FAQ Faxolution for Windows

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1 Faxolution for Windows FAQ

2 FAQ Faxolution for Windows Indice Faxolution per Windows Introduzione... 4 Requisiti di sistema... 4 File di licenza / Installazione... 4 Informazioni importanti su aggiornamenti e nuove versioni del software... 4 Termini e convenzioni utilizzati... 5 ESEMPIO 1 Inviare un fax singolo da Microsoft Word... 6 ESEMPIO 2 Inviare un fax da Microsoft Word a una lista di distribuzione di prova... 7 Ulteriori impostazioni Domande generali su Faxolution per Windows Come fare per immettere il file del codice di licenza? È possibile utilizzare Faxolution per Windows in un ambiente Terminal Server? Faxolution per Windows è compatibile con Windows 95, 98, ME? È necessario disporre di una linea dedicata? È possibile richiedere una fatturazione differenziata, ad esempio per l'attribuzione delle voci di spesa a centri di costo o per la fatturazione a terzi? Domande frequenti sulla creazione di documenti Com'è possibile creare una carta intestata "digitale" o una copertina? Dove è possibile impostare la risoluzione? Dove è possibile visualizzare il numero di pagine del fax? A che cosa serve l'opzione "Salva come bozza" e che cosa significa "Bozza"? Che cosa significa "Intestazione standard"? Che cosa accade se è stata attivata l'opzione "Nessuna intestazione"? Come è possibile impostare un "Intestazione personalizzata"? In che modo è possibile personalizzare l'intestazione? Come fare per inserire una o più pagine aggiuntive in un documento? Che cosa bisogna tenere presente durante la creazione di un fax? A che cosa serve la funzione "Sostituisci fax..." nel menu Modifica? È possibile inviare fax personalizzati (ad esempio utilizzando la funzione Stampa unione di Microsoft Word)? Domande frequenti sulle liste di distribuzione Dove va inserito il numero di fax e come è strutturato il file di una lista di distribuzione? Dove è possibile visualizzare il numero di destinatari? Come fare per creare una lista di distribuzione in formato CSV o TXT? Che cosa accade se nella lista di distribuzione oltre al numero di fax sono contenute altre informazioni? Come fare per creare una lista di distribuzione in formato CSV o TXT se si utilizza Microsoft Excel? Come fare per creare una lista di distribuzione in formato CSV o TXT se si utilizza Microsoft Access? Come vengono elaborati i numeri di fax presenti più volte nella stessa lista di distribuzione? Come è possibile includere l'intera lista di distribuzione nell'elenco destinatari? Come è possibile includere singoli numeri di una lista di distribuzione nell'elenco destinatari? Come è possibile rimuovere uno o più numeri dall'elenco destinatari? Come è possibile cancellare un intero elenco destinatari? Dopo aver modificato un elenco destinatari, ad esempio cancellando dei numeri, è possibile salvare il nuovo elenco? Come è possibile caricare più liste di distribuzione, ovvero riunire i numeri presenti in diverse liste di distribuzione?... 16

3 4. Domande frequenti relative all'invio Come fare per creare un fax di prova? Come è possibile includere rapidamente un numero di fax nell'elenco destinatari tramite tastiera e inviare il fax direttamente? Come fare per impostare Faxolution per Windows come stampante e successivamente reimpostare la stampante precedente? Di che cosa bisogna tenere conto prima di inviare un fax a un vasto numero di destinatari? Dove è possibile visualizzare lo stato corrente di un invio in corso? A che cosa serve il campo "Descrizione"? A che cosa serve il campo "Commento"? Durante l'invio del fax il PC deve rimanere costantemente online? Che cosa significa l'opzione modalità di invio "Espresso"? L'applicazione Faxolution per Windows deve rimanere aperta fino al completamento dell'invio? È necessario essere sempre online per utilizzare Faxolution per Windows? Come fare per inviare nuovamente i fax non trasmessi? Nel caso in cui l'invio di un fax non sia andato a buon fine, quali sono i messaggi di stato in base ai quali è consigliato ripetere l'invio? Come è possibile annullare un fax già trasferito al sistema Retarus? Che cosa significano le varie opzioni relative all'ora di invio? A che cosa serve il campo "Fatturazione"? Domande frequenti sulla funzione rapporti Come è possibile analizzare ulteriormente i dati relativi all'invio di un fax, ad esempio in Microsoft Excel? Qual è il significato dei singoli messaggi di stato? È possibile spostare i file di archiviazione? Perché nella visualizzazione dettagliata alla voce "Destinatario" appare un altro numero rispetto alla voce "Numero fax"? È possibile ordinare le informazioni nella visualizzazione dettagliata? Domande frequenti relative alle impostazioni Che cosa sono i profili? Che cosa significa CSID? Perché è conveniente utilizzare un'intestazione standard / CSID? In che modo è possibile impostare il programma per la visualizzazione dei fax? Dove è possibile reperire un tale programma? Che cosa significano le varie impostazioni nella scheda "Fatturazione"? Perché può essere importante impedire che il proprio archivio sia accessibile da altri utenti? Che cosa significano le varie impostazioni di "Aggiorna stato" nel menu Strumenti, Opzioni? Che cosa significa l'impostazione "Ignora errori unione fax e comandi in Strumenti, Opzioni, Unione fax? Domande frequenti relative ai comandi e alla funzione Stampa unione (fax personnalizzato) Come vanno utilizzati i comandi di Faxolution per Windows? Che cosa significa "personalizzare" e che cos'è l'unione fax? È possibile utilizzare i comandi di Faxolution per Windows anche per inviare fax singoli? Quali sono i comandi disponibili? Panoramica dei comandi All'interno di un documento, dove conviene inserire i comandi? È possibile inserire uno o più comandi nell'intestazione di un documento? È necessario scegliere un tipo o una dimensione carattere particolare per i comandi? È possibile utilizzare una carta intestata "digitale" personale in combinazione con i comandi? I comandi devono essere inseriti seguendo un determinato ordine o rispettando un formato particolare?... 31

4 7.10. Invio di fax personalizzati da Microsoft Word mediante una lista di distribuzione creata con Microsoft Excel Combinazioni di comandi utili per fax personalizzati Che cosa bisogna tenere presente durante la creazione di un fax personalizzato? Come è possibile "frazionare" una lista di distribuzione (funzione Stampa unione di Microsoft Word)? Che cosa accade se la lista di distribuzione per il fax personalizzato contiene dei numeri fax con errori? Che cosa accade se la lista di distribuzione per il fax personalizzato contiene più volte lo stesso numero? Come è possibile incorporare informazioni specifiche relative all'invio o alla fatturazione nella spedizione di fax personalizzati? Domande frequenti relative alla copertina Dove è possibile impostare le informazioni mittente per la copertina del fax? Esempi di copertine modelli per creare una copertina personalizzata Elenco dei comandi che è possibile inserire nella copertina Dove vengono salvate le copertine? Come è possibile verificare rapidamente il layout della copertina? Come fare per inviare un fax completo di copertina? A che cosa serve la funzione "QuickFax"? È possibile utilizzare più copertine diverse fra loro? Come fare per modificare il contenuto di una copertina? Quanto può essere lungo il testo di accompagnamento presente su una copertina? Dove è possibile stabilire che venga sempre utilizzata o proposta una copertina? È possibile modificare i margini di pagina anche successivamente? Dove? All'interno di una copertina è consentito utilizzare la funzione intestazione e piè di pagina? Elementi di formattazione consentiti e limitazioni Domande frequenti sulla funzione lista di blocco A che cosa serve la funzione lista di blocco e come è possibile attivarla? Dove viene salvato il file della lista di blocco? In quale formato viene salvata la lista di blocco? Come fare per aggiungere singoli numeri alla lista di blocco? Come fare per aggiungere contemporaneamente più numeri alla lista di blocco? Che cosa accade se non è possibile trovare la lista di blocco o se il file è stato danneggiato? Come vengono contrassegnati i numeri inclusi nella lista di blocco quando si invia un fax? Come è possibile attivare la funzione lista di blocco per l'invio di fax personalizzati? Esiste un comando specifico? Come è possibile effettuare una ricerca all'interno della lista di blocco? Che cosa accade con i record duplicati? Descrizione dei messaggi di stato... 43

5 Faxolution per Windows Introduzione Retarus Faxolution per Windows è un driver di stampante intelligente che, sfruttando l'infrastruttura di Retarus Faxolution, consente l'invio di fax direttamente e con la massima affidabilità da qualsiasi applicazione per il sistema operativo Windows. Senza ulteriori investimenti in hardware, linee telefoniche o software fax, questa soluzione offre una capacità di trasmissione fax pressoché illimitata. Retarus Faxolution per Windows permette di inviare in maniera rapida e conveniente non solo singoli fax in qualsiasi paese del mondo, ma anche ordini a un numero illimitato di destinatari. Requisiti di sistema Microsoft Windows NT, Microsoft Windows 2000 oder Microsoft Windows XP Accesso a Internet Software Retarus Faxolution per Windows e file di licenza La trasmissione dei dati al sistema Retarus avviene tramite il protocollo sicuro HTTPS. Il software gratuito Retarus Faxolution per Windows e il relativo file di licenza vengono inviati all'utente dal consulente personale per la comunicazione Retarus. File di licenza / Installazione Per iniziare subito a lavorare con Faxolution per Windows, compilare e firmare il modulo di registrazione e le condizioni generali di spedizione di Retarus GmbH e inviare entrambi i documenti a Retarus, preferibilmente via fax, al numero: Al ricevimento dei documenti richiesti, Retarus invierà il file di licenza. È consigliato salvare il file del codice di licenza sul proprio PC. Eseguire il programma di installazione fax4win-setup.exe. Al termine dell'installazione di Faxolution per Windows viene visualizzata la finestra di dialogo Impostazioni profilo. È possibile selezionare e trascinare il file di licenza direttamente nel campo Licenza. In alternativa salvare il file di licenza prima sul proprio PC e poi selezionarlo tramite l'icona Apri file. Infine, è possibile aprire il file con un editor di testo (p. es. notepad.exe), selezionare tutto il contenuto, copiarlo e successivamente incollarlo nel campo di immissione. Per utilizzare Retarus Faxolution per Windows in combinazione con Microsoft Windows Terminal Server, leggere con attenzione il punto 1.2. del presente documento. Informazioni importanti su aggiornamenti e nuove versioni del software Ad ogni rilascio di una nuova versione di Faxolution per Windows, Retarus invia a tutti gli utenti una comunicazione. È vivamente consigliato installare la nuova versione di Faxolution per Windows non appena è disponibile.

6 Termini e convenzioni utilizzati Il software Faxolution per Windows è composto da tre parti a ciascuna delle quali corrisponde una finestra di dialogo principale. Finestra Nuovo fax Finestra Dettagli processo

7 Finestra Panoramica processo ESEMPIO 1 Inviare un fax singolo da Microsoft Word Una volta completato il documento da inviare, selezionare la voce di menu Stampa dal menu File. Impostare Faxolution come nuova stampante. Fare clic su OK. Viene visualizzata la finestra di dialogo Nuovo fax. Inserire il numero di fax completo di prefisso nel campo Numero fax. Per effettuare una prova, immettere il proprio numero di fax. Fare clic sul pulsante per salvare il numero nell'elenco destinatari. Per inviare il fax, fare clic su Invia. Se si seleziona la cartella Fax in uscita nella finestra principale Panoramica processo, è possibile osservare che è in corso la trasmissione del fax al sistema Retarus. Il nuovo stato indicato è in spedizione. Quando l'invio del fax viene completato, lo stato visualizzato passa a OK e il fax viene salvato in Archivio invio nella cartella corrispondente alla Settimana corrente.

8 ESEMPIO 2 Inviare un fax da Microsoft Word a una lista di distribuzione di prova Per prima cosa occorre creare una lista di distribuzione di prova. Il modo più semplice per farlo, è utilizzare un editor di testo, ad esempio il Blocco note di Windows (notepad.exe). Il numero di fax deve essere scritto sempre all'inizio del file, ovvero il primo campo deve indicare il numero di fax. Per inserire più numeri di fax, aggiungere una riga per ciascun destinatario. Esempio di file separato da virgole per una lista di distribuzione composta da due numeri: ,Retarus Electronic Services ,Retarus Vendite Le informazioni che seguono il numero di fax (vale a dire quelle dopo la virgola) sono opzionali. Esse appaiono nel campo Commento e possono essere associate a ciascun numero di fax come informazioni aggiuntive. Salvare il file ad esempio con il nome "Esempio-lista-di-distribuzione.txt". Il percorso predefinito per le liste di distribuzione (profili) è C:\Programmi\Faxolution4Win\Liste-di-distribuzione. Passare al programma di elaborazione testi e, dopo aver completato il documento da inviare, selezionare dal menu File la voce di menu Stampa. Impostare Faxolution come stampante. Fare clic su OK. Viene visualizzata la finestra di dialogo Nuovo fax. Per caricare la lista di distribuzione di esempio creata in precedenza, fare clic sul pulsante "Esempio-lista-di-distribuzione.txt". (Apri file lista di distribuzione). Selezionare il file Fare clic sul pulsante per includere tutti i numeri caricati nell'elenco dei destinatari. Per ultimare l'invio del fax all'elenco destinatari, fare clic su Invia. Viene visualizzato un messaggio che indica che è in corso la trasmissione del fax al sistema Retarus. Al termine della trasmissione viene aperta la cartella Fax in uscita nella finestra di dialogo Panoramica processo. Lo stato del processo è in spedizione. Quando l'invio del fax viene completato, lo stato visualizzato passa a OK e il fax viene salvato in Archivio invio nella cartella corrispondente alla Settimana corrente.

9 Ulteriori impostazioni Per poter effettuare la trasmissione di fax dal proprio PC al sistema Retarus tramite protocollo HTTPS potrebbero essere necessario alcune ulteriori impostazioni. Questa finestra di dialogo consente anche di impostare il Visualizzatore fax. In Strumenti, Opzioni è possibile configurare le seguenti impostazioni: Dopo aver terminato le prove, è consigliabile verificare le impostazioni relative al proprio identificativo e all'intestazione. Tali impostazioni possono essere configurate in Strumenti, Profilo: Per ulteriori informazioni sui profili e sulle possibili impostazioni, fare riferimento al punto 6 del presente documento.

10 1. Domande generali su Faxolution per Windows 1.1. Come fare per immettere il file del codice di licenza? Al termine dell'installazione di Faxolution per Windows viene visualizzata la finestra di dialogo Impostazioni profilo. È possibile trascinare il file di licenza ricevuto dal proprio consulente personale per la comunicazione nel campo Licenza. In alternativa salvare il file di licenza prima sul proprio PC e selezionarlo tramite l'icona Apri file. Infine è possibile aprire il file con un editor di testo (p. es. notepad.exe), selezionare tutto il contenuto, copiarlo e successivamente incollarlo nel campo di immissione È possibile utilizzare Faxolution per Windows in un ambiente Terminal Server? Dalla versione 2.06, l'applicazione supporta Terminal Server. Importante: tenere presente che l'installazione deve essere effettuata dal client di Terminal Server e non dalla console! 1.3. Faxolution per Windows è compatibile con Windows 95, 98, ME? Purtroppo no. I sistemi operativi supportati sono Microsoft Windows NT, Microsoft Windows 2000 e Microsoft Windows XP È necessario disporre di una linea dedicata? No. È sufficiente un normale accesso a Internet. La connessione può essere stabilita componendo il numero di accesso tramite modem, ISDN, DSL e persino da cellulare È possibile richiedere una fatturazione differenziata, ad esempio per l'attribuzione delle voci di spesa a centri di costo o per la fatturazione a terzi? Sì. Rivolgersi al proprio consulente personale per la comunicazione. Possono essere richieste licenze aggiuntive e la fatturazione separata per ciascuna di esse. Se si desidera ricevere una fattura in cui gli invii di fax siano ordinati o raggruppati per centro di costo o per progetto, utilizzare la funzione di fatturazione. Fare riferimento al punto 6.6 Fatturazione. Per poter usufruire di questo tipo di fatturazione, è necessario fare richiesta a Retarus. Occorre inoltre tenere presente che i fax di prova per un invio di ampie dimensioni ricevono lo stesso identificativo di fatturazione dell'invio vero e proprio! Nella fatturazione per centro di costo o per progetto si applica un importo di fatturazione minimo di Euro 25,00 per fattura.

11 2. Domande frequenti sulla creazione di documenti 2.1. Com'è possibile creare una carta intestata "digitale" o una copertina? Se sul proprio PC è installato Faxolution per Windows, non si necessita di alcun ulteriore software per realizzare un modello di carta intestata o una copertina. Se si dispone già di un modello, è sufficiente aprirlo con il programma in cui è stato realizzato. All'interno di tale applicazione fare clic su File, Stampa, impostare Faxolution come stampante e confermare facendo clic su OK. L'applicazione Faxolution per Windows viene avviata. Nel menu File selezionare "Salva fax come" e salvare il modello nella cartella desiderata (es. CARTA_INTESTATA.TIF). Per poter utilizzare il modello, è infine necessario indicare il percorso in cui è stato salvato. Dal menu Strumenti selezionare Profilo, fare clic su Modelli e aprire il file creato in precedenza (es. CARTA_INTESTATA.TIF). È possibile impostare fino a 4 modelli per ciascun profilo. L'utilizzo dei modelli funziona in modo analogo all'utilizzo dei vassoi carta nei processi di stampa. Se Faxolution è impostato come stampante, per completare l'operazione è sufficiente selezionare l'alimentazione carta per il documento. In Microsoft Word è possibile impostare il modello da utilizzare selezionando Imposta pagina dal menu File. Se ad esempio il modello di carta intestata desiderato è stato inserito come Modello 1, scegliere il Modello 1 Prima pagina nell'alimentazione della carta. Se nel caso di documenti con più pagine si desidera che tutte le pagine vengano stampate utilizzando lo stesso modello di carta intestata, scegliere il Modello 1 Pagine seguenti. Tenere presente che i modelli di carta intestata devono essere in formato TIFF. I modelli di esempio "Prima-pagina.tif" e "Pagine-sequenti.tif" si trovano nella cartella di programma di Faxolution per Windows C:\Programmi\Faxolution4Win\ Dove è possibile impostare la risoluzione? La risoluzione può essere impostata nella finestra di dialogo Nuovo fax. Selezionare Risoluzione dal menu Modifica e scegliere una tra le opzioni Alta (predefinita) o Bassa. In alternativa è possibile modificare la risoluzione dalla riga di stato della finestra di dialogo Nuovo fax: fare clic con il tasto destro del mouse sulla voce Risoluzione e selezionare una tra le opzioni Alta (predefinita) o Bassa. Tenere presente che l'impostazione resta attiva solo per il fax corrente. È possibile modificare la risoluzione in modo permanente in Strumenti, Profilo, Ulteriori.

12 2.3. Dove è possibile visualizzare il numero di pagine del fax? Il numero di pagine è indicato nella riga di stato della finestra di dialogo Nuovo fax. Per i fax in fase di elaborazione, programmati o completati, il numero di pagine è indicato nella finestra Panoramica processo A che cosa serve l'opzione "Salva come bozza" e che cosa significa "Bozza"? Al termine della creazione di un fax, ovvero dopo aver preparato il documento e aver inserito un destinatario o selezionato un elenco di destinatari in Faxolution per Windows, è possibile trasmettere (Invia) il fax al sistema Retarus, che provvede a inviarlo all'ora di invio impostata. In alternativa selezionare Salva come bozza per salvare tutte le informazioni (documento e numeri dei destinatari) sul proprio PC. Il fax viene salvato nella cartella (Bozza). (Bozze) in Panoramica processo e contrassegnato come Soltanto nel momento in cui nella finestra Panoramica processo viene selezionata la cartella (Bozze) e nel menu File viene selezionata la voce di menu Trasmetti processo, il fax viene trasmesso al sistema Retarus che provvede ad inviarlo all'ora di invio impostata. Tenere presente che se è stata indicata l'ora di invio ma non è stato rimosso lo stato di Bozza, il fax non viene inviato Che cosa significa "Intestazione standard"? Se l'opzione Intestazione standard è attivata, sul bordo superiore del documento vengono riportati la data, l'ora, l'identificativo fax (CSID) e il numero di pagina x di y. Esempio: :15: / Che cosa accade se è stata attivata l'opzione "Nessuna intestazione"? Attivando l'opzione Nessuna intestazione, la riga di intestazione standard non viene visualizzata. In questo caso l'identificativo fax (CSID) inserito sarà utilizzato solamente, ad esempio, per la stampa del giornale fax ricevuti sull'apparecchio ricevente Come è possibile impostare un "Intestazione personalizzata"? Attivando questa opzione è possibile inserire informazioni dettagliate per l'intestazione, ad esempio il nome della propria società o del reparto. Questo campo ha una lunghezza massima di 130 caratteri. È inoltre possibile personalizzare la data, l'ora e il numero di pagina mediante i comandi riportati di seguito.

13 Comando Significato %Y Anno in 4 cifre (esempio: 2002) %y Anno in 2 cifre (esempio: 02) %m Mese in 2 cifre (01-12) %d Giorno in 2 cifre (01-31) %a Abbreviazione del giorno in 3 caratteri (es. Lun) %A Giorno per esteso (es. Lunedì) %H Ora in 2 cifre (00-23) %M Minuto in 2 cifre (00-59) %S Secondo in 2 cifre (00-59) %P Numero di pagina (1-99) %T Numero complessivo di pagine (1-99) %K Aggiunge nell'intestazione il commento associato al numero (vedere 2.8) Nota: il segno % seguito da nessuna lettera non è ammesso. Esempio: %d.%m.%y %H:%M:%S Pagina: %P di %T Mittente: Esempio Srl Reparto Assistenza Intestazione: :03:17 Pagina: 1 di 12 Mittente: Esempio Srl Reparto Assistenza 2.8. In che modo è possibile personalizzare l'intestazione? La versione attuale di Faxolution per Windows consente di personalizzare l'intestazione, ad esempio per indicare all'interno dell'organizzazione ricevente la persona alla cui attenzione è destinato il fax. Per questa funzione è disponibile il comando %K, che consente di visualizzare il testo inserito nel campo Commento nell'intestazione oppure nel testo che segue il numero di fax nel caso di una lista di distribuzione. Esempio di lista di distribuzione: ,Retarus att. del Sig. Manfredi ,Retarus att. della Sig.ra Visconti Parametri per intestazione personalizzata: %d.%m.%y %H:%M:%S Da: Esempio Srl A: %K Pagina: %P di %T Per il primo numero nella lista di distribuzione l'intestazione è: :03:17 Da: Esempio Srl A: Retarus att. del Sig. Manfredi Pagina: 1 di 2 Per il secondo numero nella lista di distribuzione l'intestazione è: :03:17 Da: Esempio Srl A: Retarus att. della Sig.ra Visconti Pagina: 1 di 2 Tenere presente che è possibile inserire fino a 130 caratteri. Gli spazi tra i singoli elementi dell'intestazione vengono inseriti premendo la barra spaziatrice della tastiera. Per ottenere migliori risultati e verificare il layout dell'intestazione è consigliabile creare un fax di prova utilizzando il commento "più lungo" presente nella lista di distribuzione.

14 2.9. Come fare per inserire una o più pagine aggiuntive in un documento? Se dopo aver predisposto un fax si desidera aggiungere altre pagine, aprire la finestra di dialogo Nuovo fax e selezionare dal menu Modifica la voce di menu Aggiungi. Sono disponibili le opzioni Pagine all'inizio e Pagine alla fine. Tenere presente che le pagine devono essere disponibili come file TIFF. Se i file non sono ancora stati salvati in formato TIFF, fare riferimento al punto 2.1. sulla conversione dei documenti Che cosa bisogna tenere presente durante la creazione di un fax? Consigli generali: creare un documento ad alto contrasto separando chiaramente le zone di testo dalle zone di bianco. Evitare di posizionare gli elementi di testo troppo vicino ai bordi della pagina. A seconda del tipo di fax alcune aree del documento potrebbero essere tagliate oppure potrebbero essere inserite in una seconda pagina. Tipo di carattere: utilizzare se possibile caratteri sans-serif. Evitare l'uso di caratteri molto piccoli o troppo "sottili". Linee: è preferibile utilizzare linee leggermente più spesse. Le linee troppo sottili, infatti, potrebbero non essere trasmesse. Elementi grafici, loghi, immagini: se possibile, evitare di usare gradazioni in scala di grigio e aree tratteggiate o punteggiate di grandi dimensioni. Lo strumento "telefax", infatti, consente una risoluzione limitata. Le immagini fotorealistiche possono essere gradevoli se visualizzate sul PC ma spesso riducono la qualità di ricezione. Inoltre, la trasmissione richiede più tempo, l'apparecchio ricevente rimane occupato più a lungo e il consumo di toner o inchiostro è maggiore. Test: effettuare delle prove inviando le varie bozze al proprio numero di fax. In questo modo si ottengono rapidamente preziose informazioni per migliorare il layout A che cosa serve la funzione "Sostituisci fax..." nel menu Modifica? La funzione Sostituisci fax consente di riutilizzare un fax inviato precedentemente come modello per un nuovo fax da inviare alla stessa lista di distribuzione. Dal menu File nella finestra di dialogo Panoramica processo selezionare la voce Ripeti invio/a tutti i numeri. L'elenco destinatari corrispondente viene caricato nella finestra di dialogo Nuovo fax. Per sostituire il fax "precedente" con il documento attuale, selezionare Sostituisci fax dal menu Modifica. Per sicurezza verificare nel Visualizzatore fax che il nuovo documento sia stato correttamente caricato. Tenere presente che il nuovo documento deve essere disponibile come file TIFF. Se i file non sono ancora stati salvati in formato TIFF, fare riferimento al punto 2.1. sulla conversione dei documenti È possibile inviare fax personalizzati (ad esempio utilizzando la funzione Stampa unione di Microsoft Word)? Sì. Per informazioni su questa funzione consultare il capitolo 7. Domande frequenti relative ai comandi e alla funzione Unione fax. Tenere presente che è richiesta la versione più recente di Faxolution per Windows. Per verificare la disponibilità di un nuovo aggiornamento, fare clic su Faxolution Update nella cartella di programma di Faxolution per Windows oppure selezionare Aggiorna dal menu "?" e nella schermata successiva fare clic su "Next".

15 3. Domande frequenti sulle liste di distribuzione 3.1. Dove va inserito il numero di fax e come è strutturato il file di una lista di distribuzione? All'interno della lista di distribuzione salvata in formato CSV o TXT il numero di fax deve trovarsi sempre all'inizio di ogni riga; il primo campo deve cioè corrispondere al numero di fax. Per inserire più numeri di fax, aggiungere una riga per ciascun destinatario. File di testo separato da tabulatori Retarus Electronic Services Retarus Vendite ecc. File di testo separato da virgole ,Retarus Electronic Services ,Retarus Vendite ecc Dove è possibile visualizzare il numero di destinatari? Il numero di destinatari è indicato nella finestra di dialogo Nuovo fax sotto l'elenco destinatari. Per i fax programmati il numero di destinatari è indicato nella cartella dialogo Panoramica processo. (Bozze) della finestra di Per i fax in uscita il numero di destinatari è indicato nella cartella di dialogo Panoramica processo. (Fax in uscita) della finestra

16 3.3. Come fare per creare una lista di distribuzione in formato CSV o TXT? Tendenzialmente tutte le applicazioni (editor di testo, fogli di calcolo, database, ecc.) impiegate per la gestione dei numeri di fax consentono la visualizzazione o l'esportazione dei record di dati in formato TXT (file di testo) o CSV (valori separati da virgola). Esse offrono un'apposita funzione di esportazione o un filtro con cui salvare i file in formato di testo. Tenere presente che il numero di fax si deve trovare sempre all'inizio di ogni riga del file della lista di distribuzione e che deve essere separato mediante un "separatore" (virgola, tabulatore, punto e virgola) dalle eventuali informazioni aggiuntive, come ad esempio il "nome della società". Esempio: ,Retarus GmbH Sig. Rossi (informazione opzionale) ,Retarus Vendite Sig.ra Manfredi (informazione opzionale) ecc Che cosa accade se nella lista di distribuzione oltre al numero di fax sono contenute altre informazioni? Se tali informazioni, ad esempio il nome della società, sono separate mediante un separatore (virgola, tabulatore, punto e virgola), esse appaiono nel campo "Commento" Come fare per creare una lista di distribuzione in formato CSV o TXT se si utilizza Microsoft Excel? Il numero di fax si deve trovare sempre nella prima colonna. Per salvare il file in formato CSV o TXT, selezionare dal menu File in Microsoft Excel la voce Salva con nome e scegliere come tipo di file CSV (separato da virgole) oppure TXT (separato da tabulatori), quindi fare clic su Salva. Nella finestra di dialogo successiva confermare l'operazione facendo clic su Sì Come fare per creare una lista di distribuzione in formato CSV o TXT se si utilizza Microsoft Access? Selezionare la colonna contenente i numeri di fax ed eventualmente altre colonne che si desidera utilizzare come commento. Il numero di fax si deve trovare sempre all'inizio, ovvero nella prima colonna. Fare clic su "Copia" nel menu "Modifica". Aprire un editor di testo (ad esempio notepad.exe) e incollarvi i dati copiati. I dati sono separati da tabulatori. Eliminare la prima riga contenente le denominazioni dei campi. Salvare il file Come vengono elaborati i numeri di fax presenti più volte nella stessa lista di distribuzione? Faxolution per Windows è in grado di riconoscere i numeri doppi e al momento di caricarli dall'elenco dei numeri nell'elenco dei destinatari li segnala e li cancella. Se si desidera inviare lo stesso fax più volte allo stesso numero, caricare nuovamente la lista di distribuzione e ripetere l'invio.

17 3.8. Come è possibile includere l'intera lista di distribuzione nell'elenco destinatari? Fare clic sul pulsante per includere tutti i numeri caricati nell'elenco dei destinatari Come è possibile includere singoli numeri di una lista di distribuzione nell'elenco destinatari? Selezionare con il mouse il numero nella lista di distribuzione caricata che si desidera importare. Per selezionare più numeri, tenere premuto il tasto CTRL e selezionare le voci desiderate con il mouse. Quindi fare clic sul pulsante per includere i numeri selezionati nell'elenco destinatari Come è possibile rimuovere uno o più numeri dall'elenco destinatari? Selezionare con il mouse il numero nell'elenco destinatari che si desidera rimuovere. Per selezionare più numeri, tenere premuto il tasto CTRL e selezionare le voci desiderate con il mouse. Quindi fare clic sul pulsante per rimuovere i numeri selezionati dall'elenco destinatari Come è possibile cancellare un intero elenco destinatari? Fare clic sul pulsante per rimuovere tutti i numeri presenti nell'elenco destinatari Dopo aver modificato un elenco destinatari, ad esempio cancellando dei numeri, è possibile salvare il nuovo elenco? Fare clic sul pulsante per salvare i numeri attualmente presenti nell'elenco destinatari. Se si desidera che il file salvato in precedenza non venga sovrascritto, salvare l'elenco destinatari aggiornato con un altro nome Come è possibile caricare più liste di distribuzione, ovvero riunire i numeri presenti in diverse liste di distribuzione? Se le liste di distribuzione si trovano nella stessa cartella, tenere premuto il tasto CTRL e selezionare con il mouse i file desiderati nella finestra di dialogo di selezione file. Se le liste di distribuzione si trovano in cartelle diverse, caricare una lista di distribuzione e importarla nell'elenco destinatari, quindi caricare la lista di distribuzione successiva e importare anche questa ed eventuali altre liste nell'elenco destinatari. Faxolution per Windows è in grado di riconoscere i numeri doppi e al momento di caricarli dalla lista di distribuzione nell'elenco destinatari li segnala e li cancella.

18 4. Domande frequenti relative all'invio 4.1. Come fare per creare un fax di prova? Dopo avere preparato un fax, inviarlo al proprio numero di fax (l'apparecchio deve essere pronto a ricevere, inserire il prefisso locale). Per guadagnare tempo, attivare la modalità di invio Espresso. In alternativa è possibile creare un profilo "fax di prova" associandovi una lista di distribuzione standard contenente solo il proprio numero di fax (o vari numeri personali di fax). Per trasmettere il fax di prova, in questo caso, è sufficiente impostare il profilo "fax di prova". La lista di distribuzione standard viene caricata e inviata automaticamente Come è possibile includere rapidamente un numero di fax nell'elenco destinatari tramite tastiera e inviare il fax direttamente? Immettere il numero di fax e premere 5 volte il tasto Invio. In alternativa immettere il numero di fax, premere 3 volte il tasto Invio e fare clic su Invia Come fare per impostare Faxolution per Windows come stampante e successivamente reimpostare la stampante precedente? Esempio per Microsoft Word: annotare il nome della stampante visualizzato in File, Stampa, Nome e impostare Faxolution come nuova stampante. Fare clic su Chiudi se non si desidera inviare subito un fax (le impostazioni selezionate verranno comunque salvate) oppure confermare facendo clic su OK. L'applicazione Faxolution per Windows viene avviata. Per tornare alle impostazioni precedenti, in File, Stampa, Nome selezionare al posto di Faxolution il nome della stampante utilizzata normalmente. Fare clic su Chiudi se non si desidera stampare subito (le impostazioni selezionate verranno comunque salvate) oppure confermare facendo clic su OK per stampare Di che cosa bisogna tenere conto prima di inviare un fax a un vasto numero di destinatari? Controllare il documento: è sempre consigliabile controllare un'ultima volta il documento da inviare utilizzando il programma di visualizzazione fax PRIMA di effettuare l'invio. Inoltre, è opportuno inviare il documento per prova almeno una volta a un proprio numero di fax. Controllare la lista di distribuzione: controllare che il formato dei numeri sia corretto, ad esempio tutte le numerazioni nazionali devono iniziare per 0 (prefisso locale). Verificare i numeri: a volte alcuni numeri iniziano con due zeri nonostante tutti i destinatari siano nazionali. Se il prefisso con due zeri corrisponde a un prefisso internazionale valido (ad esempio 0033 per la Francia, mentre il prefisso locale corretto è 033), il sistema proverà comunque a inviare il fax al numero estero. Profilo: verificare che sia stato selezionato il profilo corretto etc.

19 4.5. Dove è possibile visualizzare lo stato corrente di un invio in corso? Per i fax il cui invio è in corso o è programmato, la colonna Riuscito in Panoramica processo indica quanti numeri di destinazione sono già stati elaborati (es. 353 / 500). Il campo Riuscito nella finestra Dettagli processo mostra lo stato corrente dell'invio A che cosa serve il campo "Descrizione"? Per ogni fax è possibile inserire nel campo Descrizione un testo univoco per facilitare una gestione più organizzata degli invii. Esempio: Fax cliente settimana A che cosa serve il campo "Commento"? Il campo Commento consente di associare ad ogni numero di fax un testo univoco. Esempio: Sede di Monaco di Baviera Sig. Meier. Quando viene caricata una lista di distribuzione, il campo Commento include tutte le informazioni presenti nella lista di distribuzione DOPO il numero di fax (cioè dopo il separatore posto dopo il numero di fax). Esempio: Numero,Commento ,Retarus GmbH Sig. Rossi 4.8. Durante l'invio del fax il PC deve rimanere costantemente online? No. Non appena nella cartella Fax in uscita della finestra Panoramica processo appare lo stato "in spedizione", "in attesa" o "trasmesso", il fax è stato completamente trasferito all'infrastruttura Faxolution di Retarus. Il fax viene inviato all'ora di invio stabilita. È possibile visualizzare lo stato di invio di ogni fax anche in un momento successivo. A tale scopo avviare Faxolution per Windows, selezionare il fax desiderato e fare clic sul pulsante Aggiorna Che cosa significa l'opzione modalità di invio "Espresso"? I fax contrassegnati come Espresso vengono elaborati dal sistema Retarus con la massima priorità. Essi hanno la precedenza su tutti gli altri invii in fase di elaborazione presenti nel sistema Retarus L'applicazione Faxolution per Windows deve rimanere aperta fino al completamento dell'invio? No, purché il fax sia stato correttamente trasferito al sistema Retarus.

20 4.11. È necessario essere sempre online per utilizzare Faxolution per Windows? No. È sufficiente essere "online" durante il trasferimento dei fax al sistema Retarus nonché per ricevere o aggiornare le informazioni relative allo stato di elaborazione. Anche quando non si è connessi a Internet è possibile impostare fax, creare modelli di carta intestata, esportare e visualizzare i report degli invii completati e così via Come fare per inviare nuovamente i fax non trasmessi? Quando l'invio di un fax è completato, nella colonna Riuscito della finestra Panoramica processo viene indicato il numero di destinatari che è stato possibile raggiungere (es. 41/50). Per ripetere l'invio a tutti i destinatari non raggiunti, selezionare la riga corrispondente al fax, fare clic sul pulsante Ripeti invio e selezionare l'opzione Ai numeri con stato non OK. L'invio a tutti i numeri che non è stato possibile raggiungere avviene direttamente e indipendentemente dalla causa di errore. Per ripetere l'invio in modo più mirato, aprire la finestra Dettagli processo facendo doppio clic sul fax corrispondente. Per ogni numero viene visualizzato il messaggio di stato di risposta ed è possibile ordinare questa lista in base al messaggio di stato. Selezionando tutte le righe con un messaggio di stato che lascia supporre un possibile esito positivo in caso di un nuovo invio (es. BUSY occupato), è possibile ripetere l'invio in modo più mirato. Saranno infatti esclusi, ad esempio, i numeri con messaggio di stato WRONG_NO (numero errato) o NO_FAX (apparecchio fax assente) che risulterebbero comunque irraggiungibili. È possibile esportare tali numeri e le relative informazioni ai fini della gestione della lista di distribuzione Nel caso in cui l'invio di un fax non sia andato a buon fine, quali sono i messaggi di stato in base ai quali è consigliato ripetere l'invio? È opportuno ritentare l'invio del fax se il messaggio di stato di risposta è uno dei seguenti: BUSY, PAGE_SEND_ERROR, RMT_CSID, NO_TRAINING, EOD_FAILED, RING_TO Per una descrizione dettagliata dei singoli messaggi di stato fare riferimento all'ultima pagina del presente documento Come è possibile annullare un fax già trasferito al sistema Retarus? A condizione che nella cartella Fax in uscita non sia ancora indicato lo stato "in spedizione" (ad esempio nel caso in cui sia stata impostata un'ora di invio posticipata), è possibile selezionare la riga corrispondente al fax che si vuole annullare e fare clic su Annulla. La richiesta di annullamento viene inviata al sistema Retarus e l'invio del fax viene cancellato. Tenere presente che sarà possibile rimuovere definitivamente il fax dal proprio PC solo quando il fax sarà stato salvato nella cartella Archivio invio della settimana corrispondente. Tenere presente anche che, data la potente infrastruttura messa a disposizione da Retarus, i fax trasferiti al sistema Retarus che hanno lo stato "in spedizione" non possono essere annullati oppure possono essere annullati solo parzialmente in quanto la loro elaborazione potrebbe essere gia stata completata.

21 4.15. Che cosa significano le varie opzioni relative all'ora di invio? Adesso Espresso Notturno Ora L'invio del fax avviene non appena il fax viene inoltrato al sistema Retarus. La richiesta di invio viene elaborata dal sistema Retarus con la massima priorità. Ciò significa che il fax "avrà la precedenza" su altre eventuali richieste di invio presenti nel sistema Retarus. Il fax viene inviato dopo le ore sfruttando la più vantaggiosa tariffa notturna. È possibile inserire la data e l'ora esatta in cui si desidera che venga effettuato l'invio. Anche in questo caso la richiesta di invio viene immediatamente inoltrata al sistema Retarus, l'invio stesso tuttavia sarà effettuato solo all'ora indicata. Nel caso di mancato funzionamento del proprio PC, la richiesta di invio non andrà persa e alla data e all'ora programmate per l'invio il PC non dovrà necessariamente essere "online". Prima della data e dell'ora di invio, la richiesta di invio potrà essere annullata in qualsiasi momento. Nella finestra Panoramica processo il fax è contrassegnato con lo stato "in attesa" A che cosa serve il campo "Fatturazione"? Per ogni fax è possibile indicare nel campo Fatturazione alcune informazioni pertinenti alla fatturazione, in base alle quali in un momento successivo sarà più facile effettuare un'attribuzione precisa delle voci di costo. In questo modo, un documento che nel campo Descrizione contiene sempre le stesse informazioni, dopo l'invio potrà essere associato a diverse liste di distribuzione di un medesimo centro di costo o reparto. Esempio: "CAP01" nel campo Fatturazione e "Fax cliente Settimana 17" nel campo Descrizione. Fare riferimento anche ai capitoli 7.2. e del presente documento.

22 5. Domande frequenti sulla funzione rapporti 5.1. Come è possibile analizzare ulteriormente i dati relativi all'invio di un fax, ad esempio in Microsoft Excel? Per esportare un fax vi sono due possibilità. La prima è di selezionare il fax nella finestra Panoramica processo e di generare il relativo rapporto facendo clic sul pulsante Rapporto, la seconda è di esportare dalla visualizzazione Dettagli processo tutte le righe (numeri) o solo le righe (numeri) selezionate. I formati di output disponibili per i rapporti sono *.TXT o *.CSV separati da virgole. Entrambi i formati possono essere letti, aperti o importati da tutte le comuni applicazioni (editor di testo, fogli di calcolo, database, ecc.). Se il rapporto è stato salvato come file TXT separato da virgole, avviare Microsoft Excel. Scegliere nel campo di selezione "Tipo file" l'opzione "Tutti i file (*.*)". Aprire il file TXT. Viene visualizzato l'assistente per la conversione guidata del testo. Selezionare l'opzione Separati e fare clic su Avanti >. Nella seconda schermata attivare il separatore Virgola. L'anteprima mostra i dati organizzati in colonne. Fare clic su Avanti >. Nella terza schermata selezionare per la prima colonna (si tratta della colonna con i numeri di fax) il formato Testo. Diversamente potrebbe verificarsi che gli zeri iniziali dei numeri di fax non vengano importati. Fare quindi clic su Fine. Se il rapporto è stato salvato nel formato CSV, Microsoft Excel riconosce automaticamente il formato e apre il file SENZA aprire la finestra di dialogo di importazione. In alcuni casi questo può comportare che gli zeri iniziali dei numeri di fax non vengano visualizzati in quanto alla colonna contenente i numeri di fax non è stato assegnato il formato Testo. È possibile evitare questo comportamento con un semplice trucco. È sufficiente modificare l'estensione del file (es. in.cs). Excel non riconosce questa estensione e pertanto verrà aperta la finestra di dialogo di importazione guidata in cui sarà possibile effettuare le sopra descritte impostazioni Qual è il significato dei singoli messaggi di stato? L'elenco di tutti i messaggi di stato e del loro significato è disponibile nell'ultima pagina del presente documento È possibile spostare i file di archiviazione? Sì. La struttura cartelle ordinata per settimane visualizzata a sinistra nella finestra di dialogo Panoramica processo corrisponde alla struttura di archiviazione presente sul PC (es. C:\Programmi\Faxolution4Win\Archivio-2007\Settimana02). È possibile spostare una cartella utilizzando Esplora risorse di Windows in modo che al successivo avvio di Faxolution per Windows la cartella non venga più visualizzata. Tenere presente che due PC della stessa rete (cioè due diverse installazioni di Faxolution per Windows ) non possono utilizzare lo stesso archivio.

23 5.4. Perché nella visualizzazione dettagliata alla voce "Destinatario" appare un altro numero rispetto alla voce "Numero fax"? Si tratta dell'identificativo fax impostato sull'apparecchio ricevente È possibile ordinare le informazioni nella visualizzazione dettagliata? Sì. I dati possono essere ordinati facendo clic sull'intestazione di ciascuna colonna. Questa funzione può essere attivata anche dalla voce di menu Elenco. Inoltre, in Visualizza, Marca, Tutti i numeri non OK è possibile selezionare tutti i numeri verso i quali l'invio non è andato a buon fine. Per dare inizio a un secondo invio, fare clic sul pulsante Ripeti invio. I numeri selezionati vengono inclusi nell'elenco destinatari. Fare clic su Invia per inviare il fax. In alternativa è possibile selezionare singolarmente i numeri desiderati con il mouse. Per selezionare più numeri, tenere premuto il tasto CTRL

24 6. Domande frequenti relative alle impostazioni 6.1. Che cosa sono i profili? Impostando diversi profili è possibile "salvare" varie combinazioni di impostazioni da utilizzare, ad esempio, a seconda del tipo di fax che si vuole inviare. I profili consentono inoltre di gestire le autorizzazioni di accesso per i file archiviati nonché per i vari profili stessi. La gestione dell' autorizzazione può essere utilizzata per consentire o impedire ad altri utenti dello stesso PC di creare dei propri profili. Inoltre è possibile limitare l'accesso agli archivi di invio, in modo che un determinato utente possa visualizzare solo i fax che egli stesso ha inviato. La possibilità di impostare per ciascun profilo diverse cartelle di archivio consente di salvare i dati relativi agli invii e i rapporti in cartelle separate. È possibile definire codici standard per la fatturazione, ad esempio per la gestione dei centri di costo. Infine a ciascun profilo può essere assegnato una licenza diversa, in modo da ricevere da Retarus una fattura separata per ciascun profilo e poter così provvedere a una fatturazione a terzi o all'attribuzione dei costi internamente all'azienda Che cosa significa CSID? Il CSID (Calling Station Identifier) è l'identificativo mittente impostato in Strumenti, Profilo, Base, campo Identificativo. Esempio: Perché è conveniente utilizzare un'intestazione standard / CSID? In questo modo il destinatario del fax è in grado di riconoscerne la provenienza del fax e il numero di pagine In che modo è possibile impostare il programma per la visualizzazione dei fax? Dove è possibile reperire un tale programma? Per la visualizzazione dei fax è possibile utilizzare qualsiasi programma in grado di aprire file TIFF multipagina. Impostare il programma in Strumenti, Opzioni, Visualizzatore fax. Se non si dispone di un programma specifico, è possibile utilizzare il software incluso negli accessori di Windows (wangimg.exe o kodakimg.exe). Se si utilizza il sistema operativo Windows 2000 questo programma si trova normalmente in: C:\Programmi\Windows NT\Accessori\ImageVue\kodakimg.exe mentre per il sistema operativo Windows NT esso si trova in: C:\Programmi\Windows NT\Accessori\ImageVue\wangimg.exe Immettere il percorso corrispondente in Strumenti, Opzioni, Visualizzatore fax.

25 6.5. Che cosa significano le varie impostazioni nella scheda "Fatturazione"? Le impostazioni predefinite dopo aver installato il software sono le seguenti: Per tutti i fax inviati dalla finestra di dialogo Nuovo fax è possibile inserire nel campo Fatturazione un identificativo di fatturazione. In alternativa è possibile indicare nel campo Predefinito un valore "fisso", ad esempio un centro di costo. Tutti gli invii sono contrassegnati con questo codice che può risultare utile per un'elaborazione dettagliata delle informazioni. Se si desidera che l'identificativo di fatturazione rimanga invariato, ovvero che esso non possa essere modificato dalla finestra Nuovo fax, vi preghiamo di contattarci vostro consulente personale per la comunicazione Retarus. Fare riferimento anche al punto Perché può essere importante impedire che il proprio archivio sia accessibile da altri utenti? Questa opzione può essere utile in particolare se la stessa installazione di Faxolution per Windows è condivisa da più utenti Che cosa significano le varie impostazioni di "Aggiorna stato" nel menu Strumenti, Opzioni? Le impostazioni predefinite dopo aver installato il software sono le seguenti: I singoli messaggi di stato vengono aggiornati automaticamente in base all'intervallo indicato mentre Faxolution per Windows è in esecuzione (raccomandato). Se si desidera che i messaggi di stato siano aggiornati in background anche quando il programma non è in esecuzione (opzione utile nel caso di invii personalizzati a un numero elevato di destinatari), attivare l'opzione dopo l'accesso a Windows, in background. Se durante l'invio in corso si desidera visualizzare informazioni più dettagliate, attivare la casella Visualizza dettagli per trasmissione come icona.

26 6.8. Che cosa significa l'impostazione "Ignora errori unione fax e comandi in Strumenti, Opzioni, Unione fax? Questa opzione consente di attivare o disattivare i messaggi di errore in caso di numeri di fax incompleti o errati. Se l'opzione "Ignora errori unione fax e comandi è attivata, Faxolution per Windows ignora i record o i numeri di fax incompleti o con errori. Se l'opzione "Ignora errori unione fax e comandi è disattivata, nel caso di numeri errati o comandi non validi viene visualizzata la finestra di dialogo Nuovo fax con la dicitura "Correggi record con informazioni mancanti o non valide" come titolo. A questo punto è possibile correggere le informazioni errate o mancanti. I record (numeri di fax) inesatti sono riconoscibili nella finestra Panoramica processo dallo stato WRONG_NO (numero errato). SUGGERIMENTO: attivare l'opzione Ignora errori unione fax e comandi quando si effettuano invii di fax a un numero elevato di destinatari. Il vantaggio consiste nel fatto che il fax viene inviato in maniera affidabile e senza interruzioni. L'invio del fax ai numeri inesatti può essere effettuato comodamente in un momento successivo.

27 7. Domande frequenti relative ai comandi e alla funzione Stampa unione (fax personnalizzato) 7.1. Come vanno utilizzati i comandi di Faxolution per Windows? Sono disponibili una serie di comandi (esempio: che possono essere inseriti singolarmente o in modo combinato nel modello del documento da inviare. Tenere presente che questi comandi NON appaiono nel documento ricevuto dal destinatario. Si tratta di testo "nascosto". IMPORTANTE! Quando si utilizzano più comandi uno dopo l'altro non è consentito modificare il tipo e la dimensione dei caratteri né utilizzare caratteri di dimensione o tipo diversi. Per sicurezza, impostare per tutta la riga contenente comandi lo stesso tipo e la stessa dimensione di carattere Che cosa significa "personalizzare" e che cos'è l'unione fax? La versione attuale di Faxolution per Windows consente di personalizzare i documenti inviati, ad esempio inserendo in ogni fax l'indirizzo del destinatario ed eventuali altre informazioni. È infatti possibile inviare dei fax personalizzati ("Unione fax") utilizzando, ad esempio, la funzione Stampa unione di Microsoft Word molto apprezzata per l'invio di posta cartacea. Fare riferimento anche al punto È possibile utilizzare i comandi di Faxolution per Windows anche per inviare fax singoli? Sì. I comandi possono esser utilizzati sia per creare fax personalizzati, sia per rendere più agevole l'invio di singoli documenti. Per inviare un fax singolo direttamente da una applicazione (cioè senza indicare il numero di fax nella finestra di dialogo Nuovo fax), è necessario inserire nel documento almeno il seguente comando: <Numero In questo modo è possibile creare diversi modelli di fax a seconda dei comandi che si desidera inserire. Per un elenco dei comandi disponibili fare riferimento al punto Quali sono i comandi disponibili? Tenere presente che nel testo riportato di seguito le parentesi acute ( <, > ) e la barra verticale ( ) (significato: "oppure") rappresentano solo dei separatori e non fanno parte dei comandi stessi. SUGGERIMENTO: inserire prima e dopo tutti i comandi presenti nel documento due volte il (es.

28 Panoramica dei comandi <nome Allega un file TIFF al fax da inviare. È necessario indicare il nome del file e il suo percorso completo. Nota: Questo comando consente di allegare al fax dei documenti aggiuntivi, quali ad esempio le "Condizioni generali di vendita" o le "Indicazioni su come arrivare". Per creare file in formato TIFF non è richiesto alcun software aggiuntivo. Al punto 2.1. viene descritto come generare questo tipo di file con Faxolution per Windows. Esempio: Il file allegato1.tif presente nella cartella c:\fax4win\allegati viene allegato al fax da inviare. Con questo comando i fax vengono salvati sul proprio PC. I fax vengono inviati solo dopo essere stati selezionati e trasferiti al sistema Retarus. Nella finestra Panoramica processo i fax hanno lo stato Bozza. Nota: Se si desidera creare dei fax personalizzati, è opportuno "prepararli" utilizzando questo comando prima dell'invio vero e proprio. Essi vengono associati allo stato e vengono salvati nella cartella Bozze. Successivamente è possibile fare delle prove a campione con il programma di visualizzazione preimpostato. Selezionare tutti i fax con lo stato Bozza ed eseguire l'invio dal menu File facendo clic su Trasmetti processo, oppure, dopo aver selezionato i fax, fare clic con il tasto destro del mouse per aprire il menu contestuale e selezionare la voce Trasmetti processo. È possibile seguire l'andamento dell'invio corrente selezionando la cartella Fax in uscita. Stabilisce la data e l'ora di invio. Possibili valori: notturno adesso HH:MM yyyy.mm.dd HH:MM dd.mm.yyyy HH:MM Esempi: Il fax viene inviato immediatamente. Il fax viene inviato lo stesso giorno alle ore 19: Il fax viene inviato il 18 aprile 2007 alle ore 19:11. Il fax viene inviato lo stesso giorno dopo le ore 21:00.

29 Inserisce la descrizione del fax, ovvero un testo univoco che consente una gestione più ordinata dei fax. Esempio: Fax cliente Settimana Nella finestra Panoramica processo a questo fax viene associata la descrizione "Fax cliente Settimana 28". I fax contrassegnati come Espresso vengono elaborati dal sistema Retarus con la massima priorità. Questa indicazione deve essere inserita nella prima pagina di un fax personalizzato. Inserisce un identificativo per la fatturazione, ad esempio il centro di costo, il progetto o il numero di invio. Nota: Se si utilizzano codici di fatturazione, la fattura emessa da Retarus riporterà tutti i costi per l'invio di fax raggruppati in base a tali codici. Questo è particolarmente utile per la fatturazione degli invii per conto di terzi (agenzie) o per l'attribuzione delle voci di spesa internamente all'azienda. ATTENZIONE: PER LA FATTURAZIONE VI PREGHIAMO DI CONTATTARCI VOSTRO CONSULENTE PERSONALE PER LA COMMUNICAZIONE RETARUS. Esempio: Tutti i fax personalizzati di questo invio riportano la dicitura "Invio_per_conto_ABC_Srl" nel campo Fatturazione della finestra Panoramica processo.

30 Stabilisce se, in caso di numeri di fax incompleti o con errori, l'invio debba essere interrotto. Possibili valori: SI NO Nota: Faxolution per Windows è in grado di riconoscere e ignorare i record o i numeri di fax incompleti o con errori. Questo comando consente di attivare o disattivare i messaggi di errore in caso di numeri di fax incompleti o errati (cfr. punto 6.9) Attenzione! Il comando deve essere il primo di tutti i comandi inseriti nel documento. Esempio: In caso di record o numeri incompleti o con errori, l'invio viene interrotto. Viene aperta la finestra di dialogo Nuovo fax con la dicitura "Correggi record con informazioni mancanti o non valide" nel titolo. A questo punto è possibile correggere le informazioni errate o mancanti. Attiva o disattiva il confronto con la propria lista di blocco. Possibili valori: SI NO Esempi: I numeri vengono confrontati con la lista di blocco personale dell'utente. I numeri non vengono confrontati con la lista di blocco personale dell'utente. <nome Il fax viene inviato alla lista di distribuzione impostata. È necessario indicare il nome del file e il suo percorso completo. All'interno della lista di distribuzione (file CSV o TXT) il numero di fax deve trovarsi all'inizio di ogni riga. Esempio: Il fax viene inviato a tutti i destinatari presenti nella lista di distribuzione il cui numero di fax è valido.

31 Aggiunge il numero inserito dopo il comando all'elenco destinatari. Questo comando può essere ripetuto più volte. Esempi: Il fax viene inviato al numero , Fax all'attenzione del Sig. Il fax viene inviato al numero Nella finestra Panoramica processo viene visualizzato, oltre al numero, il commento inserito. «Numero Se il campo «Numero fax» è un campo di stampa unione, il fax viene inviato a tutti i numeri che il campo «Numero fax» estrae dalla lista di distribuzione. Il fax viene inviato al numero E al numero Imposta la risoluzione. Possibili valori: alta bassa Esempi: Il fax viene inviato con una risoluzione alta (visualizzazione migliore). Il fax viene inviato con una risoluzione bassa All'interno di un documento, dove conviene inserire i comandi? Inserire i comandi preferibilmente nelle aree del documento dove questi influiscono meno sul layout, ad esempio in prossimità del margine superiore. I comandi non sono visibili nel documento inviato al destinatario! 7.6. È possibile inserire uno o più comandi nell'intestazione di un documento? Sì. Importante: nel caso di fax personalizzati composti da più pagine è necessario impostare un'intestazione diversa per le pagine successive alla prima, poiché altrimenti il comando si ripeterebbe in tutte le pagine e potrebbe dar luogo ad effetti indesiderati. In Microsoft Word è possibile impostare l'intestazione dal menu File, Imposta pagina, Layout selezionando nel riquadro "Intestazioni e piè di pagina" l'opzione "Diversi per la prima pagina" È necessario scegliere un tipo o una dimensione carattere particolare per i comandi? No. Tuttavia, per evitare problemi durante l'elaborazione dei comandi, è consigliabile scegliere un tipo di carattere diverso da quello utilizzato nel resto del documento. In alternativa è possibile separare i comandi o una serie di comandi dal testo del documento inserendo un'interruzione di riga.

32 Importante: all'interno del comando non è assolutamente consentito usare tipi di carattere diversi. Quando si utilizzano più comandi uno dopo l'altro non è consentito modificare il tipo e la dimensione dei caratteri né utilizzare caratteri di dimensione o tipo diversi. Per sicurezza, impostare per tutta la riga contenente comandi lo stesso tipo e la stessa dimensione di carattere È possibile utilizzare una carta intestata "digitale" personale in combinazione con i comandi? Sì. Verificare di aver impostato correttamente i modelli personali in Faxolution per Windows (vedere punto 2.1). L'utilizzo dei modelli funziona in modo analogo all'utilizzo dei vassoi carta nei processi di stampa. Se Faxolution è impostato come stampante, per completare l'operazione è sufficiente selezionare l'alimentazione carta per il documento. In Microsoft Word è possibile impostare il modello da utilizzare selezionando Imposta pagina dal menu File. Se ad esempio il modello di carta intestata desiderato è stato inserito come Modello 1, scegliere il Modello 1 Prima pagina nell'alimentazione della carta. Se nel caso di documenti con più pagine si desidera che tutte le pagine vengano stampate utilizzando lo stesso modello di carta intestata, scegliere il Modello 1 Pagine seguenti. Tenere presente che i modelli di carta intestata devono essere in formato TIF I comandi devono essere inseriti seguendo un determinato ordine o rispettando un formato particolare? Se si desidera inviare un fax personalizzato, il comando deve essere inserito nella prima pagina del documento. Importante: all'interno di un comando non è assolutamente consentito usare caratteri di tipi diversi. Quando si utilizzano più comandi uno dopo l'altro non è consentito modificare il tipo e la dimensione dei caratteri né utilizzare caratteri di dimensione o tipo diversi. Per sicurezza, impostare per tutta la riga contenente comandi lo stesso tipo e la stessa dimensione di carattere Invio di fax personalizzati da Microsoft Word mediante una lista di distribuzione creata con Microsoft Excel Esempio di una lista di distribuzione in Excel Società Nome Formula di apertura Numero fax Codice cliente Via Località Retarus GmbH Sig. Rossi Gentile Via V. Monti, n Milano Retarus GmbH Sig. Radmacher Gentile Arnikastrasse 2 D Monaco Retarus GmbH Sig, Korhammer Gentile Arnikastrasse 2 D Monaco ABC GmbH Sig. Meier Gentile Deeffstrasse 2 D Città esempio Esempio SRL Sig. Rossi Gentile Via Esempio 1 D Città Nord Firlefanz GbR Sig.ra Fanz Gentile Via Roma 98 D Città Sud ACME Corp. Mr. Kirk Gentile Vicolo Corto 12 D Città Ovest Hula Inc. Mr. Bula Gentile Vicolo Stretto 55 D Città Est XYZ Srl Sig. Anonimo Gentile Via Milano 1 D Città di Mezzo Panificio Rosetta Sig.ra Farina Gentile Via del Pane 9 D Città di Sotto

33 Esempio di un documento in Word «Numero Il Suo codice cliente: «Codice cliente» «Società» «Nome» «Via» «Località» Inviato via fax a: «Numero fax» Retarus Faxolution per Windows Inviare fax senza fax server da tutte le applicazioni Windows! Monaco di Baviera, 23 settembre 2007 «Formula di apertura» «Nome», qui testo! qui testo!... Risultato Retarus GmbH Sig. Rossi Via V. Monti, n. 8 Il Suo codice cliente: Milano Inviato via fax a: Retarus Faxolution per Windows Inviare fax senza fax server da tutte le applicazioni Windows! Monaco di Baviera, 23 settembre 2007 Gentile Sig. Rossi, qui testo! qui testo!...

34 Descrizione dei singoli passi eseguiti nell'esempio Dopo aver salvato la lista di distribuzione in Microsoft Excel, aprire Microsoft Word e creare il modello di fax. Inserire i comandi in cima al documento. Selezionare dal menu File la voce di menu Stampa e impostare Faxolution come stampante. Salvare il documento. Se si desidera impostare un modello di carta intestata, selezionarlo in File, Imposta pagina. Se ad esempio il modello di carta intestata desiderato è stato inserito come Modello 1, scegliere il Modello 1 Prima pagina nell'alimentazione della carta. Salvare il documento. Selezionare la voce lista di distribuzione e inserisce le campi Stampa unione nel documento principale. Nell'esempio inserire il campo «Società» nel comando e il campo «Numero fax» nel comando Inserire gli altri campi «Codice cliente», «Società», «Nome», «Via», «Località», «Numero fax» e «Formula di apertura» nei punti corrispondenti del documento. Salvare il file. Completare l'unione. A questo punto vengono creati i singoli documenti fax personalizzati. Il comando consente di creare documenti e fax senza tuttavia inviarli. Effettuare delle prove a campione aprendo alcuni documenti nel programma di visualizzazione fax impostato. I documenti vengono associati allo stato e vengono salvati nella cartella Bozze. Selezionare tutti i fax con lo stato Bozza ed eseguire l'invio dal menu File facendo clic su Trasmetti processo, oppure, dopo aver selezionato i fax, fare clic con il tasto destro del mouse per aprire il menu contestuale e selezionare la voce Trasmetti processo. È possibile seguire l'andamento dell'invio corrente selezionando la cartella Fax in uscita Combinazioni di comandi utili per fax personalizzati «Numero Nel fax personalizzato di esempio creato con Word, nel campo Descrizione visibile nella finestra Panoramica processo è stato inserito il campo unione «Società». Il campo unione «Numero fax» inserito nel comando consente di inviare il fax a tutti i numeri presenti nel campo corrispondente della lista di distribuzione. I fax vengono trasmessi subito al sistema Retarus ma vengono inviati ai destinatari solo dopo le ore 21:00 dello stesso giorno. «Numero Il fax personalizzato viene predisposto completamente, compresi i numeri di destinazione del campo «Numero fax» presenti nel file di controllo, ma non viene ancora trasmesso al sistema Retarus. I fax vengono inviati solo dopo essere stati selezionati e trasferiti al sistema Retarus. Nella cartella Bozze della finestra Panoramica processo i fax hanno lo stato Bozza. Suggerimento: quando tutti i fax sono stati salvati nella cartella Bozze della finestra Panoramica processo (stato ), effettuare delle prove a campione con il programma di visualizzazione per verificare la correttezza del layout. Selezionare tutti i fax con lo stato Bozza e avviare l'invio dal menu File facendo clic su Trasmetti processo. In alternativa, dopo aver selezionato i fax, fare clic con il tasto destro del mouse per aprire il menu contestuale e selezionare la voce Trasmetti processo.

35 7.12. Che cosa bisogna tenere presente durante la creazione di un fax personalizzato? Layout: creare un documento ad alto contrasto separando chiaramente le zone di testo dalle zone di bianco e utilizzando possibilmente caratteri sans-serif non troppo piccoli e linee non troppo sottili. Numero di documenti del fax personalizzato/dimensioni della lista di distribuzione: nel caso di liste di distribuzione molto ampie (> 3000 destinatari) può essere utile dividere l'invio in più parti, come si usa fare anche nelle spedizioni cartacee. Diversamente dai fax non personalizzati inviati in grandi quantità, durante l'invio di fax personalizzati viene trasmesso ogni singolo documento e pertanto la capacità di banda del collegamento a Internet può influire sulla trasmissione dei singoli fax. I tempi di elaborazione dei fax dipendono anche dall'hardware: su un PC lento l'invio di un fax personalizzato associato a una lista di distribuzione ampia può richiedere un tempo maggiore Come è possibile "frazionare" una lista di distribuzione (funzione Stampa unione di Microsoft Word)? Dopo aver creato il fax personalizzato, selezionare dal menu Strumenti la voce Stampa unione. Nella procedura guidata di Stampa unione fare clic su Esegui e selezionare l'opzione Stampa unione in Stampante. Nel riquadro Record da unire non selezionare "Tutti" ma indicare nei campi Da: e A: il primo intervallo di destinatari (esempio Da: 1 A: 500). Fare clic su Unisci e confermare nella schermata successiva facendo clic su OK. Solo il primo intervallo di destinatari del fax personalizzato (nell'esempio 500 documenti) viene elaborato e trasmesso in base alle impostazioni definite. Per la seconda parte dei destinatari indicare l'intervallo successivo (nell'esempio Da: 501 A: 1000). Suggerimento: se come primo record nella lista di distribuzione è stato inserito il proprio indirizzo, numero fax, ecc., è possibile utilizzare questo sistema per inviare comodamente un fax di prova. Selezionare l'intervallo Da: 1 A: 1 e verificare il risultato sul proprio apparecchio fax Che cosa accade se la lista di distribuzione per il fax personalizzato contiene dei numeri fax con errori? Se la lista di distribuzione contiene informazioni errate nel campo unione corrispondente al numero di fax, Faxolution per Windows è in grado di riconoscerle. Se la relativa opzione è stata attivata, i record con errori vengono ignorati e l'elaborazione del fax personalizzato prosegue automaticamente. I record (numeri di fax) inesatti sono riconoscibili nella finestra Panoramica processo dallo stato WRONG_NO (numero errato). Se alla presenza di un numero di fax non valido si desidera ricevere un avviso, disattivare l'opzione Ignora errori unione fax e comandi (menu Strumenti, Opzioni, Impostazioni generali, Unione fax) oppure inserire nel documento il comando Nel caso di numeri errati o comandi non validi viene visualizzata la finestra di dialogo Nuovo fax con la dicitura "Correggi record con informazioni mancanti o non valide" nel titolo. A questo punto è possibile correggere le informazioni errate o mancanti. Fare clic su Invia (o su Salva come bozza), per proseguire con l'elaborazione del fax.

36 Se non si desidera apportare alcuna correzione, fare clic su Ignora per saltare il documento con errori e proseguire con l'elaborazione del fax. Per annullare l'invio a tutti i numeri successivi, fare clic su Annulla. Tenere presente che tutti i documenti elaborati fino al record contenente l'errore sono stati trasmessi o (se definito nelle impostazioni) salvati come bozza nella cartella Bozze della finestra Panoramica processo. Suggerimento: consentire l'invio senza interruzioni a tutti i numeri e procedere in un momento successivo alla ripetizione dell'invio ai destinatari non inseriti correttamente. È possibile utilizzare i record contrassegnati come record contenenti errori per la gestione della propria lista di distribuzione Che cosa accade se la lista di distribuzione per il fax personalizzato contiene più volte lo stesso numero? Nella spedizione di fax personalizzati l'invio ripetuto allo stesso numero può essere effettuato, ad esempio, se si desidera contattare personalmente più persone che utilizzano lo stesso fax. Il controllo automatico dei duplicati, eseguito sulle liste di distribuzione per gli invii non personalizzati, non viene effettuato nel caso di fax personalizzati, ovvero quando si utilizza il comando Come è possibile incorporare informazioni specifiche relative all'invio o alla fatturazione nella spedizione di fax personalizzati? Inserire nel documento il comando Nella finestra Panoramica processo questa informazione verrà riportata nella colonna Fatturazione.

37 8. Domande frequenti relative alla copertina 8.1. Dove è possibile impostare le informazioni mittente per la copertina del fax? Per la funzione copertina, Faxolution per Windows utilizza file in formato RTF (Rich Text Format). È possibile creare file RTF con WordPad, un accessorio di Windows, con Microsoft Word o con qualsiasi altro editor di testo in grado di salvare i file in formato RTF. Quando si utilizza la funzione copertina è conveniente impostare dapprima alcuni parametri da utilizzare sempre. La creazione del modello di copertina vero e proprio avviene solo nel passaggio successivo. Selezionare dal menu Strumenti la voce di menu Profilo e fare clic su Copertina. Inserire in questa finestra di dialogo il proprio nome, il reparto, la società, il numero di telefono, il fax e l'indirizzo di posta elettronica e confermare l'inserimento dei dati facendo clic su Applica o su OK. Per visualizzare la copertina di esempio fornita con il software, fare clic sul pulsante. Per modificare il modello di copertina, fare clic sul pulsante. Viene avviato il programma impostato per elaborare i file RTF in cui viene caricato il modello di esempio fornito.

38 8.2. Esempi di copertine modelli per creare una copertina personalizzata Via Esempio Città di esempio Germania Tel.: Fax: Data: Messaggio Fax A: Tel.: Fax: Pagine: Oggetto: Distinti saluti Questo esempio di copertina contiene tutti i comandi disponibili che possono essere utilizzati per la funzione copertina (vedere punto 8.3). Naturalmente è possibile inserire anche un'immagine con il proprio logo. Questo esempio e altri file di esempio (Copertina.rtf, Copertina2.rtf e Copertina3.rtf) sono disponibili in C:\Documents and Settings\All Users\Documents\Faxolution4Win\Moduli-copertina.

39 8.3. Elenco dei comandi che è possibile inserire nella copertina Comando (riferito al mittente) corrisponde a Campo o funzione in Profilo/Copertina Società mittente Nome mittente Reparto mittente Telefono mittente Fax mittente mittente Comandi generali: Inserisce la data attuale Inserisce il numero complessivo delle pagine del fax Comando (riferito al destinatario) corrisponde a Campo o funzione in Nuovo fax Società destinatario (campo facoltativo) Nome destinatario (campo facoltativo) Reparto destinatario (campo facoltativo) Numero di telefono del destinatario (campo facoltativo) Numero di fax del destinatario Testo diretto al destinatario (campo facoltativo) 8.4. Dove vengono salvate le copertine? La cartella preimpostata al termine dell'installazione è: C:\Documents and Settings\All Users\Documents\Faxolution4Win\Moduli-copertina. È possibile salvare le copertine in una qualsiasi cartella diversa per la quale l'utente abbia l'autorizzazione di accesso in lettura e scrittura. Per indicare una cartella diversa per le copertine, fare clic su selezionare la cartella contenente le copertine. in Profilo, Impostazioni, Copertina e 8.5. Come è possibile verificare rapidamente il layout della copertina? Dopo aver creato la copertina e aver indicato la cartella in cui è stata salvata, fare clic su nella finestra Panoramica processo. Inserire i dati relativi al destinatario (società, nome, reparto, fax, telefono), selezionare la copertina che si vuole utilizzare ed aggiungere l'oggetto e un breve testo di accompagnamento, quindi fare clic sul pulsante Fax in alto a sinistra per visualizzare la copertina. Si consiglia di dedicare un po' di tempo a queste prove.

40 Suggerimento: se il layout della copertina non è soddisfacente, provare a modificare i margini impostati in Faxolution per Windows. Selezionare dal menu Strumenti la voce di menu Profilo e selezionare la scheda Copertina. Per gli esempi forniti con il software i valori ottimali per i margini sono: sopra 10 mm - sotto 10 mm - a sinistra 25 mm - a destra 15 mm 8.6. Come fare per inviare un fax completo di copertina? Dopo aver creato o selezionato il documento da inviare, selezionare la voce di menu Stampa dal menu File. Impostare Faxolution come stampante. Fare clic su OK. Viene visualizzata la finestra di dialogo Nuovo fax. Attivare l'opzione Utilizza copertina, inserire i dati relativi al destinatario (società, nome, reparto, fax, telefono), selezionare la copertina che si vuole utilizzare e aggiungere l'oggetto e un breve testo di accompagnamento, quindi fare clic sul pulsante Invia per inviare il documento completo di copertina al numero di fax indicato. Suggerimento: per effettuare un ultimo controllo prima di inviare il fax, fare clic sul pulsante Fax in alto a sinistra. Il fax viene aperto nel programma di visualizzazione preimpostato A che cosa serve la funzione "QuickFax"? La funzione QuickFax consente di creare rapidamente un fax per un una breve comunicazione e di accedere alla copertina selezionata dall'utente. Suggerimento: utilizzare la funzione QuickFax per testare e ottimizzare le proprie copertine. Non è necessario inviare alcun fax. Per aprire la copertina nel programma di visualizzazione preimpostato, fare clic sul pulsante Fax È possibile utilizzare più copertine diverse fra loro? Sì. È possibile salvare in formato RTF un numero illimitato di copertine nell'apposita cartella. Selezionare la copertina da utilizzare dalla casella di selezione Modello Come fare per modificare il contenuto di una copertina? Le copertine in formato RTF possono essere elaborate e modificate in qualsiasi momento mediante un programma adatto, ad esempio WordPad.

41 8.10. Quanto può essere lungo il testo di accompagnamento presente su una copertina? A seconda del layout della copertina, è possibile inserire facilmente ca. 20 righe di testo che normalmente sono più che sufficienti per inserire un breve messaggio di accompagnamento Dove è possibile stabilire che venga sempre utilizzata o proposta una copertina? Selezionare dal menu Strumenti la voce di menu Profilo e selezionare la scheda Copertina. Attivare l'opzione Utilizza copertina. Suggerimento: se saltuariamente si desidera inviare un documento senza copertina, ma per il profilo è attivata l'opzione Utilizza copertina, è possibile disattivare temporaneamente questa opzione nella finestra di dialogo Nuovo fax È possibile modificare i margini di pagina anche successivamente? Dove? I margini di pagina possono essere modificati in qualsiasi momento nelle impostazioni relative alla copertina. Tenere presente che, a seconda del programma utilizzato per la creazione dei file RTF, è consigliato scegliere i valori ottimali per i margini facendo delle prove. Suggerimento: utilizzare la funzione QuickFax per testare e ottimizzare le proprie copertine. Non è necessario inviare alcun fax. Per aprire la copertina nel programma di visualizzazione preimpostato, fare clic sul pulsante Fax All'interno di una copertina è consentito utilizzare la funzione intestazione e piè di pagina? Sì. È possibile definire aree di intestazione e piè di pagina anche all'interno di una copertina; tuttavia i margini della pagina e le spaziature per l'intestazione e il piè di pagina non devono sovrapporsi. Suggerimento: impostare i margini superiore e inferiore del documento e le spaziature dal margine della pagina per l'intestazione e il piè di pagina in modo da evitare sovrapposizioni. Utilizzare la funzione QuickFax per testare e ottimizzare le proprie copertine. Non è necessario inviare alcun fax. Per aprire la copertina nel programma di visualizzazione preimpostato, fare clic sul pulsante Fax Elementi di formattazione consentiti e limitazioni Per la creazione dei modelli di copertina in formato RTF occorre tenere conto delle seguenti limitazioni: Non sono consentiti tabulatori con allineamento a destra, sono ammessi solo i tabulatori con allineamento a sinistra Non è consentito inserire testo ruotato Non sono supportate le tabelle (utilizzare i tabulatori per il posizionamento del testo) Non è possibile posizionare alla stessa altezza di pagina sia del testo su una riga sia del testo su due righe Per la disposizione di testo e immagini viene supportata solo l'opzione "In linea con il testo"

42 9. Domande frequenti sulla funzione lista di blocco 9.1. A che cosa serve la funzione lista di blocco e come è possibile attivarla? La funzione lista di blocco consente di escludere determinati numeri dall'invio o di bloccarli. I numeri da bloccare sono salvati in un apposito file di testo. Per attivare la funzione lista di blocco, fare clic sul pulsante Lista di blocco nella barra dei menu. Attivare quindi la casella di controllo attivata per il campo Lista di blocco. Attenzione! Utilizzare la lista di blocco con la dovuta cautela. Questa funzione ha lo scopo di evitare che i fax siano inviati a numeri non desiderati Dove viene salvato il file della lista di blocco? La cartella predefinita è: C:\Documents and Settings\All Users\Documents\Faxolution4Win\BlackList\. In questa cartella si trova anche una lista di blocco di esempio denominata Fax-BlackList.Standard.txt. Per indicare una lista di blocco diversa, fare clic sul pulsante desiderata. (Apri file) e selezionare la lista di blocco 9.3. In quale formato viene salvata la lista di blocco? Il formato della lista di blocco è descritto nella lista di blocco di esempio Fax-BlackList.Standard.txt fornita insieme al software. Le righe che iniziano con il simbolo # sono righe di commento (non fanno cioè parte della lista di blocco). # # 'Faxolution per Windows' - Lista di blocco # # Descrizione del formato: # - 1 record da bloccare per ogni riga # - il numero di fax deve iniziare con un prefisso locale o internazionale # - il simbolo '#' all'inizio di una riga segnala un commento # - scrivere i commenti sempre all'inizio del file # - il separatore di colonna "virgola" o "tabulazione"deve rimanere invariato in tutta la lista # - sono validi i tre formati seguenti # <numero fax> # <numero fax><separatore><commento> # <numero fax><separatore><commento><separatore><data> # - Faxolution per Windows salva le liste di blocco nel formato più esteso (il terzo) # # Esempi: # 0049/89/ ,Retarus - Assistenza (solo tel/no fax) # ,Retarus - Centralino (solo tel/no fax) # # Qui inizia la lista di blocco: Numero fax Commento Data Numero indesiderato

43 9.4. Come fare per aggiungere singoli numeri alla lista di blocco? Fare clic sul pulsante Lista di blocco nella barra dei menu. Per aggiungere un numero alla lista di blocco, fare clic sul pulsante e inserire il numero nella lista. In alternativa è possibile aggiungere nuove voci alla lista di blocco utilizzando un editor di testo Come fare per aggiungere contemporaneamente più numeri alla lista di blocco? È possibile aggiungere alle voci già presenti nella lista di blocco un'altra lista compilata secondo i criteri illustrati al punto 9.2. Per importare un file con numeri da bloccare, fare clic sul pulsante. In alternativa è possibile aprire e modificare la lista di blocco utilizzando un editor di testo Che cosa accade se non è possibile trovare la lista di blocco o se il file è stato danneggiato? Se nella finestra di dialogo Impostazioni profilo è selezionata la casella di controllo attivata per il campo Lista di blocco, ma il file con la lista di blocco non può essere trovato o è stato danneggiato, non sarà possibile inviare nessun fax se prima non viene disattivata la funzione lista di blocco Come vengono contrassegnati i numeri inclusi nella lista di blocco quando si invia un fax? I numeri che durante l'invio di un fax sono presenti nella lista di blocco, nel rapporto di spedizione hanno lo stato PBLACKLIST Come è possibile attivare la funzione lista di blocco per l'invio di fax personalizzati? Esiste un comando specifico? Sì. Per utilizzare questa funzione durante l'invio di fax personalizzati, occorre inserire il comando Possibili valori: SI NO Come è possibile effettuare una ricerca all'interno della lista di blocco? Attivare la funzione lista di blocco, fare clic sul pulsante campo Cerca. e digitare il termine che si desidera cercare nel Che cosa accade con i record duplicati? Se il numero normalizzato e il commento sono identici nei due record, viene mantenuto il primo record. I numeri normalizzati possiedono il seguente formato in cui vengono automaticamente convertiti da Faxolution per Windows: <prefisso internazionale><prefisso locale><numero>

44 Descrizione dei messaggi di stato Stato Codice Descrizione Inviato OK Secondo la parte chiamata tutte le pagine sono state trasmesse. Occupato BUSY La linea è occupata. Errore nella comunicazione via fax Errore nella comunicazione via fax Errore nella comunicazione via fax Errore nella comunicazione via fax RMT_CSID NO_TRAINING PAGE_SEND_ERROR EOD_FAILED BAD_IPS_PAGE Si è verificato un errore durante lo scambio dell'identificativo fax. Non è stato possibile trasmettere il fax perché, ad esempio, la carta è esaurita o la linea è stata interrotta. La ricezione del fax non è stata confermata, tuttavia in questi casi spesso il fax giunge al destinatario. A causa della qualità della linea, il fax non è stato trasmesso correttamente. Il sistema Retarus tenta tuttavia di inoltrare il fax, in modo che il destinatario possa riconoscere il mittente. Persona/Modem Persona/Modem Persona/Modem Nessuna risposta NOFAX NOFAX_DIS NOFAX_TO RING_TO La chiamata non è stata ricevuta da un fax, bensì da un modem, da una segreteria telefonica o da una persona. (generalmente blocco del modem, del software, ecc.) La parte chiamata ha terminato attivamente il collegamento, ad esempio una persona ha risposto alla chiamata e ha riagganciato. La chiamata è stata ricevuta ma non è stato avviato alcun protocollo fax. Il fax selezionato non risponde alla chiamata. Tra i motivi possibili: il fax è scollegato; la chiamata è stata deviata automaticamente su un telefono; la carta del fax è finita. Numero errato DIAL_NC La compagnia telefonica rifiuta immediatamente il numero selezionato in quanto non valido o incompleto. Numero errato CHANGED_NO Il numero di telefono è cambiato, messaggio registrato. Numero errato WOUT_TO Dopo la selezione del numero non segue alcuna reazione (spesso il motivo è un numero senza selezione diretta al terminale). Numero errato WRONG_NO Il numero di telefono è cambiato. Numero contenuto nella lista di blocco PBLACKLIST Il numero indicato è contenuto nella lista di blocco dell'utente e per questo motivo non può essere raggiunto in teleselezione. Interruzione dell'ordine CANCELLED L'ordine è stato interrotto dall'utente. Nota: tutti i nomi di prodotti e società utilizzati nel presente documento sono marchi o marchi registrati dei relativi proprietari.

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