REGOLAMENTO PER LA GESTIONE DELL ACCESSO AGLI ATTI AI SENSI DELL ART 79 COMMA 5-QUATER DEL D. LGS. 163/06.

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1 ACQ REGOLAMENTO PER LA GESTIONE DELL ACCESSO AGLI ATTI AI SENSI DELL ART 79 COMMA 5-QUATER DEL D. LGS. 163/06. Conforme alla Norma UNI EN ISO 9001:2008 Conforme alla Norma UNI EN ISO 14001:2004 Componente del Modello di Organizzazione e Gestione ex D.Lgs 231/01 Conforme al D.Lgs 196/03

2 INDICE 1 SCOPO E GENERALITÀ 3 2 AMBITO DI APPLICAZIONE 3 3 PRESUPPOSTI 3 4 RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO DI ACCESSO AGLI ATTI INFORMALE 4 5 SOGGETTI LEGITTIMATI ALL ACCESSO AGLI ATTI EX ART. 79 D. LGS. 163/ MODALITÀ DI ACCESSO 4 7 DOCUMENTI ACCESSIBILI 4 8 CONCLUSIONE DELLE OPERAZIONI DI ACCESSO AGLI ATTI 5 9 VISIONE, ESTRAZIONE DI COPIA DEI DOCUMENTI E RELATIVI COSTI 5 10 DOCUMENTI SOTTRATTI ALL ACCESSO AGLI ATTI 6 11 DINIEGO DI ACCESSO 6 12 AGGIORNAMENTO 6 13 ALLEGATI 6 Preparazione Verifica Approvazione Direttore Energia e Approvvigionamenti di Gruppo f.to Massimo Zanutto Responsabile Area Appalti Servizi Ingegneria e Architettura f.to Letizia Benedetto Direzione Qualità Ambiente Patrimonio Servizi per l'utenza e Bollettazione di Gruppo f.to Maurizio Calligaro Direttore Generale f.to Andrea Razzini Pagina 2 di 6 Rev. 01 del

3 1 Scopo e generalità Scopo del presente Regolamento è quello di definire le modalità operative per la gestione dell accesso agli atti di gara informale, ai sensi dell art. 79 comma 5-quater del D. Lgs 163/06 individuando i presupposti di legittimazione all accesso, i ruoli e le responsabilità, nonché definire le linee guida per l individuazione dei documenti da rendere immediatamente accessibili ovvero differire o negare. 2 Ambito di applicazione Il presente Regolamento si applica in ordine a tutte le richieste ai sensi dell art. 79 comma 5-quater del D. Lgs 163/06 di Veritas S.p.A. (di seguito Veritas) nonché delle Società soggette a direzione e controllo di Veritas stessa ai sensi e per gli effetti dell art C.C. Gli Organi Amministrativi delle Società controllate dovranno prendere atto dell avvenuta approvazione del Regolamento da parte della Capogruppo nella prima seduta utile, dandone comunicazione tempestiva a Veritas S.p.A. Il presente Regolamento è conforme al Codice Etico aziendale vigente e al Piano triennale per la Prevenzione della Corruzione. 3 Presupposti Entro 10 giorni dalla comunicazione dei provvedimenti di conclusione di un accordo quadro o decisione di non concluderlo, aggiudicazione di un appalto per il quale è stata indetta gara o decisione di non aggiudicarlo, ammissione ad un sistema dinamico di acquisizione o decisione di non attuarlo, riavvio della procedura di gara, i destinatari di tali comunicazioni possono accedere informalmente ai relativi atti del procedimento. Nelle comunicazioni ai sensi dell art. 79 comma 5-quater del D. lgs. 163/06 sarà data evidenza delle seguenti informazioni: L ufficio presso il quale l accesso è garantito L orario in cui è consentito l accesso presso l ufficio sopra indicato Eventuali atti per cui l accesso è differito o vietato La comunicazione di aggiudicazione definitiva sarà trasmessa tempestivamente e comunque entro un termine non superiore a 5 giorni, ai seguenti soggetti: all aggiudicatario; al concorrente che segue nella graduatoria; a tutti i candidati che hanno presentato un offerta ammessa in gara; a coloro la cui candidatura o offerta sia stata esclusa se hanno proposto impugnazione avverso l esclusione, o sono nei termini per presentare dette impugnazioni; a coloro che hanno impugnato il bando di gara o la lettera d invito, se dette impugnazioni non siano state ancora respinte con pronuncia giurisdizionale definitiva. La comunicazione di esclusione sarà trasmessa al soggetto escluso tempestivamente e comunque entro un termine non superiore a 5 giorni dall adozione del provvedimento di esclusione stesso. La comunicazione di avvenuta stipula del contratto con l aggiudicatario sarà trasmessa tempestivamente e comunque entro un termine non superiore a 5 giorni dall avvenuta stipula ai seguenti soggetti: a tutti i candidati che hanno presentato un offerta ammessa in gara; a coloro la cui candidatura o offerta sia stata esclusa se hanno proposto impugnazione avverso l esclusione, o sono nei termini per presentare dette impugnazioni; a coloro che hanno impugnato il bando di gara o la lettera d invito, se dette impugnazioni non siano state ancora respinte con pronuncia giurisdizionale definitiva. La decisione di non aggiudicare un appalto ovvero di non concludere un accordo quadro sarà trasmessa a tutti i candidati. Pagina 3 di 6 Rev. 01 del

4 4 Responsabile del procedimento di accesso agli atti informale Il Responsabile del procedimento di accesso agli atti di gara informale è il Responsabile dell Area Appalti Lavori e Servizi attinenti l Ingegneria e Architettura ovvero il Responsabile dell Area Approvvigionamenti Beni e Servizi, ciascuno per le funzioni di propria competenza ovvero altro dipendente da questi soggetti espressamente delegato. Il soggetto Responsabile del procedimento di accesso è in ogni caso tenuto ad un accurato controllo di merito ed è chiamato ad una valutazione rigorosa sulla effettiva utilità della documentazione richiesta, così come sull esistenza dei presupposti di legittimazione del richiedente. Il Responsabile dell accesso dovrà sempre essere assistito almeno da altro soggetto dipendente di Veritas, che sarà sempre presente durante le operazioni di accesso. 5 Soggetti legittimati all accesso agli atti ex art. 79 Sono legittimati all accesso agli atti ex art. 79 D.Lgs. 163/06 tutti i soggetti destinatari delle comunicazioni ex art. 79 per mezzo dei propri rappresentanti legali, procuratori o delegati. 6 Modalità di accesso Non è richiesta alcuna formalità per l accesso da parte dell interessato, salva l esibizione di un documento legittimante l esercizio del diritto di accesso (delega, procura) e di copia del documento di identità del soggetto titolato all esercizio del diritto di accesso e del suo delegato/procuratore. Veritas, per mezzo del Responsabile dell accesso agli atti informale o suo delegato consentirà l accesso agli atti nonché ai dati informatici presenti nella piattaforma acquisti senza necessità di adottare alcun provvedimento formale di ammissione. Il richiedente legittimato potrà esercitare il diritto di accesso mediante: Esame del/i documento/i o dei dati informatici oggetto della richiesta; Esame del/i documento/i o dei dati informatici oggetto della richiesta ed estrazione di copia degli stessi in modalità cartacea o informatica; Estrazione di copia del/i documento/i o dei dati informatici oggetto della richiesta in modalità cartacea o informatica. Il richiedente, nel caso di esame di documenti cartacei, ha facoltà di prendere appunti, di trascrivere manualmente qualsiasi parte dei documenti accessibili, con il divieto assoluto di tracciarvi segni o alterarli in qualsiasi modo, nonché di spostarli dall Ufficio presso il quale l accesso è garantito. Il Responsabile dell accesso o suo delegato dovrà vigilare affinché il richiedente non manometta o sottragga documenti accessibili. Per quanto riguarda i documenti, i dati o le informazioni telematiche presenti all interno della piattaforma acquisti di Veritas Spa, al richiedente verrà dato accesso alle informazioni presenti nella piattaforma tramite visualizzazione delle stesse, operata dal Responsabile dell accesso o suo delegato, ed avrà facoltà di prendere appunti, di trascrivere manualmente qualsiasi parte dei documenti accessibili alla presenza del Responsabile dell accesso o suo delegato. 7 Documenti accessibili Sono accessibili esclusivamente gli atti del procedimento in cui sono stati adottati i provvedimenti oggetto di comunicazione ai sensi dell art. 79 del, fatti salvi in ogni caso i provvedimenti per i quali è previsto il differimento dell accesso ai sensi dell art. 13 del. Veritas non sarà tenuta a comunicare agli operatori economici controinteressati la richiesta di accesso agli atti ai sensi dell art. 79 comma 5-quater del. Pagina 4 di 6 Rev. 01 del

5 Salva diversa motivata valutazione del Responsabile dell accesso sono di regola sempre accessibili i seguenti documenti: a) Documenti Amministrativi Tutti gli atti e documenti amministrativi predisposti da Veritas. Tutti i documenti amministrativi, dati o informazioni telematiche presentati dal concorrente per la partecipazione alla procedura di gara attinenti il possesso dei requisiti generali e speciali, ovvero necessari per la partecipazione alla procedura stessa. In ogni caso l accesso, agli atti, documenti, dati o informazioni telematiche sarà consentito solo se strettamente connesso e pertinente la fase del procedimento oggetto di comunicazione, se diretto a garantire la tutela degli interessi giuridici dell istante. b) Documentazione tecnica Tutti i documenti, dati o informazioni telematiche costituenti l offerta tecnica ad eccezione dei documenti attinenti al segreto industriale o alla scoperta scientifica o al know-how aziendale, secondo motivata dichiarazione dell offerente. A tal proposito in occasione della partecipazione alla procedura di gara con offerta economicamente più vantaggiosa, verrà chiesto al concorrente di specificare l esistenza di documenti, dati o informazioni telematiche da sottrarre all eventuale richiesta di accesso agli atti perché contenenti segreti industriali ovvero know-how. Affinché il concorrente possa legittimamente opporre il diniego occorre che siano esplicitate le parti dell offerta tecnica o del progetto secretate e le motivazioni che legittimano l opposizione all accesso agli atti. Non saranno prese in considerazione motivazioni generiche o il totale diniego all accesso alla documentazione tecnica. In ogni caso il Responsabile dell accesso agli atti valuterà, dopo un accurato controllo di merito, l effettivo interesse dell istante all esibizione della documentazione richiesta. c) Offerta economica L offerta economica, come i dati e le informazioni telematiche ad essa riferibili, sarà sempre accessibile così pure i documenti giustificativi le voci di prezzo componenti l offerta, salvo non ricorra il presupposto dell art. 13 comma 5 lettera a) del, e gli atti relativi al procedimento di valutazione di congruità dell offerta. 8 Conclusione delle operazioni di accesso agli atti Veritas provvederà a redigere apposito verbale in cui si darà evidenza dei soggetti presenti e dei documenti, informazioni e dati telematici di cui è stato chiesto e garantito l accesso, dei documenti, informazioni e dati telematici di cui viene richiesta e garantita l estrazione di copia e di quelli per i quali eventualmente non si è consentito l accesso. Il verbale sarà firmato da tutti i presenti. L istante ha facoltà di ottenere copia di tale verbale. 9 Visione, estrazione di copia dei documenti e relativi costi La visione ed estrazione di copia dei documenti è subordinata al rimborso dei costi di riproduzione nei casi stabiliti nel regolamento di accesso agli atti ai sensi della L. 241/90, alle condizioni di cui all Allegato 1. Per procedere al pagamento di tali costi Veritas rilascerà al soggetto istante un apposito modulo (Allegato 2) in cui saranno indicati i costi da rimborsare, il codice IBAN e la causale di versamento. Detto modulo dovrà essere completato dal soggetto istante per la parte di sua competenza e restituito unitamente alla ricevuta di pagamento all atto del ritiro della documentazione. Il pagamento potrà avvenire secondo le seguenti modalità: recandosi presso la Cassa Economale di Veritas spa con sede in Via Orlanda 39 a Mestre, nei giorni feriali, escluso il sabato, dalle ore 8.30 alle ore presentando il modulo fornito da Veritas (allegato 2) debitamente compilato. Pagina 5 di 6 Rev. 01 del

6 provvedendo al versamento, a mezzo bonifico bancario intestato a Veritas spa Santa Croce 489 Venezia utilizzando i riferimenti e la causale indicati nel modulo Allegato 2 rilasciato al soggetto istante da Veritas. L operatore economico riceverà copia cartacea della documentazione solo previa esibizione della ricevuta di avvenuto pagamento. Per l estrazione dei dati e delle informazioni telematiche contenute nella piattaforma acquisti di Veritas Spa non saranno addebitate spese di ricerca, di visura o di trasmissione degli stessi tramite PEC. L estrazione in modalità cartacea oppure su supporto CD/DVD dei dati e delle informazioni telematiche contenute nella piattaforma acquisti di Veritas Spa sarà subordinata al rimborso dei costi per la riproduzione cartacea o su supporto CD/DVD, secondo quanto previsto all Allegato 1. Tali costi saranno maggiorati delle eventuali spese di spedizione. L operatore economico riceverà copia cartacea dei dati o il supporto CD/DVD solo previa esibizione della ricevuta di avvenuto pagamento dei relativi costi. 10 Documenti sottratti all accesso agli atti Sono esclusi dal diritto di accesso, ai sensi dell art. 13 comma 5 del i documenti sotto indicati: le informazioni fornite dagli offerenti nell ambito delle offerte ovvero le giustificazioni delle medesime e che costituiscano, secondo motivata dichiarazione dell offerente presentata in sede di partecipazione alla gara, segreti tecnici e commerciali; in particolare potranno risultare esclusi dal diritto di accesso gli elaborati grafici progettuali, le relazioni di progetto e in generale le informazioni e i documenti che riguardano metodi di produzione o le strategie aziendali delle imprese, nonché i documenti e i libri contabili, ad eccezione dei bilanci approvati i pareri legali redatti dall ufficio legale di Veritas nonché quelli di professionisti esterni, in relazione a liti in atto o potenziali, atti difensoriali e la relativa corrispondenza; Sono in ogni caso sottratti i documenti acquisiti da Veritas per la verifica dell idoneità delle imprese partecipanti alla procedura di gara. L accesso a tali informazioni sarà consentito mediante presa visione degli atti con cui Veritas evidenzierà lo svolgimento delle attività di verifica e il loro esito. Il Responsabile dell accesso potrà in ogni caso inibire le istanze di accesso finalizzate ad un controllo meramente ispettivo o esplorativo sull operato di Veritas. Il diniego all accesso sarà eventualmente sindacabile solo nelle sedi giurisdizionali competenti. 11 Diniego di accesso Qualora non sia possibile l accoglimento immediato dell istanza di accesso ex art 79 comma 5-quater del, per dubbi sulla legittimazione del richiedente, sulla sua identità, sui suoi poteri rappresentativi, sull esistenza dell interesse, sull accessibilità del documento, sull esistenza di controinteressati con cui sia necessario instaurare contraddittorio, il Responsabile dell accesso o il suo delegato invita l istante a regolarizzare la sua legittimazione nei termini previsti per l esercizio del diritto di accesso informale, ovvero invita l istante a presentare formale istanza di accesso agli atti. In tale ultimo caso si applicheranno i termini e la procedura per l accesso agli atti della Legge 241/ Aggiornamento L aggiornamento del presente Regolamento è demandato al Direttore della funzione Approvvigionamenti. 13 Allegati ALLEGATO 1 ALLEGATO 2 Elenco costi da rimborsare per accesso agli atti Modulo di pagamento accesso agli atti Pagina 6 di 6 Rev. 01 del

7 ALLEGATO Copie bianco e nero Formato A4 (a facciata) 0,20 Formato A3 (a facciata) 0,30 Formato A2 (a facciata) 1,30 Formato A1 (a facciata) 2,30 Formato A0 (a facciata) 4,60 Copie colore Formato A4 (a facciata) 1,00 Formato A3 (a facciata) 2,00 Formato A2 (a facciata) stampa tecnica Formato A2 (a facciata) stampa grafica 3,50 5,50 Formato A1 (a facciata) stampa tecnica Formato A1 (a facciata) stampa grafica 7,00 11,00 Formato A0 (a facciata) stampa tecnica Formato A0 (a facciata) stampa grafica 12,00 22,00 Copia su CD rom 5,00 Copia su DVD 6,00 Copia su CD O DVD di elaborati progettuali 20 Per gli importi inferiori o pari ad 1,00 il Responsabile del procedimento potrà non chiedere il rimborso del costo delle fotocopie; Qualora Veritas S.p.A. si debba avvalere di soggetto terzo per la riproduzione del documento, sarà addebitato al richiedente il prezzo pagato dalla Società. I tutti gli altri casi oltre alle somme indicate in tabella saranno dovute altresì le seguenti somme:

8 ALLEGATO 1. Per ogni richiesta di estrazione di copie saranno altresì addebitati per diritti di ricerca 14 e per i diritti di visura 0,10 per foglio. 2. L eventuale costo della spedizione dei documenti richiesta dall interessato avverrà con spese a carico dello stesso: la spedizione sarà effettuata con raccomandata A/R o altro mezzo idoneo a certificarne il ricevimento secondo le tariffe applicate dalle Poste Italiane o altra società di spedizione e consegna; 3. Per la spedizione via Fax sarà applicata una tariffa pari a 1,30 a pagina formato UNI A4; 4. Per la spedizione tramite posta elettronica sarà applicata una tariffa pari a 0,25 a pagina. Tutte le somme sopra indicate sono al netto degli oneri fiscali eventualmente dovuti.

9 ALLEGATO 2 ACCESSO AGLI ATTI INFORMALE EX ART.79 D.LGS.163/06 MODULO DI PAGAMENTO DENOMINAZIONE SOCIALE INDIRIZZO (sede legale) CAP CITTA INDIRIZZO SPEDIZIONE FATTURA (indicare se diverso dalla sede legale) PARTITA IVA CODICE FISCALE (se diverso) NR. TELEFONO E/O CELLULARE NUMERO FAX REFERENTE CAUSALE IMPORTO DA VERSARE costo di riproduzione documenti procedura di gara rif. PAGAMENTO EFFETTUATO A MEZZO: bonifico bancario: Il bonifico bancario dovrà essere intestato a Veritas spa Santa Croce 489 Venezia, codice IBAN IT92Q , presso Intesa San Paolo - Agenzia di Venezia S. Marco 4216 riportando l importo e la causale suindicati. cassa economale di VERITAS: Il presente modulo va presentato alla cassa economale di Veritas che ne consegnerà copia quietanzata. Per ricevere la documentazione la ditta dovrà presentare la quietanza rilasciata dalla cassa economale di VERITAS o copia del presente modulo unitamente alla copia del bonifico. Seguirà fattura. 1/1