Sperimentazione Aleph 20.0 presso l installazione Bicocca-Insubria

Transcript

1 Sperimentazione Aleph 20.0 presso l installazione Bicocca-Insubria 1

2 Riferimenti del documento Titolo Autore Versione documento 0.1 Sperimentazione Aleph 20 presso l installazione Bicocca- Insubria Annalisa Bardelli, Silvia Ceccarelli Data creazione 16 novembre 2009 Ultimo aggiornamento 23 novembre 2009 Numero Pagine Status del documento Versione Data Modifiche Nuovo documento AB Revisione SC Seconda revisione AB Revisione finale AB/SC Premessa 1 - L installazione Aleph Bicocca Insubria Installazione di dimensione medio piccole 9 libraries (3 bibliografici, 1 authority, 3 libraries amministrative, 2 libraries ILL) Circa record bibliografici 29 licenze staff, 40 licenze web, 50 licenze Z39.50 però MULTIADM che utilizza i moduli ACQ (e SER), CAT (authority file in uso per il solo libro antico), CIRC e ILL. Uso dell opac web con implementati collegamento con SFX e Google books. Utenti in modalità user-sharing. Vengono importati (con procedure create ad hoc, non utilizziamo quelle di aleph) i record di studenti, docenti e personale di Bicocca, Insubria e Statale di Milano; altre categorie di utenti sono inserite manualmente. I record utenti attivi sono circa (L anagrafica, continuamente incrementata, contiene complessivamente circa utenti, ma più di metà sono scaduti e verranno prossimamente cancellati) Premessa 2 Programmazione del test collaborativo Proposto da Morotti in occasione del seminario Itale di Firenze (10 e 11 novembre 2008) avrebbe dovuto svolgersi nell estate Poiché il modulo ILL non è supportato dalla versione 20, l avere già terminato la migrazione ed essere in produzione con ILL2 era prerequisito indispensabile per procedere al test collaborativo come installazione tester. 2

3 Avendo deciso di presentare la nostra candidatura, avevamo perciò programmato per la primavera 2009 la migrazione dal modulo ILL al modulo ILL2. La candidatura è stata accettata e la migrazione a ILL2 è stata completata nei tempi previsti. A luglio del 2009 Ex Libris ha acquisito Atlantis. A settembre, non avendo più avuto notizie, abbiamo chiesto se il test era ancora ancora in programma. La risposta è stata positiva ed il test ha avuto inizio: il 28 settembre 2009 ci sono state comunicate le credenziali di accesso al server di test messo a disposizione da Ex Libris Italy. La prima fase del test (controllo su dati e nuove funzionalità) si è conclusa il 04/11/2009 con l invio a Ex Libris Italia della checklist e della relazione illustrativa. L accesso al server di test ci è stato garantito fino al 31/12/2009; abbiamo chiesto di poter procedere al test relativo al kit di migrazione entro quella data, ma la risposta di Ex Libris Italy, in un primo momento positiva, è stata poi negativa causa mancanza di spazio sul server di test. 1. Server di Test e GUI A distanza di 10 mesi dal test collaborativo condotto dai rappresentanti di IgeLU ed ELUNA a Gerusalemme e prima di dare il via alle migrazioni delle installazioni italiane sulla v 20, il test collaborativo eseguito da noi con Ex Libris Italy, aveva lo scopo di verificare la migrazione dalla versione 18 alla versione 20 su dati di un installazione italiana, che utilizza Unimarc. Il test IgeLU/ELUNA è stato condotto su dati MARC21 e si era concentrato sulle funzionalità del software piuttosto che sul risultato del processo di migrazione. I risultati del test collaborativo di Gerusalemme sono disponibili alla pagina web Dati i risultati positivi del precedente test e il fatto che i malfunzionamenti evidenziati dai testers sono già stati affrontati da Ex Libris, non ci aspettavamo di trovare grossi malfunzionamenti nel software; abbiamo perciò cercato di concentrarci sul processo di migrazione e sulla qualità dei dati migrati, anche se non sempre ci è stato possibile per i problemi che evidenziamo di seguito e per la non disponibilità di Ex Libris Italy a lasciarci testare il kit di migrazione. Per quanto riguarda le novità della v 20, già testate da IgeLU/ELUNA, noi abbiamo testato solo quelle che avremmo intenzione di utilizzare, tralasciando quelle che non sarebbero compatibili con i nostri flussi di lavoro. Sul server di test, (sistema operativo Linux) i tecnici Ex Libris Italy avevano installato la versione 20 di aleph 500 e vi avevano migrato i dati e le tabelle di configurazione esportate nel mese di luglio, in occasione della migrazione da ILL a ILL2. Supponiamo che abbiano utilizzato il Kit di Migrazione predisposto da Ex Libris. Considerato il lasso di tempo trascorso, le situazioni sul database di produzione si erano oramai modificate. Non abbiamo perciò potuto fare controlli puntuali sui dati prima e dopo la migrazione. 3

4 La versione della GUI che abbiamo avuto a disposizione, come ci aveva preannunciato Liliana Morotti, era tradotta solo parzialmente e in modo approssimativo, ma era assolutamente idonea a consentirci di svolgere test e controlli. 2. Verifiche sui dati migrati I controlli, che hanno richiesto circa 7 giornate/uomo, sono stati rallentati da alcuni malfunzionamenti del server di test e si sono svolti nel corso del mese di ottobre. In Bicocca sono stati quasi sempre eseguiti da due persone insieme, un library manager e una persona esperta del modulo. Complessivamente sono state impegnate nelle attività di controllo 6 persone (4 bibliotecari e 2 informatici). In Insubria i controlli sono stati eseguiti dal Gdl Aleph (1 system manager e 3 library manager). Ciascuno si è concentrato su specifici moduli/funzionalità. Per le verifiche sui dati migrati abbiamo utilizzato una checklist fornita da Ex Libris Italy che era stata prodotta per migrazione precedenti, unitamente ad altre due checklist per il modulo CIRC e per l opac web che avevamo già utilizzato per la migrazione dalla versione 16 alla versione 18. Come richiesto da Ex Libris Italy le liste sono state integrate con prove fatte simulando i nostri flussi di lavoro. La condizione non aggiornata e non allineata alla produzione di dati e tabelle di configurazione (in qualche caso presenti nella versione standard non personalizzata) non ci ha consentito di testare esattamente tutte le attività e i flussi di lavoro. Riguardo in particolare l opac web, la mancanza di alcune pagine ha limitato la possibilità di sperimentare in particolare la porzione riservata ai servizi personalizzati destinati all utente che ha eseguito il login. Ripristinare in tutti i casi la versione nuova delle tabelle avrebbe richiesto molto tempo e non sempre siamo riusciti a farlo. I controlli sulla circolazione, limitati, in generale, dal mancato aggiornamento dei dati sono stati invece per lo stesso motivo favoriti riguardo ritardi e irregolarità, dato che avevamo abbondanza di materiale su cui sperimentare. 3. Le novità principali della versione 20: Come già evidenziato, non abbiamo testato tutte le novità introdotte nella v 20, ma solo quelle che abbiamo ritenuto interessanti e applicabili ai nostri flussi di lavoro. Non abbiamo testato affatto novità relative a funzionalità che non utilizziamo. Riguardo alla GUI, la novità principale sembra essere il diverso posizionamento del task manager. Le funzionalità del task manager rimangono, sostanzialmente invariate, con un unica eccezione: è ora possibile visualizzare, dal task manager, i file di log. 3.1 Le novità principali: modulo ILL La nostra installazione utilizza soltanto l invio e la ricezione delle richieste in modalità mediata. Non abbiamo perciò testato il flusso di lavoro in modalità non mediata. 4

5 Il modulo nella versione 20.0 si presenta sostanzialmente invariato. L unico cambiamento di rilievo si nota nelle richieste lending, nelle quali il roster delle biblioteche richiedenti è stato sostituito dalla possibilità di ricercare nell anagrafica utenti. Questo risolve un grave problema: il roster aveva una capacità massima limitata ad un certo numero di biblioteche, perciò le installazioni come la nostra che lavorano con un grande numero di biblioteche richiedenti si trovavano costrette ad inserire a mano il codice della biblioteca richiedente. Versione 18 Roster con numero limitato di utenti Versione 20 5

6 Lista dei partner Lo sviluppo più interessante dovrebbe arrivare con la minor release 20.1, che permetterà di sostituire il roster con la lista dei partner preferenziali anche nelle richieste borrowing. Abbiamo testato anche la nuova funzione di archiviazione che permette di eliminare le richieste con alcuni status passandole in un database storico. Si tratta dei servizi p-ill-88 per le richieste borrowing e p-ill-89 per le richieste lending. 3.2 Le novità principali: modulo ACQ Non ci sono variazioni particolarmente significative nel modulo rispetto alla versione 18. I dati sono migrati correttamente. La funzione più interessante per quanto riguarda i nostro flussi di lavoro è il Bulk ordering, che abbiamo testato. A differenza della precedente versione 18, ora è possibile creare ordini in blocco su gruppi di record con lo status RSV e non solo con lo status SV. Questo permette di inviarli poi tramite EDI inserendoli nel nostro normale flusso di lavoro (che prevede l invio degli ordini al fornitore tramite EDI). Riguardo EDI, abbiamo testato il caricamento di fatture e non abbiamo riscontrato problemi, mentre, senza collaborazione di un fornitore, non abbiamo potuto procedere all invio di ordini. Non ci è stato possibile invece testare l invio di suggerimenti d acquisto tramite opac web (che si inserisce nel flusso di lavoro del bulk ordering, di cui potrebbe essere considerato la prima fase) per la mancanza dei files necessari ad attivare la funzionalità nel web. 3.3 Le novità principali: modulo CAT 6

7 Il modulo è sostanzialmente invariato rispetto alla versione 18. Non abbiamo riscontrato problemi nei dati migrati. Alcuni problemi riscontrati riguardo procedure attivate dal menu servizi o da maschere di ricerca, sembrerebbero legati al fatto che ci sono state messe in linea versioni vecchie delle tabelle di configurazione. Le novità che ci avrebbero interessati, vale a dire la ricerca per parola chiave nelle intestazioni e il miglioramento nella funzione correggi intestazione con la segnalazione della presenza di un record di autorità, non funzionano sulla nostra installazione di test. La cosa è stata segnalata a Ex Libris Italy nella relazione finale sul test, senza peraltro avere risposta. Non ci è stato possibile testare la p-com-03 (anch essa, secondo la documentazione, migliorata) per mancanza dei files xsl corrispondenti. 3.4 Le novità principali: modulo CIRC Anche questo modulo è sostanzialmente invariato rispetto alla versione 18. Rispetto agli altri moduli, non abbiamo individuato novità che ci fossero particolarmente utili. I dati sembrano migrati correttamente, ma non abbiamo potuto confrontare puntualmente le situazioni tra v 18 e v 20 perché la situazione prestiti sulla versione 18 in produzione si era nel frattempo radicalmente modificata. 3.5 Le novità principali: privilegi staff Questa funzionalità ha invece subito un pesante rimaneggiamento e l interfaccia è ora molto diversa. I controlli sono particolarmente difficili per la complessità dei privilegi da assegnare e per la diversa distribuzione tra vecchia e nuova interfaccia che rende praticamente impossibile un confronto puntuale. Abbiamo verificato che sulle funzioni non modificate i privilegi sono migrati correttamente dalla v 18. Alcune apparenti difformità relative alle funzioni nuove o pesantemente rimaneggiate ad una verifica più approfondita si sono poi rivelate in molti casi semplicemente dovute ad un diverso modo di esprimere le medesime abilitazioni. Alla luce dei test, non sembra quindi necessario rivedere le abilitazioni degli utenti staff dopo la migrazione. 4) Nuova modalità di Installazione Aleph 20 AIK Come illustrato nel corso dell ICAU Meeting di Helsinkjy (e poi confermato da intercorse con Ex Libris Italy), il flusso di lavoro previsto per il passaggio dalla versione 18 alla versione 20 è quello che segue. A differenza di quanto accadeva nelle precedenti migrazioni, ora è il cliente a dover installare la nuova versione di Aleph, con un kit di installazione (AIK: Aleph installation kit) che da prime informazioni avrebbe dovuto essere rilasciato nei primi giorni di novembre. In risposta a una nostra domanda nel SI # del 17/11/2009 ci è stato detto: [ il Kit] dovrebbe essere rilasciato ufficialmente questa settimana quindi sicuramente per l' inizio di dicembre. 7

8 Il test collaborativo non include la sperimentazione di AIK perciò non possiamo fornire riguardo il suo funzionamento informazioni di prima mano. In previsione della prossima migrazione vera e propria (che abbiamo programmato per gennaio 2010), abbiamo sottoposto ad Ex Libris Italy una serie di domande, di cui riportiamo le risposte. 1. Quante e quali istituzioni hanno utilizzato questo kit? [ExLibrisItaly]: AIK non è ancora ufficialmente rilasciato, lo sarà probabilmente agli inizi di novembre. Noi abbiamo effettuato due installazioni di Aleph500 ver.20 utilizzando AIK: una per il demo server,e una per un utente, senza riscontrare problemi. 2. Il kit supporta le istituzioni che utilizzano UniMARC? [ExLibrisItaly]: AIK istalla il sw Aleph500 ver.20, portando tutte le global USMxx e UNIxx, con tutte le rispettive tabelle di configurazione. UE lavora direttamente sulle tabelle di configurazione e sui dati oracle, così come il predecessore UE Il kit supporta le istituzioni MultiADM? [ExLibrisItaly]: MultiADM è una configurazione dell'installazione di Aleph500 Ver20. Una volta installato il sw Aleph, in fase di migrazione si riporterà la configurazione MultiADM. 4. Il kit gira su piattaforma Solaris/SPARC? [ExLibrisItaly]: AIK può essere utilizzato per Solaris/Sparc 5. Il kit gira anche con la versione 9 di Solaris? Se si, sono necessarie delle patch? Quali? [ExLibrisItaly]: AIK gira con solaris 9. Nessuna patch particolare è richiesta. 6. Quali versioni di Oracle sono supportate dal kit? [ExLibrisItaly]: AIK installa Oracle 11- UE opera lato target su oracle11 e lato sorgente oracle Il kit prevede l'installazione anche in caso di più istanze di Oracle/ALEPH presenti sullo stesso server? [ExLibrisItaly]: AIK prevede l'installazione di più istanze oracle sullo stesso server. Naturalmente SID di Oracle e slot di aleph devono essere unici. 8. Il kit comprende l'installazione di Oracle? [ExLibrisItaly]: AIK comprende l'installazione del sw Oracle e la creazione dei datafiles. 9. Quali tempistiche sono previste per l'installazione di aleph tramite il kit? [ExLibrisItaly]: considerando il download dei pacchetti, e l'installazione, penso sia ragionevole prevedere due 2 giornate (max 3 nl caso ci sodvessero essere imprevisti), comprensive di controlli. 8

9 10. E' possibile installare il kit su un server in cui funziona in produzione un'altra istanza di Oracle/Aleph senza fermare l'istanza in produzione? [ExLibrisItaly]: è possibile. Alcuni fermi sono però da prevedere, ad esempio per riconfigurare il listener di Oracle. Si deve tenere in considerazione che la creazione dei datafiles oracle rallenta la macchina. 11. Se è necessario un fermo macchina per il lancio del kit, quali sono le tempistiche di fermo macchina previste? Queste tempistiche si riferiscono a server con architettura Solaris/SPARC e processori di tipo UltraSPARC I,II,II e IV? Si riferiscono a server su cui girano più istanze di aleph/oracle? [ExLibrisItaly]: le fasi di fermo sono fondamentalmente due: 1. per configurare i parametri del s.o. per l'installazione di Oracle. Parametri che potrebbe essere ok nel vs. caso.fermo macchina : il tempo di reboot del server 2. fermo per riconfigurazione del listener: fermo macchina circa 30 min. 12. E' necessario che il kit giri con i privilegi di root? [ExLibrisItaly]: l'installazione è suddivisa in step, eseguibili da un menù. I primi step, come il download del pacchetti, deve essere effettuato come root. La documentazione riporterà esattamente quali operazioni dovranno essere effettuate da root e quali come utente aleph o oracle. 13. Nel caso il sistema non parta, quale tipo di assistenza possiamo aspettarci da Ex Libris Italia? [ExLibrisItaly]: L'assistenza sarà quella usuale: a seguito di apertura di un incident su Pivotal con dettagliata descrizione del problema, ed eventuale ulteriore segnalazione telefonica o via mail, provvederemo a prendere in carico il problema per mettervi nelle condizioni per proseguire con l'installazione/migrazione. 14. Il kit fa un controllo preventivo sulla disponibilita' di risorse di cui necessita? [spazio disco, RAM da riservare per l'istanza oracle...] [ExLibrisItaly]: AIK prevede una serie di check per verificare spazio libero, RAM, pacchetti installati,... Viene prodotto poi un report. 5) Kit di migrazione Il kit deve essere fatto girare dal cliente, come nella precedente migrazione dalla v 16 alla v18. Dato che la nostra richiesta di testare il kit di migrazione non è stata accettata da Ex Libris Italy non potremo eseguire questa parte della sperimentazione. 6) Considerazioni finali sull assistenza Ex libris Italy L assistenza di Ex Library Italy durante il test ma soprattutto nella fase preliminare della migrazione ci è sembrata carente. Le risposte sono arrivate solo dopo solleciti e sono spesso state incomplete o poco chiare. 9

10 Non ci sono state date assicurazioni circa la tempistica di rilascio del kit di installazione [Per la settimana del 23 Novembre il kit di installazione dovrebbe essere pronto. In caso contrario immagino che si tratti di posticipare di poco tempo.] Informazioni date in una prima fase da Morotti sono state poi contraddette dai tecnici. 7) Conclusione: Risultati del Test In seguito ai test siamo giunti alla seguenti conclusioni. Nella v. 20 di Aleph 500 sono stati introdotti piccoli (anche se in alcuni casi significativi) miglioramenti incrementali a funzionalità e flussi di lavoro, ma nessuna variazione significativa alla struttura del data base o al flusso di lavoro dei bibliotecari: non riteniamo perciò indispensabile una specifica sessione formativa destinata agli utenti staff. Per questo motivo, e per il fatto che non sembra necessario procedere nemmeno alla revisione delle abilitazioni degli utenti staff, pensiamo che una volta portate a termine le attività sistemistiche richieste dalla migrazione, si possa immediatamente entrare in produzione con la versione 20. Consideriamo però proprio le attività sistemistiche, che non abbiamo potuto testare, e forse proprio per questo, la parte più impegnativa e delicata. Con il nuovo flusso di lavoro introdotto da Ex Libris a partire dal mese di settembre, e che verrà, perciò, messo in pratica per la prima volta in occasione della migrazione alla 20, il cliente si trova ad operare in totale autonomia. Allo stesso tempo, dovrà utilizzare strumenti (AIK e Kit di migrazione) il cui funzionamento è oscuro e non trasparente. Riteniamo per questo fondamentale che Ex Libris Italy, in maniera maggiore di quanto accaduto fin ora, fornisca informazioni precise e puntuali su AIK e Kit di Migrazione e garantisca la disponibilità di assistenza immediata in caso di problemi. 10