Agricoltura e biodiversità: equilibrio tra risorse agro-forestali, allevamento animale, pesca e risorse naturali.

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1 RICHIESTA DI OFFERTA PER SYSTEM INTEGRATION PARTNER 1. Introduzione all Expo Milano 2015 L Esposizione Universale Expo Milano 2015, Nutrire il Pianeta, Energia per la Vita rappresenta un evento in ambito educativo e scientifico di portata mondiale che si prefigge di esplorare le sfide e le soluzioni collegate alla nutrizione e allo sviluppo sostenibile. Si tratta del più grande evento planetario mai organizzato volto a unire paesi, istituzioni e cittadini di tutto il mondo al fine di discutere le tematiche relative alla sicurezza e disponibilità degli alimenti, la nutrizione e la cultura del cibo. I principali obiettivi di Expo Milano 2015 sono: 1) stimolare e guidare la discussione a livello mondiale sulle sfide e sulle innovazioni correlate alla nutrizione, alla produzione, alla disponibilità e alla distribuzione del cibo; 2) facilitare la cooperazione e l interconnessione tra le parti coinvolte e le istituzioni; 3) creare una piattaforma mondiale per le innovazioni e le best practice nell ambito della nutrizione, della salute, del benessere, della sostenibilità e della tecnologia. Expo Milano 2015 è un evento della durata di 6 mesi che avrà luogo in Italia, a Milano, dal 1 maggio al 31 ottobre Nel corso di questo periodo è prevista la partecipazione di 20 milioni di visitatori e di 130 paesi, oltre eventi che spazieranno dai dibattiti, ai congressi, dai convegni sulle politiche agli eventi culturali e gastronomici. Inoltre, nel corso del periodo che va dal 2012 al 2015, Expo Milano 2015 intende raggiungere oltre un miliardo di persone attraverso la realizzazione di una Cyber Expo e di un programma internazionale di iniziative ed eventi. Come tale, Expo Milano 2015 non rappresenta soltanto un evento della durata di 6 mesi, che ha luogo a Milano nell anno 2015, ma rappresenta piuttosto una piattaforma internazionale pluriennale volta a coinvolgere globalmente la comunità internazionale nel corso dei prossimi quattro anni fino al Sia in termini di tema dell evento Nutrire il Pianeta, Energia per la Vita, che attraverso le modalità tramite le quali verrà progettato e attuato, l Expo Milano 2015 rappresenta una gamma di valori e di ideali unica e peculiare. Expo Milano 2015 è infatti un progetto articolato, complesso e ambizioso basato su tre valori fondamentali: Eredità e inclusione sociale partecipazione attiva della comunità globale a una delle principali sfide che il mondo odierno deve affrontare con la finalità di lasciare un eredità di idee e di iniziative sulle quali edificare soluzioni a lungo termine; Innovazione utilizzo delle tecnologie del futuro e di nuove modalità di pensiero non solo per aprire la strada a future soluzioni al problema della crisi alimentare globale, ma anche per creare nel visitatore un esperienza unica anche grazie all utilizzo di tecnologie all avanguardia e servizi della Smart City; Sostenibilità messa in pratica dei principi di sostenibilità nell ambito della progettazione, della realizzazione e della gestione di una vasta gamma di eventi al fine di ridurre al minimo l impatto potenziale, di consentire al visitatore di vivere realmente un esperienza sostenibile e di rappresentare un esempio per gli eventi futuri e la pianificazione urbana in tutto il mondo. 2. Il tema di Expo Milano

2 Il tema scelto per l Expo Milano 2015 è universale. Coinvolge collettivamente sia l individuo che l intera società. Nutrire il Pianeta, Energia per la Vita tratta non soltanto dei consumi e degli sprechi, ma riguarda l intricato processo di trasformazione e di interazione tra l umanità e la natura oltre al complesso sistema di dimensioni sociali ed economiche necessarie per garantire cibo sufficiente, sano e disponibile per tutti. Gli elementi che compongono il tema sono stati articolati nei seguenti sette sotto temi che verranno esplorati attraverso un interpretazione comune e continua tramite 1) padiglioni e mostre organizzate dai paesi, dalle organizzazioni e dalle istituzioni partecipanti, 2) il programma degli eventi, 3) padiglioni tematici dell Expo Milano 2015 e 4) itinerari attraverso il sito dell esposizione: Qualità, sicurezza e disponibilità alimentare: nuove modalità di produzione e commercializzazione volte a garantire a tutti la sicurezza qualitativa e quantitativa del cibo. Agricoltura e biodiversità: equilibrio tra risorse agro-forestali, allevamento animale, pesca e risorse naturali. Innovazione della filiera agroalimentare: scienza, tecnologia, conoscenze tradizionali e necessità future del consumatore correlate ai prodotti e i processi produttivi. Educazione alimentare: divulgazione e accesso alle informazioni per indirizzare le scelte verso un alimentazione corretta. Alimentazione e stili di vita: relazione tra cibo e salute; scelte di consumo e stili di vita personali e collettivi. Cibo e cultura: incontri e dibattiti tra diverse identità sociali e culturali in relazione alle tradizioni alimentari. Cooperazione e sviluppo nell alimentazione: metodologie e strumenti di collaborazione e cooperazione, rispetto di ruoli e caratteristiche dei vari soggetti e attenzione a tutti i processi innovativi. 3. Il sito espositivo Il sito espositivo è situato a Nord-Ovest di Milano, in prossimità della nuova Fiera Milano, e si estenderà approssimativamente su una superficie di 1,1 milione di metri quadrati. 2

3 Immagine 1. Masterplan di Expo Milano 2015 L area espositiva è stata progettata come un unico paesaggio un isola circondata da un canale d acqua strutturata intorno a due assi perpendicolari di forte valore simbolico: il Decumano e il Cardo delle antiche città romane. Il sito è concepito come un area Expo all aperto, caratterizzata dall abbondanza di zone verdi che occuperanno una superficie di oltre metri quadrati. Ciascun paese partecipante sarà invitato ad esprimere la propria personale interpretazione del tema dell Expo Milano 2015 sui lotti allineati lungo i principali assi del sito, il Decumano o World Avenue, mentre l area espositiva assegnata all Italia e alle sue regioni, province e comuni sarà disposta lungo il Cardo. Una spaziosa piazza di oltre metri quadrati posta all intersezione tra i due assi rappresenterà simbolicamente il punto di incontro tra l Italia e il mondo. Il sito dell esposizione includerà inoltre aree e spazi dedicati agli eventi e agli spettacoli, compresa una Lake Arena in grado di ospitare fino a persone, un Teatro all aperto con una capacità di quasi spettatori e un Expo Center che include un auditorium, un area per rappresentazioni all aperto, un centro multimediale e un quartiere per i volontari. Le aree tematiche e i padiglioni realizzati da Expo 2015 saranno posizionati in otto diversi punti all interno del sito. La ristorazione e i servizi per i visitatori saranno organizzati in 14 diverse Aree di Servizio e comprenderanno servizi igienici, negozi, banche e punti di informazione. Digital Smart City Expo 2015 S.p.A. (di seguito definita Expo 2015 ) mira a realizzare e rendere funzionale il sito espositivo con l obiettivo di sviluppare un modello di Smart City del futuro che sia in grado di migliorare l esperienza dei visitatori, favorire la scoperta del tema e lasciare un eredità di soluzioni e di sistemi innovativi per le città del futuro. Le città sono infatti diventate il punto focale delle strategie economiche e politiche del nuovo millennio e una urbanizzazione intelligente e sostenibile la Smart City rappresenta una condizione necessaria affinché questa visione possa diventare realtà. Le nuove tendenze di sviluppo economico definite dalle autorità e dai legislatori internazionali seguono i megatrend che caratterizzano le città del 21 secolo: un incremento dei livelli di urbanizzazione a seguito della crescita della popolazione; un significativo impatto ambientale da parte delle città che utilizzano il 75% dell energia mondiale e producono l 80% delle emissioni di CO2 (con un impatto economico e sociale rilevante in termini di consumi e di spreco di risorse vitali); la globalizzazione, che espone le realtà urbane a dinamiche dannose come la continua crescita 3

4 (con sovraffollamento, congestione e inadeguatezza dei trasporti pubblici) o il regresso (deterioramento delle infrastrutture, diminuzione delle risorse di sviluppo economico e promozione). Lo sviluppo di una Digital Smart City è strettamente correlato ai vantaggi che essa può portare in termini di miglioramento della qualità della vita e allo stesso tempo gli obiettivi di un urbanizzazione sostenibile sono il risultato di una sostenibilità sociale e ambientale combinata con lo sviluppo economico. La Digital Smart City dell Expo 2015 deve pertanto essere sostenibile, comoda, interessante, sicura, informatizzata ed efficiente. La realizzazione e la gestione della Digital Smart City di Expo 2015 richiederà numerose soluzioni sostenibili e di alto livello; dalla gestione dell energia integrata, ai sistemi di ricarica per la mobilità elettrica e la logistica, dai servizi di gestione delle code ai servizi avanzati per i visitatori come i servizi medici e sanitari online. Inoltre, i servizi tecnologici devono essere integrati con una rete di telecomunicazioni all avanguardia al fine di garantire un erogazione snella dei servizi e una connettività rapida e sicura nel il sito. Cyber Expo Expo 2015 realizzerà un Cyber Expo 2015, che riprodurrà il sito espositivo tramite un ambiente virtuale interattivo, coinvolgente e accessibile a tutti da qualunque luogo nel mondo. L ambiente virtuale digitale del Cyber Expo 2015 offrirà ai visitatori virtuali diverse modalità per apprezzare e visitare il sito espositivo virtuale, per utilizzare e visualizzare i contenuti e interagire con gli altri visitatori virtuali. I visitatori virtuali saranno inoltre in grado di interagire sia con gli altri visitatori presenti fisicamente che con gli utenti e le comunità esterne. Al fine di promuovere l uso e il coinvolgimento degli utenti e la creazione di una cyber memoria dell Expo 2015, saranno sviluppate soluzioni tecnologiche innovative e realizzati punti di contatto avanzati; l ambiente virtuale sarà reso disponibile all interno dell architettura del portale dell Expo e dell applicazione mobile Expo per smartphone. Altri punti di contatto saranno rappresentati da totem/display interattivi e box televisione/tv. Gli utenti potranno navigare sul sito per mezzo di PC e di strumenti standard (come ad esempio la navigazione mass market, senza necessità di plug-in o software specifico), integrando strumenti reali e virtuali, contenuti multimediali e navigazione interattiva. 4. Opportunità di Partnership aziendale Expo Milano 2015 rappresenta un opportunità commerciale strategica per le aziende in una vasta gamma di settori, dalla realizzazione del sito e dei servizi espositivi allo sviluppo del tema e dei contenuti. Expo Milano 2015 prevede di collaborare congiuntamente con le aziende di punta di tutto il mondo che potranno proporre esperienze e idee ispiratrici per il futuro del nostro pianeta. Expo Milano 2015 garantisce un opportunità di visibilità unica nel suo genere alle aziende con cui opererà in partnership al fine di dimostrare la loro leadership e sviluppare futuri vantaggi competitivi nei rispettivi settori di competenza. La partnership con Expo Milano 2015 consentirà all azienda di consolidare la propria reputazione e il posizionamento competitivo facendo leva sulla piattaforma internazionale pluriennale di Expo 2015 e sulla visibilità offerta dall evento universale del 2015 per catturare l attenzione delle istituzioni, del mondo della politica e dei consumatori di tutto il mondo. L approccio e il modello di Partnership mira a facilitare l innovazione attraverso una collaborazione attiva tra i Partner, che consentirà all azienda Partner non solo di assumere un ruolo di leadership nel proprio settore di pertinenza, ma anche di realizzare future alleanze strategiche e potenziali opportunità commerciali in settori favorevoli e correlati. In questo contesto, Expo 2015 sta ricercando e selezionando l ufficiale System Integration Partner, in grado di fornire le risorse, le tecnologie e le competenze relative al proprio settore al fine della realizzazione complessiva della Digital Smart City di Expo Milano

5 5. Requisiti tecnici della Partnership 5.1 Introduzione e contesto generale Il presente documento contiene i requisiti fondamentali e le specifiche del progetto architetturale della struttura di supporto IT e della piattaforma di fornitura di servizi di Expo 2015 ed è inoltre parte integrante della relativa Richiesta di Offerta (RdO). Il primo capitolo (5.1) contiene l'introduzione generale, gli obiettivi strategici della RdO e i fondamenti ad essa associati. Il secondo capitolo (5.2) tratta degli ambiti di lavoro in termini di funzionalità richieste organizzate in base alle dimensioni e alla struttura della piattaforma principale: Back-office/Infrastruttura IT Framework comune applicativo (Service delivery platform) Moduli e integrazione servizi specifici E2E Layer di integrazione Ciascun candidato Partner deve fornire le informazioni richieste in relazione ai componenti sopra riportati e tutti i dettagli tecnici e funzionali che potrebbero essere utili a Expo 2015 nella comprensione e nella valutazione delle soluzioni proposte. Il terzo capitolo (5.3) offre informazioni sul contesto cui fare riferimento per definire la soluzione complessiva in termini di scalabilità, prestazioni e qualsiasi altra procedura che potrebbe rivelarsi utile nella definizione della presente risposta. Il quarto capitolo (5.4) definisce alcuni vincoli e scadenze che dovrebbero essere considerati per ciascuna delle funzionalità e i relativi componenti. Il quinto capitolo (5.5) tratta dei requisiti del progetto architetturale e del progetto di dettaglio, della governance e delle attività di gestione del progetto che il concorrente dovrebbe considerare al fine di supportare l'expo nell'ambito della componente applicativa e al fine di fornire un approccio olistico al processo di rilascio. Il capitolo sei (5.6) descrive le informazioni che i partecipanti alla gara devono fornire al fine della valutazione finale della soluzione proposta focalizzate principalmente sugli indicatori del lavoro stimato ed economici Obiettivo della Richiesta di Offerta Obiettivo della presente Richiesta di Offerta è selezionare un System Integration Partner (di seguito definito SI) in grado di garantire a Expo 2015 i servizi e i prodotti IT atti alla progettazione, all'implementazione e alla gestione dei componenti applicativi e tecnologici (di seguito definita Soluzione). Il candidato Partner deve avanzare una proposta in grado di dimostrare che le previste funzionalità adempiono ai requisiti facendo leva anche sulle precedenti esperienze e sulle provate competenze già dimostrate in contesto analogo (es. eventi di portata mondiale) per tutta la gamma dei servizi richiesti o per parte di essa Tempistica dell'expo I requisiti delle attività dell'expo varieranno nel corso del tempo in base alla fase di avanzamento dell'expo. 5

6 Associata ad ogni singola fase ci sarà una gamma specifica di funzionalità da attivare e gestire, con le relative implementazioni specifiche e il supporto degli obiettivi e dei traguardi strategici (milestones). Nel corso di ciascuna delle fasi le diverse funzionalità del progetto IT proposto verranno attivate e modificate in base ai nuovi imminenti processi di business. Configurazione: componenti IT necessari a supportare l'impostazione iniziale dell'expo in termini di processi aziendali di base. Realizzazione: componenti IT richiesti per supportare la costruzione del sito e la configurazione di base sulle funzionalità IT necessarie a supportare anche i futuri processi di tipo business to consumer. Prossimità evento: componenti IT necessari alla gestione di tutti i processi di tipo business to business e business to consumer di tutte le attività preliminari da eseguire nell'imminenza dell'avvio dell'evento. Gestione evento: componenti IT necessari alla gestione di tutti i processi correlati allo svolgimento dell'evento. Chiusura evento: componenti e attività IT necessarie a supportare le attività successive all'evento. Gestione post evento: qualsiasi componente e attività IT necessaria a supportare il mantenimento dei potenziali processi anche successivamente alla fase di chiusura dell'evento. Di seguito è riportato un sommario della tempistica per ciascuna delle fasi dell'expo identificate: ID Fase Stato Dal Al Implementazione Data avvio Manutenzione Data avvio (1) A Configurazione (2) Completata N/D N/D N/D 01/07/2012 B Realizzazione Avviata 09/ / /07/ /07/2012 C Prossimità evento Da avviare 01/ / /01/ /01/2014 D Gestione evento Da avviare 04/ / /03/2014 (3) 30/03/2014 (3) E Chiusura evento Da avviare 11/ / /11/ /11/2015 F Gestione post evento (4) Da avviare 01/2016 N/D N/D N/D (1) La manutenzione applicativa è richiesta fino al 31/12/2015. (2) Le funzionalità correlate alla configurazione dell'expo sono già state completate. La manutenzione della soluzione correlata sarà trasferita al System Integrator come parte della presente RdO. (3) La gestione dell'evento comprende le attività di collaudo e verifica. 6

7 (4) Le funzionalità di gestione post evento non rientrano nell'ambito della presente RdO Scenari di implementazione Il System Integrator condurrà le attività di sviluppo, implementazione e gestione della Soluzione. Per ciascuna delle fasi sopra citate, ciascuno dei componenti funzionali della piattaforma potrebbe essere collocato in un diverso scenario che identifichi le attività che dovrebbero essere eseguite sul componente stesso a supporto dei futuri processi di business. In base allo scenario di implementazione il partecipante alla gara dovrebbe considerare la gamma richiesta di attività necessarie al supporto di Expo nell'ambito della piattaforma specifica e dei relativi componenti. Di seguito sono riportati gli scenari identificati: Scenario ID Scenario Descrizione A Ambito globale Il System Integrator è incaricato di Selezionare, Sviluppare, Implementare e Mantenere il sistema. B Gestione Applicativa Un altro Partner svilupperà e implementerà il sistema, il System Integrator è responsabile della manutenzione e del miglioramento del sistema. C Integrazione (Interna) Un altro Partner svilupperà, implementerà e manterrà il sistema. Il System Integrator può essere coinvolto nell integrazione del sistema con la Soluzione. D Integrazione (Esterna) La funzionalità viene esternalizzata. Il System Integrator può essere coinvolto nell integrazione con la Soluzione. Ciascuna funzionalità/sistema sarà classificata in base ai termini dello scenario di implementazione. Come in precedenza citato, la progettazione della soluzione complessiva delle funzionalità e dei componenti operativi richiesti rientra nell'ambito del System Integrator. 5.2 Requisiti della Soluzione Ambito della Soluzione Come illustrato nella Tabella 1, l'ambito della soluzione è stato suddiviso in quattro aree principali ognuna della quali identifica diverse funzionalità che il Partner deve fornire all'expo come illustrato nel capitolo Modello di rilascio Backoffice/Infrastruttura IT (Sistemi B2B, Enterprise Service Bus, BI) Framework comune applicativo (Service delivery platform) Moduli dei servizi specifici E2E e integrazione (B2C) Layer di integrazione e SDP (compresa fatturazione, CRM, esecuzione, analisi in tempo reale) Il Main Operation Center (MOC) risulta fuori dall'ambito. Il SI sarà incaricato della fornitura dei servizi sulla base del piano globale di Expo 2015, con particolare riferimento ai servizi aziendali (principalmente Backoffice/Infrastrutture IT) e ai servizi erogati agli utenti finali di Expo Come specificato nel capitolo dedicato, l'erogazione finale di tutti i servizi integrati è prevista per ottobre

8 Nelle tabelle delle funzionalità riportate nei successivi paragrafi vengono elencate le applicazioni di riferimento già definite. Dove l'applicazione di riferimento non è definita la tabella riporta le funzionalità che devono essere integrate nel sistema principale. Dove l'applicazione di riferimento è mancante, il fornitore può proporre una specifica applicazione o tecnologia di riferimento imento conforme/compatibile compatibile con le soluzioni Expo 2015 esistenti. Tabella Backoffice/Infrastruttura IT Come illustrato nella Tabella 2, la struttura portante del Backoffice/Infrastruttura IT è suddivisa secondo un approccio modulare, solo una parte dei moduli da fornire è relativa all'ambito della presente RdO. Per ulteriori dettagli fare riferimento alla classificazione dello scenario di implementazione. 8

9 Tabella 2 Servizi funzionali all'operatività aziendale per Expo 2015 S.p.A. Tabella 3 Dettaglio dei servizi funzionali all'operatività aziendale - Enterprise Functional Services Progettazione e Realizzazione Cantiere Progettazione e Realizzazione si riferisce alle funzionalità richieste per sviluppare e gestire la realizzazione del sito dell'expo e per controllare l'accesso delle persone e dei veicoli. Le funzionalità richieste per la gestione delle attività sul campo (cantiere) non rientrano nell'ambito del System Integrator. Gli strumenti e le funzionalità verranno gestiti dal Fornitore incaricato dell'esecuzione del lavoro. 9

10 Direzione Lavori Le funzionalità saranno articolate secondo le seguenti modalità. Progettazione infrastrutture Gestione crono programma Stato avanzamento lavori Progettazione del sito espositivo dell' Expo e dei servizi correlati Supporto Computer Aided Design - CAD Sviluppo documentazione tecnica Gestione progetto operativo Gestione traguardi e obiettivi (milestone) Programmazione risorse critiche Integrazione con terminale ERP Progresso delle attività tramite diversi criteri (stima lavori, indicatori, valore) Dettagli per il progresso del progetto ufficiale Sistema CAD Gestione progetto Gestione progetto Gestione progetti e variazioni Definizione progetto e controllo variazioni Controllo progetto Gestione contenuti di progettazione e gestione documenti Supporto collaborazione revisione progettazione Supporto geo-spaziale Resoconto progetto e KPI La soluzione è già in fase di implementazione. Protocollo Legalità Le funzionalità sono articolate come segue: Gestione documentale Autorizzazione lavori Raccolta, archiviazione e garanzia funzionalità di ricerca per tutta la documentazione relativa al Protocollo Legalità Gestione del processo dei permessi di lavoro Gestione dei moduli di richiesta relativi Supporto del flusso di lavoro/fasi di Gestione documenti ERP 10

11 Controlli Antimafia Gestione notifiche autorizzazione Gestione del processo dei controlli Antimafia Gestione dei moduli di richiesta relativi Supporto del flusso di lavoro/fasi di autorizzazione Supporto dell'integrazione con la Prefettura per lo scambio di dati Integrazione della funzionalità di Cassa Edile nella soluzione ERP ERP La soluzione è già in fase di implementazione. Sicurezza e accreditamento Le funzionalità sono articolate come segue: Gestione autorizzazione accessi Servizio a supporto della convalida dell'accesso per persone e veicoli al sito espositivo. La funzionalità deve supportare 3 differenti scenari: - Controllo accesso al sito personale/veicolo. L'elenco autorizzato sarà fornito per mezzo dell'applicazione Protocollo Legalità - Convalida accesso dipendenti e volontari. Le informazioni saranno fornite per mezzo di ERP - Convalida accesso visitatori. Le informazioni saranno fornite dal sistema biglietteria Questo servizio necessita della convalida fisica dell'accesso presso l'ingresso in base al profilo richiesto Eccezioni/allarmi, in base al livello di importanza devono essere visibili presso il MOC Segnaletica digitale Servizio per la gestione e l'invio delle informazioni attraverso pannelli digitali. I messaggi possono essere attivati per mezzo del MOC o SDP (es. eventi, file di attesa) Gestione device Dispositivi per monitorare le attività (come controllo accessi, posizione dei visitatori, ecc.) Le informazioni devono essere inviate al MOC (situazione dispositivi, allarmi) e devono essere integrate con la piattaforma SDP per attivare servizi o informazioni per il visitatore. 11

12 Facility management (cantieri) La gestione delle attività di funzionamento non rientra nell'ambito della RdO Logistica Logistica Gestione magazzini ed ordini di lavoro Gruppo di funzionalità a supporto della manutenzione del sito dell'expo Le funzionalità supporteranno la produzione degli ordini di lavoro per il personale con le caratteristiche tecniche richieste. Gestione allestimenti Gruppo di funzionalità a supporto della preparazione degli stand dell'expo Monitoraggio del trasporto merci Gestione fisica magazzini Analisi dati logistici e SLA Le funzionalità supporteranno la produzione degli ordini di lavoro per il personale con le caratteristiche tecniche richieste. Capacità di supportare l'integrazione con 3PL scambiando informazioni sui requisiti di spedizione e sulla consegna programmata, al fine di supportare un'efficace effettuazione della logistica. Funzionalità per la gestione di scorte di materiali e spedizioni di Expo. Il magazzino sarà esternalizzato a un operatore 3PL quindi la soluzione può richiedere l'integrazione verso uno strumento 3PL. Questa funzionalità sarà basata sui dati ERP disponibili e sui dettagli di movimento del sistema Protocollo Legalità La rendicontazione deve consentire il controllo: ERP ERP ERP - del livello di attività del servizio di logistica, relativo al SLA e alla valutazione dei costi della logistica Contabilità magazzini - KPI di logistica rilevanti ai fini del monitoraggio del servizio Funzionalità per valutare il materiale in base ai principi contabili adottati dall'expo e volte a generare automaticamente la destinazione contabile correlata ERP Le funzionalità correlate alla Logistica devono basarsi principalmente su sistemi ERP e possono richiedere una integrazione automatizzata con 3PL. Gestione mobilità 12

13 Gestione flotte/navette Servizio atto a monitorare l'attività della flotta gestita direttamente (es. bus). La gestione operativa della flotta sarà diretta dal fornitore. I requisiti prevedono l'integrazione nel MOC delle informazioni relative all'attività. Le informazioni devono essere fornite da un dispositivo appropriato. Gestione parcheggi Gestione del servizio parcheggio (spazio disponibile) Integrazione con il servizio biglietteria per la prenotazione dei posti Integrazione con il MOC per la gestione della situazione Le funzionalità di prenotazione saranno fornite dal sistema operativo SCADA integrato Gestione mezzi di servizio elettrici per customer Gestione della prenotazione del veicolo con potenziale integrazione con la biglietteria Integrazione con il MOC per la gestione della localizzazione/della situazione La prenotazione del veicolo necessita di essere implementata come parte della soluzione Questa gamma di funzionalità richiede l'integrazione con i sistemi di controllo distribuiti/scada ( Supervisory Control And Data Acquisition ). L'integrazione del sistema SCADA con il MOC non rientra nell'ambito della RdO e deve essere una funzione incorporata della realizzazione delle strutture del sito. Servizi Attività operative Gestione misure RealTime Gestione impianti Monitoraggio on line dei dispositivi strategici Integrazione con il MOC per la gestione della situazione Raccolta dati e analisi di supporto, analisi strutture/dispositivi per la sostenibilità delle emissioni, ecc. Gestione dei servizi correlati ai dispositivi e agli impianti strategici SCADA/MOC (monitoraggio operativo) ERP (analisi e raccolta dati) 13

14 L'integrazione del sistema SCADA con il MOC non rientra nell'ambito della RdO e deve essere una funzione incorporata della realizzazione delle strutture del sito. L'applicazione Gestione impianti fornirà funzionalità atte alla gestione della manutenzione ordinaria dei dispositivi e degli impianti essenziali. Ristorazione Analisi introiti Gestione casse outsourcer Analisi delle informazioni correlate ai profitti e calcolo delle commissioni correlate applicabili per Expo Raccolta informazioni dai punti vendita del sito dell'expo e inoltro delle informazioni per l'analisi delle entrate e il calcolo delle commissioni. I punti vendita in loco saranno gestiti da terze parti. Il software POS non è richiesto e sarà definito e attivato dalla terza parte. La terza parte dovrà produrre le informazioni richieste (parte dei requisiti di licenza). Smaltimento rifiuti e pulizie Gestione inventario spazi Gestione rifiuti Gestione degli spazi e utilizzo delle informazioni richieste al fine di determinare i requisiti per la pulizia e lo smaltimento rifiuti Gestione rifiuti correlati al sito dell'expo. L'applicazione gestione inventario spazi conterrà i dettagli tecnici richiesti ai fini della stima/gestione delle necessità di pulizia e di smaltimento dei rifiuti. La funzionalità di gestione rifiuti deve essere esternalizzata, non è richiesta nessuna specifica funzionalità della soluzione se non quella di controllo degli indicatori di eco-sostenibilità. Gestione emergenze Questa area non rientra nell'ambito della RdO e deve essere gestita tramite progetto specifico Gestione Relazioni e Contatti Paesi partecipanti Relazioni con i Paesi partecipanti Gestione documentale Enti Gestione e sviluppo del coinvolgimento e della collaborazione con i partecipanti Gestione catalogo di servizi e allestimento predefinito degli stand Gestione proposte e conferme di vendita Supporto dei requisiti di gestione dei documenti correlati all'interazione con i partecipanti Sistema PDMS (Participant Digital Management System) PDMS 14

15 Relazioni con enti Gestione documentale Partner/Aziende Gestione del registro delle attività correlate alla gestione della ricerca, della selezione e delle relazioni con le organizzazioni Supporto dei requisiti di gestione dei documenti correlati all'interazione con le organizzazioni PDMS PDMS Relazioni col Partner Gestione prodotti e servizi Relazioni con fornitori Gestione contatti (help desk/cc) Relazioni con aziende appaltatrici Gestione documentale Gestione del registro delle attività correlate alla ricerca, alla selezione e alla gestione delle relazioni con Sponsor/Partner Raccolta e gestione delle informazioni sui servizi aggiuntivi che possono essere forniti da sponsor/partner al cliente di riferimento. Inserimento del servizio nell'offerta dell'expo Gestione delle relazioni con il fornitore e attività di rifornimento Supporto dell'interazione con il cliente per mezzo di dati contatto e registro delle attività Supporto relazioni e scambio documenti con le società contattate. Supporto dei requisiti della gestione documenti correlati all'interazione con Sponsor e Partner PDMS PDMS SINTEL PDMS PDMS PDMS Acquisti Amministrazione, finanza e controllo Gestione fatture (OUT) Ciclo passivo e RDA Gestione della verifica delle fatture corrispondenti a informazioni di logistica e approvvigionamento Gestione approvazione flusso di lavoro in caso di eccezione Gestione richieste, ordini di acquisto e ricevute materiali correlate al processo dall'acquisto al Pagamento Gestione rilascio approvazione richieste/ordini acquisto Ove applicabile supporto requisiti di controllo del bilancio ERP, Gestione documenti ERP, Gestione documenti, SINTEL Pianificazione acquisti Supporto piano di approvvigionamento in linea ERP 15

16 Gestione documenti Approvvigionamenti Storico acquisti con il bilancio finanziario Supporto requisiti gestione documenti correlati al processo dall'acquisto al pagamento Gestione contratti e accordi quadro basati sulle attività di fornitura Gestione condizioni contratto e cancellazione ordini di acquisto Supporto in caso di integrazione applicativa con piattaforme di fornitura esterne Gestione storica ordini di acquisto e analisi approvvigionamenti ERP, Gestione documenti ERP ERP La Soluzione è parzialmente implementata e richiederà un perfezionamento atto ad adempiere ai requisiti che emergeranno nel corso delle nuove fasi dell'expo. Pianificazione e Controllo Gestione progetti Controllo di gestione Supporto requisiti gestione progetto Integrazione gestione progetto nella contabilità Supporto del processo del bilancio finanziario per OPEX e CAPEX Supporto dell'integrazione con i sistemi operativi per consentire la rendicontazione attuale e stimata ERP, Gestione progetto ERP Per la gestione del progetto la soluzione deve supportare i requisiti finanziari (es. investimenti, controllo bilancio, saldi per CAPEX/OPEX, integrazione con la gestione degli asset ove applicabile). Per il controllo di gestione la soluzione è parzialmente implementata e richiederà un perfezionamento atto ad adempiere ai requisiti che emergeranno nel corso delle nuove fasi dell'expo. Contabilità Contabilità speciale Gestione linee di credito Ciclo attivo Gestione ricavi Gestione Libro Mastro generale Supporto requisiti di contabilità e rendicontazione correlati alla condizione particolare di Expo (interesse pubblico) Gestione attività correlate alle banche e ai servizi integrati della Banca d Italia Gestione del ciclo delle entrate a supporto della fatturazione B2B (es. partecipanti, sponsor) Raccolta informazioni attività B2C e gestione contabilità entrate ERP, Gestione documenti ERP ERP ERP 16

17 Calcolo fabbisogni Supporto pianificazione flusso di cassa operativo Tesoreria e Finanza Gestione attività finanziarie atte a raccogliere fondi dal mercato dei capitali ERP Gestione contratti/mutui Gestione contatti, locazioni, finanziamenti ERP La Soluzione è parzialmente implementata (area contabilità) e richiederà un perfezionamento atto ad adempiere ai requisiti che emergeranno nel corso delle nuove fasi dell'expo Accomodation Questa area sarà gestita da un fornitore esterno e non rientra nell'ambito della presente RdO Gestione risorse umane Personale Gestione dello staffing Pianificazione recruiting Nota spese, autorizzazione trasferte Gestione organizzazione aziendale fino all'incarico di lavoro Gestione attività di amministrazione del personale e dati dei dipendenti Gestione tempi a supporto del calcolo delle buste paga Supporto rendicontazione per monitoraggio struttura e dinamiche della forza lavoro Supporto del processo back-office di assunzione dei dipendenti Supporto processi ERP, Gestione documenti ERP ERP, Gestione flusso di lavoro Retribuzioni gestite esternamente. Nessun requisito self service Volontari Recruiting Gestione volontari Gestione turni e persone (WF management) Il reclutamento sarà gestito da società esterne. I requisiti si limitano alla raccolta automatizzata di dati Gestione delle informazioni essenziali dei volontari a supporto dei requisiti di controllo dell'accesso e dei processi di pianificazione delle risorse Raccolta disponibilità oraria dei volontari Gestione della pianificazione dei volontari in base alle attività e agli eventi dell'expo ERP 17

18 Comunicazione Erogazione informazioni di base attraverso una vasta gamma di strumenti disponibili ( /sms) facendo leva sul canale più conveniente fornito dallo sponsor Telco Tutto il settore delle comunicazioni (web, stampa, correlati all'evento e al luogo) non rientra nell'ambito della presente RdO Gestione eventi I requisiti sono volti al supporto del calendario degli eventi dell'expo con i requisiti di risorse e configurazione associati. Il presupposto è che i requisiti per la gestione degli eventi dell'expo siano supportati da una funzione/un sistema esterno. Questo componente avrà la titolarità dei dati originali dell'evento e fornirà un codice identificativo per ogni singolo evento. I sistemi di piattaforma IT ed SDP saranno collegati con il sistema e forniranno queste informazioni ad altri sottosistemi (es. biglietteria). Nel caso in cui altri sottosistemi necessitino di informazioni aggiuntive essi saranno incaricati di relazionare i sottosistemi nell'ambito della creazione, della modifica e della cancellazione Governance, Rischio e Compliance Questo settore non rientra nell'ambito della presente RdO Corporate Social Responsibility Eco sostenibilità Supporto requisiti rendicontazione ECO sostenibilità sulla base delle informazioni raccolte da altri moduli (es. quantità e logistica dei dispositivi e delle attrezzature correlate allo smaltimento dei rifiuti) ERP Processi Front End, gestione documenti, gestione contenuti CMS, collaborazione e servizi di supporto ESB (Enterprise Service Bus) Front End Gestione documenti, CMS, Collaborazione Pubblicazione dei contenuti da applicazioni sul web Gestione funzionalità Intranet Portale web ERP, CMS Enterprise Service Bus Tecnologia Layer, supporta tutte le applicazioni ERP Processi e applicazioni di raccolta e analisi dei dati - Business Intelligence Data Warehouse Gestione di tutti i dati 18

19 Business Intelligence Supporto analisi dati e rendicontazione Sviluppo di una piattaforma di gestione dei servizi (Service Delivery Platform) Al fine di garantire un ambiente multi-servizio oltre all'integrazione dei servizi delle terze parti all'interno della struttura della Smart City, Expo richiede lo sviluppo e la realizzazione di un sistema di servizi dedicato. L'elemento strategico del sistema di servizi Expo è rappresentato dalla piattaforma di gestione dei servizi - Service Delivery Platform (di seguito definita SDP). Come riportato nella Tabella 1 l' SDP sarà parte di una rete di servizi più ampia che comprenderà diversi servizi verticali e trasversali Tabella 4 Contesto SDP La Tabella 5 mostra in dettaglio, come grafico di riferimento, i diversi livelli inclusi all'interno dell'architettura dei Servizi dove la SDP rappresenta la struttura di base dell'applicazione strategica. Il grafico è puramente indicativo e il SI può proporre la propria architettura rispettando i servizi richiesti. 19

20 Tabella 5 Struttura dei Servizi Focalizzandosi sulla SDP, il SI deve rilasciare e attivare una piattaforma attraverso la quale: gestire centralmente tutte le applicazioni sviluppate/integrate per l'erogazione dei servizi per gli utenti finali dell'expo (visitatori, espositori, fornitori, autorità pubbliche, ecc.) consentire l'erogazione di servizi via web integrare la gamma completa di canali di erogazione disponibili (es. WEB, dispositivi Mobili, Totem, pannelli, ecc.) interagire con i livelli backoffice/infrastruttura IT attraverso un livello di integrazione All'interno della SDP i seguenti servizi/processi devono essere erogati e resi disponibili alle Applicazioni e ai Servizi, qualora ciò non fosse, il SI deve esplicitamente spiegare le ragioni della mancata presenza del modulo e attraverso quali funzionalità/moduli presentati viene rilasciato lo stesso servizio Struttura comune 20

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