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1 Travel and Expenses Management Nuova release 3.0 La gestione di trasferte e note spese? Un problema in meno! dal 1977 BUSINESS SOFTWARE SOLUTIONS

2 LE CARATTERISTICHE DELLA SOLUZIONE TNSJ La gestione delle trasferte comporta molteplici attività di natura amministrativa ed organizzativa che non producono alcun vantaggio per l impresa. Si tratta di attività a non valore aggiunto ma necessarie per il corretto funzionamento del sistema azienda. Come accade in generale per tutti i processi amministrativi, una buona informatizzazione può consentire un risparmio di tempi e costi. TNSJ, nella sua nuova release 3.0, è un applicazione molto facile da gestire e da installare, ricca di automatismi e di funzioni di servizio, il cui rapporto costo/prestazione è certamente tra i migliori oggi sul mercato. Dispone di una innovativa mappa di immissione delle spese semplice, completa, e di facile intuizione. Basta un solo click per inserire una spesa o una attività Gestisce le carte di credito, il parco automezzi, i percorsi automobilistici con il calcolo automatico delle distanze chilometriche Produce automaticamente tutte le scritture contabili, in perfetta quadratura, sia economiche che patrimoniali. Elabora le somme deducibili ed indeducibili per l impresa e gli imponibili da assoggettare ad imposta per i collaboratori. Trasmette alla procedura delle presenze (retribuzioni) le ore e le attività svolte in trasferta Dispone di una vera e potente architettura attraverso la quale disegnare liberamente il/i processo/i delle trasferte - differenziandoli, se serve, secondo la qualifica del personale e/o gli obiettivi delle trasferte - e che consente di inviare messaggi di posta, SMS, di gestire deleghe, di personalizzare le interrogazioni, ecc. Permette di integrarsi con l ambiente nel quale è installata sincronizzandosi con la base dati di altre applicazioni per importarne i dati ma anche per connettersi ed utilizzare direttamente, senza importarle, altre basi dati (per esempio le commesse o i clienti cui riferire le note spese senza importare gli archivi in TNSJ) Si collega ad uno tra i più diffusi strumenti di Business Intelligence attraverso il quale è possibile personalizzare l analisi dei dati, la reportistica, i grafici. Ma l utente può utilizzare lo strumento di B.I. di cui dispone E una applicazione multipiattaforma e multidatabase. Può essere installata sul vostro AS/400, su un server Unix o Linux, con un data base Oracle, DB2, SQL Server, ecc.

3 Focus su: la mappa per l immissione delle note spese TNSJ Questa mappa, studiata dai nostri analisti per rendere immediata l operazione di immissione dei dati, è personalizzabile dall utente senza alcun intervento tecnico. Ad esempio: 1. Il cliente, la commessa, il centro di costo, il fornitore, ecc., sono dati che possono essere resi disponibili per l immissione (facoltativa o obbligatoria) oppure essere soppressi dalla mappa. 2. Si possono definire più listini per descrivere le voci spesa rimborsabili e fissare i massimali in relazione alle destinazioni e/o alla qualifica delle persone. Il listino appropriato viene scelto automaticamente nel momento della immissione di una nota spese. Se nella stessa nota si hanno diverse destinazioni verranno applicati i massimali previsti per ognuna di esse. 3. Le voci di spesa possono dipendere dal listino così come il loro ordinamento nella mappa di immissione. E possibile mettere in sequenza tutte le spese che riguardano i viaggi e, poi, quelle relative alla trasferta oppure ordinarle secondo la frequenza di utilizzazione. 4. Le colonne si riferiscono ai giorni di trasferta relativamente a ciascuna delle località. Esempio: se avessimo solo due località di destinazione, supponiamo Roma dall 1 al 6 e Napoli dal 7 al 12, quando si immettono le spese di Roma verranno attivate solo le prime 6 giornate ed il resto della mappa rimarrà vuoto; quando si immettono i dati della trasferta di Napoli verranno attivate invece le sole giornate dal 7 al Basta un click sul tab attività e si possono inserire, senza cambiare front-end, le attività per ogni giorno di trasferta, eventualmente con ora di inizio e fine e con le annotazioni, obbligatorie o facoltative, per ciascuna attività. 6. Anche i dati della singola spesa sono parametrizzabili. Esempio: la divisa ed il cambio possono essere richiesti in relazione alla destinazione della trasferta; il periodo di competenza, la quantità e la tariffa solo se previsti dalla voce di spesa; la carta di credito solo se il collaboratore dispone di una o più carte di credito aziendali. 7. Analogamente, le spese di ospiti e/o colleghi possono essere inserite solo da persone autorizzate e per le voci di spesa che ammettono l immissione di questi dati. Esempio: le spese degli ospiti potrebbero essere immesse solo da Dirigenti mentre quelle dei dipendenti anche da tutto il personale. Oppure, potrebbe essere ammesso, a colleghi ed ospiti, il pagamento del vitto ma non quello dell alloggio o del minibar; ecc.

4 T TNSJ Focus su: la gestione delle carte di credito Possibilità di gestire carte corporate, sia ad addebito individuale che aziendale Gestione di più circuiti e di più carte di credito per dipendente Acquisizione automatica degli estratti conto Assegnazione automatica delle spese in relazione alle trasferte del collaboratore con possibilità di modifica della natura della spesa e di gestione di spese diverse per ogni scontrino Controllo degli scontrini che non hanno avuto assegnazione Focus su: la gestione del parco automezzi Gestione dell anagrafica dell automezzo contenente le sezioni: Dati Anagrafici: classe di appartenenza, targa, marca, modello, cilindrata, alimentazione, beneficiario (auto in benefit), ecc. Dati di acquisto: contratto, fornitore, data, garanzia, prezzo, rate e riscatto, ecc. Scadenzario: revisione, polizza assicurativa, tassa di possesso, ecc. Pianificazione e consuntivazione contenente le sezioni: Veicolo: Targa, classe di appartenenza, ecc. Calendario: per ogni giorno - Assegnatario (reparto, persona, fornitore) - Causale (viaggio, manutenzione, revisione; ecc.) - Ora di presa in carico e ora di riconsegna - Destinazione (cliente, fornitore) - Note di corredo alla causale - Chilometraggio iniziale e finale - Km. percorsi Focus su: la gestione dei percorsi automobilistici Consiste nella registrazione, da parte dell utente, delle località (provincia, comune, via e numero civico) di partenza e di destinazione per una o più tratte giornaliere. Con questi elementi TNSJ è in grado di calcolare, attraverso la connessione a ViaMichelin, i km. percorsi, di valorizzarli secondo la tariffa (che può essere differenziata per classe di vettura) e di registrare automaticamente la spesa. Esistono diverse facilitazioni nella immissione dei percorsi: la possibilità di indicare un viaggio di andata e ritorno; la continuazione di un viaggio dalla precedente località di destinazione; la ricerca di una tratta tra quelle archiviate (utile nei percorsi ricorrenti), ecc. L immissione dei percorsi avviene direttamente con la stessa mappa di immissione della nota spese.

5 Focus su: le scritture contabili e la trasmissione dei dati per l ufficio ficio del personale T TNSJ TNSJ elabora i dati delle note spese e produce scritture contabili che sono registrate in appositi archivi. Da questi archivi l utente può provvedere autonomamente all importazione dei dati nel proprio sistema di contabilità generale. Di solito le applicazioni contabili più diffuse dispongono di porte di ingresso per l acquisizione di dati provenienti da altri ambienti e quindi la semplice importazione ha un costo estremamente limitato. Consigliamo comunque di interpellare il nostro personale commerciale perché sono disponibili alcune connessioni che noi stessi abbiamo realizzato. Le scritture contabili elaborate sono: La registrazione degli anticipi, sia in divisa nazionale che in valuta estera La registrazione delle spese di trasferta secondo il piano dei conti del cliente e, quindi, con la possibilità di: - addebitare le spese su più conti (spese viaggio, spese vitto e alloggio; ecc.; oppure spese viaggio dirigenti, spese viaggio personale commerciale, ecc.) - addebitare in conti differenziati le spese deducibili da quelle indeducibili - accreditare un conto generico o conti specifici per dipendente per i rimborsi spese da liquidare - accreditare un conto generico o conti specifici per ciascuna carta di credito per registrare le somme liquidate con questo mezzo di pagamento - accreditare un conto generico o conti specifici per fornitore (agenzia viaggi, ecc.) ove iscrivere le somme liquidate direttamente dall impresa La liquidazione delle spese a saldo delle note quando la stessa avviene a mezzo cassa o bonifico bancario Oltre alle scritture contabili, vengono registrate su appositi archivi a disposizione dell ufficio personale: Le spese da liquidare (o da recuperare) in busta paga, qualora l impresa abbia scelto questa modalità di liquidazione (potrebbe succedere che per alcuni collaboratori la liquidazione avvenga con bonifico bancario mentre per altri in busta paga) Le somme da assoggettare ad imposte secondo i massimali fiscali ed il luogo in cui è avvenuta la spesa (vedi spese nel territorio comunale e massimali per trasferte nel territorio nazionale e all estero) Le attività svolte in trasferta ed i tempi impiegati

6 TNSJ Focus su: la gestione del processo (Work-flow) >>J-Architecture: una vera e potente architettura E il nostro fiore all occhiello. Una applicazione nella quale abbiamo investito oltre 20 anni/ uomo di lavoro a cui hanno partecipato professionisti di alto profilo. Questa applicazione, il cui nome commerciale è J-Architecture, si compone di due parti: il Process Definition Tool (PDT) ed il Workflow Engine (WE). Qui, però, non intendiamo descrivere tanto le funzionalità dell applicazione quanto l utilità percepibile dalla Direzione del Personale, da quella Amministrativa, dall Organizzazione, ecc., in sostanza da tutte quelle strutture aziendali coinvolte, a vario titolo, nella scelta della società a cui affidare il progetto della gestione delle note spese. Ecco quindi un elenco, certamente non esaustivo, dove l ordine degli argomenti non rappresenta una priorità in senso assoluto, consapevoli che ciascuno opera in un contesto con specifiche esigenze: Libera definizione del/i processo/i Come abbiamo detto, i processi attinenti le note spese potrebbero essere differenziati anche in relazione a funzioni gerarchiche aziendali. Esempio: Note spese mensili per i dirigenti (magari redatte dalla segretaria); richiesta ed autorizzazione alla trasferta, da parte del personale tecnico, ed approvazione delle spese. Tutte le nostre esperienze hanno evidenziato differenze più o meno marcate nei processi ma, grazie alla flessibilità di TNSJ, hanno sempre trovato una rapida risposta nello strumento. Nell ambito di ciascun processo potranno essere definiti: i dati trattati nel processo stesso, i ruoli, gli stati o transizioni, le attività, gli operatori. Gestione delle notifiche Può servire, citando solo due esempi, per sollecitare l approvazione di una trasferta o per l erogazione di un anticipo. Una notifica può avvenire con un messaggio sul desktop, via SMS e/o posta elettronica. Gestione delle surroghe Consente, ad esempio, di subentrare nelle attività di un collaboratore assente per cause di forza maggiore, come accade nelle malattie, infortuni, ecc. Gestione delle deleghe Attraverso l accordo tra due colleghi, o per incarico di una funzione gerarchica superiore, una persona può essere autorizzata a svolgere tutte, o parte delle attività, della persona sostituita. E utile nella gestione di assenze programmate (ferie e permessi, viaggi aziendali, ecc.). Gestione del registro delle attività Ogni attività compiuta su ciascun documento viene puntualmente registrata. E sempre possibile sapere, da chi è abilitato all esplorazione di questi dati, chi ha autorizzato una trasferta, quando sono state registrate le spese, chi le ha autorizzate, quando sono state liquidate, ecc. Gestione delle schedulazioni Può essere utile, ad esempio, per rilevare quotidianamente dall archivio dell applicazione delle retribuzioni i nuovi assunti e i dimissionari aggiornando i dati in TNSJ. Gestione delle query Facilita la ricerca di qualsiasi informazione. Le query sono memorizzabili in base ai ruoli ma anche da parte di ogni singolo utente. Naturalmente ciascuno potrà effettuare ricerche sulla porzione di dati alla quale ha accesso (gestione dei domìni).

7 Focus su: la sincronizzazione e la connessione diretta con i DB di altre applicazioni TNSJ Spesso risulta necessario immettere nelle applicazioni dati che già risiedono nei Data Base di altri applicativi. Ciò comporta tempi e costi per il mantenimento di queste strutture-dati duplicate ed è anche causa di molti errori. Nelle note spese verosimilmente questo problema attiene le anagrafiche del personale, i clienti, i fornitori, le commesse, ecc. L architettura di cui abbiamo parlato nel paragrafo precedente consente di: connettersi ad altri Data Base per acquisire nuovi dati e/o aggiornare quelli già esistenti senza scrivere nessun programma o funzione. Il Data Base originario può risiedere eventualmente in altri Server della rete ed essere di tipo differente da quello su cui è installato TNSJ, purché compatibile con gli standard JDBC collegarsi direttamente ai Data Base originari senza mai duplicarne il contenuto, purché disponibili nella rete dell utente. Questo vale, al momento, solo su tabelle semplici quali clienti, fornitori, commesse, ecc. Non vale per il personale perché alle anagrafiche occorre aggiungere dati propri della gestione delle trasferte

8 T TNSJ Focus su: L analisi dei costi di trasferta TNSJ sfrutta un sistema avanzato di gestione di query che permette: la creazione ed il salvataggio di query personalizzate da parte di ogni utente l'esecuzione automatica di query per la ricerca dei dati all'apertura di un'azione la costruzione di criteri di filtro e raggruppamento utilizzando qualunque informazione gestita nel sistema Esempio di una analisi dei costi di trasferta per voci di spesa l'utilizzo di filtri temporali particolarmente potenti e sofisticati. TNSJ consente l'analisi dei costi delle trasferte (per reparto, per voci di spesa, per valuta, ecc.) anche grazie all'interazione facilitata con i più noti sistemi di Business Intelligence rappresentando e condividendo i dati nel massimo dettaglio e con grafici personalizzati. Esempio di una analisi dei costi di trasferta per reparto

9 ALCUNE DELLE AZIENDE CHE HANNO SCELTO TNSJ Corriere dello Sport (RM) Settore: Editoria Endesa italia (MI) Settore: Energia E uno dei maggiori quotidiani italiani. Ha trovato in TNSJ una solida piattaforma tecnologica che, oltre a gestire le note spese, è in grado di generare richieste di trasferta per ogni evento sportivo assegnato ad un giornalista, riducendo manualità e possibilità di errori. TNSJ ha inoltre consentito la tracciabilità degli anticipi erogati ai giornalisti, rilevando, in modo efficace e trasparente per tutti, le situazioni a credito e a debito. TNSJ in Corriere dello Sport è installato su piattaforma Windows, web container Tomcat e DB MySQL. Endesa Italia operatore globale di servizi legati all energia e HR4YOU (outsurcer dei servizi di amministrazione del personale di Endesa Italia) hanno scelto TNSJ come prodotto da integrare nel portale self service fornito ai dipendenti di Endesa Italia. Questa integrazione, presenze-note spese-payroll, ha reso possibile il completamento del ciclo contabile della nota spesa: inserimento, rimborso in busta paga ed alimentazione dei dati per la contabilità generale di SAP di Endesa. La flessibilità dimostrata da TNSJ ha permesso di condividere i dati anagrafici dei dipendenti, la struttura organizzativa e le commesse definite da Endesa. Il prodotto, fruito in modalità web, ha reso disponibile ai dipendenti Endesa la gestione delle Note Spese senza vincoli di tempo e di luogo. TNSJ in HR4YOU è installato su piattaforma LINUX, web container Tomcat e DB MySQL. Insiel (TS) Settore: ICT E una delle principali società ICT italiane che offre soluzioni informatiche per la Pubblica Amministrazione. TNSJ ha consentito a Insiel di gestire le missioni dei consulenti con l inserimento delle note spese, in commesse appropriate, interfacciandosi in tempo reale con il sistema interno di rilevazione presenze. Ogni nota spese, legata ad una missione, è in grado di calcolare automaticamente, in base a parametri impostabili di territorialità e ambiti di missione, le indennità di trasferta. TNSJ in Insiel è installato su piattaforma Windows, web container Tomcat e DB Oracle. Prima Industrie (TO) Settore: Elettromeccanico Leader mondiale nel settore delle macchine laser ad alta potenza per applicazioni industriali Prima Industrie possiede stabilimenti di produzione in Italia, Stati Uniti e Cina ed una rete distributiva che opera in 40 paesi. Il valore aggiunto di TNSJ è stato apprezzato nelle integrazioni con SAP dove le registrazioni contabili avvengono in modo automatico. Con TNSJ l organizzazione logistica della trasferta è divenuta maggiormente fluida ed efficace; già a livello di voce di spesa viene indicata l ammissibilità alla gestione prenotazioni dei viaggi. In TNSJ inoltre è stata definita una base dati strutturata che consente di effettuare una veloce analisi per i riaddebiti ai clienti. TNSJ in Prima Industrie è installato su piattaforma iseries, web container IBM Websphere e DB2/400. Reno De Medici (MI) Settore: Cartario Società Leader italiana nella produzione di cartoncino, ha scelto, per la propria gestione note spese, un prodotto multipiattaforma e multidatabase come TNSJ. Il potente Workflow di TNSJ ha permesso di modellare senza personalizzazioni l intero processo Reno De Medici, consentendo la formalizzazione delle responsabilità mediante una definizione puntuale dell organigramma. L integrazione dei dati è effettuata in tempo reale in Co.Ge, in Co.An. e nel sistema paghe. TNSJ alimenta il database di prodotti di Business Intelligence attraverso cui l azienda è in grado di monitorare mediante statistiche i costi di trasferta. L installazione di TNSJ è stata fatta su IBM iseries in piattaforma Websphere. SDA Express Courier (RM) Settore: Servizi e Logistica SDA Express Courier, azienda del Gruppo Poste Italiane, è il partner ideale per gestione logistica, distributiva e per la vendita a distanza. Conta su una squadra di persone tra dipendenti e collaboratori e addetti alla distribuzione in circa 100 centri operativi distribuiti su tutto il territorio nazionale. L uso di TNSJ ha permesso a SDA di razionalizzare l iter di richieste ed approvazioni di note spese grazie alla flessibilità del modulo di workflow che consente di definire ruoli a livelli configurabili. L inserimento delle note spese, come in ogni progetto TNSJ, è stata parametrizzato in modo da ottenere la gestione delle informazioni tipiche dell azienda. SDA utilizza TNSJ in modalità ASP.

10 PERCHE SCEGLIERE LA SOLUZIONE TNSJ? = Automazione nell applicazione della Travel Policy aziendale Automazione nel controllo formale delle note spese Automazione delle registrazioni contabili Automazione nell'applicazione dei termini stabiliti dalla normativa fiscale Tempo per la gestione e definizione dei processi Tempo per il controllo degli estratti conto delle carte di credito Tempo per l immissione della nota spese da parte del personale Tempo per il rimborso delle spese al personale Riduzione dei costi relativi alla gestione delle trasferte e note spese

11 SARCE: 30 ANNI DI ATTIVITÀ NELL ICT Da quando è sorta, a Parma nel 1977, la missione di Sarce è quella di ideare e realizzare soluzioni informative innovative per la Piccola e Media Impresa e per la grande industria. Nel corso di questi 30 anni, Sarce ha anche stretto importanti alleanze con le principali società del mercato ICT mondiale quali IBM, Microsoft, Oracle grazie alle quali può offrire ai propri clienti gli standard tecnologici più avanzati e sicuri. Sarce è certificata ISO 9001 dal 1996 e dispone di un organico di 90 professionisti altamente specializzati e suddivisi nelle aree della consulenza, dell analisi, della programmazione. Da molti anni investe su un proprio laboratorio software (J-Lab) che si avvale di esperti collaboratori certificati sulle tecnologie più importanti. Oltre all ambito della gestione Trasferte e Note Spese con la soluzione TNSJ, Sarce dispone di altri applicativi, quali: CDRJ Pianificazione e Controllo di Gestione GAPJ Gestione Attività del Personale GCA Gestione Cespiti Ammortizzabili GCT Gestione Compensi a Terzi SESTANTE Bilancio consolidato Sarce è oggi un partner affidabile per lo sviluppo dei Sistemi Informativi di circa 280 aziende. Oltre ai clienti TNSJ, evidenziati nelle pagine precedenti, possiamo citare anche: ACCIAIERIE VALBRUNA FONTANAFREDDA ALCISA GABETTI AXUS ITALIANA GAMBRO DASCO ARTONI TRASPORTI GARDALAND BALLARINI GUALA CLOSURES CAVALIERI TRASPORTI IPLOM CCPL ITALIANA COKE CEDACRINORD LAVEGGIA CERAMICHE CASALGRANDE MAGGIOLI TRIBUTI COOP CENTRO-ITALIA MERCANTILE ACCIAI CORGHI-NEXION NEOS BANCA CURVET GROUP GRUPPO NATUZZI DISMI 92 (Allegri) OFFICINE MACCAFERRI EDITRICE QUADRATUM PARMACOTTO EMMELUNGA RENO DE MEDICI EQUITALIA PARMA IND. ROLLI ALIMENTARI ESTEE LAUDER SELLE ROYAL ESTER VIRGIN ACTIVE ITALIA GRUPPO FONDITAL ERMENEGILDO ZEGNA

12 BUSINESS SOFTWARE SOLUTIONS dal 1977 Sarce Spa Largo Cacciari, 1/b Parma Tel

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