Incontro per la Rendicontazione dei progetti

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1 Incontro per la Rendicontazione dei progetti

2 Gestione amministrativa del progetto: regole generali Ricezione di comunicazione ufficiale dell ente finanziatore dell approvazione del progetto Firma dell accordo di convenzione (se previsto, in cui è specificato: contributo,tempistica, erogazione contributo, ) Definizione del rapporto con i partner (se presenti) Comunicazione di avvio del progetto (se prevista) Coinvolgimento continuo dell ente finanziatore (logo e diciture, sottoporre il materiale all ente, segnalare ed invitare agli incontri, comunicare eventuali variazioni e difficoltà)

3 Gestione amministrativa del progetto: gestione del contributo definire il responsabile della gestione contabile (budget preventivo, vincoli fissati, norme convenzione) seguire la gestione economico-finanziaria del contributo (budget, acconti e saldo, obblighi di rendicontazione) controllando: VOCI DI SPESA A BUDGET scostamenti costo complessivo del progetto Spese ammissibili PERIODO DI SPESA durata del progetto (avvio e conclusione) CRITERIO DI SPESA copertura finanziaria congruità delle spese

4 Gestione amministrativa del progetto: gestione del contributo programmare le spese: fare acquisti cumulativi per le spese più ricorrenti (cancelleria, materiale didattico, ) e farsi fare fattura; richiedere più preventivi per poter scegliere il fornitore più conveniente

5 Gestione amministrativa del progetto: presentazione del rendiconto economico- tecnico RENDICONTAZIONE INTERMEDIA - Relazione Progettuale (RP) - Piano Economico (PE - pari almeno all ammontare dell acconto ricevuto) - Dichiarazione di responsabilità con documento d identità - Documentazione di spesa in copia - Documentazione a supporto (materiale realizzato, foto, fogli firme, corrispondenza, ) FIRMARE sia il capofila che i partner RENDICONTAZIONE FINALE - Relazione Progettuale (RP) - Piano Economico (PE - pari alle uscite complessive del progetto dedotte della somma precedentemente rendicontata) - Dichiarazione di responsabilità con documento d identità - Documentazione di spesa in copia (per la parte non precedentemente documentata) - Documentazione a supporto (materiale realizzato, foto, fogli firme, corrispondenza, ) FIRMARE sia il capofila che i partner

6 Gestione amministrativa del progetto: presentazione del rendiconto economico- tecnico ORDINE E CHIAREZZA NELLA DOCUMENTAZIONE PRESENTATA Ricordare che la documentazione viene presentata ad un ente terzo all associazione quindi consigliamo di: - Fascicolare i documenti raggruppandoli per tipo (RP, PE,..) - Ordinare la documentazione di spesa con lo stesso criterio con cui viene presentata nel PE - Contrassegnare numericamente le singole spese del PE - Verificare la corrispondenza degli importi indicati su PE con i documenti di spesa e controllare i totali

7 Gestione amministrativa del progetto: documentazione delle spese DOCUMENTI DI SPESA Raccogliere e archiviare i documenti, aventi valore fiscale, seguendo le logiche della corretta tenuta amministrativa ricordando di: intestare all associazione le fatture far indicare il progetto di riferimento far quietanzare contrassegnare (in prima nota o sul documento) la spesa pertinente ed inerente al progetto DOCUMENTAZIONE A SUPPORTO Raccogliere tutto il materiale prodotto (locandine, pubblicazioni, epistolare, rassegna stampa, foto etc) nella realizzazione del progetto Allegare strumenti utilizzati per il monitoraggio e la valutazione del progetto previsti e la rielaborazione degli stessi

8 Gestione amministrativa del progetto: documentazione delle spese e a supporto alcuni esempi Tipologia di spesa Spese personale (dipendente, collaboratori a progetto) Collaborazioni occasionali Documentazione di spesa Busta paga, F24 del mese relativo alla busta paga, calcolo oneri fiscali, previdenziali e assicurativi Ricevuta firmata da collaboratore e presidente, estremi del pagamento e f24 Documentazione a supporto Lettera d incarico Eventuale materiale utilizzato o prodotto dal collaboratore durante l attività progettuale Consulente/professionisti Fattura Eventuale materiale utilizzato o prodotto dal collaboratore durante l attività progettuale Materiale tipografico Fattura Locandina, volantino,

9 Gestione amministrativa del progetto: documentazione delle spese e a supporto alcuni esempi Tipologia di spesa Rimborsi spese volontari Acquisto materiale didattico, di consumo e attrezzature Documentazione di spesa Modulo nota spese (viaggi, vitto, alloggio, ) con rif. delibera consiglio direttivo Fattura Scontrino parlante Documentazione a supporto Scontrini o ricevute non già intestate all associazione materiale prodotto (pubblicazioni, locandine,..) Servizi (es. noleggio attrezzatura, locazione,..) Utenze Spese postali Fattura Bolletta intestata all associazione Ricevuta d acquisto timbrata dalle poste o dalla tabaccheria Eventuale contratto di noleggio, leasing, locazione,.. Materiale spedito Assicurazione volontari Ricevuta pagamento Polizza assicurativa

10 Documenti Fatture Scontrini parlanti Rimborsi spese Tutti gli scontrini non parlanti vanno riepilogati in un modulo nota spese

11 Documenti: Rimborsi spese Per spese effettivamente sostenute e documentate Sulla base di un verbale del Consiglio Direttivo Non forfettari Rimborsi chilometrici con indicazione data, percorso, motivazione Le spese devono essere inerenti e congruenti al progetto

12 Gestione amministrativa del progetto: documentazione delle spese delibera del Consiglio Direttivo n. del / / ai sensi della legge 266/91 art. 2 comma 2 ASSOCIAZIONE TITOLO DEL PROGETTO Iscrizione registro regionale PD Codice fiscale INCARICO Incarichiamo il Sig.: codice fiscale: residente in: a svolgere per nostro conto la seguente attività: presso: nel periodo dal: al: AUTORIZZAZIONE ALL'USO DEL MEZZO PROPRIO Autorizziamo l'incaricato ad utilizzare il proprio automezzo per effettuare i percorsi necessari all'espletamento dell'incarico sopra descritto. Itinerario: Padova Km.: 0 rimborso al Km. EURO.: Tipo e Targa del del mezzo utilizzato: MODULO NOTA SPESE Data Timbro e firma del legale rappresentante RENDICONTO DELLE SPESE SOSTENUTE Data Tipo spesa Estremi documento KM EURO/KM Importo In caso di più pagine allegare 0 TOTALE 0 Firma per quietanza del ricevente

13 Relazione Progettuale 1/4 MODULO DI RENDICONTAZIONE DEL PROGETTO DENOMINATO A VALERE SUL BANDO (1) anno di scadenza del bando (1) inserire il nome del bando; ad esempio: a valenza locale / Libriamoci / TuTTisiTi / Formazione RELAZIONE PROGETTUALE ALLA DATA. INTERMEDIO? FINALE? Compilare gli schemi sottostanti in modo tale da dare una visione del progetto realizzato Data effettiva di inizio progetto Data effettiva di conclusione progetto (da compilare a rendicontazione finale)

14 Relazione Progettuale 2/4 OBIETTIVI RAGGIUNTI DAL PROGETTO DESCRIZIONE DELL'ARTICOLAZIONE PROGETTUALE DELLE AZIONI E DEI RISULTATI PER OGNI AZIONE (descrivere quali sono i risultati raggiunti per ciascuna azione) AZIONI RISULTATI RAGGIUNTI VOLONTARI E COLLABORATORI COINVOLTI NEL PROGETTO N. AZIONI RUOLO DEI VOLONTARI (in breve) N. RUOLO DEGLI OPERATORI/COLLABORATORI (in breve) TOTALE* TOTALE* N. * indicare il numero di volontari/operatori diversi coinvolti: un volontario/operatore non può essere conteggiato più di una volta.

15 Relazione Progettuale 3/4 DESTINATARI DEL PROGETTO (*campi obbligatori) Destinatari Fascia d età* Numero* Anziani Giovani Famiglia Persone vittime di tratta Disabili Immigrati/persone in situazione di emarginazione Persone con malattie invalidanti gravi STRUMENTI REALIZZATI/UTILIZZATI PER LA DIVULGAZIONE DEL PROGETTO (indicare il materiale realizzato durante il progetto per la divulgazione, per le comunicazioni con i partner, ) Tipologia materiale n. copie realizzate In allegato (si/no)

16 Relazione Progettuale 4/4 SISTEMA DI MONITORAGGIO E VALUTAZIONE (indicare quali strumenti sono stati adottati per monitorare le attività e valutare il progetto) Strumento utilizzato In allegato (si/no) ELEMENTI DI PARTICOLARE RILIEVO (spazio libero a tutto ciò che non si è riuscito a dire attraverso le tabelle e che risulta rilevante per la dimostrazione di quanto è stato fatto) Particolari problematiche affrontate: Atteggiamento delle persone coinvolte nel progetto (partecipazione, interesse, coinvolgimento, etc): Altro Data Timbro e Firma del legale rappresentante Timbro e Firma dei partner

17 Piano Economico 1/5 MODULO DI RENDICONTAZIONE DEL PROGETTO DENOMINATO A VALERE SUL BANDO (1) anno di scadenza del bando (1) inserire il nome del bando; ad esempio: a valenza locale / Libriamoci / TuTTisiTi / Formazione PIANO ECONOMICO A. Rimborsi spese per i volontario Data documento Nome e cognome Estremi documento Importo presente nel documento Importo rendicontato TOTALE A

18 Piano Economico 2/5 B. Spese per risorse umane impiegate nel progetto Data documento Nome e cognome Estremi documento (nr.fattura/contratto) Importo presente nel documento TOTALE B Importo rendicontato C1. Spese generali e di struttura. Tali spese, nel caso del Bando a valenza locale 2008, sono autocertificabili, vedi modello allegato. Importo rendicontato Autocertificazione TOTALE C1

19 Piano Economico 3/5 C2. Materiali di consumo e ospitalità Data documento Descrizione Estremi documento (nr.fattura e ragione sociale) Importo presente nel documento Importo rendicontato TOTALE C2 C3. Spese per acquisto attrezzature Data documento Descrizione Estremi documento (nr.fattura e ragione sociale) Importo presente nel documento Importo rendicontato TOTALE C3

20 Piano Economico 4/5 C4. Spese per servizi acquistati da terzi Data documento Descrizione Estremi documento (nr.fattura e ragione sociale) Importo presente nel documento Importo rendicontato TOTALE C4 C5. Spese per interventi economici finalizzati al soddisfacimento dei bisogni primari di persone non abbienti Data documento Descrizione Estremi documento (nr.fattura e ragione sociale) Importo presente nel documento Importo rendicontato TOTALE C5

21 Piano Economico 5/5 C6. Spese per la produzione di materiale promozionale Data documento Descrizione Estremi documento (nr.fattura e ragione sociale) Importo presente nel documento Importo rendicontato TOTALE C3 USCITE COMPLESSIVE DEL PROGETTO (A+B+C1+C2+C3+C4+C5+C6) QUOTA A CARICO DELL ORGANIZZAZIONE PROPONENTE (da indicare solo in rendicontazione finale) Data Timbro e Firma del legale rappresentante Timbro e Firma dei partner

22 Dichiaraz.. di responsabilità DICHIARAZIONE DI RESPONSABILITA' Il sottoscritto,, nato a il, quale legale rappresentante dell associazione capofila del progetto, dichiara sotto la propria responsabilità: che i fatti ed i dati esposti nella presente relazione ed eventuali allegati sono autentici ed esatti che le operazioni cui le spese si riferiscono si sono svolte alle condizioni stabilite dal CSV Provincia di Padova. che le spese sono state calcolate nel loro ammontare reale e che sono state effettivamente sostenute di non aver ricevuto altri contributi e finanziamenti pubblici o privati per l iniziativa oggetto del presente finanziamento e che comunque la somma di tali contributi o finanziamenti non supera il costo complessivo del progetto stesso. Luogo e data Firma del legale rappresentante

23 Autocert.- spese generali AUTOCERTIFICAZIONE PER LA RENDICONTAZIONE Il sottoscritto,, nato a il in qualità di legale rappresentante dell associazione consapevole delle conseguenze in caso di non veridicità del contenuto della dichiarazione, di cui all art. 75 del DPR 445/2000 e delle connesse responsabilità penali di cui al successivo art. 76, DICHIARA di aver sostenuto per l attuazione del progetto dal titolo spese per materiale di consumo e generali, corrispondente alla voce C2 del modulo rendicontazione, pari ad euro rientranti nel limite massimo del 20% delle uscite complessive del progetto. La presente dichiarazione viene resa ai sensi del combinato disposto di cui agli artt. 19 e 47 del D.P.R. 445 del Il sottoscritto si impegna a custodire in originale presso la sede dell associazione per un periodo di cinque anni i documenti di spesa e dichiara che tutte le fatture sono regolarmente quietanzate. Data - firma

24 Modulo Rendicontazione - I rimborsi spese volontari vanno riepilogati per moduli nota spese, non vanno riportate le singole voci di spesa. - In rimborsi spese volontari non vanno inserite fatture già intestate all associazione

25 Modulo Rendicontazione - I singoli scontrini non parlanti non vanno inseriti nelle voci di spesa ma riepilogati in moduli nota spese - Gli estremi del documento devono essere chiari (riferimento fornitore, numero fattura, data)

26 Modulo Nota Spese - Rimborsi dettagliati con date, percorsi, motivazione

27 RICEVUTA PRESTAZIONE OCCASIONALE -Dati prestatore d opera -Riferimento del progetto -Firma del prestatore d opera

28 F24 -Codice fiscale: va indicato il c.f. dell associazione -Data: deve essere allegato l F24 relativo al mese della busta paga rendicontata

29 Ricevuta Fiscale - P.Iva del fornitore - Indicazione Ricevuta fiscale - Riferimenti associazione (con riportato il Codice Fiscale)

30 Scontrino parlante -Riporta il codice fiscale dell Associazione

31 RICEVUTA PARROCCHIA! Documento non valido

32 Bolletta Utenza - Fattura intestata all associazione - Il periodo di riferimento deve rientrare nel periodo di attuazione del progetto

33 Scheda carburante - Con intestazione dell associazione - Tale spesa va inserita in spese di consumo

34 Valori bollati - Ricevuta di acquisto valori bollati (si può richiedere nelle rivendite e in posta) -Riporta i dati dell associazione

35 Fonti L ABC di un progetto: principi elementari per la progettazione, gestione, rendicontazione di progetti per le organizzazioni non profit