LA GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI

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1 LA GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI OBBLIGHI NORMATIVI, CRITICITÀ, OPPORTUNITÀ E BUONE PRASSI IL PROBLEMA E GLI OBIETTIVI 1/5 Il 5% di tutti i documenti viene perso, un ulteriore 3% viene archiviato erroneamente Gli operatori professionali spendono tra il 5 e il 15% del proprio tempo per leggere l informazione, ma impiegano addirittura il 30% nella sua ricerca Ogni organizzazione: produce anche 19 copie di ogni documento può spendere fino a 20 per archiviare ciascun documento può spendere fino a 120 per ricercare ogni documento archiviato in modo non corretto Fonte Gartner Group 1

2 IL PROBLEMA E GLI OBIETTIVI 2/5 Il problema è rappresentato da: Costo finanziario (consumo carta, toner, spese postali) Costo funzionale (tempi di gestione del documento e della posta anche interna) Perdita di documenti e informazioni Perdita di tempo nella ricerca dei documenti e delle informazioni Conseguenze legali IL PROBLEMA E GLI OBIETTIVI 3/5 OBIETTIVI GENERALI L obiettivo principale è quello di eliminare, pressoché completamente, la circolazione interna dei documenti cartacei, attraverso la digitalizzazione dell intero ciclo del documento, al fine di ottenere significative riduzioni dei consumi, dei costi di spedizione e dei tempi dei procedimenti. L obiettivo secondario è rappresentato dall avvio di un processo di comunicazione mediante canali telematici verso l esterno, in particolare verso la pubblica amministrazione, tra l altro rispondendo ad una prescrizione normativa, così da supportare ed agevolare il processo di de materializzazione. 2

3 IL PROBLEMA E GLI OBIETTIVI 4/5 OBIETTIVI SPECIFICI 1) eliminare totalmente i flussi documentali cartacei in entrata verso gli uffici, con l acquisizione nel sistema dei documenti in formato elettronico mediante scansione ottica; 2) gestire i documenti e i fascicoli in modalità informatica attraverso il sistema (scrivania virtuale); 3) produrre i documenti originali direttamente in formato elettronico, mediante la firma digitale; 4) utilizzare la posta elettronica certificata nei confronti della pubblica amministrazione e, laddove possibile, nei confronti dei cittadini e delle imprese; 5) conservazione dei documenti in formato digitale. IL PROBLEMA E GLI OBIETTIVI 5/5 Il piano di miglioramento deve dare risposte in termini di: risparmi di spazi e di carta; risparmi di costi per spese cartacee e postali; rispetto della normativa; accesso in tempo reale ai documenti, anche da parte di più operatori contestualmente anche se localizzati in posti diversi; 3

4 IL NUOVO CAD E I RACCORDI NORMATIVI 1/3 L. 241/90 L. 15/2005 L. 80/2005 (Accesso ai doc.) DPR 68/2005 (Utilizzo PEC) Dlgs 196/2003 (Cod Privacy) Dlgs 82/2005 Dlgs 235/10 (Cod. Amm. Dig.) DPCM 6/5/2009 (PEC cittadini) Lg. 2/2009 e Lg. 69/2009 D.Lgs. 150/2009 (produttività) DPR 445/2000 (T.U. Doc. Amm.) IL NUOVO CAD E I RACCORDI NORMATIVI 2/3 DOCUMENTI INFORMATICI [art ter] Viene rivista l intera normativa relativa alla gestione dei documenti informatici e delle copie, siano esse cartacee o informatiche. Entro GENNAIO 2012 verranno emanate le regole tecniche che disciplineranno tali aspetti. CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI [art bis] Vengono definiti i requisiti che devono avere i sistemi di conservazione dei documenti informatici. Detti sistemi sono gestiti da un responsabile, il quale si può servire di soggetti pubblici e privati per lo svolgimento delle operazioni di conservazione. E possibile far certificare il processo di digitalizzazione e conservazione dei documenti tramite accreditamento presso DigitPA. 4

5 IL NUOVO CAD E I RACCORDI NORMATIVI 3/3 PIANI DI EMERGENZA [art. 50-bis] Entro il 25 APRILE 2012 tutte le PA devono predisporre dei piani di emergenza che assicurino la continuità delle operazioni indispensabili per il servizio. A tale scopo, devono definire: - Il piano di continuità operativa (che individua le criticità dei sistemi in essere e ne definisce le misure preventive); - Il piano di disaster recovery (che stabilisce le misure tecniche e organizzative per garantire il funzionamento in siti alternativi). PROCEDIMENTO E FASCICOLO INFORMATICO [art. 41] Le pubbliche amministrazioni devono gestire i procedimenti amministrativi utilizzando le tecnologie dell informazione e della comunicazione raccogliendo in un fascicolo informatico gli atti, i documenti e i dati del procedimento medesimo. UN POSSIBILE MODELLO DI RIFERIMENTO 1/2 Il modello operativo può essere esemplificato secondo questo schema: 1) l Ente produce soltanto documentazione informatica a firma elettronico digitale; 2) tutta la documentazione è classificata e fascicolata; 3) i documenti ricevuti dall esterno su formato cartaceo vengono registrati al protocollo generale e classificati, etichettati con codice a barre e successivamente scansionati; 4) al momento dell etichettatura è indicato il contenitore nel quale è inserito l originale cartaceo; Carmine Galluzzi - Ancitel Lombardia 5

6 UN POSSIBILE MODELLO DI RIFERIMENTO 2/2 5) al momento della scansione i file immagine di ogni singolo documento sono autenticati con firma digitale; 6) la copia immagine del documento è resa disponibile sulla postazione di lavoro del responsabile del procedimento; 7) i documenti originali cartacei sono collocati in appositi contenitori e inviati in archivio; 8) i documenti sono spediti all esterno agli indirizzi di posta elettronica oppure in copie cartacee tramite servizi di postalizzazione. Carmine Galluzzi - Ancitel Lombardia POSTA IN ARRIVO 1/2 ETICHETTA PROTOCOLLAZIONE APPOSIZIONE ETICHETTA CARTACEO UFFICIO PROTOCOLLO AUTENTICATO FIRMA DIGITALE APPOSIZIONE FIRMA DIGITALE PUBBLICO UFFICIALE - RESPONSABILE SERVIZIO ARCHIVISTICO Carmine Galluzzi - Ancitel Lombardia SCANNER MASSIVO SCANSIONE SCANSIONE 6

7 POSTA IN ARRIVO 2/2 1) AUTENTICATO UFFICIO PROTOCOLLO ASSEGNAZIONE AL DESTINATARIO RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO / RESPONSABILE DELL UFFICIO 2) DEPOSITO IN ARCHIVIO CARTACEO ARCHIVIO CARTACEO Carmine Galluzzi - Ancitel Lombardia POSTA PARTENZA COMPOSIZIONE APPOSIZIONE FIRMA DIGITALE RESPONSABILE DI PROCEDIMENTO FOGLIO ELETTRONICO INFORMATICO FIRMATO DIGITALMENTE PEC CARTACEO INVIO TRAMITE POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA STAMPA E INVIO CARTACEO 1) 2) Carmine Galluzzi - Ancitel Lombardia CLASSIFICAZIONE PROTOCOLLAZIONE E FASCICOLAZIONE INFORMATICA 7

8 GLI INTERVENTI Marco Ceccolini Responsabile Area Servizi Documentali Lombardia Informatica S.p.A. CASE HISTORY LA DEMATERIALIZZAZIONE IN REGIONE LOMBARDIA GLI INTERVENTI Federico Morena Public Sector. Vertical Marketing & Smart Services DEMATERIALIZZAZIONE: UNA VISIONE INDUSTRIALE INTEGRATA PER LA PA 8

9 GLI INTERVENTI Antonio Palummieri Direttore Area Mercato NordCom S.p.A. Luciano Sulis Consulting& BPM Solution Specialist NordCom S.p.A BUSINESS PROCESS MANAGEMENT APPLICATO AI FLUSSI DELLA PA GLI INTERVENTI Furio De Candido Responsabile Commerciale Area PA Inaz LA DEMATERIALIZZAZIONE DEI PROCESSI DOCUMENTALI NELLA GESTIONE DEL PERSONALE 9

10 GLI INTERVENTI Adriano Zuradelli Marketing Manager Kyocera Mita Italia S.p.A. SOLUZIONI PER L'IMPLEMENTAZIONE DI PROCESSI DOCUMENTALI INTELLIGENTI 10

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