Procedura P10 GESTIONE APPROVVIGIONAMENTI

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1 Pag. 1 di 12 INDICE 1 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE RIFERIMENTI IDENTIFICAZIONE DEI FORNITORI STRUMENTI DI SELEZIONE DEI FORNITORI Indagine di mercato Gara di appalto Preventivi VALUTAZIONE DEI FORNITORI Strumento e supporto per la valutazione GESTIONE ORDINI E FORNITURE ALIMENTARI DETERSIVI PRODOTTI IGIENE PER OSPITI MATERIALE DI CONSUMO PER OSPITI AUSILI PER OSPITI AUSILI PER INCONTINENZA INTEGRATORI-ADDENSANTI MANUTENZIONI ACQUISTI SU PIAZZA CONTROLLI SU APPROVVIGIONAMENTI E FORNITURE ATTIVITÁ AL RICEVIMENTO GESTIONE NON CONFORMITÀ Stesura: SB (GEODE) Direttore (Laura Cazzaro) Data 10/02/15 Verifica: RGQ Data 05/06/15 Approvazione: Direttore (Laura Cazzaro) Data

2 Pag. 2 di 12 1 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE La procedura descrive le modalità seguite per la ricerca, valutazione e selezione dei fornitori, la gestione dei fabbisogni e delle richieste di acquisto, l emissione degli ordini di acquisto, i controlli al ricevimento e i livelli di servizio erogati. La procedura si applica a tutti i prodotti, materiali, merci e servizi acquistati dalla Azienda Speciale DON MOSCHETTA ad esclusione dei farmaci. L approvvigionamento dei farmaci all ULSS 10 e alle farmacie di zona sono gestiti attraverso procedura P03 Gestione farmaci e terapia. 2 RIFERIMENTI P03 Gestione farmaci e terapia P11 Gestione Non Conformità - Regolamento acquisti in economia dell Azienda Speciale DON MOSCHETTA L.190/2012 Normativa anticorruzione M71 Registro fornitori M72 Piano controlli approvvigionamento M80 Schema di fornitura (allegato A) M81 Offerta (allegato B) M82 Ordini alimentari 3 IDENTIFICAZIONE DEI FORNITORI Tutti i prodotti, materiali e servizi acquistati e approvvigionati dalla Casa di Riposo DON MOSCHETTA sono identificati e raccolti in settori merceologici e in sottogruppi in base alla criticità e importanza per l erogazione dei servizi in DON MOSCHETTA e al valore economico di spesa annuale. Questi settori merceologici sono identificati e gestiti attraverso il database Registro fornitori M71, aggiornato regolarmente da Amministrazione e dal Direttore, dove sono indicati: macro settore; settore merceologico (sottogruppo del macro settore); criticità del fornitore o meno; lo strumento di selezione e valutazione del fornitore (gara di appalto, indagine di marcato, ecc.); i parametri di valutazione. Ai settori merceologici sono assegnati uno o più fornitori secondo una valutazione dei parametri definiti dal Direttore in collaborazione con Amministrazione e il Coordinatore Socio- Sanitario. I fornitori selezionati, valutati e presenti nella fase di valutazione sono inseriti e gestiti nel Registro fornitori M71 da Amministrazione e dal Direttore. I fornitori assegnati nei settori merceologici e sottogruppi critici (cioè fondamentali per i servizi dell Azienda Speciale DON MOSCHETTA) sono considerati a loro volta critici.

3 Pag. 3 di 12 4 STRUMENTI DI SELEZIONE DEI FORNITORI Per la selezione dei fornitori che possono fornire e approvvigionare l Azienda Speciale DON MOSCHETTA di prodotti e servizi, sono utilizzati: 1. Indagine di mercato; 2. Gara di appalto; 3. Preventivi e comparazione. Gli strumenti di selezione sono utilizzati dall Amministrazione e dal Direttore. 4.1 Indagine di mercato L indagine di mercato deve essere preventivamente autorizzata dal Consiglio di Amministrazione in sede di riunione annuale e/o periodica che viene verbalizzata. Questa viene effettuata dal Direttore e dall Amministrazione per importi di fornitura inferiori al valore di ,00 e in particolare focalizzata su prodotti con caratteristiche ben definite su cui si vuole verificare il prezzo. Si individuano dei possibili fornitori in base a: conoscenze dirette in base a precedenti forniture; segnalazioni di altre strutture socio-sanitarie; su presentazioni di potenziali fornitori (brochure, cataloghi, , visite di commerciali); ricerche su web; annuari ed documentazioni di espositori a fiere di settore. Il numero dei fornitori da valutare è minimo di 3 compreso quello già operativo (storico o qualificato). Una volta individuati i fornitori, Amministrazione invia lettera invito a presentare un offerta in base allo Schema di fornitura M80 (allegato A) che viene contestualmente inviato al fornitore (via o fax). Viene inoltre inviato lo Schema di dichiarazione da allegare all offerta M81 (allegato B) come autodichiarazione da parte del fornitore stesso. I fornitori rispondono inviando ad Amministrazione: Schema di fornitura M80 (allegato A) compilato ; Schema di dichiarazione da allegare all offerta M81 (allegato B) compilato. Amministrazione effettua il controllo della documentazione inviata dai fornitori ed informando il Direttore. La valutazione dei prezzi viene effettuata dal Direttore con l Amministrazione per la scelta del fornitore a cui assegnare la fornitura. La scelta del fornitore viene formalizzata nel Verbale di gara in cui sono riassunti i nominativi dei fornitori inviatati, gli importi comunicati dai fornitori e verificati dall Amministrazione. Il Verbale di gara viene firmato dal direttore e dai componenti dell Amministrazione e/o dal Coordinatore Socio-Sanitario a seconda della tipologia di fornitura. Amministrazione aggiorna il database Registro fornitori M71. Tutta la documentazione relativa all indagine di mercato viene raccolta in una cartella e archiviata per prodotti-settore da Amministrazione in raccoglitori nell ufficio Amministrazione. 4.2 Gara di appalto La gara di appalto deve essere preventivamente autorizzata dal Consiglio di Amministrazione in sede di riunione annuale e/o periodica che viene verbalizzata. Le gare di appalto viene utilizzata per importi di fornitura uguali o superiori al valore di ,00 di prodotti e servizi fondamentali per l erogazione dei servizi dell Azienda Speciale DON MOSCHETTA e di somministrazione continua. Come linea generale si fa riferimento al D.Lgs.163/2006 Art.125 anche se l Azienda Speciale DON MOSCHETTA non è obbligata giuridicamente. Il numero dei fornitori da invitare e valutare è minimo di 5, compreso quello già operativo (storico o qualificato).

4 Pag. 4 di 12 Si individuano dei possibili fornitori in base a: conoscenze dirette in base a precedenti forniture; segnalazioni di altre strutture socio-sanitarie; su presentazioni di potenziali fornitori (brochure, cataloghi, , visite di commerciali); ricerche su web; annuari ed documentazioni di espositori a fiere di settore. Una volta individuati i fornitori, Amministrazione invia: lettera invito a presentare un offerta; Schema di fornitura M80 (allegato A); Schema di dichiarazione da allegare all offerta M81 (allegato B) come autodichiarazione da parte del fornitore stesso; Capitolato di gara. I fornitori compileranno e invieranno la documentazione in busta chiusa secondo le indicazioni riportate nel Capitolato di gara e nella lettera d invito. L apertura delle buste chiuse dei fornitori viene effettuata nei tempi e modalità definita dal Capitolato di gara da parte di Amministrazione e del Direttore e/o del Coordinatore Socio-Sanitario a seconda della tipologia di fornitura. La valutazione delle offerte viene effettuata dal Direttore con l Amministrazione per la scelta del fornitore a cui assegnare la fornitura secondo i criteri di punteggio definito nel Bando di gara. La scelta del fornitore viene formalizzata nel Verbale di gara in cui sono riassunti i nominativi dei fornitori invitati, gli importi comunicati dai fornitori e verificati dall Amministrazione, altri criteri valutati con punteggio. Il Verbale di gara viene firmato dal Direttore e dai componenti dell Amministrazione e/o dal Coordinatore Socio-Sanitario a seconda della tipologia di fornitura. Tutta la documentazione relativa alle gare viene raccolta in cartelle e archiviata per prodottisettore da Amministrazione in raccoglitori nell ufficio Amministrazione. Amministrazione aggiorna il database Registro fornitori M71.

5 Pag. 5 di Preventivi Le forniture attraverso preventivi e comparazione sono utilizzati per importi di fornitura uguali o inferiori al valore di ,00 di prodotti e servizi fondamentali per l erogazione dei servizi dell Azienda Speciale DON MOSCHETTA, solitamente di singola fornitura e non ripetitiva (ad esempio attrezzature per gli ospiti, macchina per la cucina, ecc.). La richiesta deve essere comunicata al Presidente almeno verbalmente. Il Presidente valuterà e visterà successivamente il preventivo di spesa. Si individuano dei possibili fornitori in base a: conoscenze dirette in base a precedenti forniture; segnalazioni di altre strutture socio-sanitarie; su presentazioni di potenziali fornitori (brochure, cataloghi, , visite di commerciali); ricerche su web; annuari ed documentazioni di espositori a fiere di settore. Il numero dei fornitori da valutare è minimo di 3. Una volta individuati i fornitori, Amministrazione invia lettera invito o a presentare un offerta in base alle richieste specifiche dell Azienda Speciale DON MOSCHETTA. La valutazione dei prezzi, in base alle offerte-preventivi dei fornitori, viene effettuata dal Direttore con l Amministrazione ed eventuale Coordinatore Socio-Sanitario o professionista, a seconda della tipologia di fornitura, per la scelta del fornitore a cui assegnare la fornitura stessa. L offerta del fornitore individuato dal Direttore viene sottoposta al Presidente per approvazione. Il Presidente firma l offerta-preventivo per approvazione. Il Direttore accetta e conferma l offerta-preventivo con timbro e firma direttamente su offerta-preventivo o eventuale contratto del fornitore. Amministrazione aggiorna il database Registro fornitori M71. Tutta la documentazione relativa ai preventivi viene raccolta in una cartella e archiviata per prodotti-settore da Amministrazione in raccoglitori nell ufficio Amministrazione.

6 Pag. 6 di 12 5 VALUTAZIONE DEI FORNITORI La valutazione dei fornitori è eseguita dal Direttore e da Amministrazione, in collaborazione con il Coordinatore Socio-Sanitario e RGQ, ed avviene in base a parametri diversi a seconda del prodotto-servizio e dei settori merceologici. Questi parametri possono essere: a. Caratteristiche tecniche-specifiche; b. Prezzo; c. Tempi di consegna (rispetto); d. Rispondenza alle richieste dell ordine-fornitura; e. Modalità di pagamento (tempi); f. Qualità del servizio erogato e/o non conformità. g. Requisiti tecnico-professionali (autorizzazione, certificazioni, abilitazioni, ecc.). I parametri considerati per la valutazione possono essere tutti o solo alcuni a seconda del prodottoservizio e del settore merceologico. 5.1 Strumento e supporto per la valutazione Per la valutazione e rivalutazione periodica dei fornitori è utilizzato il file Registro fornitori M71. La colonna STATO-VALUTAZIONE del file Registro fornitori M71 indica lo stato in cui si trova il fornitore e viene aggiornata da Amministrazione ogni volta che sono accettati e/o completati Indagini di mercato, gare di appalto e preventivi con comparazione. La colonna STATO-VALUTAZIONE serve anche come discriminante per invitare fornitori e procedere all approvvigionamento. L Amministrazione mantiene aggiornato il file Registro fornitori M71 anche su indicazioni specifiche del Direttore e del Coordinatore Socio Sanitario (ad esempio non conformità, livelli di servizio, ecc.). L Amministrazione e il Direttore in base allo stato dei fornitori del file Registro fornitori M71 emette o blocca gli ordini di acquisto-approvvigionamento. Eventuali richieste di acquisto o di approvvigionamenti a fornitori in stato ESCLUSO o DA SOSTITUIRE devono essere richieste specificatamente al Direttore. L emissione di ordini di acquisto o di approvvigionamenti a fornitori in stato ESCLUSO o DA SOSTITUIRE, se non approvata su deroga dal Direttore è considerata come NON CONFORMITÀ e quindi gestita come da procedura P11 Gestione Non Conformità. La rivalutazione dei fornitori viene eseguita dal Direttore con Amministrazione anche in collaborazione con il Coordinatore Socio-Sanitario e di RGQ, in base anche alla tipologia di fornitura, con l avanzamento della gestione degli acquisti e degli approvvigionamenti. La rivalutazione dei fornitori viene comunque rivista con cadenza massima annuale. Di seguito tabella per l identificazione dello stato di valutazione dei fornitori: Storico STATO Qualificato Occasionale In prova Descrizione Fornitore di lunga data e consolidato. Qualificato da almeno 5 anni. Si possono emettere ordini, invitare a gare e indagini di mercato. Fornitore testato e provato con 2 forniture positive. I fornitori selezionati attraverso l accettazione di preventivi diventano qualificati. Si possono emettere ordini, invitare a gare e indagini di mercato. Fornitore da cui ci si rifornisce di tanto in tanto, con esito positivo. Fornitore di riserva. Si possono emettere ordini. Fornitore che si sta testando con campionature o piccoli ordini.

7 Pag. 7 di 12 Emettere ordini solo su autorizzazione del Direttore. Escluso Fornitore che non sta rispettando le condizioni richieste. Non emettere ordini a questo fornitore. Non accettare preventivi. Non invitare a indagini di mercato e gare. Da sostituire Fornitore qualificato ma che non sta consegnando forniture in linea con le richieste-aspettative e che provoca-ha provocato problemi e/o non conformità. In attesa di essere sostituito totalmente. Si possono emettere ordini invitare a indagini di mercato e/o gare ma con attenzione e su deroga del Direttore. 6 GESTIONE ORDINI E FORNITURE Di seguito la gestione degli ordini di approvvigionamento distinti per i principali settori. 6.1 ALIMENTARI Gli ordini degli alimentari ai fornitori sono eseguiti dalla cucina attraverso il modulo M82 Ordini alimentari. Il modulo M82 viene compilato dai cuochi in base al menù e alle scorte di magazzino. Il modulo M82 viene trasmesso ai fornitori secondo il calendario definito con i fornitori. Il modulo M82 viene consegnato dai cuochi all Amministrazione che provvede a inviarlo in formato pdf ai fornitori via . Il modulo M82 pdf viene archiviato da Amministrazione nella cartella server. Il modulo M82 cartaceo viene riconsegnato in cucina da Amministrazione per il controllo dell ordine all arrivo della merce. 6.2 DETERSIVI Il personale della lavanderia verifica regolarmente le scorte dei detersivi e nella visita periodica dell agente di vendita dell azienda fornitrice indica i fabbisogni. L agente di vendita dell azienda fornitrice emette una copia commissione che lascia in copia al personale della lavanderia, che a sua volta la consegna all Amministrazione. 6.3 PRODOTTI IGIENE PER OSPITI La ricerca, selezione e scelta dei fornitori sono gestite come per i prodotti gestiti con Indagine di mercato (si veda punto 4.1 della presente procedura). Il Coordinatore, in base alle scorte di magazzino e alle indicazioni dei capi turno, effettua un ordine con cadenza mensile attraverso il portale informatico dell azienda fornitrice: prezzi e condizioni generali di fornitura sono quelli già pattuiti. Gli ordini dei materiali rimangono in memoria e disponibili nell area dedicata nel portale informatico dell azienda fornitrice. Il Coordinatore stampa quindi l ordine di acquisto che consegna in copia ad Amministrazione e al Capo turno.

8 Pag. 8 di 12 All arrivo dei materiali il Capoturno/Operatore addetto al ricevimento effettua i controlli al ricevimento. Per gli ordini il Coordinatore può utilizzare scheda cartacea nei casi di impossibilità dell uso del portale informatico dell azienda fornitrice. 6.4 MATERIALE DI CONSUMO PER OSPITI L Amministrazione effettua un controllo visivo delle scorte dei materiali di consumo per gli ospiti (tovaglioli, bicchieri, ecc.) con una cadenza mensile. In base alle scorte riscontrate e ai consumi del periodo l Amministrazione compila un ordine con i codici e le quantità dei prodotti che invia via o fax all azienda fornitrice. 6.5 AUSILI PER OSPITI La ricerca, selezione e scelta dei fornitori sono gestite come per i prodotti gestiti con Indagine di mercato o gara d appalto (si veda punto 4.1 e 4.2 della presente procedura). Per gli acquisti il Fisioterapista si consulta con il Coordinatore per gli aspetti sanitari dei prodotti e con il Direttore. In base alla discussione e alle indicazioni del Direttore, il Fisioterapista richiede quindi un preventivo alle aziende individuate, che possono essere fornitori già qualificati o nuovi fornitori. 6.6 AUSILI PER INCONTINENZA La ricerca, selezione e scelta dei fornitori sono gestite come per i prodotti gestiti con Indagine di mercato gara d appalto (si veda punto 4.1 e 4.2 della presente procedura). Il Coordinatore, in base alle scorte di magazzino e alle indicazioni dei capi turno, effettua un ordine con cadenza mensile attraverso il portale informatico dell azienda fornitrice: prezzi e condizioni generali di fornitura sono quelli già pattuiti. Gli ordini dei materiali rimangono in memoria e disponibili nell area dedicata nel portale informatico dell azienda fornitrice. Il Coordinatore stampa quindi l ordine di acquisto che consegna in copia ad Amministrazione e al Capo turno. All arrivo dei materiali il Capoturno effettua i controlli al ricevimento. Per gli ordini il Coordinatore può utilizzare scheda cartacea nei casi di impossibilità dell uso del portale informatico dell azienda fornitrice. 6.7 INTEGRATORI-ADDENSANTI La ricerca, selezione e scelta dei fornitori sono gestite come per i prodotti gestiti con Indagine di mercato (si veda punto 4.1 della presente procedura). Le esigenze di integratori e addensanti sono assegnate agli ospiti in base a prescrizione medica. Il Coordinatore in base alle esigenze richiede preventivo all azienda fornitrice individuata. 6.8 MANUTENZIONI La ricerca, selezione e scelta dei fornitori sono gestite secondo gli strumenti di valutazione dei fornitori descritti al punto 4 della presente procedura Materiali di consumo-bulloneria-ferramenta in genere Il manutentore effettua degli acquisti su piazza presso le ferramenta e/o negozi individuate. A fine mese, i negozi di ferramenta e/o i negozi individuati inviano fattura complessiva all Amministrazione che prima del pagamento fa verificare al manutentore la correttezza dei dati relativi agli acquisti Interventi di manutenzione e assistenza su Impianti-attrezzature-macchine

9 Pag. 9 di 12 Il manutentore provvede a contattare l azienda fornitrice e/o il costruttore per gli interventi di manutenzione ordinaria come da programmi annuali definiti, di manutenzione straordinaria e di assistenza nei casi di guasti, rotture e malfunzionamenti. Le aziende fornitrici e/o costruttore al termine dell intervento consegnano un rapportino d intervento che viene scansionato in formato pdf da parte della manutenzione e allegata ai programmi annuali e poi consegnato all Amministrazione che archivia in originale.

10 Pag. 10 di ACQUISTI SU PIAZZA Le richieste di materiali e prodotti di modico valore economico, cioè inferiori al valore di 150,00, sono gestite attraverso acquisti su piazza, cioè direttamente acquistando il prodotto presso il fornitore (solitamente in negozio, sanitaria, ferramenta, distributore di carburante, ecc.) e pagando in contanti. La richiesta di questi materiali e prodotti deve essere autorizzata attraverso il modulo di richiesta in carta chimica utilizzato anche per le manutenzioni. Il richiedente compila e firma il modulo, descrivendo la necessità-esigenza e richiedendo l approvazione da parte del Direttore, che vista il modulo compilato. Il richiedente con il modulo si fa consegnare il denaro in contante necessario o una cifra di valore previsto per l acquisto da Amministrazione. Amministrazione segna nel modulo la cifra consegnata in contanti. Ad acquisto effettuato al modulo compilato e firmato viene allegato lo scontrino fiscale. Il modulo con scontrino deve essere consegnato in Amministrazione (economo) per le registrazioni contabili su file excel specifico. Altri acquisti di valore superiore come i valori bollati, giornali, bollo auto, riparazioni, sono gestite con richieste scritte e ricevute-fatture, e successiva registrazione contabile da parte dell Amministrazione (economo) su file excel specifico.

11 Pag. 11 di CONTROLLI SU APPROVVIGIONAMENTI E FORNITURE Di seguito Piano dei controlli al ricevimento M72. Controllo documentale Controllo specifico Settore mercelogico Materiali-prodottiservizi Controllo documentale Tipo di controllo Controllo specifico Strumenti di controllo Tolleranza Frequenza di controllo Registrazione del controllo Chi esegue il controllo Scadenza Visivo minimo a 2 campione mesi all'interno della fornitura d.d.t.? carni bianche visivo CUOCHI Peso Bilancia ± 3 % a campione d.d.t.? Aspetto Visivo - a ogni fornitura d.d.t.? alimentari carni rosse (surgelate) vari (colazioni, scatolame,ecc.) pesce (congelato) latte e latticini visivo Scadenza Visivo minimo 2 mesi a ogni fornitura d.d.t.? Peso Bilancia ± 3 % a campione d.d.t.? Aspetto Visivo - a ogni fornitura d.d.t.? visivo Scadenza Visivo minimo 2 mesi visivo a campione sulla fornitura d.d.t.? Scadenza Visivo minimo 2 mesi a ogni fornitura d.d.t.? Peso Bilancia ± 3 % a campione d.d.t.? Aspetto Visivo - a ogni fornitura d.d.t.? CUOCHI Addetti sala CUCINA CUOCHI visivo Scadenza Visivo minimo 2 mesi a campione d.d.t.? CUOCHI frutta-verdura visivo Scadenza Visivo minimo 2 mesi a ogni fornitura d.d.t.? Peso Bilancia ± 3 % a campione d.d.t.? visivo Aspetto Visivo - a ogni fornitura d.d.t.? bevande d.d.t-ordine. visivo Scadenza Visivo minimo 2 mesi a ogni fornitura d.d.t.?? vino visivo Scadenza Visivo minimo 2 mesi a ogni fornitura d.d.t.?? pane d.d.t-ordine. visivo Peso. Bilancia ± 3 % a campione d.d.t.?? visivo Aspetto Visivo minimo 2 mesi a ogni fornitura d.d.t.?? detersivi detersivi (cucinalavanderia) commissione d.d.t-copia visivo d.d.t.?? prodotti per prodotti per igiene igiene ospiti ospiti d.d.t-ordine?? visivo d.d.t.?? materiale di materiale di consumo ospiti consumo ospiti d.d.t-ordine visivo d.d.t.? farmaci farmaci? visivo???? d.d.t.? CUOCHI ausili per ospiti ausili per ospiti d.d.t-ordine visivo d.d.t. Capi turno? servizi lavanderia esterna d.d.t-ordine?? visivo Peso confrontato con quello in uscita. Bilancia? ogni fornitura d.d.t. servizi pulizie d.d.t-ordine?? visivo???? d.d.t.? personale Lavanderia

12 Pag. 12 di ATTIVITÁ AL RICEVIMENTO Si veda anche il Piano dei controlli al punto 7 della presente procedura. Al ricevimento delle merci deve sempre essere effettuato un controllo documentale, considerato un controllo minimo da effettuare sulle forniture. Il personale identificato nel Piano dei controlli approvvigionamento M72 deve controllare: a. che il destinatario fiscale sia effettivamente l Azienda Speciale DON MOSCHETTA; b. il numero dei colli e/o quantità; c. che il prodotto corrisponda a quanto descritto dagli ordini di acquisto; d. l integrità dell imballo e/o del materiale; Se tutto corrisponde nei d.d.t. e ordini, il personale identificato nel M72 Piano dei controlli firma i documenti per il ricevimento dei materiali. Nei casi di mancanza di corrispondenza o di errori dei punti precedenti (a,b,c,d) il personale identificato nel M72 Piano dei controlli approvvigionamento comunica la non conformità al Coordinatore e/o Direttore o si mette in contatto direttamente con il fornitore per risolvere la non conformità. Nei casi più gravi viene aperta non conformità come da procedura P11 Gestione Non Conformità. 8. GESTIONE NON CONFORMITÀ I casi di non conformità nelle forniture e nell approvvigionamento vanno gestiti come da procedura P11 Gestione Non Conformità.