ICEC Istituto di certificazione della qualità per l industria conciaria Reviewed by: DIR Valid for: ICEC Revision: 08 No: sqcriicecr08.

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1 Approved by: PRES ICEC Date: Replaces: 07 Page 1 di 13 1 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE 2 INDIRIZZI POLITICI 3 GENERALITA 4 ITER DI CERTIFICAZIONE 4.1 Richiesta di certificazione 4.2 Verifica di valutazione della documentazione di sistema (Stage 1) 4.3 Visita preliminare (Stage 1) 4.4 Verifica ispettiva iniziale (Stage 2) 4.5 Verifica di chiusura non-conformità 4.6 Emissione del certificato 4.7 Verifiche Periodiche di Mantenimento 4.8 Riesame periodico del sistema (rinnovo) 4.9 Estensione periodica della validità della certificazione del sistema Verifiche da parte dell Ente di Accreditamento 4.11 Verifiche presso subfornitori (outsourcing) 4.12 Modifiche al campo di applicazione o alle condizioni incluse nella certificazione 4.13 Verifiche non programmate 5 CONVERSIONE DEI CERTIFICATI 6 MODIFICHE DELLO SCHEMA DI CERTIFICAZIONE 7 RECLAMI 8 RISERVATEZZA 9 SOSPENSIONE DELLA CERTIFICAZIONE 10 RITIRO E ANNULLAMENTO DELLA CERTIFICAZIONE 11 GESTIONE DEI RECLAMI, RICORSI E CONTENZIOSI 12 PUBBLICAZIONE 13 CONCESSIONE E USO DEL MARCHIO E DEL CERTIFICATO DI CONFORMITA 14 CONDIZIONE ECONOMICHE 1 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE Il presente Regolamento definisce e descrive le condizioni e le procedure applicate da ICEC per la certificazione di Sistemi di Gestione Aziendale, in accordo a norme nazionali o internazionali riconosciute, applicati da Organizzazioni fornitrici di prodotti e/o servizi. Il presente Regolamento si integra con i Regolamenti particolari che definiscono le condizioni e procedure supplementari, se presenti, per i singoli schemi di certificazione. Lo scopo delle attività di certificazione è quello di fornire, con un adeguato livello di confidenza, un assicurazione indipendente che l Organizzazione operi in ottemperanza ai requisiti definiti dalle normative sui Sistemi di Gestione Aziendale. 2 INDIRIZZI POLITICI ICEC fornisce servizi di certificazione di sistemi di gestione Aziendale (Sistemi di Gestione per la Qualità; Sistemi di Gestione Ambientale) in accordo ai requisiti della norma ISO/IEC ed in virtù di quanto previsto dall accreditamento rilasciato da Accredia (Ente Italiano di Accreditamento) o da altro Ente di Accreditamento. In caso di eventuale erogazione dei medesimi servizi in settori non accreditati vengono comunque applicate le stesse regole di gestione, se non diversamente specificato. I servizi di certificazione, relativi schemi e settori accreditati da Accredia o da altro Ente di Accreditamento, sono definiti in dettaglio nei Certificati di Accreditamento rilasciati da Accredia o altro Ente di Accreditamento a ICEC. ICEC applica le condizioni e le procedure in modo non discriminatorio ovvero: I servizi sono accessibili a tutte le organizzazioni che ne fanno domanda e che si impegnano contrattualmente ad osservare i requisiti del regolamento stesso; Non sono adottate condizioni discriminatorie di carattere finanziario o di altra natura; L accesso alla certificazione non è condizionato dalle dimensioni dell Organizzazione o dall appartenenza a particolari associazioni o gruppi. La corretta applicazione delle condizioni e delle procedure è verificata dal Comitato per la Salvaguardia dell Imparzialità di ICEC nel quale sono rappresentate, senza predominanza di singoli interessi, le parti interessate alle attività di certificazione: produttori, utilizzatori, Istituti scientifici

2 Approved by: PRES ICEC Date: Replaces: 07 Page 2 di 13 e di controllo, enti culturali che operano in discipline connesse all attività dell Istituto. La consulenza per la progettazione, attuazione o mantenimento di un Sistema di Gestione Aziendale non rientra tra i servizi forniti da ICEC, in accordo a quanto stabilito dalla ISO/IEC GENERALITA Le norme di riferimento per la certificazione e registrazione del sistema di gestione sono specificate nei Regolamenti particolari dei singoli schemi. L Organizzazione deve avere un sistema di gestione documentato (Manuale, Procedure) in accordo ai requisiti della normativa di riferimento prescelta per la certificazione e deve dimostrare di utilizzare operativamente il sistema di gestione in accordo ai requisiti della documentazione del sistema e della normativa di riferimento relativamente al campo di applicazione del sistema stesso. L'Organizzazione è tenuta a: a) Attenersi sempre alle disposizioni applicabili allo schema di certificazione; b) Garantire le condizioni necessarie per la conduzione della verifica: disponibilità della documentazione per il suo esame, l'accesso a tutte le aree, alle registrazioni (inclusi i rapporti delle verifiche ispettive interne) ed al personale durante ogni verifica; c) Non utilizzare la certificazione in modo da discreditare ICEC e non fare alcuna dichiarazione circa la propria certificazione che possa essere considerata da ICEC come ingannevole o non autorizzata; d) In caso di sospensione o revoca della certificazione, cessare l'utilizzo di tutto il materiale pubblicitario che contiene riferimenti alla certificazione e restituire, su richiesta di ICEC, i documenti di certificazione (certificato e marchio); e) Utilizzare la certificazione solamente per indicare che il Sistema di Gestione Aziendale è conforme alle norme specifiche o ad altri documenti normativi e non utilizzarla in modo da far intendere che un prodotto o servizio è approvato da ICEC; f) Garantire che nessun documento, marchio o rapporto di certificazione, comprese parti di esso siano utilizzati in modo ingannevole; g) Attenersi alle regole sull uso del marchio e della certificazione previste da ICEC sui propri documenti interni ed esterni. Nell ambito delle attività di verifica, i valutatori ICEC considerano come interlocutori i rappresentanti dell Organizzazione indicati nell organigramma del sistema di gestione oggetto di certificazione; se l Organizzazione intende far partecipare altre persone (es: consulenti) è tenuta in ogni modo ad assicurare che il loro ruolo sia esclusivamente quello di osservatore. 4 ITER DI CERTIFICAZIONE 4.1 Richiesta di certificazione Ad ogni Organizzazione interessata alla certificazione di un Sistema di Gestione Aziendale, previa ricezione del questionario informativo, ICEC elabora e trasmette un offerta specifica e completa di tutte le informazioni relative alle attività e ai prezzi, sulla base delle tariffe ICEC in vigore. Se l Organizzazione intende avvalersi dei servizi offerti è tenuta a comunicarlo ad ICEC presentando la domanda di certificazione. All Organizzazione viene quindi inviata la conferma d ordine (contratto); il ritorno della copia della conferma d ordine controfirmata da un rappresentante autorizzato dall Organizzazione testimonia la chiara volontà della stessa di procedere con la pratica certificativa accettando quanto stabilito nei termini e condizioni generali di contratto e nei regolamenti applicabili. Con la sottoscrizione della conferma d ordine l Organizzazione autorizza il trattamento dei dati. Le condizioni contrattuali sono da considerarsi valide se le attività di verifica hanno inizio entro 1 (un) anno dalla data di accettazione della domanda; in caso contrario ICEC si riserva il diritto di rivedere i termini del contratto. Nell'ipotesi in cui l Organizzazione decida di rescindere il contratto, è tenuta in ogni modo a corrispondere a ICEC quanto specificato nei termini e condizioni generali di contratto.

3 Approved by: PRES ICEC Date: Replaces: 07 Page 3 di Comunicazione delle attività Le date delle attività di verifica e i nominativi dei membri del Gruppo di Verifica sono comunicati a mezzo fax con minimo 10 giorni lavorativi di anticipo, se non diversamente concordato (valido anche per verifiche successive). L'Organizzazione ha la facoltà di presentare ricorso (scritto e motivato) circa la designazione dei membri del Gruppo di Verifica. In assenza di conferma o notifica d esigenze di variazioni nei 3 giorni successivi al ricevimento della notifica, le date e i nominativi dei valutatori comunicati si ritengono tacitamente confermati. Nel caso in cui l Organizzazione notifichi l indisponibilità a ricevere la visita oltre i termini sopra definiti, ICEC si riserva di applicare penali o eventuali costi dovuti all annullamento/variazione delle condizioni comunicate. L Organizzazione viene inoltre informata da ICEC in merito agli aspetti che saranno valutati in Stage 1. Il Gruppo di Verifica ha il mandato di esaminare la struttura, le politiche, le procedure dell'organizzazione e confermare se queste soddisfano tutti i requisiti relativi allo scopo di certificazione; inoltre, se le procedure sono messe in atto e sono tali da generare fiducia nei prodotti, processi o servizi promossi dall'organizzazione stessa. 4.2 Verifica di valutazione della documentazione di sistema (Stage 1) L Organizzazione deve avere un sistema di gestione dimostrato dalla presenza dei seguenti documenti: Manuale del Sistema in vigore (in copia controllata), anche nel caso in cui il sistema sia a livello informatico; Procedure del Sistema in vigore (in copia controllata) indispensabili alla valutazione del sistema; Informazioni di carattere generale sulla società e sulla tipologia di prodotti e/o servizi interessati dalla certificazione; ICEC valuta tale documentazione rispetto ai requisiti della normativa di riferimento. Tale attività è svolta presso l Organizzazione generalmente in concomitanza alla Visita Preliminare di Stage 1. A completamento della valutazione, ICEC rilascia un Rapporto di Verifica Documentale e Preliminare, notificando eventuali rilievi rispetto alla normativa di riferimento. Nel caso di non conformità e/o osservazioni, l Organizzazione è tenuta ad applicare le necessarie correzioni alla propria documentazione prima dello svolgimento della Verifica Ispettiva Iniziale (Stage 2). Tali correzioni sono verificate da ICEC in sede di Verifica Ispettiva Iniziale prima di procedere con la stessa. Nel caso in cui la valutazione fosse positiva, o a completamento delle azioni correttive richieste, ICEC procederà alla fase successiva dello schema certificativo. Nel caso in cui la documentazione di sistema presenti non-conformità numerose e significative rispetto ai requisiti della normativa di riferimento, si provvederà a ripetere la valutazione della documentazione. L'Organizzazione su richiesta è tenuta a fornire a ICEC una copia controllata della propria documentazione del sistema di gestione (Manuale, Procedure) e ad impegnarsi a custodirla e mantenerla aggiornata presso i propri archivi. Tale copia costituisce la documentazione di riferimento per i valutatori ICEC per le verifiche ispettive. L Organizzazione può eseguire le normali attività di controllo e miglioramento della documentazione di sistema, senza necessità di notificare le stesse a ICEC o richiederne l approvazione. L Organizzazione è tenuta a notificare a ICEC eventuali variazioni particolarmente significative da apportare a detti documenti; nel caso in cui le modifiche apportate lo giustifichino, ICEC si riserva la facoltà di eseguire Verifiche Ispettive non programmate per valutare l'impatto di dette variazioni sulla conformità e l efficacia del sistema. 4.3 Visita preliminare (Stage 1) Avviene generalmente in concomitanza con la Verifica di Valutazione della Documentazione di Sistema. E documentata rilasciando il Rapporto di Verifica Documentale e Preliminare e notificando eventuali Non-Conformità nello stato d applicazione del sistema; in tale caso, l Organizzazione è tenuta a risolvere tali non-conformità prima che possa avere luogo la Verifica Ispettiva Iniziale.

4 Approved by: PRES ICEC Date: Replaces: 07 Page 4 di 13 Se nel corso della visita preliminare si riscontrano situazioni differenti rispetto alle informazioni trasmesse dall Organizzazione nella fase di richiesta e che necessitano di un ampliamento delle attività previste, ICEC si riserva il diritto di notificare all Organizzazione la necessità di rivedere il contratto. All atto della verifica documentale e preliminare (Stage 1) l Organizzazione dovrà dare evidenza che: Il sistema è operativo da almeno 3 mesi; E stato completato almeno un intero ciclo di Verifiche Ispettive Interne; E stato effettuato almeno un Riesame da parte della Direzione; 4.4 Verifica ispettiva iniziale (Stage 2) A seguito della Visita Preliminare e di Valutazione della Documentazione (Stage 1), l Organizzazione viene contattata ICEC per concordare le date della Verifica Ispettiva Iniziale (Stage 2). La Verifica Ispettiva Iniziale deve essere fatta entro un termine massimo di 6 mesi dalla Visita Preliminare e di Valutazione della Documentazione; in caso contrario, ICEC valuterà la necessità di ripetizione delle Verifiche di Stage 1. La Verifica Ispettiva Iniziale ha lo scopo di esaminare la struttura e la consistenza di politiche, obiettivi e procedure dell'organizzazione e confermare se queste soddisfino tutti i requisiti relativi allo scopo di certificazione; inoltre, se le procedure sono messe in atto e sono tali da dare fiducia nei prodotti, processi o servizi dell'organizzazione. L'Organizzazione è quindi tenuta a dimostrare "sul campo" l'applicazione del sistema. Il Lead Auditor verifica l effettivo impegno al miglioramento continuo e la congruità con la politica, gli obiettivi ed i traguardi dichiarati. In fase di verifica iniziale, il Lead Auditor valuta l effettiva gestione e chiusura delle non conformità rilevate nelle fasi precedenti dell iter certificativo (verifica documentale, verifica preliminare), condizione necessaria per il proseguimento della verifica stessa. Eventuali osservazioni saranno valutate, anche se la loro chiusura non rappresenta un elemento fondamentale per il proseguimento dell iter certificativo, a meno che queste non siano degenerate in Non Conformità Piano di verifica In seguito allo svolgimento dello Stage 1, il Lead Auditor predispone e comunica ad ICEC, che lo trasmette all Organizzazione, un piano di dettaglio della verifica ispettiva iniziale Riunione iniziale La verifica inizia con una riunione allo scopo di: Presentare i membri del Gruppo di Verifica; Presentare le finalità e le modalità di conduzione della verifica e le modalità di classificazione delle anomalie; Stabilire le linee di comunicazione ufficiale tra il Gruppo di Verifica e dell Organizzazione sottoposta a verifica e identificare un responsabile al quale rivolgersi durante la verifica; Chiarire eventuali dubbi e instaurare un clima di fiducia Conduzione della verifica Il Gruppo di Verifica procede, quindi, alla valutazione dell effettiva applicazione e conformità del sistema di gestione applicato ai requisiti delle norme di riferimento e alla documentazione di sistema. L Organizzazione è tenuta a rendere disponibile al Gruppo di Verifica la documentazione di sistema e le informazioni e registrazioni che dimostrano l applicazione dello stesso e a collaborare durante le attività di verifica. Al termine delle attività, il Gruppo di Verifica si riunisce per la valutazione dei rilievi registrati, la loro classificazione e per la preparazione del Rapporto di Verifica Ispettiva Iniziale Riunione finale A conclusione della verifica viene svolta una riunione finale nel corso della quale il Lead Auditor espone l esito della verifica e le eventuali Non-Conformità ed Osservazioni emerse, descrive brevemente il proseguimento dell iter certificativo, distribuisce copia del rapporto di verifica e della documentazione prevista al Rappresentante della Direzione.

5 Approved by: PRES ICEC Date: Replaces: 07 Page 5 di Classificazione dei rilievi (anomalie) Per le non-conformità riscontrate nelle verifiche ispettive (Documentale, preliminare, iniziale, di sorveglianza, rinnovo), rispetto a requisiti del Sistema di Gestione Aziendale, ICEC adotta la seguente classificazione: Non Conformità (NC) di categoria 1 (Maggiore): Le non-conformità di Categoria 1 (o Maggiori), sono definite come: a.- L assenza o la non effettiva implementazione di uno o più di uno degli elementi richiesti dal sistema, o una situazione che genera dubbi significativi circa la capacità di soddisfare i requisiti del prodotto o servizio. b.- Un gruppo di non-conformità di Categoria 2, che indicano un inadeguata implementazione del sistema, di un elemento richiesto della norma di riferimento. c.- Una non-conformità di Cat.2 che persiste nel tempo (o non implementata come concordato dall Organizzazione) NC di categoria 2 (Minore): Le non-conformità di Categoria 2 (o Minori), sono definite come: a.- La mancanza di una regola o controllo osservata durante l implementazione del sistema o una situazione che genera dubbi circa la capacità di soddisfare i requisiti del prodotto o servizio Osservazioni: Le osservazioni sono rilievi basati sulle attività incluse nello scopo della certificazione e sono definite come anomalie che non hanno impatti sul sistema di gestione al momento, ma che con il tempo potrebbero degenerare in non conformità e che a giudizio del Lead Auditor devono essere tenute sotto controllo. Queste includono: a.- Rilievi di situazioni che sono indicative di potenziale rischio o pericolo; b.- Chiarimenti o note per richiamare l attenzione del cliente o auditor per le prossime valutazioni Risoluzione delle non-conformità. L Organizzazione è tenuta a risolvere le anomalie riscontrate da ICEC con azioni correttive adeguate al livello di gravità rilevato e secondo le modalità definite negli schemi di certificazione particolari NC di categoria 1 (o Maggiori): Le NC di categoria 1 devono essere verificate e chiuse da ICEC per giudicare conforme il sistema e raccomandare l emissione del certificato e/o considerare valido un certificato già emesso. La risoluzione prevede le seguenti fasi: L Organizzazione definisce le Azioni Correttive per risolvere le NC e le invia a ICEC; ICEC verifica le Azioni Correttive proposte; L Organizzazione attua le Azioni Correttive; Le Non-Conformità di Cat.1 sono risolte verificando l efficace attuazione delle Azioni Correttive definite dall Organizzazione e riesaminate da ICEC nel corso di una verifica di chiusura Non-Conformità (cfr. Paragrafo successiva) prima di poter procedere all emissione del Certificato di Conformità. L Organizzazione dovrà applicare e dare comunicazione scritta delle Azioni Correttive ad ICEC entro 13 settimane dalla data di emissione della Non- Conformità stessa. Per le Non-Conformità di Categoria 1, la Verifica di Chiusura prevista, dovrà avvenire entro il termine concordato con ICEC (e in ogni modo entro le 13 settimane previste; nel caso in cui l Organizzazione non fosse in grado di rispettare tale termine, si rende necessaria la ripetizione della Verifica Ispettiva Iniziale o, nel caso di Verifiche successive di mantenimento/estensione, la sospensione del certificato. In caso d esito positivo della Verifica Ispettiva Iniziale (assenza di Non-Conformità di Cat.1 ed adeguate proposte di Azioni Correttive per eventuali Non- Conformità di Cat.2) o della Verifica di Chiusura della Non-Conformità, l iter di certificazione prosegue con la trasmissione dei documenti alla Funzione

6 Approved by: PRES ICEC Date: Replaces: 07 Page 6 di 13 Deliberante di ICEC per la conseguente valutazione della proposta di certificazione. La verifica di chiusura delle Non-Conformità di Cat.1 deve normalmente essere eseguita on-site al fine di poter verificare la chiusura e l efficacia delle Azioni Correttive e quindi chiudere o declassare la Non- Conformità Maggiore a Minore o Osservazione. In casi eccezionali e adeguatamente motivati, la verifica di chiusura delle Non-Confromità può essere svolta off-site come una revisione documentale. Questo può essere applicabile quando il Lead Auditor/ICEC ritiene che le evidenze documentali siano sufficienti a chiudere la Non-Conformità NC di categoria 2 (o minori) Per le NC di categoria 2 devono essere verificate e approvate da ICEC le Azioni Correttive e il piano d adeguamento corrispondente. Ciò è necessario per giudicare conforme il sistema e raccomandare l emissione del certificato e/o considerare valido un certificato già emesso. La risoluzione prevede le seguenti fasi: L Organizzazione definisce e pianifica le Azioni Correttive per risolvere le NC e le invia ad ICEC; ICEC verifica le Azioni Correttive proposte; L Organizzazione attua le Azioni Correttive entro i tempi definiti e ICEC ne valuta la chiusura e l efficacia nel corso della successiva verifica; L Organizzazione dovrà applicare e dare comunicazione scritta ad ICEC delle Azioni Correttive entro 13 settimane dalla data d emissione della Non- Conformità stessa Osservazioni Le Osservazioni non pregiudicano il giudizio di conformità del sistema, ovvero la raccomandazione per l emissione del certificato e/o la continua validità di un certificato già emesso; le eventuali risoluzioni delle osservazioni prevedono in ogni modo le seguenti fasi: L Organizzazione attua le azioni definite per risolvere le anomalie entro la verifica successiva; ICEC valuta l attuazione ed efficacia delle azioni nelle verifiche successive e, se la valutazione è positiva, l osservazione è chiusa; diversamente l osservazione rimane aperta come tale (salvo che la situazione sia degenerata in una situazione di Non-Conformità Maggiore e/o Minore). Nota: per tutte le anomalie, qualora si stia svolgendo una visita di rinnovo, i termini per la gestione devono essere precedenti la scadenza del certificato Inefficacia delle Azioni Correttive Nel caso di inefficacia delle Azioni Correttive nella risoluzione delle Non-Conformità ICEC dovrà decidere tra le seguenti opzioni: CATEGORIA 1 (MAGGIORE) Verifica Iniziale o di Rinnovo: Ripetizione audit o ritiro del certificato. Verifiche di mantenimento: Sospensione/ritiro del certificato o effettuazione Audit straordinario. CATEGORIA 2 (MINORE) Verifica Iniziale o di Rinnovo: può essere accordato un periodo massimo aggiuntivo di 4 settimane. Se è stata concessa la proroga e l Organizzazione non riesce a rispettare la nuova data convenuta, allora si darà luogo alla ripetizione dell audit o il ritiro del certificato. Verifiche di mantenimento: può essere accordato un periodo massimo aggiuntivo di 4 settimane. Se è stata concessa la proroga e l Organizzazione non riesce a rispettare la nuova data convenuta ci sarà la ripetizione dell audit o il Ritiro certificato. Ciò si applica nei casi di assenza o inadeguata risposta entro le 13 settimane e in caso di assenza o inadeguata azione correttiva verificata durante l attività di follow-up nella verifica di mantenimento successiva

7 Approved by: PRES ICEC Date: Replaces: 07 Page 7 di Ritardi nell invio delle Azioni Correttive Se l Organizzazione non identifica le Azioni Correttive e non risponde a ICEC entro i tempi previsti saranno prese le seguenti azioni: Categoria 1(Maggiore) e 2 (minore) *) Verifica Iniziale o di rinnovo: esito negativo dell audit, si procede alla ripetizione dell audit o al ritiro del certificato. Verifiche di mantenimento: sospensione o ritiro del certificato *) Se le motivazioni addotte in forma ufficiale e scritta dall Organizzazione e inviate a ICEC, risultassero valide, ICEC potrebbe considerare la possibilità di un estensione del periodo di invio delle azioni correttive (periodo massimo concesso: 4 settimane). Se la proroga è stata concessa e l Organizzazione non riesce a rispettare la nuova data, allora si procederà come sopra descritto. Per tutte le anomalie, qualora si stia svolgendo una verifica di rinnovo e vi sia una scadenza del certificato, i termini per la gestione devono essere precedenti la scadenza stessa Certificazioni Multi-Sito Nel caso di certificazioni multi-sito soggette a campionamento, l Organizzazione dovrà assumere l impegno di applicare le azioni correttive a tutti i siti affetti da Non-Conformità. Vengono applicate per tali certificazioni le regole prevista dal documento IAF Mandatory Document IAF MD 1 for the Certification of Multiple Sites Based on Sampling 4.5 Verifica di chiusura non-conformità E una verifica supplementare che può rendersi necessaria per valutare presso l Organizzazione, alla scadenza dei termini delle azioni correttive concordate, l effettiva attuazione ed efficacia delle stesse al fine di risolvere le non-conformità riscontrate nelle verifiche ispettive. La verifica è pianificata, per quanto possibile, in prossimità della data di completamento prevista per le azioni correttive relative alle NC e in ogni modo non oltre 4 settimane rispetto a tale scadenza. Nel corso della visita, il Lead Auditor verifica che le Azioni Correttive definite per risolvere le NC siano state effettivamente applicate e risultino efficaci: In caso di NC di cat.1 (o Maggiore) è riesaminato l intero processo interessato dalla NC; L attività è documentata rilasciando il Rapporto di Verifica Chiusura Non Conformità. Nel caso in cui l esito è positivo e il rapporto contiene la proposta d emissione del certificato, il rapporto è trasmesso alla Funzione Deliberante di ICEC. Nel caso in cui l Organizzazione manifesti la volontà di verificare anche le Non-Conformità di Cat.2 (o Minore), ICEC potrà analizzare anche queste ultime. Qualora l azione correttiva non risolva completamente la Non-Conformità di Cat.1 precedentemente emessa, la stessa può venire riclassificata come non conformità di Cat.2. In questo caso il tempo massimo a disposizione per l invio delle Azioni correttive da attuare per la completa risoluzione della Non-Conformità è di 4 settimane; la chiusura è effettuata nel corso della successiva verifica periodica di mantenimento. ICEC, se ne ricorrono le condizioni, può richiedere ed effettuare una verifica ispettiva non programmata. Nel caso in cui l esito sia negativo, si rende necessaria la ripetizione della Verifica che ha originato la Non conformità. 4.6 Emissione del certificato Al completamento positivo delle attività di verifica, il Gruppo di Verifica trasmette la documentazione alla Funzione Deliberante di ICEC. In seguito alla valutazione ed approvazione della proposta di certificazione da parte della Funzione Deliberante formulata dal Gruppo di Verifica, sono emessi e trasmessi all Organizzazione i documenti di certificazione rispetto alla norma di riferimento e al campo di applicazione del sistema. L emissione del certificato è subordinata al pagamento delle tariffe relative alle attività di verifica svolte. La validità del certificato inizia dalla data di valutazione positiva della Funzione Deliberante ed è subordinata a sorveglianza periodica (ogni 9 o 12

8 Approved by: PRES ICEC Date: Replaces: 07 Page 8 di 13 mesi) ed al riesame completo del sistema con periodicità triennale. La data dalla quale sono pianificate le attività delle Verifiche Periodiche di Mantenimento è quella dell ultima giornata di audit iniziale (stage 2). La Funzione Deliberante durante la sua attività di valutazione della pratica, potrebbe richiedere chiarimenti, variazioni o integrazioni alle attività svolte al fine di ottemperare ai requisiti definiti dall ente di accreditamento 4.7 Verifiche Periodiche di Mantenimento Le verifiche periodiche di mantenimento hanno lo scopo di accertare la continua e conforme applicazione del sistema e l efficace risoluzione delle eventuali Non-Conformità ed Osservazioni riscontrate nelle verifiche precedenti. Nelle verifiche periodiche il sistema è generalmente sottoposto a riesame in modo parziale, garantendo una completa valutazione nel corso del triennio. La periodicità delle verifiche di mantenimento varia in funzione dello schema e del sistema certificato, ed è definita nelle regole particolari dello schema applicato. Qualunque sia lo schema applicato, valgono le seguenti considerazioni: a) la prima verifica periodica di mantenimento deve essere svolta entro 12 mesi dalla data della verifica iniziale (Stage 2); b) le verifiche periodiche di mantenimento devono essere svolte almeno una volta all anno; A completamento delle attività, all Organizzazione viene rilasciato un rapporto di verifica che descrive l esito della verifica e le eventuali Non-Conformità ed Osservazioni riscontrate. Per le eventuali Non- Conformità dovranno essere definite appropriate Azioni Correttive ed effettuata una verifica di chiusura nel caso di Non-Conformità Maggiori, affinché il certificato possa rimanere valido. L effettuazione delle verifiche periodiche previste dal programma è subordinata alla condizione che l Organizzazione sia in regola con i pagamenti relativi alle attività precedenti. In caso contrario, ICEC si riserva di non portare a compimento le attività previste e provvede alla sospensione del Certificato di Conformità. La periodicità delle verifiche ispettive di mantenimento viene stabilita in fase di definizione del contratto, nel rispetto di quanto prescritto dalle linee guida EA (in relazione all organico e siti aziendali). La sorveglianza sul sistema certificato prevede: Verifica periodica di riesame del sistema (dopo 33 mesi dalla certificazione). 2 verifiche periodiche di mantenimento (ogni 12 mesi dalla certificazione) / 3 verifiche periodiche di mantenimento (ogni 9 mesi dalla certificazione); Se l Organizzazione esprime esigenze particolari, possono essere valutate anche altre periodicità per la sorveglianza. In ogni caso, la decisione circa la tipologia di sorveglianza da applicare spetta ad ICEC. ICEC si riserva la possibilità di applicare una tolleranza rispetto alla periodicità nominale delle verifiche di sorveglianza, in ogni caso il numero di verifiche da condurre nell arco dei 3 anni di validità del certificato dovrà essere rispettato. Eventuali slittamenti di data di una verifica oltre in termine di regolamento devono, per quanto possibile, essere recuperati alla prima verifica successiva. Le verifiche coprono gli elementi del sistema indicati in uno specifico "Programma delle Verifiche Periodiche" lasciato all azienda all inizio di ogni triennio di certificazione. Tale programma viene integrato con uno specifico Piano di verifica ispettiva che viene predisposto dal Lead Auditor ed inviato all Organizzazione con almeno 5 giorni di anticipo rispetto all audit. N. B.: Indipendentemente dalla tipologia di sorveglianza stabilita, il tempo totale dedicato alla sorveglianza nel triennio rimane invariato; al diminuire della frequenza delle verifiche, aumenteranno quindi i tempi dedicati alla singola attività di verifica. Nella definizione delle date previste per le verifiche periodiche di mantenimento e/o di riesame periodico, si considera la scadenza nominale, ovvero eventuali anticipi o ritardi intervenuti nell'esecuzione della verifica precedente non verranno considerati. 4.8 Riesame periodico del Sistema (rinnovo) Il riesame periodico del sistema avviene con periodicità triennale al 33 mese dalla data della verifica di certificazione e ha lo scopo di verificare la complessiva e continua efficacia del sistema nella

9 Approved by: PRES ICEC Date: Replaces: 07 Page 9 di 13 sua globalità. Tale attività valuta le prestazioni del sistema nell'ambito del periodo di certificazione trascorso e comprende un riesame della documentazione e una verifica "sul campo", equivalente o più estesa di una verifica periodica di mantenimento, considerando: L efficace interazione e collegamento tra tutti gli elementi del sistema; L efficacia complessiva del sistema nella sua globalità alla luce dei cambiamenti intercorsi; La dimostrazione dell'impegno a mantenere l'efficacia del sistema. A completamento della verifica, ICEC rilascia all Organizzazione un rapporto di verifica che dettaglia l'esito della stessa e le eventuali Non- Conformità e/o Osservazioni emerse. Le eventuali Non-Conformità dovranno essere eliminate da appropriate Azioni Correttive e da una verifica di chiusura nel caso di Non-Conformità Maggiori entro la data di scadenza del certificato, affinché il certificato possa rimanere valido. 4.9 Estensione periodica della validità della certificazione del sistema. Prima della verifica di riesame del sistema ICEC conferma all Organizzazione le condizioni relative al successivo triennio di certificazione. Nel caso in cui siano intervenute variazioni nell Organizzazione (n. dipendenti, siti) verranno specificate le nuove condizioni relative agli aspetti tecnici ed economici. Al ricevimento dell accettazione della proposta economico-tecnica da parte dell Organizzazione, ICEC procede all effettuazione della verifica di riesame periodico del sistema. Il riesame periodico del sistema ha le caratteristiche specificate nel 4.8; Indipendentemente dallo schema applicato e delle verifiche di sorveglianza eseguite si svolge in base alla seguente modalità: ogni 33 mesi dalla verifica di certificazione per tutti gli schemi (sorveglianze ogni 9 o 12 mesi). Nota: nella definizione delle date previste per le verifiche periodiche di mantenimento e/o di riesame periodico si considera la scadenza nominale, ovvero eventuali anticipi o ritardi intervenuti nell'esecuzione della verifica precedente non vengono considerati. Quando, durante un audit di rinnovo della certificazione, sono identificate situazioni di non conformità o mancanza di evidenze di conformità, ICEC definisce i tempi limite per l attuazione di correzioni ed azioni correttive prima della scadenza della certificazione Verifiche da parte dell Ente di Accreditamento L Organizzazione certificata o in corso di certificazione deve consentire l accesso al Gruppo di Valutazione incaricato dall Ente di Accreditamento di verificare le attività in campo del Gruppo di Valutazione di ICEC. Questo in relazione alle regole EA (European co-operation for Accreditation) nell ambito degli accordi MLA (Multilateral Recognition Arrangement). Se l Organizzazione si rifiuta di consentire l accesso al Gruppo di Valutazione incaricato dall Ente di Accreditamento si potrà procedere al ritiro del certificato Verifiche presso subfornitori (outsourcing) Per verificare l efficacia del Sistema di Gestione Aziendale dell Organizzazione, ICEC si riserva il diritto di fare verifiche ispettive presso fornitori dell Organizzazione quando alcuni processi dell Organizzazione siano esternalizzati (Outsourcing). Tali verifiche saranno effettuate soprattutto nei casi in cui, a giudizio del Lead Auditor, l influenza dei prodotti / processi del fornitore sulla conformità del prodotto e/o servizio dell Organizzazione risulti rilevante ed il fornitore non risulti certificato in accordo alle normative del Sistema di Gestione da un Ente Accreditato. Il fornitore deve consentire l accesso a tutte le registrazioni/processi/notizie relative ai processi ed ai prodotti relativi a quelli dell Organizzazione certificata da ICEC in accordo alle normative del Sistema di Gestione. Nel caso in cui l Organizzazione si rifiuti di consentire la verifica presso i propri fornitori ciò potrà dare inizio all iter di sospensione del certificato.

10 Approved by: PRES ICEC Date: Replaces: 07 Page 10 di Modifiche al campo di applicazione o alle condizioni incluse nella certificazione Durante il periodo di validità della certificazione l Organizzazione può richiedere modifiche del campo di applicazione del certificato (es: modifica o estensione dei prodotti / servizi; variazione delle unità produttive coperte dalla certificazione); in questi casi l Organizzazione è tenuta a fare richiesta scritta a ICEC che, in base alle informazioni ricevute, valuta se le modifiche necessitino di verifiche supplementari e relativa revisione dei termini contrattuali e informa conseguentemente l Organizzazione. In caso d esito positivo delle attività di verifica e successiva approvazione da parte della Funzione Deliberante, il certificato di conformità viene riemesso Verifiche non programmate (straordinarie) ICEC si riserva il diritto di effettuare visite non programmate a carattere straordinario all Organizzazione certificata, con un preavviso minimo per verificare che il sistema certificato sia applicato e mantenuto in maniera adeguata e che tutte le condizioni di certificazione siano rispettate. Tali verifiche sono generalmente effettuate nel caso in cui ICEC ha validi motivi per richiederle: ad es. reclami e informazioni circa il mancato rispetto delle condizioni di certificazione, uso improprio della certificazione o del marchio, ecc. Nel caso specifico i dettagli circa la verifica stessa saranno concordati tra l'organizzazione e ICEC. Le tariffe normalmente applicate per le Verifiche Ispettive Non Programmate sono calcolate in funzione dei tempi necessari e della tariffa oraria vigente, come specificato nel contratto. 5 CONVERSIONE DEI CERTIFICATI Nel caso di richiesta di conversione della certificazione del Sistema di Gestione Aziendale da un certificato (che al momento della richiesta di conversione deve essere attivo) emesso da un Ente di Certificazione accreditato in ambito IAF (International Accreditation Forum) nel settore merceologico in oggetto (es. EA 05), lo schema di certificazione prevede: 1. Valutazione della Documentazione del Sistema. Nell ambito di tale visita si verificheranno: le motivazioni alla base della richiesta di conversione, i rapporti di Verifica rilasciati dall Ente Certificatore precedente per verificare il livello di affidabilità del sistema istituito, i reclami ed eventuali azioni intraprese, la documentazione del sistema di gestione, la conferma del campo di applicazione della certificazione, la validità e lo stato del precedente certificato con riferimento ai siti e alle attività coperte da certificazione. 2. Verifica ispettiva di conversione La verifica di conversione svolta presso il sito dell Organizzazione dovrebbe essere preferibilmente condotta in concomitanza con la prima verifica periodica di mantenimento utile e/o in accordo a richieste specifiche del cliente, se ne ricorrono le condizioni. La verifica di conversione deve coprire, valutare e documentare quanto segue: stato dell Organizzazione in relazione al ciclo di verifiche di certificazione; stato dei rilievi ancora aperti e relative azioni correttive in essere; efficacia delle azioni correttive intraprese relativamente alle NC di categoria 1 (Maggiori) identificate nel rapporto del precedente ente di certificazione; stato degli indicatori di misurazione dei processi; stato ed efficacia delle verifiche ispettive interne; processi critici che hanno influenza sul prodotto/servizio; adeguatezza del campionamento precedente per clienti multi sito; per i sistemi di gestione ambientale il rapporto deve documentare il livello di conformità relativamente ai pertinenti requisiti legislativi in vigore. Inoltre, il Lead Auditor può estendere il campionamento della verifica ad altri elementi / requisiti della normativa di riferimento, importanti per valutare la conformità e l efficacia del sistema, basandosi sulle informazioni accolte in sede di Verifica Documentale.

11 Approved by: PRES ICEC Date: Replaces: 07 Page 11 di 13 A completamento positivo delle attività di verifica, la relativa documentazione è trasmessa alla Funzione Deliberante di ICEC per la conseguente valutazione ed approvazione della proposta di certificazione. Il certificato avrà come data di emissione quella di approvazione mentre la data di scadenza sarà allineata con la data di scadenza del certificato emesso dal precedente Ente di Certificazione. Il sistema certificato è quindi sottoposto a verifiche periodiche di mantenimento e di riesame del sistema secondo le modalità descritte nel corrispondente paragrafo del regolamento. Nel caso di richiesta di conversione della certificazione del sistema da un certificato emesso da un Ente di Certificazione non accreditato (in generale o nel settore merceologico del certificato in oggetto) in ambito IAF (International Accreditation Forum), si applica lo schema integralmente. Per ulteriori dettagli in merito al processo di conversione dei certificati si rimanda al documento IAF MD2 Mandatory document for the transfer of Accredited Certification of Mangement Systems. 6 MODIFICHE DELLO SCHEMA DI CERTIFICAZIONE Nel caso vengano apportate modifiche sostanziali alle regole dello Schema Certificativo e/o delle normative di riferimento, ICEC provvederà a: informare le organizzazioni interessate; prendere in considerazione eventuali commenti ai cambiamenti da parte delle parti interessate; specificare la data effettiva da cui i cambiamenti entreranno in vigore, accordando un periodo di tempo ragionevole affinché le società certificate possano apportare le adeguate variazioni al proprio sistema di gestione; pianificare eventuali verifiche supplementari per l adeguamento alle variazioni intercorse. L Organizzazione (certificata o in corso di certificazione) ha il diritto di rinunciare alla certificazione se ritiene di non voler adeguare il proprio sistema ai cambiamenti dello schema certificativo e/o della normativa di riferimento, entro 60 gg dalla ricezione della comunicazione di modifica altrimenti il regolamento si riterrà accettato dall Organizzazione. I Regolamenti sono resi disponibili sul sito Internet Tale decisione deve essere comunicata per iscritto a ICEC. 7 RECLAMI L Organizzazione certificata è tenuta a mantenere una registrazione di tutti i reclami ricevuti (relativamente ad ogni prodotto o servizio che rientra nello scopo del certificato) e delle azioni correttive intraprese per l efficace gestione degli stessi e di rendere disponibili tali registrazioni a ICEC su richiesta. Inoltre, se il certificato rientra in uno degli schemi e/o settori per i quali ICEC è accreditato, detti documenti devono essere tenuti a disposizione per un eventuale verifica da parte di un rappresentante autorizzato dell'ente di Accreditamento. 8 RISERVATEZZA ICEC assicura la completa riservatezza sulle informazioni ricevute e sulle valutazioni espresse dal proprio personale e dai propri fornitori di servizi. Per la natura del lavoro svolto, ICEC ed il suo personale possono venire a conoscenza di informazioni tecniche e commerciali riguardanti i prodotti e/o servizi dell Organizzazione. I dipendenti e fornitori di servizi di ICEC sottoscrivono e sono tenuti ad assicurare il proprio impegno a non divulgare a terzi, se non a seguito d autorizzazione scritta dell Organizzazione, eventuali informazioni raccolte durante le attività di verifica, salvo quanto previsto dalla normativa vigente in materia di privacy e riservatezza. 9 SOSPENSIONE DELLA CERTIFICAZIONE In caso di problematiche ritenute gravi e significative, ICEC ha facoltà di sospendere temporaneamente il Certificato di Conformità; ad esempio nei casi in cui l Organizzazione: non invia nei tempi previsti le Azioni Correttive adeguate per eventuali Non Conformità; non applica nei tempi previsti Azioni Correttive adeguate per eventuali anomalie; non è in regola con i pagamenti relativi alle attività già effettuate;

12 Approved by: PRES ICEC Date: Replaces: 07 Page 12 di 13 non osserva le condizioni dettagliate nei regolamenti di certificazione applicabili; non è in grado di assicurare il regolare svolgimento delle attività di verifica previste; fa uso improprio del Marchio e/o del Certificato di Conformità; non gestisce correttamente i reclami; non informa ICEC circa fatti sostanziali che possono inficiare l'efficacia ed affidabilità del sistema certificato; non informa ICEC di tutti i procedimenti legali in essere, incidenti e/o emergenze in corso inerenti il campo di applicazione della certificazione; rifiuta od ostacola le attività di verifica; dà evidenza che il Sistema di Gestione non garantisce la conformità a leggi e a regolamenti cogenti relativi allo standard di certificazione applicato; richede volontariamente la sospensione del certificato; non consente lo svolgimento degli audit di sorveglianza o di rinnovo della certificazione con la periodicità necessaria; non rispetta in modo persistente o grave, i requisiti della certificazione, compresi i requisiti relativi all efficacia del sistema di gestione; In caso di sospensione, ICEC invia la notifica di sospensione ufficiale con lettera raccomandata o mezzo equivalente, indicando anche le tempistiche a disposizione per la revoca della sospensione e riservandosi di rendere pubblica tale sospensione. In caso di sospensione, la certificazione del sistema di gestione dell Organizzazione è temporaneamente invalidata. L Organizzazione deve astenersi dal pubblicizzare o utilizzare la sua certificazione ed i loghi concessi. Quando ICEC verifica che l Organizzazione ha risolto efficacemente le condizioni che hanno motivato la sospensione, la stessa è revocata informando l Organizzazione; in caso contrario ICEC provvede al Ritiro/Annullamento del Certificato. Se il certificato è sospeso, questo non compare più sul sito Internet e (o di altri Enti di Accreditamento) e sarà rimesso sul sito quanto riattivato. 10 RITIRO E ANNULLAMENTO DELLA CERTIFICAZIONE Se le condizioni che hanno portato alla sospensione non sono risolte entro il termine indicato nella notifica di sospensione, ICEC provvede al ritiro del certificato. Il Certificato può essere ritirato anche senza applicazione della fase di sospensione in caso di gravi irregolarità da parte dell Organizzazione. Il certificato sarà annullato/ritirato se l'organizzazione non intende continuare a mantenere la certificazione e confermerà questa sua volontà per iscritto. ICEC valuterà la necessità di ritiro/annullamento del certificato in caso di azioni legali. Il certificato sarà annullato/ritirato in caso di mancato rinnovo della certificazione al termine del triennio di validità. L annullamento/ritiro del certificato sarà notificato ufficialmente all Organizzazione con lettera raccomandata o altro mezzo equivalente. A partire dalla data della lettera di ritiro, l Organizzazione è tenuta a non fare più uso del certificato e dell eventuale documentazione che ne attesta la certificazione (incluso l uso dei marchi). In caso d annullamento/ritiro del certificato l Organizzazione deve restituire i vecchi certificati e quello attivo a proprie spese ad ICEC. Se il certificato è ritirato, questo non compare più sul sito Internet e (o di altri Enti di Accreditamento). 11 GESTIONE DEI RECLAMI, RICORSI E CONTENZIOSI L Organizzazione ha la facoltà di presentare reclami o ricorsi in forma scritta. Il reclamo è la manifestazione di insoddisfazione dell'organizzazione in relazione ad aspetti amministrativi e tecnici delle attività svolte da ICEC. Il ricorso è la manifestazione esplicita e documentata di non accettazione delle decisioni adottate da ICEC nell'ambito delle attività di verifica ispettiva. Il contenzioso deriva dall eventuale non accettazione da parte dell'organizzazione delle decisioni comunicate a fronte dei ricorsi.

13 Approved by: PRES ICEC Date: Replaces: 07 Page 13 di 13 Il ricorso va indirizzato alla direzione entro 15 giorni dalla decisione di ICEC facendo esplicito riferimento al fatto che si presenta un ricorso in accordo al presente paragrafo del regolamento. ICEC procederà ad un accertamento in merito e a trasmettere una risposta scritta all'organizzazione entro 30 giorni dal ricevimento circa l esito dell accertamento e le relative decisioni. L eventuale contenzioso sarà riportato al giudizio di una terna arbitrale; due arbitri sono scelti dalle due parti tra esperti del settore, mentre il terzo è scelto dai primi due o, in mancanza d accordo, dal Tribunale di Milano. Le spese inerenti a successivi accertamenti che si rendono necessari sono a carico del ricorrente, salvo il caso d accoglimento del ricorso. 12 PUBBLICAZIONE I Certificati in corso di validità sono inseriti e pubblicati sul sito Internet Accredia (o l Ente di Accreditamento di riferimento) dispone inoltre di un sito pubblico ( nel quale i Certificati sono visibili e aggiornati periodicamente. garantire l'indipendenza di ICEC nell'esecuzione delle sue attività e a permettere un continuo miglioramento ed una continua innovazione, consentendo così di generare vantaggi competitivi sia per i clienti che per ICEC. ICEC elabora e trasmette ad ogni Organizzazione richiedente un offerta specifica e completa di tutte le informazioni relative agli aspetti tecnici ed economici basandosi sui seguenti dati: numero del personale effettivo, normativa/e di riferimento, numero unità produttive, localizzazione geografica della/e unità produttiva/e, numerosità e caratteristiche dei prodotti e/o processi produttivi, principali aspetti della sicurezza e/o ambiente correlati con le attività, requisiti stabiliti dall'ente di Accreditamento e/o previsti dalle linee guida EA in termini di tempistiche minime da applicare per le attività di verifica in funzione della dimensione dell Organizzazione. Tale offerta è completa di tutte le informazioni relative alle attività e ai prezzi sulla base dei listini in vigore. I prezzi si intendono IVA e spese escluse. Condizioni particolari sono da ritenersi valide solo se inserite esplicitamente nel contratto. 13 CONCESSIONE E USO DEL MARCHIO E DEL CERTIFICATO DI CONFORMITA Una volta completato positivamente il processo di verifica ed emesso il relativo certificato, all'organizzazione è concessa l'autorizzazione all'utilizzo dei marchi di certificazione di sistema e del certificato. I marchi sono d esclusiva proprietà di ICEC e nè è vietato l uso senza esplicita autorizzazione (che coincide con la lettera di invio del certificato), o qualora il certificato sia sospeso e/o ritirato come contrattualmente previsto. L'Organizzazione è tenuta a utilizzare i marchi e/o il certificato in accordo ai requisiti definiti nei Regolamenti di uso dei marchi ICEC di cui ICEC dà comunicazione con la lettera di relativa licenza d uso. 14 CONDIZIONE ECONOMICHE Le condizioni economiche relative alle attività di certificazione sono stabilite da ICEC, in accordo ad una politica secondo la quale i servizi sono erogati in modo tale ad assicurare un profitto sufficiente a

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