PROGRAMMA OPERATIVO REGIONE BASILICATA. TENUTA DEL FASCICOLO DI OPERAZIONE A cura dell Ufficio Competente per l operazione

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1 PROGRAMMA OPERATIVO REGIONE BASILICATA FSE CCI N 2007 IT 051 PO 004 Decisine della Cmmissine Eurpea C (2007) 6724 del 18 dicembre 2007 TENUTA DEL FASCICOLO DI OPERAZIONE A cura dell Uffici Cmpetente per l perazine

2 Premessa L art. 90 del Reglament CE 1083/2006 stabilisce che per un perid di tre anni successivi alla chiusura del Prgramma Operativ chiusura parziale (art. 88 del Reg. CE 1083/2006) l Autrità di Gestine assicura che tutti i dcumenti giustificativi relativi alle spese e alle verifiche del Prgramma perativ in questine sian tenuti a dispsizine della Cmmissine e della Crte dei Cnti. La decrrenza di detti peridi è sspesa in cas di prcediment giudiziari su richiesta debitamente mtivata della Cmmissine. In cnfrmità al richiamat articl ccrre assicurare che tutti i dcumenti pertinenti alla realizzazine di una perazine sian cntenuti in un fascicl di perazine e che sul sistema infrmativ SIRFO2007 ci sia la registrazine del nme e l ubicazine del funzinari che li detiene e la pssibilità di access agli stessi da parte delle persne e degli rganismi prepsti alle attività di cntrll. I criteri da rispettare nella tenuta della dcumentazine da parte dei Funzinari respnsabili dell attuazine dell perazine sarà articlata in due livelli: Fascicl e Sezine. Il funzinari deve rganizzare la tenuta della dcumentazine cn un fascicl riferit a ciascuna perazine avviata, ed al su aggirnament, per la quale ha la ttale respnsabilità attuativa. Inltre, la dcumentazine da archiviare nel fascicl di perazine sarà rganizzata in funzine del beneficiari dell perazine. Fascicl di perazine Il fascicl di perazine deve essere articlat in Sezini cntenenti la dcumentazine tecnica, amministrativa e cntabile relativa all perazine finanziata. La cpertina e il drs di ciascun fascicl deve riprtare il lgtip, i lghi istituzinali, il fnd strutturale, l slgan istituzinale ai sensi del Manuale della Linea grafica PO FSE Basilicata apprvat cn DGR n 2086/2009, inltre deve riprtare il n di cdice SIRFO2007 univc dell perazine e il titl dell perazine. 1) Sezine anagrafica Deve cntenere tutte le infrmazini necessarie all individuazine univca dell perazine, quali: titl ; cdice SIRFO2007; cdice MONITWEB; CUP; asse; azine; Tiplgia; uffici respnsabile dell perazine; respnsabile del prcediment; lug di archiviazine della dcumentazine; beneficiari; generalità del rappresentante legale del beneficiari e i sui riferimenti (indirizz, telefn e ); Nel cas di Cntratti pubblici di lavri, servizi e frniture, ccrre, inltre: cdice identificativ gara CIG estremi della cmunicazine; iscrizine sistema infrmativ mnitraggi gare SIMOG; Altra dcumentazine ritenuta necessaria dal Funzinari respnsabile.

3 2) Sezine selezine Beneficiari Regine Basilicata Nella sezine dvrann essere riprtati tutti gli atti relativi alle attività che hann prtat alla individuazine e selezine dei destinatari del/i sggetti appaltatri, quali: cpia della dcumentazine per l attivazine della prcedura di evidenza pubblica (avvis pubblic, band di gara, att amministrativ di adzine altr); att di aggiudicazine dell appalt dei servizi; dmanda di richiesta cntribut da parte del destinatari cpia della dcumentazine di gara presentata dal sggett aggiudicatari; eventuale richiesta di preventivi e preventivi presentati; atti da cui risulti l applicazine dei criteri di selezine; atti della Cmmissine di valutazine (nmina cmmissine, verbali, check list utilizzate, griglia di valutazine e punteggi, cstruzine graduatria, aggiudicazine prvvisria); att di apprvazine graduatrie ed elenc dei prgetti aggiudicatari; att di aggiudicazine dell'appalt di servizi. Altra dcumentazine ritenuta necessaria dal Funzinari respnsabile. 2) Sezine selezine Beneficiari Ente divers dalla Regine Occrre riprtare per ciascun avvis pubblic e/ band una cartella che cntenga tutti gli atti relativi alle attività che hann prtat alla individuazine e selezine dei Beneficiari, quali: cpia della dcumentazine relativa all avvis pubblic (att amministrativ di adzine, avvis, dispsitiv tecnic per l elabrazine dei prgetti, allegati) dmanda di richiesta cntribut presentata dal Beneficiari; determina di aggiudicazine di assegnazine del finanziament; atti da cui risulti l applicazine dei criteri di selezine; atti della Cmmissine di valutazine (nmina cmmissine, verbali, check list utilizzate, griglia di valutazine e punteggi, cstruzine graduatria, aggiudicazine prvvisria); att di apprvazine graduatrie ed elenc dei prgetti apprvati; Altra dcumentazine ritenuta necessaria dal Funzinari respnsabile. 3) Sezine cntabile finanziaria Qualsiasi Beneficiari Nella sezine dvrann essere riprtati tutti i dcumenti che riguardan gli impegni, gli atti/mandati di liquidazine, la dcumentazine acquisita dal Beneficiari a supprt della prpria spesa, il quadr ecnmic del prgett, cpia dei mandati e/ altri mezzi di pagament e quietanzati. La dcumentazine giustificativa di spesa deve essere cnservata in riginale in cpia certificata cnfrme all riginale. Nell specific la dcumentazine sarà csì articlata: att d impegn atti di cncessine del cntribut ntifica di cncessine dei cntributi aiuti al Beneficiari att di nmina del Respnsabile del prcediment pian dei csti dell perazine cntratti e/ cnvenzini sttscritte eventuale altr att di accettazine degli bblighi previsti dal prvvediment di finanziament

4 richiesta del Beneficiari di rimdulazine pian finanziari att apprvazine di rimdulazine pian finanziari nuv pian dei csti att di ergazine dell anticipazine att/i di liquidazine delle risrse Altra dcumentazine ritenuta necessaria dal Funzinari respnsabile. INOLTRE 3.1) Tiplgia di perazine Ergazine di cntributi (Beneficiari: Regine Basilicata) Ogni pezza giustificativa delle uscite della Regine, sia se intestata alla Regine che se intestata ai destinatari, a frnte delle quali la Regine erga il cntribut: fatture quietanzate - dcumentazine equivalente bnifici - estratt cnt attestazini di frequenza (eventuali) Altra dcumentazine ritenuta necessaria dal Funzinari respnsabile. 3.1) Tiplgia di perazine Frmazine Certificat camerale dell rganism impresa che esegue l perazine; DURC dell rganism impresa che esegue l perazine; acquisizine della dcumentazine a supprt dell ergazine dell anticip (garanzia bancaria assicurativa per il valre dell anticip, ecc.); band di reclutament degli allievi; elenc degli ammessi (graduatrie); cmunicazine avvi perazine; gni altra cmunicazine intercrsa tra il Respnsabile del prcediment e l rganism che esegue l perazine; cmunicazine fine attività; nmina della cmmissine d esame finale; verbale esame fine attività; elenc eventuali attestati rilasciati cn firma per ricevuta. Altra dcumentazine ritenuta necessaria dal Funzinari respnsabile. 3.1) Tiplgia di perazine Ergazine di cntributi (Beneficiari: Impresa) richieste di rimbrs a sald; elenc dei giustificativi; eventuale acquisizine della dcumentazine a supprt dell ergazine dell anticip (garanzia bancaria assicurativa per il valre dell anticip, ecc.);

5 la medesima dcumentazine cntabile scansinata sul Sirf per i pagamenti intermedi, in cpia cnfrme: Buste paga quietanzate - dcumentazine equivalente (autcertificazine del Datre di lavr); Attestazine del pagament neri differiti - dcumentazine equivalente (autcertificazine del Datre di lavr); Se la dcumentazine è stata prdtta in autcertificazine, l'uco ha la respnsabilità di cnservare agli atti quant previst in materia di cntrll delle autcertificazini dispst dalla DGR 613/2007; Altra dcumentazine ritenuta necessaria dal Funzinari respnsabile. 4) Sezine Chiusura delle Operazini Cpia delle check list per il cntrll di prim livell (verifiche amministrative e eventuali verifiche in lc) di altra dcumentazine di cntrll audit che riguardi l'perazine; Cpia dei rapprti di mnitraggi relativi all'perazine; Prspett riepilgativ di tutti i giustificativi di spesa redatt dal Beneficiari; relazine cmplessiva attività svlta dal beneficiari se divers dalla Regine Basilicata, ppure dal Sggett attuatre nel cas di appalti pubblici; INOLTRE 4.1) Fascicl di rendicnt (ve previst) cntenente: nta di richiesta di rimbrs a sald; dichiarazine sstitutiva di att di ntrietà; la dcumentazine cntabile riguardante l attività svlta, in cpia cnfrme: giustificativi di spesa (fatture altri dcumenti cntabili aventi frza prbatria equivalente) riprtanti espress riferiment al cfinanziament dell perazine dal Fnd Sciale eurpe nell ambit del Prgramma Operativ FSE Basilicata (anche mediante appsizine di timbr recante tale dicitura); titl di pagament reglarmente quietanzati e tracciabili. la dcumentazine amministrativa e didattica riguardante l attività svlta, in riginale; att di apprvazine rendicnt finale e relativa liquidazine ed eventuale disimpegn; gni altr dcument ivi nn espressamente richiamat ma necessari ai sensi della Circlare del Minister del Lavr, della salute e delle Plitiche Sciali, n. 02/ Tiplgia dei Sggetti prmtri, ammissibilità delle spese e massimali di cst per le attività rendicntate a csti reali cfinanziate dal Fnd Sciale Eurpe nell ambit dei Prgrammi Operativi Nazinali (cntratti, cnferimenti d incaric, curriculum vitae, schede rarie, time sheet, rdini di servizi, relazini metdlgiche, relazini tecniche, utput delle attività indirette ).

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