Codice di condotta professionale Monsanto

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2 Messaggio di Hugh Grant, Presidente e Amministratore Delegato di Monsanto Gentili colleghi Monsanto, in Monsanto, la nostra visione volta a produrre di più, conservare di più e migliorare la vita di tutti sul globo è al cuore di tutto ciò che facciamo. Il nostro lavoro mirato a realizzare questa visione richiede un forte impegno all integrità in tutte le nostre attività professionali. Il Codice di condotta professionale Monsanto è uno strumento importante in ausilio alle nostre iniziative. Abbiamo quindi approfittato di questa opportunità per aggiornare il nostro Codice e renderlo più completo e vicino a molte situazioni con cui i nostri dipendenti si confrontano ogni giorno nel corso del loro lavoro. Le nostre decisioni professionali hanno un impatto diretto su clienti, partner commerciali, azionisti e le comunità in cui viviamo e operiamo. Ciò significa che dobbiamo sempre fare ciò che è giusto anche quando ci troviamo a fronteggiare situazioni non regolate da una specifica legge o norma. Il nostro Codice è concepito per aiutarci a fare la scelta giusta, fornendoci istruzioni chiare per la corretta condotta professionale. Il nostro Codice è saldo quanto il nostro impegno a rispettarlo. Vi invito a comprendere pienamente il nostro Codice, a utilizzarlo come guida nel vostro lavoro e a segnalare qualsiasi problema o dubbio riguardo al Codice stesso o a sue sospette violazioni. È responsabilità di ognuno di noi agire con integrità nel nostro lavoro insieme, per realizzare la nostra visione e sostenere gli agricoltori in tutto il mondo. Grazie per il vostro impegno nei confronti dell integrità, dell azienda e dei clienti. Cordiali saluti, Hugh Grant Presidente e Amministratore Delegato di Monsanto Company i

3 Indice Messaggio di Hugh Grant, Presidente e Amministratore Delegato di Monsanto...i La nostra Etica aziendale...iii La nostra visione per un agricoltura sostenibile...iv Introduzione...1 Presentazione del nostro Codice...1 Scopo del nostro Codice...1 Le nostre responsabilità secondo il Codice...2 Nessuna ritorsione contro chi denuncia...2 Indagini...3 Conseguenze di una condotta illecita...3 Il nostro impegno verso le persone...4 Contro le discriminazioni sul posto di lavoro...4 Un ambiente di lavoro sicuro, sano e protetto...4 Droghe e alcolici...5 Violenza sul posto di lavoro...5 Rispetto per i diritti umani...6 Protezione dei dati personali...6 Impegno verso partner, clienti e fornitori...7 Ecoefficienza dei prodotti...7 Ricerca scientifica...7 Integrità e qualità dei prodotti...8 Conformità normativa...8 Prassi di marketing leali...8 Conformità alle leggi sulla concorrenza...9 Informazioni riservate di Monsanto e di altre aziende...9 Associazioni di commercio...10 Rispetto per la privacy delle informazioni riservate...10 Impegno verso l azienda e gli azionisti...11 Conflitti di interessi...11 Regali e intrattenimento per motivi professionali...11 Opportunità di affari...11 Forme d impiego esterne all azienda...12 Attività commerciali con parenti e amici...12 Interessi finanziari...12 Salvaguardia delle risorse e dei dati aziendali...12 Informazioni riservate e tutelate da brevetto...13 Proprietà intellettuale...13 Utilizzo adeguato delle tecnologie aziendali...14 Utilizzo dei social media...15 Sicurezza delle informazioni...15 Onestà dei dati finanziari...16 Archiviazione dei documenti...16 Comunicazioni accurate con l esterno...16 Insider trading o tipping...17 Il nostro impegno verso il pianeta...18 Tutela dell ambiente...18 Corruzione e pagamenti illeciti...18 Pagamenti per salute e sicurezza...19 Transazioni in valuta etica...19 Conformità alle leggi sul commercio internazionale..20 Leggi antiboicottaggio...20 Sanzioni economiche e parti sottoposte a divieti...20 Contributi politici e donazioni di beneficenza...21 Deroghe...22 Rapporti con fornitori e clienti...10 ii

4 La nostra Etica aziendale iii L Etica aziendale Monsanto è il nostro impegno al modo in cui operiamo in ambito professionale. È una dichiarazione che ci costringe ad ascoltare di più, a considerare le nostre azioni e il loro impatto in generale e a comportarci in modo responsabile. Ci aiuta a tradurre i nostri valori in azioni e a chiarire chi siamo e che cosa rappresentiamo. Integrità Integrità è il fondamento di tutto ciò che facciamo. Integrità significa onestà, discrezione, coerenza e coraggio. Partendo da questi valori, il nostro impegno si focalizza su: Dialogo Ascolteremo attentamente i diversi punti di vista e ci impegneremo in un dialogo approfondito per ampliare le nostre conoscenze e riuscire così a rispondere meglio ai bisogni e alle preoccupazioni della società e di ognuno di noi. Trasparenza Faremo in modo che le informazioni siano disponibili, accessibili e comprensibili. Condivisione Condivideremo informazioni e tecnologie per favorire le conoscenze scientifiche, migliorare l agricoltura e l ambiente, potenziare i raccolti e aiutare gli agricoltori nei paesi in via di sviluppo. Benefici Metteremo a punto prodotti vantaggiosi per i nostri clienti e per l ambiente, prodotti che nascono da una scienza sana e innovativa e si basano su un accorta ed efficace gestione delle risorse. Rispetto Rispetteremo i valori religiosi, culturali ed etici delle persone in tutto il mondo. La nostra principale priorità sarà la sicurezza dei nostri dipendenti, delle comunità in cui operiamo, dei clienti, dei consumatori e dell ambiente. Assunzione di responsabilità e iniziative mirate alla realizzazione dei risultati Definiremo chiaramente la direzione da seguire, i ruoli e le responsabilità; creeremo uno stretto rapporto con clienti e partner esterni; saremo accorti nelle decisioni; gestiremo in modo efficace le risorse aziendali; ci assumeremo la responsabilità di realizzare i risultati concordati. Creazione di uno straordinario luogo di lavoro Accoglieremo persone e opinioni eterogenee; promuoveremo l innovazione, la creatività e l apprendimento; adotteremo uno stile coinvolgente nel lavoro di squadra; riconosceremo il valore e premieremo i nostri dipendenti.

5 La nostra visione per un agricoltura sostenibile Produrre di più Il nostro impegno è aumentare i raccolti per soddisfare la crescente domanda di cibo, fibra e carburante. Conservare di più Il nostro impegno è ridurre la quantità di terra, acqua ed energia necessaria per coltivare i nostri prodotti. Migliorare la vita delle persone Il nostro impegno è migliorare la vita delle persone in tutto il mondo. Questa è l agricoltura sostenibile ed è quello che facciamo. iv

6 Introduzione 1 Presentazione del nostro Codice Per noi di Monsanto è molto importante fare le cose giuste nel modo giusto, apertamente, onestamente, con integrità e all insegna del massimo rispetto. Tuttavia, i nostri valori non possono da soli guidare tutte le nostre azioni. Il nostro Codice esiste per aiutarci a farlo insieme alle nostre politiche, alle procedure e alla legge. Il nostro Codice illustra i comportamenti che dobbiamo adottare nel nostro lavoro per Monsanto e rafforza i valori condivisi con esempi pratici. Ci mostra come raggiungere gli obiettivi professionali con integrità, non si limita a dirci che dobbiamo farlo. Si basa sulle leggi, sui regolamenti, sulle normative e sulle politiche che è necessario conoscere nello svolgimento del nostro lavoro e indica le risorse opportune a cui rivolgersi per ottenere ulteriori informazioni. Soprattutto, il nostro Codice ci aiuta a salvaguardare il rapporto di fiducia che abbiamo stabilito tra noi e con i nostri interlocutori: clienti, partner professionali, azionisti, comunità, la nostra azienda. Il nostro Codice rafforza la nostra posizione su argomenti quali Etica aziendale, diritti umani, sostenibilità e correttezza nella conduzione degli affari. Il Codice va letto attentamente, soffermandosi in particolare sulle sezioni che si applicano maggiormente al proprio lavoro. Il Codice contiene ulteriori risorse alle quali rivolgersi per porre domande ed esprimere dubbi, onde garantire che le tematiche siano comprese e gestite adeguatamente. Le politiche rilevanti sono inoltre reperibili sull intranet di Monsanto. Scopo del nostro Codice Il nostro Codice non crea standard separati per gruppi diversi. Si applica in pari misura a tutti i dipendenti, funzionari e dirigenti di Monsanto e di tutte le nostre consociate a livello mondiale. Inoltre, pretendiamo che tutti i nostri fornitori, consulenti, agenti, rappresentanti commerciali, distributori e appaltatori indipendenti rispettino standard equiparabili. La nostra aspirazione è interagire solo con terze parti che godono di una reputazione di integrità. In sostanza, chiunque rappresenti il nome di Monsanto o lavora per conto della nostra azienda deve operare in linea con il nostro Codice. Se si hanno domande sullo scopo di questo Codice o non si è sicuri riguardo al modo in cui una particolare sezione di questo Codice riguarda se stessi, parlare con il proprio responsabile, l Ufficio di condotta professionale o un altra risorsa indicata in queste pagine.

7 Le nostre responsabilità secondo il Codice Tutti coloro che lavorano in Monsanto o per suo conto devono operare con integrità. Non solo in determinate situazioni o quando qualcuno controlla; ogni singola azione deve essere lecita e conforme all etica. Abbiamo il dovere di rispettare le leggi vigenti nelle sedi in cui lavoriamo. Dobbiamo inoltre acquisire dimestichezza con le politiche pertinenti che riguardano il nostro lavoro e chiedere assistenza quando si è in dubbio su quale corso di azione sia opportuno seguire o su quale sia la decisione etica da prendere. In quanto figure di riferimento all interno dell azienda, i dirigenti Monsanto hanno responsabilità maggiori. Chi riveste un ruolo dirigenziale in Monsanto deve: comportarsi in maniera esemplare nella condotta professionale; rafforzare i valori di Monsanto nelle normali comunicazioni con i dipendenti; creare e mantenere un ambiente di lavoro in cui i dipendenti comprendano che cosa ci si aspetta da loro e si sentano a proprio agio nel comunicare timori o segnalare comportamenti errati; tenere conto delle segnalazioni di eventuali conflitti di interessi da parte dei dipendenti e prendere decisioni nell interesse di Monsanto; riferire le segnalazioni di violazioni del Codice all Ufficio di condotta professionale (BCO); evitare che si verifichino azioni di ritorsione contro chiunque abbia, in buona fede, effettuato una segnalazione. Nessuna ritorsione contro chi denuncia Indipendentemente dalla posizione in Monsanto, siamo tutti tenuti a segnalare condotte errate reali o sospette. In questa sezione sono descritte le diverse modalità in cui è possibile chiedere assistenza o effettuare segnalazioni, e l importanza della segnalazione di condotte errate nel corso del nostro lavoro. Sebbene sia dovere di tutti rispettare il nostro Codice, le politiche e le procedure aziendali e le leggi e le normative vigenti, gli errori sono inevitabili. Quando si viene a conoscenza di un azione potenzialmente illecita o contraria all etica è importante segnalarla per consentire all azienda di prendere adeguati provvedimenti correttivi. Segnalare le violazioni di altri non garantisce automaticamente a se stessi l immunità dai propri errori. Ciò contribuisce però a rendere Monsanto un luogo migliore in cui lavorare ed è sempre un alternativa migliore rispetto a tacere del tutto. Se si hanno domande sul nostro Codice, si necessita di assistenza su una questione legale o etica o si desidera segnalare una condotta illecita reale o sospetta, sono disponibili le seguenti risorse: il tuo diretto responsabile; il responsabile del tuo diretto superiore; il responsabile delle Risorse Umane; l Ufficio legale; l Ufficio di condotta professionale. Azioni criminali, corruzione, frode o false dichiarazioni materiali sulla nostra condizione finanziaria devono essere segnalate o riferite all Ufficio di condotta professionale, raggiungibile in uno dei modi indicati di seguito. Ufficio di condotta professionale Linea di allarme Monsanto: Telefono ufficio: Posta: P.O. Box / St. Louis, MO 63132, USA Collegamento alle linee telefoniche internazionali dell Ufficio di condotta professionale: linee telefoniche internazionali dell Ufficio di condotta professionale Collegamento ai siti web di submission: solo USA e resto del mondo Monsanto si rende conto che segnalare una condotta illecita reale o sospetta non è sempre facile. Tuttavia, la nostra azienda crede fermamente in una politica di non ritorsione, nel senso che chiunque deve sentirsi libero di effettuare una segnalazione senza timore che il proprio impiego ne risenta. Effettuare una segnalazione in buona fede significa semplicemente fornire tutte le informazioni in proprio possesso ritenendo che siano vere. Chiunque risulti responsabile di rappresaglie contro una persona che abbia effettuato una segnalazione in buona fede sarà sottoposto ad azioni disciplinari che possono arrivare fino al licenziamento. Laddove le leggi locali lo permettono, è possibile anche effettuare la segnalazione in modo anonimo e Monsanto non farà nulla per scoprire l identità della persona che ha effettuato la segnalazione. Le segnalazioni anonime sono affrontate seriamente 2

8 e vengono condotte indagini con la massima scrupolosità. Le segnalazioni anonime possono rendere più difficile per Monsanto indagare compiutamente. Quindi, per indagini approfondite, è fondamentale disporre di un resoconto completo e dettagliato di tutti i fatti, anche se apparentemente insignificanti. Se si sceglie di svelare la propria identità, ma si preferisce mantenerla riservata, Monsanto rispetterà la richiesta nei limiti consentiti dalla legge o permessi dall indagine in corso. Tutti i dati personali associati a una segnalazione e/o a una denuncia saranno elaborati, archiviati e trasferiti nella misura minima necessaria a indagare la questione, ai sensi delle leggi vigenti, incluse le leggi sulla privacy. La persona a carico della quale viene segnalata una negligenza o una condotta illecita sarà informata a meno che ciò comprometta l indagine in corso. Indagini Il nostro Ufficio di condotta professionale esamina e adotta provvedimenti in merito a tutte le segnalazioni di presunta condotta illecita. Ciò significa che qualsiasi segnalazione effettuata sarà affrontata seriamente e riceverà la debita attenzione. A seconda della situazione, potrebbe essere chiesto di fornire ulteriori informazioni. In caso di segnalazioni anonime, le informazioni potranno essere acquisite senza richiedere l identificazione personale. Monsanto rispetta la privacy di ogni individuo e rispetta la riservatezza di tutte le segnalazioni, in linea con l esigenza di condurre indagini approfondite e di rispettare le leggi locali. D: Vince sospetta che uno dei suoi colleghi stia ricattando un funzionario di governo. È in possesso di prove a sostegno dei suoi sospetti, ma si preoccupa del fatto che se riferisce troppi dettagli, il collega capirà l autore della segnalazione. Decide di rivolgersi all Ufficio di condotta professionale in modo anonimo e di segnalare i propri sospetti, riferendo soltanto che il collega potrebbe essere coinvolto in atti di corruzione. Suppone che Monsanto riuscirà a indagare ulteriormente in base a queste informazioni. Vince ha effettuato una segnalazione di buona qualità? R: No. Vince ha fatto la cosa giusta segnalando i suoi sospetti in relazione alla condotta illecita, ma non ha fornito informazioni sufficienti affinché Monsanto avvii un indagine efficace. Poiché Vince è in possesso di prove a sostegno delle sue accuse contro il collega, è importante che comunichi tali prove all Ufficio di condotta professionale. Così facendo può anche conservare l anonimato poiché, laddove le leggi locali lo consentono, Monsanto può avviare un indagine tutelando l anonimato della persona che effettua la segnalazione. Conseguenze di una condotta illecita Disponiamo tutti degli strumenti necessari per fare la cosa giusta. In caso di condotta illecita, le conseguenze possono essere molto gravi. Le violazioni del nostro Codice, della politica aziendale o della legge possono comportare azioni disciplinari che potranno arrivare fino all interruzione del rapporto di lavoro. Nella condotta illecita sono incluse anche le accuse false, a prescindere che siano state fatte o meno in modo anonimo. Una condotta illecita sotto il profilo legale o etico può anche comportare per le persone coinvolte e per Monsanto multe, penali e imputazione civile o penale. 3

9 Il nostro impegno verso le persone Contro le discriminazioni sul posto di lavoro Il modo in cui le persone interagiscono reciprocamente ha un notevole impatto sul modo in cui gli altri ci vedono. La nostra azienda crede fermamente nella diversità, convinta che la varietà di culture e di esperienze sia vantaggiosa per il nostro lavoro. Come individui, dobbiamo interagire reciprocamente con lealtà, rispettando l unicità in termini di talento e di idee che ogni dipendente porta in Monsanto. È il nostro impegno nei confronti dei dipendenti che consolida la nostra reputazione e il nostro continuo successo. Il rispetto di questo impegno significa che le nostre decisioni in materia di assunzioni sono basate sul merito. La politica di Monsanto vieta qualsiasi discriminazione basata su razza, colore della pelle, religione, sesso, età, nazionalità, disabilità, stato di reduce, identità sessuale, espressione sessuale, preferenze sessuali reali o percepite come manifestate da identità, atti, dichiarazioni o associazioni. Faremo del nostro meglio per offrire un adeguato ambiente professionale alle persone disabili. Monsanto vieta inoltre qualsiasi forma di molestie. Le molestie comprendono tutti i tipi di comportamento indesiderato, offensivo, umiliante o intimidatorio verso un altra persona. Le molestie possono essere verbali, fisiche, elettroniche o visive, nonché di natura sessuale e non. La libertà da molestie di qualsiasi tipo è un diritto che Monsanto sostiene pienamente e rispetta. Un ambiente di lavoro sicuro, sano e protetto In Monsanto, la sicurezza è responsabilità di tutti. Siamo determinati a promuovere un ambiente di lavoro privo di pericoli per la sicurezza e atto a favorire la salute e la sicurezza di tutti: dipendenti, visitatori, clienti e le comunità in cui operiamo. Per garantire la salute e la sicurezza di noi stessi, dei nostri colleghi e delle comunità, non dobbiamo solo rispettare i processi e le procedure in essere nell azienda, ma anche le leggi e i regolamenti che si applicano al nostro lavoro. Chiunque sia a conoscenza di pratiche rischiose, di condizioni pericolose o di azioni o comportamenti che interferiscono o potrebbero interferire con la propria sicurezza o quella di altri, ha il dovere di segnalare immediatamente la situazione. Per informazioni su vari requisiti e procedure di sicurezza all interno dell azienda, consultare le relative politiche nel manuale su salute, sicurezza e ambiente di Monsanto sul sito web della Sicurezza globale. 4

10 Droghe e alcolici Rendere Monsanto un eccellente luogo di lavoro significa renderlo sicuro per il lavoro. L abuso di sostanze stupefacenti interferisce con la capacità di svolgere il proprio lavoro in modo sicuro e quindi costituisce un rischio per tutti. Per questa ragione, non si deve mai lavorare sotto l influenza di alcol, sostanze illegali o farmaci prescritti dal medico, in grado di ridurre la capacità di svolgere attività lavorative o creare un ambiente di lavoro non sicuro. Monsanto prevede pochissime eccezioni a questa regola, come ad esempio quando l alcol viene offerto in occasione di eventi aziendali autorizzati. Anche in questi casi occorre usarlo con moderazione e buon senso. Violenza sul posto di lavoro Azioni violente e minacce di violenza influiscono negativamente sulla sicurezza e sulla salute dell ambiente di lavoro, al pari dell uso di sostanze stupefacenti e altre pratiche pericolose. Quindi, qualsiasi atto violento o fisicamente aggressivo, anche se inteso come scherzo, è rigorosamente vietato in Monsanto. Chiunque abbia subito una minaccia di violenza o sia stato vittima di un atto violento, o è a conoscenza di fatti di questo tipo, ha il dovere di segnalarlo immediatamente. Chiunque sia in imminente pericolo, all interno di Monsanto o associato a Monsanto dal punto di vista professionale, deve contattare gli enti locali e poi la Sicurezza globale. Quindi, informare il proprio responsabile o un altra risorsa tra quelle indicate in questo Codice. D: Constance ritiene che una delle sue colleghe subisca violenza in ambito famigliare. Non vuole essere invadente, ma è preoccupata per l incolumità della sua collega. Che cosa deve fare Constance? R: Constance deve segnalare questo sospetto. Non è insolito che il responsabile delle violenze vada a trovare la partner che subisce le violenze al lavoro, mettendo a rischio non solo la vittima ma anche i suoi colleghi. Segnalare immediatamente qualsiasi segno di violenza domestica alla direzione e alla Sicurezza globale. Alcuni indicatori possono essere: conoscenza di un divieto in atto; numero insolito di telefonate o da un partner attuale o precedente, e riluttanza a parlare o a rispondere ai messaggi telefonici; segni di violenza, quali lividi, ematomi agli occhi o fratture ossee, soprattutto se la vittima cerca di nasconderli o fornisce spiegazioni non convincenti al riguardo; segni di disagio emotivo, quali tranquillità inconsueta e isolamento dagli altri. D: Inez assiste a un incidente, avvenuto presso lo stabilimento dove lavora, nel quale rimangono feriti diversi suoi colleghi. Le ferite sono lievi e vengono medicate con i presidi di pronto soccorso disponibili sul posto, ma Inez ritiene che queste persone debbano sottoporsi a un adeguato trattamento medico. Il responsabile di Inez rifiuta di documentare l incidente, dicendole che il sito potrebbe andare incontro a gravi conseguenze in seguito alla segnalazione delle ferite. Inez non vuole mettere a repentaglio il proprio lavoro per un incidente di lieve entità, ma pensa che sia giusto segnalarlo. Come si deve regolare in questa situazione? R: Inez ha ragione, è giusto segnalare l incidente. Occorre segnalare le ferite lievi per evitare il rischio che si ripetano o che se ne verifichino di più gravi. La nostra azienda ha implementato processi specifici per garantire la nostra sicurezza e l unico modo per migliorare questi processi è segnalare quando accade qualcosa. Se il responsabile di Inez non segnala l incidente, Inez deve rivolgersi al responsabile di salute, sicurezza e ambiente della sua sede o contattare la linea di allarme di Monsanto. 5

11 Rispetto per i diritti umani Con oltre dipendenti diretti e produzione di semi in più di 40 paesi, Monsanto ha la possibilità di esercitare un impatto positivo sulla vita dei propri dipendenti e su un notevole numero di lavoratori occupati in attività di produzione. Come guida per le nostre azioni al riguardo, nel 2006 abbiamo adottato la Politica sui diritti umani e avviato un programma volto a migliorare la vita di tutti i nostri dipendenti e dei lavoratori impegnati nella filiera di produzione dei semi, situati sia nelle strutture di nostra proprietà sia in quelle di terzi. La Politica comprende iniziative relative a lavoro minorile, lavoro forzato, retribuzione, orario di lavoro, molestie e violenza, discriminazione, libertà di associazione, sicurezza sul lavoro e conformità con le leggi. Il nostro approccio è di costante miglioramento; a tal fine Monsanto collabora con i partner commerciali per superare le sfide uniche rappresentate dallo svolgimento di lavoro agricolo manuale, soprattutto nelle economie in via di sviluppo. In linea con il nostro impegno a proteggere, rispettare e promuovere i diritti umani, Monsanto ha adottato una propria politica in questa materia che si ispira alla Dichiarazione universale dei diritti umani e alla Dichiarazione sui principi e i diritti fondamentali nel lavoro ell Organizzazione Internazionale del Lavoro. Per ulteriori informazioni consultare l impegno di Monsanto in materia di diritti umani sul nostro sito web. D: Owen svolge la due diligence su molti agricoltori a contratto di Monsanto per garantire che i loro lavoratori siano trattati in modo equo e in linea con la politica sui diritti umani. I lavoratori stagionali possono ricevere una retribuzione oraria e Owen sa che tutti i lavoratori a contratto devono essere retribuiti a livelli pari o superiori a quelli minimi legalmente riconosciuti. Uno degli agricoltori dice a Owen che alcuni lavoratori hanno meno esperienza di altri e sono meno efficienti nello svolgimento del loro lavoro. Quindi, non ha senso corrispondere a quei lavoratori la retribuzione minima. Come deve rispondere Owen? R: Owen deve spiegare a questo agricoltore che la posizione della nostra azienda non è negoziabile. Tutti i lavoratori devono percepire per lo meno la retribuzione minima per tutte le ore di lavoro svolto. I problemi di rendimento devono essere gestiti separatamente; eventuali misure devono essere adottate in linea con le leggi locali. Chiunque sia a conoscenza o sospetti che qualcuno dei nostri partner commerciali non soddisfa i livelli retributivi legali, deve segnalarlo immediatamente al proprio responsabile o a un altra risorsa. Monsanto adotterà misure adeguate atte a garantire che il problema non si ripeta. Protezione dei dati personali Nell ambito del proprio impegno in Monsanto, i dipendenti forniscono all azienda dati personali necessari che li riguardano. Questi dati possono includere tra gli altri informazioni su precedenti impieghi, numeri di identificazione emessi dallo stato, dati di recapito, stato civile, registrazioni penali e dati medici. La nostra azienda ritiene di dover proteggere tali dati, in linea con le leggi vigenti sulla privacy dei dati, comprese le norme relative all acquisizione, al trattamento, all uso, al trasferimento e alla divulgazione di dati personali. Se le responsabilità professionali di un dipendente comprendono l acquisizione, la modifica, il trasferimento, il trattamento, l archiviazione e l uso dei dati personali dei dipendenti, il dipendente ha il dovere di rispettare le leggi vigenti sulla privacy dei dati e altri controlli interni volti a proteggere tali dati personali. Non comunicare mai tali dati a persone che non hanno l esigenza professionale autorizzata di venirne a conoscenza. Se si hanno domande relative alla salvaguardia dei dati personali, se si desidera accedere o modificare i propri dati personali o non si sa se determinati dati siano considerati dati personali, rivolgersi al responsabile delle Risorse Umane o all Ufficio legale della propria zona. 6

12 Impegno verso partner, clienti e fornitori 7 Ecoefficienza dei prodotti L ecoefficienza dei prodotti è l obbligo di Monsanto a valutare e sostenere prodotti e tecnologie. A tal fine, occorre valutare se i prodotti e le tecnologie siano sicuri e responsabili nei confronti dell ambiente. Inoltre, l ecoefficienza dei prodotti comporta per noi l obbligo di spiegare e promuovere l uso appropriato e responsabile di quei prodotti e tecnologie, specialmente in relazione agli standard e ai principi prevalenti nelle diverse comunità. Monsanto riconosce che l integrità e la qualità dei prodotti sono una parte integrante dell ecoefficienza dei prodotti e affronta la questione molto seriamente. Con un attenta considerazione nei confronti dell ambiente e la valutazione della sicurezza dei prodotti e delle tecnologie per l intero ciclo di vita dei prodotti, Monsanto è in grado di promuoverne con certezza l uso corretto e responsabile. Il gruppo dirigente di Monsanto preposto all ecoefficienza dei prodotti controlla lo sviluppo e l implementazione di iniziative di ecoefficienza ed è una risorsa che ci consente di raggiungere gli obiettivi in questo ambito. L ecoefficienza dei prodotti è una responsabilità condivisa da tutti i dipendenti e Monsanto è tenuta a sostenere iniziative in tal senso. Sito web dell ecoefficienza dei prodotti Ricerca scientifica In Monsanto conosciamo e comprendiamo l importanza di condurre una ricerca scientifica etica. Gran parte del nostro successo dipende dalla fiducia che sapremo instaurare con persone e gruppi differenti, e molta di quella fiducia nascerà dall accuratezza e dall affidabilità dei dati scientifici che presenteremo. Per garantire una ricerca etica, è necessario rispettare alcuni parametri: protocolli approvati e controlli adeguati; revisioni da parte di colleghi pari grado o supervisione per il controllo qualità, come appropriato; dati accuratamente registrati, riproducibili o in grado di essere ricostruiti e adeguatamente documentati; applicazione di un analisi statistica o dei dati appropriata.

13 Integrità e qualità dei prodotti Monsanto crede nell integrità dei propri prodotti ed è costantemente impegnata nella realizzazione di prodotti della massima qualità. Ciò è possibile grazie a processi standardizzati che vengono regolarmente migliorati. L impegno alla qualità è l elemento comune a tutta l organizzazione e rappresenta il collegamento con il cliente. I prodotti Monsanto sono conformi a tutti i requisiti legali e contrattuali. Siamo convinti che la condivisione di prassi valide e altri strumenti con partner e clienti valga a garantire una relazione soddisfacente e a lungo termine tra i clienti e i nostri prodotti. L integrità e la qualità dei nostri prodotti si realizzano tramite un forte impegno giornaliero. Conformità normativa Monsanto conduce le proprie attività in un ambiente a elevata regolamentazione. I nostri prodotti biotecnologici e chimici devono essere approvati da organi di regolamentazione prima della commercializzazione. Monsanto rispetta tutte le leggi e i regolamenti rilevanti a livello internazionale, nazionale e locale. Vengono condotte rigorose valutazioni per stabilire la sicurezza di tutti i prodotti. Inoltre, rispettando o superando tutti i requisiti di sicurezza previsti dai regolamenti, Monsanto intende assicurare a clienti, agricoltori e consumatori che la sicurezza dei prodotti è provata e che, quando richiesto, ha superato le rigorose revisioni da parte delle autorità di regolamentazione preposte, al fine di garantire la libertà di utilizzo e commercializzazione dei nostri prodotti a livello internazionale. D: Se non lavoro nell ufficio di regolamentazione, ma in produzione con un prodotto soggetto a regolamentazione, devo sottopormi a una formazione speciale? R: Sì. Tutti i dipendenti che vengono a contatto o lavorano con prodotti soggetti a regolamentazione devono frequentare corsi di formazione specializzati, per garantire il rispetto di adeguati protocolli e di sistemi volti ad assicurare la sicurezza e la conformità ai requisiti di regolamentazione. Prassi di marketing leali Nel marketing o nella vendita dei prodotti, è fondamentale usare solo tattiche eque e improntate all etica. I dipendenti con mansioni di vendita, promozione e marketing devono prestare attenzione ad adempiere a questi obblighi tramite rappresentazioni veritiere e accurate. Non si devono mai rilasciare dichiarazioni false o fuorvianti sulla qualità e sulla disponibilità dei nostri prodotti o dei prodotti dei nostri concorrenti. Occorre altresì evitare sempre di stabilire raffronti sleali o inesatti tra i prodotti e i servizi di Monsanto e quelli dei concorrenti. Ciò include l utilizzo di informazioni selezionate ad hoc o il rilascio di dichiarazioni incomplete sui nostri prodotti o su quelli dei nostri concorrenti. Comportarsi in modo onesto nel nostro settore significa anche non intraprendere mai azioni di corruzione in ambito commerciale. La corruzione commerciale consiste nell offrire ad altri, o nel ricevere da altri, alcunchè di valore, con l intento di esercitare un influenza indebita su una decisione o un azione professionale. A prescindere che la corruzione commerciale sia esercitata direttamente o tramite terzi, Monsanto non consente né tollera questo comportamento. D: Rashid è a pranzo con una nuova cliente. Nel corso della conversazione, la cliente informa Rashid del grande successo che sta riscontrando con i nostri prodotti. Dice a Rashid quanto sia soddisfatta del livello di assistenza ricevuto da Monsanto e gli racconta alcuni aneddoti sui problemi avuti con prodotti concorrenti. Rashid la ringrazia per i commenti da lei espressi e le chiede se può usare quelle informazioni in una nuova iniziativa di marketing. Lei accetta che Monsanto utilizzi i suoi commenti e Rashid torna subito al lavoro per preparare la bozza di un depliant che pensa di distribuire ai suoi clienti il giorno dopo. Va bene? R: Probabilmente no. Le informazioni utilizzate da Monsanto nell ambito delle campagne di marketing devono essere controllate da vari esperti all interno dell azienda prima di essere pubblicate. Ciò è particolarmente importante per garantire la veridicità e l accuratezza delle dichiarazioni e garantire altresì che i testi non contengano calunnie nei confronti dei prodotti dei nostri concorrenti. Rashid deve comunicare al proprio superiore i commenti ricevuti o consultare un membro dell Ufficio legale per determinare se siano idonei per la distribuzione ai clienti. Non deve prendere iniziative da solo senza avere prima ottenuto la debita approvazione. 8

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