La soluzione Italiana per la Gestione Elettronica dei Documenti, Archiviazione Ottica, Flussi Documentali e Workflow

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1 Solving S.r.l. Via Camillo Rosalba, 47/O Bari (Italy)) Tel. (080) Tel. /Fax (080) P. IVA: GESTIONE ELETTRONICA DOCUMENTI Optisolver 2003 La soluzione Italiana per la Gestione Elettronica dei Documenti, Archiviazione Ottica, Flussi Documentali e Workflow

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3 L ARCHIVIAZIONE OTTICA È CONSENTITA DALLA LEGGE La più recente normativa attribuisce finalmente al documento informatico piena validità ai fini fiscali e legali, un Ente Pubblico o una moderna azienda può decidere di eliminare montagne di carta, fotocopie degli originali, ingombranti armadi, diminuendo così i costi di gestione ed il tempo perso per la ricerca dei documenti. Il 20/02/2001 viene pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale il D.P.R. n. 445 del 28/12/2000, che rappresenta il Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa. Il Testo Unico è la legge fondamentale della Gestione Elettronica dei Documenti (GED): rielabora le precedenti leggi e conferma le Regole Tecniche già emanate, consentendone la messa in pratica. Sancisce definitivamente la validità giuridica e l'efficacia probatoria del documento informatico e dell'archiviazione Ottica Sostitutiva per i documenti sia analogici sia digitali. Quindi le aziende private e gli enti pubblici non sono più obbligati a conservare i documenti cartacei ai fini giuridici e probatori. La "carta" può quindi essere eliminata, risparmiando spazio, tempo e denaro, e migliorando ancora la qualità del lavoro e il servizio al cliente. Il Testo Unico regolamenta: la formazione. la conservazione. l'esibizione. la trasmissione telematica dei documenti informatici, dei dati e degli atti sia da parte della Pubblica Amministrazione che dei privati. Il Testo Unico inoltre riprende la definizione di Firma Digitale, chiarisce come si applica e come si certificano le chiavi asimmetriche che ne consentono la realizzazione pratica. Il Testo Unico si applica ai cittadini italiani e dell'unione Europea, alle persone giuridiche, alle società di persone, alle pubbliche amministrazioni, agli enti, alle associazioni e ai comitati con sede legale in Italia o in uno dei paesi dell'unione Europea. Le fondamentali ultime Leggi, e deliberazioni che oggi consentono la validità legale e fiscale dell'archiviazione ottica, sono: o DECRETO DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 8 FEBBRAIO 1999 (Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici ai sensi dell'art. 3, comma 1, del D.P.R. 10 Pag 4 di 39

4 novembre 1997, n. 513) o D.P.R. 10 NOVEMBRE 1997, N.513 (Regolamento recante criteri e modalità per la formazione, l'archiviazione e la trasmissione di documenti con strumenti informatici e telematici, a norma dell'articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n.59) o LEGGE 15 MARZO 1997, N.59 (Delega al Governo per il conferimento di funzioni e compiti alle regioni ed enti locali, per la riforma della Pubblica Amministrazione e per la semplificazione amministrativa) o DIRETTIVA DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 28 OTTOBRE 1999 (Gestione informatica dei flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni) o CIRCOLARE AIPA 7 MAGGIO 2001, n. aipa/cr/28 o D. P. R 428 DEL (Regolamento per la tenuta del Protocollo amministrativo con procedura informatica) o FLUSSI DOCUMENTALI AIPA (Protocollo e documenti informatico 31 marzo 1999) o REGOLE TECNICHE AIPA PROTOCOLLO (2 Dicembre 1999) o REGOLE TECNICHE AIPA per il protocollo informatico di cui al D. P. R 20 ottobre 1998, n 428 o DELIBERAZIONE AIPA 24/98, 30 luglio 1998 Regole tecniche per l'uso di supporti ottici o TESTO UNICO N. 445 DELLE DISPOSIZIONI LEGISLATIVE e Regolamentari in materia di Documentazione Amministrativa del 15/12/2000. o CIRCOLARE A.I.P.A. 7 MAGGIO 2001, N 28 Articolo 18, comma 2, del D.P.C.M. 31 ottobre 2000 Standard, modalità di trasmissione, formato e definizione dei tipi di informazioni minime ed accessorie comunemente scambiate tra le pubbliche amministrazioni e associate ai documenti protocollati. o ADUNANZA DEL 13 DICEMBRE DELIBERAZIONE AIPA 13 DICEMBRE Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali - art. 6, commi 1 e 2, del testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 (1). (Deliberazione n. 42/2001). (GU n. 296 del ) o NOTE ESPLICATIVE DELLE REGOLE TECNICHE PER LA RIPRODUZIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO OTTICO (deliberazione 13 dicembre 2001, n. 42, pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana n. 296 del 21 dicembre 2001) N.B.: dai siti e è possibile scaricare gli interi testi di legge e gli eventuali aggiornamenti Pag 5 di 39

5 ARCHIVIAZIONE OTTICA SOSTITUTIVA Gli obblighi di conservazione ed esibizione dei documenti e delle scritture contabili obbligatorie debbono essere presi in considerazione sia nell'ambito civilistico che fiscale. L'obbligo civilistico è sancito dal Codice Civile all' art che prevede la conservazione per dieci anni delle scritture contabili, degli originali delle fatture e della corrispondenza ricevuta, nonché delle copie delle fatture e della corrispondenza spedita. La legge n. 489 del 08/08/94 (la cosiddetta "Tremonti") all' art. 7 bis comma 4, modifica l'art del Codice Civile, consentendo l'uso di "supporti di immagini" per la conservazione dei documenti. La prima legge che codifica l'archiviazione Ottica Sostitutiva è la n. 537 del 23/12/93 il cui art. 2 comma 15, consente l'archiviazione sostitutiva dei documenti su dischi ottici e la relativa esibizione per finalità amministrative e probatorie. Questa legge, resa applicabile dalla pubblicazione da parte dell'a.i.p.a. delle Regole Tecniche per l'uso dei dischi ottici, in realtà era di difficile implementazione a causa della complessità delle Regole Tecniche emanate. Il Testo Unico n. 445 del 28/12/2000 all'art. 6 comma 1 e 2 abroga la legge 537/93 e ribadisce l'efficacia probatoria dell'archiviazione su supporti ottici. Il 13/12/2001 l'a.i.p.a. emana la Deliberazione n. 42 contenente le nuove Regole Tecniche per la realizzazione dell'archivio ottico sostitutivo. Esse sono chiare, complete e di semplice realizzazione. Viene definitivamente chiarito che possono essere archiviati su dischi ottici sia i documenti analogici (cartacei, pellicole mediche, audio, video ecc. ) che i documenti creati direttamente in formato digitale ( testi, immagini, disegni ecc. ). L'obbligo fiscale è sancito dal D.P.R. n. 633 del 26/10/72 - Istituzione e disciplina dell' IVA - che all' art. 39 prevede la conservazione dei registri e dei documenti fiscali a norma dell'art.22 del D.P.R. n. 600 del 29/9/73 - Disposizioni in materia di accertamento delle imposte sui redditi. L'art. 22 dispone che le scritture e i documenti contabili siano conservati per cinque anni o, in caso di accertamento, fino alla fine di una eventuale controversia. La legge n. 489 del 08/08/94 (la già citata "Tremonti") all' art. 7 bis comma 9 consente l'uso di "supporti di immagini" per la conservazione dei documenti estendendone la validità ai fini fiscali, rimandando ad un successivo decreto del Ministro delle Finanze le modalità di pratica applicazione. In seguito la Legge Finanziaria del 1996 n. 549 del 28/12/95, all'art. 3 comma 147 lettera C, ribadisce la volontà di semplificare le modalità di conservazione Pag 6 di 39

6 dei documenti ai fini fiscali. Infine il Testo Unico n. 445 del 28/12/2000, all' art. 13 prevede esplicitamente la conservazio ne su supporti informatici dei libri e delle scritture obbligatorie creati come documenti informatici. Un'ulteriore semplificazione viene introdotta dalla recente legge n. 383 del 18/10/2001 con la soppressione dell'obbligo di vidimazione e bollatura preventiva dei libri contabili obbligatori. CONCLUSIONE Il panorama legislativo è ormai completo. La legge "Bassanini 1" n. 59/99, il Testo Unico n. 445/2000 e il Dlgs n. 10/2002 sulle Firme Elettroniche hanno sancito definitivamente la validità giuridica del Documento Informatico. Il Testo Unico n. 445/2000, le nuove Regole Tecniche n. 42/2001 hanno sancito l'efficacia probatoria dell'archiviazione ottica sostitutiva sia per i documenti analogici che per quelli digitali. Pag 7 di 39

7 LA GESTIONE ELETTRONICA DEI DOCUMENTI L'archiviazione elettronica è il metodo migliore per risolvere il problema della classificazione, conservazione e reperimento della documentazione. L Archiviazione Ottica e la Gestione Elettronica Documenti sono una tecnologia applicativa, relativamente recente, che ha avviato nel quadro più ampio dei sistemi di office - automation le soluzioni miranti alla realizzazione del cosiddetto ufficio senza carta (paperless office). Archiviazione Ottica è un termine improprio per definire tutto un insieme di tecnologie e procedure per archiviare cercare e trattare un documento; la corretta definizione sarebbe GED cioè Gestione Elettronica dei Documenti. Questa tecnologia permette di acquisire, classificare e memorizzare i documenti con il metodo della "fotocopia elettronica", ossia copie elettroniche che sono conformi all'originale. Nel caso più generale i passi seguiti da applicazioni Gestione Elettronica di Documenti sono quelli riportati qua di seguito: 1. Acquisire otticamente, mediante uno scanner le pagine che costituiscono il documento da archiviare. 2. Classificare il documento con informazioni che ricalcano, in genere fedelmente, quelle delle tecniche di archiviazione tradizionali. A queste informazioni ne sono aggiunte, in genere, altre che permettono di utilizzare dei criteri di ricerca rapidi. 3. Associare l immagine del documento a tali informazioni e, dopo un'opportuna compressione, memorizzarla su un supporto che, generalmente, adotta le tecnologie magneto-ottiche. 4. Distribuire i documenti agli utenti interessati dallo smistamento 5. Effettuare ricerche e consultazioni dell'archivio (dalla rete locale o da Internet/Intranet) al fine di visualizzare il documento desiderato e, se necessario, effettuare una stampa molto fedele rispetto all'originale. 6. Archiviare su supporto immodificabile l archivio storicizzato Il documento rintracciato può essere naturalmente consultato, stampato, inviato via fax o posta elettronica, sia in rete locale che remota, potendo anche inserire controlli di lettura da parte del destinatario. Esistono anche indubbi vantaggi in termini di sicurezza sia dal rischio di incendi che da accessi indesiderati. Pag 8 di 39

8 VANTAGGI ECONOMICI. IL TEMPO DI RICERCA I costi legati alla ricerca provengono essenzialmente dal tempo necessario per il recupero di un documento dall'archivio. Un archivio cartaceo richiede tempi che vanno da 10 minuti a diverse ore a seconda di due parametri: dove è collocato l'archivio (scaffale nello stesso ufficio, locale appositamente adibito, cantina, magazzino esterno) e dal tipo di ricerca (coerente o meno con l'organizzazione dell'archivio). La stessa operazione viene eseguita su un archivio elettronico in tempi compresi da pochi secondi, nella peggiore delle ipotesi, a pochi minuti a seconda dell'hardware utilizzato. LO SPAZIO Il risparmio sicuramente più significativo e immediatamente rilevabile è legato allo spazio fisico e ai relativi costi. L'archiviazione ottica permette, anche per i rari casi in cui la conservazione del documento cartaceo è ancora ritenuta irrinunciabile, di soddisfare tutte le necessità di consultazione e riproduzione senza dover ricorrere all'originale. Permette altresì di mettere a disposizione spazi pregiati delegando la documentazione cartacea, quando deve essere mantenuta, in aree dislocate, meno costose, eventualmente presso terzi. La grande capacità di memorizzazione dei cd-rom permette di avere a disposizione un grande archivio in uno spazio così ridotto da essere facilmente installato ovunque (juke box). IL TEMPO ED I COSTI DI ARCHIVIAZIONE Anche per la fase di archiviazione i risparmi sono tutti legati ai tempi e alla migliore qualità del risultato. L'archiviazione cartacea obbliga ad una serie di operazioni: fotocopie dell'originale nel numero richiesto, spillatura, identificazione dell'armadio - >scaffale->raccoglitore in cui riporlo, sistemazione fisica, ecc. La fase di archiviazione nell'alternativa elettronica prevede solo, nel peggiore dei casi: scansione del documento e digitazione dei suoi elementi identificativi. L'intera fase di archiviazione non richiede, in alcuni casi, alcun intervento manuale. Sono così evitati gli errori di trascrizione e i costi scendono ulteriormente. Si tenga infatti conto che, in media, l' 80% dei documenti da archiviare sono prodotti internamente. Pag 9 di 39

9 LA SICUREZZA AGLI ACCESSI Proteggere i propri documenti da osservatori non autorizzati ha un costo rilevante nella messa in atto di procedure interne che filtrino gli accessi ai documenti a personale non autorizzato. L EFFICIENZA DEGLI ADDETTI Avere un archivio facilmente consultabile in diversi punti dell'organizzazione aziendale, in pochi secondi, significa dare un contributo significativo all'efficienza degli uffici e dei reparti. LA CARTA L'archivio elettronico rende evidenti i risparmi anche laddove venga ritenuto necessario conservare l'originale. Quando l'archivio è cartaceo, copie dello stesso documento vengono effettuate e conservate molte Le duplicazioni sono spesso legate alle singole necessità di uffici diversi ma anche a svariate necessità di ricerca nell'ambito dello stesso ufficio. Una delle più gravi limitazioni dell'archiviazione cartacea sta proprio nella sua rigidità: se archivio le fatture per cliente, quando avrò bisogno di estrarre tutte le fatture emesse dal 1 al 15 giugno 1996, dovrò scorrere tutto l'archivio. L'archiviazione ottica non richiede carta, richiede spazi trascurabili e non possiede la rigidità del sistema cartaceo: i documenti vengono memorizzati una sola volta ma possono essere ricercati secondo qualsiasi combinazione di dati identificativi associati al documento. Pag 10 di 39

10 POTENZIALI CAMPI DI IMPIEGO PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI : Protocollo Flussi Documentali e Archivio, Delibere, Ragioneria, Pratiche, Cartelle Cliniche; PERSONALE : Cedolini, Straordinari, DM 10 etc, Malattie, Curriculum, Permessi; CONTABILITA GENERALE : Partitari, Cespiti, Registri contabili e IVA, Inventari di magazzino; DOCUMENTI RICEVUTI : Fatture di acquisto, Ordini da fornitore, Bolle, Ordini da Clienti, Pagamenti, Corrispondenza, Estratti Conto; DOCUMENTI EMESSI : Ordini a Fornitore, Conferme d ordine, Bolle, Fatture a clienti, Pagamenti, Solleciti, Preventivi, Tabelle di confronto, Ordini di acquisto, Contratti, Estratti Conto; GESTIONE PRATICHE DI FIDO O DI LEASING : Proposte, contratti, allegati ASSICURAZIONI: Polizze, Foto, Denunce di sinistro ACQUISTI / VENDITE : Offerte, Ordini Contratti, Corrispondenza, Cataloghi, listini. SEGRETERIA : Corrispondenza, Protocollo, Fax TECNICO : Schede prodotti/lavorazione, Disegni Tecnici in formato raster o vettoriali, CAD, Qualità, Distinte Base. Pag 11 di 39

11 VANTAGGI DERIVATI DALL USO DI OPTISOLVER 2003 Maggiore velocità nelle ricerche dei documenti (la ricerca delle immagini avviene con la velocità, la precisione e la flessibilità di selezione utilizzando la potenza dei computers e dei database SQL); Eliminazione dei ritardi dovuti all'attesa dei documenti passati o trasferiti da un ufficio ad un altro (più utenti possono condividere le informazioni ed i documenti e quindi ottenere una facile e rapida consultazione); Riduzione dei costi del personale addetto alla ricerca dei documenti (i tempi di ricerca, grazie alle informazioni associate ai documenti, sono estremamente ridotti: è possibile recuperare un documento in pochi secondi anche su volumi piuttosto elevati); Facilità disponibilità dei documenti, attraverso l'uso di criteri di archiviazione standardizzati, utilizzati da tutti nell azienda; Facile e veloce smistamento dei documenti; Massima sicurezza nell'accesso ai documenti, mediante l'attribuzione di password, livelli di accesso e abilitazione prefissati; Recupero degli spazi aziendali destinati agli archivi cartacei (il numero di documenti memorizzabili in un supporto di piccole dimensioni (e di prezzo contenuto) quale il CD-ROM, è abbastanza elevato: mediamente si riescono a memorizzare circa pagine b/n in formato A4 su un singolo supporto); Economia di carta e di energia elettrica; Minore uso e manutenzione di stampanti e fotocopiatori (la ristampa dei documenti è di facile attuazione e viene fatta solo se necessario, in quanto il documento è disponibile a video); Personalizzabilità della gestione, della catalogazione dei documenti per tipologia e della impostazione delle ricerche; Flessibilità nella scelta dell'hardware che meglio si adegua alle necessità dell'utente; Integrabilità al sistema informativo esistente, in modo semplice e trasparente, salvaguardando gli investimenti software già fatti; Integrabilità ai più diffusi prodotti di Office - Automation (WORD, EXCEL, ecc.). Facile gestione della modulistica, prevista dalla certificazione ISO 9000; Ambienti di lavoro più salubri perchè meno polverosi; Eliminazione delle barriere architettoniche per aiutare il lavoro dei disabili; Pag 12 di 39

12 CARATTERISTICHE GENERALI DI OPTISOLVER 2003 Optisolver 2003 è la soluzione applicativa modulare Gestione Elettronica Documenti e di Archiviazione Ottica, già utilizzata con soddisfazione da più di 700 Aziende ed Enti Pubblici in Italia. FACILITÀ D USO È di facile utilizzo (utilizza un interfaccia grafica simile a Esplora Risorse di Microsoft Windows ), pertanto gestisce con una struttura ad albero i vari livelli di archivio; Utilizza criteri simili all'archiviazione tradizionale, infatti, organizza i documenti in più livelli, personalizzabili dall utente: aziende, uffici, armadi, classificatori, fascicoli e documenti. È realizzata con il preciso obiettivo di collegare tutte le informazioni presenti in azienda sotto varia forma (spool di stampa, documenti cartacei, documenti Microsoft Word, Excel, Internet, Intranet); È facile reperire i propri dati, identificando i propri documenti con proprietà Pag 13 di 39

13 ricercabili quali parole chiave, titolo, oggetto, data, ecc. Si integra perfettamente con i programmi Microsoft, infatti utilizza il sistema di file, i comandi e l'interfaccia di Microsoft Windows, permettendo cosi di lavorare con i documenti immagine tanto facilmente quanto con qualsiasi altro file elettronico. Gestione di database relazionali con interfaccia ODBC. Pag 14 di 39

14 GESTIONE DELLA SICUREZZA E garantita la totale sicurezza dell accesso ai dati mediante autorizzazioni (password), livelli di accesso e funzioni differenziate e restrizioni per utente o gruppi di utenti; Gli utenti che hanno accesso al Sistema di Gestione Documentale devono prima essere registrati da un amministratore di Sistema il quale assegna a ciascuno di essi una login costituita da ID e PASSWORD. Ogni utente dovrà inoltre essere associato ad un Profilo Utente. Un Profilo Utente è caratterizzato da uno o più contenitori cui ha diritto ad accedere e le grant di accesso su ciascuno di essi (in scrittura, lettura, modifica e cancellazione), in linea di massima ciascun Profilo Utente avrà pieno accesso ad un contenitore (il proprio) mentre avrà accesso limitato agli altri contenitori. Si possono creare Profili Utente che hanno solo accessi in modalità ricerca/consultazione. La restrizione degli accessi è effettuata anche sulle tipologie dei documenti. E gestito il Giornale delle operazioni effettuate (LOG), consultabile dal responsabile del servizio, per verificare chi ha fatto che cosa e quando tra gli utenti; La funzione di crittografia (opzionale) consente la illegibilità agli utenti non autorizzati dei documenti crittografati. La funzione di firma digitale, opzionale (forte o leggera), dà un ulteriore livello di sicurezza all accesso ai documenti. Pag 15 di 39

15 SMISTAMENTO E INOLTRO Consente lo smistamento della posta archiviata agli utenti interni interessati (flussi documentali), l inoltro da questi ad altri utenti, la gestione della ricerca, della verifica, della presa visione, dell urgenza, delle note, dell ordine di servizio, etc. Pag 16 di 39

16 Completata la classificazione, l operatore provvede a smistare il protocollo verso gli uffici/compartimenti competenti. Lo smistamento, immediatamente accessibile dopo la protocollazione o anche in un secondo momento, consente di selezionare uno o più utenti dall'archivio del Sistema, di specificare per ognuno una diversa causale (per competenza, per conoscenza, per copia, etc) e una nota di lavoro. L'ufficio Protocollo con una funzione di monitoraggio può controllare in ogni momento gli smistamenti effettuati e lo stato di avanzamento di ciascuna corrispondenza. Per consultare la corrispondenza di propria competenza gli utenti accedono al Sistema e, in relazione al proprio profilo di utenza, ai documenti e alle informazioni di propria competenza. L'interfaccia di accesso alla corrispondenza presenta a ciascun utente il proprio elenco di messaggi in arrivo e per ognuno di essi le informazioni su mittente, classificazione di protocollo, testo/immagine allegata, etc. Dalla stessa funzione di consultazione l'utente abilitato può a sua volta smistare verso altri utenti la posta ricevuta, in pratica lo stesso documento può essere reinoltrato più volte. In tal modo, poiché ciascuno smistamento è accompagnato da data, mittente, destinatario e note è possibile tracciare il percorso seguito da un protocollo, è possibile sapere se e quando il destinatario ha preso in carico il documento, quanto tempo è intercorso fra uno smistamento e il successivo, etc. Pag 17 di 39

17 ARCHITETTURA CLIENT- SERVER Ambiente Server: o Windows NT, 2000 server, Netware, Unix, Linux Ambiente client: o Microsoft Windows 95a e Windows 98se ed NT, 2000 Professional, XP; ARCHITETTURA WEB SERVER Attraverso la Intranet o Internet con Browser Microsoft Explorer o Netscape, è possibile da remoto accedere al server di database e se riconosciuti come utente, è possibile effettuare le ricerche sugli archivi su cui si è abilitati, visualizzare e stampare Juke Boxe ottico Server di database Sistema Centrale Server di rete WEB Server CLIENT SERVER e WEB - SERVER Scanner di rete Scanner Gateway Fax EDI Postazione utente Pag 18 di 39

18 GESTIONE IMMAGINI. Supporto per immagini in bianco e nero, scala di grigi e a colori. Ha le funzioni di zoom, scroll, rotazione, raddrizzamento, gray-scale automatico sulle immagini; Ha gli strumenti di: annotazioni con post-it adesivo, evidenziatore, timbro (personalizzabile), elettronico linee, rettangoli, testi; Visualizzazione in anteprima e a pagina intera, con o senza il formato miniatura. Funzioni avanzate per il perfezionamento delle immagini, che ne eliminano le imperfezioni, la raddrizzano e la ritagliano. Pag 19 di 39

19 ACQUISIZIONE DOCUMENTI Archivia documenti elettronici compositi (files di spool, immagini, suoni, fogli elettronici e testi) prodotti con altre applicazioni Microsoft (oggetti OLE1 e OLE2). DA SCANNER Supporta gli scanner SCSI con driver TWAIN e quelli con scheda video Kofax, quali i Fujitsu o Bell&Howell, con o senza ADF; Gestisce immagini b/n e colore in formato BMP, AWD e il TIFF con diversi tipi di compressione tra cui la CCITT G4 (quella richiesta dalla legge in vigore) gestisce invece in sola lettura quelli XIF, DCX, JPG, PCX,WIFF; Comprime via software in circa 20 Kb un documento A4 in b/n a 200 dpi; L inserimento da scanner è semplificato e velocizzato, perché è gestito da una sola maschera; Gestisce i documenti multipagina. DA SPOOL Permette l archiviazione e la catalogazione automatica dei documenti provenienti da spool di stampa e comprime in 1 Kb un documento di una pagina acquisito da spool DA FAX-MODEM Permette di ricevere, trasmettere ed archiviare i fax; DA OLE Documenti in formato testo e fogli elettronici prodotti con applicazioni Microsoft es Word o Excel (oggetti OLE1 e OLE2) o in formato Adobe Acrobat (pdf), sono archiviati in modo nativo, permettendone la catalogazione (con facili operazioni di copia e incolla) e la successiva ricerca in modo estremamente rapido. DA MACCHINE FOTOGRAFICHE Da macchine fotografiche o telecamere digitali TWAIN compatibili, o schede musicali SPEDIZIONE DOCUMENTI CON POSTA ELETTRONICA Consente di spedire i documenti archiviati con qualunque software di Posta Elettronica (Es.: Microsoft Exchange, Microsoft Outlook, Lotus Notes, ecc.); Pag 20 di 39

20 INTEGRAZIONE AI PROGRAMMI GESTIONALI Optisolver 2003 integra i documenti in modo trasparente ai programmi gestionali utilizzati, senza doverli modificare. Cataloga automatica i documenti scanditi, i cui dati sono nella videata dei programmi gestionali o nel database ODBC; Elimina l indicizzazione o la correzione manuale dei dati di catalogazione dei documenti, evitando gli errori e la perdita di tempo necessari a questo Utilizza i dati già presenti nei programmi gestionali che diventano automaticamente chiavi di catalogazione e ricerca, dei documenti. E preciso al 100% nell acquisizione dei dati generati dall host Dalla schermata di un applicazione contabile ad Es.: di Registrazione in Prima Nota, su IBM AS/400, pigiando solo un tasto, effettueremo la catalogazione automatica del documento egistrato. Pag 21 di 39

21 INDICIZZAZIONE ARCHIVIO L amministratore del sistema di archiviazione, definisce in modo personalizzato, i campi da indicizzare e da utilizzare per la fase di ricerca, per ogni tipologia di documento trattato. E possibile predefinire i campi obbligatori e quelli facoltativi ed associare progressivi, annuali, automatici (per la catalogazione dei documenti del protocollo).. I campi obbligatori possono essere automatici e non visibili dall utente (regole tecniche AIPA). I campi automatici possono essere: nome creatore e archiviatore documento, ora e data di creazione e d archiviazione su supporto ottico; La catalogazione (associazione della scheda di catalogazione di un database ad un file e memorizzazione in archivio) dei documenti può essere effettuata in diversi modi: 1. Mediante la velocizzazione della fase di immissione manuale. Inserendo le prime lettere in un campo di catalogazione si può selezionare quello da utilizzare, tra i campi inseriti in precedenza, richiamabili in una finestra con F2, presentati in ordine alfabetico (Modalità Standard); 2. Da spool, senza intervento dell operatore (Modalità Automatica opzionale); 3. Con il tasto Eredita è richiamato in una finestra l elenco dei documenti precedentemente inseriti, dai quali possono essere copiati i campi per il documento corrente se sono quasi uguali tra loro (Modalità Semiautomatica Standard). 4. Inserendo solo un campo di catalogazione (chiave univoca primaria), se i campi di catalogazione sono provenienti da tabelle SQL ODBC compatibili (Modalità Semiautomatica opzionale). 5. Con un clic sono acquisiti tutti i campi della schermata dell'host (Modalità Automatica opzionale). 6. Mediante operazioni di copia e incolla, se i documenti sono in formato testo e/o fogli elettronici e sono prodotti con altre applicazioni Microsoft (oggetti OLE1 e OLE2), (Modalità Semiautomatica Standard). 7. Mediante trasformazione dei campi di catalogazione, in formato testo attraverso un OCR, utilizzando il capture dei dati dal documento che ha un modello (form) ricorrente Automatica (Modalità Automatica opzionale). 8. Mediante trasformazione del documento intero in formato testo da un OCR e le ricerche poi effettuate in modalità full-text, mediante database SQL che lo consente (Oracle SQL). (Modalità Automatica opzionale), 9. Con penne elettroniche OCR. Passando la penna OCR sulla riga prescelta del documento, consente la trasformazione in formato testo (con l OCR) della parte su cui la penna è passata e quindi una veloce immissione dei dati nei campi di catalogazione (Modalità Semiautomatica Standard). Pag 22 di 39

22 IPERTESTO. E possibile collegare un'immagine a qualsiasi documento, come ad esempio un'altra immagine, un documento Word e persino una pagina Web. OCR / ICR Con l apposito modulo trasforma documenti cartacei e fax in utili file elettronici da visualizzare, annotare, modificare. pubblicare sulla Internet distribuire e inserire in cartelle, mediante l apposito modulo che dispone dell OCR. Così è in grado di catturare, elaborare e distribuire, automaticamente e intelligentemente, documenti digitalizzati e inviati via fax. E possibile anche integrare su richiesta altri motori OCR / ICR. Pag 23 di 39

23 RICERCHE NELL ARCHIVIO Possono essere effettuate da un client della rete locale o da Internet/Intranet. Le ricerche vengono effettuate scegliendole tra quelle preimpostate in un apposito menù. Attraverso i campi inseriti per la catalogazione, mediante svariati parametri (SQL) es.: per data; da data a data; per parole presenti nei campi testo; tra numeri o valori, ecc. Durante la fase di ricerca, per ogni campo vengono elencati i valori già inseriti, mediante un apposita finestra richiamabile con il tastof2, quando si è posizionati nel campo di ricerca (allo stesso modo con il quale viene effettuato con l indicizzazione). Sono utilizzabili criteri logici di ricerca (and, or,<,>,<>, metacaratteri); E possibile utilizzare parole chiave per ricerche ipertestuali, che puntano ad altre pagine o ad altri documenti. Pag 24 di 39

24 CONSULTAZIONE ARCHIVI DA INTERNET/INTRANET Il modulo consente agli utenti di Optisolver 2003 abilitati e registrati, l'interrogazione degli Archivi da Internet/Intranet attraverso un browser standard. E possibile effettuare le ricerche sugli archivi su cui si è abilitati, visualizzare i documenti e stamparli. Il modulo è solo un interfaccia per l utente, quindi non cambia l intera applicazione Optisolver 2003, consente inoltre l utilizzo contemporaneo delle ricerche da rete locale e da Internet/Intranet. E integrabile al portale già in uso dal cliente o a quello nuovo da implementare. Visualizzare il n. dei documenti, in ordine di immissione, e su quale siamo posizionati ora.oppure, in modalità anteprima Pag 25 di 39