verrà rispettato l anonimato delle persone osservate. 4. Definizioni, ruoli e responsabilità Enel: qualunque società del Gruppo Enel che ha almeno un contratto di appalto in corso con l Impresa Appaltatrice che intende aderire al Progetto One Safety. Impresa Appaltatrice (o Impresa): l Impresa che intende aderire al Progetto One Safety. Responsabile dell Impresa: persona che ha la responsabilità gerarchica dell organizzazione dell Impresa e a cui compete la promozione dell applicazione del Progetto tra il personale dell Impresa. Responsabile di Area dell Impresa: figura ai vertici dell organigramma a livello locale dell Impresa che dà il commitment al Progetto nel Sito/i di sua competenza e approva il piano/i di miglioramento di Sito/i. Coordinatore dell Impresa Appaltatrice: persona che può essere individuata nell ambito del Team Locale dell Impresa o, in alternativa a livello di Headquarter, cui sono affidati principalmente i compiti di facilitare l applicazione del progetto e monitorare lo stato di avanzamento. Team locale dell Impresa: Team istituito dall Impresa in ogni Sito, di norma composto da: Navigatore (ove presente), Key people, RSPP/Safety manager con il compito di applicare il Progetto nel Sito. Navigatore: persona con conoscenza specifica della metodologia del Progetto. Relativamente all applicazione di Progetto One Safety da parte delle imprese appaltatrici, il navigatore, qualora individuato, viene scelto di norma all interno dell Impresa stessa. Ciascuna Business Line/Country del Gruppo Enel può decidere di volta in volta, in funzione della complessità del Sito e dell organizzazione dell Impresa Appaltatrice, se richiedere o meno all Impresa l individuazione del navigatore. Nel caso di Consorzi o Raggruppamenti/Associazioni Temporanei di Imprese (RTI/ATI), il navigatore dovrà essere sempre individuato. Key people dell Impresa: persona individuata dall Impresa con specifiche attitudini e capacità lavorative a cui gli altri lavoratori dell Impresa riconoscono doti di leadership (Leader naturali). Navigatori e Key People devono avere le seguenti caratteristiche: alta sensibilità verso il valore della sicurezza; buone capacità comunicative; capacità di motivare i colleghi ed influenzare i loro comportamenti; doti naturali di leadership; capacità relazionali. Vademecum Progetto One Safety Revisione n 3 Settembre

5 RSPP dell Impresa/Safety manager dell Impresa: persona con esperienza e conoscenze specifiche nel campo della sicurezza a cui fare riferimento per tutti gli aspetti tecnici del Progetto. Nell ambito del Progetto One Safety a questa figura compete anche il ruolo di collegamento e supporto, per le tematiche di Safety, nei confronti di Key People. Osservatore: Lavoratore che di norma svolge, nell ambito delle attività lavorative della giornata, anche le osservazioni. Responsabile di Area Enel: Figura Enel ai vertici dell organigramma a livello locale che dà il commitment al Progetto nel Sito/Siti di sua competenza al quale l Impresa invia il piano/i di miglioramento di Sito (es. Responsabile Unità Produttiva, Responsabile di Impianto, ecc). A tale figura ed alla sua struttura sono affidati principalmente i compiti di monitorare lo stato di avanzamento del Progetto e ricevere e approvare il piano di miglioramento del Sito. Osservazione: valutazione dei comportamenti adottati da uno o più lavoratori durante l attività lavorativa, condotta con l ausilio di una checklist e volta ad analizzare i comportamenti da parte dei lavoratori (es. rispetto di norme, disposizioni e procedure di lavoro). Ad ogni osservazione corrisponde una checklist. Manuale osservatori: documento che illustra le indicazioni operative per lo svolgimento delle osservazioni sui comportamenti. In particolare riporta: figure coinvolte, modalità di svolgimento delle osservazioni e della compilazione della checklist, linee guida per il feedback. Comportamento: condotta del singolo lavoratore in relazione ad un determinato aspetto dell attività lavorativa correlato alla sicurezza sul lavoro. Un comportamento corrisponde ad una singola rilevazione annottata sulla checklist. Feedback: riscontro (positivo o negativo) fornito a valle del processo di osservazione volto a rendere i lavoratori consapevoli dei comportamenti corretti da adottare e a diffondere la cultura della sicurezza. Dare un feedback è sempre obbligatorio, anche nel caso non siano stati rilevati comportamenti non sicuri. Nel restituire il feedback si deve cominciare sempre dai comportamenti positivi e poi illustrare quelli negativi. L atteggiamento durante tutto il feedback deve essere sempre friendly e mai inquisitivo, incentrato sulla No Blame Culture. Azione correttiva immediata: azione correttiva intrapresa immediatamente sul campo a fronte dell osservazione di un comportamento non sicuro. La tipologia di azione deve essere graduata in funzione della gravità della situazione, fino ad arrivare, in caso di pericolo grave, immediato ed inevitabile, anche alla sospensione delle attività (Stop Work). Di seguito si riporta, a titolo indicativo e non esaustivo, una serie di violazioni/inadempienze che possono comportare situazioni di pericolo grave, immediato ed inevitabile: pericolo di caduta di oggetti/attrezzature/materiali dall alto situazioni di pericolo in fase di sollevamento dei carichi (ad esempio passaggio di persone nelle aree soggette al sollevamento, area di sollevamento non delimitata) errato utilizzo di attrezzature di lavoro Vademecum Progetto One Safety Revisione n 3 Settembre

6 attrezzature di lavoro non idonee mancato rispetto delle norme di accesso e circolazione o dei limiti di velocità mancato/errato utilizzo di dpi mancata protezione dei cavi elettrici a terra negli attraversamenti o nelle arre di lavoro presenza di sostanze e preparati pericolosi non autorizzati mancato rispetto delle corrette modalità di stoccaggio dei rifiuti e dei materiali di risulta interferenze utilizzo di ponteggi non a norma utilizzo non autorizzato di attrezzature mancato rispetto delle prescrizioni per l utilizzo di apparecchi elettrici trasportabili, mobili o portatili in luoghi particolari (grandi masse metalliche, - cavità entro strutture non isolanti - attività su tralicci metallici e nei luoghi bagnati o molto umidi) Azione migliorativa: Azione a medio o lungo termine derivante dall analisi delle risultanze delle osservazioni volta a rimuovere le cause dei comportamenti non sicuri e migliorare le performance di safety, approvata ed inserita nei piano di miglioramento dell Impresa interessata. Piano di miglioramento: Piano predisposto dall Impresa Appaltatrice riportante l insieme delle azioni migliorative decise ed approvate con i relativi tempi di attuazione. Sito One Safety (di seguito indicato brevemente come Sito ): area - in cui si svolge l attività oggetto dell appalto - che rappresenta l ambito di applicazione del progetto (può coincidere con una unità produttiva o parte di essa, con una parte di impianto, etc. secondo criteri organizzativi definiti da Enel). Checklist (scheda di osservazione): lista specifica per ogni tipologia di Sito, disponibile sul sistema informatico One Safety Tool, composta da: informazioni generali e i comportamenti oggetto delle osservazioni, uguale per tutte le imprese; definizioni ed esempi utili per una piena comprensione e attuazione dell osservazione per ogni tipologia di Sito. One Safety Tool: sistema informatico tramite il quale è possibile registrare e gestire via internet direttamente sulla piattaforma One Safety le osservazioni e le azioni di miglioramento fatte dalle Imprese appaltatrici e da Enel. Vendor Rating: Processo sistematico di verifiche e controlli sugli appaltatori durante l esecuzione delle attività contrattuali che prevede la valorizzazione delle risultanze delle verifiche mediante assegnazione di un punteggio specifico (cd. Indice di Vendor Rating). Tra i parametri che vengono valutati nel Vendor Rating, assume una particolare rilevanza l indicatore sugli aspetti di sicurezza sul lavoro. Vademecum Progetto One Safety Revisione n 3 Settembre

7 5. Adesione e Implementazione del Progetto Possono aderire al Progetto One Safety tutte le imprese che: hanno un contratto in essere con Enel al momento della sottoscrizione del Protocollo di durata residua uguale o superiore ad un anno; sono assegnatarie di nuovi contratti da eseguirsi presso i Siti di Enel di durata uguale o superiore ad un anno. Tali contratti dovranno avere ad oggetto Lavori o Servizi. L adesione al progetto dell Impresa Appaltatrice riguarda tutti i Siti in cui si svolge la prestazione oggetto del medesimo contratto di appalto e si estende a tutti i contratti in essere. Il Progetto viene sviluppato e coordinato centralmente in base alla struttura organizzativa dell Impresa Appaltatrice. Nel caso di Consorzi di imprese (Consorzi) o Raggruppamenti/Associazioni Temporanei di Imprese (RTI/ATI), l adesione al progetto riguarda tutte le imprese consorziate/raggruppate esecutrici del contratto che abbiano formalmente aderito al Progetto. Nel caso di Consorzi, l Impresa Capogruppo (vale a dire, l Impresa che ha ricevuto il mandato ad agire in nome e per conto delle altre imprese consorziate/raggruppate) provvederà al coordinamento centrale e dovrà presentare, entro 2 mesi dalla sottoscrizione, un cronoprogramma con il progressivo inserimento nel Progetto delle imprese consorziate esecutrici di contratto, qualora il loro inserimento non possa avvenire all inizio del Progetto. Tale piano deve essere approvato da Enel. I compiti principali della struttura centrale dell Impresa Appaltatrice sono: coordinare l implementazione del Progetto nel Sito effettuare le comunicazioni ai Rappresentanti dei Lavoratori per la Sicurezza o ruoli similari assicurare il caricamento sul One Safety Tool delle osservazioni effettuate e delle azioni migliorative proposte, aggiornandone lo stato di avanzamento; Predisporre un piano di miglioramento con delle azioni migliorative sulla base dei risultati delle osservazioni, che deve essere approvato da Enel. Il primo piano di miglioramento dovrà essere formulato dopo il primo trimestre di osservazione. 6. Informazione Compete ad Enel l attività informativa iniziale dei navigatori dell Impresa, qualora individuati, e dei Key People. L impegno informativo di 1 giornata si articola così: ½ giornata per l illustrazione degli obiettivi del progetto, delle modalità di compilazione della scheda e delle modalità di utilizzo del sistema informatico One Safety Tool ; un ulteriore ½ giornata da svolgersi sul campo per addestrare navigatori e key people sulle modalità di conduzione delle osservazioni e di restituzione dei feedback, ecc.. Vademecum Progetto One Safety Revisione n 3 Settembre

8 Luoghi e date di svolgimento delle attività informative saranno stabiliti di comune accordo tra Enel e l Impresa Appaltatrice. Enel si riserva la facoltà di dar luogo all attività di informazione al raggiungimento di un numero minimo di partecipanti pari a Sistema di raccolta ed analisi dei dati Per la raccolta e l analisi dei dati delle osservazioni effettuate dalle imprese appaltatrici, Enel mette a disposizione delle imprese appaltatrici che aderiscono al Progetto One Safety il sistema informatico One Safety Tool. A valle dell abilitazione da parte di Enel, l Impresa caricherà direttamente sul citato sistema informatico le proprie osservazioni per ogni Sito in cui svolge le prestazioni oggetto dei contratti e le azioni migliorative, ed effettuerà dei report sulle osservazioni effettuate. 8. Sistemi premianti Alle imprese appaltatrici che decidono di aderire al progetto One Safety vengono riconosciuti i seguenti sistemi premianti: bonus in termini di punteggio di Vendor Rating bonus in termini di diminuzione dell importo della cauzione contrattuale 2. In particolare, per il riconoscimento dei bonus relativo a ciascun contratto,è necessario che l Impresa, per almeno uno dei Siti di Implementazione del Progetto: A valle dell adesione, effettui almeno un trimestre di osservazioni; a questo proposito Enel verificherà che le osservazioni siano in numero sufficiente per la creazione di un piano di miglioramento e vengano svolte in maniera costante; Presenti un piano di miglioramento ed implementazione al relativo Responsabile di Area Enel, contenente le azioni migliorative individuate a valle delle osservazioni. Tale piano sarà preparato dal Responsabile di Area dell Impresa e approvato da Enel. Implementi le azioni di miglioramento previste dal piano, mettendo a disposizione di Enel le evidenze dell effettiva realizzazione delle misure individuate; Il diritto al Bonus si acquisisce con l approvazione finale di Enel circa il completamento del piano di miglioramento dell Impresa. Resta inteso che il riconoscimento e l erogazione del bonus maturano in relazione al/ai contratto/i relativo/i al Sito in cui si è implementato correttamente il Progetto e sono comunque subordinati all adempimento di tutti gli obblighi previsti nel Protocollo e nel Vademecum. Qualora l impresa appaltatrice che intende aderire al Progetto One Safety : 2 In caso di affidamento a seguito di gara, tale bonus potrà essere da subito concesso all impresa aggiudicataria, purché l impresa stessa aderisca al Progetto One Safety al massimo entro la data di sottoscrizione del contratto di appalto. Vademecum Progetto One Safety Revisione n 3 Settembre

9 abbia subito la sospensione o la revoca della qualificazione, a seguito di infortunio grave o mortale occorso nell esecuzione di contratti di appalto o subappalto con Enel, sia tenuta sotto osservazione per aver registrato un indice di Vendor Rating relativo alla sicurezza inferiore al valore di soglia. la concessione dei sistemi premianti sarà subordinata: al venir meno del provvedimento di sospensione o revoca della qualificazione; al raggiungimento di un indice di vendor rating relativo alla sicurezza uguale o superiore al valore di soglia. Qualora l Impresa Appaltatrice abbia implementato correttamente il Progetto One Safety, ottenendo il riconoscimento dei bonus previsti e, successivamente, tali riconoscimenti vengano meno per decorrenza dei termini contrattuali, se entro sei mesi dalla cessazione del contratto di appalto l Impresa sottoscrive un nuovo contratto di appalto con una società del Gruppo Enel, verranno riattribuiti all Impresa i bonus in precedenza acquisiti, previa ri-adesione al Progetto anche per il nuovo contratto stipulato Bonus One Safety Vendor Rating Bonus di incremento di 5 punti dell indicatore generale di Vendor Rating, cd. IVR. Il bonus ha carattere premiante di tipo on/off e si applica all Impresa nell ambito del Gruppo Merceologico del contratto/i relativo/i al sito in cui l impresa ha completato il piano di Miglioramento. Tale bonus viene confermato ad ogni nuova valutazione dell IVR fino a scadenza del contratto a condizione che l impresa dimostri la corretta implementazione del Progetto (osservazioni e piani di miglioramento); Enel si riserva comunque il diritto a suo insindacabile giudizio di revocare il bonus qualora si evidenzi nel tempo un sensibile decremento delle performance H&S dell impresa. Il bonus non supplisce le carenze in ambito safety dell Impresa e non verrà applicato all Impresa nel caso in cui l indice di sicurezza del Vendor Rating risulti inferiore o uguale a 50. Inoltre il bonus non produrrà incrementi dell indice di sicurezza del Vendor Rating dell Impresa in relazione all ottenimento della soglia di eccellenza in quanto l accesso alla sezione dei fornitori eccellenti deve avvenire a prescindere dall applicazione del bonus. Il bonus non porterà ad incrementi dell indice di sicurezza del Vendor Rating dell Impresa tali per cui l Impresa superi la soglia che la sottrarrebbe al processo di osservazione. Nel caso dei Consorzi, il bonus viene erogato sia alla/e singola/e impresa/e consorziata/e esecutrice/i del contratto di appalto - che ha implementato correttamente il progetto - che al Consorzio. In caso di bonus a più di una delle imprese consorziate esecutrici, al Consorzio verrà assegnato un unico bonus. Vademecum Progetto One Safety Revisione n 3 Settembre

10 8.2 - Bonus riduzione della fidejussione Alle imprese che aderiscono al Progetto One Safety viene riconosciuta la riduzione della fidejussione nella misura del 20%. Tale riduzione verrà applicata a: nuovi contratti affidati a seguito di gara o per affidamento diretto, all atto della aggiudicazione o della sottoscrizione del contratto, purché il contratto aggiudicato abbia una durata uguale o superiore ad 1 anno. contratti in essere con durata residua superiore ad 1 anno dalla data di sottoscrizione del Protocollo di Intesa e solo a valle della implementazione e del completamento del Piano di Miglioramento approvato da Enel nel/nei Sito/i di implementazione del Progetto. In tale secondo caso, l appaltatore a seguito del ricevimento della comunicazione con cui si attribuisce tale bonus, dovrà attivarsi per farne richiesta formale alle unità Enel competenti Revoca dei bonus I bonus verranno non concessi o, ove già riconosciuti, revocati di diritto: qualora si verifichi un infortunio sul lavoro mortale o grave imputabile all Impresa Appaltatrice; ad insindacabile giudizio di Enel, qualora l impresa Appaltatrice non abbia inviato un nuovo piano di miglioramento entro sei mesi dal completamento del piano precedente; nel caso di scadenza naturale del contrato di appalto; nel caso di risoluzione del contratto d appalto o scioglimento dello stesso (es: recesso, etc); Per le imprese qualificate i bonus verranno non concessi o revocati anche in caso di: sospensione/revoca della qualificazione; indice di Vendor Rating relativo alla sicurezza inferiore alla soglia al di sotto della quale l Impresa viene tenuta sotto osservazione per 2 trimestri consecutivi. 9. Budget del Progetto Competono a ciascuna Impresa Appaltatrice i costi di formazione e gestione (costi trasferte) relativi al proprio personale. Competono altresì alle imprese i costi di eventuali iniziative di Comunicazione rivolte al proprio personale. 10. Checklists Per l applicazione di One Safety Enel ha messo a disposizione delle imprese che aderiscono al Progetto specifiche checklist. La parte della lista Osservazioni che costituisce il cuore del Progetto di analisi dei comportamenti, prende in considerazione 5 classi comportamentali: Vademecum Progetto One Safety Revisione n 3 Settembre

11 Luogo di lavoro Modalità di lavoro Procedure Attrezzi e materiali Dispositivi di Protezione Individuale Ciascuno degli argomenti sopra detti è articolato in comportamenti che dettagliano e specificano le singole voci. 11. Diritti Enel Enel si riserva il diritto di analizzare il contenuto delle schede osservazioni effettuate dall Impresa Appaltatrice. Sui Siti ove si applica il Progetto One Safety, nel corso di altre attività al di fuori del Progetto, rimangono comunque in vigore i processi di controllo ed audit, definiti da Enel e accettati dall Impresa Appaltatrice e nel caso vengano riscontrate violazioni o inadempienze che possono comportare situazioni di pericolo grave, immediato ed inevitabile, Enel applicherà nei riguardi delle imprese quanto previsto dai contratti in essere nel pieno rispetto delle Policy del Gruppo. Vademecum Progetto One Safety Revisione n 3 Settembre

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