Applicazione: TEMPlus Sistema Informativo a supporto delle procedure amministrative/contabili

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1 Riusabilità del software - Catalogo delle applicazioni Amm_vo/Contabile Applicazione: TEMPlus Sistema Informativo a supporto delle procedure amministrative/contabili Amministrazione: Ministero dell'interno Responsabile dei sistemi informativi Nome e Cognome: Dott. Vincenzo Masino Telefono: Referente/i di progetto Nome e Cognome: Alfonso Capossele Telefono: Referente/i amministrativo Nome e Cognome: Dott. Claudio Balletta Telefono: Descrizione L'applicazione è dedicata alla gestione dell'intero procedimento di acquisto, dalla richiesta fino al pagamento della fattura, attraverso una serie di fasi correlate ai procedimenti amministrativi ed alla normativa sull'acquisizione di beni e servizi. A questo scopo il sistema è predisposto per l'integrazione con SICOGE (Sistema di Contabilità Gestionale Finanziaria)

2 L'applicazione è già predisposta anche per l integrazione con firma digitale, posta certificata e fax server. Contesto L'applicazione è stata realizzata per il Dipartimento per le libertà civili e l'immigrazione del Ministero dell'interno Ufficio V, ed estesa a tutti gli uffici di ragioneria del Dipartimento, al fine di automatizzare i procedimenti di acquisto e di consentire la gestione unificata della contabilità finanziaria, in particolare: Centro di costo n.1 Direzione centrale per le politiche dell immigrazione e dell asilo: Area I e Area II Centro di costo n.3 Direzione centrale per i diritti civili, la cittadinanza e le minoranze: Area I, Area II, Area III, Servizio 3, Area IX, Area VI ed Area X Centro di costo n.6 Direzione centrale per gli affari generali e per la gestione delle risorse finanziarie e strumentali: Area IV e Area V Centro di costo n.9 Commissione centrale per il riconoscimento dello status di rifugiato Data primo rilascio 26/aprile/2005 Data ultima modifica

3 22/novembre/2005 Parametri dimensionali Presenza di due DB: DB per la gestione del framework: 82 tabelle; 316 Stored procedure; DB per la gestione dell applicativo: 83 tabelle; 325 stored procedure; 39 funzioni scalari Moduli installati (pagine in formato aspx/ascx): 214 Realizzatore Sviluppo Impresa S.r.l. Tipologia applicazione software Sviluppo custom in toto Documentazione disponibile TEMPLUS: Sistema informativo a supporto delle procedure amministrative/contabili, Presentazione (doc) Specifiche di integrazione TEMPlus_SICOGE Area applicativa Amm_vo/Contabile Procedure amministrative e/o servizi supportati Procedimenti di acquisto di beni e di servizi / gestione capitoli di spesa Dominio applicativo Gestione procedure di acquisto (gare, trattative private, etc.) Gestione decreti, pagamenti, accreditamenti

4 Gestione capitoli di spesa (cassa, competenza, residuo, pagato, impegnato) Dematerializzazione documentazione amministrativa relativa alle procedure di acquisto Funzione applicativa L'applicazione si articola in una serie di moduli come indicato nella figura seguente: Process management, che consente la gestione dell'intero processo di acquisto, dalla richiesta sino al pagamento delle fatture, passando per una serie di step predefiniti

5 Budget management per la gestione dei capitoli di spesa dei centri di costo. Il modulo consente il monitoraggio delle operazioni effettuate sui capitoli e lo stato delle voci di: cassa, competenza, residui, impegni, pagamenti Notify Engine per la gestione della comunicazione verso utenti anche esterni al sistema e per l'integrazione con strumenti di firma digitale e posta certificata User interface per la gestione della interfaccia utente suddivisa in una parte privata utilizzabile dagli utenti dell'amministrazione ed una parte pubblica riservata ad utenti esterni Web Services per la comunicazione ed integrazioni con applicazioni di terze parti Architettura software L'architettura è web Based di tipo multi-tier a 3 livelli: presentation layer, business layer e data layer. La piattaforma di back-end è: Microsoft IIS 6 Microsoft.Net Framework SDK

6 La componente di front-end è: Internet Explorer versione 5,5sp2 o successive Netscape Navigator v. 6 Architettura hardware Server Intel 32/64 bit Architettura TLC Ethernet LAN / TCPIP Sistemi operativi Windows 2000 Server Middleware Dot.Framework 1.1 Linguaggi C# - Microsoft Visual Studio.Net Dot.Net Librerie esterne ABCPDF.NET Protocolli di comunicazione HTTP / HTTPS

7 DBMS Microsoft SQL Server 2000 / Oracle 7 e versioni successive Case - Standard utilizzati - Tipologia del ciclo di sviluppo Modello incrementale il software rimane costantemente in fase di evoluzione tecnico/funzionale. Portabilità Il sistema richiede piattaforma lato server in ambiente Microsoft, la portabilità è invece elevata per il lato client, dove è richiesta la presenza di un semplice browser di navigazione web. Affidabilità Elevata Manutenibilità La scelta di una programmazione orientata agli oggetti, modulare ed a componenti atomiche nelle singole funzionalità permette una facile manutenzione evolutiva nel caso di variazione di normative o di adeguamenti ad esigenze specifiche del Cliente in corso di esercizio del Sistema. Funzionalità Le funzionalità all interno del contesto nel quale è adottato sono complete. Usabilità

8 Interfaccia grafica di semplice uso per ogni tipologia di utente. Livello di documentazione Buono, sono disponibili: documentazione funzionale, manuale per l'amministratore e manuale per l'utente. Livello di modularizzazione Il sistema nasce come architettura modulare. Iniziative di riuso in corso - Iniziative di riuso realizzate - Punti di forza Copertura delle funzioni tipiche di gestione delle procedure amministrative di acquisti di beni e servizi. Possibilità di personalizzare il procedimento per la sola gestione di Decreti di impegno e Pagamenti/accreditamenti. Dematerializzazione dei documenti associati alla procedura di acquisto. Predisposto per l'integrazione al sistema SICOGE per la gestione della contabilità finanziaria. Elementi di criticità - Vincoli Piattaforma Microsoft

9 Modalità di riuso consigliate L'applicazione si presta ad essere riusata in cessione semplice in amministrazioni che debbano gestire acquisizioni di beni e servizi da parte di più centri di spesa.

10 Sistema Informativo a supporto delle procedure amministrative/contabili Presentazione

11 Indice Indice Ambito e presentazione Caratteristiche generali Modularità Flessibilità Usabilità Scalabilità Integrabilità Architettura Struttura dell applicativo Process management Budget management Notify Engine Web based User Interface Piattaforma Tecnologica Piattaforma di Back End Componenti di Front End... 19

12 Ambito e presentazione Il software Templus nasce dalll esigenza di una gestione automatica dei procedimenti di acquisto, che sia supportata da un software applicativo che consenta la dematerializzazione della gran parte della documentazione necessaria alla gestione formale del procedimento. Il sistema fornisce un elevato controllo delle varie fasi di avanzamento delle pratiche senza complicare i processi organizzativi e senza aumentare il lavoro delle risorse umane esso, infatti, gestisce gli eventi automatizzando ove possibile le azioni da intraprendere, il tutto permettendo inoltre una visione completa di quello che è il bilancio ed in particolare una gestione accorta dei capitoli di spesa associati al singolo centro di costo. Il software Templus permette inoltre di partire da un passo ancora precedente: la richiesta d acquisto. In pratica ogni utente abilitato, avrà un account di accesso al sistema TEMPlus e potrà far pervenire in modo diretto le richieste di acquisto all ufficio di approvvigionamento desiderato L utilizzo di tale software permette quindi la gestione dell intero processo di acquisto, partendo dalla richiesta sino al pagamento delle fatture, passando per una serie di step predefiniti. Di estremo interesse è la possibilità, in ogni step, di generare i documenti necessari per la fase in essere, non vi è limite al numero di documenti che possono essere gestiti, ed ogni singolo documento potrà essere creato seguendo regole e modelli definiti dagli stessi utenti. Tali documenti possono essere generati e stampati in formato PDF, quando presente un fax server possono in modo immediato inviare a mezzo fax i documenti, o ancora, caratteristica di grosso interesse nell ambito della dematerializzazione dei documenti, possono essere notificati a mezzo mail, anche con valenza legale dotando gli utenti di firma digitale, e l ente di posta certificata, il software è infatti predisposto a lavorare con tali strumenti oramai imprescindibili per la pubblica amministrazione. Caratteristiche generali Modularità La soluzione proposta prevede la suddivisione del sistema in moduli tra loro integrati ma indipendenti. Questo per permettere all utenza di scegliere se utilizzare anche parzialmente le funzionalità messe a disposizione dal Sistema. Flessibilità La scelta di una programmazione orientata agli oggetti e quindi a componenti atomiche nelle singole funzionalità permette una facile manutenzione evolutiva nel caso di variazione di normative o di adeguamenti ad esigenze specifiche del Cliente in corso di esercizio del Sistema. Usabilità Nella costruzione dell interfaccia, molta attenzione è posta alla considerazione che il sistema deve essere usabile : un software che risulti naturale da utilizzare anche all operatore che più sente la difficoltà nell interazione con la macchina.

13 Tutto questo è possibile grazie all interfaccia Web Based nativa, grazie alla semplicità degli ipertesti e grazie all intuitività che il sistema trasmette all essere umano. Scalabilità La piattaforma scelta per l implementazione del Sistema garantisce un alta scalabilità al crescere dei parametri base. in tal modo l aumento del numero di utenti e/o del numero di transazioni applicative è vincolata al solo potenziamento della capacità elaborativa e/o della memoria centrale dei sistemi hardware e perciò assolutamente indipendente dal software applicativo. Integrabilità L utilizzo di componenti e protocolli di comunicazione standard con particolare riguardo per gli XMLWeb Services risolve l integrazione con sistemi esterni al Sistema.

14 Pagina 14 di 19 TEMPlus Presentazione Architettura Architettura TEMPlus è un prodotto fortemente innovativo dal punto di vista tecnologico in quanto utilizza tutte le più nuove tecnologie nell ambito IT. Il sistema è sviluppato completamente in linguaggio C# utilizzando il Microsoft Visual Studio.Net ed è interamente Web Based. Il sistema poggia le sue fondamenta sull utilizzo dell IIS che, insieme al.net Framework, costituiscono uno stabile e performante Application Server in grado di sostenere gravosi carichi di lavoro. L architettura multi-tier ne consente l installazione su più server fisici consentendo, di fatto, una scalabilità assolutamente flessibile.

15 Pagina 15 di 19 TEMPlus Presentazione Architettura Tassello fondamentale è l architettura multi tier che divide in componenti separate la logica di presentazione dalla business logic fino al data tier. PRESENTATION LAYER DATA LAYER Utenti Computer portatile Store procedure Data Workstation BUSINESS LAYER Data Tale caratteristica consente di innestare delle parametrizzazioni molto spinte in termini di integrazioni con strumenti esterni dedicati a funzionalità specifiche. Inoltre con l ausilio di strumenti come stored procedure e funzioni scalari si è reso possibile una forte valorizzazione del DataLayer, livello fondamentale in una struttura dove l entità fondamentale è il dato residente nel Database. Il sistema proposto può inoltre gestire: integrazione automatica con sistemi di notifica SMTP esposizione di dati ad i propri proprietari tramite XML Web Services con pubblicazione WDSL e protocollo SOAP; accoglimento delle richieste di approvvigionamento da parte degli utenti tramite accesso via Web;

16 Pagina 16 di 19 TEMPlus Presentazione Architettura Struttura dell applicativo TEMPlus nasce dalla fusione di un insieme di moduli creati al fine di realizzare un unico sistema in grado di aiutare in ogni adempimento il responsabile dei procedimenti di acquisto. Notify Engine EO operator Request / Evaluation User Interface Process management Budget management Organization hierarchy User Interface Management request MO operator Moduli fondamentali del software risultano: Process management Questo modulo è il punto chiave dell applicazione, con esso è possibile la gestione dell intero processo di acquisto. L utilizzo di tale software permette infatti la gestione dell intero processo di acquisto, partendo dalla richiesto sino al pagamento delle fatture, passando per una serie di step predefiniti di seguito descritti:

17 Pagina 17 di 19 TEMPlus Presentazione Architettura Operatori Ufficio V Creazione del processo Creazione della Gara Selezione fornitori e gestione inviti Accettazione fornitori Gestione graduatoria Pagamento fattura Approvazione attività cardine Definizione attività cardine Gestione contratti/ ordini - Definizione del processo Ad ogni richiesta di acquisto sarà associato un processo che permetterà la gestione di ogni singola fase finalizzata all acquisto desiderato - Definizione dei dettagli della gara Per porre fronte alle richieste di acquisto è possibile la generazione di una gara (intesa come appolto di gara, ricerca di mercato, trattativa privata e così via), in tale step verranno inseriti i relativi dettagli. - Selezione dei fornitori Permette la selezione dei fornitori da invitare alla gara. Tali fornitori saranno selezionati da un apposita anagrafica dei fornitori. - Accettazione dei fornitori Permette di definire dei fornitori invitati, quali abbiano superato i requisiti di partecipazione alla gara. - Classifica dei fornitori Step di gestione della classifica dei fornitori al fine di selezionare la ditta appaltatrice. - Definizione del contratto A questo punto del processo sarà possibile definire i dettagli del contratto con la società appaltatrice - Divisione dell impegno di spesa In tale step la spesa prevista dal contratto viene impegnata sull articolo di spesa previato - Definizione delle milestones (SAL) Al contratto sono spesso associati degli stati di avanzamento lavori che permettono di seguire e valutare i servizi/approvvigionamenti richiest - Approvazione delle milestones E possibile approvare gli stati di avanzamento del lavoro. - Pagamento delle fatture In questo ultimo passo è possibili finalizzare il pagamento delle fatture al fine di chiudere l intero processo di acquisto.

18 Pagina 18 di 19 TEMPlus Presentazione Architettura Budget management Tale sezione dell applicativo permette la gestione dei capitoli di spesa legati al centro di costo presso il quale TEMPlus risulta installato. Grazie ad esso è possibile monitorare le operazioni effettuate sui capitoli e valutare mediante opportuni report i valori associati alle diverse voci del capitolo, nello specifico: Cassa, Competenza, Residuo, Impegno, Pagato. Notify Engine Grazie alla stretta integrazione di un motore di notifica TEMPlus permette di comunicare anche ad utenti non connessi al sistema la presenza di operazione da effettuare o realizzate dal sistema. Inoltre il motore di notifica supportato da strumenti quali firma digitale e Posta certificata verso la quale il sistema è predisposto per una immediata integrazione permette di gestire in modo completo il concetto di dematerializzazione dei documenti, i quali potranno essere realizzati dal solo punto di vista informatico possono e con valenza legale. Web based User Interface Il sistema TEMPlus poggia su un architettura multi-tier in cui grossa rilevanza è data all interfaccia grafica in modo da renderla di semplice uso per ogni tipologia di utente. Tale sezione è divisa in una parte privata utilizzabile dagli utenti dell azienda ed una parte pubblica accessibile da utenti esterni. Il sistema espone inoltre dei WebServices per l accesso diretto e l interazione con altri sistemi preposti all accesso ai dati.

19 Pagina 19 di 19 TEMPlus Presentazione Architettura Piattaforma Tecnologica Piattaforma di Back End Windows 2000/2003 Server Web Server Microsoft Internet Information Service 5/6 Microsoft.Net Framework SDK; Database Microsoft SQL Server Componenti di Front End Internet Explorer versione 5.5sp2 o succ.; Netscape Navigator versione 6. Torna indietro

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