Sistemi Informativi Aziendali

Transcript

1 Università degli Studi di Roma Tor Vergata Facoltà di Ingegneria Corso di Laurea Specialistica in Ingegneria Gestionale Metodi e Modelli per l Organizzazione e la Gestione Prof.ssa Sara Nicoloso Sistemi Informativi Aziendali A.A

2 Indice 1 Il ruolo dell informatica nelle aziende Sistemi Informatici e Sistemi Informativi Evoluzione storica dell informatica aziendale Sistemi informativi aziendali Dati e Informazioni Modelli di Sistemi Informativi Modello di scomposizione in relazione alle attività supportate Modello di scomposizione in relazione ai soggetti che sviluppano e gestiscono il Sistema Modelli di Origine Informatica Terminologia Modello Generale di Sintesi Componenti del Sistema Informativo Le procedure e i processi Tipologie di sistemi di elaborazione Sistema real-time Sistemi on-line Sistemi batch Sistemi batch a distanza Le elaborazioni OL/RT Il Patrimonio dei Dati Completezza Omogeneità Aspetti temporali Fruibilità La costituzione del patrimonio dei dati Il S.I. per il supporto alle attività operative Il S.I. per l Amministrazione e il Controllo Il S.I. Finanziario Il S.I. per la R&S Il S.I. della Produzione Il S.I. della Logistica Il S.I. Commerciale Il S.I. del Personale I Sistemi Integrati di Gestione Un esempio

3 5 Il S.I. direzionale DSS data oriented DSS model oriented DSS basati su tecniche di IA Knowledge Based Systems Expert Systems S.I. operativo vs S.I. direzionale... 2

4 1 Il ruolo dell informatica nelle aziende 1.1 Sistemi Informatici e Sistemi Informativi Prima di parlare del ruolo dell informatica nelle aziende è necessario fare una premessa: non si può parlare indistintamente di Sistemi Informatici e Sistemi Informativi, almeno dal punto di vista teorico, perché i due sistemi sono basati su concetti diversi, informatica e informazione. I sistemi informatici sono sistemi che consentono il trattamento automatizzato dei dati e sono stati utilizzati per l automatizzazione dei sistemi informativi aziendali, che sono l insieme di tutti gli strumenti utilizzati per creare le informazioni necessarie ai vari attori aziendali: per tale motivo la distinzione fatta precedentemente nella pratica non sussiste ma dal punto di vista logico continua a valere. Il termine Informatica ha attualmente due valenze: 1) indica la tecnologia che consente il trattamento automatico dei dati 2) indica la disciplina che studia la suddetta tecnologia e le sue applicazioni nei diversi ambiti lavorativi. L uso dell informatica nelle aziende ha prodotto sostanziali modifiche sia al loro interno sia nell ambiente in cui esse operano. Per quanto riguarda le condizioni interne di funzionamento possiamo rilevare i seguenti aspetti: - Modifica dei Flussi di Informazioni L automatizzazione di certe procedure ha reso il flusso informativo molto più veloce ed efficace, rendendo obsolete quelle configurazioni organizzative che erano state predisposte per assicurare il flusso delle informazioni verso il vertice aziendale. - Modifica delle Attività Tecniche Sono stati sviluppati strumenti come il CAD (Computer Aided Design), il CAM (Computer Aided Manufacturing) e il CAE (Computer Aided Engineering) che hanno consentito: 1) maggiore velocità nello sviluppo dei prodotti grazie alla costituzione delle cosiddette Basi Dati Tecnici, che sono delle basi di dati in cui confluiscono tutte le schede e i progetti dei prodotti già realizzati che possono essere sfruttati nella progettazione di nuovi prodotti con caratteristiche analoghe, con notevole riduzione dei tempi di ingegnerizzazione. 2) maggiore qualità dei prodotti perché è più facile avere informazioni sul prodotto durante la lavorazione e si possono apportare rapidamente modifiche o migliorie 3) riduzione dei costi industriali. Con queste tecniche, infatti, si possono seguire tutte le fasi, dalla progettazione alla realizzazione del prodotto finito, in maniera virtuale riducendo il numero di prototipazioni e i costi associati alla produzione. 3

5 Per quanto riguarda l ambiente esterno alle aziende l uso dell informatica ha avuto due conseguenze fondamentali: - La maggiore facilità di comunicazione ha modificato i rapporti tra le imprese e i loro partner esterni favorendo il consolidamento di rapporti già esistenti e creandone nuovi con partner fino a quel momento inaccessibili. Ad esempio, Internet ha dischiuso molte nuove opportunità alle imprese dando loro la possibilità di entrare in contatto con nuovi fornitori anche geograficamente molto distanti. - La creazione di una nuova risorsa da scambiare sul mercato: l Informazione. Le imprese hanno bisogno di una grande quantità di informazioni per rendere il loro approccio al mercato più efficace possibile, in modo da individuare con precisione il target di riferimento e i suoi bisogni e desideri, e le informazioni divengono quindi un bene che ha una precisa domanda di mercato, ma anche una precisa offerta in quanto le informazioni necessarie alle imprese non vengono create al loro interno ma all esterno da imprese specializzate. Sono nate imprese specializzate nella raccolta dei dati e nella creazione di informazioni, imprese che gestiscono banche dati e imprese che offrono servizi telematici. L informatica e le sue applicazioni alla realtà aziendale sono oggetto di studio di un area disciplinare delle aziende detta Informatica Aziendale. Secondo Zappa l informatica aziendale è un area disciplinare economico-aziendale avente come compito specifico lo studio delle conseguenze che l impiego delle tecnologie informatiche provoca sulle condizioni di esistenza e manifestazioni di vita delle aziende. L informatica aziendale è strettamente correlata alle altre aree disciplinari aziendali che sono: - area ragionieristica E l area che si occupa di tutti gli aspetti quantitativi legati all attività dell azienda e quindi la prima ad essere stata automatizzata. - area organizzativa E l area che si occupa dell organizzazione del lavoro ed è stata profondamente modificata dall uso delle tecnologie informatiche. - area strategica E l area disciplinare che si occupa delle decisioni strategiche ed è stata anch essa modificata dall uso di strumenti informatici quali DSS, Decision Support Systems. 4

6 1.2 Evoluzione storica dell informatica aziendale Negli anni 40 è stato messo a punto l elaboratore elettronico, computer, ma solo negli anni 50 hanno avuto inizio le prime applicazioni pratiche dell informatica nelle aziende. L informatica si è diffusa ampiamente nelle aziende solo a partire dagli anni 60: veniva utilizzata essenzialmente per automatizzare lavori molto ripetitivi e quindi per passare dal trattamento manuale a quello automatico dei dati. Verso la fine degli anni 60 sono stati sviluppati sistemi di reporting con procedure automatizzate: l informatica non viene più utilizzata solo per il trattamento automatico dei dati ma per produrre informazioni. Per tutti gli anni 70 l informatica viene ancora considerata come supporto per i lavori ripetitivi ed è, comunque, confinata all interno delle aziende. Nei primi anni 80 le applicazioni informatiche iniziano ad uscire dai confini aziendali e a riguardare processi interni non di tipo amministrativo: nascono i DSS, strumenti che non sostituiscono i decisori ma li aiutano a prendere decisioni migliori. 1.3 Sistemi informativi aziendali Il Sistema Informativo Aziendale (S.I.) può essere definito in modo informale come l insieme degli elementi necessari per produrre il cosiddetto Sistema delle Informazioni. Per definire il S.I. è necessario prima definire il seguente concetto: il Sistema delle Informazioni è l insieme delle informazioni riguardanti l azienda, necessarie per descrivere lo stato dell azienda, ad esempio il fatturato, la produttività, il numero di dipendenti, il livello di finanziamento, ecc. Una definizione più formale di Sistema delle Informazioni è quella di Rugiadini: Il Sistema delle Informazioni è il complesso organico e sistematizzato di informazioni che rappresenta lo stato dell impresa. Possiamo ora dare una definizione più formale anche del Sistema Informativo: Il S.I. è l insieme ordinato di elementi, anche molto diversi tra loro, che raccolgono, elaborano, scambiano e archiviano dati con lo scopo di produrre e distribuire le informazioni nel momento e nel luogo adatto alle persone che in azienda ne hanno bisogno (Camussone). Il S.I. è costituito da diversi elementi che interagiscono per conseguire un obiettivo, ovvero produrre le informazioni. Tali elementi sono: 1) Patrimonio dei Dati: i dati sono la materia prima con cui si producono le informazioni. 2) Procedure per l acquisizione, il trattamento e la distribuzione dei dati. 3) Persone che sovrintendono alle procedure, perché le usano, le alimentano con i dati necessari o gestiscono i sistemi che le elaborano. 5

7 4) Strumenti per il trattamento, il trasferimento e l archiviazione dei dati. 5) Principi Generali: rappresentano il modo dell impresa di concepire se stessa e si riflettono nell organizzazione del S.I. In conclusione possiamo dire che un S.I. è un sistema aperto, cioè interagente con l ambiente aziendale e con l ambiente esterno all azienda, dai quali riceve gli input e ai quali fornisce un output, il Sistema delle Informazioni. input output Ambiente S.I. Ambiente dati informazioni Figura 1 Il Sistema Informativo Aziendale: un sistema aperto. 1.4 Dati e Informazioni Nella definizione di S.I. e di Sistema delle Informazioni abbiamo utilizzato più volte i termini Dato e Informazione, perché il S.I. tratta dati e produce informazioni. A questo punto è necessario dare una definizione precisa anche di questi due concetti. Un Dato è una rappresentazione oggettiva e non interpretata della realtà, ciò che è immediatamente presente alla conoscenza. Ad esempio, sono dati il numero di una fattura, il suo importo, la data di emissione, ecc. Una Informazione è una visione della realtà derivante dall elaborazione e interpretazione dei dati, il significato che associamo ai dati. Ad esempio, dopo aver analizzato la fattura possiamo concludere che la transazione è andata bene o no. Il processo di produzione delle informazioni si articola in tre fasi: 1) acquisizione dei dati (elementari) 2) elaborazione dei dati 3) emissione dell informazione. I dati elementari non sono immediatamente utilizzabili da parte di chi necessita delle informazioni e devono essere opportunamente trattati per diventare informazioni significative e comprensibili per i destinatari. Tra i dati e le informazioni possiamo ipotizzare che esista lo stesso rapporto che intercorre tra materie prime e prodotti finiti: le materie prime sono il punto di partenza del processo produttivo, la loro trasformazione dà vita a dei semilavorati che, ulteriormente trattati, divengono prodotti finiti. Per le informazioni accade lo stesso: partendo dai dati elementari si ottengono dei dati sintetici, come aggregazione di dati elementari, che, ulteriormente trattati, portano alle informazioni. 6

8 In questo processo l aspetto importante da evidenziare è il passaggio dai dati elementari ai dati sintetici ovvero il processo di sintesi. Il processo di sintesi è inevitabile sia dal punto di vista tecnico che dal punto di vista economico sia perché è impossibile, dal punto di vista tecnico, conservare tutti i dati elementari che potrebbero generare tutte le informazioni finali richieste da un impresa sia perché occorre considerare i costi di mantenimento di giganteschi archivi e la spesa che bisognerebbe sostenere se si dovesse sempre partire da dati elementari iniziali per ottenere informazioni molto simili. D altra parte occorre considerare che la sintesi riduce il potenziale informativo dei dati: - perché riduce il volume dei dati; - perché i criteri adottati per sintetizzare i dati dipendono da scelte soggettive; - perché è influenzata dal destinatario dell informazione o dall uso finale che ne verrà fatto. Di solito si producono dati sintetici che rispondano ad esigenze informative note o prevedibili. Le informazioni sono destinate a degli utenti specifici ed è, pertanto, necessario specificare modi, tempi e luoghi di produzione e presentazione. Con il termine modi si indica il supporto con cui le informazioni vengono fornite o le modalità con cui esse vengono create e diffuse (in modo routinario o per eccezioni, cioè al verificarsi di certe condizioni o al verificarsi di eventi eccezionali) oppure il formato in cui verranno presentate. Il termine tempi sta ad indicare la tempificazione con cui le informazioni vengono elaborate e luoghi, invece, i luoghi in cui l informazione viene fornita assieme alla posizione delle sorgenti dei dati. Finora è stato detto che il sistema informativo deve soddisfare le esigenze degli utenti finali e quindi si presuppone che il punto di partenza degli analisti per l impostazione del sistema siano le richieste di chi fa uso delle informazioni. Un approccio di questo tipo è definito pull (pull = tirare, compiere un azione su richiesta) perché si parte dalle finalità del sistema, cioè dalle specifiche richieste dagli utenti, e, in base ad esse, si definiscono le caratteristiche che deve avere il sistema informativo, che sono tirate dagli utenti. Esiste, però, anche un altro tipo di approccio, detto push (push = spingere, compiere un azione in anticipo rispetto alla richiesta), che prevede che siano gli analisti a predisporre sistemi che producono informazioni e poi li sottopongano al giudizio degli utenti. In questo caso il punto di partenza non è più rappresentato dalle necessità aziendali ma dalla tecnologia. Quando si lavora con tecnologie molto innovative che vengono introdotte per la prima volta nell impresa è più logico l approccio push: i tecnici anticipano le soluzioni perché gli utenti difficilmente sarebbero in grado di indicarle. Quando la tecnologia è ben conosciuta e gli utenti hanno imparato a padroneggiarla l approccio più logico è di tipo pull: saranno gli utenti a richiedere certi requisiti al S.I. e gli analisti dovranno cercare delle soluzioni in funzione di tali richieste. 7

9 2 Modelli di Sistemi Informativi Analizziamo di seguito quattro modelli di rappresentazione di S.I.: 1) Modello di scomposizione in relazione alle Attività Supportate; 2) Modello di scomposizione in relazione ai Soggetti che Sviluppano e Gestiscono il sistema; 3) Modelli di Origine Informatica; 4) Modello Generale di Sintesi. 2.1 Modello di scomposizione in relazione alle attività supportate Questo modello si basa sul concetto che il S.I. sia strutturato in funzione delle diverse attività che vengono svolte all interno dell azienda. Vi sono diversi criteri adottati per classificare le attività svolte in un azienda e, per questo motivo, analizziamo due modelli: il modello di Anthony e il modello di Simon. Secondo Anthony è possibile individuare tre tipologie di attività svolte dai tre livelli organizzativi che si distinguono in un azienda: a) Attività Strategiche - Vertice Strategico (Alta Direzione); b) Attività Tattiche - Direzioni Funzionali; c) Attività Operative - Personale Esecutivo. Alta Direzione Direzioni Funzionali Personale Esecutivo Attività Strategiche Attività Tattiche Attività Operative Figura 2 Modello di Anthony. Le Attività Strategiche consistono essenzialmente nella pianificazione strategica ossia nel processo di decisione sugli obiettivi di medio-lungo periodo, sull acquisizione delle risorse per conseguirli, sulle politiche da adottare nell uso di tali risorse. La pianificazione strategica richiede attitudine all analisi ma anche doti di intuito, è diretta verso l esterno e difficilmente strutturabile. Le Attività Tattiche sono più legate all amministrazione corrente dell azienda, sono le attività che possiamo definire di programmazione e controllo perché stabiliscono l assegnazione delle risorse e 8

10 controllano il loro corretto uso per il conseguimento degli obiettivi programmati. Sono attività ripetitive e sistematiche, orientate verso l interno dell azienda. Le Attività Operative consistono nello svolgimento delle attività correnti, cioè nell esecuzione delle attività che consentono all azienda di funzionare. Sono attività molto ripetitive, in cui il margine di discrezionalità decisionale è molto ridotto e sono molto legate al tempo (seguono la realtà dei fatti man mano che avvengono). Questa classificazione non corrisponde perfettamente alla realtà aziendale perché vi possono essere attività che non rientrano propriamente in nessuna delle categorie ma è molto utile perché evidenzia il diverso fabbisogno informativo che si manifesta all interno dell azienda: ogni attività ha delle esigenze informative specifiche e questo determina il supporto informativo che le deve soddisfare. Le Attività strategiche richiedono: - informazioni (prevalentemente) esterne, come analisi di mercato, valutazione di costi o della disponibilità di risorse, ecc.; - dati prospettici, poiché la pianificazione strategica è rivolta al futuro; - dati stimati e in buona misura approssimati; - dati non omogenei con il resto del sistema perché in formati diversi o provenienti da fonti diverse; - dati interni opportunamente elaborati la cui richiesta può essere del tutto imprevedibile e non ripetitiva e per tale motivo il supporto informativo per le attività strategiche deve essere molto flessibile. Il fabbisogno informativo delle attività tattiche sarà costituito, invece, da: - informazioni interne all azienda, - dati omogenei e congruenti tra loro, - dati sintetici e arrotondati, - dati elaborati in maniera ripetitiva nel tempo. Il S.I. per le attività di programmazione e controllo dovrà, inoltre, essere in grado di: - segnalare tempestivamente eccezioni o anomalie, - produrre informazioni su richiesta, cioè informazioni ad hoc per un determinato problema. Le attività di programmazione e controllo lavorano con dati prodotti in modo routinario ma devono reagire prontamente ad ogni evento eccezionale e, quindi, possono aver bisogno di dati e informazioni non previsti. Infine il fabbisogno informativo delle Attività Operative sarà costituito da: - dati esatti, - dati analitici, - dati forniti in tempo reale. Il supporto informativo per questo tipo di attività deve essere stabile e immodificabile nel tempo: non è richiesta flessibilità perché la produzione delle informazioni è rigidamente programmata. 9

11 Il modello proposto da Simon è coerente con quello appena descritto ma utilizza un criterio differente per classificare le attività aziendali. Secondo Simon è possibile individuare tre tipologie di attività aziendali, che si differenziano in funzione del maggiore o minore grado di programmabilità (strutturabilità), che sono: attività relative a processi fisici, attività inerenti a processi decisionali programmati e attività relative a processi decisionali strategici, non programmati. Mentre Anthony classifica le attività aziendali in base al livello gerarchico di appartenenza delle persone che le svolgono, Simon le classifica in base al loro grado di programmabilità. Di conseguenza, nel modello di Simon, le linee di demarcazione delle attività non tagliano orizzontalmente la struttura aziendale ma obliquamente, nel modo seguente: Att.tà Difficilmente Strutturabili Att.tà Mediamente Strutturabili Att.tà Completamente Strutturabili Figura 3 Modello di Simon. Le attività difficilmente strutturabili sono costituite da processi di decisione che vanno applicati a problemi di volta in volta diversi che richiedono soluzioni ad hoc, le attività mediamente strutturabili sono, invece, processi di decisione solo in parte strutturabili e hanno un minimo grado di discrezionalità decisionale, le attività completamente strutturabili sono attività ripetitive per cui non c è autonomia decisionale. I tre tipi di attività si distribuiscono nell azienda nel modo riportato perché ogni persona è chiamata a svolgere, prevalentemente, un attività che gli compete in base alla posizione ricoperta ma che coinvolge anche gli altri tipi di attività. Nello schema che segue sono riassunte le principali caratteristiche delle esigenze informative delle tre tipologie di attività, a partire da quelle difficilmente strutturabili fino ad arrivare a quelle completamente strutturabili. 10

12 Fonti dei dati Grado di dettagli o Grado di esattezza Realtà Rappr. Tipo di info Tempestività Orizz. Temporale Frequenza d uso Flessibilità esterne dati sintetici dati approssimati ampia qualitativa media futuro minore maggiore interne dati analitici dati esatti ristretta quantitativa alta presente maggiore minore Figura 4 Caratteristiche delle esigenze informative. La conclusione cui si può giungere analizzando i due modelli è che il S.I. aziendale deve essere suddiviso in tre supporti informativi distinti che rispondano alle esigenze specifiche delle attività che supportano, che possiamo indicare con i termini: - S.I. Operativo per il supporto alle attività operative o completamente strutturate; - S.I. per il Controllo Direzionale per il supporto alle attività di programmazione e controllo o attività mediamente strutturate; - S.I. per il Supporto alle Decisioni per le attività strategiche o non strutturabili. 2.2 Modello di scomposizione in relazione ai soggetti che sviluppano e gestiscono il Sistema Questo modello è stato sviluppato da Davis sulla base della seguente posizione: il S.I. non deve essere suddiviso solo in base alla diverse attività svolte ma anche in funzione delle esigenze informative che sia l azienda sia le persone che vi lavorano manifestano. Il S.I. delle imprese si può sviluppare su due livelli che sono relativi al soggetto che determina lo sviluppo del supporto informativo: 1) livello ufficiale o pubblico, 2) livello individuale o privato. Nel caso del S.I. ufficiale il soggetto che ne determina lo sviluppo è chiaramente l azienda: il S.I. ufficiale è quello configurato dalle unità tecniche dell azienda per volere dell azienda ed è costituito dall insieme delle procedure che l azienda ha stabilito di sviluppare per rispondere al fabbisogno informativo che si genera al suo interno. 11

13 Accanto al sistema ufficiale tendono a svilupparsi sistemi informativi per iniziativa dei singoli individui, cioè i S.I. Individuali. L esistenza di questi sistemi informativi deve essere considerata un arricchimento per il S.I. ufficiale piuttosto che la loro antitesi: essi rispondono ad esigenze informative che il sistema ufficiale, per scelta o per inefficienza, non è in grado di soddisfare. In ogni azienda coesistono le due tipologie di S.I. ma in misura diversa in funzione della tipologia dell azienda: i S.I. ufficiali prevalgono nelle aziende di tipo meccanico mentre quelli individuali in aziende di tipo organico. Le aziende di tipo meccanico sono caratterizzate da: - netta separazione dei compiti tra le attività; - marcata formalizzazione dei compiti e delle procedure di lavoro; - importanza della gerarchia nei processi di decisione, comunicazione e controllo; - inclinazione verso i metodi di comando autoritari. Le aziende di tipo organico sono, invece, caratterizzate da: - scarsa formalizzazione delle strutture organizzative; - visione dinamica ed elastica dei compiti; - intense relazioni trasversali nella struttura; - livello di status e di autorità determinati dalla autorevolezza professionale piuttosto che dalla posizione gerarchica. Entrambi i tipi di sistema informativo, a loro volta, sono costituiti da una parte formalizzata, insieme di procedure molto strutturate, e da una parte informale, non definita a priori. Possiamo avere le seguenti configurazioni: A B Ufficiale C D Individuale Formalizzato Informale Figura 5 Modello di Davis. Ad esempio, la rilevazione delle vendite è una procedura che fa parte del S.I. ufficiale ed è molto formalizzata (A) ma l azienda può utilizzare, anche, dei canali di produzione della stessa informazione meno strutturati (ma sempre interni al sistema ufficiale) come meeting periodici con i venditori o con i clienti leader (B). 12

14 Il modello di Davis può essere combinato con i modelli precedenti: per le attività non strutturabili prevarrà il mix S.I. informale/individuale mentre per quelle completamente strutturabili prevarrà il mix S.I. ufficiale/formalizzato perché le attività sono molto strutturate e formalizzate. Per le attività mediamente strutturabili le quattro combinazioni possono essere tutte usate in modo equivalente. Figura 6 Relazione dei modelli di Athony e Simon con quello di Davis. Dallo schema possiamo evincere che procedendo verso i livelli inferiori, si ha la prevalenza dei S.I. ufficiali e formalizzati perché diminuisce il livello di discrezionalità decisionale e le attività divengono più strutturate. 2.3 Modelli di Origine Informatica Originariamente si riferivano solamente alla parte del S.I. aziendale che fa uso di tecnologie informatiche, cioè la parte automatizzata del sistema. Poiché, con il diffondersi dell informatica, la parte automatizzata ha finito col prevalere questi modelli si possono applicare al S.I. nel suo complesso. Per comprendere questi modelli è opportuno analizzare il processo graduale di introduzione dell informatica nelle aziende. L informatica è stata introdotta inizialmente per agevolare procedure ripetitive, sostituendo attività burocratiche con applicazioni di trattamento automatico dei dati. Questo primo nucleo del S.I. automatizzato viene indicato con l espressione Sistema di Elaborazione Dati e corrisponde, concettualmente, al S.I. Operativo del modello di Anthony. Successivamente sono state sviluppate applicazioni in grado di fornire informazioni sull andamento delle attività aziendali per il supporto delle attività direzionali. 13

15 L insieme delle procedure che hanno la finalità di fornire informazioni di tipo prestabilito in modo routinario alla direzione è chiamato Sistema di Reporting Direzionale ed è concettualmente equivalente al S.I. per il controllo direzionale. Infine per soddisfare le esigenze informative dell alta direzione sono stati sviluppati strumenti per supportare le attività strategiche noti come DSS, Decision Support System. In merito ai DSS vanno fatte le seguenti osservazioni: 1) i DSS aiutano il decisore a prendere una decisione ottimale ma non si sostituiscono ad esso 2) lo sviluppo dei DSS richiede il coinvolgimento diretto di chi dovrà utilizzarli. Il seguente schema evidenzia le caratteristiche dei tre supporti informativi (da sinistra a destra aumenta il livello di coinvolgimento): Supporto alle attività Uso Qualità Tempo Risultati Modelli Dinamicità Sist.Elaborazione Sist.Reporting Dati Direzionali DSS massimo (sostituzione produz. info supporto alle att. att. impiegatizie) routinarie per il decisionali poco controllo strutt. passivo lettura attenta attivo orientato all efficienza or. all efficienza e orientato all efficacia all efficacia tempo reale presente/passato futuro accurati tempestivi e affidabili approssimati ma attendibili largo uso di proc. predefinite sist. standardizzati ma con segnalaz. anomalie costanza e coerenza nel tempo: stessi output da stessi input, sia nel tempo, sia con persone diverse. creazione di modelli ad hoc in corrispondenza a ogni problema massima flessibilità I sistemi di elaborazione dati sono stati espressamente creati per facilitare o sostituire del tutto attività molto ripetitive, i sistemi di reporting sono finalizzati alla produzione, routinaria, di informazioni per il controllo delle attività e i DSS rispondono ad esigenze informative che si manifestano in modo non programmato. Di conseguenza l uso di un sistema elaborazione dati è passivo perché l utente non può interagire con esso influenzandolo ma deve seguire procedure rigidamente formalizzate. Per i sistemi di reporting è necessario, invece, un attenta analisi dei report e questo è indice di un più alto livello di coinvolgimento. L uso dei DSS è definito attivo perché chi li usa è direttamente coinvolto nella definizione delle procedure che forniranno le informazioni. I sistemi di elaborazione dati sono orientati all efficienza, cioè ad ottenere almeno lo stesso risultato con un minore impiego di risorse ( ad esempio un sistema è più efficiente di un altro se 14

16 riesce a processare gli stessi dati utilizzando meno risorse, potenza di calcolo) mentre i DSS sono orientati all efficacia, ovvero alla qualità dei risultati piuttosto che all uso appropriato delle risorse. L orizzonte temporale cui si riferiscono i diversi sistemi varia notevolmente: dal brevissimo orizzonte temporale dei primi al lungo periodo dei DSS. Anche il tipo di risultato sarà molto differente: la natura delle applicazioni operative richiede precisione e accuratezza, i sistemi di reporting tempestività e affidabilità e i DSS risultati approssimati, ma attendibili. Tanto i sistemi di elaborazione dati sono rigidamente formalizzati quanto i DSS sono flessibili e prevedono soluzioni specifiche per ogni esigenza informativa che si manifesti. Ai sistemi di elaborazione dati e di reporting sono richieste costanza e coerenza nel tempo perché devono produrre gli stessi risultati se alimentati con gli stessi dati da utenti diversi o in istanti di tempo differenti Terminologia In questa sezione riportiamo alcune delle sigle più usate per indicare componenti del sistema informativo aziendale. T.P. Transaction Processing E.D.P. Electronic Data Processing D.P. Data Processing S.I. Operativo M.I.S. Management Information System Sist. Reporting DSS E.I.S. Executive Information System E.S.S. Executive Support System E.I.S.S. Executive Information Support System S.I. Direzionali 2.4 Modello Generale di Sintesi E un modello che offre una visione globale del S.I. aziendale automatizzato che integra gli aspetti evidenziati dagli altri modelli. Possiamo fare riferimento al seguente schema: 15

17 S.I.Tecnici S.I. Ufficiali S.I. Individuali S.I. Esterni Livello Direzionale sistemi di supporto per: - R & S S.I. Direz. Sist. Rep Sist. Rep DSS Banche Dati - Sviluppo nuovi prodotti DSS sist. per il migl. della prod. individ. Livello Intermedio - Automaz. di processo - Calcolo tecnico S.I. Operativo Sist. Rep Livello Operativo - Disegno automatizz. - Automaz. trattamento doc. cartacei sist. di autom. per il lavoro impiegatizio Sistemi Interorganizzativi Figura 7 Modello generale di sintesi. Come si può notare la suddivisione del S.I. è fatta secondo due dimensioni: la tipologia dell attività da supportare (direzionale/operativa) e le tipologie di soggetti che curano e gestiscono lo sviluppo del S.I. Nello schema, gli archi orientati indicano il flusso dei dati tra le varie tipologie di sistema informativo. Le tecnologie informatiche sono state utilizzate inizialmente per la realizzazione del sistema ufficiale: dapprima sono state sviluppate applicazioni operative e successivamente strumenti per analizzare i dati elementari da essi generati, ossia sistemi di reporting e DSS. Riguardo a questi ultimi occorre precisare che i DSS hanno un applicazione più limitata nel S.I. ufficiale rispetto ai sistemi di reporting. Si sono, poi, sviluppati i S.I. individuali, detti anche privati, in cui le tecnologie informatiche sono state usate soprattutto per implementare sistemi di reporting e DSS. Il collegamento tra sistema ufficiale e sistemi individuali può avvenire solo nel senso indicato dalle frecce: i sistemi individuali possono prelevare, dietro autorizzazione, dati dal sistema centrale 16

18 per analizzarli ma non è possibile il viceversa, a meno che i dati non vengano opportunamente "certificati" per quanto riguarda consistenza, correttezza, qualità, e significatività. Impedire che vengano scritti nel DB aziendale dei dati ottenuti sui sistemi individuali, infatti, garantisce l integrità e la coerenza interna dei dati del patrimonio perché essi vengono manipolati solo da applicazioni ufficiali e standardizzate che ne evitano il danneggiamento o la riduzione del potere informativo. Si può notare che sia nel sistema ufficiale che in quelli individuali è presente una componente che possiamo definire di Office Automation, rispettivamente sistemi automatizzati per il lavoro impiegatizio e sistemi per il miglioramento della produttività individuale. Con l espressione office automation si intende l elaborazione di informazioni di tipo non strutturato, quali, ad esempio, testi, comunicazioni vocali o immagini. L office automation rientra in entrambi i sistemi per il seguente motivo: quando si prepara un testo o si traccia un grafico, in un ufficio, si utilizzano certe applicazioni, ma le informazioni restano isolate se non ci sono collegamenti con altri uffici. Se invece l impresa predispone un sistema standardizzato per il trattamento di dati non strutturati si passa ad un sistema di office automation che ricade nel sistema ufficiale: se tutti usano gli stessi standard è possibile utilizzare un unico archivio centrale cui tutti possono accedere con le stesse modalità. Accanto al sistema ufficiale e ai sistemi individuali si trovano i cosiddetti S.I. esterni. I sistemi esterni nascono dall esigenza dell impresa, sempre più accentuata, di entrare in possesso di informazioni e dati di origine extra aziendale. Le informazioni sono una risorsa disponibile sul mercato perché sono nate imprese (note come Information Provider) che raccolgono dati, li trattano e li forniscono alle aziende che ne hanno bisogno esattamente come accade per qualsiasi bene di tipo materiale. I sistemi esterni sono rappresentati essenzialmente dalle interfacce tra il sistema interno aziendale (ufficiale) e i sistemi degli information provider. Nei sistemi esterni rientrano anche i cosiddetti IOS (Inter-Organizations Systems, sistemi informativi interorganizzativi) e sono collocati al livello delle attività operative perché espressamente realizzati per rendere lo scambio di informazioni più tempestivo e preciso tra aziende che sono collegate. La tecnologia utilizzata per implementarli è nota come EDI (Electronic Data Interchange). L ultima componente del S.I. aziendale è rappresentata dai Sistemi Tecnici che sono costituiti da: - supporti per la progettazione e la ricerca industriale, - sistemi di automazione di processi di tipo fisico. I sistemi di automazione di processi fisici si riferiscono sia ai processi industriali (di trasformazione) veri e propri sia a processi che presuppongono un qualsiasi lavoro manuale, anche il maneggio di supporti cartacei: per questo motivo rientrano in tale categoria anche gli strumenti che contano le banconote. 17

19 Teoricamente questo impiego delle tecnologie informatiche non dovrebbe essere fatto rientrare nell ambito dei S.I.: nella pratica, però, questo tipo di automazione produce dati elementari che saranno cruciali per la produzione di informazioni destinate non solo al supporto delle attività operative ma anche delle attività direzionali e di controllo. All interno delle aziende è stata istituita una unità organizzativa che ha il compito di gestire tutti gli aspetti del sistema informativo automatizzato (quindi, in pratica, dell intero S.I.!) nota come Direzione Sistemi Informativi. Questa funzione svolge i seguenti compiti: - sovrintende allo sviluppo del sistema automatizzato rendendolo un insieme di applicazioni integrate senza ridondanze, senza conflitti e senza lacune; - garantisce l erogazione dei servizi informativi del sistema ufficiale e fornisce assistenza e consulenza agli utenti che sviluppano e usano sistemi individuali, per assicurare che i sistemi individuali siano coerenti con quello ufficiale e per evitare il proliferare di strumenti eterogenei o incompatibili tra loro; - assicura che l accesso alle reti esterne avvenga nel modo migliore possibile tecnicamente ed economicamente: ad esempio si possono realizzare economie di scala coordinando e canalizzando le richieste degli utenti verso gli information provider; - gestisce l integrazione dei sistemi tecnici nel sistema ufficiale; - provvede, in generale, all innovazione tecnologica. 18

20 3 Componenti del Sistema Informativo Il Sistema Informativo, come abbiamo già detto, è costituito da diversi elementi che interagiscono tra di loro per conseguire l'obiettivo di produrre informazioni. Tali elementi sono: il patrimonio dei dati, le procedure, le persone, gli strumenti, e i principii generali. Nel seguito ci dedicheremo a commentare, in particolare, le procedure e il patrimonio dei dati. 3.1 Le procedure e i processi Occorre fare una distinzione preliminare tra Procedure e Processi. Un processo è un insieme di attività, collegate da relazioni di sequenzialità o complementarietà, volte al raggiungimento di un determinato obiettivo. In un impresa si svolgono moltissimi processi, dalla raccolta degli ordini della clientela all emissione di ordini ai fornitori alla contabilizzazione delle entrate ed uscite dal magazzino, solo per citarne alcuni. Per i processi più importanti o più critici vengono stabilite le norme e le modalità con cui si devono svolgere le attività che li costituiscono. L insieme delle regole che consentono di eseguire e portare a termine un processo è detto procedura. Le procedure possono essere specificate soltanto per processi aziendali molto strutturati e, quindi, per i processi di produzione delle informazioni ed elaborazione dati che caratterizzano i S.I. Vi sono diversi modi per rappresentare una procedura: 1) Diagramma a Blocchi o Flow-chart, che evidenzia le attività costituenti il processo e il flusso informativo tra loro. Questo tipo di rappresentazioni è molto usata dai Programmatori nella fase di progettazione dei programmi. 2) Scomposizione HIPO (Hierarchical Input Process Output) La procedura viene suddivisa in sottoprocedure sempre più semplici che siano rappresentate da una sequenza di attività elementari, con la tecnica top-down. Questa tecnica è usata per procedure complesse la cui rappresentazione con il flow-chart diverrebbe complicata. La procedura viene poi ricomposta a partire dalle attività elementari, come indicato dalle frecce nella figura che segue. 19